S E K O L A H M E N E N G A H S A I N S T U A N K U A I S H A H R O H A N I Mesyuarat Agung PIBG KALI KE11 Tarikh : 22 Jun 2024, Sabtu Masa : 9.00 pagi Tempat: Dewan Srikandi
I S I K A N D U N G A N Kata alu-aluan Pengetua Kata alu-aluan YDP PIBG Atur cara mesyuarat Agenda mesyuarat Jawatankuasa kerja program Senarai biro ahli jawatankuasa PIBG 2023/2024 Notis mesyuarat Laporan aktiviti tahunan PIBG Laporan khidmat bantuan sumbangan sarana Minit Mesyuarat Agung PIBG kali ke-8 Senarai kehadiran ibu bapa/ penjaga dan guru Mesyuarat Agung PIBG kali ke-10 Penyata kewangan dan butiran perbelanjaan Cadangan usul dan maklum balas Senarai AJK PIBG Sesi 2023/2024 Senarai AJK PIBG Sesi 2024/2025 1-2 3-4 5 6 7-13 14 15 15-18 19-21 22-26 27-31 32-51 52-60 61 62 M ES Y U A R A T A G U N G PI B G K A L I - 11 202 4 S M S A I N S T U A N K U A I S H A H R O H A N I S M S A I N S T U A N K U A I S H A H R O H A N I 2 0 2 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Syukur Alhamdulillah, marilah kita panjatkan rasa syukur ke hadrat Allah SWT kerana dengan izin dan limpah kurnia-Nya, kita dapat bersama-sama dalam Mesyuarat Persatuan Ibu Bapa dan Guru (PIBG) kali ini. Kehadiran tuan-tuan dan puan-puan adalah bukti komitmen dan keprihatinan terhadap pendidikan anak-anak kita. PIBG memainkan peranan yang amat penting dalam menyokong dan memperkasakan usaha-usaha sekolah ke arah kecemerlangan akademik dan sahsiah pelajar. Hubungan erat dan kerjasama yang baik antara pihak sekolah, ibu bapa, dan komuniti adalah kunci utama dalam memastikan kejayaan anak-anak kita. Pada era globalisasi ini, dunia pendidikan sentiasa mengalami banyak perubahan dari semasa ke semasa. Peluang pendidikan harus digunakan sepenuhnya bagi menguasai ilmu, kemahiran dan membina personaliti yang cemerlang. Pendidikan merupakan bidang yang dinamik dan pragmatik serta memerlukan pelaksanaan yang cekap. Sokongan padu daripada pelbagai pihak khususnya PIBG sangat diperlukan terutamanya dalam pembangunan fizikal dan prasarana serta kecemerlangan akademik sekolah ini. Kata Alu-aluan Pengetua Pn Monarazmah binti Abd Razak 1 Bismillahirahmanirrahim. Assalamualaikum dan Salam Sejahtera.
Lantaran itu, saya ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih kepada semua ahli PIBG yang telah banyak menyumbang tenaga, masa, dan idea dalam membantu pihak sekolah melaksanakan pelbagai program dan aktiviti sepanjang tahun. Tanpa sokongan padu daripada tuan-tuan dan puan-puan, segala usaha dan perancangan kita tidak mungkin dapat direalisasikan dengan jayanya. Bagi kami, barisan ibu bapa sentiasa berperanan sebagai sayap kiri yang menguatkan setiap langkah yang diatur oleh barisan pentadbiran dan wargapendidik dalam usaha membawa nama SGS terbang tinggi ke persada kecemerlangan. Tanpa sinergi yang jitu daripada pentadbir, guru-guru, dan ibu bapa, tidak mungkin kejayaan anak-anak pada hari ini dapat direalisasikan. Semoga jaringan serta kolaboratif yang kuat ini dapat dikekalkan dan mampu dijadikan pentas utama dalam mencipta resipi kegemilangan bagi sekolah ini. Insya-Allah bersama-sama kita berdoa dan merealisasikannya. Sekian, terima kasih. Sekian, terima kasih 2 Pn Monarazmah binti Abd Razak Pengetua SM Sains Tuanku Aishah Rohani
Alhamdulillah puji dan puja bagi Allah S.W.T. Selawat dan salam kepada junjungan kita Nabi Muhammad S.A.W dengan limpah dan kurnia serta petunjuk dariNya dapatlah saya menyusun sepatah dua kata. Sejambak apresiasi terlebih dahulu saya hadiahkan buat semua guru SGS yang telah bertungkus-lumus dan berusaha sedaya upaya mendidik anak-anak kami sehingga berjaya seperti hari ini. Seterusnya, ucapan ribuan terima kasih kepada semua ibu bapa dan guru yang dapat menghadirkan diri ke Mesyuarat Agung PIBG Sekolah Menengah Sains Tuanku Aishah Rohani Kali Ke-11 bagi tahun 2024. Mesyuarat Agung pada kali ini diharapkan dapat menjadi satu peluang terbaik untuk mengakrabkan lagi hubungan dan membantu para ibu bapa dalam menyalurkan maklumat mengetahui perkembangan dan keperluan sekolah. Saya percaya kejayaan sekolah dan kecemerlangan anak-anak sekolah ini adalah usaha gigih pelajar, ibu bapa dan guru-guru secara bersama-sama. Sesungguhnya, kejayaan tidak dapat digapai jika tiada kerjasama daripada semua pihak. Kata Alu-aluan Yang Dipertua PIBG Ir Zainal Abidin bin Salleh 3 Bismillahirahmanirrahim. Assalamualaikum dan Salam Sejahtera.
