การใช้โปรแกรมประมวลผลคำ

2028

การใชโ้ ปรแกรมประมวลผลคาํ
เพื่อจดั ทาํ เอกสารในงานอาชีพ

สาระสาํ คัญ

MICROSOFT WORD เป็นโปรแกรม
ประมวลผลคาํ ที่จัดอยูใ่ นประเภทของการ

พมิ พ์เอกสาร เหมาะสําหรับการพมิ พ์
รายงาน พิมพจ์ ดหมาย หรอื ใชส้ าํ หรับแต่ง
ตาํ รา ที่สะดวกและรวดเร็วและยังสามารถ
ตกแต่งให้สวยงามได้ตามท่ีต้องการ เป็น
หน่งึ ในโปรแกรม MICROSOFT OFFICE
ซึ่งมพี ัฒนาการอย่างตอ่ เนอ่ื งโดยจะมคี ําสง่ั
และเคร่อื งมืออาํ นวยความสะดวก สามารถ

สร้างเอกสารประเภทเวบ็ เพจที่ใช้ใน
อินเทอร์เน็ต

สาระการเรยี นรู้

1.ความรู้เบือ้ งตน้ เกี่ยวกบั โปรแกรมประมวลผลคาํ

2. การปรับแตง่ และจัดรูปแบบเอกสาร
3. การแทรกวตั ถุ
4. การสร้างตาราง

5. การจดั รูปแบบเอกสารแบบพิเศษ
6. การแทรก Smart Art และ Chart

7. การสร้างจดหมายเวยี น
8. การตรวจทานเอกสาร

9. การสร้างรายงาน
10. การจดั เอกสารแบบพเิ ศษ

11. การพมิ พ์งาน

สมรรถนะประจาํ
หน่วย

1.แสดงความรู้เก่ียวกบั โปรแกรม
ประมวลผลคาํ

(Microsoft Word 2016)
2.ใช้โปรแกรมประมวลผลคาํ
(Microsoft Word 2016) ใน
งานอาชีพตามลกั ษณะงาน

จดุ ประสงคก์ าร

เรียนรู้

1.อธบิ ายการปรับแตง่ และจดั รูปแบบเอกสารได้
2.อธบิ ายการแทรกรูปภาพและกราฟิกได้
3.อธิบายการสร้างตารางได้

4.อธบิ ายการจัดรูปแบบเอกสารแบบพเิ ศษได้
5.อธิบายการแทรก Smart Art และ Chart

ได้
6.อธิบายการสร้างจดหมายเวยี นได้
7.อธบิ ายการตรวจทานเอกสารได้

8.อธบิ ายการสร้างรายงานได้
9.อธบิ ายการจดั เอกสารแบบพิเศษได้

10.อธบิ ายการพิมพ์งานได้

1.ความรเู้ บือ้ งตน้ เก่ียวกับ

โปรแกรมประมวลผลคํา

โปรแกรมประมวลผลคาํ ท่ไี ดร้ ับความนิยมใน
ปัจจุบันคือโปรแกรม Microsoft Word ซง่ึ เป็น
โปรแกรมในชุด Microsoft Office ของบรษิ ทั
Microsoft เนื่องจากมคี วามสามารถในการ
จดั การตกแต่งเอกสารที่หลากหลาย ซ่ึงในทนี่ ้ี
จะกล่าวถึงการใชง้ านโปรแกรม Microsoft

Word 2016 เป็นหลัก ซ่งึ มสี ว่ นประกอบ
ต่างๆ ดังน้ี

สว่ นประกอบของ

หนา้ จอโปรแกรม มี

ดังน้ี1.Quick Access Toolbar รวมคาํ สัง่ ที่ใช้งานบ่อยท่สี ามารถเพิม่ เตมิ ได้

2.Title Bar เป็นสว่ นแสดงชอื่ ของโปรแกรม และชอื่ ไฟล์เอกสารทเี่ รา
กําลังทํางานอยู่ ซึ่งอาจจะปรากฎช่ือเป็น Document1,2,3...
3.Tab แท็บกลุม่ คาํ สัง่
4.Ribbon รายการคําส่ังทอี่ ยูใ่ นแท็บตา่ งๆ

5.Control Button เป็นป่มุ ควบคุมหนา้ ต่าง หรอื หน้าจอโปรแกรมมอี ยู่
3 ป่มุ

6.Cursor ตําแหนง่ พมิ พ์อักษรหรอื ตาํ แหนง่ แทรกตวั อกั ษร
7.Margin ระยะขอบกระดาษ
8.Ruler ไม้บรรทดั

9.Document Window พ้ืนทท่ี ํางานเป็นพ้ืนทสี่ ําหรับพมิ พ์เอกสาร
โปรแกรมจะแสดงออกมาในลักษณะเหมอื นกบั หนา้ กระดาษ

10.Status Bar เป็นส่วนแสดงสถานะ การทาํ งานของโปรแกรม
11.View ใชแ้ สดงหน้าเอกสารในรูปแบบตา่ งๆ
12.Zoom ใช้ยอ่ ขยายหน้าเอกสาร

1.1 การสรา้ งเอกสาร
ใหม่

1.1.1 การสร้างไฟลใ์ หม่ก่อนเปิดโปรแกร(มNจาeกตwําแ)หน่งทอ่ี ยตู่ ่างๆ เรา

สามารถสร้างไฟล์เอกสารใหมไ่ ด้เสมอ โดยคลกิ ขวา ปรากฏเมนูลัด แลว้
เลือก

New เลือกคาํ สั่งเอกสาร Microsoft Office Word จะได้ไฟล์เอกสาร
ใหมใ่ นชอื่ วา่ New Microsoft Word Document ในโฟลเดอร์ทสี่ ร้าง

นั้น

1.1.2 การเปิดโปรแกรมและไฟล์เอกสารใหม่ ใหเ้ ปิดโปรแกรม Microsoft
Word จาก Start แล้วเลือก คลกิ โปรแกรม Word หรอื คลิกไอคอน
โปรแกรมWord จาก Live Tiles หรอื พิมพ์ชือ่

โปรแกรมWord เพ่อื คน้ หาในช่อง Type Here To Search บน Taskbar จะเปิด
โปรแกรมพร้อมกบั ไฟลเ์ อกสารใหม่ในชื่อ Document

1.1.3 การเปดิ ไฟลเ์ อกสารใหมห่ ลังจากเปิดใชง้ านแลว้
ในขณะท่ีทาํ งานกับแฟ้มเอกสารอยู่และตอ้ งการทีจ่ ะเปิด

แฟ้มเอกสารใหมข่ ้นึ มาทาํ งานด้วย ใหค้ ลิกแท็บ File
คลกิ คําสงั่ New จากนั้นคลิกเลือก Blank Document
แลว้ คลกิ Create กจ็ ะได้เอกสารเปลา่ ชอื่ Document

2
และถา้ ทําซํา้ แบบเดิมอีกกจ็ ะไดเ้ อกสารเปล่าชื่อ

Document3 Document4 Document5

ไปเร่อื ยๆ

1.2การบนั ทึกเอกสาร

เมื่อใชโ้ ปรแกรมสร้างงานเอกสารเรยี บร้อยแล้ว
และมคี วามประสงคท์ ่ีจะบนั ทึกเกบ็ ไว้ในสอื่ เกบ็

ขอ้ มลู ต่างๆสามารถปฏบิ ัตไิ ด้ดังตอ่ ไปน้ี

1.2.1 การบันทกึ ไฟล์เปดิ ใหม่ ในการเปิดโปรแกรมพิมพ์
งานใหมจ่ ะได้ชอื่ ไฟล์ว่า Document และเม่อื ต้องการ
บันทกึ ไฟลใ์ ห้คลิกแท็บ File เลือกคาํ ส่งั Save หรอื
Seve as หรอื ใหค้ ลกิ ป่มุ บนั ทกึ ทีเ่ ป็นรูปแผน่ ดสิ กท์ ี่

แทบ็ เคร่อื งมือดว่ นกไ็ ด้ จะปรากฎไดอะล็อกบ็อกซ์
Save as ข้นึ มาใหเ้ ลือกตาํ แหนง่ ที่ต้องการบนั ทกึ และ
ตง้ั ชอื่ ไฟลใ์ นชอ่ ง File name เลอื กชนิดเอกสารในช่อง

Save as type ซง่ึ โดยปกติจะเป็นชนิด Word
document ทีม่ นี ามสกลุ เป็น (*.docx) หรอื หาก
ตอ้ งการเปลย่ี นชนดิ ของไฟล์ให้เป็นเอกสารใช้ไดก้ ับ
Ms-Word 97-2003 ทมี่ นี ามสกุลเป็น(*.docx) ให้
เลือกชนิดของไฟล์เป็น Word 97-2003 document

1.2.2 การบนั ทกึ ไฟล์เกา่
เมื่อเปิดงานเกา่ ขึน้ มาพมิ พแ์ ลว้ ติง้ การที่จะบนั ทกึ ไฟล์ สามารถ

