BUKU PENGURUSAN KVPG 2023

Panduan Pengurusan KVPG 2023

10.0 JAWATANKUASA DOKUMENTASI JAMINAN KUALITI

Pengerusi Pengarah
Timbalan Pengerusi Ketua Jaminan Kualiti
Naib Pengerusi 1 Timbalan Pengarah Akademik
Naib Pengerusi 2 Timbalan Pengarah Sokongan Akademik
Penyelaras Pn Aini Atirah Binti Khairuddin
Setiausaha Pn Siti Sarah binti Misnudin
AJK Semua Penyelaras dan Setiausaha JK Jaminan Kualiti

11.0 JAWATANKUASA PBPPP

Pengerusi Tn Hj Faisal bin Hj Md Kasim (Pengarah)
Setiausaha Pn Zuraini Binti Mokhtar (KJK)
Tn Hj Hanizam bin Md Ali (TPA)
AJK En Ismi Bin Bachok (TPSA)
Hjh Maslina binti Mustafa@Alias (KJPU)
Urusetia Pn Shaliza binti Md Aya

85

Panduan Pengurusan KVPG 2023

PBPPP
SENARAI PYD DI BAWAH SELIAAN PEGAWAI PENILAI (PP1 & PP2)

BAGI KOLEJ VOKASIONAL PASIR GUDANG [JHA1004]
TAHUN 2023

Bil PEGAWAI PEGAWAI YANG DINILAI 1 PEGAWAI YANG DINILAI 2
PENILAI (PYD 1) (PYD 2)

(PP1 & PP2) 1. Maslina binti Mustafa@Alias
2. Nur Azira Ruzila binti Zakaria
1 FAISAL BIN 1. Hanizam bin Md. Ali
HJ. MD KASIM 2. Ismi bin Bachok 1. Aina Puteri binti Kamarudin
3. Zuraini binti Mokhtar 2. Alnooraisza binti Ahmad
3. Azmeer bin Sharingat
2 HANIZAM BIN 1. Khairul Razmin bin Abdurakman 4. Muhammad Arif Izzuddin bin
MD. ALI 2. Maslina binti Mustafa@Alias
3. Mohamad Izzat bin Satar Ab. Halim
4. Mohd Zahari bin Sadzali 5. Siti Hajar binti Salikan
5. Mohd Hakimi bin Mohd Jani 6. Muhamad Nur Bazlan bin Alias
6. Abdul Arif bin Muhammad 7. Nurul Asyikin binti Abu Bakar
7. Amirrudin bin Yaacob

3 ISMI BIN 1. Ahmad Hasanudin bin Mokhtar 1. Khairul Razmin bin Abdurakman
BACHOK 2. Muhammad Arif Izzuddin bin 2. Mohamad Izzat bin Satar
3. Mohd Hakimi bin Mohd Jani
Ab. Halim 4. Mohd Zahari bin Sadzali
3. Norsuhaida binti Ramlee 5. Muhamad Arif bin Che Mansor
4. Nur Azira Ruzila binti Zakaria 6. Mohd Khairee bin Ibrahim
7. Nuur Azeerah binti
5. Nurhafizah binti Zaidi
6. Siti Noor Azreen binti Misnan Baharruddin
7. Suziana binti Abdul Ghani

7 ZURAINI BINTI 1. Aini Atirah binti Khairuddin 1. Mohd Hamrie Ikmal bin Ahmad
MOKHTAR 2. Azmeer bin Sharingat 2. Mohd Saifulnizam bin Md Tayib
3. Siti Nadia binti Zaidi 3. Norsuhaida binti Ramlee
4. Siti Sarah binti Misnudin 4. Siti Noor Azreen binti Misnan
5. Nurul Adzrina binti Hasrin 5. Amirrudin bin Yaacob
6. Nurul Hidayah binti Supian
7. Nuur Azeerah binti Baharruddin

9 MASLINA 1. Alnooraisza binti Ahmad 1. Mohd Arimi Nuruddin bin Che
BINTI 2. Muhamad Arif bin Che Mansor Yaacob

MUSTAFA@A 3. Noor Amira Shahirin binti Mohd 2. Noor Ashikin binti Nordin
LIAS Sarom 3. Nurhafizah binti Zaidi
4. Siti Hajar binti Salikan 4. Siti Nadia binti Zaidi
5. Siti Sarah binti Misnudin
5. Siti Syazwani binti Mohd Saad 6. Suziana binti Abdul Ghani

8 AZMEER BIN 1. Aina Puteri binti Kamarudin 1. Ahmad Hasanudin bin Mokhtar
SHARINGAT 2. Mohd Arimi Nuruddin bin Che 2. Aini Atirah binti Khairuddin
Yaacob 3. Noor Amira Shahirin binti Mohd
3. Noor Ashikin binti Nordin
4. Rosdiana binti Rashid Sarom
4. Siti Syazwani binti Mohd Saad
9 MOHAMAD 1. Mohd Hamrie Ikmal bin Ahmad 5. Abdul Arif bin Muhammad
IZZAT BIN 2. Mohd Saifulnizam bin Md Tayib
SATAR 3. Mohd Khairee bin Ibrahim 1. Rosdiana binti Rashid
2. Nurul Adzrina binti Hasrin
3. Nurul Hidayah binti Supian

4. Muhamad Nur Bazlan bin Alias
5. Nurul Asyikin binti Abu Bakar

86

Panduan Pengurusan KVPG 2023

Lampiran :
Senarai Bidang

Tugas

87

Panduan Pengurusan KVPG 2023

ISI KANDUNGAN

BIL BIDANG TUGAS

1.0 Pengarah
2.0 Timbalan Pengarah Akademik
3.0 Timbalan Pengarah Sokongan Akademik
4.0 Ketua Jaminan Kualiti
5.0 Ketua Jabatan Pendidikan Umum
6.0 Ketua Jabatan Bidang Vokasional
7.0 Ketua Jabatan Pentaksiran Dan Penilaian
8.0 Ketua Unit Bahasa
9.0 Ketua Unit Sains & Matematik
10.0 Ketua Unit Kemanusiaan
11.0 Ketua Unit Teras Umum
12.0 Ketua Program
13.0 Ketua Unit Pentaksiran
14.0 Ketua Unit Pensijilan
15.0 Ketua Unit Perhubungan Dan Latihan Industri
16.0 Jawatankuasa Pengurusan Kolej
17.0 Jawatankuasa Kewangan
18.0 Jawatankuasa Penilai Sebut Harga Kolej Vokasional Pasir Gudang
19.0 Jawatankuasa Guru Pelatih Dan Pementoran Guru Baharu
20.0 Jawatankuasa Pengurusan Kajian IPTA, IPTS
21.0 Jawatankuasa Majlis Permuafakatan Kolej
22.0 Jawatankuasa Persatuan Ibu Bapa Dan Guru (PIBG)
23.0 Jawatankuasa Kelab Keluarga
24.0 Jawatankuasa Pengurusan Bilik Khas
25.0 Jawatankuasa Bencana
26.0 Jawatankuasa Buku Panduan Pengurusan
27.0 Jawatankuasa Mesyuarat Pensyarah
28.0 Jawatankuasa Mesyuarat Kakitangan Sokongan
29.0 Jawatankuasa Perancangan Strategik
30.0 Jawatankuasa Unit Latihan Dan Kemajuan Staf (ULKS)
31.0 Jawatankuasa Pengurusan Akademik
32.0 Jawatankuasa Akademik
33.0 Pensyarah Kursus Pendidikan Umum
34.0 Pensyarah Kursus Bidang Vokasional
35.0 Jabatan Pentaksiran dan Penilaian
36.0 Jawatankuasa Jadual Waktu
37.0 Jawatankuasa Pembangunan Akademik (KV)
38.0 Jawatankuasa Alumni Vokasional
39.0 Jawatankuasa Perhubungan Dan Latihan Industri/On The Job Training (OJT)
40.0 Jawatankuasa Pusat Bertauliah SKM Cawangan (PBC)
41.0 Unit Hal Ehwal Pelajar
42.0 Lembaga Tatatertib / Disiplin Pelajar
43.0 Jawatankuasa Pengurusan Disiplin
44.0 Jawatankuasa Keselamatan, Kesihatan Dan Keceriaan
45.0 Jawatankuasa Kebajikan, Insuran, Biasiswa dan Bantuan KPM
46.0 Jawatankuasa Penasihat Majlis Perwakilan Pelajar (MPP)
47.0 Jawatankuasa Kelab Pencegahan Jenayah
48.0 Jawatankuasa PPDa
49.0 Jawatankuasa Pengambilan Dan Penawaran Pelajar Tahun 1
50.0 Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar
51.0 Jawatankuasa Pertukaran Pelajar
52.0 Jawatankuasa Kafeteria
53.0 Jawatankuasa SPBT
54.0 Jawatankuasa Pengurusan Perhimpunan Rasmi / Khas Kolej
55.0 Jawatankuasa Sijil Penghargaan, Sijil Penyertaan, Sijil Pencapaian, Buku
Program & Testimoni

88

Panduan Pengurusan KVPG 2023

56.0 Jawatankuasa Buku Jadual Kedatangan Murid (BJKM), APDM, e-KEHADIRAN
57.0 Unit Sukan Dan Kokurikulum
58.0 Jawatankuasa Kelab Sukan Dan Permainan
59.0 Jawatankuasa Kelab / Persatuan
60.0 Jawatankuasa Unit Beruniform
61.0 Unit Psikologi Dan Kerjaya
62.0 Jawatankuasa Kajian Jejak Pelajar (Tracers Study)
63.0 Unit Pengurusan Kolej Kediaman
64.0 Unit Pusat Sumber Dan Media
65.0 Unit Teknologi Maklumat
66.0 Jawatankuasa Frog VLE
67.0 Jawatankuasa SPS Dan Data
68.0 Unit Perhubungan Awam
69.0 Jawatankuasa Outreach dan Inreach
70.0 Jawatankuasa Lawatan Agensi Awam dan Swasta, Laporan dan Dokumentasi
71.0 Unit Pembangunan Dan Penyelenggaraan
72.0 Jawatankuasa Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPAK)
73.0 Jawatankuasa Task Force Pelaksanaan Kolej
74.0 Jawatankuasa Penjaminan Kualiti Pentaksiran Dan Penilaian (4 P)
75.0 Jawatankuasa Latihan (Coaching & Mentoring)
76.0 Jawatankuasa Pengauditan Dan Pemantauan
77.0 Jawatankuasa Sistem Pengurusan Kualiti KVKPM MS ISO 9001:2015
78.0 Jawatankuasa Pembudayaan Inovasi
79.0 Jawatankuasa Inovasi Dan Kreativiti (KIK)
80.0 Jawatankuasa Aduan Dan Maklum Balas
81.0 Jawatankuasa Keselamatan, Kesihatan Dan Kepekerjaan (OSH)
82.0 Ketua Bengkel
83.0 Jawatankuasa Dokumentasi Jaminan Kualiti
84.0 Jawatankuasa Audit Pensyarah
85.0 Jawatankuasa Program Mentor Mentee (Penasihat Akademik)
86.0 Penyelaras SKM Program
87.0 Penyelaras OJT Program
88.0 Jawatankuasa Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)

89

Panduan Pengurusan KVPG 2023

1.0 PENGARAH

1.1 Menentukan hala tuju kolej melalui pelaksanaan dasar-dasar dan matlamat
Pendidikan Vokasional KPM.

1.2 Merancang, mengurus dan memantau pengurusan pendidikan dan latihan mengikut
bidang kurikulum dan program akademik KV.

1.3 Merancang peningkatan program dan aktiviti pengurusan kualiti KV termasuk
bantuan perkhidmatan pengurusan kualiti bagi proses PdP di setiap tahap dan
fungsi kolej.

1.4 Merancang dan mewujudkan jalinan kolaborasi dengan pihak komuniti, industri dan
agensi luar bagi
melaksanakan pembangunan dan pengkomersilan, pendidikan berasaskan produk
PBE.

1.5 Merancang, mengurus dan memantau pengurusan hal ehwal pelajar,
kokurikulum, bimbingan dan kauseling, perkhidmatan sumber maklumat
pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan selaras
dengan dasar pendidikan vokasional KPM.

1.6 Menggerakkan sumber secara optimum termasuk program latihan staf KV bagi
membangunkan organisasi secara menyeluruh berdasarkan kurikulum
pendidikan vokasional KPM.

1.7 Mengurus dan memantau hal ehwal pentadbiran, perkhidmatan dan peruntukan
kewangan bagi
menyokong program pendidikan KV.

2.0 TIMBALAN PENGARAH AKADEMIK

2.1 Bertanggungjawab mengurus dan menyelaras semua jabatan bidang akademik.
2.2 Merancang, menyelaras, memantau dan menilai program-program Kurikulum

Vokasional termasuk Pendidikan Berasaskan Produk (Production - Based
Education) dan School Enterprise.
2.3 Merancang, menyelaras, memantau dan menilai pelaksanaan kurikulum KV.
2.4 Merancang, menyelaras, dan menilai proses pengajaran dan pembelajaran
untuk menghasilkan outcome yang menepati kebolehpasaran, keusahawanan
dan kebolehkerjaan.
2.5 Merancang, menyelaras, mengurus dan memantau pengurusan pentaksiran
pelajar, penyediaan instrumen penilaian, pelaksanaan peperiksaan, pengurusan
keputusan dan pensijilan KV.
2.6 Bertanggungjawab merancang dan mengurus kewangan bagi bidang akademik.
2.7 Merancang, menyelaras, mengurus dan memantau latihan industri pelajar melalui
hubungan dan kolaboratif dengan pihak industri.
2.8 Merancang, menyelaras, memantau dan menilai program pembangunan staf
termasuk latihan kepimpinan, peningkatan kompetensi dan kemahiran komunikasi
tenaga pengajar akademik.
2.9 Merancang, menyelaras, memantau dan menilai program perhubungan dengan
agensi-agensi luar
termasuk perkhidmatan rundingcara dan temuduga kerjaya.
2.10 Bertanggungjawab merancang, mengurus dan menyelaras infrastruktur dan
prasarana bagi bidang akademik.
2.11 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa ke
semasa.

