การจัดเก็บเอกสารด้วยระบบคอมพิวเตอร์1

การจดั เกบ็ เอกสารด้วยระบบ
คอมพวิ เตอร์
(e-filing)

การจัดเกบ็ เอกสารดว้ ยระบบคอมพิวเตอร์
(e-filing)

เสนอ
ครูปรยี า ปนั ธยิ ะ

จดั ทำโดย
นางสาวกุลสตรี ปันติ
เลขท่ี 22 สบล 63.1
สาขาวิชาเลขานกุ าร

รายงานเล่มน้ี เป็นส่วนหนึ่งของวชิ า 30203-2004 การจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ภาคเรียนที่ 1 ปีการศกึ ษา 2564
วทิ ยาลยั อาชีวศึกษาลำปาง

คำนำ

รายงาน เร่ือง การจดั เก็บเอกสารดว้ ยระบบคอมพวิ เตอร์ (e-filing) เป็นส่วนหนึ่งของวชิ า 30203-2004
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ผู้จัดทำได้รับมอบหมายจากครูปรียา ปันธิยะ ให้ศึกษาค้นควา้ เกี่ยวกับเรื่อง
ดังกล่าว ซึ่งในเนื้อหารายงานประกอบด้วย บทนำ ,การทำงานของคอมพิวเตอร์,เอกสาร (Document) ใน
สำนักงาน , ระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดี ที่เปลี่ยนจาก Hardcopy เป็น Softcopy โดยการเลือกรูปแบบ
(Format) ที่เหมาะสม, ปัญหาของการเก็บเอกสารแบบเดิม,จุดเด่นของ Sofrcopy, การจัดเก็บเอกสารด้วย
คอมพิวเตอร์ที่เกิดปัญหาการค้นหาเอกสารไม่พบ, โฟลเดอร์(Folder) ที่แบ่งตามหมวดหมู่,ผลของการเก็บ
เอกสารดว้ ยคอมพวิ เตอร์อย่างมีประสิทธภิ าพ

ซึ่งผู้จัดทำหวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ที่เข้ามาศึกษาค้นคว้า ผิดพลาดประการใด
ผจู้ ัดทำขอรับไวเ้ พียวผเู้ ดียว และขอขอบคุณ บิดา มารดา ครู อาจารย์ไว้ ณ ทีน่ ด้ี ้วย

กุลสตรี ปนั ติ
สาขาวิชาการเลขานุการ
วทิ ยาลัยอาชีวศึกษาลำปาง
10 กรกฎาคม 2564

สารบญั หนา้ ที่
ก
เร่อื ง ข
คำนำ 1
สารบญั 2-3
บทนำ 4-5
การจดั เก็บเอกสารดว้ ยระบบคอมพวิ เตอร์ (e-filing) 6-7
การทำงานของคอมพิวเตอร์ 8
เอกสาร (Document) ในสำนกั งาน
ระบบการจัดเกบ็ เอกสารทีด่ ี ท่เี ปลี่ยนจาก Hardcopy เปน็ Softcopy 9
9
โดยการเลือกรูปแบบ (Format) ท่ีเหมาะสม 9
ปญั หาของการค้นหาเอกสารไม่พบ 9
โฟลเดอร์ (folder) 10
การแบ่งระดับโฟลเดอร์ (folder Level) 11
การบันทึกงานเก็บเอกสารไวใ้ นโฟลเดอร์(folder) ทแี่ บ่งตามหมวดหมู่
ผลของการเกบ็ เอกสารดว้ ยคอมพวิ เตอร์อยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ
อ้างอิง

