BAHAGIAN PEMBANGUNAN AKADEMIK JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA EDISI OKTOBER 2013 GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
KANDUNGAN MUKA SURAT Kata Aluan 1 1.0 Pendahuluan 2 2.0 Tujuan 3 3.0 Pemilihan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan 4 4.0 Prosedur Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik 7 5.0 Penyediaan Spesifikasi Peralatan 20 6.0 Ciri-Ciri Yang Perlu Diambil Perhatian Semasa Penulisan Spesifikasi 21 7.0 Penulisan Spesifikasi 22 8.0 Butir-butir Spesifikasi 23 9.0 Langkah Kerja Dalam Penyediaan Spesifikasi Peralatan 24 10.0 Panduan Penulisan Spesifikasi 27 11.0 Dokumen Lampiran C,D,E dan F 31 12.0 Dokumen Integriti Pact 37 13.0 Penutup 41 Senarai Penulis Garis Panduan Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 1 KATA ALUAN Dokumen ini disediakan oleh Bahagian Pembangunan Akademik, Jabatan Pengajian Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia yang bertujuan untuk memberi panduan kepada pegawai-pegawai di Kementerian Pendidikan Malaysia khususnya di politeknik yang dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik untuk menyediakan spesifikasi peralatan politeknik bagi tujuan perolehan peralatan politeknik. Dokumen ini dibangunkan selaras dengan Garis Panduan Penilaian Tender oleh Kementerian Kewangan Malaysia dan selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 5/2007.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 2 BAB 1: PENDAHULUAN Garis Panduan Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik ini bertujuan untuk memberi panduan dan rujukan kepada semua ahli jawatankuasa penyediaan spesifikasi peralatan dalam melaksanakan dan menghasilkan dokumen spesifikasi peralatan. Dengan adanya garis panduan ini, diharapkan proses penyediaan dokumen spesifikasi peralatan politeknik dapat dilaksanakan dengan lebih teratur bagi menjamin ketelusan serta memberi nilai faedah terbaik kepada kerajaan Malaysia disamping dapat mengelakkan ketidakpatuhan kepada mana-mana peraturan perolehan yang berkaitan. Garis Panduan ini juga diharap dapat memberi pengetahuan dan maklumat berguna dalam merealisasikan tatacara penyediaan spesifikasi yang lebih cekap, teratur dan seterusnya dapat meningkatkan kemahiran diri, prestasi dan profesionalisme perkhidmatan awam khususnya dalam pengurusan kewangan serta pencapaian indeks akauntabiliti yang lebih baik dan seterusnya dapat membantu dalam mempercepatkan proses pembangunan negara. Garis Panduan ini hendaklah dibaca bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 5/2007 yang sedang berkuatkuasa. Walau bagaimanapun, Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik ini boleh menambah baik proses penyediaan spesifikasi ini dengan menggunakan kaedah yang sedang berkuatkuasa.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 3 BAB 2: TUJUAN Tujuan garis panduan ini dibangunkan adalah: i. Sebagai panduan umum dan bahan rujukan dalam proses penyediaan spesifikasi bagi peralatan politeknik. ii. Memberi pengetahuan dan maklumat tambahan serta memperjelaskan tanggungjawab jawatankuasa-jawatankuasa yang terbabit dalam proses berkaitan iii. Memastikan urusan penyediaan spesifikasi dilaksanakan dengan lebih telus dan utuh berdasarkan tadbir urus yang baik iv. Memudahkan dan menyeragamkan proses penyedian spesifikasi agar dapat dilaksanakan dengan lebih teratur bagi menjamin ketelusan serta nilai faedah terbaik khususnya kepada Politeknik dan kerajaan Malaysia
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 4 BAB 3: PEMILIHAN JAWATANKUASA PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN 3.1 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi hendaklah dilantik oleh Ketua Agensi dan ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3) pegawai mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan, yang boleh juga terdiri daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan. Di Jabatan Pengajian Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia, perlantikan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan adalah berdasarkan kepada perkara-perkara berikut: i) Mengenalpasti pegawai/pensyarah yang akan menganggotai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan. ii) Bilangan jawatankuasa adalah bergantung kepada senarai dan pelbagai kategori peralatan dan adalah baik jika dapat dianggotai oleh pegawai/pensyarah yang sekurang-kurangnya : mempunyai pengalaman dalam penulisan spesifikasi peralatan pernah terlibat dalam penggubalan kurikulum program berkaitan terlibat dalam proses pengajaran & pembelajaran (P&P) program berkaitan mempunyai pendedahan kepada industri yang berkaitan 3.2 Tugas Ahli Jawatankuasa Di antara tugas-tugas Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan ini adalah: i. Menyemak semula senarai alat yang diperlukan dan memastikan cadangan yang dibuat sesuai dengan kehendak kurikulum politeknik ii. Memastikan jenis dan kuantiti alat yang dicadangkan adalah mengikut norma yang lazim digunakan. iii. Memastikan penggunaan alat yang dicadangkan adalah munasabah dan maksimum. iv. Membuat anggaran kos peralatan bagi program berkaitan. Jangka masa perolehan pada lazimnya mengambil masa lebih kurang dua tahun (jika ditender)
