BUKU PENGURUSAN DAN TAKWIM TAHUNAN SK CONVENT 2021

Division' (EPRD) 2 (PKKK)

TUGAS JAWATANKUASA PENGURUSAN

1. Merancang aktiviti sekolah (Rancangan Jangka Panjang / Pendek).
2. Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 4 kali setahun.
3. Menentukan peraturan kokurikulum sekolah.
4. Menentukan takwim dan jadual aktiviti.
5. Memastikan penglibatan murid secara menyeluruh.
6. Memastikan sekolah mengambil bahagian dalam kegiatan kokurikulum di peringkat zon / daerah

/ negeri /
kebangsaan.
7. Memastikan guru mematuhi takwim dan jadual aktiviti kokurikulum.
8. Menentukan tarikh Kejohanan Olahraga Tahunan, Merentas Desa, Hari Kecemerlangan
Kokurikulum dan
kegiatan-kegiatan lain.
9. Menilai aktiviti kokurikulum dan membuat laporan tahunan.
10. Memastikan konsep sukan untuk semua dan sukan elit dilaksanakan di sekolah.
11. Membuat anggaran perbelanjaan dan menentukan peruntukan kewangan.
12. Memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada guru dan murid yang telah menunjukkan
prestasi cemerlang
dalam bidang masing-masing.
13. Memastikan semua tempat dan alat selamat digunakan oleh murid.

TUGAS GURU PENOLONG KANAN KOKURIKULUM (GPKKK)

1. Menentukan objektif gerak kerja kokurikulum sekolah tercapai.
2. Bertanggungjawab dalam pelaksanaan dasar kokurikulum sekolah.
3. Menyelaras dan meluluskan program tahunan setiap unit kokurikulum
4. Memastikan supaya setiap unit kokurikulum berjalan dengan lancar, berterusan dan berkesan.
5. Menyelesaikan masalah yang berbangkit dalam perjalanan aktiviti kokurikulum.
6. Menyelaras dengan pihak sekolah peruntukan dan perbelanjaan aktiviti kokurikulum.
7. Mengawal segala urusan kewangan bagi wang yang dikutip daripada murid.
8. Menerima laporan kedudukan stok dan inventori peralatan kokurikulum.
9. Menerima laporan kegiatan unit kokurikulum pada akhir tahun daripada Setiausaha Kokurikulum,

Penolong Setiausaha Kokurikulum dan penyelaras-penyelaras unit.
10. Memutuskan pengiktirafan yang akan diberi kepada murid yang mencapai taraf kecemerlangan

dalam
aktiviti kokurikulum.

TUGAS SETIAUSAHA KOKURIKULUM

1. Merancang takwim aktiviti tahunan sekolah yang sesuai mengikut takwim yang dikeluarkan oleh
pihak PPD, JPN
dan KPM sepanjang tahun.

2. Membahagikan murid mengikut unit beruniform, persatuan dan kelab serta kelab 1Murid 1Sukan.
3. Membantu Guru Besar dan GPK Kokurikulum menetapkan guru-guru penasihat / pemimpin serta

membahagikan
tugas-tugas kepada guru.
4. Menyelaraskan kegiatan, latihan dan pertandingan antara kelab / persatuan dan sekolah supaya
sesuai dengan
tarikh, masa dan tempat.
5. Menentukan tempat dan keperluan untuk aktiviti-aktiviti anjuran sekolah, zon, daerah dan negeri.
6. Mengatur rancangan lengkap untuk program utama seperti Hari Kokurikulum, Perkhemahan
Perdana Unit

141

Beruniform dan sebagainya.
7. Membantu menyediakan anggaran perbelanjaan aktiviti persatuan dan kelab untuk tahun

berkenaan.
8. Membantu dan menyelaras penyertaan sekolah dalam kegiatan-kegiatan koakademik dan unit

beruniform
yang dianjurkan oleh sekolah yang lain.
9. Mengawal selia dan menjaga peralatan unit beruniform / persatuan / kelab dengan keadaan yang
baik.
10. Mengemaskini buku stok unit beruniform / persatuan / kelab.
11. Mengatur guru pengiring dan pengangkutan untuk pasukan sekolah sekiranya perlu.
12. Menyediakan langkah-langkah untuk meningkatkan prestasi unit beruniform / persatuan / kelab
sekolah.
13. Membantu GPK Kokurikulum memantau perjalanan aktiviti kokurikulum sekolah.
14. Memastikan segala aktiviti kokurikulum direkod.
15. Memastikan maklumat penyertaan murid dalam aktiviti anjuran zon, sekolah, daerah, negeri
direkod.
16. Mencadangkan peralatan, kemudahan atau keperluan yang patut dibeli dan dibaiki oleh sekolah
mengikut
keutamaan.
17. Tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Besar / GPK Kokurikulum dari semasa ke semasa.
18. Menjadi setiausaha bagi setiap mesyuarat berkaitan dengan kokurikulum .

