MYPORTFOLIO PK HEM SMK MERPATI.docx

myPortfolio
PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID SMK MERPATI SANDAKAN
BAHAGIAN ALAMAT
NO. TELEFON NO. FAKS.
LAMAN SESAWANG
: SMK MERPATI SANDAKAN
: WDT 54, WISMA PERSEKUTUAN, 90500 SANDAKAN, SABAH
: 089 – 671 851 : 089 – 671 753
: https://sites.google.com/moe-dl.edu.my/portal-rasmi- hem-smkmr/laman-utama
1


MAKLUMAT PEGAWAI
DG48
DILULUSKAN OLEH
Nama : Gelaran Jawatan : Gred Hakiki Jawatan : Tarikh Penempatan :
Nama : Gelaran Jawatan : Gred Jawatan : Tarikh :
NOOR FADZILLAH BINTI YUNUS Penolong Kanan Hal Ehwal Murid DG41/DG42/DG44/
20 Januari 2003
NOOR HAMIZAM SHAH BIN MD NORDIN PENGETUA
DG52 15/11/2018
2


JADUAL PENGEMASKINIAN
BIL. TARIKH TAJUK
TANDATANGAN PENYELIA
1.
15 NOVEMBER 2018
Penyediaan MyPortfolio
3


KANDUNGAN
PERKARA MUKA SURAT
Carta Organisasi 1 - 2
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 4 - 5
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak
Senarai Borang
Carta Fungsi 3
Deskripsi Tugas 6 - 7
Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
4


1. CARTAORGANISASI
1.1 CARTA ORGANISASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SABAH
PENGARAH TIMBALAN PENGARAH
SEKTOR PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN
• Pengurusan Hal Ehwal
Murid
• Pengurusan Aktiviti
Kokurikulum
• Pengurusan Sukan dan Permainan
SEKTOR JAMINAN KUALITI
• Pengurusan Kepimpinan
dan Pengurusan Sekolah
• Pengurusan Penjaminan
Kualiti
SEKTOR PENGURUSAN SEKOLAH
• Pengurusan pendidikan awal kanak-kanak dan prasekolah
• Pengurusan sekolah rendah
• Pengurusan sekolah
menengah
• Pengurusan perhubungan dan pendaftaran
SEKTOR PENDIDIKAN ISLAM
• Pengurusan Guru Pendidikan Islam
• Pengurusan kurikulum
pendidikan Islam
• Pengurusan aktiviti dakwah
SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN DAN PEMBANGUNAN
• Pengurusan dan Pentadbiran Am
Perjawatan dan Perkhidmatan
• Pengurusan Perkhidmatan
• Pengurusan Perjawatan
Urusan Naik Pangkat
• Tatatertib dan Keutuhan
• Latihan dan Kemajuan Staf
• Penilaian dan Kompetensi
• HRMIS
Pengurusan Kewangan dan Akaun
• Kemudahan dan Saraan
Pengurusan Kewangan
• Pengurusan Akaun
• Pengurusan Aset
Pengurusan Bekalan dan Pembangunan
• Pengurusan Perolehan
SEKTOR PENDIDIKAN SWASTA DAN PENDIDIKAN KHAS
• Pengurusan Pendidikan
Swasta
• Pengurusan Pendidikan
Khas
5
SEKTOR PENILAIAN PEPERIKSAAN
•Pengurusan peperiksaan awam dan luar negara
•Pengurusan pengedaran bahan peperiksaan
•Pengurusan perlaksanaan PBS
SEKTOR PSIKOLOGI DAN KAUNSELING
• Pengurusan khidmat
kaunseling
• Pengurusan latihan
perkhidmatan kaunseling
• Pengurusan pemantauan perkhidmatan kaunselor pentadbir
SEKTOR PENGURUSAN AKADEMIK
Pengurusan Kurikulum
• Pengurusan Bahasa
• Pengurusan Kurikulum
Prasekolah
• Pengurusan Matematik dan Sains
• Pengurusan Kajian Kemasyarakatan
• Pengurusan Teknik Dan Vokasional
• Pengurusan ICT
SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT DAN ICT
• Pengurusan Maklumat
• Pengurusan ICT