บทนำ

การบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นการนำเทคโนโลยีสมัยใหม่มาประยุกต์ใช้ใน การ
ปฏิบัติงานเพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพเกิดความคล่องตัว สะดวก รวดเร็วมากข้ึน โดยการนำเอา
เทคโนโลยีคอมพวิ เตอร์มาใช้ในการจัดการเอกสาร ได้แก่ การจัดทำการเกบ็ รักษาการสง่ ข้อมูลการติดต่อส่ือสาร
ภายในองค์กร ทั้งนี้ ยังเป็นการลดปริมาณการใชท้ รัพยากรกระดาษลดพื้นท่ี และสถานที่ในการจัดเกบ็ ผูใ้ ช้งาน
สามารถสื่อสารผ่านทางจอคอมพิวเตอร์ทำให้ได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมาก
ขนึ้ ประหยดั คา่ ใช้จา่ ยขององค์กรในระยะยาว ลดเวลาและข้ันตอนในการปฏิบัตงิ านส่งผลให้การปฏิบัติงานเกิด
ประสิทธิภาพมากย่ิงขึน้ ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถที่จะรองรับเอกสารใน ปริมาณมากโดยจะ
ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการปฏิบัติงานซึ่งระบบถูกออกแบบมาให้ใกล้เคียง กับการจัดการเอกสารแบบเดิม
ผู้ใช้งานจงึ สามารถเรยี นรแู้ ละทำความเข้าใจได้ง่าย การจัดเกบ็ เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนกิ ส์ (เอกสารท่ีเกิด
จากการสแกนและไฟล์ข้อมูลทุกประเภท) ทำให้การจัดการเอกสารเป็นระบบและเป็นระเบียบมากขึ้นเป็นไป
ตามมาตรฐานการจัดการเอกสารสามารถเรียกใช้หรือสืบค้นข้อมูลที่ต้องการได้อย่างฉับไว ช่วยป้องกั นความ
เสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับเอกสารในระหว่างการใช้งาน รวมถึงความสามารถด้านการอนุญาตสิทธ์ิในการจัดการ
เอกสาร เช่น สิทธ์ในการสบื ค้นข้อมูล การแก้ไข การลบ การส่งข้อมลู ไปยังระบบอืน่ ๆ สิทธ์ในการอนมุ ัติเอกสาร
เป็นตน้ ซ่ึงเปน็ ส่งิ สำคัญดา้ นความปลอดภัยในการจัดการเอกสารทำให้ สามารถตรวจสอบไดว้ า่ มผี ใู้ ช้งานรายใด
เข้าไปกระทำการใด ๆ กับเอกสารที่มีอยู่ในระบบ การนำเทคโนโลยีสารสนเทศสมัยใหม่มาใช้ในการบริหาร
จัดการเอกสารเป็นที่นิยมมาก ขึ้นเนื่องจากปัจจุบันการบันส่งข้อมูลข่าวสารส่วนมากอยู่ในรูปแบบของไฟล์
อิเล็กทรอนิกส์ซึ่ง จะต้องมีวิธีการบริหารจัดการงานด้านเอกสารที่ดีพอเป็นไปตามระบบและมาตรฐานในการ
จัดการเอกสาร ทั้งนี้ระบบจะต้องอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งานให้สามารถสืบค้นได้รวดเร็ว ใช้ งานง่ายไม่
ซับซอ้ น โดยการใช้งานผา่ นระบบอินทราเนต็ ภายในองค์กรเพ่ือบรหิ ารจัดการข้อมูล เอกสาร

การจัดเกบ็ เอกสารด้วยระบบคอมพวิ เตอร์ (e-filing)

ภาพท่ี 1 การจัดเก็บเอกสารด้วยระบบคอมพวิ เตอร์
ในปจั จบุ ันการจัดเก็บเอกสารในหน่วยงานจะเป็นระบบแบบท่ีทำดว้ ยมือ (User Manual) ซงึ่ เอกสาร
ของทางราชการจะต้องปฏิบัติตามระเบียบสำนักนักยกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณโดยเฉพาะ หมวดที่ 3
การเก็บรักษา ยืมและทำลายหนังสือ ปัญหาที่พบในการเก็บด้วยมือคือทำให้ยากต่อการดูแลและ การค้นหา
นอกจากนี้ยังเสียค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและไม่มีความปลอดภัยต่อเอกสาร รวมไปถึงการรักษาคุณภาพ ของ
เอกสารให้อยู่ในสภาพที่ใช้งานได้นานที่สุด ซึ่งต้องใช้เวลานาน เกิดความไม่สะดวกในการทำงาน ดังนั้นจึงมี
ความต้องการจัดระบบการทำงานใหม่โดยนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการดูแลและจัดการกับ
เอกสาร มีการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอรจ์ ัดการกับระบบจัดเก็บ และค้นหาเอกสาร เพื่อลดปัญหาในการจดั เก็บ
เอกสารลดข้อผิดพลาดท่ีอาจเกิดขน้ึ รวมไปถงึ ทำให้เกิดความสะดวกรวดเร็วในการจัดการเอกสารและสามารถ
เรียกดเู อกสารแบบ Online เพือ่ ความสะดวกซึง่ เทคโนโลยีจะชว่ ยใหอ้ งค์การ
1. มปี ระสทิ ธภิ าพในการทำงานสูงขึ้น
2. ปรับตวั เข้ากบั สภาพแวดล้อมยคุ ใหม่
3. ประหยดั ทรพั ยากร
การนำเอาระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ในสำนักงานมีจุดมุ่งหมายที่จะให้ช่วยแก้ปัญหาต่าง ๆ ได้เป็น
อย่างมาก หากเปรียบเทยี บสำนกั งานอตั โนมัตกิ ับสำนกั งานแบบเดิม พอจะกลา่ วถึงสำนักงานอัตโนมัติได้ ดงั นี้
1. การรบั ข้อมูลเข้าข้อมูลจะถูกบนั ทกึ ด้วย การป้อนเข้าเคร่ืองคอมพวิ เตอรม์ ีการตรวจทาน ความ
ถูกต้องใหเ้ รยี บร้อยเสยี ก่อนเพื่อทำการเกบ็ บันทึกไวแ้ ละสามารถนำออกมาใช้ได้ในอนาคต
2. การประมวลผลข้อมลู ข้อมลู ข่าวสารที่ถูกบนั ทกึ เก็บไว้สามารถเรียกออกมาเพื่อทำการ ปรับปรงุ
แก้ไขหรอื เพ่ิมเติมแล้วทำการบนั ทกึ ไวใ้ หม่และเรียกออกมาใช้ไดอ้ ีกในโอกาสตอ่ ไป