ดาํ เนนิ ได้ 4รูปแบบ ดงั น้ี
1.การบนั ทึกไฟลเ์ ก่าในท่อี ยแู่ ละชื่อเดมิ ให้คลกิ แท็บ File คลกิ
คําสงั่ Save หรอื คลิกปุ่มบันทกึ ท่ีเป็นรูปแผ่นดิสก์แถบเคร่อื งมอื

ดว่ นกไ็ ด้
2.การบันทึกไฟล์เกา่ ในทีอ่ ยู่ใหมใ่ นช่ือเดิม ให้คลกิ แท็บ File คลกิ

คาํ สงั่ Save as จะเปิดไดอะล็อกบ็อกซบ์ นั ทกึ เป็นขน้ึ มาให้ไป
ตาํ แหนง่ ที่อยู่ทต่ี อ้ งการบันทึก แลว้ คลกิ ปุ่ม Save
3.การบันทกึ ไฟลเ์ ก่าในทีอ่ ยู่เดิม แต่ช่อื ใหม่

ใหค้ ลิกแท็บ File คลิกคาํ ส่ัง Save as จะเปิดไดอะลอ็ กบอ็ กว์บันทกึ
เป็นขน้ึ มา ให้เปลย่ี นชือ่ ไฟล์ในชอ่ งแฟ้ม แลว้ คลกิ ปุ่ม Save

4.การบนั ทกึ ไฟลเ์ ก่าในที่อยู่ใหมแ่ ละชือ่ ใหม่ ใหห้คลกิ แท็บ File
คลกิ คาํ สั่ง Save as จะเปิดไดอะลอ็ กบอ็ กซ์บันทึกเป็นข้นึ มา ใหไ้ ป

ตําแหนง่ ทอ่ี ยทู่ ต่ี อ้ งการบันทึกแล้วเปล่ียนชื่อไฟล์ในช่องช่ือแฟ้ม
เสร็จแล้วคลิกปุ่ม Save

1.3การเปิดเอกสารเกา่

การเปิดไฟลเ์ อกสารเก่าเพ่อื นํามาแกไ้ ข เพม่ิ เตมิ ข้อมลู หรอื
จัดพิมพ์ จะต้องทําการเปิดโปรแกรม Microsoft Word ขน้ึ มา

กอ่ น จากน้ันใหค้ ลกิ แท็บ File เลือก Open และคลิกคาํ สั่ง
Browse จะปรากฎ ไดอะลอ็ กบ็อกซ์ Open ขึน้ มา ให้คลิกเลอื ก

ตาํ แหนง่ ทอี่ ย่ขู องไฟล์เอกสารและคลิกเลอื กไฟลเ์ อกสารที่
ตอ้ งการ ถา้ ยังมีโฟลเดอร์ย่อยตอ่ ไปอีก ใหด้ บั เบลิ คลกิ ท่ี
โฟลเดอร์ยอ่ ยน้ัน เพ่ือแสดงไฟลท์ ี่ตอ้ งการแลว้ คลิกปุ่ม Open

1.4การออกจากโปรแกรม

เมอ่ื ต้องการออกจากโปรแกรม หรอื เลิกการทํางานใดๆ
ควรทาํ การบนั ทกึ งานก่อนทุกคร้ัง แตถ่ า้ ลมื บนั ทกึ และ
ออกจากโปรแกรมจะมีคาํ เตอื นใหบ้ ันทึก การออกจาก
โปรแกรม Microsoft Word ทาํ ได้โดยการคลิกแท็บ File

คลิกคําสง่ั Close หรอื คลิกป่มุ X (Close) ที่ Control
Button ถา้ ยงั ไมไ่ ดบ้ ันทกึ จะเปิดอะล็อกบ็อกซ์เตอื นวา่
ต้องการบนั ทกึ ก่อนปิดหรอื ไม่ หากบนั ทกึ ให้คลกิ ปุ่ม Yes
ถา้ ไมต่ ้องการบันทึกให้คลิกปุ่ม No แต่ถ้าตอ้ งการกลบั ไป

พิมพ์งานต่อไปอีก คลกิ ป่มุ Cancel

2.การปรบั แต่งและ
จัดรูปแบบเอกสาร

นอกเหนอื จากการพมิ พ์เนอ้ื หาขอ้ ความลงในเอกสารแล้ว ส่ิง
สาํ คัญอกี ประการคอื การปรับแตง่ และจดั รูปแบบเอกสาร ให้

เอกสารทไ่ี ดถ้ กู ตอ้ งสวยงามตามความตอ้ งการ

2.1 การจัดหนา้ เอกสาร
2.1.1 การกาํ หนดขนาดกระดาษ การกาํ หนดขนาดกระดาษเพอ่ื เลอื ก
ขนาดกระดาษ ใหเ้ หมาะสมกบั งาน ตรงกบั ความตอ้ งการ สามารถ กาํ
หนดขนาดของกระดาษได้โดยคลิกแท็บ Layout แล้วคลิก Size
จากนัน้ เลอื กกําหนดขนาด ของกระดาษตามต้องการ โดยการกาํ หนด

ขนาด ของกระดาษนั้นจะมีผลกบั เอกสารทง้ั ไฟล์
2.1.2 การจดั ยอ่ หนา้ หรอื Paragraph การจัดยอ่ หนา้ หรอื การ
จดั รูปแบบ Paragraph สม กําหนดได้จากเส้นไมบ้ รรทัด (Ruler)
เป็นวธิ ที ่ีทําใหง้ านเอกสารสามารถปรับตงั้ ระยะก้ันหนา้ ย่อหน้า กันหลงั
ได้อยา่ งรวดเร็ว ถ้าไม่มเี ส้นไม้บรรทดั (Ruler) ให้คลิกแทบ็ View
แล้วทาํ เคร่อื งหมายถูก (✓ ) หน้า Ruler จากนั้นใหเ้ ลอื กช่วงขอ้ มูลท่ี
ตอ้ งการจดั รูปแบบยอ่ หน้า แล้วนาํ เมาสไ์ ปชี้ทสี่ ัญลักษณ์ Indent บน

ไมบ้ รรทัด แล้วลากไปวางตาํ แหน่งทตี่ อ้ งการ

ในส่วนของการกําหนดคา่ Indent ในช่อง Left เปน็ การกําหนดคา่ กัน้
หนา้ และในช่อง Right เป็นการกาํ หนดคา่ กนั้ หลงั ส่วนการกาํ หนดคา่
Spacing เป็นการ กําหนดระยะหา่ งระหวา่ งยอ่ หน้า ทช่ี ่อง Before เป็น

การกาํ หนดค่า ก่อนยอ่ หน้าทเ่ี ลอื ก ทชี่ อ่ ง After เป็นการกาํ หนดค่า
หลังยอ่ หน้า ที่เลือก หรอื คลกิ ขวาท่ยี ่อหนา้ หรอื Paragraph นัน้ ๆ แล้ว

เลือก คําสัง่ Paragraph จะปรากฏไดอะลอ็ กบอ็ กซ์ Paragraph
Alignment หมายถงึ การจดั วางข้อความชิดซ้าย กง่ึ กลาง หรอื ชิดขวา

Indentation หมายถงึ การกําหนดกนั้ หน้า (Left), กัน้ หลงั (Right)
Spacing หมายถงึ การกาํ หนดระยะห่างระหวา่ งยอ่ หนา้ ชอ่ ง Before
คอื ระยะก่อนย่อหนา้ ท่ีเลอื ก กบั After คอื ระยะหลงั ยอ่ หนา้ ทเ่ี ลือก

Line spacing หมายถึงการกาํ หนดระยะห่างระหวา่ งบรรทัด

2.1.3 การจดั แนวหน้าเอกสาร การจดั แนวการวางหน้าเอกสาร
ซ่ึงบางครั้งจาํ เป็นจะตอ้ งกําหนดแนวหนา้ กระดาษเป็นแนวตัง้

หรอื ทีเ่ รยี กวา่ Portrait หรอื แนวนอนหรอื ทีเ่ รยี กว่า
Landscape ดว้ ยการคลิกแท็บ Layout คลกิ ท่ี

Orientation แล้วเลอื ก Portrait หรอื Landscape ตาม
ตอ้ งการ

2.2 การเลือกข้อความ การเลือกข้อความหรอื

ช่วงข้อความเป็น วธิ ีการเร่มิ ตน้ ก่อนการกระทาํ
ส่งิ ใดๆ ตอ่ ไปกับ ขอ้ ความนน้ั ๆ ซ่ึงมวี ธิ ีการ
เลอื กช่วงขอ้ ความแบบต่างๆดังน้ี

1) การเลอื กข้อความเป็นชว่ ง นาํ เมาส์ไปวางในขอ้ มลู ท่ี
ต้องการเปน็ รูปตวั I แลว้ ลากเมาส์คลุมชว่ งข้อมูลน้นั 2)
การเลือกขอ้ มูลแบบทั้งบรรทัดนาํ เมาสไ์ ปวางหน้าบรรทัด