1.2 CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SANDAKAN
UNIT PENIL AIAN , PERKHIDMATAN , KEWANGAN & AKAUN (UPPKA)
RAMLAN JAGAH KETUA UNIT DG48
UNIT PENGURUSAN AKADEMIK (UPA)
ALI RAHMAN HJ ARSAD KETUA UNIT DG44
N. RAMES A/L N. NAGAIAH DG44 (VOKTEK)
(VOKTEK)
HJ.SH.MAHADA SH.ATTAR PEGAWAI PELA JA RA N DAERAH (DG54)
RAMLAN JAGAH TIMBALAN PEGAWAI PELAJARAN DAERAH (D G48)
UNIT PEMBANGUNAN KOKURIKULUM DAN SUKAN (UPK)
AHMAD YUSSOF
KETUA UNIT DG44
SURIYANSHAH M YUNUS DGA42 PENYELIA KANAN SUKAN
YULIANA M A K A N N A DG42 PENYELIA KANAN HEM
MOHD. JAMIL M HASSAN DG34 PENYELIA HEM
DG41
DGA32 P E N Y EL IA SUKAN
PENYELIA HEM
ALFIAN AHMAD RIPAE DG42 PENYELIA KOKUM
UNIT PSIKOLOGI, SIASATAN, LATIHAN & KUALITI (UPSLK)
DATU ABD GHFAR KETUA UNIT (DG44)
DATU ABD GHAFAR DG44 PEGAWAI UNIT KUALITI
UNIT PENGURUSAN SEKOLAH
UNIT PENDIDIKAN ISLAM
UNIT PEMBANGUNAN , BEKALAN, PEROLEHAN & ASET
UNIT TMK & GURU SOKONGAN
(UPS) (UPI) (UPBPA) (UTMKGS)
ROSDIN ANTONG KETUA UNIT DG44
UST . SARUDIN ANDANG KETUA UNIT DG41
KETUA UNIT DG41
DG41 KGSK
UNIT
P E N I L A I A N
PENYELIA ICT
UNIT KEWANGAN DAN AKAUN
MOHD. RIEZAL R AM LAN W29
PEN. AKAUNT AN
SITI JUBAIDAH BUJANG PT W22
SITI HADRAH AMIT
PT W22
ALIFF SHARAFI A DAMIT
PT W19
ANABELLA R. AMIL PTN11
UNIT PERKHIDMA TAN
ZAMBRI ABD. R AH MA N N27
PEG. EKSEKUTIF
ALI RAHMAN HJ.ARSAD DG44 (BAHASA)
F ASILINUS L IT E R A S I
BAHASA MELAYU NORINAH AWANG DG44
HENIAH CHUKUP DG42
LATIFA ABD KADIR DG44 Z UZ YA NNA KASMAN
BAHASA INGGERIS NURUL SYAKINA DG44
JUMAAT AWANG DG44
MARILOU DE GUZMAN DG44 VICTOR JAMES DG41
ROSMAN IDRIS DG48 KUP (MATEMATIK/ SAINS)
F ASILINUS NUMERASI
ARBIAN BARAL DG42
IRWANSAH JAFFAR DG44
FU SAI HOE DG44 SOPHIAN SAWAL DG32
NASIR MOKSIN
DG44 (KAJIAN KEMANUSIAAN)
SISC+
SISC+ DG48
JEFFRY NICHOLAS AHMAD LADJU MAZLAN MOHD YUSOF
CHOW WUI CHUNG CHAN SHEN SIANG NURLILA ABD WAHAB QUSAYLA ABD RAZAK
ANANDAN A/L DORAYSAMY SYAMSUL BAHRI
HJH RINA JASMI
SISC+ DG44 NORIBRAHIM RASID ROSTI LAMBITAH
MOHD ALI JAKARIAH DGA38 PENYELIA UPS
DGA34 PENYELIA UPS
CHEN YUK LAN
DG42 PENYELIA UPS
NURDIN SHAH DARIS DG41 (PENDIDIKAN KHAS)
NURDIN SHAH DARIS DG41 (PRA SEKOLAH)
S I P A R T NE R +
HJH KAMARIAH L A P A T U R US I DG52
HJH SALIZA ZAHARI DG52
ABD. MALEK ABD.RAHIM DG52
SARIMAH DURAHMAN DG41 PENYELIA UPI
MOHD ALI SAID
DGA32 PENYELIA PEMBANGUNAN
KARLINA RISMAN
PT W19
NURUL AISYAH ZULKEPLI JA29 JURUTEKNIK AWAM
NURAINI NURI
PT N22
H A M I SR A H KAHAR PT N19
ROSMINA ALPAH
PTN19
HELEN DOUGLAS
PAP N1
N19
AZIZAN SIMAIL
JURUMUDI A19
ABDUL SYAWAL ABDULLAH PEMANDU H11
SHER SULAIMAN ABD.GHANI PT N19
N O O R L A I L A AMIR
PT N19
RAZMAN RAOP
PAP N1
MAZLIM SAAL @ SAHAL
H11
AHMADAAN @ A S M A D A N ASMAT PRAR4
JAINUDDIN AMAT R11
PRA
RAZALI SH ABD AZIZ PEMANDU H11
BASLIE BIN BASA
DG44 PEG.PEPERIKSAA N
DG42 (KUP) PENYELIA
PUSA T KEGIATAN GURU (PKG)
MOHD. YUNUS DG41 PEG.TEK.PENDIDIK AN
S A L L EH DG4 1
NORAYUNI JAAFAR FT17 JURUTEKNIK KOMP.
NORLINA NOH
PT N17
6


1.3 CARTA ORGANISASI SMK MERPATI SANDAKAN
PK PENTADBIRAN
JPN PPD
PENGETUA
M
PK MURID HAL EHWAL MURID
7
PK KOKURIKULUM
M


1.4 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < SMK MERPATI >
PENGETUA
PENOLONG KANAN PENTADBIRAN
PENOLONG KANAN HEM
8
PENOLONG KANAN KOKURIKULUM


2. CARTAFUNGSI
PENOLONG KANAN HAL ELWAL MURID
a) Bertanggungjawabdalampeningkatansahsiah murid serta memastikan pelaksanaan selaras dengan dasar KPM
b) Mewujudkan hubungan dua hala dengan komuniti dan agensi-sgensi luar
c) Mengajar mengikut pekeliling berkuatkuasa
PENGURUSAN
a) PengurusanOrganisasi
b) Pengurusan Pembangunan Sumber
Manusia
c) Pengurusan Perhubungan Luar
9
PENGOPERASIAN
a) PengurusanHalEhwalMurid


3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
b. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
c. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber manusia
meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
d. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan
dengan pihak luar
PENGURUSAN KURIKULUM
a. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
PENGURUSAN HAL EHWAL MURID
a. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program disiplin murid
b. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan dan kaunseling murid
c. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah
d. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks
e. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan dan
kebersihan bangunan dan kawasan
f. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan kedai buku
10


4. DESKRIPSI TUGAS
MAKLUMAT UMUM
GELARAN JAWATAN
Penolong Kanan Hal Ehwal Murid
KETUA PERKHIDMATAN
Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
Pendidikan
1. Pengurusan
2. Pengoperasian
NOOR FADZILLAH YUNUS
RINGKASAN GELARAN JAWATAN
PK HEM
KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN
Rujuk waran B63
GRED JAWATAN
DG48
BIDANG UTAMA
GRED JD
DG48
SUB-BIDANG
STATUS JAWATAN
Tetap
DISEDIAKAN OLEH
HIRARKI 1 (BAHAGIAN)
SMK MERPATI
DISEMAK OLEH
NOOR HAMIZAM SHAH BIN MD NORDIN (PENGETUA)
HIRARKI 2 (CAWANGAN/ SEKTOR/UNIT)
DILULUSKAN OLEH
ALI RAHMAN HJ ARSAD (KETUA UNIT)
SKIM PERKHIDMATAN
Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
TARIKH DOKUMEN
11
15 NOVEMBER 2018
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Menbantu merancang dan menyelaras pengurusan organisasi dan pengurusan hal ehwal murid bagi memastikan berlaku peningkatan kualiti sekolah serta kemenjadian murid yang seimbang dan menyeluruh.