3.0 TIMBALAN PENGARAH SOKONGAN AKADEMIK

3.1 Merancang, mengurus, memantau dan menilai program pengambilan pelajar,
pembangunan pelajar termasuk hal-hal berkaitan peraturan dan disiplin.

3.2 Merancang, mengurus, memantau dan menilai program ko-akademik, sukan dan
kokurikulum.

3.3 Merancang, mengurus, memantau dan menilai program-program psikologi dan
kerjaya.

3.4 Merancang dan mengurus program pembinaan sahsiah pelajar untuk mencapai
kemenjadian pelajar KV.

3.5 Merancang, mengurus dan memantau pengurusan asrama termasuk aktiviti-aktiviti
pembangunan insaniah pelajar.

90

Panduan Pengurusan KVPG 2023
Merancang, mengurus, memantau dan menilai program-program dan aktiviti-aktiviti
3.6 pusat sumber bagi menyokong program pendidikan KV.
3.7 Merancang, menyelaras dan menyelia program-program ICT dan teknologi untuk
menyokong proses Pengajaran dan Pembelajaran.
3.8 Merancang dan menyelaras pengurusan perhubungan awam dan agensi luar.
3.9 Merancang, mengawalselia, dan memantau projek-projek kecil
pembangunan dan kerja-kerja senggaraan fizikal, serta projek 5S bagi KV.
3.10 Merancang, mengurus dan mengawalselia program Kesedaran Keselamatan dan
Kesihatan Pekerja (OHSAS - Occupation health and safety assessment series for
health and safety management systems).
3.11 Membantu mengawalselia dan mengurus kewangan bagi bidang sokongan akademik.

91

Panduan Pengurusan KVPG 2023

4.0 KETUA JAMINAN KUALITI

4.1 Sekretariat Pengurusan Kualiti Kolej Vokasional.
4.2 Merancang, melaksana, menyelaras dan memantau program / aktiviti pengurusan

kualiti KV.
4.3 Memberi bimbingan (coaching and mentoring) pengurusan kualiti

pendidikan, pengajaran dan pembelajaran dan program sokongan kualiti.
(Unit Latihan dan Kemajuan Staf (ULKS)).
4.4 Mengawal selia program dan perkhidmatan tidak akur, pembetulan,
pencegahan dan penambahbaikan program dan aktiviti.
4.5 Merancang dan mengurus pengauditan program (akademik) dan aktiviti serta
kewangan di peringkat
KV.
4.6 Menyebarluas amalan kepimpinan terbaik di semua peringkat pengurusan KV bagi
peningkatan profesionalisme melalui maklumbalas pelanggan dan aduan
pelanggan.
4.7 Menyelaras pembudayaan inovasi dan penyelidikan.
4.8 Menyelaras pengumpulan laporan, data dan rekod di bawah bidang Jaminan Kualiti.
4.9 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa ke
semasa.

5.0 KETUA JABATAN PENDIDIKAN UMUM

5.1 Bertanggungjawab menyelaras pengurusan dan aktiviti Unit Bahasa, Unit Sains
dan Matematik, Unit Kemanusiaan dan Unit Teras Umum.

5.2 Membantu merancang, menyelaras dan memantau program-program Kurikulum
Kolej Vokasional bagi Bahasa, Unit Sains dan Matematik, Unit Kemanusiaan dan
Unit Teras Umum.

5.3 Menyelaras, memantau dan menilai pelaksanaan kurikulum Bidang Bahasa, Sains &
Matematik , Unit
Kemanusiaan dan Unit Teras Umum.

5.4 Menyelaras, mengurus dan memantau pengurusan pentaksiran dan penyediaan
instrumen penilaian bagi Bidang Bahasa, Sains & Matematik, Kemanusiaan, dan
Unit Teras Umum.

5.5 Mengurus keperluan kewangan bagi Bidang Bahasa, Sains & Matematik dan
Kemanusiaan. dan Unit
Teras Umum.

5.6 Memantau dan menilai keperluan program pembangunan staf termasuk latihan
kepimpinan, peningkatan kompetensi dan kemahiran komunikasi tenaga pengajar
Bidang Bahasa, Sains & Matematik dan Kemanusiaan. dan Unit Teras Umum.

5.7 Merancang dan mengurus pembangunan akademik pelajar dalam Bidang Bahasa,
Sains & Matematik dan Kemanusiaan. dan Unit Teras Umum

5.8 Bertanggungjawab mengurus dan menyelaras infrastruktur dan prasarana P&P bagi
Bidang Bahasa,
Sains & Matematik dan Kemanusiaan. dan Unit Teras Umum.

5.9 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa ke
semasa.

6.0 KETUA JABATAN BIDANG VOKASIONAL

6.1 Bertanggungjawab menyelaras pengurusan dan aktiviti Bidang Vokasional.
6.2 Membantu merancang, menyelaras dan memantau program-program Kurikulum

Bidang Vokasional termasuk Pendidikan Berasaskan Produk (Production - Based
Education) dan School Enterprise.
6.3 Menyelaras, memantau dan menilai pelaksanaan kurikulum Bidang Vokasional.
6.4 Menyelaras, mengurus dan memantau pengurusan pentaksiran dan penyediaan
instrumen penilaian bagi Bidang Vokasional.
6.5 Mengurus keperluan kewangan bagi Bidang Vokasional.
6.6 Memantau dan menilai keperluan program pembangunan staf termasuk latihan
kepimpinan, peningkatan kompetensi dan kemahiran komunikasi tenaga pengajar
Bidang Vokasional.
6.7 Merancang dan mengurus pembangunan akademik pelajar dalam Bidang
Vokasional.

92

Panduan Pengurusan KVPG 2023
6.8 Bertanggungjawab mengurus dan menyelaras infrastruktur dan prasarana PdP bagi

Bidang Vokasional.
6.9 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa ke

semasa.
7.0 KETUA JABATAN PENILAIAN DAN PENTAKSIRAN

7.1 Merancang dan mengurus penilaian dan pentaksiran KV.
7.2 Mengawalselia pembinaan dan penghasilan alat-alat pengujian dan pengukuran

yang mempunyai skor berkeesahan, kesahihan dan kebolehpercayaan
berlandaskan kurikulum KV.
7.3 Menguruskan instrumen penilaian dan pentaksiran pelajar.
7.4 Mengurus dan menyelaras pelaksanaan pentaksiran.
7.5 Berkolaboratif dengan LPM dan agensi luar dalam pentaksiran pelajar KV.
7.6 Mengurus keputusan pentaksiran berterusan (PB) dan penilaian akhir (PA).
7.7 Mengurusetiakan mesyuarat Jawatankuasa Akademik.
7.8 Mengurus persijilan KV yang diluluskan oleh Jawatankuasa Akademik.
7.9 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa ke
semasa.

93

Panduan Pengurusan KVPG 2023

8.0 KETUA UNIT BAHASA

8.1 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan PdP mengikut standard
kurikulum dan program akademik bidang Bahasa.

8.2 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan pentaksiran berdasarkan
modul pembelajaran bagi bidang Bahasa.

8.3 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan takwim akademik KV bagi
bidang Bahasa.

8.4 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pencapaian prestasi bagi bidang
Bahasa.

8.5 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa ke
semasa.

9.0 KETUA UNIT SAINS & MATEMATIK

9.1 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan PdP mengikut standard
kurikulum dan program akademik bidang Sains dan Matematik.

9.2 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan pentaksiran
berdasarkan modul pembelajaran bagi bidang Sains dan Matematik.

9.3 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan takwim akademik KV
bagi bidang Sains dan Matematik.

9.4 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pencapaian prestasi bagi bidang
Sains dan Matematik

9.5 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa ke
semasa

10.0 KETUA UNIT KEMANUSIAAN

10.1 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan PdP mengikut
standard kurikulum dan program akademik bidang Kemanusiaan.

10.2 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan pentaksiran
berdasarkan modul pembelajaran bagi bidang Kemanusiaan

10.3 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan takwim akademik KV
bagi bidang Kemanusiaan

10.4 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pencapaian prestasi bagi bidang
Kemanusiaan

10.5 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa
ke semasa.

11.0 KETUA UNIT TERAS UMUM

11.1 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan PdP mengikut standard
kurikulum dan program akademik bidang Teras Umum (Employability Skills dan
Modul Insaniah).

11.2 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan pentaksiran
berdasarkan modul pembelajaran bagi bidang Teras Umum (Employability Skills
dan Modul Insaniah).

11.3 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan takwim akademik KV
bagi bidang Teras Umum (Employability Skills dan Modul Insaniah).

11.4 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pencapaian prestasi bagi bidang
Teras Umum
(Employability Skills dan Modul Insaniah ).

11.5 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa ke
semasa.

94

Panduan Pengurusan KVPG 2023

12.0 KETUA PROGRAM

12.1 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan PdP kursus Vokasional
mengikut standard kurikulum KV.
a. Menyediakan rancangan untuk peningkatan dan kecemerlangan program
b. Memastikan penggunaan modul yang kemaskini
c. Menentukan penggunaan alat bantu mengajar dan kaedah-kaedah
pengajaran dan pembelajaran yang kemaskini
d. Merancang dan menyelaras penjadualan waktu tenaga pengajar
e. Menyediakan Rancangan Sesi Latihan semester

12.2 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan pentaksiran
berdasarkan modul kompetensi dan keperluan kursus Vokasional yang
ditawarkan.
a. Menyemak soalan pentaksiran berterusan dan skema pemarkahannya
b. Menggunakan keputusan analisis pentaksiran unutk mengkaji serta
mencari jalan untuk memajukan taraf pencapaian akademik dari
semasa ke masa
c. Mengenalpasti masalah kelemahan pelajar darn mencari
langkah-langkah untuk mengatasinya

12.3 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan takwim akademik KV
bagi kursus Vokasional.
a. Menyelenggara fail-fail unit seperti minit mesyuarat, rekod tenaga
pengajar, rekod pelajar, analisis pentaksiran, jadula waktu, pesanan
peralatan dan bahan, pelupusan, perkembangan staf, program
motivasi dan lawatan pelajar dan hal-hal yang berkaitan.
b. Mencadangkan bahan rujukan yang perlu ada di pusat sumber atau
rujukan tenaga pelajar.
c. Menyediakan bahan-bahan atau alat-alat untuk pameran, jika diperlukan.
d. Mengadakan tindak balas kepada setiap perubahan baru yang
diperlukan seperti penambahbaikan modul vokasional, pengkaedahan
pengajaran dan pembelajaran baru, jika ada
e. Membantu membuat anggaran perbelanjaan tahunan
f. Mengadakan program untuk meningkatkan kecemerlangan akademik
dalam unitnya.

12.4 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan PBE, SE dan
pencapaian prestasi bagi kursus Vokasional.
a. Menguruskan perjalanan aktiviti-aktiviti bimbingan, pemulihan dan
pengayaan bagi pelajar kolej
b. Merancang aktiviti inovasi dan rekacipta pelajar dan tenaga pengajar.

12.5 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa ke
semasa.

95

Panduan Pengurusan KVPG 2023

13.0 KETUA UNIT PENTAKSIRAN
13.1 Menyediakan jadual penilaian dan pentaksiran untuk setiap semester.
13.2 Merancang dan menubuhkan JK Pembinaan Item dan skema pemarkahan
mengikut bidang
13.3 Menguruskan percetakan, tempat menyimpan, pembahagian dan pengedaran
kertas soalan.
13.4 Memproses keputusan pentaksiran berterusan (PB) dan penilaian akhir (PA)
untuk mendapatkan keputusan keseluruhan.
13.5 Menguruskan kaedah dan bentuk pelaporan keputusan penilaian dan
pentaksiran.
13.6 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa
ke semasa.

14.0 KETUA UNIT PENSIJILAN
14.1 Bertanggungjawab terhadap pengurusan pensijilan KV yang telah diluluskan
oleh Jawatankuasa Akademik.
14.2 Menguruskan dan menyelaras laporan penilaian dan pentaksiran pelajar untuk
disahkan status pencapaian mereka oleh JK Akademik.
14.3 Mengurus penganugerahan sijil dan diploma KV kepada pelajar .
14.4 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa
ke semasa.

15.0 KETUA UNIT PERHUBUNGAN DAN LATIHAN INDUSTRI
15.1 Merancang, mengurus dan memantau program latihan industri (on the job training)
pelajar.
15.2 Merancang, mengurus dan memantau program perhubungan dan kolaboratif
dengan industri dan kajian pelajar bagi pelaksanaan latihan industri (on the job
training) pelajar.
15.3 Hub hubungan antara pihak kolej dan industri serta menyediakan khidmat runding
cara dan temuduga kerjaya.
15.4 Merancang, mengurus dan memantau pembangunan staf termasuk latihan industri
(industrial
attachment).
15.5 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa ke
semasa.

96

Panduan Pengurusan KVPG 2023

16.0 JAWATANKUASA PENGURUSAN KOLEJ

a. Merancang, mengawas, mengarah dan menyelia segala aktiviti
pentadbiran kolej.

b. Menyediakan perancangan tahunan sekolah.
c. Menyediakan takwim sekolah.

17.0 JAWATANKUASA KEWANGAN

a. Memastikan kewangan kolej sentiasa diurus dengan baik.
b. Memastikan penyata kewangan untuk tujuan pengauditan disediakan

mengikut masa yang ditetapkan
c. Memastikan dokumen kewangan dan perakauan dikemaskini dan disimpan

dengan selamat.

18.0 JAWATANKUASA PENILAI SEBUT HARGA KOLEJ VOKASIONAL PASIR GUDANG

18.1 URUS SETIA SEBUT HARGA
a. Menguruskan urusan surat-menyurat
b. Mencatat minit mesyuarat
c. Mengeluarkan notis sebut harga

18.2 JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUT HARGA
a. Membuka peti tawaran pada masa dan tarikh yang ditetapkan.
b. Menyemak syarat-syarat sebut harga.
c. Mencetak maklumat untuk tujuan penilaian.

