KEPERLUAN ASAS EKSA

STANDARD OPERATION PROCEDUR
(SOP)

RUANG KERJA FIZIKAL

LANTAI

1. Pastikan tong sampah ada disediakan, lantai dalam keadaan selamat dan tidak licin,
tiada kekotoran atau sampah sarap serta tidak berlubang/pecah atau rosak.

2. Program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan sentiasa dipatuhi.

3. Inisiatif / Tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dirancang dengan
segera, jika ada.

DINDING ATAU PARTITION PEGAWAI

1. Dinding bersih dari sebarang kekotoran dan sentiasa dalam keadaan baik.
2. Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan mempamerkan imej korporat.
3. Tanda nama penuh dan jawatan perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-masing

termasuk bilik pegawai.
4. Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur.
5. Status pergerakan pegawai perlu dipamerkan.

SILING / DINDING / TINGKAP DAN PINTU

1. Siling / dinding / tingkap dan pintu sentiasa berada dalam keadaan yang
bersih dan baik.

2. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif atau tindakan proaktif untuk
pembaikan segera perlu dilaksanakan.

3. Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya.

LAMPU DAN SOKET

1. Pelan lampu/ suis dipamerkan dengan dengan jelas dan mudah difahami.
2. Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik.
3. Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik.
4. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif/tindakan proaktif untuk pembaikan segera perlu

dilaksanakan.
5. Soket/suis/lampu yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas.

PERALATAN PEJABAT

1. Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja / dulang dalam laci.
2. Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, bersih dan sentiasa boleh digunakan dengan selamat.
3. Susunan laci berlabel dan seragam. Semua barang yang disimpan dalam ruang yang ditetapkan.
4. Tatacara penggunaan peralatan dipamerkan dengan jelas dan mudah difahami.
5. Arahan / Notis bagi memastikan peralatan disusun kemas dan dipamerkan di tempat bersesuaian.
6. Susun Atur Perabot dan Peralatan Pejabat:

i. Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan
kesihatan pekerja.

ii. Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa,
ceria dan berimej korporat.

TANDA ARAH / PETUNJUK / PERINGATAN

1. Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti AWAS pada
plug yang terdedah dan “SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN” pada plug lampu yang
terbabit.

2. Tanda nama pegawai perlu seragam dan diletakkan pada setiap partition dan bilik pegawai.

3. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu di letakkan di tempat yang strategik serta mudah
dilihat oleh orang ramai.

HIASAN DALAMAN

1. Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah, jimat untuk di
selenggara kan serta kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan
kesihatan pekerja.

2. Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian tetapi tidak
keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi,
Piagam Pelanggan, Dasar Kualiti dan sebagainya)

3. Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada
dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan.

4. Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan tidak
mengancam keselamatan pekerja.

PELABELAN DAN PEMAKIRAN (PARKING LOT)

1. Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih sahaja
disediakan lot parkir yang bersesuaian (tidak perlu
menggunakan tape untuk tujuan penanda parkir peralatan).

ii. Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut kesesuaian
zon.

BILIK PEGAWAI

1. Lantai ruang kerja/bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih.
2. Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.
3. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
4. Tanda nama dan jawatan pegawai diletakkan di ruang kerja/partition pegawai/

pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian.
5. Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan masuk/keluar.

BILIK PEGAWAI

6. Dokumen diurus dengan berkesan.
7. KEW.PA 7 senarai aset lokasi disediakan dan kemaskini.
8. Sekiranya pegawai dibekalkan kabinet fail, kabinet fail perlu dilabelkan

dengan kemas dan teratur.
9. Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan.
10. Kerusi sentiasa berada dalam keadaan baik, selesa dan bersih.

BILIK PEGAWAI

11. Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang pintu (jika almari
tidak disediakan). Jika di ruang kerja sediakan ruang penyangkut yang sesuai.

12. Wayar/kabel elektrik disusun kemas dengan menggunakan black
tape/cabel casing conduit.

13. CPU dan pedestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan secara teratur
dan seragam.

14. Komputer dan pencetak haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan.
15. Komputer ditutup (shut down) selepas habis waktu bekerja.