AKAUNTABILITI
TUGAS UTAMA
Membantu merancang, merangka dan menyelaraskan program/ aktiviti pengurusan sekolah yang komprehensif bagi memastikan kualiti sekolah meningkat secara konsisten.
1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
2. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
3. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan
sumber manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi
bagi guru
4. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan
hubungan dengan pihak luar
Membantu merancang dan mentadbir pengurusan hal ehwal murid bagi memastikan keselamatan, kebajikan dan kemenjadian murid secara menyeluruh
1. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program disiplin murid
2. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan dan kaunseling murid
3. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah
4. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks
5. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan
keselamatan dan kebersihan bangunan dan kawasan
5. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan
kedai buku
Melaksanakan PdP bagi memastikan murid menerima pembelajaran berdasarkan dasar kurikulum kebangsaan
1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
12


DIMENSI
• Kategori Sekolah : BANDAR
• Gred Sekolah : B
• Bilangan Sesi Persekolahan : 1
• Bilangan Penolong Kanan : 3
• Bilangan Guru : 62
• Bilangan AKP : 11
• Bilangan Murid : 1025
• Bilangan Kelas : 30
• Kelas PPKI : TIADA
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
• Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; dan
• Sijil Perguruan Lepasan Ijazah Pendidikan ATAU
• Ijazah Sarjana Muda Pendidikan yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya;
KOMPETENSI
• Kemahiran kepimpinan
• Kemahiran merancang dan menganalisis
• Kemahiran membuat keputusan
• Kemahiran menyelia
PENGALAMAN
• Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun
• Berada dalam gred 41 sekurang-kurangnya 3 tahun
• Berada dalam gred 44 sekurang-kurangnya 3 tahun
13


PROSES KERJA
Aktiviti 3.1 : Mengurus disiplin murid
BIL.
TANGGUNG JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
PK HEM
PK HEM
3.
GAB
Menyenaraikan kesalahan disiplin sekolah:
1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Pontengsekolah
5. Lucah
6. Kurangsopan
7. Tingkahlaku
musnah
8. Kelakuannakal
9. Tidakpatuhmasa
10.Kekemasan diri
PK HEM
4.
GAB
Memantau dan pemeriksaan bagi pencegahan disiplin sekolah.
PK HEM
PK HEM
PKHEM
7
GAB
Mengambil tindakan berdasarkan prosedur ditetapkan bagi kes-kes disiplin.sekolah sepertimana garis panduan yang berkuatkuasa
PK HEM
8
GAB
Melaporkan kes-kes disiplin sekolah sepertimana garis panduan yang berkuatkuasa.
PK HEM
1. PGB 2. PGB
Melantik guru disiplin (dalam kalangan GAB) sekolah
Mengadakan mesyuarat Pengurusan Disiplin
5. 6.
GAB GAB
Merekod kes-kes disiplin dalam sistem
Menganalisis kes-kes disiplin
14


CARTA ALIR
Aktiviti 3.1 : Mengurus disiplin murid
Tanggungjawab
PGB
Mula
Proses Kerja
Melantik guru disiplin sekolah
disiplin sekolah
Tempoh masa
120 minit 120 minit 390 minit
1920 minit
120 minit
PGB
Mengadakan mesyuarat pengurusan disiplin
GAB
GAB
Menyenaraikan kesalahan disiplin sekolah
Memantau dan melaksanakan pemeriksaan pencegahan
GAB
Merekod kes-kes disiplin sekolah
GAB
Menganalisis kes-kes disiplin sekolah
120 minit
2 hari
60 hari 480 minit
Mengambil tindakan bagi kes disiplin berdasarkan garis panduan
GAB
Kes
Tindakan
Selesai
GAB
Tamat
15
Melapor kes disiplin sekolah
120 minit


SENARAI SEMAK
Aktiviti 3.1 : Mengurus disiplin murid
1. Melantik guru disiplin sekolah
BIL.
TINDAKAN
TANDA ( / )
CATATAN
2.
Mengadakan mesyuarat Pengurusan disiplin
3
Menyenaraikan kesalahan disiplin sekolah:
1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Pontengsekolah
5. Lucah
6. Kurangsopan
7. Tingkahlaku
musnah
8. Kelakuannakal
9. Tidakpatuhmasa
10.Kekemasan diri
Memantau dan melaksanakan
4. pemeriksaan bagi pencegahan disiplin
sekolah.
5. Merekod kes-kes disiplin dalam sistem
6. Menganalisis kes-kes disiplin
Melaporkan kes-kes disiplin sekolah
8. sepertimana garis panduan yang
berkuatkuasa.
SSDM
7.
Mengambil tindakan berdasarkan prosedur ditetapkan bagi kes-kes disiplin.sekolah sepertimana garis panduan yang berkuatkuasa
Merujuk kepada buku peraturan disiplin sekolah
16


PROSES KERJA
Aktiviti : 3.3 Mengurus aspek bantuan murid
BIL.
TANGG UNG JAWAB
PROSES KERJA
Menguruskan permohonan bantuan secara manual atau atas atas talian
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
1.
PGB
Mengarahkan pelaksanaan pengurusan bantuan
PKHEM
2.
PK HEM
Menubuhkan dan melantik jawatankuasa bantuan
PK HEM
3.
PK HEM
Membuat makluman kepada ibubapa dan murid tentang bantuan
4.
PK HEM
5.
PGB
Memperakukan murid yang layak menerima bantuan dalam mesyuarat panel
6.
PK HEM
Menyediakan senarai murid yang layak bantuan
7.
PGB
Mengesahkan senarai nama murid yang laya menerima bantuan
8.
PK HEM
Menghantar senarai nama murid layak bantuan kepada JPN/ PPD
9.
PK HEM
Memastikan murid mendapat bantuan kebajikan
10.
PK HEM
Menyediakan analisis dan laporan penerimaan bantuan
11.
PK HEM
Membuat pelaporan
12.
PK HEM
Perekodan dan pembuatan
17


CARTA ALIR
Aktiviti : 3.3 Mengurus aspek bantuan murid
TANGGUNG JAWAB
PGB
PK HEM
PGB
MULA
PROSES KERJA
Keluar arahan pelaksanaan
Maklum kepada ibubapa dan murid tentang bantuan
Peraku murid layak dalam mesyuarat panel
TEMPOH MASA
PK HEM
Tubuh dan lantik jawatankuasa bantuan
PK HEM
Uruskan permohonan
PK HEM
Sedia senarai murid yang layak bantuan
PGB
Sahkan senarai nama murid yang layak
PK HEM
Menghantar senarai nama murid layak bantuan kepada JPN/ PPD
PK HEM
Memastikan murid mendapat bantuan kebajikan
PK HEM
Menyediakan analisis dan laporan penerimaan bantuan
PK HEM
Membuat pelaporan
PK HEM
Perekodan dan pembuatan
18