18.3 JAWATANKUASA PEMEGANG KUNCI
a. Memegang kunci peti sebut harga.
b. Membuka peti sebut harga
c. Mengunci semula peti sebut harga

18.4 JAWATANKUASA PENILAIAN TEKNIKAL
Meneliti dan menilai aspek teknikal yang berkaitan dengan sebut harta tersebut

18.5 JAWATANKUASA PENILAIAN KEWANGAN
a. Penilaian hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat.
b. Memastikan semakan dibuat untuk menentukan bahawa sebut harga telah
dibuka dan sedia untuk dinilai.
c. Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli, dicetak dan disimpan
untuk Rujukan

18.6 JAWATANKUASA PEMUTUS SEBUT HARGA
a. Mengadakan sebut harga dan membuat mesyuarat sebut harga.
b. Membuat anggaran kos bagi sesuatu projek.
c. Sentiasa membuat rujukan harga atau pasaran semasa bahan-bahan dan
barang-barang yang digunakan.

19.0 JAWATANKUASA GURU PELATIH DAN PEMENTORAN GURU
BAHARU
a. Menguruskan segala hal yang berkaitan dengan guru
pelatih.
b. Menentukan guru pembimbing untuk setiap guru pelatih.
c. Menjalankan sesi pementoran bagi guru Pelatih dan
guru baharu.

20.0 JAWATANKUASA PENGURUSAN KAJIAN IPTA, IPTS

Menguruskan setiap kajian atau soal selidik daripada Institut Pengajian Tinggi
Awam dan Swasta yang datang ke kolej.

97

Panduan Pengurusan KVPG 2023

21.0 JAWATANKUASA MAJLIS PERMUAFAKATAN KOLEJ

a. Mengadakan mesyuarat dengan semua AJK.
b. Membuat hubungan atau kolaborasi dengan pihak luar terutama dengan pihak

industri, ahli politik dan masyarakat bertujuan mengeratkan hubungan dengan
pihak kolej.
c. Merancang dan melaksanakan aktiviti.

22.0 JAWATANKUASA PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU (PIBG)

a. Mengelola dan mengatur kegiatan persatuan serta membuat keputusan atas
perkara-perkara yang menyentuh perjalanan persatuan, tanpa bercanggah
dengan dasar umum yang ditetapkan oleh Mesyuarat Agung Tahunan,
Perlembagaan dan Akta Pendidikan 1996 serta peraturan-peraturan yang dibuat
di bawahnya.

b. Membantu pihak kolej dalam hal-hal kewangan.
c. Membantu pihak kolej dalam meningkatkan prestasi akademik dan kokurikulum.
d. Membantu pihak kolej mempertingkatkan disiplin dan sahsiah pelajar.
e. Membantu melengkapkan kemudahan-kemudahan fizikal bagi meningkatkan

mutu pengajaran pembelajaran.
f. Sentiasa menjalinkan kerjasama bagi mengeratkan hubungan di antara pihak

kolej dengan ibu bapa.
g. Mengadakan mesyuarat ahli jawatankuasa dan Mesyuarat Agung Tahunan.
h. Menyediakan laporan tahunan dan membentangkan dalam Mesyuarat Agung

Tahunan.
i. Menyediakan perancangan tahunan yang tersusun dan sistematik untuk kegiatan

PIBG.

23.0 JAWATANKUASA KELAB KELUARGA

a. Mengadakan mesyuarat bagi membincangkan program-program tahunan dan
menetapkan jumlah yuran yang perlu disumbangkan oleh semua ahli.

b. Menjalankan aktiviti-aktiviti yang bermanfaat untuk ahli-ahli kelab.
c. Merancang program untuk meningkatkan kebajikan ahli-ahli kelab.
d. Bertanggungjawab mengadakan majlis perpisahan untuk staf yang akan bertukar /

pencen.
e. Bertanggungjawab mengelolakan sambutan Hari Guru
f. Bertanggungjawab mengeluarkan saguhati jika ahli mengalami kemalangan

atau melangsungkan perkahwinan.

24.0 JAWATANKUASA PENGURUSAN BILIK KHAS

a. Memastikan bilik dalam keadaan baik dan bersih.
b. Membuat inventori barang-barang dalam bilik tersebut.
c. Membuat pemeriksaan dan aduan sekiranya berlaku kerasakan alat dalam

bilik tersebut.
d. Ciri-ciri Pengurusan Bilik Kuliah Abad ke-21

i. Kreatif
ii. Kolaborasi
iii. Komunikasi
iv. Kemahiran Berfikir Kritis

98

Panduan Pengurusan KVPG 2023
25.0 JAWATANKUASA BENCANA

a. Mengadakan mesyuarat bagi membincangkan program atau strategi
menghadapi banjir

b. Memaklumkan kepada semua warga kolej tentang pelan tindakan
menghadapi bencana.

c. Mendapatkan maklumat terkini tentang bencana yang berlaku.
d. Mengedarkan garis panduan kepada semua warga kolej persediaan

menghadapi bencana.
26.0 JAWATANKUASA BUKU PANDUAN PENGURUSAN

a. Mengadakan mesyuarat bersama pentadbir untuk merancang, menyusun
dan membentuk jawatankuasa.

b. Memastikan buku panduan pengurusan kolej dapat disiapkan sebelum
mesyuarat pensyarah pertama.

c. Menyusun dan menjilid manual.
27.0 JAWATANKUASA MESYUARAT PENSYARAH

a. Menyediakan surat panggilan mesyuarat atau taklimat.
b. Menyediakan minit mesyuarat atau taklimat dan mengedarkan kepada

semua pensyarah.

99

Panduan Pengurusan KVPG 2023

28.0 JAWATANKUASA MESYUARAT KAKITANGAN SOKONGAN

a. Menyediakan surat panggilan mesyuarat atau taklimat.
b. Menyediakan minit mesyuarat atau taklimat dan mengedarkan kepada

semua AKP.

29.0 JAWATANKUASA PERANCANGAN STRATEGIK

a. Menubuh jawatankuasa pembinaan dan pelaksanaan perancangan strategik
dan membuat pembahagian tugas untuk pengumpulan maklumat.

b. Pengumpulan maklumat tentang:
i. Latar belakang organisasi
ii. Pencapaian organisasi yang lepas (dalam semua aspek)
iii. Laporan analisis prestasi program/strategi lepas

c. Mengenalpasti mandat dan arahan-arahan terkini dari stakeholder
d. Mengatur satu sesi taklimat kepada semua staf terhadap konsep dan faedah

pembinaan perancangan strategik bagi meningkatkan tahap kesediaan dan
komitmen semua anggota organisasi untuk proses membina dan melaksanakan
perancangan strategik atau perubahan baru.
e. Membina plan untuk membina perancangan strategik khususnya jika bengkel
pembinaan perancangan diadakan di luar.

30.0 JAWATANKUASA UNIT LATIHAN DAN KEMAJUAN STAF (ULKS)

a. Merancang, melaksana dan menilai program peningkatan
profesionalisme dan kemahiran pensyarah.

b. Memastikan pensyarah yang telah berkursus memberi bahan kursus kepada
pensyarah melalui program perkembangan staf.

c. Mengumpul dokumen dan bahan perbengkelan.
d. Menyediakan laporan pelaksanaan program.

31.0 JAWATANKUASA PENGURUSAN AKADEMIK

a. Memastikan perancangan strategik akademik bagi setiap jabatan disediakan.
b. Memastikan pelaksanaan kurikulum mencapai objektif yang ditetapkan.
c. Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 3 kali setahun.
d. Merancang, menyelaras dan memastikan jadual waktu disediakan sebelum

semester bermula.
e. Merancang, menyelaras, memantau, mencerap dan menilai keberkesanan

pelaksanaan kurikulum untuk menghasilkan outcome yang menepati
kebolehpasaran, keusahawanan dan kebolehpekerjaan.
f. Menyelia, menyelaras dan memantau pengurusan Production Based
Education (PBE), School Enterprise (SE) dan Latihan Industri di laksanakan
dengan berkesan mengikut keperluan kurikulum.
g. Merancang, menyelaras, mengurus dan memantau latihan industrI pelajar
melalui hubungan dan kolaboratif dengan pihak industri.
h. Memastikan kemudahan dan perkhidmatan sokongan bagi proses pengajaran
dan pembelajaran disediakan untuk memenuhi keperluan kurikulum
terutamanya menggunakan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK).
i. Memastikan pengurusan pentaksiran dan penilaian diuruskan dengan cekap dan
berintegriti.
j. Merancang, mengurus, menyelaras dan menilai pengurusan kewangan tahunan.
k. Merancang, melaksana dan menilai aktiviti / program kemajuan profesionalisme
termasuk latihan kepimpinan, peningkatan kompetensi dan kemahiran
komunikasi untuk staf jabatan dari semasa ke semasa.
l. Merancang, menyelaras, memantau dan menilai program perhubungan
dengan agensi-agensi luar termasuk perkhidmatan rundingcara dan
temuduga kerjaya.
m. Merancang, mengurus dan menyelaras infrastruktur dan prasarana bagi bidang
akademik.
n. Memastikan pusat sumber diurus dengn sempurna dan dapat membantu
program peningkatan akademik.
o. Berusaha memperbanyak dan mempelbagaikan bahan bantu mengajar dan bahan
bantu belajar.

100

Panduan Pengurusan KVPG 2023

32.0 JAWATANKUASA AKADEMIK

a. Mengadakan mesyuarat pada minggu ke-7, minggu ke-16 dan minggu
ke-12 pada setiap semester pengajian.

b. Menganalisa dan memutuskan keputusan pentaksiran dan penilian akhir
serta merangka program jangka pendek dan jangka panjang bagi
mengatasi kelemahan.

c. Mengenalpasti dan memutuskan status pelajar yang lulus / lulus
bersyarat bagi setiap kohort dan perlu diambil tindakan segera

33.0 PENSYARAH KURSUS PENDIDIKAN UMUM

a. Mengajar mata pelajaran tertentu.
b. Mengadakan mesyuarat jabatan/unit.
c. Merancang aktiviti/ program kurikulum.
d. Membuat penilaian dan menganalisa pencapaian pelajar.
e. Mengambil tindakan/ merancang program bagi mempertingkatkan/

mengatasi masalah pencapaian akademik.
f. Bertanggungjawab terhadap kebersihan/ keselamatan peralatan unit masing-

masing.
g. Melaksanakan program pemulihan dan pengukuhan pembelajaran.
h. Menganalisa keputusan ujian/ peperiksaan.
i. Mengemaskini fail akademik unit.
j. Membantu menggerakkan persatuan akademik.

.
34.0 PENSYARAH KURSUS BIDANG VOKASIONAL

a. Mengajar mata pelajaran tertentu.
b. Mengadakan mesyuarat jabatan / unit.
c. Merancang aktiviti/ program kurikulum
d. Membuat penilaian dan menganalisa pencapaian pelajar.
e. Mengambil tindakan/ merancang program bagi mempertingkatkan / mengatasi

masalah pencapaian akademik.
f. Bertanggungjawab terhadap kebersihan/keselamatan bengkel masing-masing.
g. Melaksanakan program pemulihan dan pengukuhan pembelajaran.
h. Menganalisa keputusan ujian / peperiksaan.
i. Mengemaskini fail unit.
j. Membantu menggerakkan persatuan akademik.
k. Merancang dengan teliti keperluan PdPc di bengkel masing-masing.
l. Mengawal penggunaan bahan-bahan dan peralatan serta mesin di bengkel.
m. Merekod dan mengemaskini buku stok dan inventori.
n. Membuat pelupusan apabila perlu.
o. Mengutamakan keselamatan pelajar dan peralatan bengkel.
p. Menjaga kebersihan dan keceriaan bengkel.
q. Melaksanakan amalan 5S.

101

Panduan Pengurusan KVPG 2023

35.0 JABATAN PENTAKSIRAN DAN PENILAIAN
35.1 Unit Pentaksiran dan Penilaian
a. Mendaftar kemasukan peperiksaan / pentaksiran.
b. Menentukan tarikh ujian/ peperiksaan / pentaksiran dan memastikan
peraturan peperiksaan sentiasa dipatuhi.
c. Memastikan jadual pengawasan dipatuhi mengikut SOP yang telah ditetapkan.
d. Memastikan skrip jawapan pelajar diterima oleh pemeriksa sebaik sahaja
peperiksaan tamat.
e. Menyediakan jadual pengawasan SKM/MPAK.
f. Menyusun jadual mengikut jadual yang dibekalkan oleh Lembaga Peperiksaan
Malaysia.
g. Menyusun jadual amali sains mengikut tempoh yang telah ditetapkan.
h. Mengadakan dan menyimpan bank soalan serta skema pemarkahan dalam
bentuk soft copy / CD bagi tujuan rujukan di Pusat Sumber dan Unit
Pentaksiran dan Penilaian
i. Mendaftar kemasukan peperiksaan / pentaksiran.
j. Menentukan tarikh ujian/ peperiksaan / pentaksiran dan memastikan
peraturan peperiksaan sentiasa dipatuhi
k. Memastikan jadual pengawasan dipatuhi mengikut SOP yang telah ditetapkan.
l. Memastikan skrip jawapan pelajar diterima oleh pemeriksa sebaik sahaja
peperiksaan tamat.
m. Menyediakan jadual pengawasan SKM/MPAK.
n. Menyelaras penyediaan soalan dan pengumpulan markah untuk dianalisa.
o. Menyiapkan dan menghantar laporan ke PPD / JPNP / LPM / BPTV.
p. Menguruskan susun atur kerusi dan meja di dewan peperiksaan.
q. Memastikan peralatan yang mencukupi.
r. Menguruskan pengumpulan markah kerja kursus dan penghantaran markah
secara on-line.
s. Menguruskan penyimpanan evidens pentaksiran.