TUGAS SETIAUSAHA MAJLIS SUKAN SEKOLAH

1. Menyelaras semua aktiviti sukan sekolah.
2. Menyediakan takwim dan jadual aktiviti sukan yang sesuai dengan aktiviti zon, MSSD, MSSK

dan MSSM.
3. Membantu Guru Besar membuat agihan tugas guru dalam aktiviti olahraga dan sukan.
4. Menetapkan murid dalam rumah sukan
5. Menyediakan anggaran belanjawan tahunan untuk aktiviti dan peralatan.
6. Menyelaras penyertaan sekolah dalam aktiviti sukan luar sekolah.
7. Mengurus dan menjaga keselamatan semua peralatan sukan sekolah.
8. Menyimpan dan mengemaskini buku stok dan inventori peralatan sukan
9. Menyediakan peraturan penggunaan peralatan dan kemudahan sukan.
10. Menyediakan laporan lengkap tentang semua aktiviti sukan sekolah dan luar sekolah untuk

edaran, rujukan
dan rekod.
11. Sentiasa berbincang dengan Guru Besar / Penolong Kanan Pentadbiran / Penolong Kanan HEM
/ Penolong Kanan Kokurikulum untuk kepentingan sukan sekolah.
12. Merekodkan pencapaian cemerlang murid dan pasukan sekolah dalam Buku Rekod Pencapaian
Sukan Sekolah.

TUGAS GURU PEMIMPIN / GURU PENASIHAT

1. Memastikan Mesyuarat Agung Tahunan diadakan bagi tujuan melantik Ahli Jawatankuasa.
2. Memastikan adanya Perlembagaan dan Peraturan.
3. Memastikan aktiviti selaras dengan objektif sekolah.
4. Memastikan jawatankuasa menjalankan tugas seperti terkandung dalam Perlembagaan.
5. Merancang aktiviti tahunan dengan kerjasama murid.
6. Memastikan aktiviti berjalan mengikut jadual yang ditetapkan.
7. Merancang strategi untuk peningkatan kecemerlangan unit / persatuan / kelab.
8. Memastikan pengurusan kewangan dan harta benda / peralatan diurus dengan baik.
9. Memastikan Minit Mesyuarat dan Laporan Aktiviti disediakan, dikemas kini dan difailkan.
10. Mendaftarkan unit / persatuan / kelab.
11. Bertanggungjawab memberi bimbingan dan tunjuk ajar serta galakan kepada ahli-ahli.
12. Mengurus penyertaan ahli-ahli dalam kegiatan di peringkat sekolah / zon / daerah / negeri

142

dalam lawatan atau projek yang dijalankan.
13. Bertanggungjawab mencatat penglibatan dan pencapaian ahli.
14. Menandatangani Buku Kehadiran Ahli.
15. Menghadiri perjumpaan atau mesyuarat yang berkaitan dengan unit yang diwakili.
16. Mengemas kini dan mengoptimumkan penggunaan Papan Informasi Kokurikulum.
17. Memastikan tiada unsur subversif tersebar di kalangan ahli.
18. Mencadangkan nama ahli yang layak menerima penghargaan.
19. Bekerjasama dengan pihak sekolah dalam menjayakan sesuatu program.
20. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Besar dari semasa ke semasa.

