PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI MATERI KE 5 – KEMAMPUAN BIDANG
ALUR PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI, ALAT KESEHATAN DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI Pemilihan Perencanaan Kebutuhan Pengadaa n Penerimaan Penyimpanan Pendistribusian Pemusnahan dan Penarikan Pengendalian Administrasi
TAHAPAN PROSES PENYUSUNAN FORMULARIUM RUMAH SAKIT Membuat rekapitulasi usulan Obat dari masing-masing Staf Medik Fungsional (SMF) berdasarkan standar terapi atau standar pelayanan medik; Mengelompokkan usulan Obat berdasarkan kelas terapi Membahas usulan tersebut dalam rapat Komite/Tim Farmasi dan Terapi, jika diperlukan dapat meminta masukan dari pakar; Mengembalikan rancangan hasil pembahasan Komite/Tim Farmasi dan Terapi, dikembalikan ke masing-masing SMF untuk mendapatkan umpan balik; Membahas hasil umpan balik dari masing-masing SMF; Menetapkan daftar Obat yang masuk ke dalam Formularium Rumah Sakit; Menyusun kebijakan dan pedoman untuk implementasi; dan Melakukan edukasi mengenai Formularium Rumah Sakit kepada staf dan melakukan monitoring.
Perencanaan Kebutuhan Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien Metode perencanaan kebutuhan yaitu metode konsumsi, metode epidemiologi dan kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan: a. anggaran yang tersedia; b. penetapan prioritas; c. sisa persediaan; d. data pemakaian periode yang lalu; e. waktu tunggu pemesanan; dan f. rencana pengembangan
KETERANGAN CT : Kebutuhan per periode waktu CA : Kebutuhan rata – rata waktu T : Lama Kebutuhan SS : Safety Stock LT : Lead Time (waktu tunggu) CE : Perhitungan standar pengobatan
Safety Stock • • Jumlah stock yang harus tetap ada dalam persediaan selama tidak ada suplai dari pemasok (lead time) Safety stock = Lead time x Konsumsi rata-rata Contoh : Suatu apotek baru ingin menetapkan stok yang harus ada untuk mencegah kekosongan sediaan suplemen besi. Rata-rata konsumsi suplemen besi di apotek tersebut adalah 1 box. Butuh 1 hari untuk pihak PBF melakukan pengiriman ke apotek tersebut. Berapakah safety stocknya? Safety stock = 1 hari x 1 box = 1 box
Reorder Point •Titik dimana harus dilakukan pemesanan kembali •ROP = (Lead time x Pemakaian rata-rata) + Safety stock Contoh : Suatu rumah sakit akan melakukan pengadaan tablet cefixime setiap 30 hari sekali dengan waku tunggu adalah 5 hari dan ratarata penggunaan obat perhari sebanyak 200 tablet. Berapa stock minimal saat dilakukan pengadaan? Smin = (Ca x LT) + SS ≈ 2xSS = 2 x (5 x 200) = 2000 tab
UNTUK MENENTUKAN PRIORITAS PEMILIHAN OBAT MENGGUNAKAN ANALISA ABC DAN ANALISA VEN
Analisa ABC • • 1. 2. 3. Analisa konsumsi obat periodik untuk menentukan item-item obatmana saja yang memiliki porsi dana terbesar Pengelompokan : Kelompok A □ Penggunaan tertinggi dengan 10-20% item yangmenghabiskan 70-80% dana Kelompok B □ 10-20% item berikutnya yang menghabiskan 15-20% dana Kelompok C □ 60-80% item yang menghabiskan 5-15% dana
Analisa VEN •Metode untuk membantu prioritas untuk pembelian obatobatan dan menjaga persediaan. Obat-obatan dibagi berdasarkan dampaknya pada kesehatan 1. 2. 3. Vital : Obat-obatan bersifat life saving atau sangat penting untuk disediakan. Contohnya cairan infus, obat-obat emergency Esensial : Obat-obatan yang efektif dan signifikan bekerja pada penyakit. Contohnya antibiotik Non-Esensial : Obat-obatan penunjang yang tidak terlalu urgentuntuk disediakan. Contohnya vitamin
CARA PENYIMPANAN OBAT LASA Obat disimpan pada tempat yang jelas perbedaannya, terpisah/diantarai dengan 1 (satu) item/obat lain Beri label dengan tulisan obat yang jelas pada setiap kotak penyimpanan obat dan menampilkan kandungan aktif dari obat tersebut dan berikan label penanda obat dengan kewaspadaan tinggi atau LASA/NORUM. Obat LASA diberi stiker warna berbeda (contohnya: warna biru) dengan tulisan obat LASA (contohnya: warna hitam) dan ditempelkan pada kotak obat. Jika obat LASA nama sama memiliki 3 (tiga) kekuatan berbeda, maka masingmasing obat tersebut diberi warna yang berbeda dengan menggunakan stiker. Misalnya, pemberian warna dilakukan seperti berikut: a. Obat LASA kekuatan besar diberi stiker menggunakan warna biru. b. Obat LASA kekuatan sedang diberi stiker menggunakan warna kuning. c. Obat LASA kekuatan kecil diberi stiker menggunakan warna hijau. Jika obat LASA nama sama tetapi hanya ada 2 (dua) kekuatan yang berbeda, maka perlakuannya sama seperti obat LASA nama sama dengan 3 kekuatan berbeda. Misalnya, menggunakan warna biru dan hijau saja seperti berikut: a. Obat LASA dengan kekuatan besar diberi stiker menggunakan warna biru. b. Obat LASA dengan kekuatan kecil diberi stiker menggunakan warna hijau.