35.2 Unit Persijilan
a. Mengeluarkan slip keputusan pentaksiran dan penilaian.
b. Memastikan rekod dan data pentaksiran di kemaskini dan difailkan untuk
rujukan.
c. Bertanggungjawab kepada Pengarah/ TPA/ Ketua Jabatan.

102

Panduan Pengurusan KVPG 2023

36.0 JAWATANKUASA JADUAL WAKTU

a. Menyusun jadual waktu pensyarah/kelas.
b. Mengadakan mesyuarat.
c. Mengenalpasti pensyarah yang tidak hadir.
d. Membuat dan mengedarkan jadual pensyarah ganti sebelum 7.30 pagi.

37.0 JAWATANKUASA PEMBANGUNAN AKADEMIK (KV)

a. Merangka program yang komprehensif untuk memperkasakan penggunaan
Bahasa Melayu dan meningkatkan penguasaan Bahasa Inggeris dalam
kalangan pelajar.

b. Melaksanakan program yang telah dirancang dengan berkesan.
c. Menyediakan laporan khas berkaitan program yang telah dijalankan.

38.0 JAWATANKUASA ALUMNI VOKASIONAL

a. Mengadakan mesyuarat bersama pentadbir dan AJK
b. Mengenalpasti dan mengumpulkan ahli ALUMNI.
c. Merancang, mengurus dan memantau aktiviti ALUMNI
d. Mengumpulkan dan merekod laporan ALUMNI

39.0 JAWATANKUASA PERHUBUNGAN DAN LATIHAN INDUSTRI/ ON THE JOB
TRAINING (OJT)

a. Membuat linking classroom with industry.
b. Sharing training with industry.
c. Menghubungi Bahagian Sumber Manusia industri yang terlibat untuk

menyertai sesi temuduga kemasukan pelajar tahun 1 di Kolej Vokasional
Pasir Gudang.
d. Berusaha mendapatkan tempat industri pelajar membuat Latihan Industri (OJT).
e. Merancang, mengurus dan memantau program perhubungan dan
kolaborasi dengan industri dan kajian pelajar bagi pelaksanaan latihan
industri pelajar.
f. Menyediakan laporan LI.
g. Berusaha membuat MoU mengikut KPI kolej.
h. Hubungan antara pihak kolej dan industri serta menyediakan khidmat
runding cara dan temuduga kerjaya.

40.0 JAWATANKUASA PUSAT BERTAULIAH SKM CAWANGAN (PBC)

a. Merancang dan memastikan pelaksanaan program kurikulum.
b. Menetapkan garis panduan penyediaan Rancangan Kerja / NOSS /DUTY

sepanjang tahun.
a. Memantau dan memastikan NOSS & DUTY/ TASK dilaksanakan dengan

sempurna.
b. Merancang dan melaksanakan program-program yang berkaitan dengan aliran

kemahiran.
c. Menentukan pembahagian masa bagi penyediaan Jadual Waktu.
d. Memastikan semua pensyarah berusaha untuk mendapatkan tahap SKM.
e. Membuat pemantauan dan penilaian tentang prestasi pengajaran dan

pembelajaran.
f. Membuat mesyuarat bersama pentadbir, KJ dan KU program untuk

membincangkan pertauliahan SKM semua pelajar.
g. Mewujudkan pusat pertauliahan SKM di kolej

103

Panduan Pengurusan KVPG 2023

41.0 UNIT HAL EHWAL PELAJAR

41.0 TUGAS KETUA UNIT
a. Merancang, melaksana, memantau dan menyelia hal ehwal murid
termasuk pengambilan dan pendaftaran pelajar.
b. Merancang, melaksana, memantau dan menyelia urusan disiplin,
kepimpinan dan kebajikan pelajar.
c. Menyelia dan menilai program perlindungan pelajar, program mencegah
penyalahgunaan dadah dan lain-lain di peringkat kolej.
d. Mengurus dan merekod data pelajar.
e. Mengurus, menyelaras dan melaksanakan pengesanan pelajar (kehadiran).
f. Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah /
wakilnya dari semasa ke semasa.

41.1 TUGAS SETIAUSAHA
a. Mengadakan mesyuarat induk bagi unit dibawah Unit Hal Ehwal Pelajar.
b. Menjalankan tugas sebagai setiausaha kepada Ketua Unit Hal Ehwal Pelajar.
c. Menyediakan minit mesyuarat induk Unit Hal Ehwal Pelajar.
d. Mewujudkan AJK Pengambilan pelajar dan AJK Pendaftaran pelajar baru.
e. Membantu KU HEP dalam melaksanakan program/aktiviti yang berkaitan
dengan pelajar.
f. Mengumpulkan semua laporan di bawah unit HEP.

42.0 LEMBAGA TATATERTIB / DISIPLIN PELAJAR

42.1 TUGAS SETIAUSAHA
a. Mengadakan mesyuarat lembaga tatatertib/ disiplin pelajar jika terdapat kes
disiplin.
b. Mencatat minit mesyuarat lembaga disiplin.
c. Membentangkan kes/ isu disiplin yang berlaku.
d. Mencatatkan keputusan mesyuarat berkaitan sesuatu kes yang berlaku.
e. Menghantar surat tindakan hasil dari mesyuarat tersebut.

42.2 TUGAS AJK
a. Memberikan pandangan terhadap isu/kes yang dibincangkan.
b. Menyemak bukti yang disertakan.
c. Menyatakan persetujuan terhadap hukuman yang dicadangkan.
b. Bersetuju juga dengan keputusan yang dijatuhkan oleh Pengarah.

43.0 JAWATANKUASA PENGURUSAN DISIPLIN

TUGAS PENYELARAS
a. Memastikan undang-undang dan peraturan kolej dikuatkuasakan.
b. Mengambil tindakan yang sesuai terhadap kes – kes pelajar yang
melanggar peraturan-peraturan tatatertib dan salahlaku dengan merujuk
kepada KU HEP atau Timbalan Pengarah Sokongan Akademik.
c. Memastikan pelajar tidak terlibat dan terpengaruh dengan kegiatan anti sosial.
d. Menentukan penerapan amalan-amalan dan nilai-nilai murni dalam
pembentukan sahsiah pelajar
e. Mengadakan mesyuarat sekurang-kurang dua bulan sekali.
f. Memastikan AJK melaksanakan tugas dengan berkesan.
g. Memanggil Lembaga disiplin bermesyuarat untuk menjatuhkan sesuatu
hukuman.
b. Menyemak buku laporan bertugas dan menghantar kepada KU HEP
/Timbalan Pengarah Sokongan Akademik untuk semakan
TUGAS SETIAUSAHA
a. Mengadakan mesyuarat dan mencatat minit mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Disiplin
b. Menyediakan program dengan berbincang dengan AJK.
c. Memastikan program dapat dilaksanakan dengan jaya dan berkesan.

104

Panduan Pengurusan KVPG 2023
d. Mencatatkan setiap kesalahan pelajar dalam buku catatan salah laku pelajar.
e. Mencatatkan salah laku tertentu dalam SSDM setiap hari Khamis.

105

Panduan Pengurusan KVPG 2023

f. Serahkan satu salinan borang salah laku pelajar kepada KU HEP/ Timbalan
Pengarah Sokongan Akademik

b. Buat analisa setiap minggu dan serahkan kepada KU HEM/ Timbalan
Pengarah Sokongan Akademik.

TUGAS AJK
a. Memastikan penerapan nilai-nilai murni.
b. Mengambil tindakan kes salahlaku setelah berbincang dengan KU HEP/
Timbalan Pengarah Sokongan Akademik.
c. Mencatatkan semua kes disiplin dalam borang/buku laporan disiplin.
d. Menghubungi pihak polis dengan kebenaran pengarah.
e. Bersedia bertugas pada bila-bila masa terutama Hari Pendaftaran, Hari
Sukan dan Majlis-majlis Kolej.
f. Menjalankan rondaan dan membantu pensyarah bertugas.
g. Menyelia / pemeriksaan mengejut masalah pelajar luar;
i) Ponteng kuliah.
ii) Aktiviti/kegiatan pelajar luar
iii) Kumpulan motor 2 kali setahun
iv) Kumpulan merokok
h. Jawatankuasa mesyuarat kes-kes salah laku pelajar.
i. Memaklumkan setiap salahlaku pelajar kepada SETIAUSAHA untuk
direkodkan dalam rekod disiplin (Data SSDM)
j. Mengenalpasti dan mengawal permasalahan disiplin pelajar
k. Merekodkan salah laku pelajar.
l. Memastikan semua pensyarah adalah Pensyarah Disiplin dalam menguatkuasa
peraturan kolej.
m. Menjalankan hukuman yang dibenarkan dalam buku panduan disiplin dan surat
pekeliling KPM.
n. Setiap kes yang berlaku perlu diselesaikan oleh unit disiplin kecuali kes-
kes berat yang perlu diambil tindakan oleh TPSA atau Pengarah
o. Melaporkan salah laku pelajar kepada Pengarah atau Timbalan Pengarah
Sokongan Akademik dan juga KU HEP.

44.0 JAWATANKUASA KESELAMATAN, KESIHATAN DAN KECERIAAN TUGAS

SETIAUSAHA
a. Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 4 kali setahun.
b. Melaksanakan tugas sebagai setiausaha.
c. Bekerjasama dalam melaksanakan program yang telah dirancang.
d. Mengumpulkan laporan program dan serahkan satu salinan kepada TPSA
e. Mengemaskini fail induk di bilik Timbalan Pengarah Sokongan Akademik.
f. Menghantar laporan Bilik Kemas Diri (Tandas) ke PPD dua kali setahun (Jun &

Nov)

TUGAS AJK KESELAMATAN
a. Melaksanakan tugas yang telah diamanahkan.
b. Memastikan bilik-bilik menepati paiwaian.
c. Menyediakan peraturan dan borang pemantauan bilik-bilik berkaitan.
d. Mengadakan peraturan keluar masuk kolej dan dipamerkan di tempat yang
mudah untuk dilihat oleh pelajar dan juga warga kolej serta tetamu yang
datang.
e. Sentiasa memastikan persekitaran kolej selamat untuk semua warga kolej.
f. Membuat pemeriksaan terhadap pelajar ketika masuk ke kolej.
g. Menyemak dan memantau pelajar yang membawa kenderaan ke kolej
(kerjasama dengan JK Pengurusan Disiplin).
h. Menyediakan rekod pelajar yang membawa kenderaan.
i. Memastikan pelajar memarkir kenderaan di tempat yang telah ditetapkan.
j. Mengadakan latihan/ceramah kebakaran sekurang-kurangnya 2 kali setahun.
k. Menyediakan pelan larian kebakaran dan memastikan diletakkan di tempat
sepatutnya
l. Menyediakan laporan setiap program/aktiviti yang dijalankan

106

Panduan Pengurusan KVPG 2023

TUGAS AJK KECERIAAN
a. Melaksanakan tugas yang telah diamanahkan.
b. Merancang, melaksana dan memantau program / aktiviti untuk
mengekalkan dan meningkatkan tahap persekitaran kolej yang bersih dan
ceria.
c. Mengadakan program bersama antara kolej dengan pihak luar seperti
PIBG dan agensi-agensi luar yang berkaitan bagi mempertingkat mutu
kebersihan dan keceriaan kolej.
d. Membuat petandingan keceriaan dan analisis pertandingan bilik-bilik tersebut.

TUGAS AJK KESIHATAN DAN RAWATAN
a. Mengadakan program kesihatan dan rawatan.
b. Mengumpul dan merekod data pelajar yang berpenyakit berbahaya.
c. Mengambil tindakan semasa lawatan Pegawai Kesihatan.
d. Menyediakan peraturan untuk mendapatkan rawatan.
e. Menguruskan pelajar yang ingin mendapatkan rawatan dengan kerjasama
pensyarah bertugas mingguan.
f. Menghantar laporan denggi ke PPD setiap bulan.

45.0 JAWATANKUASA KEBAJIKAN DAN INSURANS, BIASISWA DAN BANTUAN KPM

TUGAS PENYELARAS KEBAJIKAN DAN INSURANS
a. Menguruskan sebarang sumbangan untuk pelajar yang layak mendapat sumbangan.
b. Mengumpulkan senarai nama pelajar anak yatim dan pelajar miskin.
c. Berusaha untuk mencari bantuan untuk membantu pelajar yang ditimpa musibah
d. Mengadakan lawatan ke rumah pelajar yang ditimpa musibah atau pelajar yang

bermasalah, jika perlu.
e. Menguruskan insuran pelajar ke pejabat Kolej dan juga dengan syarikat

Etiqa.

TUGAS PENYELARAS BIASISWA & BANTUAN KPM
a. Menyelenggara permohonan biasiswa dan bantuan-bantuan daripada
KPM (bantuan awal persekolahan, OKU, baucer buku, bantuan orang
asli dan lain-lain).
b. Menyelia rekod-rekod biasiswa dan bantuan.
c. Menyelia tuntutan dan bayaran biasiswa dan bantuan pelajar.
d. Mengawal penggunaan wang oleh pemegang biasiswa supaya tidak
disalahgunakan.
e. Menghantar laporan kepada pihak yang berkenaan jika di minta.
b. Memastikan semua pelajar yang layak mendapat biasiswa.

46.0 JAWATANKUASA PENASIHAT MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR (MPP)

a. Mengadakan pilihan raya pemilihan wakil pelajar.
b. Menyimpan rekod, mesyuarat MPP secara kemas kini.
c. Memastikan Bilik MPP sentiasa dalam keadaan boleh beroperasi,

kemas, ceria, bersih dan terurus.
d. Membantu pihak kolej untuk memastikan apa-apa jua arahan dan

peraturan yang dikeluarkan dapat dilaksanakan dengan baik.
e. Merangka spesifikasi tugas MPP dan sentiasa membuat

penambahbaikan bagi memastikan peranan seiring dengan keperluan
dan keadaan semasa kolej.