SENARAI SEMAK
Aktiviti : 3.3 Mengurus aspek bantuan murid
Mengarahkan pelaksanaan pengurusan bantuan
Menubuhkan dan melantik jawatankuasa bantuan Membuat makluman kepada ibubapa dan murid tentang bantuan
Menguruskan permohonan bantuan secara manual atau atas atas talian
Memperakukan murid yang layak menerima bantuan dalam mesyuarat panel
Menyediakan senarai murid yang layak bantuan
Mengesahkan senarai nama murid yang laya menerima bantuan
Menghantar senarai nama murid layak bantuan kepada JPN/ PPD
Memastikan murid mendapat bantuan kebajikan
Menyediakan analisis dan laporan 10 penerimaan bantuan
BIL.
TINDAKAN
TANDA ( / )
CATATAN
1. 2.
3
4. 5. 6
7 8 9
11
12 Perekodan dan pembuatan
Membuat pelaporan
19


PROSES KERJA
Aktiviti : 3.4 Mengurus aspek kesihatan
BIL.
TANGG UNG JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
1.
PGB
Mengarahkan pelaksanaan aktiviti kesihatan murid
PKHEM
2.
PGB
PK HEM
Menubuhkan dan melantik jawatankuasa
Guru
Merancang pelaksanaan aktiviti kesihatan murid
Guru
PK HEM
PK HEM
Memantau aktiviti kesihatan murid
Guru
PK HEM
Membuat pelaporan aktiviti Guru
3.
4. Guru
5.
6. Guru 7.
8. Guru
Melaksanakan aktiviti kesihatan murid
Membuat analisis dan pelaporan aktiviti
Perekodan dan pendokumentasian
Guru
Guru
20


CARTA ALIR
Aktiviti : 3.4 Mengurus aspek kesihatan
TANGGUNG MULA JAWAB
PGB PGB
PK HEM Guru
PK HEM
Guru
PK HEM
Guru TAMAT
TEMPOH MASA
PROSES KERJA
Mengarahkan pelaksanaan aktiviti kesihatan murid
Menubuhkan dan melantik jawatankuasa
Merancang pelaksanaan aktiviti kesihatan murid
Melaksanakan aktiviti kesihatan murid
Memantau aktiviti kesihatan murid
Membuat analisis dan pelaporan aktiviti
Membuat pelaporan aktiviti
Perekodan dan pendokumentasian
21


BIL.
TINDAKAN
TANDA ( / )
CATATAN
1.
3 4. 5. 6 7. 8.
SENARAI SEMAK
Aktiviti : 3.4 Mengurus aspek kesihatan
Mengarahkan pelaksanaan aktiviti kesihatan murid
Merancang pelaksanaan aktiviti kesihatan murid
Melaksanakan aktiviti kesihatan murid
Memantau aktiviti kesihatan murid
Membuat analisis dan pelaporan aktiviti
Membuat pelaporan aktiviti
Perekodan dan pendokumentasian
2.
Menubuhkan dan melantik jawatankuasa
22


5. PROSES KERJA
Pinjaman Buku Teks
5 PROSES KERJA
.
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
BIL.
TANGGUNG JAWAB
PROSES KERJA
UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
1.
PGB
PINJAMAN BUKU TEKS
Mengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT yang selanjutnya setelah menerima Borang Maklumat Murid (BMM)
GPK Hem/Guru SPBT/Guru Kelas
2.
PK HEM
Menerima arahan serta menyelaras percetakan BMM
Guru SPBT/Guru Kelas
GPK Hem
GPK Hem/Guru SPBT
5.
Guru Kelas
Membuat semakan BMM dan dokumen sokongan dan menyediakan enrolmen yang layak
GPK Hem/Guru SPBT
6.
PGB/ GPK Hem/Guru SPBT
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa SPBT untuk meluluskan murid yang layak menerima SPBT
Guru Kelas
GPK Hem
GPK Hem / Guru Kelas
3. 4.
Guru SPBT/Guru Kelas
Guru Kelas
Mengedarkan Borang BMM kepada murid / waris
Mengumpul Borang BMM yang telah dilengkapkan murid / waris
Memaklumkan murid / waris tentang kelulusan permohanan SPBT
Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak
Mengisi borang keperluan SPBT
Membuat semakan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok
Guru SPBT / 7 Guru Kelas
Guru SPBT 9 Guru SPBT
10 11
8
Guru Kelas
Guru SPBT/ Guru Kelas
PK HEM
PGB
Mengesahkan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok
GPK Hem / Guru SPBT / Guru Kelas
12
PK HEM / Guru SPBT
Menghantar borang BTBTR 190 ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan
Guru Kelas
23


13
Guru SPBT
URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS
Menerima bekalan buku teks daripada pembekal. Melalui invois, sila pastikan bahawa
a) Kod dan nama sekolah betul
b) Judul buku dan bilangan buku adalah sama seperti dalam BTBTR Kew. 460
c) Buku yang dibekalkan dalam keadaan baik
GPK Hem / Guru Kelas
14
Guru SPBT / PT
Mengisi invois berdasarkan;
a) Menurunkan tandatangan
dan kad pengenalan
b) Menulis tarikh
penerimaan buku
c) Meletakkan cap sekolah
d) Mengisi buku penerimaan
buku
e) Menyerahkan invois yang
lengkap kepada
pembekal
f) Menyimpan salinan invois
/ SAP
PGB/GPK Hem
15
PK HEM / Guru SPBT
Menghantar pelaporan penerimaan buku teks ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan Negeri
PGB
16
Guru SPBT
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak. Buku Pendidikan Islam hendaklah diasingkan.
PT
17
Guru SPBT / PT
Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak menggunakan borang Kew.300 V
GPK Hem
18
Guru SPBT / PT
Melaksanakan proses pelupusan selaras dengan keperluan Akta Arkib yang sedang berkuatkuasa.
GPK Hem
19 Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan GPK Hem dokumentasi.
24


