หนังสือราชการ6ชนิด(งานธนกร)

หนังสอื ราชการ6ชนิด

1. หนังสอื ภายนอก คอื หนงั สอื ติดต่อราชการทเี่ ป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑสงู
3เซนติเมตร หมึกสีดา หรอื ครุฑพิมพจ์ ากคอมพิวเตอร์อยู่ก่งึ กลางหนา้ กระดาษ ติดต่อ
ระหวา่ งส่วนราชการ หรอื สว่ นราชการมถี งึ หนว่ ยงานอน่ื ใดซง่ึ ไมใ่ ชส่ ว่ นราชการ หรอื ที่มี
ถึงบุคคลภายนอก เชน่ กระทรวงพาณิชยม์ ีหนงั สอื ถึงกระทรวงอตุ สาหกรรม กรมการค้า
ต่างประเทศมหี นังสอื ถงึ บรษิ ทั กก จากัด หรือถงึ นาย กร เกง่ ทกุ ทาง เปน็ ต้น

หนังสือภายนอกประกอบด้วยส่วนสาคญั 4 สว่ น ดงั น้ี

1.1 ส่วนหวั หนังสอื ประกอบด้วย

1.2 สว่ นของข้อความท่ีเป็นเหตุ

1.3 ส่วนของขอ้ ความที่เป็นจุดประสงค์

1.4 สว่ นท้ายหนังสอื





2. หนังสอื ภายใน คอื หนังสือติดต่อราชการทเ่ี ป็นแบบพธิ นี ้อยกวา่ หนังสือภายนอกเปน็
หนังสอื ทต่ี ดิ ต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวดั เดียวกัน ใช้เปน็ กระดาษบนั ทึก
ขอ้ ความตามแบบท่ีกาหนดไว้ ซ่ึงแตกต่างจากหนังสือภายนอก บันทึกข้อความจะ
กล่าวถึง อา้ งถึงและส่ิงทสี่ ่งมาดว้ ยไว้ในสว่ นข้อความ (ถา้ มี)จะไมย่ กขนึ้ เปน็ หวั ขอ้ และที่
สาคัญคอื หนังสือภายในจะไม่มีคาลงทา้ ย เป็นต้น หนงั สอื ภายในประกอบไปดว้ ย
โครงสร้าง 3 ส่วน คอื

2.1 สว่ นหวั หนงั สอื

2.2 ข้อความ

2.3 ลงชื่อและตาแหน่ง





3. หนงั สือประทับตรา คือ หนงั สอื ตดิ ต่อราชการทีใ่ ช้ตราประทับแทนการลงช่อื ของ
หวั หน้าส่วนราชการระดับกรมขน้ึ ไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดบั กองหรือผูท้ ่ไี ด้รับ
มอบหมายจากหวั หน้าสว่ นราชการระดบั กรมขึ้นไป เปน็ ผูร้ ับผดิ ชอบลงชอ่ื ย่อกากบั ตรา
โดยใชไ้ ด้ทัง้ ระหว่างสว่ นราชการกับส่วนราชการ หรือกับหน่วยงานท่ีไมใ่ ชส่ ่วนราชการ
และกบั บคุ คลภายนอก เฉพาะกรณีทไี่ ม่ใช่เรือ่ งสาคัญ เช่น

- การขอรายละเอยี ดเพมิ่ เตมิ

- การส่งสาเนาหนังสอื สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร

- การตอบรับทราบทไ่ี ม่เก่ยี วกบั ราชการสาคญั หรือการเงิน

- การแจง้ ผลงานท่ไี ด้ดาเนินการไปแลว้ ให้ส่วนราชการทีเ่ กย่ี วขอ้ งทราบ

- การเตอื นเร่ืองท่ีคา้ ง

- เรอ่ื งที่หัวหน้าสว่ นราชการระดบั กรมขน้ึ ไปกาหนดโดยทาเปน็ คาส่ังใหใ้ ช้หนังสอื
ประทับตราโครงสรา้ งของหนังสอื ประทับตรา ประกอบด้วยสว่ นสาคญั 4 ส่วน หรือ 3
สว่ น แล้วแตก่ รณีดงั นี้

1) ส่วนหวั หนังสือ1.1 ลาดับชน้ั ความลบั (ถ้าม)ี ลาดับชนั้ ความลับมี 3 ลาดบั ได้แก่ ลับ
ลบั มาก และ ลบั ทส่ี ดุ

1.2 ลาดบั ชัน้ ความเร่งด่วน (ถ้ามี) ลาดับช้ันความเรง่ ดว่ นมี 3 ลาดบั ไดแ้ ก่ ดว่ น ดว่ น
มาก และ ดว่ นทส่ี ดุ