TUGAS JURULATIH SUKAN SEKOLAH / GURU RUMAH SUKAN

1. Membentuk jawatankuasa.
2. Merancang meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan minat murid dalam permainan.
3. Berusaha mendapatkan khidmat nasihat daripada mereka yang pakar.
4. Memastikan undang-undang permainan dan perlawanan dipatuhi.
5. Memilih dan melatih pasukan sekolah mengikut jadual dan takwim zon, MSSD, MSSK dan

MSSM.
6. Menganjurkan pertandingan antara Rumah Sukan / kelas / sekolah.
7. Menguruskan pengangkutan untuk pasukan sekolah ke pertandingan luar.
8. Menguruskan surat kebenaran ibu bapa / penjaga untuk ke pertandingan luar sekolah.
9. Melapor dan merekodkan keputusan-keputusan pertandingan yang disertai.
10. Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk peralatan dan pengurusan.
11. Menyemai semangat kesukanan di kalangan murid.
12. Menentukan peralatan dan kemudahan sukan sentiasa dalam keadaan baik, selamat dan

mencukupi
untuk digunakan.
13. Merancang aktiviti tahunan dengan guru Rumah Sukan.
14. Menilai prestasi pasukan sekolah dan mengambil langkah-langkah untuk mempertingkatkan.
15. Merekodkan nama pemain-pemain dan pasukan yang cemerlang.
16. Menghadiri kursus anjuran pihak-pihak yang berkaitan.

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB AJK UNIT-UNIT KOKURIKULUM

Pengerusi

1. Mempengerusikan semua mesyuarat dan bertanggungjawab atas kesempurnaan semua
mesyuarat.

2. Meneliti catatan minit mesyuarat dan memastikan segala keputusan yang diputuskan diambil
tindakan
yang sewajarnya.

3. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa.

Naib Pengerusi

1. Membantu pengerusi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab yang diberi.
2. Mempengerusikan mesyuarat semasa ketiadaan pengerusi.
3. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa.

Setiausaha

1. Menguruskan hal surat-menyurat.
2. Mencatat dan menandatangani minit mesyuarat/laporan aktiviti.
3. Mencatat kehadiran ahli

143

4. Menyimpan dokumen yang berkaitan dengan persatuan.
5. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Pemimpin / Guru Penasihat dari semasa

ke semasa.

Penolong Setiausaha

1. Membantu Setiausaha dalam menjalankan segala tugas dan tanggungjawabnya.
2. Menjalankan tugas Setiausaha sewaktu ketiadaan Setiausaha.
3. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Pemimpin / Guru Penasihat dari semasa
ke semasa.

Bendahari

1. Bertanggungjawab berkenaan semua hal ehwal kewangan unit / persatuan / kelab.
2. Membuat dan menyimpan penyata berkenaan semua perkara berkaitan kewangan dan

bertanggungjawab di atas keesahannya.
3. Menyediakan Penyata Kira-kira bulanan dan tahunan serta menandatanganinya.
4. Melaporkan kedudukan kewangan sekiranya diminta di dalam mesyuarat ahli jawatankuasa.
5. Menyediakan Laporan Kewangan untuk diaudit dan dibentangkan dalam Mesyuarat Agung
Tahunan.
6. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Pemimpin / Guru Penasihat dari semasa

ke semasa.

Penolong Bendahari

1. Menjalankan tugas-tugas Bendahari sewaktu ketiadaan Bendahari.
2. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Pemimpin / Guru Penasihat dari semasa

ke semasa.

Ahli Jawatankuasa

1. Membantu menjalankan tugas dalam segala program dan aktiviti yang dilaksanakan.
2. Mempengerusikan biro sekiranya dilantik.
3. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Pemimpin / Guru Penasihat dari semasa

ke semasa.

Pemeriksa Kira-kira

1. Memeriksa, menyemak serta mengesahkan Laporan Kewangan Tahunan dan
bertanggungjawab ke atasnya.

2. Memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan betul.

1.0 PENGURUSAN FAIL KOKURIKULUM

1.1 Fail Induk Kokurikulum Sekolah
 Carta Organisasi
 Notis Mesyuarat Jawatankuasa
 Minit mesyuarat
 Takwim
 Laporan

144

1.2 Fail Penyelaras Unit Beruniform
 Carta Organisasi
 Notis Mesyuarat Jawatankuasa
 Senarai Jawatankuasa dan keahlian
 Minit mesyuarat
 Takwim / Perancangan tahunan

1.3 Fail Penyelaras Persatuan dan Kelab
 Carta Organisasi
 Notis Mesyuarat Jawatankuasa
 Senarai Jawatankuasa dan keahlian
 Minit mesyuarat
 Takwim / Perancangan tahunan

1.4 Fail Penyelaras Kelab 1Murid 1Sukan
 Carta Organisasi
 Notis Mesyuarat Jawatankuasa
 Senarai Jawatankuasa dan keahlian
 Minit mesyuarat
 Takwim / Perancangan tahunan