6. CARTA ALIR
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks 6 CARTA ALIR
Proses Kerja
Membuat ketetapan pengurusan
pinjaman dan dan pemulangan buku
Merekod buku pinjaman murid murid
PINJAMAN BUKU TEKS MePnrgoelusaerksanKaerarhjan untuk tindakanTe SPBT seterusnya
Mencetak Borang Maklumat Murid (BMM)
Tanggung
Mula
A
Tempoh masa m
390 minit 180 minit
GK GPM
pusat sumber
Mengedarkan BMM kepada murid /
waris
Menyediakan peraturan penggunaan,
Mengumpulkan dan membuat semakan
pusat sumber
BMM yang telah dilengkapkan oleh
murid / waris
Mengeluarkan kad peminjaman buku
30 minit 1170 minit
GK
kepada murid
Menyediakan senarai enrolmen murid
yang layak
390 minit 15 minit
GPM
GK
GPM PGB/GPK HEM/ G
SPBT/ GK
Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa
SPBT
Semakan pemulangan buku pinjaman
180 minit 5 minit
60 hari
30 minit 260hamrinit
Memaklumkan murid / waris keputusan
permohonan SPBT Mengeluarkan senarai murid tidak
mematuhi jadual pemulangan buku
GK GPM
Menyediakan rumusan enrolmen murid
Mengeluarkan surat peringatan kepada yang layak
murid yang gagal memulangkan buku
Mengisi borang keperluan SPBT BTBTR 190
GPM
GPM
PGBS/GPPBKT
GPM G SPBT GPK HEM
GPM
GPM / PT
30 minit 5 minit
60 hari
30 minit 60 minit
30 minit 60 minit
15 minit 30 minit
15 minit 15 minit
60 minit 15 minit
15 minit
.
Tanggungjawab
jawab
PGB
Mula
poh masa
30 minit
PK HEM PGB
MAneamlibsuisabt islaenmgaknamn ubroidraynagng tidak BmTeBnTgRem1b9a0likan buku
Mengesahkan borang BTBTR Tindakan susulan
190
Merekod dan mendokumentasi
/ PT PGB
GPK HEM / G SPBT GPM / P
T
Menghantar borang BTBTR 190
ke Unit SPBT Jabatan Merekod dan mendokumentasi
Pendidikan
25
Merekod dan mendokumentasi


6. CARTA ALIR
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks 6. CARTA ALIR
Tanggungjawab
A Proses Kerja
Tempoh masa
Tan
b
Te
asa
ggungjawa
G SPBT
Mul a
URUSAN PENERIMAAN BUKU
TEKS
Proses Kerja
Menerima bekalan buku teks daripada pembekal
390 minit
mpoh m
Membuat ketetapan pengurusan pusat
1170
15 minit
minit
30 minit
PGB
G SPBT / PT
Mengisi invoice sumber
Menghantar pelaporan penerimaan buku teks ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan Negeri
P G K P MH E M / G SPBT
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak
G SPBT / PT
60 hari
GPM
G SPBT / PT
GPM
GPM
PGB/GPK
Melaksanakan proses pelupusan
Mengemaskini rekod dan dokumentasi.
2 hari 60
5 minit
180 minit
6300mmininitit
30 minit
30 minit hari
G SPBT /PT
Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak
GPM G SPBT / PT
TAMAT
26


7. SENARAI SEMAK
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks 7. SENARAI SEMAK
Menerima arahan serta menyelaras percetakan BMM
Mengedarkan Borang BMM kepada murid / waris
Mengumpul Borang BMM yang telah dilengkapkan murid / waris
Membuat semakan BMM dan
5. dokumen sokongan dan menyediakan
enrolmen yang layak
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa
6. SPBT untuk meluluskan murid yang
layak menerima SPBT
Memaklumkan murid / waris tentang kelulusan permohanan SPBT
Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak
8. Mengisi borang keperluan SPBT
Membuat semakan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok
Mengesahkan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok
BIL.
TINDAKAN
TANDA ( / )
CATATAN
1.
PINJAMAN BUKU TEKS
Mengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT yang selanjutnya.
2. 3
4.
7.
7.
9. 10.
11.
Menghantar borang BTBTR 190 ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan
13.
URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS
a) Menerima bekalan buku teks daripada pembekal. Melalui invois, sila pastikan bahawa;
b) Kod dan nama sekolah betul
c) Judul buku dan bilangan buku
adalah sama seperti dalam
BTBTR Kew. 460
d) Buku yang dibekalkan dalam
keadaan baik
27


14.
Memastikan invois diisi berdasarkan;
a) Menurunkan tandatangan dan kad
pengenalan
b) Menulis tarikh penerimaan buku
c) Meletakkan cap sekolah
d) Mengisi buku penerimaan buku
e) Menyerahkan invois yang lengkap
kepada pembekal
f) Menyimpan salinan invois / SAP
Menghantar pelaporan penerimaan 15. buku teks ke Unit SPBT Jabatan
Pendidikan Negeri
Menyediakan bilangan naskah yang
17. telah rosak menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses pelupusan
18. selaras dengan keperluan Akta Arkib
yang sedang berkuatkuasa.
Mengemaskini rekod dan dokumentasi.
16.
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak. Buku Pendidikan Islam hendaklah diasingkan.
19.
28


8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
Aktiviti 3: PENGURUSAN HAL EHWAL MURID (HEM) Aktiviti 4: Pengurusan Buku Teks
8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
1. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)
2. Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 – 2025
29


9. SENARAI BORANG
Aktiviti 1: PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI Aktiviti 1(a)(vi) : Pengurusan Program
BIL.
9. SENARAI BORANG
BORANG
KOD BORANG
Borang Komputer Buku Stok Borang Komputer Borang Pelupusan Borang Sijil Pelupusan
BTBTR 190
BTBTR 460 Kew.300 V Kew.300 X
30