PENGELOLAAN OBAT EMERGENSI Pengelolaan Obat emergensi harus menjamin: a. jumlah dan jenis Obat sesuai dengan daftar Obat emergensi yang telah ditetapkan; b. tidak boleh bercampur dengan persediaan Obat untuk kebutuhan lain; c. bila dipakai untuk keperluan emergensi harus segera diganti; d. dicek secara berkala apakah ada yang kadaluwarsa; dan e. dilarang untuk dipinjam untuk kebutuhan lain. DAFTAR OBAT EMERGENSI
PENYIMPANAN OBAT ELEKTROLIT KONSENTRASI TINGGI Elektrolit konsentrasi tinggi tidak disimpan di unit perawatan kecuali untuk kebutuhan klinis yang penting. Elektrolit konsentrasi tinggi yang disimpan pada unit perawatan pasien dilengkapi dengan pengaman, harus diberi label yang jelas (HIGH ALERT) dan disimpan pada area yang dibatasi ketat (restricted) untuk mencegah penatalaksanaan yang kurang hatihati.
• B E Y O N D U S E D D AT E S E DIA A N FA R M A SI
• B E Y O N D U S E D D AT E S E DIA A N FA R M A SI
PENAMAAN OBAT LASA
SISTEM PENDISTRIBUSIAN / PENYALURAN
SISTEM PEMUSNAHAN
PEMUSNAHAN • • Dampak Kesehatan kesehatan secara langsung (Obat kedaluwarsa yang terminum atau kontak fisik) Dampak Kesehatan secara luas (Obat dimanfaatkan untuk obat illegal/palsu, kepercayaan pada sistem kesehatan menurun) 1. Peraturan Pemerintah No. 72 Tahun 1998 tentang Pengamanan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan Pengaturan kewajiban pemusnahan dan kriteria sediaan farmasi dan alkes yang harus dimusnahkan diantaranya adalah Obat yang tidak memenuhi syarat dan Kedaluwarsa 2 4
TAHAPAN PEMUSNAHAN 1. 2. 3. 4. 5. Membuat daftar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang akan dimusnahkan; menyiapkan Berita Acara Pemusnahan; mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak terkait; menyiapkan tempat pemusnahan; dan melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan serta peraturan yang berlaku.
PENARIKAN SEDIAAN FARMASI, ALAT KESEHATAN DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI Penarikan sediaan farmasi yang tidak memenuhi standar/ketentuan peraturan perundang-undangan dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah penarikan oleh BPOM (penarikan wajib /mandatory recall) atau berdasarkan inisiasi sukarela oleh pemilik izin edar (penarikan mandiri / voluntary recall) dengan tetap memberikan laporan kepada Kepala BPOM Penarikan Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh Menteri. LANDASAN HUKUM : PERATURAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANANNOMOR 14TAHUN 2019TENTANGPENARIKANDAN PEMUSNAHAN OBAT YANG TIDAK MEMENUHI STANDAR DAN/ATAU PERSYARATANKEAMANAN, KHASIAT, MUTU, DAN LABEL
KLASIFIKAS PENARIKAN OBAT Penarikan kelas I • Untuk Obat yang apabila digunakan dapat mengakibatkan kematian, cacat permanen, cacat janin, atau efek yang serius terhadap kesehatan Penarikan Kelas II • Untuk Obat yang apabila digunakan dapat mengakibatkan penyakit ataupengobatan keliru yang menimbulkan efek sementara bagi kesehatan dan dapat pulih kembali Penrikan kelas III • untuk Obat yang tidak menimbulkan bahaya signifikan terhadap kesehatan dan tidak termasuk dalam Penarikan Obat kelas I dan Penarikan Obat kelas II
PENGENDALIAN Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai Pengendalian penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat dilakukan oleh Instalasi Farmasi harus bersama dengan Komite/Tim Farmasi dan Terapi di Rumah Sakit. Tujuan : A. B. C. Penggunaan Obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit Penggunaan Obat sesuai dengan diagnosis dan terapi; dan Memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, dan kehilangan serta pengembalian pesanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.
CARA PENGENDALIAN SEDIAAN FARMASI, ALAT KESEHATAN DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI Melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving); Melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan berturut-turut (death stock); Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.
ADMINISTRASI Administrasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan untuk memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu. K e gia t a n a a d minis t r a si Pencatatan dan Pelaporan Administrasi Keuangan Administrasi Penghapusan
SISTEM DOKUMENTASI DAN PELAPORAN