ของขอ้ มูลท่ตี อ้ งการให้เป็นรูปแล้วคลิก 3) การเลือก
ข้อมลู แบบท้งั ย่อหน้า นาํ เมาส์ไปวางหนา้ บรรทัดของ
ขอ้ มูลท่ตี ้องการ ใหเ้ ปน็ รูปแลว้ ดบั เบลิ คลกิ 4) การเลอื ก
ข้อมลู แบบทง้ั หลายบรรทัด นําเมาสไ์ ปวางหนา้ บรรทัด
ของข้อมลู ที่ต้องการใหเ้ ป็นรูปลากเมาสข์ ้ึนหรอื ลง 5) การ
เลือกขอ้ มลู หมดทั้งเอกสาร นําเมาสไ์ ปวางหน้าบรรทัด
ของข้อมูลท่ตี อ้ งการ ให้เปน็ รูปแลว้ คลกิ เมาส์ปุ่มซ้าย 3

ครั้งติดต่อกัน

2.3 การปรับแต่งตัวอักษร การปรับแตง่
ตวั อักษรท้ังเพอ่ื การกาํ หนด หัวขอ้ ความ
สวยงาม เน้นข้อความทาํ ใหข้ ้อความ เกิดความ
น่าสนใจ เชน่ การเลอื กรูปแบบตัวอักษร กาํ
หนดขนาดอักษรตวั หนา ตวั เอยี ง ขดี เส้นใต้ ตวั
ห้อย ตัวยก เน้นขอ้ ความและกําหนดสตี วั อกั ษร
ต่างๆ สามารถกําหนดค่าในกลุ่มคําส่งั Font

ของแทบ็ Home

2.4 การใส่ลําดับหวั ขอ้ และการจดั ตําแหน่งขอ้ ความ การใส่
ลาํ ดบั หวั ขอ้ เพอื่ แสดงลาํ ดบั มที ้ังแบบเป็นตวั เลขลาํ ดบั และแบบ
ใช้สัญลักษณ์ ซ่งึ สามารถ ใส่เลขเข้าไปโดยตรงได้ แต่จะประสบ
ปัญหาเมอ่ื มกี ารปรับเลื่อนลาํ ดับหรอื เปล่ยี นหัวข้อตา่ งๆ การใส่
ลาํ ดับหัวข้อจึงเป็นรูปแบบที่สะดวก สามารถทําไดโ้ ดยเลือกชว่ ง

ขอ้ ความทต่ี อ้ งการใส่ลาํ ดบั จากนนั้ คลิกเลอื กรูปแบบลําดับ
หัวข้อจากแท็บ Home การจดั ตําแหน่งข้อความเป็นการกําหนด

ขอ้ ความในยอ่ หนา้ ให้ชดิ ทางดา้ นใดด้านหน่งึ หน้ากระดาษ
ภายในขอบเขตของขอบเอกสารโดยเลอื กให้ชิดดา้ นซ้าย ขวา
เสมอกนั ทง้ั 2 ดา้ น หรอื จัดแบบกระจาย ซ่ึงปกตขิ อ้ ความจะถูก

จัดชิดซ้ายเสมอและสามารถจดั เป็นแบบอืน่ ได้

1) Bullets เป็นการกาํ หนดสญั ลกั ษณ์นาํ หนา้ หัวขอ้
2) Numbering เป็นการกาํ หนดเลขลําดบั นําหนา้ หัวขอ้
3) Multilevel List เป็นการกาํ หนดสญั ลกั ษณ์หรอื เลขลําดับ

แบบหลายระดับ
4) Increase Indent เป็นการเล่อื นขอ้ มูลเข้าไป ทําเป็นหวั ข้อ

ยอ่ ย
5) Decrease Indent เป็นการเล่ือนขอ้ มลู ออก ทาํ เป็นหัวขอ้

ใหญ่

3. การแทรก

การแทรกวตั ถลุ งในเอกสารเป็นการตกแตง่ เอกสารให้สวยงาม

วัตถุน่าสนใจ อีกทง้ั ยังช่วยอธบิ าย ความหมายส่ิงท่ีอย่ใู นเอกสารได้ดี

โปรแกรม Microsoft Word สามารถแทรกภาพและรูปทรงแบบ
ต่างๆได้ดังน้ี

3.1 การแทรกรูปภาพ การแทรกรูปภาพประกอบเอกสาร เป็น
การนําไฟล์ภาพทีม่ ีอยหู่ รอื ท่ีเก็บไวใ้ นส่ือจัดเกบ็ มาวาง ใน
เอกสาร โดยคลิกท่ีแท็บ Insert เลือกคําสง่ั Picture จะ
ปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Insert Picture จากนน้ั ให้เลือก

ไดร์ฟและโฟลเดอร์ทีเ่ ก็บไฟล์รูปภาพ คลิกทช่ี ือ่ ไฟลร์ ูปภาพและ
คลกิ ปุ่ม Insert

3.2 การแทรกรูปทรงต่างๆ รูปร่างหรอื รูปทรงตา่ งๆ มีหลาย
กลมุ่ ไปทําเป็นหัวขอ้ ย่อย ให้เลือก เชน่ รูปทรงสเี่ หลีย่ ม
สามเหลี่ยม วงกลม เส้น ลูกศร ผังโครงสร้างหรอื กล่อง

คาํ พูด ซึ่งเมอ่ื คลิกเลือกรูป ทรงต่างๆ แล้ว จะตอ้ งลากกรอบ
เพ่ือวาดรูปทรงน้นั ๆตามพนื้ ท่ที ตี่ ้องการ

3.3 การปรับขนาดรูปภาพ การปรับเปลี่ยนขนาดของภาพ
ใหเ้ หมาะสมกบั ข้อความในเอกสาร สามารถทาํ ไดโ้ ดยการ
คลิก เลือกรูปภาพ ซึง่ จะทาํ ให้ปรากฎกรอบส่เี หล่ียมและจุด
วงกลมเลก็ ๆ รอบรูปและวงกลมด้านบน เราสามาร ลาก
เมาสท์ ่จี ุดวงกลมท้ัง 8 จดุ นเี้ พอ่ื ยอ่ หรอื ขยายรูปภาพได้
หรอื นาํ เมาสไ์ ปชที้ ี่วงกลมดา้ นบนแลว้ ลากเมาสเ์ พื่อหมนุ

ภาพ

หรอื คลิกขวาที่ภาพแลว้ เลอื กคําสัง่ หมุนภาพซ้ายขวา กลับดา้ นภาพใน
แนวตงั้ และแนวนอน

รวมถงึ ใชก้ าร Rotate ท่ีแทบ็ Picture Tools
นอกจากนัน้ เรายงั สามารถตดั บางสว่ นของภาพ เพื่อใหไ้ ดภ้ าพที่พอดีกับ
งานเอกสารโดยไมต่ ้อง ใชเ้ คร่อื งมืออนื่ ได้ ด้วยการคลิกขวาทภ่ี าพแล้ว

คลกิ เลือกเคร่อื งมือ Crop จบั ลากท่ปี ่มุ Handle
รอบภาพเพ่อื ตดั บางส่วนของภาพได้

3.4 การจดั วางข้อความกับรูปภาพ รูปภาพทีน่ ํามาแทรกในเอกสารนนั้ สามารถจดั วาง
ภาพใน

ข้อความของเอกสารไดห้ ลายลักษณะทั้งการจดั วาง
เป็นแนวเดียวกับข้อความ และแบบทบั ซอ้ นอยู่
กบั ขอ้ ความ ในโปรแกรม Microsoft Word
ใช้คาํ ส่งั Wrap Text เป็นคําส่ังที่ใช้ในการจัดวาง

ข้อความกบั รูปภาพโดยคลกิ ขวาท่ภี าพ คลิกคาํ สง่ั Wrap Text แลว้ เลือกรูปแบบการจดั วาง
ขอ้ ความกบั รูปภาพ หรอื เลือกคาํ สง่ั More Layout Options... จะปรากฎไดอะล็อกบอ็ กซ์
Layout ในแทบ็ ของ Wrap Text จะมีรูปแบบการจัดวางขอ้ ความกบั รูปภาพใหเ้ ลือก ดังนี้

Square เป็นการจดั ขอ้ ความลอ้ มรูปภาพเป็นกรอบส่เี หล่ียม Tight เป็นการจดั
ขอ้ ความล้อมไปตามแนวโค้งของรูปภาพ Behind textเป็นการจัดขอ้ ความ
ซ้อนไวด้ ้านหลังรูปภาพ In front of Text เป็นการจดั ข้อความซ้อนไว้
ดา้ นหนา้ รูปภาพ Top and Bottom เป็นการจดั ข้อความใหอ้ ยู่เหนือและใต้
รูปภาพ Through เป็นการจัดขอ้ ความคลา้ ยแบบลอ้ มรอบ แตจ่ ะจัดขอ้ ความ
ตรงที่ว่างในรูปภาพด้วย In Line with text เป็นการจดั วางรูปภาพใหอ้ ยู่
บรรทัดเดียวกบั ขอ้ ความ เสมือนเป็นตัวอักษรตวั หน่ึงน่นั เอง

