MODUL PENGURUSAN MASA

PENGURUSAN DAN
PEMBUATAN KEPUTUSAN

FEM 3201



Sabda Rasulullah S.A.W. yang bermaksud:
"Tidak akan berganjak kedua kaki seorang hamba pada hari kiamat
melainkan ditanya dahulu tentang empat perkara, tentang umurnya dan
untuk apa dihabiskan, masa mudanya bagaimana ia mempergunakanya,
hartanya dari mana ia memperolehinya dan untuk apa ia
membelanjakannya dan tentang ilmunya bagaimana ia
memanfaatkannya“

Saidina Ali Karramallahhuwajhahu berkata:
“Masa itu ibarat sebilah pedang, jika kamu tidak memancungnya,
nescaya ia akan memancung kamu".



Pengurusan Masa

• Masa – sumber paling penting dan
berharga yang dianugerahkan kepada
manusia.

• Dalam usaha untuk memanfaatkan
sepenuhnya, ia perlu diurus dengan
baik.

Konsep Masa

• Apa maksud ungkapan ….
• “masa itu emas”
• “Jangan buang masa”
• “Lekas”, “cepat”
• “Terlalu banyak kerja yang perlu dibuat hingga

tiada masa”
• “Saya tidak buat apa-apa hari ini”
• “saya tidak cukup masa untuk bersama keluarga

dan rakan-rakan”

• Dalam konteks pengurusan sumber:
• Masa = nilai
• Masa = sumber
• Masa – asas bagi penggunaan
sumber yang lain.

• Cara atau bagaimana seseorang
menghabiskan masa sebenarnya
menentukan kualiti hidup seseorang.

• Jika tidak diurus dengan baik  akan
berasa gagal menguasai keadaan,
kecewa, tidak puas hati, tertekan.

• Prinsip utama dalam menguruskan
masa:

• Menghabiskan masa dengan melakukan
perkara yang disukai atau perkara yang
membantu mencapai matlamat hidup

• Pengurusan masa yang baik
– bergantung kepada sejauh mana
seseorang itu boleh bersifat reaalistik
terhadap perkara yang perlu
dibereskan mengikut tempoh masa
tertentu.

Konsep Masa

• Satu-satunya sumber yang tidak berubah
• Jumlahnya sama bagi semua manusia
• = 24 jam sehari
• = 12 bulan setahun
• Tidak boleh diperbaharui, diganti atau

dikumpul.
• Terhad

Pengurusan Masa

• = mengurus aktiviti dalam satu jangka masa
tetapi bukan mengurus masa untuk sesuatu
aktiviti

• Ia merupakan kebolehan untuk mengawal …

• apa yang dilakukan,
• bila,
• bagaimana, dan
• mengapa kita melakukannya

• Tingkahlaku pengurusan masa berbeza
antara individu, bergantung kepada :

• Sikap
• Caragaya hidup
• Personaliti

Kepentingan Pengurusan Masa

Kepentingan Pengurusan Masa

supaya ….
• masa dapat digunakan untuk aktiviti yang

berfaedah
• aktiviti dapat dilakukan secara cekap dan

berkesan (dapat mengelakkan pembaziran
masa)
• dapat mencapai keseimbangan dalam
penggunaannya

• masa dapat dibahagi secara seimbang antara
aktiviti-aktiviti pengeluaran (masa bekerja), aktiviti
rekreasi (masa lapang), dan masa berehat.

Masalah Kekurangan Masa

• Cth ungkapan: “tidak cukup masa”, “mana
ada masa”, “tak sempat”, “tengoklah nanti”
….

• Punca:

• Tidak tahu mengenalpasti keutamaan di antara
aktiviti

• Suka menggunakan banyak masa untuk satu jenis
kerja sahaja.

• Sikap suka menangguhkan kerja
• Sikap suka mementingkan perkara yang kecil
• Sikap “serba sanggup”
• Terlalu banyak gangguan
• Sikap terburu-buru

Persepsi Masa

• Empat jenis (Graham, 1981)

1. Persepsi masa berterusan dan boleh
diagihkan (Linear-separable perception)
- masa adalah satu laluan yang berterusan
- dan boleh dibahagikan

- Individu …
- boleh memilih untuk menggunakan masa
atau mencari masa melaksanakan kerja
- masa sebagai sumber yang boleh diukur,
diagih, diguna, dilabur, dijimat atau
dibazirkan seperti wang.

2. Persepsi mengikut edaran/pusingan
(circular perception)

- Masa sebagai satu sistem yang berpusing,
dan beredar mengikut musim, edaran
bulan, bintang atau matahari.