BILIK PEGAWAI

16. Wallpaper dan screen saver desktop komputer/komputer riba boleh
diseragamkan dengan imej korporat.

17. Pegawai boleh mewujudkan satu (1) sudut mini yang ditetapkan untuk
tapak hiasan.

18. Menetapkan ruang kasut (jika perlu) bagi meletakkan tidak lebih dari tiga
(3) pasang kasut.

19. Menyediakan tempat khas bagi bakul sampah yang diseragamkan.

PENGURUSAN LACI ALAT TULIS

1. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:

i. Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut
kreativiti pegawai.

ii. Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku
catatan.

iii. Laci bawah diguna bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit
dan lain-lain.

✓ Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih) maka keutamaan
penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis buku catatan dokumen
rasmi.

PENGURUSAN DOKUMEN

1. Fail-fail aktif disusun dengan kemas dan teratur pada setiap
masa.

2. Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di
dalam kabinet fail dan dilabelkan mengikut format yang telah
diseragamkan.

BILIK FAIL

1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.
2. Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat.
3. Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan.
4. Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan boleh dicapai dalam tempoh

masa 30 saat.
5. Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan.
6. Sistem pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan (contoh: kad

daftar pengguna dan kad keluar masuk fail).

BILIK FAIL

7. Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks
bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet.

8. Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan.

9. Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat
khas.

10. Kawalan serangga/haiwan perosak/pest control dilaksanakan secara berjadual.

11. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus bilik fail.

BILIK STOR

1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.

2. Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang
mudah dilihat.

3. Sudut informasi (contoh: tatacara permohonan barang) boleh diwujudkan dan ditempatkan di
kawasan yang mudah dilihat.

4. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas.

5. Stok disusun mengikut tanda/label/abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau
tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut kaedah “First-In- First-Out”
(FIFO). (*Penanda Aras Minima).

BILIK STOR

6. Semua barang/stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur.

7. Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin dan peralatan disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja
pemunggahan dan laluan.

8. Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli berada dalam keadaan baik dan ditentukan
tempat khas.

9. Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang dan tertakluk kepada prosedur pengurusan stor yang sedang
berkuatkuasa (Contoh: bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah dan barang- barang
toksik disimpan dengan kemas dan menggunakan peralatan sepatutnya termasuk peralatan sokongan).

10. Kaedah/sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk stok.
(*Menyediakan Kew PS yang kemaskini).

11. Alat pemadam api yang mempunyai sijil yang berkuatkuasa dan berkeadaan baik ditempatkan di stor.

12. Kawalan makhluk/haiwan perosak dilaksanakan secara berjadual.

BILIK MESYUARAT

1. Bilik mesyuarat/bilik perbincangan sentiasa dalam keadaan bersih
dan kemas.

2. Gambar pemimpin tertinggi negara/negeri disediakan.
3. Visi dan Misi Jabatan disediakan.
4. Pelan Bilik Mesyuarat disediakan.
5. Peralatan/kemudahan dalam bilik mesyuarat/bilik perbincangan

sentiasa dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan.

BILIK MESYUARAT

6. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.

7. Maklumat berkaitan mesyuarat dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh:
Penggunaan papan tanda/slot in board.

8. Papan putih/white board dibersihkan selepas mesyuarat selesai.

9. Barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan suis ditutup sebelum
meninggalkan bilik mesyuarat/bilik perbincangan.

10. Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan bilik
mesyuarat/bilik perbincangan.

PANTRI

1. Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas, serta bebas daripada sebarang serangga/haiwan perosak
dan bau yang tidak menyenangkan.

2. Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur setelah digunakan.

3. Perkakas/alatan yang disimpan di dalam kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas dan diseragamkan
mengikut kesesuaian.

4. Perkakas/alatan yang minima seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro, cerek elektrik dan water dispenser
boleh disediakan di pantri.

5. Kain lap sentiasa dicuci selepas digunakan.

6. Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan tidak tersumbat dan tiada sisa makanan.

BILIK LATIHAN

1. Bilik latihan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.

2. Peralatan/kemudahan di bilik latihan sentiasa berada dalam keadaan sempurna dan boleh
digunakan serta info yang dipaparkan adalah terkini.

3. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.

4. Hiasan berimej korporat boleh diwujudkan dan diselenggara secara berkala.

5. Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan bilik
latihan.