4. การสร้างตาราง เราสามารถแทรกตาราง
เพอ่ื ใชแ้ สดงข้อมลู ตามแถวและคอลมั น์ลงใน

เอกสารได้ ซ่งึ ภายในตาราง เป็นเซลล์ท่ี
สามารถใส่ข้อความตัวเลข รูปภาพหรอื สตู รได้
เราสามารถใช้ตารางในการนาํ เสนอขอ้ มูลที่

ตอ้ งการจดั เรยี งแบบเป็นแถว เป็นคอลมั น์
4.1 การสร้างตาราง การสร้างตารางเพ่อื แทรก

ลงในเอกสารทําไดห้ ลายวธิ ดี งั นี้ คลกิ ทีแ่ ท็บ
Insert คลกิ คําส่งั Table แลว้ เลื่อนเมาส์ตาม
ช่องตาราง เพือ่ กําหนดพ้นื ท่ีตาราง ใหไ้ ดข้ นาด

ตามทต่ี อ้ งการแลว้ จึงคลิกเมาส์ จะปรากฏ
ตารางดงั ภาพ

เมื่อไดแ้ ทรกตารางเข้ามาในเอกสารแลว้ จะ
ปรากฎแทบ็ Design และแทบ็ Layout บนรบิ

บอนสาํ หรับนาํ มาใชใ้ นตารางและตกแตง่
ตาราง

4.2 การพมิ พข์ อ้ มูลลงตาราง เมอื่ แทรกตารางใน
เอกสารแลว้ และต้องการพิมพข์ อ้ มูลลงในตาราง
สามารถคลิกท่เี ซลล์ของตารางนัน้ ๆ เพ่ือพมิ พ์ขอ้ มูลลง
ไปไดท้ นั ที และใช้แป้นพิมพ์ Tab เพ่ือเลอ่ื นตําแหน่งไป
จากซ้ายไปขวาแลว้ ลงมาแถวตอ่ ไป นอกจากนี้ยงั ใช้
เมาส์คลกิ หรอื ใช้แปน้ พิมพ์ลกู ศรเลื่อนได้เชน่ กัน

4.3 การปรบั ขนาดตาราง

หลังจากการแทรกตารางลงในเอกสารแลว้ น้ัน ตารางที่ได้
จะมขี นาดท่ีเทา่ กันหมดทงั้ ความสูง ของแถว ความกว้าง
ขอวคอลัมน์ แต่ท้ังนเ้ี พอื่ ความเหมาะสมของตารางกบั
เอกสารหรอื เหมาะสมกับขอ้ มลู ในตาราง เราสามารถปรับ

ขนาดตา่ งๆ เหล่าน้ไี ดต้ ามการนําไปใชง้ าน ดังนี้
1.การยอ่ ขยายของตาราง การปรับขนาดของงตารางดว้ ยการย่อหรอื ขยาย
ตาราง ทาํ ได้โดยนาํ เมาส์ไปช้ีทม่ี ุมขวาของตารางจนปรากฏเคอร์เซอร์เป็น
รูปลศู รเอียง 2ทิศทาง จากนั้นให้คลิกเมาส์คา้ งไวแ้ ล้วลากหาขนาดตารางท่ี

ต้ิงการแล้วปล่อยเมาส์

2.การปรับความสูงของแนว การปรับขนาดความสงู ของแถวเพ่ือใหเ้ หมาะสม
กบั ขอ้ ความหรอื เน้อื หาในตาราง ทําได้โดยนาํ เมาส์ไปช้ีท่เี ส้นของแถวท่ี
ตอ้ งการจะปรับขนาดจนเคอร์เซอร์ที่เปลย่ี นเป็นรูปขดี 2ขดี มลี กู ศรข้นึ ลง
จากนัน้ ใหค้ ลิกเมาสค์ ้างไวแ้ ล้วลากหาขนาดความสงู ของแถวในตารางท่ี
ตอ้ งการแลว้ ปลอ่ ยเมาส์

3) การปรับความกว้างของคอลมั ล์ การปรับขนาดความกว้างของคอ
ลัมลท์ าํ ได้โดยนาํ เมาส์ไปชที้ เี่ ส้นของคอลัมล์ ทีต๋ ้องการจะปรับขนาด
จนเคอร์เซอร์เปลย่ี นเป็นรูปขดี 2ขดี มีลูกศรชี้ไปซา้ ยขวาจากน้นั คลิก

เมาสค์ ้างไว้แล้วลากหาขนาดความกว้างของคอลัมนใ์ นตารางที่
ตอ้ งการแลว้ ปล่อยเมาส์

4) การเคลือ่ นยา้ ยตาราง ถ้าต้องการเคลอื่ นย้ายตําแหน่งตารางไปไว้ใน
ตําแหน่งอ่นื สามารถทาํ ไดโ้ ดยนําเมาสไ์ ปชีท้ ี่มมุ บนซา้ ยของตารางจนเ
คอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นเคร่อื งหมายบวกลูกศร 4 ทศิ จากนน้ั คฃกิ เมาส์

คา้ งไว้แล้วลากหาตาํ แหนง่ ท่ตี ้องการแทรกตารางแล้วปล่อยเมาส์

4.4 การเพิ่มเซลล์ แถวและคอลมั น์
1) การแทรกเซลล์ ทําไดโ้ ดยนําเมาสไ์ ปกลับพบวา่ ลงใน
เซลล์ทตี่ อ้ งการจะแทรก ซึง่ จะปรากฏ เมนูลดั ข้ึนมา ให้
เลือกคาํ สง่ั Insert/Import Cell จากนน้ั จะปรากฏได
อะลอ็ กบ็อกซ์ Insert Cellit ใหเ้ ลอื กว่าจะเล่ือนเซลล์เดมิ
ไปทางขวาหรอื เล่อื นลงมา ซึ่งสามารถนาํ มาจัดการกับการ

แทรกแถวและคอลัมนไ์ ด้ด้วย

2) การแทรกแถว ทําได้โดยคลิกขวาท่ีเจอใดเลยห์ น่งึ
ในสถาท่ตี ้องการแรก ซง่ึ จะปราก เมนูดขึน้ มาให้เลือก

คําสงั่ Insertiesart Rowse Above ในกรณีท่ี
ต้องการแทรกแถวไว้ด้านบนแถว ท่ีเลอื ก หรอื เลอื ก
คาํ ส่ัง Insert/insert Rows Below ในกรณที ่ี

ตอ้ งการแทรกแถวไวด้ ้านลา่ งแถวท่ีเลอื ก

3) การแทรกคอลัมน์ สามารถทาํ ไดโ้ ดยคลกิ ขวาท่เี ซลลใ์ ดๆ ของ
คอลมั นท์ ตี่ ้องการจะแทรกจะปรากฏเมนูลัดขึ้นมา แล้วเลือกคําส่ัง
Insert/Insert Colum to the left ในกรณที ่ีต้องการแทรกคอลัมน์
ไว้ดา้ นซ้ายของคอลัมน์ทเี่ ลอื ก หรอื เลือกคําสั่ง Insert/Insert Colum
to the Right ในกรณที ี่ตอ้ งการแทรกไว้ด้านขวาของคอลัมน์ทเ่ี ลือก

4.5 การลบเซลล์ แถวและ
ในกากรรเณลือที กีต่ เอ้ซงลกลา์ เรลลอื บกเเซปล็นลแ์ ถแถวหวแรอลื คะคออลลัมัมนคนด์ ์น้วอ้ันย เคลชํา่นสัมกง่ั าในรนเเลม์ อื นกูลทดั เี่ ทซป่ีลลราแ์ กลฏ้วคจละขกิ น้ึ ขอวยาจกู่ ะับ

ปรากฏเมนลู ดั ข้ึนมาให้เลอื ก Delete Cells... จากนนั้ จะปรากฏไดอะลอ็ กบอ็ กซ์ Delete
Cells ข้นึ มาให้เลอื กรูปแบบ การลบเซลล์ เช่น ใหเ้ ล่อื นเซลล์จากขวามาแทนที่ ส่วนใน
กรณีทเ่ี ลือกเป็นแถวหรอื คอลัมน์แลว้ คลกิ ขวา จะปรากฏเมนูลัดข้ึนมาให้เลือก Delete

Rowm หรอื Delete Colums ตามการเลือก

4.6 การรวมเซลล์ และแยกเซลล์ งานพิมพต์ ารางบางงานในส่วนหวั หรอื ทา้ ย
ตารางมกั จะมกี ารจดั กลุม่ การสรุปข้อมูล ซ่งึ จําเป็น ทีต่ ้องผสานเซลล์หลายๆ

เซลลเ์ ข้าด้วยกนั และนอกจากน้ันยังสามารถทจ่ี ะแยกเซลล์ไดเ้ ช่นกนั ดังนี้
1) การผสานเซลล์ วธิ กี ารผสานเซลล์ ใหเ้ ลอื กเซลล์ท่ีจะผสาน แล้วคลิกขวาจะ
ปรากฏเมนลู ัด ขน้ึ มาให้เลือกคําส่ัง Merge Cells เพื่อรวมเซลลท์ เ่ี ลือกไว้เข้า