107

Panduan Pengurusan KVPG 2023

f. Melatih MPP mengendalikan majlis-majlis kolej terutama majlis berkaitan
dengan pelajar seperti latihan, seminar, kursus, perhimpunan dan

47.0 JAWATANKUASA KELAB PENCEGAHAN JENAYAH

TUGAS PENYELARAS
a. Menawarkan dan mengambil lebih ramai ahli baru KPJ khasnya pelajar

yang bermasalah disiplin.
b. Memberikan pendedahan kepada ahli tentang prosedur dan tatacara

mesyuarat.
c. Mendidik ahli untuk bersikap lebih demokratik dan toleransi.
d. Melantik AJK kelab.

TUGAS SETIAUSAHA

a. Menjalankan tugas sebagai setiausaha KPJ.
b. Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 3 kali setahun.
c. Membantu penyelaras dalam merancang program/aktiviti KPJ.
d. Memantau dan membuat laporan program /aktiviti yang

dilaksanakan.
e. Melatih MPP yang dipilih agar dapat dijadikan pelajar contoh

kepada semua pelajar dari segi akademik, sahsiah dan
kokurikulum.

sebagainya.

TUGAS AJK
a. Bekerjasama dengan Penyelaras dan setiausaha dalam merancang program/
aktikiti kelab.
b. Bekerjsama dalam melaksanakan program/aktiviti yang dirancangan.
c. Melaksanakan aktiviti/program dengan mengambil kira lima domin
pembangunan murid:
I. Pembudayaan Adab Pelajar
II. Peningkatan Disiplin pelajar
III. Perpaduan pelajar
IV. Patriotisme
V. Jatidiri
d. Menyediakan kertas kerja program/aktiviti serta membuat laporan dan serah
kepada Setiausaha.
e. Cadangan aktiviti:
I. Ceramah / dialog
II. Kursus/bengkel/seminar
III. Lawatan sambil belajar (penjara/Sekolah Henry Gurney)
IV. Kempen (anti dadah/anti rokok/anti jenayah)
V. Perkhemahan (kem jati diri/motivasi)
VI. Pertandingan (berkaitan dengan jenayah/ disiplin pelajar)
VII. karnival KPJ (bersama PDRM/ Program Jati Diri)

48.0 JAWATANKUASA PPDa

TUGAS PENYELARAS
a. Merancang dan menjalankan aktiviti PPDa
b. Bekerjasama dengan PPD dan Agensi Dadah Kebangsaan (AADK) dalam

sebarang aktiviti
b. Mengadakan Sudut PPDa dan pameran berkaitan PPDa.

TUGAS SETIAUSAHA
a. Menjalankan tugas sebagai setiausaha.
b. Membantu penyelaras dalam merancang dan melaksanakan program.
b. Mengemas dan menceriakan bilik PPDa

TUGAS AJK
a. Merancang program untuk PPDa peringkat sekolah.
b. Merancang minggu PPDa dengan kerjasama agensi luar.

108

Panduan Pengurusan KVPG 2023
c. Bekerjasama dengan PPD dan AADK dalam sebarang aktiviti.
b. Mengadakan sudut atau bilik PPDa dan pameran yang berkaitan dengan
PPDa.

49.0 JAWATANKUASA PENGAMBILAN DAN PENAWARAN PELAJAR TAHUN 1
a. Membuat pemilihan pelajar berdasarkan kelayakan program yang dipohon.
b. Mengadakan sesi temu duga.
c. Mengeluarkan surat tawaran kemasukan.
b. Menguruskan proses pendaftaran pelajar mengikut program.

50.0 JAWATANKUASA PENDAFTARAN PELAJAR
a. Menguruskan proses pendaftaran pelajar mengikut program.
b. Mengarahkan pelajar membuat bayaran yuran PIBG dan koperasi di
kaunter / pensyarah berkaitan.

51.0 JAWATANKUASA PERTUKARAN PELAJAR
a. Memastikan pelajar telah melalui 3 kali sesi kaunseling.
b. Memastikan pelajar telah melengkapkan borang pertukaran dalam tempuh 1
minggu.
c. Memastikan pelajar telah menjelaskan semua bayaran/ yuran yang telah
ditetapkan sepanjang pengajian sebelum berpindah ke tempat baru.
d. Memastikan pelajar menyerahkan borang yang telah lengkap kepada
Pembantu Tadbir untuk mendapatakan pengesahan daripada pengarah.

109

Panduan Pengurusan KVPG 2023

52.0 JAWATANKUASA KAFETERIA

TUGAS PENYELARAS
a. Merancang dan melaksanakan hal-hal yang berkaitan dengan kafetaria

(keceriaan, kebersihan dan keselamatan).
b. Memantau urusan seharian di kafetaria seperti mutu makanan,

kepelbagaian makanan yang disajikan, harga makanan dan perkara-
perkara lain yang berkaitan.
c. Menghantar laporan bulanan ke PPD dan Pejabat Kesihatan (Buku telah
disediakan oleh KPM) untuk pemantaun tersebut.
d. Menyelaras penyeliaan yang berkaitan dengan kafeteria kolej.
e. Menyelaras segala aktiviti kesihatan dan kebersihan makanan pelajar
TUGAS SETIAUSAHA
a. Menjalankan tugas sebagai setiausaha.
b. Mengadakan dan mencatat minit mesyuarat.
c. Mesyuarat perlu diadakan sekurang-kurang 3 kali setahun. Jika
terdapat masalah perlu diadakan mesyuarat pada bila-bila masa.
d. Menyediakan buku pemantauan oleh JK Kafetaria.
e. Mengambil dan menyerahkan BUKU LAPORAN KANTIN dan serahkan
kepada PENGUSAHA kafeteria untuk diisikan
TUGAS AJK
a. Membantu penyelaras memantau aktiviti seharian di kafeteria.
b. Memantau urusan harian berkaitan dengan pengendalian kafeteria
c. Menjalankan kegiatan pendidikan/ kempen dan Hari Kantin
d. Memastikan suasana kafeteria menepati piawaian yang dikehendaki
oleh Jabatan Kesihatan Daerah
e. Memastikan terdapat senarai menu dan harga makanan dan minuman.
f. Meletakkan poster kalori makanan di tempat yang strategik.

53.0 JAWATANKUASA SPBT

TUGAS PENYELARAS
a. Merancang program unit SPBT/ takwim SPBT
b. Membuat pesanan/ tempahan buku teks untuk kegunaan semasa dan tahun

akan datang.
c. Membuat semakan buku untuk kegunaan tahun semasa.
d. Sentiasa berhubung dengan pihak yang berkaitan untuk mendapat stok

buku dalam tempoh yang telah ditetapkan
e. Menguruskan sistem fail SPBT.
b. Menjalankan lain-lan tugas rasmi yang di arahkan oleh Pengarah/wakilnya dari
masa ke masa.
TUGAS SETIAUSAHA
a. Menguruskan mesyuarat buku teks dan bilik BOSS.
b. Membantu penyelaras dalam membuat tempahan/pesanan buku teks
c. Membantu penyelaras dalam mengemaskini buku teks.
d. Menyemak borang pesanan dan buku yang telah sampai
e. Mengemas bilik dan buku teks di dalam bilik BOSS.
f. Mengambil alih tugas penyelaras ketika ketiadaannya.
b. Menyediakan laporan akhir tahun dan serahkan satu salinan kepada KU

HEP/ Timbalan Pengarah Sokongan Akademik
TUGAS AJK
a. Pengurusan BOSS

I. Kelengkapan
II. Keselamatan buku (Serangga perosak)
III. Pengurusan buku (Label)
IV. Cop Buku
V. Pengasingan buku untuk pelupusan
b. Pengurusan Buku Stok SPBT

110

Panduan Pengurusan KVPG 2023

54.0 JAWATANKUASA PENGURUSAN PERHIMPUNAN RASMI / KHAS KOLEJ

TUGAS SETIAUSAHA DAN AJK
a. Memantau perjalanan perhimpunan rasmi mengikut protokol dan prosedur.
b. Memastikan peralatan siaraya disediakan dan berfungsi dengan sempurna.
c. Membuat jadual giliran menyusun dan mengemas kerusi di tapak

perhimpunan
d. Setiausaha: Mencatat maklumat yang disampaikan sepanjang perhimpunan

(laporan pensyarah bertugas, ucapan pengarah dan sebagainya).
e. Memastikan prosedur menaikkan bendera dipatuhi.
f. Mengawal selia jangka masa perhimpunan agar mematuhi masa yang telah

diperuntukkan.
g. Menyediakan aturcara perhimpunan mengikut kesesuaian.

55.0 JAWATANKUASA SIJIL PENGHARGAAN, SIJIL PENYERTAAN, SIJIL PENCAPAIAN,
BUKU PROGRAM & TESTIMONI

TUGAS SETIAUSAHA DAN AJK
a. Menyediakan sijil dan buku program untuk semua program kolej.
b. Menyediakan testimoni pelajar yang akan tamat pengajian

56.0 JAWATANKUASA BUKU JADUAL KEDATANGAN MURID (BJKM), APDM, e-
KEHADIRAN

TUGAS PENYELARAS BJKM
a. Bertanggungjawab menyemak data kehadiran pelajar dalam Sistem e-

kehadiran dan SPS
b. Menyemak buku kehadiran pelajar bagi memastikan maklumat pelajar,

maklumat penjaga dan kehadiran pelajar diisi dengan betul dan tepat.
c. Memastikan Pensyarah Pengurusan Program menutup buku kehadiran pada

hujung bulan
d. Mengumpulkan kehadiran tersebut pada hujung bulan untuk semakan

dan pengesahan oleh Timbalan Pengaran Sokongan Akademik.
e. Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang di arahkan oleh Pengarah / wakilnya
dari

masa ke masa.

TUGAS PENYELARAS APDM
a. Mengedarkan borang APDM semasa hari pendaftaran.
b. Mengemaskini dan mengasingkan borang APDM mengikut program.
c. Memasukkan data APDM mengikut kelas dengan bantuan pensyarah
pengurusan program.
d. Mengemaskini data APDM dari masa ke semasa.
e. Memadamkan data pelajar yang bertukar.
f. Memasukkan data pelajar baru yg bertukar ke sekolah ini.
g. Memastikan jumlah bilangan pelajar sama seperti di dalam Buku
Jadual Kedatangan Murid (BJKM).

TUGAS AJK e-KEHADIRAN
a. Memasukkan maklumat ketidakhadiran pelajar dalam sistem e-Kehadiran
setiap hari.
b. Merekodkan maklumat pelajar, ponteng harian, mingguan, bulanan dan
tahunan.

111

Panduan Pengurusan KVPG 2023

57.0 UNIT SUKAN DAN KOKURIKULUM

TUGAS KETUA UNIT
a. Merancang, melaksana dan menyelia semua aspek pengurusan

kokurikulum, sukan dan permainan
b. Menyediakan khidmat latihan kepakaran dalam bidang sukan dan

kokurikulum yang berkaita
c. Mengurus infrastruktur dan kemudahan sukan dan permainan di Kolej

Vokasional
b. Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh

pengarah/wakilnya dari masa ke semasa.

TUGAS SETIAUSAHA KOKURIKULUM / SUKAN
a. Menjalankan tugas sebagai setiausaha.
b. Membantu Ketua Unit dalam menjalankan mesyuarat dan perjalanan aktiviti

setiap unit.
c. Membantu Ketua Unit dalam merancang program sukan tahunan kolej.
d. Membantu Ketua Unit menyemak laporan setiap kali perjumpaan dan

mengambil tindakan terhadap setiap masalah yang timbul

TUGAS PENYELARAS KELAB SUKAN / PERMAINAN

a. Memastikan setiap kelab sukan & permainan membuat pendaftaran
b. Meneliti dan memastikan aktiviti-aktiviti yang dirancang oleh setiap unit

dilaksanakan dengan sempurna sehingga hujung tahun
c. Memastikan minit mesyuarat agung dan peraturan perlembagaan

direkodkan/difailkan
d. Membantu Timbalan Pengarah Sokongan Akademik dan Penyelaras

merancang dan menyusun semua gerak kerja kokurikulum kolej
e. Membantu KU Sukan merancang dan melaksanakan sukan tahunan kolej.
f. Menyelaras dan memantau setiap kali perjumpaan.
g. Menyemak buku laporan perjumpaan setiap bulan dan serahkan kepada KU.
h. Mengumpulkan semua laporan aktiviti untuk laporan akhir tahun dan serah

kepada TPSA.
i. Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang diarahkan oleh Pengarah/wakilnya dari

masa ke semasa.

TUGAS PENYELARAS KELAB / PERSATUAN
a. Memastikan setiap kelab/persatuan membuat pendaftaran
b. Meneliti dan memastikan aktiviti-aktiviti yang dirancang oleh setiap
kelab/persatuan dilaksanakan dengan sempurna sehingga hujung tahun
c. Memastikan minit mesyuarat agung dan peraturan perlembagaan
direkodkan/difailkan
d. Membantu Timbalan Pengarah Sokongan Akademik, Penyelaras merancang dan
menyusun semua gerakerja kokurikulum kolej
e. Menyelaras setiap kali perjumpaan dijalankan. Catatkan pensyarah dan pelajar
yang hadir.
f. Menyemak buku laporan perjumpaan sebulan sekali dan serahkan kepada KU
Sukan dan Kokurikulum untuk semakan.
g. Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang diarahkan oleh Pengarah/wakilnya dari
masa ke semasa.

112

Panduan Pengurusan KVPG 2023

TUGAS PENYELARAS UNIT BERUNIFORM
a. Merancang kegiatan unit beruniform
b. Mengurus pemilihan peserta untuk kegiatan unit beruniform
c. Menyelia kegiatan unit beruniform
d. Menyelaras dan memantau program pembangunan dan
pengembangan unit beruniform di dalam dan di luar kolej.
e. Memastikan aktiviti berjalan seperti yang dijadulkan.
f. Memantau setiap kali perjumpaan dijalankan, mencatat
kehadiran serta aktiviti yang dilaksanakan.
g. Memastikan setiap pertandingan yang disertai mengikut prosedur dan
disediakan laporan.
h. Setiap laporan mesti dihantar satu salinan kepada TPSA.
i. Menyemak buku laporan perjumpaan setiap bulan.
j. Menyerahkan buku laporan yang telah kemaskini kepada KETUA
UNIT untuk disahkan dan ditandatangi.