TANDAS

1. Keseluruhan ruang tandas termasuk lantai, dinding sentiasa dalam keadaan bersih dan kering serta bau yang
menyenangkan.

2. Peralatan/kelengkapan seperti tong sampah/tong sanitari, cermin muka, bahan pewangi, tisu dan sabun
disediakan di dalam tandas.

3. Semua lampu tandas sentiasa berfungsi dengan baik.

4. Sinki dan mangkuk tandas sentiasa berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan baik.

5. Memastikan pengudaraan tandas adalah baik.

6. Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.

7. Arahan/kaedah penggunaan peralatan di dalam tandas dipamerkan dengan jelas (mengikut kesesuaian).

8. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan tandas.

PERPUSTAKAAN / PUSAT SUMBER

1. Perpustakaan/pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih, kemas dan teratur.
2. Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang memudahkan pelanggan.
3. Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan.
4. Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik.
5. Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk disediakan dan senang dilihat.

DEWAN SERBAGUNA

1. Dewan serbaguna/auditorium berada dalam keadaan bersih dan kemas.

2. Peralatan/kemudahan dalam dewan serbaguna/auditorium berkeadaan baik
dan boleh digunakan.

3. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan dipamerkan
dengan jelas dan mudah dilihat.

LOBI UTAMA

1. Persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih, kemas, ceria dan
selaras dengan imej korporat.

2. Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti (visi,
misi, maklumat pengurusan atasan, moto dan piagam pelanggan)

3. Menyediakan perkara-perkara seperti (Buku Pelawat, Direktori Pegawai,
Sudut Infomasi untuk pelanggan).

4. Hiasan bersesuaian dengan imej korporat.

LALUAN UTAMA / KORODOR

1. Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang
laluan kemas, bersih dan teratur.

2. Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu
kecemasan.

KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN

1. Kaunter Khidmat Pelanggan berimej korporat dan memenuhi kriteria berikut:-
i) Direktori warga agensi
ii) Borang maklum balas pelanggan
iii) Borang-borang/ Brosur berkaitan
iv) Bahan bacaan informasi
v) Info mengenai agensi/piagam pelanggan
vi) Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)

KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN

2. Kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria.

3. Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran
yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan.

4. Menyediakan perkidmatan yang mesra pelanggan.

5. Menyediakan dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang
kemaskini.

SURAU / BILIK SOLAT

1. Surau/bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.
2. Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.
3. Jadual waktu solat boleh disediakan untuk panduan masuk waktu solat bagi kemudahan warga Jabatan/Agensi.
4. Menyediakan kemudahan seperti Al-Quran, bahan bacaan, telekung, sejadah dan selipar.
5. Semua kemudahan sentiasa disusun kemas dan teratur di dalam almari/kabinet/rak yang disediakan.
6. Telekung disediakan tempat sangkut yang sesuai agar kelihatan kemas.
7. Selipar/kasut disusun dengan rapi dan kemas pada tempatnya.
8. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus dan memantau kebersihan surau/bilik solat.

BENGKEL LATIHAN / MAKMAL

1. Semua perabot dan peralatan disusun kemas, bersih, berkeadaaan baik serta tidak
mengancam keselamatan dan kesihatan kakitangan dan pelajar.

2. Mesin dan alatan diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang laluan
dan pergerakan pengguna.

3. Mesin dan alatan perlu sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berhabuk, berkarat dan
sebagainya.

4. Safe Operating Procedure (SOP) perlu dipaparkan dengan jelas pada setiap mesin.

5. Buku Log Penggunaan dan Jadual Penyelenggaraan mesin perlu disediakan dan
dikemaskini untuk pemantauan.

BENGKEL LATIHAN / MAKMAL

6. Tiada barang diletakkan di atas atau di bawah mesin terutamanya bahan yang
berbentuk cecair.

7. Tanda berhati-hati perlu diletakkan pada bahagian yang berbahaya
(contoh: AWAS).

8. Peti kecemasan perlu disediakan dan dikemaskini.

9. Mesin dan peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas.

BILIK KULIAH / BILIK SEMINAR /
BILIK PERBINCANGAN

1. Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.

2. Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.

3. Semua perabot dan peralatan disusun kemas, bersih, berkeadaaan baik serta tidak
mengancam keselamatan dan kesihatan kakitangan dan pelajar.