3. การเตรียมข้อมูลเพื่อการส่งออก ข้อมลู ท่ีถกู เก็บบันทึกไว้จะถกู เรยี กออกมา และจดั พิมพ์ ลงบน
กระดาษ เพ่ือสง่ ไปยัง ผู้เกีย่ วขอ้ งแตใ่ นระบบสำนักงานอตั โนมัติที่สมบูรณ์แบบจะสามารถสง่ ขอ้ มลู ผ่าน ส่ือไป
ยังผูร้ ับได้ โดยตรง

4. การส่งขอ้ มูลออก การสง่ ขอ้ มลู ไปยงั หน่วยงานอืน่ โดยระบบสำนักงานอัตโนมตั ดิ ้วยการ อาศยั เคร่ือง
คอมพิวเตอร์เข้าช่วย นอกจากจะสามารถเก็บและเรียกใช้ข้อมูลแล้ว ยังสามารถส่งข้อมูลไปตามสื่อต่าง ๆ ได้
โดยไม่ต้องอาศัยกระดาษ หากต้องการใช้ข้อมูลก็สามารถสั่งพิมพ์บนกระดาษได้ทันที ระบบสารสนเทศ
สำนักงาน (Office Information system) แบ่งเป็น 4 ประเภท คือ 1. ระบบการจัดการเอกสาร (Document
information system) ประกอบด้วย ระบบการ ประมวลผลคำ(Word processing) ระบบการประมวลภาพ
(Image-processing system) การจัดพิมพ์ตั้ง โต๊ะ (Desktop publishing) การทำสำเนา (Reproraphics)
หน่วยเก็บข้อมูลถาวร (Archival storage) 2. ระบบการจัดการข่าวสาร (Message-handling systems)
ประกอบด้วย ไปรษณีย์ อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic mail) ไปรษณีย์เสียง (Voice mail) โทรสาร(Facsimile)
3. ระบบการประชุมทางไกล (Teleconferencing system) ประกอบด้วย การประชุมด้วย เสียง
(Audioteleconferencing) การประชุมด้วยภาพ (Video teleconferencing) การประชุมด้วย คอมพิวเตอร์
(Computer conferencing) โทรทัศนภ์ ายใน (In-house television) การทำงานทางไกล(Telecommuting)

5.. ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office support systems) ประกอบด้วยโปรแกรมเครือข่าย
(Groupware) โปรแกรมต้ังโต๊ะอเนกประสงค์ (Desktop organizers) คอมพิวเตอรช์ ่วยออกแบบ (Computer
assisted design) แผ่นกระดานแถลงการณ์อิเล็กทรอนิกส์ภายใน (In-house electronic bulletin boards)
สำนักงานรวม (The integrated office) เป็นสำนักงานที่มีการจัดระบบอุปกรณ์สำนักงานให้ เชื่อมกันส่วน
สำนักงานในอนาคต (The office of the future) จะมีการใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ เครื่องใช้สำนักงาน และ
การสอ่ื สารเข้าด้วยกันโดยอาศยั ตัวเช่ือม (Gateway)