ด้วยกัน

2) การแยกเซลล์ ในกรณที ีต่ อ้ งการแยกเซลล์ออกจากกนั ใหค้ ลกิ เลอื ก
เซลลท์ จ่ี ะแยกเซลล์ แล้วคลิกขวาจะปรากฏเมนูลดั ให้เลอื กคําสั่ง Split
Cells... จากนัน้ จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Split Cells ขนึ้ มา ใหก้ ําหนด

จํานวนแถวและคอลมั นท์ ่ีตอ้ งการแยกเซลล์ และคลิกปุ่ม OK

5. การจดั รูปแบบเอกสารแบบพิเศษ

การจัดรูปแบบเอกสารแบบพิเศษ เป็นการจัดเอกสารทีน่ อกเหนอื จากการ
จัดรูปแบบเอกสารพ้ืนฐานทต่ี อ้ งการความพเิ ศษเพมิ่ ข้นึ ดงั นี้

5.1 การตกแตง่ เอกสารด้วย Themes

รูปแบบการตกแตง่ เอกสารสาํ เร็จรูป ไม่วา่ จะเป็นอักษร สี และเอฟเฟคต์ ท่มี ีการกาํ หนดไว้
แลว้ ใน Microsoft Word เพียงเลอื กรูปแบบเอกสารหรอื Themes ท่ตี ้องการ เอกสารจะถกู

เปลีย่ นเป็นรูปแบบใหม่อตั โนมตั ิ โดยทเ่ี ราไม่จาํ เป็นตอ้ งไปเปล่ยี นทีละหนา้ วธิ กี ารใชง้ าน
Themes สามารถ ทําได้โดยเปิดเอกสารทตี่ อ้ งการปรับเปล่ียน Themes จากนน้ั คลกิ แทบ็

Design คลกิ Themes จะได้หน้าต่างรูปแบบของ Themes ให้เลอื ก ทดสอบโดยเลอื ก
รูปแบบใดรูปแบบหนึง่ ทั้งน้ีการตกแตง่ ดว้ ย Themes จะครอบคลุมไปถงึ รูปวาด สีพ้ืน

ตารางด้วย

5.2 การใส่ลายน้าํ หรือ Watermark ในเอกสาร

ลายน้าํ หรอื Watermark คอื การนําขอ้ ความ หรอื รูปภาพมาใส่ไวบ้ นฉากหลงั ของเอกสาร
โดยจะแสดงในลักษณะจางๆ ท้งั น้ีเพ่ือแสดงความเป็นเจ้าของหรอื ลขิ สิทธใิ์ นเอกสารน้นั ๆ

หรอื อาจนาํ ไป
ใช้แสดงความสาํ คญั ของเอกสารก็ได้เชน่ เดียวกัน สามารถทําไดโ้ ดยคลกิ ที่แท็บ Design แลว้
คลิก Watermark จะปรากฏรูปแบบการใส่ลายนํ้าขึ้นมาให้เลอื ก ให้คลกิ ที่รูปแบบท่ีต้องการ

ใช้

และถา้ ต้องการเอาลายน้ําออก สามารถเข้าไปคลิกที่คาํ สงั่ Watermark
แบบเดิมแลว้ เลอื กคาํ ส่ัง Remove Watermark นอกจากนนั้ เรายังสามารถใส่

ลายนํ้าแบบกาํ หนดเองในเอกสารได้ โดยการคลิกแทบ็ Layout คลิก
Watermark แลว้ เลอื กคาํ สั่ง Custom Watermark... จะปรากฏไดอะล็อกบ็

อกซ์ Printed Watermark ขน้ึ มาใหก้ ําหนดคา่ ตา่ งๆ เช่น ยกเลกิ การใส่
Watermark ใสร่ ูปภาพและเลอื กรูปภาพมาเป็นลายน้าํ ใส่ข้อความและ
กําหนดแบบตวั อักษร ขนาดและสอี กั ษร เป็นลายนาํ้ จากน้ันคลกิ ปุ่ม OK No

watermark Picture watermark Text watermark

5.3 การใสส่ ญั ลกั ษณ์พิเศษ ในงานพมิ พ์เอกสารบางงานอาจมีรูปร่าง
สัญลักษณต์ ่างๆ ท่ไี มส่ ามารถพมิ พ์ด้วยแป้นพมิ พ์ได้ ต้องวธิ ีการแทรก
สัญลักษณพ์ ิเศษเพ่ิมเขา้ ไปในเอกสารนน้ั ๆ เชน่ สัญลกั ษณ์ 1 8 4 6 4 5
หรอื @ 元 เคร่อื งหมายทางการคา้ การจดทะเบียน ลขิ สิทธิ์ สามารถทาํ ได้
โดยคลกิ ท่แี ท็บ Insert เลือก Symbol จะปรากฏรูปแบบสัญลักษณ์พเิ ศษ
ขน้ึ มาใหเ้ ลือก ใหค้ ลิกเลอื กสญั ลักษณพ์ เิ ศษท่ีตอ้ งการ ซ่งึ สัญลกั ษณ์ พเิ ศษ

ทถ่ี กู เลอื กจะปรากฏท่ีตําแหน่งของเคอร์เซอร์ หรอื ถ้าต้องการเลือก
สัญลกั ษณพ์ ิเศษเพิม่ เติมให้คลกิ More Symbols...ซง่ึ จะปรากฏลอ็ กบอ็ กซ์

Symbol ข้นึ มาให้เลอื กสัญลกั ษณ์พิเศษ

5.4 การใสข่ อบกระดาษ

การใส่ขอบกระดาษเป็นวธิ ีการตกแตง่ เอกสารใหน้ า่ สนใจ
สามารถนําไปประยกุ ตใ์ ช้กับการสร้าง ใบรับรอง ใบผา่ นงาน ใบ

ประกาศเป็นตน้ ทําไดโ้ ดยคลกิ ทแ่ี ท็บ Design คลิก Page
Borders จะปรากฏ ไดอะล็อกบอ็ กซ์ Borders and Shading

ข้นึ มา

Setting รูปแบบของขอบกระดาษ
Style รูปแบบของเส้นทใี่ ชท้ าํ ขอบ

Color สีของเสน้ ขอบ
Width ขนาดหรอื ความกว้างของเส้นขอบ
Art เป็นการกําหนดการใชร้ ูปร่างตา่ งๆ มาเรยี งเป็นเส้นขอบเป็นการกําหนดให้ใส่เสน้ ขอบ
Apply to ในขณะทีก่ ําหนดคา่ ต่างๆ นนั้ เราสามารถดูรูปตวั อยา่ งไดจ้ ากชอ่ ง Person ทาง
ขวามือ เมื่อได้ตามต้องการคลกิ ปุ่ม OK

6. การแทรก SmartArt และ Chart SmartArt หรอื Diagram เป็นการแตะอมลู
ในรูปแบบของรูปภาพหรอื กราฟฟิกทม่ี ีลาํ ดบั ชน้ั เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของขอ้ มลู
ทาํ ใหส้ ามารถเข้าใจได้งา่ ยยง่ิ ขน้ึ และดว้ ยรูปแบบของ SmartArt ทาํ ใหเ้ รามารถสร้าง

เอกสารหรอื ข้อมูลเพือ่ นําเสนอไดโ้ ดยเดิน แบ่งออกได้เป็นประเภทต่างๆ ดังน้ี

List เป็นแบบรายการ
Process Cycle เป็นกระบวนการ หรอื Workflow
Cycle เป็นแบบวงกลม แสดงความสัมพันธ์ที่ตอ่ เนอื่ งกัน
Hierarchy เป็นแบบลําดบั ช้ัน เชน่ แผนผังองค์กร (Organization Chart)
Relationship เป็นแบบความสมั พันธ์ และขัดแย้งกัน
Matrix เป็นแบบเมทรกิ ซ์ แสดงความสัมพนั ธข์ องกลมุ่ ขอ้ มูลยอ่ ย
Pyramid แบบพรี ะมิด แสดงลาํ ดบั ชั้นของข้อมูล จากบนลงล่างหรอื จากลา่ งสู่บน

6.1 การแทรก SmartArt

การแทรก Starter ลงในเอกสารเป็นวธิ ที ม่ี รี ูปแบบคลา้ ยกบั การแทรกวัตถอุ ่นื ๆ ลงในเอกสาร
โดยคลิกแท็บInsert คลกิ ที่ SmartArt จะปรากฏไดอะล็อก and Choose a SmartArt Graphic

จากนนั้ ใหค้ ลิกเลือกรูปแบบ SmartArt ตามประเภท
SmartArt ตามทีเ่ ลือกจะปรากฏในเอกสาร ตามตาํ แหนง่ เ

คอร์เซอร์อตั โนมัติ

6.2 การเพม่ิ รปู รา่ งใน SmartArt

หลงั จากแทรก SmartArt ลงในเอกสารแล้ว ถา้ ต้องการเพ่ิมรูปร่างลงใน
SmartArt สามารถ ทําได้ดังน้ี คลิกเลือกกรอบของ SmartArt ท่ีตอ้ งการ
เพม่ิ แล้วคลิกแท็บ Design จากน้ันคลกิ เลอื ก Add Shape ตวั เลอื กในการ