58.0 JAWATANKUASA KELAB SUKAN DAN PERMAINAN

TUGAS KETUA PENASIHAT DAN PENASIHAT
a. Mengadakan mesyuarat agung untuk melantik AJK
b. Mengadakan peraturan / perlembagaan untuk pendaftaran
c. Membuat pendaftaran penubuhan kelab sukan dan permainan
d. Merancang kegiatan sukan dan permainan untuk pelajar.
e. Memastikan setiap aktiviti dijalankan mengikut jadual dan berjalan lancar.
f. Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 3 kali setahun dan minit

mesyuarat hendaklah difailkan.
g. Memastikan setiap pelajar yang menyertai/mengikuti aktiviti luar kolej

mempunyai surat kebenaran yang ditandatangani oleh ibubapa/penjaga.
h. Bertanggungjawab menyerahkan senarai nama pelajar yang menyertai aktiviti.
b. luar kolej kepada TPSA, KU Pengurusan Asrama Pensyarah Akademik dan

Penyelia Asrama.
a. Merekodkan kehadiran pelajar pada setiap perjumpaan.
b. Semua kegiatan luar hendaklah mendapat kebenaran dari Pengarah, jika

ianya luar dari daerah perlu mendapat kebenaran dari JPNP terlebih dahulu.
c. Menyediakan laporan lengkap aktiviti pada hujung tahun untuk diserahkan

kepada TPSA.

59.0 JAWATANKUASA KELAB / PERSATUAN

TUGAS KETUA PENASIHAT DAN PENASIHAT
a. Mengadakan mesyuarat agung untuk melantik AJK
b. Mengadakan peraturan /perlembagaan untuk pendaftaran.
c. Membuat pendaftaran penubuhan kelab/persatuan
d. Merancang kegiatan kelab/persatuan untuk satu tahun
e. Memastikan setiap aktiviti dijalankan mengikut jadual dan berjalan lancar
f. Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 3 kali setahun dan minit

mesyuarat hendaklah difailkan
g. Memastikan setiap pelajar yang menyertai/mengikuti aktiviti luar kolej

mempunyai surat kebenaran yang ditandatangani oleh ibubapa/penjaga.
h. Bertanggungjawab menyerahkan senarai nama pelajar yang menyertai aktiviti

luar kolej kepada Timbalan Pengarah Sokongan Akademik, Ketua Unit
Pengurusan Asrama, Penasihat Akademik dan Penyelia Asrama
i. Menyediakan laporan setiap kali selesai pertandingan dan serah satu salinan
kepada KU danTPSA.

60.0 JAWATANKUASA UNIT BERUNIFORM

TUGAS KETUA PENASIHAT DAN PENASIHAT

113

Panduan Pengurusan KVPG 2023

a. Mengadakan mesyuarat agung untuk melantik AJK
b. Membuat pendaftaran penubuhan unit beruniform
c. Merancang kegiatan unit beruniform untuk satu tahun
d. Mempamerkan senarai nama pelajar yang menjadi ahli unit beruniform
e. Memastikan setiap aktiviti dijalankan mengikut jadual dan berjalan lancar
f. Menggalakkan pelajar memakai pakaian khas/uniform pada setiap

perjumpaan dan wajib pada setiap perjumpaan (Hari Kokurikulum)
g. Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 3 kali setahun dan minit

mesyuarat hendaklah difailkan
h. Memastikan setiap pelajar yang menyertai/mengikuti aktiviti luar

kolej mempunyai surat kebenaran yang ditandatangani oleh
ibubapa/penjaga.
i. Bertanggungjawab menyerahkan senarai nama pelajar yang menyertai
aktiviti luar kolej kepada Timbalan Pengarah Sokongan Akademik, Ketua
Unit Pengurusan Asrama, Penasihat Akademik dan Penyelia Asrama.
j. Menyediakan laporan lengkap setiap kali selesai pertandingan dan
serahkan satu salinan kepada TPSA.
k. Menyediakan laporan lengkap aktiviti pada hujung tahun untuk
diserahkan kepada Timb.Pengarah Sokongan Akademik

61.0 UNIT PSIKOLOGI DAN KERJAYA

TUGAS KETUA UNIT
a. Memberikan khidmat bimbingan kerjaya kepada pelajar-pelajar kolej
b. Memberikan perkhidmatan kaunseling kepada pelajar-pelajar kolej
c. Memberikan perkhidmatan psikologi kepada pelajar-pelajar kolej
d. Merancang, menyelaras dan melaksanakan kajian jejak Kolej Vokasional
e. Merancang, mengurus dan melaksanakan program-program pembangunan

sahsiah pelajar
f. Melaksanakan lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengarah/ Timbalan

Pengarah Sokongan Akademik dari masa ke semasa

TUGAS SETIAUSAHA
a. Menjalankan tugas sebagai setiausaha.
b. Merancang program bersama ketua unit.
c. Membantu ketua dalam melaksanakan aktiviti/program sama ada di dalam
kolej atau di luar kolej
d. Mengadakan mesyuarat sekurang-kurang 3 kali setahun. Mencatat minit
mesyuarat.
e. Meyediakan laporan setaip aktiviti/ program yang telah dilaksanakan.
f. Memberikan perkhidmatan kauseling kepada semua warga kolej yang
memerlukan.
g. Memberi khidmat bimbingan kerjaya kepada pelajar kolej.
h. Memberikan khidmat psikologi kepada pelajar-pelajar kolej.
i. Merancang dan, menyelaras dan melaksanakan kajian jejak kolej.
j. Merancang, mengurus dan melaksanakan program-program pembangunan
sahsiah pelajar.
k. Melaksanakan lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengarah/ Timbalan
Pengarah Sokongan Akademik dari masa ke semasa.

TUGAS AJK
a. Membantu Ketua Unit dan setiausaha dalam pelaksanaan program

114

Panduan Pengurusan KVPG 2023

62.0 JAWATANKUASA KAJIAN JEJAK PELAJAR (TRACERS STUDY)
TUGAS PENYELARAS / SETIAUSAHA
a. Merancang dan mengurus kajian jejak pelajar.
b. Mengemaskini rekod-rekod pelajar lepasan kolej yang bekerja,
menyambung pelajaran dan menjadi usahawan.
c. Menyediakan laporan bekas pelajar kolej yang memasuki pasaran pekerjaan
bagi setiap tahap.
TUGAS AJK
a. Mengesan pelajar yang telah tamat pengajian.
b. Membantu menjejak dan mengemaskini data bekas pelajar.

63.0 UNIT PENGURUSAN KOLEJ KEDIAMAN
TUGAS KETUA WARDEN DAN PENYELARAS
a. Mengurus, menyelia, memantau dan melaksana pengurusan pelajar asrama.
b. Merancang, menyelia, melaksana dan menilai program pembangunan insaniah
pelajar asrama.
c. Merancang, melaksana, memantau dan menyelia hal-hal disiplin dan kebajikan
pelajar asrama.
d. Memantau dan memastikan prasarana dan fasiliti asrama baik, selamat dan
kondusif untuk para pelajar.
e. Merancang, menyelia dan menilai program akademik dan kokurikulum pelajar
asrama.
f. Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang di arahkan oleh Pengarah/wakilnya dari
masa ke semasa.
TUGAS SETIAUSAHA
a. Menjalankan tugas yang berkaitan dengan mesyuarat.
b. Membantu Ketua Felo dalam membentuk biro-biro, pelantikan ketua bilik, ketua
dorm serta JK asrama/ pengawas asrama.
c. Memantau program yang dilaksanakan oleh setiap biro
d. Mengumpulkan semua laporan aktiviti asrama.
e. Menyusun jadual dan borang pemantauan asrama terbilang oleh pensyarah.
f. Mengambil tindakan hasil dari pemantauan tersebut.

115

Panduan Pengurusan KVPG 2023

g. Menyemak borang tempahan makanan harian.
h. Memastikan semua fail sentiasa kemas kini dan mudah diambil jika diperlukan.
i. Menghantar BUKU LAPORAN WARDEN BERTUGAS kepada

Pengarah/Timbalan Pengarah Sokongan Akademik setiap minggu untuk
disemak.
j. Menghantar BUKU KEHADIRAN PELAJAR setiap bulan kepada Timbalan
Pengarah Sokongan Akademik untuk semakan dan mengambil tindakan.

TUGAS WARDEN
a. Menguatkuasa/memastikan peraturan asrama dipatuhi berkaitan disiplin

berdasarkan prosedur yang ditetapkan KPM
b. Menyemak dan menyiasat serta mengambil tindakan susulan di atas laporan

harian pengawas/biro/ketua blok dan ketua dorm.
c. Menyediakan laporan harian untuk tindakan Pengarah atau Timbalan Pengarah

Sokongan Akademik.
d. Menyelia/memantau aktiviti harian pelajar (solat, makan, gotong royong dll)
e. Membantu biro asrama bertugas menjalankan roll call.
f. Mengadakan pemeriksaan dan roll call mengejut.
g. Menguruskan kebenaran keluar/masuk penghuni asrama.
h. Mengadakan perjumpaan mingguan dengan lembaga pengawas/biro asrama,

ketua blok dan ketua dorm.
i. Mengadakan pemeriksaan dan membuat laporan harian persekitaran serta dewan

makan.
j. Menguruskan pelajar sakit, dorm, bilik-bilik khas, tandas, bilik air dan urusan yang

berkaitan dengannya.
k. Memantau dan memeriksa prestasi akademik serta mengambil tindakan susulan

yang sesuai
l. Memantau persediaan untuk mesyuarat JK Pengurusan.

I. Minit mesyuarat
II. Laporan bulanan asrama
III. Pembentangan aktiviti dan takwim bulan berikut.

a) Mengadakan mesyuarat/ perjumpaan felo dan Pentadbiran Asrama
dengan Lembaga Pengawas/Biro asrama sekurang-kurangnya sekali
sebulan.

b) Membantu menguruskan kemasukan dan permohonan semula penghunii
asrama seperti penyediaan borang/dokumen penempatan dorm,
taklimat kemasukan dan orientasi penghuni baru dan sebagainya.

c) Membantu menyelaras Buku Kehadiran pelajar.
d) Menyediakan takwim serta jadual harian asrama.
e) Menyediakan Anggaran belanjawan Aktiviti Tahunan Asrama.
f) Mengumpul data /maklumat penghuni asrama
IV. Menganalisa prestasi akademik / sahsiah.

116

Panduan Pengurusan KVPG 2023

V. Menghantar data asrama ke BPTV.
a) Menganjurkan aktiviti / kursus / seminar / bengkel.
b) Mengadakan perjumpaan dengan waris pelajar.
c) Mengadakan latihan kebakaran dan kawad kecemasan.
d) Memantau peralatan, kemudahan serta yang berkaitan dengan
keselamatan.
e) Menyelia dan memantau kebajikan penghuni asrama perkara yang
berkaitan:

VI. Makanan
VII. Keselesaan di asrama
VIII. Kesihatan
IX. Keselamatan
X. Biasiswa.
m. Membantu Penyelia Asrama dalam pungutan yuran asrama, perkhidmatan
pembersihan, keselamata dan penguatkuasaan kontrak makanan asrama
semasa ketiadaan penyelia asrama.
n. Menjalankan tugas-tugas yang di arahkan oleh pengarah dan wakilnya.

TUGAS PENYELIA ASRAMA
a. Menyelia dan mengurus kakitangan asrama
b. Menyelenggara rekod-rekod dan fail asrama
c. Menyelaras Buku kehadiran pelajar.
d. Urus setia dalam urusan pengambilan dan pendarftaran penghuni baru.
e. Setiausaha JK Pengurusan Asrama.
f. Mengurus hal-hal berkaitan penggunaan asrama oleh pihak lain.
g. Menyelia urusan bekalan makan penghuni asrama dan dewan makan asrama.
h. Menyelia hal-hal kebajikan dan kesihatan murid.
i. Menyelia dan menerima kutipan bayaran asrama.
j. Menguruskan permohonan dan pembelian barang-barang dan
peralatan untuk keperluan asrama.
k. Menyediakan anggaran peruntukan tahunan asrama.
l. Membuat pembayaran bil-bil asrama.
m. Menyelenggara buku tunai asrama.
n. Menyediakan penyata akaun yang belum diaudit kumpulan wang asrama.
o. Menyediakan baucer tuntutan PCG asrama, bantuan makanan dan pelarasan
jika ada.
p. Memohon kelulusan menggunakan wang lebihan makanan asrama ke BPTV.
q. Penyediaan dokumen tender bekalan makanan bermasak.
r. Menyemak dan menandatangani baucer bayaran asrama.
s. Urusetia JK Pembuka Tender asrama jika ada.
t. Membuat pemantauan tahap kebersihan asrama, bilik air, tandas,
dorm, bilik-bilik khas dan memantau kerja-kerja kontrak kebersihan.
u. Melaksakanakan tugas-tugas pelupusan peralatan asrama.
v. Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang diarahkan oleh Pengarah
/wakilnya dari masa ke semasa.

TUGAS JURUAUDIT DALAMAN
a. Membaca dan memahami pekeliling / surat yang berkaitan dengan
pengurusan dan perakaunan kolej yang diedarkan dari masa ke masa.
b. Memastikan semua terimaan telah dimasukkan ke dalam bank.
c. Memastikan semua pembelian / pembayaran dibuat mengikut peraturan
kewangan (nota minta, pesanan tempatan, invois, bil, baucer dan cek)
d. Menyemak dan menandatangani penyata kewangan dalam BUKU
TUNAI kerajaan / Panjar Wang runcit.
e. Memastikan semua kutipan yuran mendapat kebenaran JPN.