5. PROSES KERJA
Aktiviti 3.4 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks 5 PROSES KERJA
.
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
BIL.
TANGGUNG JAWAB
PROSES KERJA
UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
1.
PGB
PINJAMAN BUKU TEKS
Mengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT yang selanjutnya setelah menerima Borang Maklumat Murid (BMM)
GPK Hem/Guru SPBT/Guru Kelas
PK HEM
GPK Hem
GPK Hem/Guru SPBT
5.
Guru Kelas
Membuat semakan BMM dan dokumen sokongan dan menyediakan enrolmen yang layak
GPK Hem/Guru SPBT
6.
PGB/ GPK Hem/Guru SPBT
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa SPBT untuk meluluskan murid yang layak menerima SPBT
Guru Kelas
GPK Hem
GPK Hem / Guru Kelas
2. 3. 4.
Menerima arahan serta menyelaras percetakan BMM
Mengedarkan Borang BMM kepada murid / waris
Mengumpul Borang BMM yang telah dilengkapkan murid / waris
Memaklumkan murid / waris tentang kelulusan permohanan SPBT
Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak
Mengisi borang keperluan SPBT
Membuat semakan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok
Guru SPBT/Guru Kelas
Guru SPBT/Guru Kelas
Guru Kelas
Guru SPBT 7 Guru Kelas
Guru SPBT 9 Guru SPBT
10 11
/
8
Guru Kelas
Guru SPBT/ Guru Kelas
PK HEM
PGB
Mengesahkan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok
GPK Hem / Guru SPBT / Guru Kelas
12
PK HEM / Guru SPBT
Menghantar borang BTBTR 190 ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan
Guru Kelas
31


13
Guru SPBT
URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS
Menerima bekalan buku teks daripada pembekal. Melalui invois, sila pastikan bahawa
d) Kod dan nama sekolah betul
e) Judul buku dan bilangan buku adalah sama seperti dalam BTBTR Kew. 460
f) Buku yang dibekalkan dalam keadaan baik
GPK Hem / Guru Kelas
14
Guru SPBT / PT
Mengisi invois berdasarkan;
g) Menurunkan tandatangan
dan kad pengenalan
h) Menulis tarikh
penerimaan buku
i) Meletakkan cap sekolah
j) Mengisi buku penerimaan
buku
k) Menyerahkan invois yang
lengkap kepada
pembekal
l) Menyimpan salinan invois
/ SAP
PGB/GPK Hem
15
PK HEM / Guru SPBT
Guru SPBT
Menghantar pelaporan penerimaan buku teks ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan Negeri
PGB
16
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak. Buku Pendidikan Islam hendaklah diasingkan.
PT
17
Guru SPBT / PT
Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak menggunakan borang Kew.300 V
GPK Hem
18
Guru SPBT / PT
Melaksanakan proses pelupusan selaras dengan keperluan Akta Arkib yang sedang berkuatkuasa.
GPK Hem
GPK Hem
19
Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan dokumentasi.
32


6. CARTA ALIR
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
6 CARTA ALIR Tanggung
GGPKM
GK
GP
M GK
GP
GPM
GPM G SPBT
GPM
G P K H E M / G GS P P MB T /
PT GPM / PT
Mula
Proses Kerja
pusat sumber
Tempoh masa em
.
Tanggungjawab
jawab
PGB
Mula
Menyediakan peraturan penggunaan, waris
pinjaman dan dan pemulangan buku pusat sumber
1170 minit 30 minit
Mengumpulkan dan membuat semakan
BMM yang telah dilengkapkan oleh Mengeluarkan kad peminjaman buku
murid / waris kepada murid
390 minit 15 minit
Menyediakan senarai enrolmen murid
yang layak
Merekod buku pinjaman murid
M PGB/GPK HEM/ G
SPBT/ GK
Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa
Semakan pemulangan buku pinjaman SPBT
murid
650mhinairti 180 minit
Memaklumkan murid / waris keputusan pMeermngoehluoanraknanSPseBnTarai murid tidak mematuhi jadual pemulangan buku
60 hari
30 minit 60 minit
PGB/GPK G SPBT
GK GPM
Menyediakan rumusan enrolmen murid Mengeluarkan surat peringatan kepada yang layak
murid yang gagal memulangkan buku
Mengisi borang keperluan SPBT BTBTR 190
33
PINJAMAN BUKU TEKS
Proses Kerja
Mengeluarkan arahan untuk tindakan
SPBT seterusnya
T
Analisis bilangan murid yang tidak
Tindakan susulan
Merekod dan mendokumentasi
53 0 m mi n i i n t i t
2 hari
30 minit 60 minit
60 minit 30 minit
30 minit 15 minit
15 minit
15 minit 60 minit
15 minit
mengembalikan buku Membuat semakan borang
BTBTR 190
30 minit
poh masa
PGB PK HEM
Mencetak Borang Maklumat Murid
(BMM)
Membuat ketetapan pengurusan
390 minit 180 minit
Mengedarkan BMM kepada murid /
GPM GPK HEM
Mengesahkan borang BTBTR M1 9 e 0 r e k o d d a n m e n d o k u m e n t a s i
/ PT PGB
Menghantar borang BTBTR 190 Mk e e U r e n k i o t d S P d a B n T m J a e b n a d t o a k n u m e n t a s i Pendidikan
A


6. CARTA ALIR
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks 6. CARTA ALIR
Tanggungjawab
Tanggungjawab
G SPBT
G SPBT / PT
GPM
G SPBT / PT
GPM
G SPBT /PT
GPM
PGB/GPK
A Mul
Proses Kerja
Membuat ketetapan pengurusan pusat
sMuemnbgeisri invoice
kepada murid
Mengeluarkan senarai murid tidak mematuhi jadual pemulangan buku Melaksanakan proses pelupusan
Mengemaskini rekod dan dokumentasi.
Tempoh masa
Te
asa
15 minit
2 hari 60
5 minit
180 minit
6300mininitit
30 minit
TAMAT
34
URUSAN PENERIMAAN BUKU Proses Kerja
Menerima bekalan buku teks daripada pembekal
TEKS
mpoh m
a
390 minit
1170
PGB
G SPBT / PT
30 minit minit
Menghantar pelaporan penerimaan Menyediakan
PG KP MH E M / G SPBT
buku teks ke Unit SPBT Jabatan peraturan
Pendidikan Negeri penggunaan,
pinjaman dan dan
Mengeluarkan kad peminjaman buku URUSAN PELUPUSAN BUKU
pemulangan buku
TEKS
60 hari
M p e u n s g a a t s s i u n mg b d e a r n m e n g i k a t b u k u t e k s yang rosak
Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak
hari
30 minit
GPM G SPBT / PT