Add Shape ประกอบดว้ ย
Add Shape After เพิ่มกรอบหลงั กรอบทเ่ี ลอื กในระดับเดยี วกัน
Add Shape Before เพ่มิ กรอบกอ่ นกรอบท่ีเลือกในระดบั เดยี วกัน
Add Shape Above เพ่ิมกรอบบนกรอบท่เี ลือกในระดับทเี่ หนือ
Add Shape Belowเพิม่ กรอบล่างกรอบท่ีเลือกในระดบั ที่ต่าํ กว่า

6.3 การเปลี่ยนชุดสี SmartArt

ในโปรแกรม Microsoft Word มรี ูปแบบชดุ สใี หใ้ ช้ปรับเปลี่ยน เพ่อื
ตกแต่งให้ SmartArt มคี วามนา่ สนใจยง่ิ ข้ึน ทําไดด้ ังนี้ 1) คลิกท่ี

SmartArt และคลกิ แทบ็ Design (หรอื คลกิ ขวาที่ SmartArt) 2) คลิก
คาํ สง่ั Change Colors จะปรากฏชุดสขี น้ึ มาใหเ้ ลือก 3) คลกิ เลอื กชุดสที ี่

ต้องการ

6.4 การแทรก Chart การสร้างงานเอกสาร
บางคร้ังการทาํ งานกบั ข้อมูล ถ้าทาํ ใหอ้ ย่ใู นรูปแบบ
ของแผนภูมิ จะชว่ ยให้การแสดงผลข้อมูลทาํ ไดอ้ ย่าง
ชดั เจนมากข้ึน ซง่ึ การแทรกแผนภมู ทิ ําไดโ้ ดยคลิก
แท็บ Insert และคลกิ เลือก Chart จะปรากฏได
อะลอ็ กบ็อกซ์ Insert Chart ขึ้นมาใหเ้ ลือกรูปแบบ

จากน้ันใหเ้ ลอื กประเภทของ Chart และรูปแบบ Chart ที่ต้องการ คลิก
ปุ่ม OK จากน้ัน จะปรากฏหน้าตา่ งตารางขอ้ มูลของ Chart ข้ึนมาให้ใส่

ข้อมลู และคา่ ตัวเลขตา่ งๆ ของ Chart ทต่ี ้องการแสดงคา่ ใส่เข้าไป

คลกิ X (Close) ท่ี Control Button ของหน้าตา่ งตาราง Chart in
Microsoft Office Word -Microsoft Excel จะปรากฏ Chart ข้นึ มา

6.5 การแกไ้ ขข้อมลู ใน Chart

หลังจากแทรก Chart ลงเอกสารแล้ว ถ้าตอ้ งการแก้ไขข้อมลู ใน Chart
สามารถทําไดโ้ ด คลกิ ท่ี Chart และคลกิ คําสง่ั Edit Data จะปรากฏ

ตารางข้อมูลของ Chart เหมอื นตอนสร้าง ให้แก้ไข ข้อมลู ต่างๆ ได้ตาม
ตอ้ งการ จากนนั้ ให้คลกิ ป่มุ Close เพื่อปิดหน้าต่าง Chart in Microsoft

Office Word -Microsoft Excel จะปรากฏ Chart ตามข้อมูลท่ีแก้ไข

6.6 การเปลยี่ นรูปแบบ Chart เมื่อแทรก Chart ลงในเอกสารไปแล้ว ถา้
ตอ้ งการเปล่ียนรูปแบบ Chart ตามการใชง้ านตา่ งๆ เชน่ ตอ้ งการเปล่ยี น
Chart เดมิ ให้เป็นกราฟแบบแทง่ กราฟเสน้ หรอื กราฟวงกลม เป็นต้น ทําได้
โดย ดัลเบิ้ลคลกิ ท่ี Chart คลิก Change Chart Type แลว้ เลือกรูปแบบ

ตามตอ้ งการ

7.การสรา้ งจดหมายเวยี น

จดหมายเวยี นหรอื Mail Merge เป็นลักษณะการสร้างจดหมายท่มี ี
เน้ือหาเดยี วกนั แต่ส่งไปใหผ้ ร้ ับ ทีม่ ีช่ือและท่อี ย้แ่ ตกต่างกัน จงึ ทาํ
ให้การสรา้ งจดหมายเวยี นมคี วามสําคญั และสะดวกกวา่ การจดั ทาํ
จดหมาย สง่ ให้ทีละคน จดหมายเวยี นจะมีองค์ประกอบ 2 ส่วนคือ
สว่ นเน้ือหาทีเ่ ป็นข้อความท่ตี ้องการส่งใหผ้ ร้ บั และสว่ นข้อม้ลผร้ ับที่

เป็นช่อื ทอี่ ย่ท้ ีเ่ ก็บไว้ในตารางฐานขอ้ ม้ล
7.1 การสร้างเน้ือหาจดหมายเวยี น การกําหนดให้เน้ือหาใน
จดหมายเป็นจดหมายเวียน ทําได้โดยคลกิ แทบ็ Mailings คลกิ
Start Mail Merge และคลกิ เลอื ก Step by Step Mail Merge
Wizard... จะปรากฏ Mail Merge Pane ดา้ นขวา ใหค้ ลกิ เลือก
ร้ปแบบเอกสารเป็น Letters แลว้ คลิก Next: Starting document
จะปรากฏ Step 2 of 6 คลกิ เลือก Use the current document
เพ่อื เพ่อื ใช้เอกสารทใ่ี ช้งานอย้่ทําจดหมายเวยี น แล้วคลิก Next:

Select recipients

7.2 การสรา้ งขอ้ มลู ผู้รับ

การสร้างขอ้ มูลผู้รับเป็นขัน้ ตอนท่ีต่อจากขัน้ ตอนในหัวข้อ 7.1 ทีเ่ ป็นการ
สร้างตารางเก็บชอื่ ท่ีอยู่ผู้รับไว้ในฐานขอ้ มูล ทาํ ไดโ้ ดยคลิก Type a new
list แล้วคลิก Create จากน้นั จะปรากฏหน้าต่าง New Address List ข้ึนมา

ให้กรอกช่อื ท่ีอยู่ผู้รับลงในตารางเสร็จแล้วใหค้ ลกิ ป่มุ OK จะปรากฏ
หนา้ ตา่ ง Save Address List ข้นึ มาให้พมิ พ์ชือ่ ไฟลท์ ่ตี ้องการแล้วคลิกปุ่ม
Save จะปรากฏหนา้ ตา่ ง Mail Merge Recipients ใหค้ ลิก รายชื่อผ้รู ับท่ี
ต้องการส่งจดหมายเวยี น คลกิ ปุ่ม OK แลว้ คลิกเมนู Next: Write your

letter

จากนั้นคลิกตําแหน่งที่ต้องการแทรกช่ือผู้รับ แล้วคลิกท่ี More
items... จะปรากฏหนา้ ต่าง Insert Merge Field ให้คลกิ เลือก
รายการทีต่ ้องการแทรกลงไปในจดหมาย และคลิกปุ่ม Insert

ถ้าต้องการ แทรกรายการอน่ื อีกใหท้ าํ ตามขั้นตอนท่กี ล่าว
มาแลว้ อกี คร้ัง แล้วคลิกป่มุ Cancel จะปรากฏชอ่ื รายการ จาก
ตารางชอ่ื ทีอ่ ย่ผู ู้รับในตําแหนง่ ท่ีเลอื กไว้ จากนัน้ ให้คลกิ เมนู

Next: Preview your letters

จะปรากฏชอื่ ผู้รับ แล้วคลิก Next: Complete the merge

7.3 การพมิ พ์จดหมายเวียน

เมอื่ สร้างจดหมายเวยี นตามขัน้ ตอนตา่ งๆ เสร็จแล้ว ในข้นั ตอนท่ี 6 นเี้ รา
สามารถคลิกเมนู Print... เพ่ือพมิ พจ์ ดหมายเวยี นท่ีสร้างข้ึนได้ทนั ที ซง่ึ จะ
ปรากฏไดอะล็อกบอ็ กซ์ Merge to Printer ให้กําหนดการพมิ พ์จดหมาย

เวยี นตามรายช่อื ผูร้ ับทเ่ี กบ็ ไว้

8. การตรวจทานเอกสาร

ในการพมิ พ์งานเอกสารแลว้ เกดิ มีคําท่ีขดี เส้นไดส้ แี ดงข้ึน แสดงว่าเป็นคําท่ี
พิมพ์ผดิ ตามหลกั ในพจนานุกรม แตจ่ รงิ ๆ แลว้ คําๆ นน้ั มไิ ดห้ มายความว่าจะ
เป็นคําที่ผิดเสมอไป ข้นึ อยู่กบั วา่ คาํ ๆ นน้ั พจนานกุ รมรู้จกั หรอื ไม่ แต่อยา่ ง
นอ้ ยก็ทําใหเ้ ป็นท่ีสังเกตและสะดดุ ตาได้บา้ ง หากต้องการตรวจสอบขอ้ ความ