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 5 v. Mengesahkan format dokumen sebutharga dan tender yang akan digunakan daripada Bahagian yang bertanggungjawab. vi. Memastikan maklumat / hasil kerja adalah sulit dan selamat. vii. Menyiapkan dokumen tender yang mengandungi lampiran-lampiran berikut: Jadual Harga (Lampiran C) Lihat Lampiran XIII Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Lihat Lampiran XIV Jadual Agihan (Lampiran E) jika diperlukan – Lihat Lampiran XV Jadual Anggaran Harga (Lampiran F) untuk kegunaan Bahagian – Lihat Lampiran XVI 3.3 Jenis-jenis Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Bagi penyediaan spesifikasi peralatan politeknik, 2 jawatankuasa penyediaan spesifikasi peralatan yang akan terlibat iaitu: i. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Akademik - Adalah satu jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan spesifikasi peralatan akademik bagi program yang ditawarkan di sesebuah politeknik. Lazimnya, jawatankuasa ini akan dipilih berdasarkan kepada kemahiran dan pengetahuan yang menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi spesifikasi umum, harga dan penggunaan berdasarkan kepada norma yang akan dikeluarkan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum, Jabatan Pengajian Politeknik, KPM - Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum, Jabatan Pengajian Politeknik dan seterusnya akan dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi oleh Ketua Setiausaha, KPM
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 6 ii. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik Termasuk Peralatan ICT - Adalah jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan spesifikasi peralatan sokongan akademik bagi sesebuah politeknik. Lazimnya, jawatankuasa ini akan dipilih berdasarkan kepada kemahiran dan pengetahuan yang menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi spesifikasi umum, harga dan penggunaan berdasarkan kepada norma yang akan dikeluarkan oleh Bahagian Pembangunan Akademik, JPP. Antara kategori yang terlibat di dalam penyediaan dokumen ini adalah Kategori Audio Visual Aids, Peralatan Pejabat, Perabot Terlerai, Peralatan Sukan, Peralatan dan perkakasan ICT (Sokongan Akademik) dan Sistem Rangkaian Kampus - Selain itu, penentuan bagi penyediaan bilangan peralatan adalah berdasarkan kepada unjuran perjawatan pegawai dan staf sokongan bagi sesebuah politeknik yang terkandung dalam dokumen Brif Projek dan Schecdule of Accomodation (SOA) - Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Bahagian Pembangunan Akademik, JPP dan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik oleh Ketua Setiausaha, KPM
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 7 BAB 4 : PROSEDUR PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK Prosedur penyediaan spesifikasi atau dikenali sebagai Standard Operational Procedure (SOP) adalah tatacara untuk menjamin keseragaman proses sesuatu pola kerja. Selain itu, SOP juga adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan. Jabatan Pengajian Politeknik telah mengeluarkan SOP iaitu merangkumi Bab 5 bagi proses penyedian keperluan peralatan akademik dan sokongan akademik. Di dalam proses kerja tersebut melibatkan panduan berkaitan keperluan peralatan akademik dan sokongan akademik bagi politeknik bermula dari membangunkan norma peralatan, penyediaan spesifikasi sehingga proses perolehan. Lihat Lampiran I – XII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 8 LAMPIRAN I
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 9 LAMPIRAN II
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 10 LAMPIRAN III
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 11 LAMPIRAN IV
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 12 LAMPIRAN V
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 13 LAMPIRAN VI
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 14 LAMPIRAN VII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 15 LAMPIRAN VIII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 16 LAMPIRAN IX
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 17 LAMPIRAN X
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 18 LAMPIRAN XI
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 19 LAMPIRAN XII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 20 BAB 5 : PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan, terdapat beberapa perkara yang perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturanperaturan kewangan yang sedang berkuatkuasa. Antaranya adalah: a) Masa yang mencukupi. b) Butiran spesifikasi yang jelas. c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu, bagaimanapun jika tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan ‘atau persamaan’ boleh digunakan d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf. e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat, spesifikasi teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU, Jabatan Perdana Menteri f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 21 BAB 6: CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN SPESIFIKASI Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini, beberapa ciri yang perlu diambil perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat: a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami, padat dan ringkas. Pada lazimnya, tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis dalam bahasa Inggeris. b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran / saiz sahaja. Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan memberi sedikit kelonggaran. c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di pasaran dan tidak usang serta tidak outdated. d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurangkurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan. e) Penggunaan lukisan/rajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak politeknik/jabatan/kementerian boleh digunakan. f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut. Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik) Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan Keperluan M&E lain seperti punca air, udara yang diperlukan oleh alat berkenaan Utiliti alat dan implikasi kos g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan daripada senarai peralatan. Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 22 BAB 7: PENULISAN SPESIFIKASI 7.1 Tujuan Penulisan Spesifikasi Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri semasa. Oleh yang demikian, maksudnya haruslah jelas dan tepat. Walau bagaimanapun, kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut. Selain daripada itu, penyediaan spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender. 7.2 Pendekatan Penulisan Spesifikasi Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Set spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian berikut : Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose) Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features) Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian (Installation and Commissioning) Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian yang berasingan atau kadangkala akan bertindih. Untuk peralatan yang kecil atau biasa, beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 23 BAB 8 : BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan, perkara-perkara yang berikut perlu dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan. Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut: 8.1 Ciri-ciri wajib Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D). Di dalam lampiran ini, penyedia spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan kepada keperluan peralatan tersebut. Seperti contoh penyedia spesifikasi akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti contoh: “All items are certified with Malaysian Standard or International Standard recognized by the Malaysian government” atau “Peralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjan(JKKP)” 8.2 Ciri-ciri Sampingan Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan perlu ada di dalam sesuatu peralatan. Antara ciri-ciri sampingan adalah berdasarkan kepada: Jenis, warna, saiz, berat Bentuk/ukuran, kualiti, perolehan secara pukal Pembungkusan, Cara penghantaran Nisbah kandungan, tempoh masa, bilangan yang diperlukan Jumlah tenaga manusia, tahap kepakaran/ kelulusan, keupayaan minimum Butir-butir lain yang berkaitan.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 24 9.0 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu, terdapat beberapa perkara yang perlu diambilkira, diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah: 9.1 Kategori dan Kod Peralatan Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori diberikan kod. Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu program dengan program yang lain. Contoh; Kategori Kod Kejuruteraan Mekanikal (Loji) LOJI (ML) Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT) Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC) 9.2 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi, satu senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli. Bagi Jabatan Pengajian Politeknik, KPM, penyediaan senarai peralatan akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum, JPP manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh Bahagian Pembangunan Akademik, JPP. Kepastian ini boleh dilakukan berpandukan kepada: keperluan kurikulum semasa norma peralatan terkini brif projek pembangunan butiran Arkitek, Mekanikal & Elektrikal yang disediakan
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 25 9.3 Kod Item Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program berkenaan. Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan item terakhir. Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut: Program Kod Item Kej. Mekanikal (Pertanian) [ contoh: MA 1, MA 2, MA 3 ] Kej. Mekanikal (Plastik) [ contoh: MK1, MK 2, MK 3 ] # boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga 9.4 No Pakej Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ. No Pakej bagi setiap program adalah seperti berikut: Kursus No Pakej Kej. Mekanika l(Bahan) [ contoh: 1MB, 2MB, 3MB] Kej. Mekanikal (Tekstil) [ contoh: 1MT, 2MT, 3MT ] Kej. Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh: 1MP, 2MP, 3MP .] # boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga 9.5 Penentuan kelompok/bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan kepada beberapa pakej yang sesuai. Bilangan pakej dan bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria yang boleh diambilkira. Antaranya adalah: Jenis peralatan yang sama - seperti komputer, mesin, perabot, peralatan pejabat dsb. Bidang fungsi yang sama - seperti kelompok measuring tools, marking-out tools, hand tools, dan lain-lain
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 26 Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender peralatan tersebut Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama. Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 27 10.0 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI Semasa menulis spesifikasi peralatan, perkara yang berikut harus dipertimbangkan sebagai panduan : 10.1 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose) Untuk peralatan yang mahal/besar, spesifikasi peralatan ini biasanya diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose). Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut : tujuan peralatan yang berkenaan di mana peralatan ini akan diguna/konteks penggunaan peralatan peringkat penggunaannya; aplikasinya dan penggunaannya dalam jenis/peringkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan; Contoh : Bench Drilling Machine This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up to a capacity of 13 mm diameter. It is to be driven by a single phase AC motor and its spindle is to be driven by pulley system. Rockwell Hardness Testing Machine This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness Testing. It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a range of test force from 60 kgf to 150 kg.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 28 10.2 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features) Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features) pada perinciannya. Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk memberi maklumat seperti: a) saiz mesin tersebut. Contoh: Radial Drilling Machine Techical Specifications: - Max. drilling diameter - 25 mm. - Distance between spindle axis and column - 800 mm. - Spindle taper - MT 3 b) Kemampuan peralatan tersebut. Contoh: the machine should be able to cut metal up to 6mm thickness. c) perincian keperluan elektriknya Contoh : Lathe Machine Bench Drill Electrical Specifications: Electrical Specifications: - Motor 2 - 3.5 kW - Motor 0.5 kW - 415V/ 3phase/ 50Hz A.C supply - 240V/ 1 phase / 50 Hz
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 29 10.3 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan sahaja. Dalam keadaan kedua, di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat pada satu jenama sahaja, ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender. Contoh yang terdapat pada kebanyakan alat safety switches for guards ( most machines ) pilot lights (most machines) backlash eliminator (lathes, milling m/c dsb..) overload and no-volt protection (lathe machines dsb..) power factor correction (plasma cutting machine dsb..) safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue overload) 10.4 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning) Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian peralatan besar yang memerlukannya. Ini dilakukan atas sebab berikut: pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak pembekal /pengeluar pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 30 Contoh : (i) Positioning, levelling and bolting down of machine. (ii) Final electrical connection from machine to electrical point provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance with local electrical regulations (iii) Testing and commissioning of machine including alignment checks and demonstration to show the functioning and full operation of the machine. 10.5 Komponen Latihan (Training Component) Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar/ sophisticated/mahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan ringkas menggunakan mesin/peralatan tersebut. Bagi alat-alat yang kecil/mudah digunakan, komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut. Komponen latihan dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan kepada skop kerja/perkhidmatan yang sama. jangka masa latihan (contoh: 3 working days.... ) tempat latihan ( contoh: training to be provided on site...) bilangan pensyarah (contoh: four (4) lecturers....) skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelas/munasabah)
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 31 11.0 DOKUMEN LAMPIRAN C,D,E DAN F Dokumen Lampiran C, D, E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa proses penyediaan dokumen tender. Dokumen ini juga adalah dokumen yang perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan. Lampiran XIII – XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen yang diperlukan di dalam dokumen tender. a) Lampiran C – Jadual Harga Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi), KPM. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej, Kod Item, Item dan Kuantiti sahaja. b) Lampiran D – Jadual Spesifikasi Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum politeknik. Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab sebelum ini. Di dalam lampiran ini, ruang negara asal, jenama dan no model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender. c) Lampiran E – Jadual Agihan Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan dibekalkan oleh pembekal. Bagi proses penyediaan jadual ini, Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik, KPM. Selain itu, Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut. Jadual Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual Harga.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 32 d) Lampiran F – Jadual Anggaran Harga Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan, proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan. Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKN JADUAL HA TENDER BAGI MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEM PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK KATEGORI: SISTEM RANGKAIAN KAMPUS NO. PAKEJ KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL / JEN DAN MODEL NO 1 2 3 4 1JEL PERKAKASAN 1JELKEL1 SERVER SYSTEM 1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM - Centralized (For server system at data center) - Stand alone 1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System •Server •Camera •Complete Monitoring and Recording hardware and software PERHATIAN 1. KEUTAMAAN : a. Column (4) -barang-barang buatan tempatan 2. Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga [(6) x (7)] melebihi RM50,000.00. 3. Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga [(6) x (8) ] tidak melebihi RM50,000.00 dan barang tempatan. Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran. 4. Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9).