2.0 KANDUNGAN FAIL
 FAIL PASUKAN UNIT BERUNIFORM
 FAIL KELAB DAN PERSATUAN
 FAIL KELAB SUKAN DAN PERMAINAN

2.1 Surat Permohonan menubuhkan Pasukan Unit Beruniform / Persatuan dan Kelab /
Kelab 1Murid 1Sukan daripada guru/murid disertakan bersama:
a) Draf Perlembagaan
b) Draf aktiviti utama
c) Senarai Jawatankuasa Penaja

2.2 Surat kelulusan penubuhan daripada Guru Besar selaku Penolong Pendaftar Sekolah.
Ada penyataan kelulusan penubuhan.

2.3 Surat pelantikan sebagai Guru Pemimpin / Guru Penasihat. Ada penyataan penurunan
kuasa
pengelolaan dan penyeliaan.

2.4 Minit Mesyuarat Agung penubuhan.

2.5 Perlembagaan yang disahkan oleh Guru Besar.

2.6 Senarai Jawatankuasa yang disahkan oleh Guru Besar.

2.7 Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Guru Besar.

2.8 Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Guru Besar.

2.9 Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin / Guru Penasihat.

2.10 Surat permohonan Bendahari mengutip yuran keahlian daripada Setiausaha kepada
Guru Besar.

2.11 Surat kelulusan mengutip yuran daripada Guru Besar.

2.12 Akaun kewangan/belanjawan yang disahkan.

145

2.13 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada persatuan melalui Guru
Pemimpin /
Guru Penasihat kepada Guru Besar. (NGO sahaja)

2.14 Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru Besar melalui Guru
Pemimpin /
Guru Penasihat.

2.15 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan kepada Badan Induk.

2.16 Surat penerimaan menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk.

2.17 Minit-minit mesyuarat yang diadakan.

2.18 Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli.

2.19 Laporan setiap aktiviti.

2.20 Laporan tahunan.

2.21 Membuat penilaian bagi setiap ahli (markah kokurikulum).

2.22 Surat penyerahan kembali kuasa dan pelantikan sebagai Guru Pemimpin
/ Guru Penasihat daripada Guru Pemimpin kepada Guru Besar.

2.23 Stok dan inventori.

2.24 Sijil / surat penghargaan.
3.0 PRASARANA KOKURIKULUM

3.1 Papan Kenyataan Sekolah
 Carta Organisasi
 Agihan Aktiviti (Unit Beruniform/ Kelab Persatuan/ kelab Sukan dan Permainan)
 Jadual aktiviti (harian/ mingguan/ bulanan)
 Paparan kejayaan
 Maklumat/ Gambar terkini
 Bonus

3.2 Pengurusan Peralatan Kokurikulum
 Peralatan disimpan di tempat yang selamat.
 Buku stok diselenggarakan dengan sempurna
 Rekod keluar masuk
 Pemantauan pentadbiran

3.3 Sudut Kokurikulum/ Galeri / Bilik / Ruang Khas
 Paparan/ rekod kejayaan
 Gambar berkaitan kokurikulum sekolah
 Simpanan rekod sijil dan piala
 Hasil kerja sekolah
 Kebitaraan sekolah

4.0 PENGGUNAAN PERUNTUKAN KOKURIKULUM
 Agihan dibelanjakan mengikut ketetapan
 Perbelanjaan menyeluruh
 Prosedur kewangan dipatuhi
 Rekod / Buku Vot dikemas kini dengan betul
 Pelaporan disediakan

146

5.0 PEMANTAUAN AKTITIVI KOKURIKULUM PERINGKAT SEKOLAH
 Jawatankuasa pemantauan
 Perancangan pemantauan
 Borang pemantauan
 Rekod pemantauan
 Penilaian dan penambahbaikan

6.0 PENGURUSAN PENILAIAN KOKURIKULUM
 Buku penilaian kokurikulum
 Rekod dan dokumentasi dikemas kini
 Analisis prestasi kokurikulum (mengikut tahun, bangsa dan jantina)
 Pelaporan penilaian

7.0 PELAKSANAAN HARI KOKURIKULUM SEKOLAH
 Kertas Kerja
 Laporan

8.0 SISTEM MAKLUMAT MURID/ DATA KOKURIKULUM
 Dilengkapi
 Dikemas kini
 Kesahihan data
 Dokumentasi data (hard copy)
 Maklumat penghantaran ke PPD / JPN

147