7. SENARAI SEMAK
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks 7. SENARAI SEMAK
Menerima arahan serta menyelaras percetakan BMM
Mengedarkan Borang BMM kepada murid / waris
Mengumpul Borang BMM yang telah dilengkapkan murid / waris
Membuat semakan BMM dan
5. dokumen sokongan dan menyediakan
enrolmen yang layak
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa
6. SPBT untuk meluluskan murid yang
layak menerima SPBT
Memaklumkan murid / waris tentang kelulusan permohanan SPBT
Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak
8. Mengisi borang keperluan SPBT
Membuat semakan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok
Mengesahkan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok
Menghantar borang BTBTR 190 ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan
BIL.
TINDAKAN
TANDA ( / )
CATATAN
1.
PINJAMAN BUKU TEKS
Mengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT yang selanjutnya.
2. 3
4.
7.
7.
9. 10. 11.
13.
URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS
e) Menerima bekalan buku teks daripada pembekal. Melalui invois, sila pastikan bahawa;
f) Kod dan nama sekolah betul
g) Judul buku dan bilangan buku
adalah sama seperti dalam
BTBTR Kew. 460
h) Buku yang dibekalkan dalam
keadaan baik
35


14.
Memastikan invois diisi berdasarkan;
g) Menurunkan tandatangan dan kad
pengenalan
h) Menulis tarikh penerimaan buku
i) Meletakkan cap sekolah
j) Mengisi buku penerimaan buku
k) Menyerahkan invois yang lengkap
kepada pembekal
l) Menyimpan salinan invois / SAP
Menghantar pelaporan penerimaan 15. buku teks ke Unit SPBT Jabatan
Pendidikan Negeri
Menyediakan bilangan naskah yang
17. telah rosak menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses pelupusan
18. selaras dengan keperluan Akta Arkib
yang sedang berkuatkuasa.
Mengemaskini rekod dan dokumentasi.
16.
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak. Buku Pendidikan Islam hendaklah diasingkan.
19.
36


8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
Aktiviti 3 : PENGURUSAN HAL EHWAL MURID (HEM)
Aktiviti 4 : Pengurusan Buku Teks
8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
3. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)
4. Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 – 2025
37


9. SENARAI BORANG
Aktiviti 1:PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI Aktiviti 1(a)(vi): Pengurusan Program
BIL.
9. SENARAI BORANG
BORANG
KOD BORANG
1. Borang Komputer
2. Buku Stok
3. Borang Komputer
4. Borang Pelupusan
5. Borang Sijil Pelupusan
BTBTR 190
BTBTR 460 Kew.300 V Kew.300 X
38


PROSES KERJA
Aktiviti 3.6: Lawatan Murid.
BIL.
TANGGUNG JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
1.
GAB
Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan kelulusan daripada Pengetua atau Guru Besar
PGB
2. GAB
3. GAB
5. PGB
6. GAB
7. GAB
Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada waris. Mengadakan mesyuarat penyelarasan.
Mengesahkan permohonan lawatan murid
Memberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris
Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis.
IBU BAPA PK
GAB PK PK
4.
GAB
Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan aktiviti daripada JPN/PPD (35 Hari sebelum tarikh lawatan).
JPN/PPD
8.
GAB
Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat lawatan.
HOSPITAL BALAI POLIS JPN PPD
9.
GAB
Memastikan Kotak Pertolongan Cemas diperiksa,peralatan mencukupi serta sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti
PK
10. GAB
12. GAB
Mencatat pergerakan dalam buku log
Perekodan dan pendokumentasian
PK
PK
11.
GAB
Membuat dan menghantar laporan lawatan dan laporan perbelanjaan secara bertulis kepada pelulus
PGB
39


CARTA ALIR
Aktiviti 3.6: Pengurusan Lawatan murid
Tanggungjawab
GAB
GAB
GAB
GAB
GAB
GAB
GAB
GAB
GAB
GAB
GAB
Mengadakan mesyuarat penyelarasan
Mengesahkan permohonan lawatan murid
Proses Kerja
Tempoh Masa 2880 minit
1440 minit
120 minit
60,480 minit/ 6 minggu
1440 minit
20 minit
1440 minit
4320 minit
4320 minit 1440 minit
20 minit
Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan kelulusan daripada PGB
Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada waris
Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan aktiviti daripada JPN (35 hari sebelum tarikh lawatan)
Memberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris
Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis
Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat lawatan
Memastikan peti kecemasan diperiksa dan sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti
Mencatat pergerakan dalam buku log
Membuat dan menghantar laporan lawatan dan laporan perbelanjaan secara bertulis kepada Pengetua atau Guru Besar
Perekodan dan pendokumentasian
40


SENARAI SEMAK
Aktiviti 1: Lawatan murid
Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan kelulusan daripada PGB
Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada waris
3. Mengadakan mesyuarat penyelarasan
Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan aktiviti daripada JPN (35 hari sebelum tarikh lawatan)
5. Mengesahkan permohonan lawatan murid
6. Memberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris
7. Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis
Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat
8. kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang
berhampiran dengan tempat lawatan
Memastikan peti kecemasan diperiksa dan sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti
10. Mencatat pergerakan dalam buku log
Membuat dan menghantar laporan lawatan dan
11. laporan perbelanjaan secara bertulis kepada
Pengetua atau Guru Besar
12. Perekodan dan pendokumentasian
BIL.
TINDAKAN
TANDA ( / )
CATATAN
1.
2.
4.
9.
41


PROSES KERJA
Aktiviti 3.7 : Pengurusan Pendaftaran Murid
BIL.
TANGGUNG JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
PK HEM/PT
2.
PK HEM/ PT
Mendapatkan dokumen kelulusan kemasukan murid
PGB
3.
PK HEM/ PT
Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan seperti berikut:
1. Salinan surat beranak
2. Salinan kad pengenalan ibu bapa
/ penjaga
3. Salinan surat nikah
4. Surat hak penjagaan anak (jika
berkaitan)
5. Surat anak angkat (jika berkaitan)
Bil air/letrik/cukai pintu
PK
1.
Mengenal pasti murid yang yang akan mendaftar masuk
PK
4. 5.
6.
PKP Guru Data
Guru Kelas
Menetapkan kemasukan murid ke kelas bersuaian
Menguruskan pendaftaran murid masuk melalui sistem APDM
Memastikan data murid yang lengkap dan tepat melalui sistem APDM
Guru Kelas Guru Kelas
Guru Data
7.
Guru Kelas
Menyemak dan mengemaskini dokumen fail peribadi murid yang mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir (jika berkaitan)
2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan
Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid
Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan
PK
8. 9.
Guru Kelas Guru Kelas /PT
Mendaftar murid ke dalam buku daftar rasmi sekolah
Rekod dan dokumentasi
PK PK
42