NIK 33 LAMPIRAN C ARGA ASANG, MENGUJI (DIMANA BERKENAAN) MUADZAM SHAH, KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI NAMA O. KUANTITI HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM) F.O.B. C.I.F F.O.B C.I.F 5 6 7 8 9 5 1 1 2 7 1 70 1 JUMLAH HARGA Tandatangan Petender Nama dan Cop Syarikat: Tarikh: LAMPIRAN XIII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKN
NIK 34 LAMPIRAN XIV
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKN
NIK 35 LAMPIRAN XV
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKN JADUAL ANGGAR TENDER BAGI MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEM PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK KATEGORI: SISTEM RANGKAIAN KAMPUS NO. PAKEJ KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL / JEN DAN MODEL NO 1 2 3 4 1JEL PERKAKASAN 1JELKEL1 SERVER SYSTEM 1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM - Centralized (For server system at data center) - Stand alone 1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System •Server •Camera •Complete Monitoring and Recording hardware and software PERHATIAN 1. KEUTAMAAN : a. Column (4) -barang-barang buatan tempatan 2. Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga [(6) x (7)] melebihi RM50,000.00. 3. Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga [(6) x (8) ] tidak melebihi RM50,000.00 dan barang tempatan. Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran. 4. Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9).
NIK 36 LAMPIRAN F RAN HARGA MASANG, MENGUJI (DIMANA BERKENAAN) MUADZAM SHAH, KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI NAMA O. KUANTITI HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM) F.O.B. C.I.F F.O.B C.I.F 5 6 7 8 9 5 40,000.00 200,000.00 1 60,000.00 60,000.00 1 45,000.00 45,000.00 2 20,000.00 40,000.00 7 10,000.00 70,000.00 500,000.00 500,000.00 1 70 1 JUMLAH HARGA 915,000.00 Tandatangan Petender Nama dan Cop Syarikat: Tarikh: LAMPIRAN XVI
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 37 12.0 Dokumen Integriti Pact Semasa menyediakan spesifikasi peralatan, Integrity Pact perlu dilaksanakan untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan mengurangkan dan membasmi gejala rasuah. Umumnya, Integrity Pact merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakantindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak tersebut. Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di bawah National Key Result Area – Corruption. Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan. Dokumen Integriti Pact bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi peralatan dijalankan. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan. a) Lampiran B Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen spesifikasi yang akan dibangunkan. Di dalam dokumen ini, jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009 (Akta 694). Lihat Lampiran XVII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 38 b) Lampiran C Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009 (Akta 694). Lihat Lampiran XVIII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 39 LAMPIRAN XVII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 40 LAMPIRAN XVIII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK 41 BAB 13: PENUTUP Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai yang dilantik oleh Ketua Setiausaha , Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam menghasilkan dokumen spesifikasi. Dokumen ini juga menyentuh secara menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik. Dengan adanya dokumen garis panduan ini, diharapkan agar semua pegawai yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia.
Penaung Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah Jabatan Pengajian Politeknik Penasihat Haji Azizi bin Lin Pengarah Bahagian Pembangunan Akademik, JPP Penulis Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah Bahagian Pembangunan Akademik, JPP Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah Bahagian Pembangunan Akademik, JPP
Jabatan Pengajian Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH, Aras 3-5, Jalan P4W Persiaran Perdana, Presint 4 62100 PUTRAJAYA Tel : 03-8891 9000 Faks : 03-8891 9316 Laman Web : http://.politeknik.gov.my Facebook : politeknik.edu Cetakan Pertama: Oktober 2013