EBOOK USER GUIDE PENGARSIPAN MELALUI GOOGLE DRIVE DAN GOOGLE SITES (1)

USER GUIDE

TAHUN
2022

PENGARSIPAN MELALUI GOOGLE
DRIVE DAN GOOGLE SITES
Created by Sri Wahyuni

KATA PENGANTAR
Puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan Rahmat serta Hidayah-Nya sehingga penulis mampu menyelesaikan E-Book yang
berjudul “User Guide Pengarsipan melalui Google Drive dan Google Sites”. Yang disusun dalam
rangka memenuhi aktualisasi nilai - nilai dasar PNS yang meliputi Berorientasi Pelayanan,
Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif yang merupakan salah satu
syarat kelulusan dalam Pelatihan Dasar Calon PegawaiNegeri Sipil (CPNS) Golongan III
Gelombang 9 Angkatan LXII Tahun 2022 yang diselenggarakan oleh Badan Pengembangan
Sumber daya Manusia Provinsi Banten.
Keberhasilan penulis dalam menyusun E-Book ini tentunya tidak lepas dari dukungan,
bimbingan, arahan, dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis
ingi nmengucapkan terimakasih kepada:
1.Yth. Ibu dr. Hj.Elni Handayani, M.I.P selaku mentor;
2.Yth. Ibu Dra. Kurniasih, M.Si selaku pembimbing;
3.Yth. Ibu Ike Yuliami, S.Pd, ME selaku Penguji.
Tentunya dalam penyelesaian E-Book ini masih banyak kekurangan sehingga masih jauh dari
kesempurnaan. Oleh karena itu, segala bentuk masukan yang membangun sangat penulis
harapkan untuk perbaikan lebih lanjut.

i

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ....................................................................................................... i
DAFTAR ISI ...................................................................................................................... ii
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................................... iii

1. DIGITALISASI ARSIP .............................................................................................. 1
2. LANGKAH PENGARSIPAN SECARA DIGITAL .................................................. 3
3. KELEBIHAN ARSIP ELEKTRONIK ....................................................................... 11

4. KEKURANGAN PENGARSIPAN SECARA DIGITAL
MENGGUNAKAN GOOGLE DRIVE FREE ........................................................... 12

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 13

ii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Login Gmail Bagian I (Input Email) ............................................................... 1
Gambar 2. Login Gmail (Input Password) ........................................................................ 5
Gambar 3. Halaman Menu Utama Google Drive ............................................................. 5
Gambar 4. Cara Membuat Folder pada Google Drive ...................................................... 5
Gambar 5. Cara Membuat Subfolder pada Folder Surat Permohonan ............................. 6
Gambar 6. Kumpulan Folder yang Telah Dibuat .............................................................. 6
Gambar 7. Upload Surat .................................................................................................... 6
Gambar 8. Cara Upload File .............................................................................................. 7
Gambar 9. Pilih File yang akan di Upload ......................................................................... 7
Gambar 10. File Google Sites ............................................................................................ 8
Gambar 11. Beranda Google Sites ..................................................................................... 8
Gambar 12. Sisipkan File dari Google Drive ke dalam Google Sites ............................... 9
Gambar 13. Menyisipkan Data Google Sites ..................................................................... 9
Gambar 14. Branda Google Drive ..................................................................................... 10
Gambar 15. Google SpreadSheet........................................................................................ 10
Gambar 16. Data otomatis tersimpan pada Google Sites .................................................. 11

iii

1. DIGITALISASI ARSIP
Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai dampak

positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan berbagai
kegiatannya. Pengelolaan arsip dalam suatu instansi, lembaga, organisasi maupun perorangan
menjadi kebutuhan yang sangat penting dalam proses pemeliharaanya. Pemeliharaan arsip yang
baik sangat menentukan proses pencarian arsip yang sudah tersimpan. Arsip harus dikelola
dengan baik, hal ini karena arsip |merupakan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi
dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh instansi, lembaga, organisasi maupun
perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam,
buku, dan lainnya. Di era perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi saat ini,
penggunaan Teknologi menjadi salah satu solusi. agar arsip dapat disimpan dengan baik. Arsip
saat ini tidak hanya disimpan dalam bentuk dokumen fisik, tetapi sudah dapat dijadikan dalam
bentuk audio, video dan digital. Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima
oleh instansi, maka diperlukan pengelolaan arsip yang menggunakan Teknologi, agar
Meminimalisir terjadinya kehancuran data dan kehilangan data. Proses pengarsipan dilakukan
proses pemindaian untuk merubah ke dalam bentuk digital. Dengan proses digitalisasi ini proses
pencarian dan titik temu kembali arsip dapat dengan mudah dilakukan. Hal yang terpenting dalam
proses digitalisasi ini bukan berarti menghilangkan dokumen arsip asli. Khusus hal-hal tertentu
dokumen arsip asli tetap harus disimpan dan menjadi bukti dalam suatu permasalahan hukum.
Digitalisasi hanya digunakan untuk mempermudah proses pencarian dan meminimalisir
kerusakan dan kehilangan data.