ภาพที่ 2 ระบบสารสนเทศสำนกั งาน

การทำงานของคอมพวิ เตอร์

การทำงานของคอมพิวเตอรต์ ้องประกอบด้วย

1. Hardware อปุ กรณ์คอมพิวเตอร์ทดี่ ที นั สมยั เนต็ เวริ ์ครวดเร็วเพยี งพอกับการทำงาน
2. Software ระบบปฏบิ ตั ิมคี วามสามารถสงู โปรแกรมประยกุ ตเ์ หมาะกบั รูปแบบการทำงาน
เลอื ก Software ใหต้ รงกบั วัตถปุ ระสงค์
3. User ท่ีสามารถนำคอมพิวเตอรไ์ ปประยกุ ต์ใชใ้ นงานตา่ ง ๆ
ได้อย่างมีประสิทธิภาพ User เป็นผู้ที่สำคัญที่สุดต้องพัฒนาตนเองและเลือกใช้ Hardware และ
Software อย่างเหมาะสม การทำงานของคอมพิวเตอร์จะเริ่มจากผู้ใช้ป้อนข้อมูลผ่านทางอุปกรณ์ของหน่วย
รบั เข้า (Input device) เช่น คียบ์ อร์ด เมาสข์ ้อมลู จะถูกเปล่ยี นใหเ้ ป็นสัญญาณดจิ ิทลั ประกอบด้วยเลข 0 และ
1 แล้วส่งต่อไปยังหน่วยประมวลผลกลาง เพื่อประ มวลผลตามคำสั่ง ในระหว่างการประมวลผลข้อมูลจะถูก
เก็บไว้ ที่ (Random Access Memory:RAM) ทำหน้าที่เก็บข้อมูลจากการประมวลผลเป็นการชั่วคราว
ขณะเดยี วกัน อาจมคี ำสั่งใหน้ ำผลลพั ธจ์ ากการประมวลผลดงั กล่าวไปแสดงผลผ่านทางอุปกรณ์ผ่านทางอุปกรณ์
ของหน่วย ส่งออก เช่น จอภาพ หรือ เครื่องพิมพ์นอกจากนี้เราสามารถบันทึกข้อมูลที่อยู่ในอนาคต โดยการ
อ่านข้อมูลที่ บันทึกในสื่อดังกล่าวผ่านทางเครื่องขับหรือไดร์ฟ (drive) การส่งผ่านข้อมูลไปยังหน่วยต่าง ๆ
ภายในระบบ คอมพิวเตอร์จะผ่านทางระบบบัส (bus) อุปกรณ์ของหน่วยรับเข้าและส่งออก จะเชื่อมต่อกับ
ตัวเครือ่ งท่ี เรียกวา่ ซสิ เตม็ ยูนิต (System unit) มี เคส (case) เป็นโครงยดื ใหอ้ ุปกรณ์ตา่ ง ๆ ประกอบกัน
ภายในเคสจะมี เมนบอรด์ (Mainboard) เป็นแผนวงจรหลกั โดยซพี ียูหนว่ ยความจำการ์ดรวมถึงอปุ กรณต์ า่ ง ๆ
จะถูกต่อกบั เมนบอรด์ นที้ ัง้ สิน้

ภาพที่ 3 การทำงานของคอมพวิ เตอร์
ระบบการทำงานของคอมพวิ เตอร์ มีหนว่ ยพืน้ ฐาน 5 หนว่ ย คอื
1. หน่วยรับข้อมูล (Input Unit) ทำหน้าที่ในการรับข้อมูลหรือคำสั่งจากภายนอกเข้าไปเก็บ ไว้ใน
หน่วยความจำ เพื่อเตรียมประมวลผลข้อมูลที่ต้องการ ซึ่งอุปกรณ์ที่ใช้ในการนำข้อมูลที่ใช้กันอยู่ตั้งแต่อดีต
จนถงึ ปัจจุบันน้ัน มอี ยูห่ ลายประเภทด้วยกนั สำหรบั อปุ กรณ์ทีน่ ิยมใชใ้ นปัจจบุ ันมีดังต่อไปน้ี

- คียบ์ อรด์ (Keyboard)
- เมาส์(Mouse)