- Masa tidak beredar mengikut pusingan jam
- Individu:

- anggap masa tidak berharga seperti wang
- tidak perlu dirancang (kerana tida beza antara

aktiviti dahulu, sekarang dan masa depan)
- Memenuhi keperluan semasa lebih penting

3. Persepsi ikut atur kerja
- kerja lebih penting dari masa.
- cth: mulakan kerja bila semua orang telah

hadir
- Individu: tidak mementingkan konsep

penjimatan masa

4. Persepsi ikut budaya
- Berkait rapat dengan budaya dan bahasa

sesuatu kumpulan masyarakat.
- Perbezaan persepsi antara budaya boleh

mempengaruhi pandangan individu terhadap
dunia dan tingkahlaku sesebuah masyarakat.
- Ada budaya mengatur aktiviti mengikut
keperluan biologi (tidur bila mengantuk, makan
bila lapar,….tidak ikut pusingan jam)

Dimensi Kepekaan Masa

• … merujuk kepada kepekaan subjektif
terhadap perjalanan masa.

• Kepekaan

• berbeza antara individu
• Penting – kerana masa boleh dijadikan tanda atau

sumber untuk mengurus dengan berkesan.

Jenis Kepekaan

1. Kepekaan Sejarah Masa
- Masa dahulu dibawa dalam kehidupan

sekarang.
- Cth: mengenang kembali peristiwa masa

lampau – boleh menenangkan fikiran yang
kusut atau sebaliknya.
- Pengalaman masa lalu menjadi pendorong
kepada perancangan aktiviti masa kini

2. Kepekaan Masa Biologikal

• Timbul hasil rangsangan sistem tubuh
badan manusia.

• Memberitahu kita .. Rasa lapar, mengantuk,
segar, sihat, terjaga dari tidur pada waktu
yang sama, tak boleh tidur waktu tengahari
dsb.

• Kepekaan semula jadi

3. Kepekaan gerak masa / masa jam

• Mempengaruhi kemampuan individu untuk
membuat jangkaan perjalanan masa atau waktu
secara subjektif, tanpa bergantung kepada
peralatan seperti jam.

• Berbeza antara individu
• Biasanya diperolehi melalui pengalaman
• Cth: jangkaan tempoh 5 minit

4. Kepekaan rentak masa atau tempo

• Berbeza antara individu – kebolehan
melaksanakan kerja dalam tempoh masa yang
ditetapkan.

• Personaliti :

• Monokronik – hanya mampu melakukan satu kerja
dalam satu masa.

• Polikronik – mampu melaksanakan beberapa kerja
dalam satu masa.

5. Kepekaan kesinambungan masa

• Kesedaran tentang perjalanan masa dan
hubungan antara aktiviti yang berlaku masa
dahulu, sekarang dan masa depan.

• Amat penting dalam pengurusan kerana ia
memudahkan aktiviti perancangan untuk
mencapai sesuatu matlamat.

• Cth: sambung kerja yang tidak dapat
diselesaikan sebelum cuti raya

Proses Pengurusan Masa

• Dibincangkan mengikut pendekatan sistem

• Input: matlamat, nilai dan sumber
(khususnya sumber manusia – diri)

• Sebelum langkah pengurusan – kenali diri
sendiri dari segi pengurusan masa

• Cth: apa kelemahan atau kekuatan diri?

• Polikronik atau monokronik?
• Suka tangguh kerja
• Tidak pandai mengurus masa

Input

• Cara mengenali diri:

• Kaji rekod penggunaan masa atau log masa
• Nilai:
- cara masa diagihkan kepada aktiviti harian
- masa perdana (masa paling produktif)
- masa kurang produktif
- masa terbuang
- aktiviti sia-sia
- aktiviti yang perlu dielakkan, ditangguhkan atau

dilakukan oleh orang lain

Truput : perancangan dan pelaksanaan

• Perancangan

• Penetapan standard (dari segi penggunaan masa)

• Turutan tindakan (susunan kerja atau antara kerja
yang perlu dilaksanakan)

Langkah merancang penggunaan masa

1. Senaraikan tugas-tugas yang perlu
dilaksanakan.

2. Kenalpasti keutamaan antara kerja tersebut
- penting dan mesti dibuat esok?
- penting tetapi boleh ditangguhkan
- tidak penting dan boleh ditangguhkan?
- tidak penting dan tidak perlu dilakukan?

3. Sediakan jadual kerja yang sesuai

Jadual masa

- Agihkan masa untuk setiap tugas.
- Selaraskan turutan tindakan

– serentak, berasingan atau berkelompok?

- 2 jenis jadual:
1. Jadual mengikut waktu
2. Jadual masa sempadan

• Jadual mengikut waktu

• Sesuai bagi individu yang memerlukan jadual kerja
yang terperinci.

• Kurang memberi kelonggaran untuk mempelbagaikan
aktiviti dalam temppoh yang ditetapkan.