CARTA ALIR
Aktiviti 3.7 : Pengurusan Pendaftaran Murid
TANGGUNGJAWAB
PK HEM/PT PK HEM/ PT PK HEM/ PT
PKP Guru Data
Guru Kelas
Guru Kelas
Guru Kelas Guru Kelas /PT
CARTA ALIR
MULA
PROSES KERJA
Mengenal pasti murid yang yang akan mendaftar masuk
Mendapatkan dokumen kelulusan kemasukan murid
Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan
Menetapkan kemasukan murid ke kelas bersuaian
Menguruskan pendaftaran murid masuk melalui sistem APDM
Memastikan data murid yang lengkap dan tepat melalui sistem APDM
Menyemak dan mengemaskini dokumen fail peribadi murid
Mendaftar murid ke dalam buku daftar rasmi sekolah
Rekod dan dokumentasi
TEMPOH
2 Minit 2 Minit
5 Minit
10 Minit
5 Minit 10 Minit
60 Minit
5 Minit 3 Minit
Tidak Lengkap? Ya
TAMAT
43


SENARAI SEMAK
Aktiviti 3.7 : Pengurusan Pendaftaran Murid
Mengenal pasti murid yang yang akan mendaftar masuk
Mendapatkan dokumen kelulusan kemasukan murid
Menetapkan kemasukan murid ke kelas bersuaian
Menguruskan pendaftaran murid masuk melalui sistem APDM
Memastikan data murid yang lengkap dan tepat melalui sistem APDM
BIL.
TINDAKAN
TANDA (/ )
CATATAN
1. 2.
4. 5. 6.
3.
Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan seperti berikut:
1. Salinan surat beranak
2. Salinan kad pengenalan ibu bapa / penjaga 3. Salinan surat nikah
4. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan) 5. Surat anak angkat (jika berkaitan)
6. Bil air/letrik/cukai pintu
7.
Menyemak dan mengemaskini dokumen fail peribadi murid yang mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir (jika
berkaitan)
2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan
8. 9.
Mendaftar murid ke dalam buku daftar rasmi sekolah
Rekod dan dokumentasi
44


PROSES KERJA
Aktiviti 3.8 : Pengurusan Pertukaran Murid
BIL.
TANGGUNG JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
UNDANG-
UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
PK HEM / PT
PK HEM / PT
Menyerahkan borang pertukaran kepada pemohon
Guru Aliran
PK HEM /GAB/PT
Memastikan borang lengkap diisi dan maklumat tepat sebanyak 5 salinan
PGB
GAB/PT
Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan seperti berikut:
1. Salinan surat beranak
2. Salinan kad pengenalan ibu bapa /
penjaga
3. Salinan surat nikah
4. Surat hak penjagaan anak (jika
berkaitan)
5. Surat anak angkat (jika berkaitan)
6. Bil air/letrik/cukai pintu
PK HEM
PK HEM
PK HEM / PT
PK HEM / PT
Selepas Kelulusan
Mendapatkan 1 salinan kelulusan permohonan pertukaran murid
PGB
PK HEM /GAB/PT
Penyerahan dokumen fail peribadi murid kepada pemohon yang mengandungi:
7. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir
8. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
9. Buku Rekod Kesihatan Murid
10. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
11. Buku Rekod Pencapaian Murid Program
j-Qaf
12. Sijil-sijil Pengiktirafan
PK/Guru Aliran
1. 2.
3.
4.
5. 6.
7.
8.
9. 10.
Mengenal pasti murid yang akan bertukar keluar
Guru Kelas
PGB
Mengesahkan permohonan pertukaran murid keluar
Menyerahkan dokumen permohonan yang lengkap kepada pemohon untuk proses kelulusan
PK
Guru data PT
Mengeluarkan data murid dari sekolah melalui sistem APDM
Rekod dan dokumentasi
Guru Kelas
PK HEM
45


CARTA ALIR
Aktiviti 3.8 : Pengurusan Pertukaran Murid
TANGGUNGJAWAB
PK HEM / PT
PKHEM/PT PK HEM /GAB/PT
GAB/PT PGB
PKHEM/PT
PKHEM/PT
PK HEM /GAB/PT
Guru data PT
CARTA ALIR
MULA
PROSES KERJA
Mengenal pasti murid yang akan bertukar keluar
Menyerahkan borang pertukaran kepada pemohon
Memastikan borang lengkap diisi dan maklumat tepat sebanyak 5 salinan
Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan
Mengesahkan permohonan pertukaran murid keluar
Menyerahkan dokumen permohonan yang lengkap kepada pemohon untuk proses kelulusan
Selepas Kelulusan
Mendapatkan 1 salinan kelulusan permohonan pertukaran murid
Penyerahan dokumen fail peribadi murid kepada pemohon
Mengeluarkan data murid dari sekolah melalui sistem APDM
Rekod dan dokumentasi
TEMPOH
5 Minit 2 Minit
2 Minit 3 Minit
2 Minit 2 Minit
2 Minit
10 Minit
5 Minit 3 Minit
TAMAT
46


SENARAI SEMAK
Aktiviti 3.8 : Pengurusan Pertukaran Murid
Mengenal pasti murid yang akan bertukar keluar
Menyerahkan borang pertukaran kepada pemohon
Memastikan borang lengkap diisi dan maklumat tepat sebanyak 5 salinan
Mengesahkan permohonan pertukaran murid keluar
Menyerahkan dokumen permohonan yang 6. lengkap kepada pemohon untuk proses
kelulusan
BIL.
TINDAKAN
TANDA (/ )
CATATAN
1. 2. 3.
5.
4.
Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan seperti berikut:
1. Salinan surat beranak
2. Salinan kad pengenalan ibu bapa / penjaga
3. Salinan surat nikah
4. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)
5. Surat anak angkat (jika berkaitan)
6. Bil air/letrik/cukai pintu
7.
Selepas Kelulusan
Mendapatkan 1 salinan kelulusan permohonan pertukaran murid
8.
Penyerahan dokumen fail peribadi murid kepada pemohon yang mengandungi:
13. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir
14. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
15. Buku Rekod Kesihatan Murid
16. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
17. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf 18. Sijil-sijil Pengiktirafan
Mengeluarkan data murid dari sekolah melalui sistem APDM
9.
10. Rekod dan dokumentasi
47