Arsip digital merupakan catatan yang dibuat atau disimpan dalam bentuk elektronik, baik analog
maupun digital. Sementara itu, arsip fisik biasanya berbentuk kertas yang telah dicetak dari data

1

elektronik atau ditulis manual. Proses terjadinya konversi arsip ke lembaran kertas atau fisik
menjadi data elektronik juga bisa dilakukan dan disebut digitalisasi arsip. Ada beberapa contoh
arsip berbentuk elektronik digital yang bisa disimpan menggunakan alat (komputer). Contoh arsip
digital tersebut di antaranya:

1. Arsip rekaman suara atau audio. Biasanya media perekam informasinya disimpan atau
direkam dalam bentuk suara.

2. Arsip rekaman gambar.
3. Arsip rekaman suara.
4. Arsip digital atau elektronik.
Pemindahan arsip cetak ke dalam arsip elektronik bisa dilakukan dengan cara scanning,
conversion, importing. Sedangkan penyimpanan arsip elektronik bisa dilakukan secara online,
offline, maupun near line. Dengan adanya media elektronik seperti komputer, proses pengelolaan
dan pengurusan arsip akan menjadi lebih mudah dan tidak akan memakan waktu lama sehingga
dapat memudahkan dalam proses penemuan kembali. Penggunaan media elektronik dalam
pengelolaan arsip inilah yang sering disebut sebagai Sistem Pengarsipan Elektronik (Electronic
Filing System) yang berbasiskan pada penggunaan komputer. Pemanfaatan komputer dapat
menjadikan arsip konvensional menjadi digital atau juga dapat menciptakan arsip elektronik.
Pengarsipan yang dulu dilakukan secara manual dengan cara menyimpan bentuk fisik di lemari
arsip, sekarang dapat memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan
penyebaran serta pelestarian arsip. Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan
dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara online.

2

2. LANGKAH PENGARSIPAN SECARA DIGITAL
A. Scanning dokumen
Memindai atau scan dokumen menggunakan scanner yang menghasilkan data gambar atau
biasanya dapat berupa pdf dan dapat disimpan di komputer. Nama file dari
proses scanning biasanya default dari pemberian mesin scanner tersebut. Namun
nama file tersebut tidak sesuai dengan isi dari arsip yang kita scan, sehingga perlu dilakukan
penyesuaian pemberian nama file dengan mengikuti jenis arsip, sehingga memudahkan penemuan
kembali.
B. Menyimpan dokumen
Arsip yang jenisnya sama disimpan dalam satu folder, atau sub-sub folder untuk memudahkan
pencarian.
C. Mengindeks dokumen
Sama halnya dengan pengarsipan secara manual, pengarsipan secara elektronik juga harus
dikelola dengan baik, agar informasi yang ada dapat dipahami oleh user.

Digitalisasi arsip sudah merupakan tuntutan perkembangan dunia, dan harus segera
diterapkan di kantor-kantor pemerintahan, terutama setelah adanya kebijakan tentang Sistem
Pemerintah Berbasis Elektronik, demi efisiensi pengelolaan arsip dalam rangka tercapainya
penyelenggaraan pemerintahan yang efisien.

3

Adapun langkah-langkah dalam memanfaatkan Google Drive dijelaskan secara rinci
dengan disertai gambar pada uraian di bawah ini. Adapun langkah-langkahnya adalah
sebagai berikut:

1. Akses Cloud Storage Google Drive dengan alamat URL www.drive.google.com,
kemudian login.

2. Masukan alamat email lalu klik Next.

Gambar 1. Login Gmail Bagian I (Input Email)

4

3. Masukan password email lalu klik Next/Berikutnya.

Gambar 2. Login Gmail (Input Password)
4. Setelah login, maka akan tampil halaman awal Google Drive. Klik My Drive lalu Klik New

Folder untuk membuat Folder baru yang akan digunakan sebagai penyimpanan data
bersama.