• Jadual masa sempadan

• Menyusun aktivit-aktiviti berpandukan waktu-waktu
puncak atau kerja yang selalu dilakukan setiap hari.

• Lebih memberi kelonggaran untuk mempelbagaikan
aktiviti dalam tempoh yang ditetapkan.

• Aktiviti – menjadi sempadan untuk membuat jadual
kerja

• Mudah diubahsuai

Pelaksanaan

• Mengambil tindakan – mengikut jadual yang
ditetapkan.

• Mengawal tindakan – supaya kerja dilaksanakan
mengikut jadual asal.

Konsep penting bagi amalan
penggunaan masa yang berkesan

• Cekap – bekerja dengan betul, menggunakan
masa dan tenaga paling minimum.

• Efektif – cara bekerja paling berkesan, bekerja
dengan betul dan sempurna mengikut
keutamaan

• Prinsip Pareto – 20:80
- gunakan 20% daripada masa yang ada untuk

melakukan sesuatu, bagi menghasilkan 80%
output.

- sebaliknya jika 80% masa digunakan, hanya
mendapat 20% output sahaja

- adalah kebih bijak jika seseorang itu dapat
mengenalpasti dan menumpukan kepada 20%
usaha untuk mendapat ganjaran 80%

• Hukum Parkinson
- kerja-kerja bertambah mengikut masa yang

ada jika tiada tempoh tamat.
- ambil masa yang lama, kerap menangguhkan

kerja – jika tidak ditetapkan jangka waktu.

• Masa perdana / masa prima
- waktu di mana kita rasa bertenaga, segar,

otak yang cergas atau produktif.

Strategi Penggunaan Masa

• Buat kerja yang biasa dilakukan setiap hari tetap pada
masanya

• Bentuk disiplin diri yang baik
• Guna waktu perdana dengan lebih bermakna
• Beri tumpuan sepenuhnya semasa membuat kerja
• Bereskan terus kerja, jangan bertangguh
• Siapkan kerja dalam jangkamasa yang telah

dijadualkan
• Berehat seketika jika terlalu letih
• Rancang turutan kerja dengan teliti supaya kerja tidak

dibuat berulang-ulang
• Rancang turutan aktivit mengikut keutamaan
• Atasi gangguan masa dengan bijak

Output

• Hasil yang diperolehi melalui proses
pengurusan.

• Pengurusan masa yang berkesan :

• meningkatkan kecekapan bekerja
• meningkatkan kepuasan tahap kepuasan kerana

banyak matlamat dapat dipenuhi
• dapat mengurangkan masalah tekanan bebanan

kerja

• Penilaian ke atas keberkesanan jadual yang
dibuat perlu dikaji sentiasa – melalui
maklumbalas

Amalan Pengurusan Masa Mahasiswa
Cemerlang

• Schemelzer et al. (1989) – kegagalan pelajar di
universiti boleh dikaitkan dengan kurangnya
kemahiran dalam pengurusan masa.

• Parnet (1989) – ketidakmampuan pengurusan
masa menyebabkan ramai orang
menjadikannya alasan mengapa mereka gagal
utnuk merancang masa dengan berkesan.

• Kajian oleh Zumilah et al. (2001) – amalan
pengurusan masa mahasiswa cemerlang di
UPM

• Tumpuan kajian dibuat terhadap 3 aspek:

• Pola pengurusan masa mahasiswa cemerlang
• Masa perdana
• Pola penggunaan masa perdana dan masa serpihan

mahasiswa cemerlang

Pola pengurusan masa pelajar
cemerlang

• Mengamalkan pengurusan masa – melalui:
• Penyediaan jadual

• Membuat senarai tugas – melihat keutamaan antara
tugas

• atau - Peta minda

• Belanjawan masa

Masa perdana

• Responden – tahu tentang konsep masa
perdana dan kepentingannya, sedar masa
perdana mereka.

• Masa perdana – tidak lama (1 – 3 jam sehari)
• Responden menggunakan masa perdana

dengan serius terutamanya untuk hal
akademik.

Pola penggunaan masa perdana dan
masa serpihan

• Masa perdana :

• ulangkaji
• keutamaan – kursus paling lemah dan sukar

difahami
• dalam semester – membuat persediaan sebelum ke

kuliah.
• jika tiada kursus sukar – menggilirkan waktu

perdana untuk ulangkaji kursus sebelum ke kuliah,
siapkan tugasan, berjumpa pensyarah dsb.

• Masa serpihan:

• Masa terluang antara aktiviti
• Cekap menggunakan masa serpihan bagi

menjimatkan masa perdana – ulangkaji
• Cth: membuat nota pendek, berbual hal akademik
• Menghafal formula atau sesuatu yang telah dibuat

dalam masa perdana