- สแกนเนอร์ (Scanner)
2. หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit) ทำหนา้ ทใ่ี นการคำนวณ และประมวลผล
แบง่ ออกเปน็ 2 หน่วยย่อย คือ
- หน่วยควบคุมทำหน้าที่ในการดูแล ควบคุมลำดับขั้นตอนของการประมวลผล และการทำงานของ
อุปกรณต์ ่าง ๆ ภายในหนว่ ยประมวลผลกลาง และชว่ ยประสานงานระหว่างหนว่ ยประมวลผลกลางกับอุปกรณ์
นำเขา้ ข้อมลู อปุ กรณ์ในการแสดงผล และหนว่ ยความจำสำรอง
- หน่วยคำนวณและตรรกทำหน้าที่ในการคำนวณและเปรียบเทียบข้อมูลต่าง ๆ ที่ส่งมาจากหน่วย
ควบคุม และหน่วยความจำ
3. หน่วยความจำหลกั (Main Memory) ทำหน้าท่ีในการเก็บขอ้ มลู หรือคำส่ังต่าง ๆ ที่รบั จากภายนอก
เข้ามาเก็บไว้ เพื่อประมวลผลและยังเก็บผลที่ได้จากการประมวลผลไว้เพื่อแสดงผลอีกด้วย ซึ่งแบ่ง ออกเป็น
หน่วยความจำเป็นหน่วยความจำทีม่ อี ยูใ่ นตวั เครื่องคอมพวิ เตอร์ทำหนา้ ทีใ่ นการเกบ็ คำส่ังหรือข้อมูล
แบ่งออกเปน็ 2
- รอม (ROM) หนว่ ยความจำแบบถาวร
- แรม (RAM) หนว่ ยความจำแบบช่วั คราว
4. หน่วยความจำรอง (Secondedata Storage) ทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูลและโปรแกรมต่าง ๆ เพ่ือ
นำมาใช้อกี คร้ังภายหลัง แมจ้ ะปดิ เคร่อื งคอมพวิ เตอร์ข้อมลู และโปรแกรมที่จัดเกบ็ ไวจ้ ะไมส่ ูญหาย
- Disk Drive
- Hard Drive
- CD-Rom
- Magnetic Tape
- Card Reader
5. หน่วยแสดงผล (Output Unit) ทำหน้าที่ในการแสดงผลลัทธ์ที่ได้หลังจากการคำนวณ และ
ประมวลผลสำหรบั อปุ กรณท์ ที่ ำหนา้ ที่ในการแสดงผลขอ้ มูลท่ไี ด้นน้ั มตี อ่ ไปนี้
- Monitor จอภาพ
- Printer เครือ่ งพมิ พ.
- Plotter เครื่องพิมพ์ทีใ่ ช้ปากกาในการเขยี นข้อมลู ต่าง ๆ ท่ีต้องการลงกระดาษ

เอกสารในสำนกั งาน(Documents)

ภาพท่ี 4 เอกสารในสำนักงาน (Documents)
ความหมายและประเภทของเอกสารเอกสาร (Documents) ตามพจนานุกรมฉบับ ราชบณั ฑิตยสถาน
เอกสารหมายถึง “หนังสือสำคัญ” เอกสารคือข้อความที่สามารถนำมาอ่าน แปล ตีความ หรือใช้เป็นสิ่งอ้างอิง
เพื่อการปฏิบัติงาน ใช้เป็นหลักฐานในการติดต่อราชการหรอื ธรุ กจิ เช่น จดหมายเข้า จดหมายออก รายงาหรือ
ข้อมูลที่จัดทำขึ้น บันทึกใบสั่งซื้อสินค้า รูปภาพ คู่มือหรือเอกสารอื่นใด ซึ่งจัดทำขึ้น หรือใช้โดยหน่วยงานเป็น
ต้น เป็นข้อมูลหรือข่าวสารที่จัดทำขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร มีความหมายปรากฏ ออกมาในลักษณะของ
ตัวอกั ษร ตวั เลข ภาพ หรือเครอื่ งหมายอื่นใดทส่ี ามารถนำมาใช้ประโยชน์ และเปน็ หลักฐานอ้างอิงในอนาคตได้
การติดต่อโดยเอกสารเป็นการติดต่อที่ถือว่าเป็นทางการ เป็นที่ยอมรับและ มีหลักฐานไว้ใช้อ้างอิงในภายหลัง
เพื่อประโยชน์ในการปฏิบัติงานเอกสารเปรียบเหมือนหน่วยความจำของ หน่วยงาน ซึ่งช่วยให้การทำงาน
คล่องตัวและเป็นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน ปัจจุบันเราใช้ เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์มาพัฒนาให้
เหมาะสมกับงานทำให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เช่น การจัดเก็บเอกสารด้วยเครื่องจัดเก็บ และค้นหาเอกสาร
อิเล็กทรอนิกส์ การใช้โปรแกรมการจดั การเอกสารด้วยเครอื่ งคอมพวิ เตอร์ เปน็ ต้นประเภทของเอกสาร เอกสาร
ที่ใช้ในการปฏิบัติงานโดยทั่วไป แบ่งออกเป็น 3 ประเภทคือ 1. หนังสือเข้า หมายถึง เอกสารที่ได้รับจาก
หน่วยงานภายนอก หรือหน่วยงานอื่นทกุ ประเภท ที่ส่งเข้ามายังสำนกั งานจากทีต่ ่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการส่งทาง
ไปรษณีย์หรือโดยพนักงานเดินเอกสารก็ตาม เอกสารเหล่านี้ได้แก่ จดหมาย ข้อความโทรเลขหรือโทรสาร
เป็นต้น ซึ่งหน่วยงานต้องให้ความสำคัญกับเอกสารเหล่านี้ และต้องเก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักฐานต่อไปใน
อนาคต เพราะเอกสารเหล่าน้จี ะมสี ว่ นสำคญั ในการ บรหิ ารงานของหน่วยงาน
2. หนงั สือออก เป็นเอกสารทหี่ น่วยงานจัดทำขึ้น แล้วสง่ ไปให้บุคคลหรือหน่วยงานภายนอก ไม่ว่าจะ
เป็นการส่งทางไปรษณีย์หรือโดยพนักงานเดินเอกสาร เพื่อติดต่อประสานงานเป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นภายใน
สำนักงานเอง เช่น สำเนาจดหมายออก ใบแจ้งหนี้ รายงานต่าง ๆ งบการเงิน และสัญญาต่าง ๆ เป็นต้น
หนังสือเหล่านี้ทำขึ้นโดยมีสำเนาอย่างน้อยหนึ่งฉบับ ต้นฉบับเป็นฉบับที่ส่งไปให้แก่ผู้รับ ส่วนสำเนาเป็นฉบับ
ทใี่ ช้เก็บและใชเ้ ปน็ หลกั ฐานของหน่วยงานตอ่ ไป
3. หนังสือติดต่อภายในหมายถึง เอกสารที่ใช้ติดต่อระหว่างแผนก หรือฝ่าย ภายในองค์กร นั่นเอง
โดยทั่วไปมักจะมีแบบฟอรม์ ซงึ่ ออกไวใ้ ชส้ ำหรับกจิ การหน่งึ ๆ โดยเฉพาะ หนังสอื ชนดิ นจี้ ัดทำขึน้ เพื่อให้การ