Gambar 3. Halaman Menu Utama Google Drive
5. Buat Folder baru Sesuai Tahun Surat

Gambar 4. Cara Membuat Folder pada Google Drive
5

6. Setelah folder ‘Setelah Fordel Surat’ berhasil dibuat, double klik pada folder tersebut
dan buatlah folder nama Berdasarkan Jenis Surat dengan langkah-langkah 4 dan 5.

Gambar 5. Cara Membuat Subfolder pada Folder Surat Permohonan
7. Buat folder sesuai dengan kebutuhan.

Gambar 6. Kumpulan Folder yang Telah Dibuat
8. Pilih folder Sesuai dengan Surat yang akan di Upload, Sesuai Jenisnya.

PILIH FOLDER SESUAI DENGAN
JENIS SURAT PERMOHONAN

Gambar 7. Upload Surat
6

9. Klik kanan pada folder Alat Kesehatan, kemudian pilih Upload File.

KLIK
SUBFOLDER

Gambar 8. Cara Upload File.
10. Pilih File yang akan di Input, kemudian kilik Open.

Gambar 9. Pilih File yang akan di Upload

7

11. Masuk ke Google Sites yang telah dibuat.

Gambar 10. File Google Sites
12. Pilih Subfolder yang akan disisipkan file yang sudah diupload ke google drive.

Gambar 11. Beranda Google Sites
8

13. Input File ke dalam Google Sites, Klik Google Drive.

Gambar 12. Sisipkan File dari Google Drive ke dalam Google Sites
14. Kemudian pilih file yang akan di upload, Sampai disini maka, File akan Terupload

pada Google Sites.

Gambar 13. Menyisipkan Data Google Sites

9

15. Kemudian Setelah File Tersisipkan Kembali pada akun Google Drive, Pilih data
Spreadsheet

KLIK

Gambar 14. Branda Google Drive

16. Masukan Nama Puskesmas, Permohonan, Tanggal Surat, Nomor Surat, dan Link file surat
pdf yang sudah di upload pada Google drive, Setelah itu data akan otomatis tersimpan pada
Google Sites.

Gambar 15. Google SpreadSheet
10

Gambar 16. Data otomatis tersimpan pada Google Sites
3. KELEBIHAN ARSIP ELEKTRONIK
Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan serta
efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun
keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah[5] :

A. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan
Sebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip, maka akan
memerlukan rauang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau
diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip
konvensional kedalam media arsip elektronik.

B. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy)
Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat
elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau
media lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.

C. Efisiensi waktu akses
Seperti telah kita ketahui bersama, metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit
menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem

11

penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan
pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik,
sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput
kode arsip, sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.
D. Memperkecil kemungkinan kehancuran data
Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data, sehingga kita akan
mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah
kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran.

4. KEKURANGAN PENGARSIPAN SECARA DIGITAL MENGGUNAKAN GOOGLE
DRIVE FREE

A. Batas Maksimum Penyimpanan data hanya mencapai 15 GB
B. Google Drive merupakan sebuah fasilitas yang dijalankan secara daring, sehingga harus

mempunyai koneksi Internet yang memadai agar dapat memanfaatkan fitur-fitur yang
ditawarkan. Sekalipun tersedia fasilitas luring (offline) hal ini hanya bersifat sementara (darurat)
jika koneksi Internet terputus.
C. Teknologi cloud mempunyai risiko terhadap keamanan data-data penggunanya. Tidak begitu
saja percaya pada Google bahwa data-data kita aman 100 persen. Selalu ada kesempatan yang
bisa digunakan oknum nakal untuk mencuri data-data pengguna Google Drive. Dengan
demikian, sangat penting untuk menempatkan berkas dengan tingkat kerahasiaan yang rendah
di Google Drive.

12

DAFTAR PUSTAKA
Monika Nur Lastiyani (2008) Manajemen Arsip Elektronik. www.bacaanonline.com/manajemen-
arsip–elektronik–monika-nur-lastiyani, diunduh pada tanggal 27 April 2011
Surya Pradana (2009) Keunggulan Pengelolaan Arsip Elektronik. http://surya-
pradhana.blogspot.com/2009/06/keunggulan-kearsipan-elektronik.html diunduh pada tanggal
:28 April 2011
Syihabuddin Qalyubi dkk (2003) Dasar-dasar ilmu perpustakaan dan informasi. Yogyakarta :
IAIN Sunan Kalijaga
Muhammad Rosyid Budiman (2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta : Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah. Hal. 5

13