64.0 UNIT PUSAT SUMBER DAN MEDIA

TUGAS KETUA UNIT
a. Menerima dan menyemak fail harta modal dan iventori serta KEW PA 313 dan

312.
b. Membuat pelupusan harta modal dan iventori.
c. Menyemak, mengemaskini dan melengkapkan fail-fail yang sedia ada dari

117

Panduan Pengurusan KVPG 2023

masa ke semasa.
d. Mengemaskini maklumat bahan yang hilang, hapuskira dan pemindahan

bahan / buku dalam system S-Lib.
e. Mengemaskini fail online-iqpss, PuAS dan SSQS
f. Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang di arahkan oleh Pengarah /

wakilnya dari masa ke semasa.

TUGAS SETIAUSAHA
a. Mengemaskini fail PSK dari masa ke semasa
b. Menyelia Papan Kenyataan Zon Ilmu.
c. Mengemaskini S-Lib
d. Menyediakan jadual guru bertugas di perpustakaan
e. Menyediakan minit mesyuarat

TUGAS KETUA PERPUSTAKAAN
a. Kaunter Sirkulasi
b. Menyediakan peraturan pinjaman dan pemulangan bahan buku dan bukan
buku.
c. Pemilihan dan pelantikan pengawas perpustakaan.
d. Menyediakan jadual bertugas pengawas.
e. Keceriaan perpustakaan dan Bilik BBM serta susun atur meja kerusi serta
semua rak buku.
f. Memastikan setiap item harta modal dan iventori terdapat No Siri
pendaftaran selari dengan KEW PA 313 dan 312

TUGAS AJK PAPAN KENYATAAN
a. Mengemaskini papan kenyataan perpustakaan dari masa ke semasa

TUGAS AJK PENDAFTARAN BUKU DAN BUKAN BUKU
a. Mengemaskini Barcode yang terdapat pada buku/bahan bercetak sama
ada buku baru atau buku lama.
b. Mendaftarkan buku/ majalah dalam Daftar Buku dan Sistem S-Lib
mengikut tahun semasa sepanjang tahun.
c. Membantu memastikan kekemasan BBM serta susunatur meja, kerusi dan
stiker.
d. Memastikan keadaan buku/ majalah/ bahan bukan buku dalam keadaan
baik dan masih boleh digunakan

TUGAS PEGAWAI PERPUSTAKAAN
a. Pembersihan dan susunatur meja dan kerusi.
b. Rak
I. Namakan setiap rak dan kategori buku
II. Susunan buku-buku
c. Bertugas di kaunter sirkulasi
I. Mengemaskini buku pinjaman dan tempahan.
II. Susun atur kaunter.
d. Memasukkan bahan bercetak/buku ke dalam komponen data S-Lib.

TUGAS AJK BILIK-BILIK KHAS
a. Memastikan No. Siri Pendaftaran pada setiap item harta modal dan iventori
tercatat.
b. Menerima salinan KEW PA 313 dan KEW PA 312 dari KU PSK pada awal
tahun untuk semakan no siri pendaftaran pada setiap item harta modal dan
iventori.
c. Melaporkan kerosakan kepada juruteknik dengan mengisi borang
aduan kerosakan di bilik juruteknik.
d. Menyediakan buku penggunaan bilik dan buku peminjaman barang
(pergerakan barang keluar dari bilik asal).

TUGAS AJK PAPAN KENYATAAN
a. Memastikan papan kenyataan setiap jabatan, unit dan persatuan serta
permainan sentiasa dikemaskini oleh PIC dari masa ke semasa.
b. Berhubung kait dengan tema yang dikeluarkan oleh ketua.

118

Panduan Pengurusan KVPG 2023
TUGAS AJK NILAM

a. Menyedia, mengumpul dan merekodkan data Nilam Pelajar.
b. Mengemaskini fail i-Nilam secara atas talian pada setiap bulan atau 4

bulan sekali sehingga bulan November mengikut tahun semasa.
c. Menyediakan analisa data Nilam setiap hujung bulan.
b. Menganjurkanprogram Galakan Membaca.

119

Panduan Pengurusan KVPG 2023

65.0 UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT

TUGAS KETUA UNIT
a. Merancang, mengurus, menyelaras dan melaksana perkhidmatan sistem

sumber maklumat dan rangkaian kolej
b. Merancang, menyelaras dan melaksana khidmat bantuan / peralatan /

kemudahan komputer, sistem maklumat dan rangkaian
c. Merancang, dan melaksana pengurusan infrastruktur dan kemudahan

sistem maklumat dan rangkaian
d. Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari masa

ke
semasa.

TUGAS SETIAUSAHA
a. Menyediakan laporan dan maklumat berkaitan kepada pihak yang berkenaan
b. Melaporkan kerosakan alatan ICT melalui STS
c. Memastikan sistem thumbprint, ESPKB, 1GFMAS berfungsi dan lancar.
d. Mengurus perolehan alatan ICT, SAP dan SPP
e. Menguruskan pelupusan aset ICT
f. Memastikan sistem rangkaian setempat (LAN) kolej berfungsi dengan baik.
g. Melaporkan kepada pihak yang berkenaan jika akses talian internet
gagal berfungsi bagi tindakan segera.
h. Menyelia makmal-makmal komputer.
b. Merancang, mengurus, menyelaras dan melaksanakan perkhidmatan
sistem sumber maklumat dan rangkaian KV.

66.0 JAWATANKUASA FROG VLE

TUGAS PENYELARAS
a. Menyelaras perlaksanaan pengunaan frog-VLE yang optimum oleh warga kolej.
b. Memberikan latihan berkaitan pada warga kolej.
c. Merancang aktiviti berkaitan frog-VLE diperingkat kolejMengemaskini

maklumat daripada jabatan masing-masing pada laman frog-VLE
kolej
d. Membantu pensyarah dan pelajar bagi menggunakan frog-VLE secara
optimum untuk PdP
b. Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang di arahkan oleh
Pengarah/wakilnya dari masa ke semasa.

67.0 JAWATANKUASA SPS DAN DATA

TUGAS PENYELARAS
a. Menyelaras pengurusan data kolej dan mengemaskini data ke

dalam aplikasi Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) dan lain-lain
sistem data yang berkaitan.
b. Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang di arahkan oleh
Pengarah/wakilnya dari masa ke semasa.
TUGAS SETIAUSAHA
a. Menyediakan laporan dan maklumat berkaitan kepada pihak yang berkenaan
b. Menjalan tugas sebagi setiausaha.
c. Mengadakan “in-house training” kepada pensyarah-pensyarah yang
terlibat dengan kerja-kerja memasukkan data.
d. Memastikan kemudahan dan segala peralatan di bilik data berfungsi dengan
baik.
e. Memastikan fail-fail di bilik Timbalan Sokongan Akademik/Bilik Data
sentiasa kemaskini dan lengkap.
f. Menjalankan tugas penyelaras semasa ketiadaanya.
g. Sentiasa membantu penyelaras dalam menyemak dan
mengemaskini data dari masa ke semasa.
TUGAS AJK
a. Memastikan semua data lengkap dan kemaskini.
b. Mentadbir sistem HRMIS
c. Menyediakan laporan dan maklumat terkini kepada pihak yang berkenaan

120

Panduan Pengurusan KVPG 2023
d. Menyelaras APDM dan membantu Penasihat Akademik dalam urusan

yang berkaitan dengan APDM.
e. Mengisi dan mengemaskini data salah laku pelajar setiap hari Jumaat dan

menghantar laporan kepada pihak yang berkenaan jika diperlukan.

121

Panduan Pengurusan KVPG 2023

68.0 UNIT PERHUBUNGAN AWAM

TUGAS PENYELARAS
a. Merancang, melaksana dan menyelaras pengurusan perhubungan Awam dan

korporat KV.
b. Merancang, melaksana dan menyelaras penyediaan laporan-laporan,

buletin, dokumentasi, broser dan teks ucapan.
c. Merancang, melaksana, menyelaras dan menguruskan semua saluran

informasi melalui media laman sesawang.
d. Merancang, menyelaras dan melaksanakan program outreach KV
e. Menjalankan lain-lain tugas rasmi yang di arahkan oleh

Pengarah/wakilnya dari masa ke semasa.
TUGAS SETIAUSAHA

a. Menjalankan tugas sebagai setiausaha dalam setiap kali mesyuarat/
perjumpaan UPA.

b. Membantu penyelaras dalam tugas-tugas yang diberikan dari masa ke masa.
c. Mencatat dalam BUKU REKOD UPA bagi sebarang

aktiviti/program/lawatan dan yang berkaitan sama ada berlangsung di
dalam atau di luar kolej untuk rekod dan makluman semua.
d. Membantu penyelaras dalam membuat hebahan secara media cetak atau
media elektronik serta dokumentasi bagi sebarang aktiviti/program/lawatan
dan yang berkaitan sama ada berlangsung dalam atau di luar kolej untuk
rekod atau makluman semua.
TUGAS AJK DIC (Data and Info Coordinator)
a. Bertindak sebagai pegawai kecil perhubungan Awam Kolej.
b. Memberi maklumat secara terperinci kepada penyelaras dan setiausaha
bagi sebarang aktiviti/program /lawatan dan yang berkaitan sama ada
berlangsung di dalam atau di luar kolej untuk rekod ada makluman semua
secara bertulis, gambar dan yang berkaitan.

69.0 JAWATANKUASA OUTREACH DAN INREACH

TUGAS PENYELARAS
a. Bertindak sebagai pegawai Perhubungan awam Khas Kolej
b. Merancang, melaksana, dan memberikan perihal tentang sistem KV
bersama dengan UPA dan pihak pengurusan dalam program Outreach
dan Inreach.
c. Menyalur maklumat sistem KV dan PTV kepada pihak awam serta
bertindak sebagai sumber maklumat utama kolej melalui pameran di luar
kolej, mesyuarat dengan pihak / agensi luar.
d. Menyebar luas dasar, maklumat, dan halatuju kolej melalui mesyuarat
kumpulan pengurusan kolej melalui program Outreach dan Inreach.
e. Mewujudkan AJK Outreach dan Inreach.
f. Mengadakan mesyuarat AJK sekurang-kurangnya 3 kali setahun.

TUGAS SETIAUSAHA
a. Menjalankan tugas sebagai setiausaha dalam setiap kali
mesyuarat/perjumpaan UPAK (outreach).
b. Membantu penyelaras dalam tugas-tugas yang diberikan dari masa ke masa.
c. Mencatat dalam BUKU REKOD UPA (outreach) bagi sebarang aktiviti/
program/lawatan dan yang berkaitan sama ada berlangsung di dalam
atau di luar kolej untuk rekod dan makluman semua.
d. Membantu penyelaras dalam membuat hebahan secara media cetak atau
media elektronik serta dokumentasi bagi sebarang maklumat/ aktiviti/
lawatan dan yang berkaitan sama ada di dalam atau di luar kolej untuk
rekod dan makluman semua semasa melaksanakan program outreach

TUGAS AJK
a. Bertindak sebagai Pegawai kecil perhubungan Awam Khas Kolej (outreach).
b. Membantu dan memberi maklumat secara terperinci kepada penyelaras
dan setiausaha bagi sebarang aktiviti/ program/ lawatan dan yang
berkaitan dengan outreach sama ada berlangsung di dalam atau di luar
kolej untuk rekod dan makluman semua secara bergambar, bertulis dan
yang berkaitan dengan program “OUTREACH”.

122

Panduan Pengurusan KVPG 2023
70.0 JAWATANKUASA LAPORAN / DOKUMENTASI

a. Mengumpulkan dan menyusun semua laporan aktiviti / program yang dijalankan
oleh setiap unit
/ jawatankuasa sepanjang tahun.

b. Merakam dan merekod segala aktiviti / program yang berlangsung.
c. Menjilidkan semua laporan sepanjang tahun.

123

Panduan Pengurusan KVPG 2023

71.0 UNIT PEMBANGUNAN DAN PENYELENGGARAAN

TUGAS PENYELARAS
a. Merancang, melaksana dan menyelaras pengurusan aset kolej
b. Merancang, melaksana dan menyelaras pelaksanaan program pembangunan

kolej
c. Merancang, melaksana, menyelaras dan menguruskan aktiviti

penyenggaraan infrastruktur dan kemudahan awam
d. Menyelaras khidmat bantuan teknikal peralatan dalam pelaksanaan program

dan aktiviti kolej
TUGAS SETIAUSAHA

a. Merancang dan menyediakan sistem pengurusan inventori dan aset
KV yang mematuhi pengurusan aset dan stok mengikut ketetapan
pekeliling perbendaharaan.

b. Mengurus dan melaksanakan proses pelupusan peralatan Kolej
c. Mengadakan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat
d. Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aset alih kerajaan
e. Mengurus perlantikan pegawai pemeriksa, lembaga pemeriksa dan

jawatankuasa penyiasat
f. Mengurus kehilangan dan hapus kira.
g. Menyelaras penyediaan laporan tahunan pengurusan aset alih kerajaan
TUGAS AJK
a. Mengurus perolehan peralatan, bahan P & P, bahan latihan dan kontrak

perkhidmatan bagi Kolej supaya sesuai dengan keupayaan kewangan di
mana melalui deskripsi tugas:

I. Urusan pra perolehan
II. Urusan perolehan di peringkat PTJ
III. Urusan pasca perolehan
IV. Urusan pra kontrak
V. Pentadbiran kontrak
VI. Urusan pasca kontrak
VII. Laporan prestasi perolehan pembangunan (teknikal) .
b. Menerima barang-barang dari PT Stor, semak kuantiti, kualiti dan sahkan
penerimaan.
c. Stok dan simpan.
d. Mengemaskini stok dan buku stok.
e. Memproses pelupusan harta modal dan inventori.