8.1 การแก้ไขคาํ ผดิ

การแก้คาํ ผิดทีเ่ กิดจากการพิมพใ์ น
เอกสาร สงั เกตไดจ้ าก เส้นสีแดง
หยักใตค้ ําหรอื ขอ้ ความนนั้ เรา
สามารถคลิกขวาเพ่ือเลือกคาํ ท่นี า่ จะ
ถกู ตามคาํ แนะนําของโปรแกรมได้

ทันที

หากมีประโยคใดท่ขี ีดเสน้ ใตส้ ีเขยี ว หมายถงึ มปี ัญหาเกิดข้ึนกับ
การจัดชอ่ งไฟของข้อความ ในย่อหน้าน้นั ใหค้ ลิกขวาท่เี สน้ ใต้นน้ั

จะปรากฏเมนลู ดั ข้ึนใหเ้ ลอื กขอ้ ความจากรายการขา้ งบน
โปรแกรม จะจัดข้อความในประโยคให้ใหม่ 8.2 การค้นหาและ

แทนท่ขี ้อความ บางครั้งเนอ้ื หาในเอกสารทท่ี ําไวแ้ ลว้ มี
ขอ้ ผิดพลาดในการพมิ พค์ าํ หรอื ขอ้ ความบางขอ้ ความ ถ้าตอ้ งมา
แกไ้ ขคาํ หรอื ขอ้ ความนั้นทกุ ทท่ี ุกจุด ทาํ ใหไ้ ม่สะดวกและทําให้งาน
นนั้ ๆ ช้าไปดว้ ย โปรแกรม Microsoft Word มีคาํ สัง่ ที่ช่วยให้การ
ทํางานดงั กล่าวสะดวกและรวดเร็วขน้ึ ด้วยการใชค้ าํ สงั่ Find และ

Replace ดงั มีวธิ ีการดังนี้
1) เลือกคําหรอื ข้อความท่ีตอ้ งการคน้ หาและแทนที่
2) คลิกแทบ็ Home เลอื กคําสั่ง Replace จะปรากฏหน้าตา่ ง

Find and Replace ขึ้นมา
3) พิมพค์ าํ หรอื ข้อความที่ตอ้ งการแทนทลี่ งในชอ่ ง Replace

with
4) คลกิ ป่มุ Replace All
5) โปรแกรมจะทําการแทนท่คี ําที่กาํ หนดให้แลว้ รายงานผลการ
แทนท่ใี หท้ ราบ จากนน้ั ให้คลิก OK
8.3 การแปลภาษา โปรแกรม Microsoft Office มีตัวชว่ ยใน
การแปลภาษา หรอื Dictionary มาให้ด้วย สามารถ ใชง้ านได้
ทนั ทโี ดยเลอื กคาํ ทีต่ อ้ งการคลิกแท็บ Review และคลกิ
Translate จะปรากฏผลการแปลภาษา ข้นึ มาท่ี Task Pane
ด้านขวา ให้คลิกเลือกภาษาทแ่ี ปลออกมาทช่ี อ่ ง To แล้วพมิ พ์คํา
ท่ีตอ้ งการแปล ท่ีช่อง Search for แลว้ กดป่มุ Enter

9. การสรา้ งรายงาน

การสร้างรายงานหรอื เอกสารรายงานอย่างเป็นทางการเป็น
รูปแบบเอกสารที่จะต้องมีส่วนบอกเลขหน้า สารบัญ และสว่ น

อา้ งอิงหรอื เชงิ อรรถในท้ายกระดาษ เป็นตน้

9.1 การใสห่ ัวกระดาษหรอื ท้ายกระดาษ

9.1 การใส่หวั กระดาษหรอื ท้ายกระดาษ หัวกระดาษ หรอื Header คือข้อความ
หรอื รูปภาพท่แี สดงในทุกๆ หนา้ ของเอกสาร ในหน้าบนสุดของเอกสาร เชน่
แสดงชอื่ เอกสาร แสดงหมายเลขหน้า
ทา้ ยกระดาษ หรอื Footer คือขอ้ ความหรอื รูปภาพทแี่ สดงในทุกๆ หน้าของ

เอกสาร ในหนา้ ลา่ งสุดของเอกสาร เชน่ เชิงอรรถ ช่อื เอกสาร แสดงหมายเลขหน้า
การใสห่ วั กระดาษหรอื ท้ายกระดาษ ทําไดโ้ ดยคลิกทแี่ ทบ็ Insert แลว้ คลิก Header
จะปรากฏ รูปแบบ Header ใหเ้ ลือก คลิกรูปแบบทต่ี อ้ งการ จากนั้นจะปรากฏหัว

กระดาษตามรูปแบบทห่ี น้าเอกสาร พร้อมกบั เคอร์เซอร์เพ่อื แก้ไข Header นัน้ ๆ
ตามตอ้ งการ

เมือ่ กาํ หนดคา่ ใน Header เรยี บร้อยแล้ว ให้ดับเบิลคลิกทห่ี น้าเอกสารเพ่ือ
กลับมาทง่ี านพิมพ์ ปกตอิ ีกครั้ง สว่ นการใส่ Footer ทําโดยการใชว้ ธิ กี ารท่ี

คลา้ ยกนั ตา่ งที่ตอ้ งคลกิ คําสง่ั Footer แทนเท่านัน้
9.2 การใส่เลขหนา้ เอกสาร หากตอ้ งการกําหนดเลขหน้าให้กับ
เอกสาร ใหค้ ลิกแทบ็ Insert และคลิก Page Number ซงึ่ จะ
ปรากฏคําสง่ั ยอ่ ยมาให้เลือกตําแหนง่ การใสเ่ ลขหนา้ เอกสาร และเม่ือ
เลือกรูปแบบและตําแหนง่ การ ใส่เลขหนา้ แลว้ จะปรากฏผลในลักษณะ
เดียวกันกับการใส่ Header หรอื Footer ในการใส่เลขหนา้ เอกสาร
ไปแล้วนน้ั เราสามารถกาํ หนดคา่ ตา่ งๆ ของเลขหน้าดว้ ยการคลกิ
คาํ ส่งั Format page และจะปรากฏ ไดอะล็อกบ็อกซ์ Page

Number Format ขน้ึ มาใหก้ าํ หนดคา่ ตา่ งๆ

นอกจากนัน้ ถา้ ตอ้ งการเอาเลขหน้าออก ให้คลิกท่ีคาํ ส่ัง Remove page
number ในกรณี ตอ้ งการใสเ่ ลขหนา้ ในเอกสารทพี่ ิมพ์แบบ 2 หน้า ให้

ใชว้ ธิ ีการใส่เลขหน้าตามปกติ แตต่ ้องทาํ ทง้ั 2 หน้า

9.3 การสรา้ งสารบญั

โปรแกรม Microsoft Office มรี ูปแบบการสร้างสารบญั มาให้
สามารถเลือกใช้ไดส้ ะดวก ทาํ ไดโ้ ดยจัดรูปแบบหวั ข้อเอกสารใน

รูปแบบหวั ขอ้ หรอื Heading

9.4 การสร้างปกรายงาน

นอกจากความสามารถในการจดั การเอกสารด้านต่างๆ แลว้ โปรแกรม
Microsoft Word ยงั สามารถสร้างปกรายงานไดอ้ ย่างรวดเร็วด้วยการ

คลิกแท็บ Insert คลกิ คาํ สงั่ Cover Page และ คลิกเลอื กรูปแบบปก
ตามต้องการ จะปรากฏปกรายงานในหน้าแรกของเอกสารใหค้ ลิกท่ี

ข้อความบนปกเพอ่ื แกไ้ ขให้เป็นงานของเรา

10. การจัดเอกสารแบบพเิ ศษ

นอกจากการจดั เอกสารแบบทว่ั ไป ตามรูปแบบรายงานตา่ งๆ แลว้ เรายัง
สามารถจดั เอกสาร ในลักษณะทม่ี ีความพิเศษเหมอื นกับนติ ยสารตา่ งๆ เชน่
การทาํ ใหต้ วั อักษรตัวแรกใหญ่ การจดั เอกสาร เป็นคอลมั น์ดังนี้ 10.1 การใส่
Drop Cap การใส่ Drop Cap เป็นการทาํ ให้เอกสารให้มีรูปแบบแปลกตา
ดว้ ยตวั อักษรตัวแรกท่ีใหญ่ และสวยงาม ทาํ ให้เนือ้ หาในเอกสารดูน่าสนใจ
สามารถทําไดโ้ ดยคลิกข้อความในยอ่ หน้าทตี่ ้องการใส่ Drop Cap คลกิ แทบ็
Insert คลกิ คําส่ัง Drop Cap คลกิ เลอื กรูปแบบ Drop Cap ทตี่ ้องการ

หรอื คลกิ คําสั่ง Drop Cap Options... ซ่งึ จะปรากฏไดอะลอ็ กบ็อกซ์
กาํ หนดคา่ ต่างๆ ของ Drop Cap ข้นึ มา