4. Semua maklumat yang dipaparkan dalam keadaan kemas, baik dan terkini.

5. Maklumat penggunaan bilik seminar / bilik perbincangan perlu dikemaskini dan dipaparkan.

6. Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan.

DEWAN / DEWAN KULIAH

1. Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.
2. Persekitaran dewan/Auditorium bersih, kemas dan selamat.
3. Semua perabot, peralatan dan kemudahan ICT/ siar raya disusun kemas, bersih,

berkeadaaan baik serta tidak mengancam keselamatan pengguna.
4. Safe Operating Procedure (SOP) perlu dipaparkan dengan jelas pada setiap Peralatan.
5. Semua maklumat yang dipaparkan dalam keadaan kemas, baik dan terkini.
6. Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas.
7. Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan.

DEWAN MAKAN / KAFETERIA

1. Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.
2. Persekitaran dapur / tempat memasak / ruang makan bersih, kemas dan

selamat.
3. Semua peralatan dan perabut berada dalam keadaan baik dan disusun.
4. Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan.

GARAJ

1. Papan tanda / label yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.
2. Persekitaran garaj bersih, kemas dan selamat.
3. Semua garisan tempat letak kenderaan di antara lot-lot disediakan dengan

jelas.
4. Tiada kenderaan lain yang ditelakkan di tempat letak kenderaan Khas.

PREMIS PERNIAGAAN

1. Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.
2. Persekitaran Premis Perniagaan bersih, kemas dan selamat.
3. Semua peralatan dan perabut berada dalam keadaan baik dan disusun.
4. Etika dan peraturan yang perlu dipatuhi penyewa hendaklah disediakan dan

dipaparkan.

ASRAMA

1. Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.
2. Persekitaran asrama bersih, kemas dan selamat.
3. Semua perabot, peralatan dan kemudahan disusun kemas, bersih, berkeadaaan baik serta tidak mengancam

keselamatan penghuni.

4. Safe Operating Procedure (SOP) perlu dipaparkan dengan jelas pada setiap Peralatan.
5. Semua maklumat yang dipaparkan dalam keadaan kemas, baik dan terkini.

6. Peti kecemasan perlu disediakan dan dikemaskini.

7. Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas.

8. Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan.

RUANG SAKIT (SICK BAY)

1. Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.
2. Persekitaran ruang bersih, kemas dan selamat.
3. Semua perabot dan peralatan disusun kemas, bersih, berkeadaaan baik serta

tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pengguna
4. Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan.

RUMAH TAMU

1. Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.
2. Persekitaran bilik/rumah tamu bersih, kemas dan selamat.
3. Semua perabot, peralatan dan kemudahan disusun kemas, bersih, berkeadaaan baik serta tidak mengancam

keselamatan penghuni.
4. Safe Operating Procedure (SOP) perlu dipaparkan dengan jelas pada setiap Peralatan.
5. Semua maklumat yang dipaparkan dalam keadaan kemas, baik dan terkini.
6. Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas.
7. Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan.

PADANG

1. Seluruh kawasan padang bersih dan tiada sampah sarap serta berada dalam
keadaan baik dan selamat digunakan.

2. Semua peralatan dan kemudahan di padang dalam keadaan baik dan selamat.
Contoh: tiang gol.

GELANGGANG

1. Kawasan gelanggang dalam keadaan bersih, baik dan selamat digunakan.

2. Peraturan/etika penggunaan gelanggang disediakan dan dipaparkan dengan
jelas.

3. Semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada
dalam keadaan baik.

4. Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dan diasingkan.

BILIK KAUNSELING

1. Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.
2. Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.
3. Semua perabot dan peralatan disusun kemas, bersih, berkeadaaan baik serta

tidak mengancam keselamatan dan kesihatan kakitangan dan pelajar.
4. Semua maklumat yang dipaparkan dalam keadaan kemas, baik dan terkini.
5. Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan.

BILIK SERVER / TERPERINGKAT

1. Memastikan bilik server/terperingkat bersih, tidak berdebu, terususn,
kemas dan selamat.

2. Bilik server/terperingkat tidak perlu dilabelkan nama bilik.
3. Bilik server/terperingat tidak perlu dilabelkan dalam pelan lokasi.