ทำงานของหน่วยงานนั้นมีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น หรืออาจจะเป็นเอกสารที่หน่วยงานต้องการแจ้ง
พนกั งานให้ทราบ เช่น คำสัง่ ประกาศ เป็นต้น เอกสารตา่ ง ๆ เหล่าน้ี สามารถใช้เป็นหลักฐานต่อไปได้ หนังสือ
ติดต่อภายในของราชการเป็นหนังสือที่ใช้ติดต่อกัน ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกันโดยมี
ลกั ษณะเปน็ บันทกึ ขอ้ ความนอกจากนี้ยงั มีการแบง่ ประเภทเอกสารตามลกั ษณะความสำคญั อกี 4 ประเภทดงั นี้

1.1 เอกสารสำคญั มาก
1.2 เอกสารสำคัญ
1.3 เอกสารท่มี ปี ระโยชน์
1.4 เอกสารเบด็ เตลด็

ภาพที่ 5 Documents

ระบบการจดั เกบ็ เอกสารท่ดี ี ที่เปลีย่ นจาก Hardcopy เปน็ Softcopy

โดยการเลอื กรปู แบบ (Format) ทเ่ี หมาะสม

ปัญหาของการเกบ็ เอกสารแบบเดิม จุดเดน่ ของ Softcopy

1. สิ้นเปลืองทรพั ยากรกระดาษและ 1. มองไมเ่ ห็นจบั ต้องไมไ่ ด้
หมกึ พิมพ์ 2. สามารถเคล่ือนทไ่ี ปมาได้ตลอดเวลา
3. สูญหายไดง้ า่ ยในเวลาอนั ส้ันแคค่ ลิกเดียว
2. เกิดปัญหาพ้ืนท่ีเกบ็ เอกสารแบบ
Hardcopy

3. มขี ้อจำกัดในการใชง้ านมาก

4. เปน็ การส่อื สารแบบทางเดียว 4. ทำซำ้ หรือคัดลอกได้ง่าย

5. เอกสารขาดการประสานงาน 5. เอกสารมหี ลายรปู แบบ เช่น รปู ภาพ เสยี ง
ร่วมกัน ภาพเคล่อื นไหว

ตารางท่ี 1 ปัญหาของการเกบ็ เอกสารแบบเดมิ และจดุ เด่นของ Softcopy

ภาพท่ี 6 การเลือกรูปแบบ (Format) ทเ่ี หมาะสม

การจดั เกบ็ เอกสารด้วยคอมพวิ เตอร์ที่เกดิ ปัญหาการคน้ หาเอกสารไม่พบ

1. การบนั ทึก (save) งานทำโดยขาดการวางแผนการจดั เก็บ
2. ไม่มีมาตรฐานในการกำหนดช่อื ไฟลท์ ี่ดี
3. เมือ่ จัดเกบ็ แลว้ ไม่ไดม้ ีการทำขอ้ มลู อ้างองิ ถงึ สว่ นทีท่ ำการจัดเกบ็ ข้อมูลไว้
4. จำนวนโฟลเดอรม์ มี ากเกนิ ไปหรอื มีความซ้ำซอ้ น
5. ผู้ใช้มีความร้แู ละทักษะในการใช้คอมพวิ เตอรท์ ี่ตา่ งกนั

การแบง่ ระดบั โฟลเดอร์ (Folder Level)