1.3 ท่ี ให้ใสร่ หสั ดว้ ยพยัญชนะ (ตวั ยอ่ ส่วนราชการ) เลขประจาของเจ้าของเรอ่ื ง และเลข
ทะเบียนหนังสอื สง่ เรยี งตามลาดับจนสนิ้ ปปี ฏิทินแล้วเริม่ นับใหม่ในปีต่อไป เช่น ที่ พณ
0201/1156

1.4 ค าขึน้ ต้นใช้คาว่า “ถึง” ใหร้ ะบุชือ่ ส่วนราชการหรอื บุคคลทจี่ ะมีหนงั สอื ไปถงึ เช่น
ถึง ส านักงานปลดั กระทรวงอตุ สาหกรรม

2) สว่ นของข้อความท่เี ป็นเหตหุ รือจุดประสงค์ทม่ี ีหนังสือไป

3) สว่ นท้ายหนงั สอื





4. หนงั สอื ส่งั การ เป็นหนงั สอื ทีจ่ ดั ทาข้ึนเพ่อื ใหป้ ฏิบัตติ าม มี 3 ชนดิ คือ

4.1 คาสงั่ คือ ข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้
กระดาษตราครุฑและทาตามแบบทกี่ าหนดไว้ตามระเบยี บขอ้ 16

4.2 ระเบยี บ คือ ข้อความที่ผู้มีอานาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยอาศัยอานาจของกฎหมาย
หรือไม่ก็ได้ เพ่อื ถอื เปน็ หลกั ในการปฏิบตั ิงาน ใช้กระดาษตราครฑุ และทาตามแบบที่
กาหนดไวต้ ามระเบยี บขอ้ 17

4.3 ข้อบังคบั คือ ขอ้ ความทผี่ ้มู อี านาจหนา้ ที่กาหนดให้ใช้ โดยอาศัยอานาจของ
กฎหมายที่บัญญัติให้กระทาได้ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จดั ทาตามแบบทกี่ าหนดไว้
ตามระเบียบขอ้ 18





5. หนังสือประชาสมั พนั ธ์เป็นหนังสอื ทีจ่ ดั ทาขึน้ เพื่อช้แี จงหรือแนะนาทางให้ปฏบิ ตั ิ
รวมทง้ั เพอ่ื ทาความเข้าใจในกจิ การของทางราชการหรือเหตกุ ารณ์ หรือกรณตี า่ ง

มี 3 ชนิด ได้แก่

1) ประกาศ คือ ข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบหรือแนะแนวทาง
ปฏบิ ัติให้ใชก้ ระดาษตราครุฑและใหจ้ ัดทาตามแบบที่กาหนดไว้ตามระเบยี บขอ้ 20

2) แถลงการณ์ คือ ข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อความเข้าใจในกิจกรรมของทาง
ราชการหรอื เหตุการณ์หรือกรณอี ่ืน ๆ ให้ทราบชดั เจนโดยท่ัวกนั ใชก้ ระดาษตราครฑุ
และให้จดั ทาตามแบบทีก่ าหนดไว้ตามระเบยี บข้อ 21

3) ขา่ ว คือ ข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ใหท้ ราบโดยจัดทาตามแบบท่ี
กาหนดไวต้ ามระเบยี บขอ้ 22





6. หนงั สือท่เี จ้าหน้าที่ทาขนึ้ หรอื รับไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ ตามระเบยี บขอ้ 23
เปน็ หนังสือท่ีทางราชการทาขนึ้ นอกจากที่กล่าวมาแลว้ ข้างต้น หรือหนงั สือท่ี
บคุ คลภายนอก หรอื หนว่ ยงานทไ่ี มใ่ ชส่ ่วนราชการมีมาถึง ส่วนราชการ และสว่ นราชการ
รบั ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด ไดแ้ ก่

1) หนังสอื รบั รอง คือ หนังสอื ทส่ี ว่ นราชการออกเพือ่ รบั รองแก่บุคคลนติ ิบคุ คล หรอื
หนว่ ยงานเพอ่ื วัตถปุ ระสงค์อยา่ งหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแกบ่ ุคคลโดยทวั่ ไปไม่จาเพาะ
เจาะจง ใชก้ ระดาษตราครุฑและใหจ้ ัดทาตามแบบที่กาหนดไว้ ตามระเบยี บข้อ 24

2) รายงานการประชุม คอื การบนั ทกึ ความเหน็ ของผ้มู าประชุม ผู้เขา้ รว่ มประชมุ และ
มติของทีป่ ระชุมไว้เปน็ หลักฐาน ใหจ้ ดั ทาตามแบบท่กี าหนดไว้ ตามระเบียบขอ้ 25

3) บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอตอ่ ผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่ง
การแก่ผ้ใู ตบ้ ังคบั บัญชา หรอื ข้อความท่ีเจ้าหนา้ ทหี่ รือหนว่ ยงานระดับต่ากวา่ สว่ น
ราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบตั ิราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
ตามระเบยี บขอ้ 26