72.0 JAWATANKUASA TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH

KERAJAAN (TPAK) TUGAS PEGAWAI ASET
a. Menjadualkan mesyuarat JKPAK.
b. Menyemak dan menyediakan ringkasan laporan JKPAK.
c. Memastikan agenda JKPAK dipenuhi.
d. Menyediakan Laporan Tahunan Pengurusan Aset Alih dan Stor.
e. Bertanggungjawab sebagai Pengesah di dalam Sistem Pengurusan Aset (SPA)

TUGAS SETIAUSAHA
a. Menjadi urusetia mesyuarat Jawatankuasa asset Kerajaan (JKPAK).
b. Pencatat minit mesyuarat.
c. Menyediakan minit mesyuarat.
d. Mengawalselia penghantaran laporan mesyuarat JKPAK.
e. Mengawalselia penghantaran boring berkaitan pengurusan asset.
f. Menyelaras Laporan Suku Tahun daripada AJK untuk dibentangkan dalam
mesyuarat.
g. Mengurus dan melaksanakan pelupusan asset alih dan stok.
h. Mengurus dan kehilangan dan hapuskira.
i. Bertanggungjawab sebagai Penyelia di dalam Sistem Pengurusan Aset (SPA).

TUGAS AJK
a. Mengurus aset alih dan stok di unit/bengkel.
b. Merancang pembelian aset dan bekalan stok di unit /bengkel.
c. Menyedia dan menyelenggara kad aset dan stok.
d. Menyediakan laporan yang dikehendaki oleh JKPAK.
e. Menyediakan Perakuan Perekodan Stok dan Borang pendaftaran SPA
f. Memastikan aset sentiasa berada di dalam keadaan yang baik & diselenggara.

124

Panduan Pengurusan KVPG 2023

74.0 JAWATANKUASA PENJAMINAN KUALITI PENTAKSIRAN DAN PENILAIAN (4P)

a. Merancang dan mengawalselia.
b. Pelaksanaan proses-proses Penjaminan Kualiti 4P Penilaian dan Peperiksaan.
c. Merancang, menyelaras, memantau dan menilai program-program Kurikulum

Vokasional.
d. Merancang, menyelaras dan memantau pengurusan pentaksiran pelajar,

penyediaan instrumen penilaian, pelaksanaan, pengurusan keputusan dan
pensijilan SKM.

75.0 JAWATANKUASA LATIHAN (Coaching & Mentoring)

a. Merancang, melaksana dan menilai program peningkatan profesional
pensyarah.

b. Memastikan pensyarah yang telah berkursus memberi bahan kursus
kepada pensyarah melalui program perkembangan staf.

c. Mengumpul dokumen dan bahan perbengkelan.
d. Menyediakan laporan pelaksanaan program.
e. Menguruskan latihan pensyarah-pensyarah baharu.

76.0 JAWATANKUASA PENGAUDITAN DAN PEMANTAUAN JAWATANKUASA AUDIT
DALAMAN
a. Mengadakan mesyuarat.
b. Membuat proses pengauditan terhadap Fail Kursus dan Fail Peribadi semua
unit mata pelajaran.
c. Membuat laporan.
PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN
a. Merancang pengauditan program dan aktiviti SPK yang ditetapkan.
b. Memantau dan memastikan pelaksanaan SPK KV mengikut jadual dan
mematuhi piawaian yang ditetapkan.
PROGRAM / AKTIVITI
a. Memantau dan mengaudit program dan aktiviti KV.
b. Mengedarkan dan mengumpulkan laporan Post Mortem setiap program yang
telah dijalankan.
PENGURUSAN KEWANGAN
Memantau dan mengaudit Pengurusan Kewangan

77.0 JAWATANKUASA SPK KVKPM MS ISO 9001:2015

a. Jawatankuasa Jaminan Kualiti berperanan untuk mengurus,
menyelaras dan memantau pelaksanaan keputusan mesyuarat dan
melaksanakan aktiviti yang dijalankan.

b. Menyelaras dan mengawal aktiviti yang berkaitan dengan sistem pengurusan
berkualiti di kolej.

c. Memantau pelaksananan aktiviti / tugas dan standard kualiti kerja.
d. Menyelaras, memantau dan menilai proses dan prosedur kerja di kolej.
e. Menyelaras penilaian terhadap analisis pencapaian akademik pelajar.
f. Mengurus, menyelaras dan mengawal Dokumen Kualiti.
g. Jawatankuasa Jaminan Kualiti berperanan untuk mengurus,

menyelaras dan memantau pelaksanaan keputusan mesyuarat dan
melaksanakan aktiviti yang dijalankan.
h. Menyelaras dan mengawal aktiviti yang berkaitan dengan sistem pengurusan
berkualiti di kolej.
i. Memantau pelaksananan aktiviti / tugas dan standard kualiti kerja.

78.0 JAWATANKUASA PEMBUDAYAAN INOVASI

a. Merancang dan menyelaras program untuk membimbing Ketua Jabatan
menjalankan aktiviti inovasi dan penyelidikan khususnya kajian tindakan
dalam melaksanakan dasar dan keputusan.

b. Mewujudkan dan mengawal selia pelaksanaan aktiviti KIK dan inovasi PdP

125

Panduan Pengurusan KVPG 2023

c. Merancang, melaksanakan program inovasi bagi memupuk daya kreativiti di
kalangan pelajar.

d. Memastikan semua kursus dapat menghasilkan produk yang
berinovasi bagi tujuan pertandingan di peringkat daerah, negeri
dan kebangsaan.

e. Mengurus dan merancang peruntukan kewangan bagi program perlaksanaan
inovasi.

f. Mengadakan mesyuarat bersama pentadbir.
g. Merancang program berkaitan aktiviti inovasi.

h. Membuat pengagihan tugas.
i. Menyertai pertandingan yang dianjurkan oleh pihak BPLTV atau IPT dan

sebagainya.
j. Mengadakan Minggu Inovasi di peringkat kolej.

79.0 JAWATANKUASA INOVASI DAN KREATIVITI (KIK)

a. Mengadakan mesyuarat.
b. Membuat pengagihan tugas.
c. Merancang dan melaksanakan program untuk menjalankan aktiviti reka

cipta dan inovasi guru dan pelajar.
d. Menyertai pertandingan anjuran BPLTV/IPT/agensi luar dan sebagainya yang

bersesuaian.

80.0 JAWATANKUASA ADUAN DAN MAKLUM BALAS

a. Mewujudkan kaedah bagi pengendalian maklum balas serta cadangan daripada
pelanggan
/warga KV berhubung perkhidmatan yang diberikan serta menyebar luas
untuk menjadi amalan kepimpinan terbaik.

b. Menganalisis kehendak pelanggan/ warga bagi memastikan keperluan
dipenuhi berlandaskan peraturan dan kemampuan yang sedia ada Kualiti
Kepimpinan.

c. Memastikan maklumbalas dan aduan daripada pelanggan/warga KV di
ambil tindakan dengan sewajarnya dan membuat kajian semula
pengurusan kualiti.

d. Menguruskan taklimat/ceramah kepada warga KV dan pihak luar berkaitan
kualiti.

81.0 JAWATANKUASA KESELAMATAN, KESIHATAN DAN KEPEKERJAAN (OSH)

a. Memastikan kawasan dan kemudahan fizikal kolej selamat untuk pelajar.
b. Menyebarkan maklumat tentang keselamatan pelajar.
c. Menguruskan program kolej selamat.
d. Menyediakan SOP keselamatan di kolej
e. Menyebarkan maklumat penjagaan kesihatan pelajar
f. Memberi OSH dalam rutin seharian.
g. Memastikan suasana dan persekitaran kolej selamat dari segi fizikal dan emosi

warganya.
h. Memaparkan peraturan keselamatan pada tempat yang sesuai.
i. Melaksanakan Konsep kolej selamat.

82.0 KETUA BENGKEL

1. Mengajar mata pelajaran mengikut kursus/opsyen dalam bidang berkaitan.
2. Melaksanakan Rancangan Pengajaran Semester mengikut modul yang berkaitan.
3. Membantu mengawal selia aktiviti amali pelajar dan memastikan pelaksanaannya

mengikut garis panduan yang disediakan oleh Lembaga Peperiksaaan dan BPTV.
4. Mengurus, menyelenggara dan bertanggungjawab dalam aspek keselamatan,

kebersihan dan keceriaan (3K) di bengkel.
5. Membantu membuat pesanan peralatan dan bahan, pelupusan, program motivasi

dan lawatan pelajar dan hal-hal yang berkaitan.

126

Panduan Pengurusan KVPG 2023

6.
Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan tatacara Pengurusan Aset Alih
Kerajaan (TPA) Kew. PA-2 Kad Harta Modal, Kew. PA-3 Kad Inventori, Kew PA-6
Pergerakan Harta Modal dan Inventori:
a. Menyediakan Kew. PA-4 (Senarai daftar Harta Modal) dan Kew. PA-5
(Senarai Daftar Inventori kepada Pegawai Aset untuk Laporan Tahunan Harta
Modal dan Inventori Kew PA-8
b. Aduan kerosakan Aset Alih Kerajaan.

7. Melaksanakan pemeriksaan terhadap harta modal dan inventori, proses pelupusan
terhadap Aset Alih yang tidak selamat digunakan dan bertindak melaporkan segera
terhadap kehilangan Aset Alih di bengkel.

8. Mengurus dan menyelenggara aspek 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa
amal) di bengkel.

9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang berkaitan seperti yang diarahkan oleh
Pengarah Kolej Vokasional dari semasa ke semasa.

83.0 JAWATANKUASA DOKUMENTASI JAMINAN KUALITI

1. Menyelaras pengumpulan laporan data dan rekod di bawah bidang Jaminan
Kualiti.

2. Semua program dan aktiviti yang berkaitan seperti OSH, EKSA,KIK dan
sebagainya

3. Merekodkan dan menyimpan laporan dalam bentuk softcopy dan hardcopy (di
bilik Unit Jaminan Kualiti).

84.0 JAWATANKUASA AUDIT PENSYARAH

1. Menyediakan borang pemantauan pensyarah berdasarkan instrumen penilaian
pelajar dan diedarkan kepada pensyarah.

2. Mengumpulkan borang tersebut dan membuat analisis serta merekodkan analisis
tersebut dalam bentuk softcopy dan hardcopy.

85.0 JAWATANKUASA PROGRAM MENTOR MENTEE (PENASIHAT AKADEMIK)

1. Peranan Mentor bermula sebaik sahaja pelajar mendaftar.
2. Mentor mamberi bimbingan dari aspek kerjaya dan kebolehpasaran.
3. Memastikan semua Mentor memainkan peranan bagi mencapai 70% graduan

bekerja, 20%
menyambung pengajian dan 10% menjadi usahawan.
5. Peranan Mentor diteruskan sehingga setahun selepas pelajar tamat pengajian.
6. Mentor juga berperanan untuk meningkatkan kesedaran supaya mentee bekerja,
menyambung
pengajian atau menjadi usahawan dalam bidang yang berkaitan dengan pengajian.
7. Mentor bertanggungjawab untuk melaporkan kisah kejayaan mentee.

86.0 PENYELARAS SKM PROGRAM

1. Memastikan dan memantau fail Portfolio setiap pelajar lengkap.
2. Memastikan semua eviden termasuk CA lengkap dalam fail Portfolio pelajar.
3. Menyenaraikan nama pelajar yang menghadapai masalah Fail SKM dan

memaklumkan kepada pensyarah yang mengajar untuk diambil tindakan.

87.0 PENYELARAS OJT PROGRAM

1. Menguruskan dan memantau semua perkara berkaitan OJT
pelajar SLDN.

2. Membantu pelajar untuk mendapatkan tempat OJT.
3. Memaklumkan masalah OJT pelajar kepada Ketua Program.

127

Panduan Pengurusan KVPG 2023

88.0 JAWATANKUASA EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

TUGAS PENGERUSI
a. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan EKSA KV PASIR

GUDANG.
b. Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA di KV PASIR GUDANG.
c. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA di KV PASIR GUDANG.
d. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan ahli

jawatankuasa yang lain.
e. Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.

TUGAS PENYELARAS
a. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan EKSA KV

PASIR GUDANG apabila pengerusi tidak dapat hadir.
b. Hadir sama dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan EKSA KV PASIR

GUDANG.
c. Membantu pengerusi menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan

EKSA di KV PASIR GUDANG.
d. Membantu pengerusi membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA di KV PASIR

GUDANG.
e. Membantu pengerusi mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan

dengan bantuan ahli jawatankuasa yang lain.
f. Membantu pengerusi memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh

amalan terbaik.

TUGAS JK LATIHAN
a. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti bagi memupuk amalan EKSA kepada

semua warga kerja dalam organisasi.
b. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa

bagi mengukuhkan amalan EKSA.
c. Menganalisis keberkesanan bagi setiap aktiviti latihan yang dijalankan.
d. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA

secukupnya.

TUGAS JK PROMOSI
a. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA untuk tempoh setahun.
b. Mengenal pasti aktiviti kempen promosi bagi memupuk kesedaran

penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan amalan EKSA.
c. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.
d. Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan

aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.
e. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dalam

kalangan warga kepada Jawatankuasa Pengurusan EKSA KV PASIR
GUDANG.

TUGAS JK AUDIT DALAMAN
a. Menyediakan kriteria senarai semak dalam EKSA yang bersesuaian dari

semasa ke semasa mengikut keperluan.
b. Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA.
c. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan

yang dikenal pasti semasa proses audit.
d. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.
e. Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman EKSA.

TUGAS JK INOVASI DAN KREATIVITI
a. Menyediakan pelan perancangan aktiviti bagi memupuk budaya inovasi

dan kreativiti dalam kalangan warga KV PASIR GUDANG.
b. Menyediakan pelan lantai, pelan laluan kecemasan dan pelan letrik

bagi kawasan yang menjadi guna sama warga KV PASIR GUDANG.
c. Mereka bentuk apa-apa label yang berkaitan bagi mewujudkan keseragaman.
d. Menggalakkan warga KV PASIR GUDANG menggunakan semula

bahan-bahan terbuang untuk menghasilkan sesuatu yang baharu, kreatif
dan, menarik.

128

KOLEJTECHNOLOGY IGNITING HUMANITYDANG

VOKASIONAL PASIR GU

2023

BERSAMA MEMBINA MASA DEPAN