1. MAIN FOLDER เปน็ โฟลเดอร์ทม่ี ีจำนวนน้อยทส่ี ดุ ไมค่ วรเพ่ิมและลด เช่น FOLDER LADDA
เหมอื นการเข้าบา้ นควรมปี ระตูเดียว

2. SUB FOLDER เป็นโฟลเดอรท์ อ่ี ยภู่ ายใน MAIN FOLDER เพ่ิมไดท้ ลี ะน้อย เช่น FOLDER
TEACHER FOLDER STUDENT

3. WORK FOLDER เราจะทำงานบน WORK FOLDER เช่นงานครจู ะอย่ใู น FOLDER TEACHER งาน
นักเรียนจะอยใู่ น FOLDER STUDENT

ภาพที่ 7 ปญั หาการคน้ หาเอกสารไม่พบ

การบนั ทกึ งานเก็บเอกสารไว้ในโฟลเดอร์ (folder) ที่แบง่ ตามหมวดหมู่

ภาพท่ี 8 การบนั ทกึ งานเกบ็ เอกสารไว้ในโฟลเดอร์
หน่วยยอ่ ยที่สดุ ในการเก็บข้อมูลของ Windows กค็ อื “ไฟล์ (File)” หรอื แฟ้มข้อมลู ที่ใช้เก็บ สิ่งต่างๆ
ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรม หรือ ข้อมูลเอกสาร โดยแต่ละไฟล์จะมีรูปสัญลักษณ์ประจำเฉพาะพร้อมกับชื่อกำกับ
เรยี กว่า “ไอคอน (icon)” และการที่ในเครื่องคอมพิวเตอร์มีไฟล์ต่างกันเป็นจำนวนมาก จงึ ตอ้ งมีการ แบ่งแยก
ใหเ้ ป็นหมวดหมู่ไมป่ ะปนกนั โดยแบ่งพน้ื ทีใ่ นดิสกใ์ ห้เปน็ ส่วนๆ เรียกว่า “โฟลเดอร์ (Folder)” ท่ีใช้

เก็บข้อมูลตา่ งๆ และในแต่ละโฟลเดอร์ยงั อาจแบ่งเป็น “โฟลเดอร์ยอ่ ย (Subfolder)” ลงไปได้อกี หลาย ๆ ชนั้
อยา่ งไมจ่ ากัด เรียกวา่ เปน็ โฟลเดอร์ซ้อนโฟลเดอร์
โฟลเดอร์

ภายในเครื่องคอมพิวเตอร์จะเก็บไฟล์ไวน้ ับพันนับหมื่นไฟล์ โดยที่ไฟล์แต่ละไฟล์จะทำหน้าที่ แตกต่าง
กัน การนำไฟล์ที่มีหน้าที่แตกต่างกันมาเก็บไว้ในที่แห่งเดียวกันย่อมก่อให้เกิดความสับสนเป็นอย่างมากเราจึง
ต้องมเี ทคนคิ ในการแบ่งแยกใหไ้ ฟลป์ ระเภทเดยี วกันให้อยู่ในทแ่ี ห่งเดียวกนั เรยี กว่า “โฟลเดอร์ (Folder)”
หลักเกณฑใ์ นการตง้ั ช่อื ไฟล์ และโฟลเดอร์
การตัง้ ชอ่ื ของไฟล์ และโฟลเดอร์มหี ลักเกณฑ์เหมือนกันดงั น้ี

1. มีความยาวไมเ่ กิน 255 ตวั อกั ษร
2. ใช้สญั ลักษณ์ใดก็ได้รวมท้งั ชอ่ งว่าง แต่ยกเว้นสัญลกั ษณ์ \ / : * ? ” < > |
3. ไมจ่ ำเปน็ ตอ้ งมีนามสกลุ (ส่วนขยาย) ยกตัวอย่างเชน่ ไฟลภ์ าพแบบ Bitmap ไม่จำเป็นตอ้ งมี .bmp
ตอ่ ท้าย
การตั้งชื่อไฟล์ควรตั้งให้ส่ือความหมายชัดเจน และเกี่ยวข้องกับเนื้อความในไฟล์ โดยใช้คำที่ไม่กำกวม
สามารถค้นหาภายหลังได้ง่าย และไม่ควรนำชื่อตนเองมาตั้งชื่อไฟล์ เพราะเมื่อไฟล์มีจำนวนมากขึ้นแล้ว จะไม่
สามารถคน้ หาไฟล์ท่ีตอ้ งการใชง้ านได้
นามสกุลของไฟล์
ไฟล์ในคอมพิวเตอร์มีมากมายหลายประเภท Windows จึงมีวิธีการในการระบุประเภทของ ไฟล์โดย
การใส่นามสกุลให้กับไฟล์เหล่านั้น เช่น ไฟล์ที่สร้างด้วยโปรแกรม Notepad จะมีนามสกุลเป็น .txt เรานิยมใส่
จุด (.) คั่นระหว่างชื่อและนามสกุลของไฟล์ ดังนั้นจึงพบว่าไฟล์ที่สร้างด้วยโปรแกรม Notepad จะถูกตั้งชือ่ ไว้
ในรูปของ “ช่ือไฟล์ .txt” และไฟล์โปรแกรมสว่ นใหญ่จะมีรูปแบบเป็น “ ชอ่ื ไฟล์ .exe ” เปน็ ต้น อย่างไรก็ตาม
ในขณะที่เปิด (Open) ไฟล์ขึ้นมาใช้งานนั้น จะไม่พบส่วนขยายของไฟล์เนื่องจาก Windows จะไม่แสดงส่วน
ขยายของไฟล์ แต่จะแสดงชนิดของไฟล์โดยอาศัยภาพส่ือความหมายที่เรียกวา่ ไอคอน ( Icon) แทนตัวอย่างใน
ภาพดา้ นลา่ ง