การกาํ หนดค่าของ Drop Cap สามารถกาํ หนดค่าตา่ งๆ ได้ดงั นี้
กําหนดให้อกั ษรตวั แรกใหญ่ตามบรรทัดทก่ี ําหนด กาํ หนดให้อกั ษรตัวแรก
ตดิ เสน้ กั้นหน้า ตัวอกั ษรอื่นๆ อยู่ในแนวหลังตวั อักษร Drop Cap ทง้ั หมด
รายละเอยี ดอกั ษร Drop Cap รูปแบบตัวอักษรท่ีจะใชก้ ับ Drop Cap - Lines

to drop ขนาดอักษรทที่ ่า Drop Cap ตามจํานวนบรรทดั ทก่ี ําหนด-
Distance from text ระยะหา่ งของอกั ษร Drop Cap กับข้อความ

Position
- Dropped
-In margin ตาํ แหนง่ ของ Drop Cap

Options
- Font

10.2 การกําหนดคอลัมนข์ อ้ ความ

การกาํ หนดคอลัมนข์ ้อความเป็นการจดั รูปแบบเอกสารคล้าย
หนังสอื พมิ พ์ มีการแบง่ ขอ้ มลู ในเอกสารออกเป็นหลายๆ คอลมั น์ ทาํ
ไดโ้ ดยเลอื กช่วงขอ้ มลู ท่ตี อ้ งการจดั รูปแบบ หรอื ถา้ ยงั ไมม่ ีขอ้ มูล ให้
คลกิ ตําแหนง่ ทต่ี ้องการจดั รูปแบบ จากนัน้ คลิกแทบ็ Layout คลิก

Columnn แลว้ เลือกรูปแบบคอลัมน์ ท่ตี ้องการ หรอื ถ้าตอ้ งการ
กําหนดรายละเอยี ดเพมิ่ เติม ใหค้ ลิกเลือกคําสัง่ More Columns... จะ

ปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Columns ข้นึ มา

Presets เลือกแบบของคอลมั น์ ล
Number of columns กาํ หนดจํานวนคอลมั น์
Width and spacing กําหนดความกว้างของคอลมั น์และระยะหา่ ง

ระหว่างคอลมั น์
Equal column width กาํ หนดใหค้ วามกว้างทุกคอลัมนเ์ ท่ากัน

Apply to การนาํ ไปใช้
-Whole document นําไปใช้หมดท้งั เอกสาร
- This point forward นําไปใชน้ ับจากจุดที่ 4 cursor อยู่เป็นตน้ ไป
- Selected textนาํ ไปใชเ้ ฉพาะชว่ งขอ้ มูลท่เี ลอื กใชก้ ับงานเอกสารทม่ี ี

ขอ้ มลู อยู่
Line between กาํ หนดเส้นแบง่ ระหว่างคอลมั น์

11. การพิมพ์งาน

ขั้นตอนสดุ ทา้ ยของการสร้างงานเอกสารเป็นการนาํ ไปใช้
ซ่งึ สว่ นใหญเ่ ป็นการส่งั พิมพ์ออกเป็น กระดาษเอกสาร ใน
โปรแกรม Microsoft Word มีขัน้ ตอนการพิมพ์เอกสารโดย
คลกิ ทแี่ ทบ็ File แลว้ เลอื กคาํ ส่งั Print จะปรากฏสว่ นคําสงั่

คมุ การพมิ พ์และหน้าเอกสารทจ่ี ะพมิ พข์ น้ึ ด้านขวามือ

ซึ่งมรี ายละเอียดคาํ สั่งต่างๆ ดงั น้ี เป็นส่วนทใี่ ช้ในการส่ังพมิ พ์
งานประกอบด้วยปุ่มส่ังพมิ พ์ (Print) และจาํ นวนสาํ เนาที่

ตอ้ งการพมิ พ์ (Copies) เป็นส่วนทใี่ ชเ้ ลือกเคร่อื งพิมพท์ ต่ี ่ออยู่
กับเคร่อื งในกรณีมหี ลายเคร่อื งพมิ พ์ นอกจากนัน้ ยังสามารถ

กําหนดคุณสมบตั อิ ืน่ ๆ ของเคร่อื งพิมพไ์ ดด้ ้วยการคลิกที่
คาํ สั่ง Printer Properties ใตช้ ่ือเคร่อื งพมิ พ์นน้ั ๆ เช่น

เคร่อื งพมิ พ์ Brother จะปรากฏหน้าต่างกําหนดคุณสมบตั ิ
เคร่อื งพมิ พ์ ซึ่งขนึ้ อยกู่ ับเคร่อื งพิมพ์นั้นๆ ด้วย

ซ่งึ มีสว่ นทีใ่ ชใ้ นการกาํ หนดคณุ สมบัติของเคร่อื งพิมพ์ เชน่ ขนาดกระดาษ
การพมิ พส์ ีหรอื ขาวด คณุ ภาพการพมิ พ์ และลกู เล่นในการพมิ พ์งานของ

เคร่อื งพมิ พร์ ุ่นน้ันๆ

Setting เป็นการกาํ หนดค่าการพิมพ์ตา่ งๆ เชน่
Print All Pages เป็นการสัง่ พิมพ์ทั้งหมด

Print Selection เป็นการสั่งพมิ พใ์ นสว่ นท่เี ลือก
Print Current page เป็นการสง่ั พมิ พห์ น้าเอกสารทกี่ ําลังทาํ งานอยู่
Page เป็นการกําหนดเลขหนา้ ทต่ี อ้ งการพมิ พ์ เช่น 1-5 หมายถึงพิมพห์ น้า 1
ถงึ หนา้ 5 หรอื 1, 3, 10-12 หมายถงึ พมิ พห์ นา้ 1 หน้า 3 และหนา้ 10 ถงึ

หนา้ 12
Print One Sided เป็นการกําหนดใหพ้ ิมพห์ น้าเดยี วของกระดาษ
Manually Print on Both Sides เป็นการกาํ หนดให้พมิ พ์ 2 หนา้
Collatedเป็นการกําหนดชดุ การพิมพ์ เชน่ เรยี งแบบ 1,2,3/1,21 1,2,3 หรอื

เรยี งแบบ 1,1,1/2,2,2/3,3,3
Portrait Orientation เป็นการกําหนดให้พมิ พ์ในแนวตงั้ Landscape
Orientation เป็นการกาํ หนดใหพ้ มิ พใ์ นแนวนอน Paper size เป็นการ

กําหนดขนาดกระดาษ เชน่ A4, Letter,Legal, A3, Photo
Margins เป็นการกาํ หนดระยะขอบกระดาษท่ีมรี ูปแบบใหเ้ ลือก หรอื กําหนด

เอง

11.1 การกาํ หนดหนา้ กระดาษ
การกําหนดหน้ากระดาษเป็นข้ันแรกท่ตี ้องกําหนดคา่ เพ่ือใหผ้ ลการ

พมิ พ์ออกมาตรงขนาด ทต่ี ้องการ โดยการคลกิ แทบ็ File แล้วเลอื ก

คําสง่ั Print จะปรากฏส่วนคําส่งั คุมการพมิ พแ์ ละหน้าเอกสารที่จะพมิ พ์

ขน้ึ ดา้ นขวามอื ใหค้ ลกิ จะปรากฏรายการกระดาษขนาดต่างๆ

มาให้เลอื ก คลกิ เลอื กขนาดกระดาษทตี่ ้องการ

11.2 การสง่ั พมิ พเ์ อกสาร

การสั่งพมิ พ์เอกสารหลงั จากกาํ หนดคา่ ต่างๆ ดูตวั อยา่ งกอ่ นพิมพแ์ ละ
ตรวจทานเรยี บร้อยแล้ว สามารถส่ังด้วยการคลกิ ทแี่ ท็บ File คลิกเลอื ก

คาํ ส่งั Print แลว้ คลิกป่มุ Print

สรุป

โปรแกรมประมวลผลคาํ หรอื โปรแกรม Word Processing
เป็นโปรแกรมที่มีความสามา ดา้ นการจัดพิมพ์เอกสาร

จดั รูปแบบของเอกสารได้ตามต้องการ โปรแกรม Microsoft
Word 2 เป็นโปรแกรมประมวลผลคําในชุด Microsoft
Office ce 2016 ซ่ึงช่วยสร้างงานเอกสารอยา่ งมี
ประสิทธิภาพ และประหยดั เหมาะกบั งานด้านการพมิ พ์

เอกสารทุกชนิด และยังสามารถตรวจสอบ ทบทวน ปรับปรุง
แกไ้ ขเพอ่ื ความถกู ต้องในการพมิ พเ์ อกสารได้ สามารถ

กําหนดขนาดกระดาษเพือ่ เลือกใหเ้ หมาะสม กบั งานตรงกับ
ความต้องการปรับตงั้ ระยะ กนั้ หนา้ ยอ่ หนา้ และกนั้ หลังได้
อย่างรวดเร็ว มีการปรับแตง่ ตัวอักษรเพ่อื กาํ หนดหวั ข้อ เนน้

ขอ้ ความ ทาํ ใหน้ า่ สนใจ สวยงาม สามารถแทรกรูปภาพ
Smart Art รวมถึงสร้างตารางได้ มีการแก้ไขคําผิดที่เกิดจาก

การพิมพ์ และสัง่ พมิ พเ์ อกสารได้งา่ ยและรวดเร็ว