ภ าพที่ 9 นามสกุลของไฟล์

ผลของการเก็บเอกสารดว้ ยคอมพิวเตอรอ์ ยา่ งมีประสทิ ธภิ าพ

1. เป็นระเบยี บ
2. ไม่สญู หาย
3. หางา่ ย/รวดเรว็
4. ไมซ่ ำ้ ซ้อน
5. ลำดับงานถูกต้อง
ขัน้ ตอนการใช้โปรแกรม Excel ในการสรา้ ง Linkไปยัง Folder หรอื File ทเ่ี ก็บเอกสารไว้
1. ใช้โปรแกรม Excel พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์หรือไฟล์ท่ีเกบ็ เอกสารไว้
2. คลกิ ขวาเลอื ก
3. จะไดห้ น้าต่างการเช่ือมโยง ใหเ้ ลอื กตามกรอบสฟี ้าช่องเชื่อมโยงไปยัง : แฟ้มหรือเว็บเพจ ทม่ี อี ยู่ >
โฟลเดอร์ปจั จบุ นั > ชอื่ โฟลเดอร์ (LADDA)
4. ให้คลกิ เลือกจนถงึ โฟลเดอรห์ รอื ไฟลท์ เี่ ราเกบ็ เอกสารไว้คลิกตกลง
5. จะเหน็ ว่าโฟลเดอรจ์ ะเปลย่ี นเปน็ สีน้ำเงินเมอ่ื นำเมาท์ไปวาง ก็จะเปน็ สญั ลักษณ์รปู มือลิงค์ ไปยัง
เอกสารได้(link หมายถึงคลิกแล้วเจอเลย)
6. ให้บนั ทึกไฟลด์ ัชนใี นโปรแกรม Excel เปน็ HTML โดยนามสกุล web page เพ่ือให้ เอกสาร
สามารถเปดิ ใน Explorer ได้
7. เมอ่ื ได้ไฟล์ HTML แล้วใหค้ ลกิ ขวา Open with Internet Explorer
8. จะไดไ้ ฟลด์ ัชนที ี่สามารถเปิดในระบบอนิ เทอรเ์ นต็ ได้

ภาพที่ 10 ผลของการเกบ็ เอกสารดว้ ยคอมพิวเตอร์อย่างมีประสทิ ธภิ าพ

อา้ งองิ

https://sites.google.com/. หลกั การทำงานของคอมพิวเตอร.์ [ระบบออนไลน]์ .
แหลง่ ที่มา : https://sites.google.com/a/maesuaiwit.ac.th/ (10 กรกฎาคม 2564)

https://sites.google.com/. ระบบการจดั เกบ็ เอกสารทดี่ ี. [ระบบออนไลน์].
แหลง่ ท่ีมา : https://sites.google.com/site/natthawat578410/ (10 กรกฎาคม 2564)

https://sites.google.com/site/. เอกสารในสำนักงาน (Document) . [ระบบออนไลน]์ .
แหล่งท่ีมา : https://sites.google.com/site/578402suphakphon (10 กรกฎาคม 2564)

http://www.168training.com/. ผลของการเก็บเอกสารด้วยคอมพิวเตอร์. [ระบบออนไลน์].
แหลง่ ท่ีมา : http://www.168training.com/e-learning_new (10 กรกฎาคม 2564)

http://www.rtc.ac.th/www_km/. การบันทกึ งานเกบ็ เอกสารไวใ้ น โฟลเดอร์. [ระบบออนไลน์].
แหลง่ ท่มี า : http://www.rtc.ac.th/www_km/02/0217/kmFiling. (10 กรกฎาคม 2564)