Oleh itu, saya menyeru ibu bapa agar sentiasa memberi sokongan moral dan sumbangan sama ada dalam bentuk wang ringgit, khidmat bakti atau buah fikiran kepada pihak sekolah dalam usaha melahirkan pelajar yang berketrampilan, berwibawa dan sahsiah terpuji agar cemerlang dalam kurikulum dan kokurikulum. Permuafakatan, sikap saling membantu dan bekerjasama antara ibu bapa dan warga pendidik merupakan salah satu kunci kepada kejayaan SGS tetap berada di kedudukan ke-10 SPM. Sebelum mengakhiri kalam ini, sekali lagi ucapan terima kasih kepada seluruh warga pendidik Sekolah Menengah Sains Tuanku Aishah Rohani yang telah melaksanakan tugas, amanah dan tanggungjawab dalam mendidik dan membimbing anak-anak kami. Akhir kalam, saya mendoakan semuanya sentiasa dilindungi Allah dan mendapat rahmat dari-Nya. Sekian, terima kasih. Ir Zainal Abidin bin Salleh YDP PIBG SM Sains Tuanku Aishah Rohani 4 Sekian, terima kasih
5
01 Ucapan pengerusi mesyuarat 02 Ucapan penasihat 03 Mengesahkan minit mesyuarat 04 Membentang dan menerima laporan tahun 2023/2024 05 Membentang dan menerima penyata kewangan 2023/2024 06 Membahaskan usul 07 Cadangan dan kelulusan bayaran sumbangan PIBG 2023/2024 08 Perlantikan AJK PIBG sesi 2024/2025 AGENDA MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-11 6
J a w a t a n k u a s a k e r j a PENASI HAT Pn Monarazmah binti Abd Razak Pengetua PENGER U SI En Zainal Abidin bin Salleh Yang Dipertua PIBG NAIB PENGER U SI En Rosden Effendi bin Hj Kamaruddin Naib Yang Dipertua PIBG SETIAU SAHA PIBG Pn Lailinazrah binti Abdul Rahman BENDAHARI En Muhammad Razi bin Musa J a w a t a n k u a s a P e l a k s a n a PENYELARAS 1: PUAN HAJAH NOORHAFIDA BINTI DARUSSAMIN JK Sambutan dan Protokol 1. En Mohd Saleh bin Ibrahim 2. Pn Rohaiza binti Ja’afar 3. Pn Haslina binti Mohd Ali 4. Pn Shafizah binti Shariff Menyambut ketibaan Tetamu Kehormat, VIP dan AJK PIBG 1. Membawa tetamu ke tempat duduk yang disediakan di dalam Dewan Srikandi 2. Mengiringi Tetamu Kehormat, VIP dan AJK PIBG ke Holding Room untuk sarapan pagi 3. 7
JK Bilik Menunggu 1. Siti Hajar binti Usoh (K) 2. Pn Zaharina binti Harun Pn Nor Azah binti Abdul Rahman 3. 4.Pn Suhaila binti Ayob Mendapatkan senarai Tetamu Kehormat dan VIP 1. Memastikan Bilik Menunggu kemas sebelum dan selepas majlis 2. Membantu JK Jamuan menyediakan tempat untuk jamuan makan tengah hari Tetamu Kehormat dan VIP 3. Menyediakan meja serta alas meja, kerusi dan pen untuk tandatangan Buku Pelawat 4. JK Pendaftaran Pn Nin Fazren Elyana binti Mohamed @ Ahmad (K) 1. 2.Cik Nura Ezzatie binti Mazlan Pn Noor Hidayah binti Mohd Sedek 3. Pn Nurhidayu binti Abdul Kadir 4. Menjaga meja pendaftaran dengan menyediakan borang kehadiran 1. Borang kehadiran hendaklah mengandungi maklumat nama penjaga, nama pelajar, tingkatan dan tandatangan. 2. Menjumlahkan kehadiran ahli mesyuarat sebelum mesyuarat bermula dan memaklumkan kepada setiausaha 3. JK Teknikal dan Backdrop En Muhammad Shazni bin Daud 1. Pn Siti Maisharah binti Sulaiman 2. En Mohammad Saiful Rizal bin Zaini 3. Memastikan mesyuarat agung berjalan dengan lancar 1. Mereka bentuk kaedah pelaksanaan kehadiran ibu bapa dan guru 2. Menentukan kaedah dan pengiraan undi dilaksanakan 3. Bekerjasama dengan JK Pengiraan Undi untuk paparan senarai AJK PIBG sesi 2024/2025 setelah selesai pemilihan 4. Menyediakan backdrop dengan tulisan MESYUARAT AGUNG PIBG SM SAINS TUANKU AISHAH ROHANI KALI KE-11 5. 8 Menyediakan buku program dan flip book yang terdiri daripada minit mesyuarat tahun 2023 dan pelaporan tahunan tahun 2023 1. Menyediakan buku program Mesyuarat Agung Tahunan PIBG 2024 2. Mencetak buku program untuk dokumentasi 3. JKBukuProgramdanFlipBook 1.Pn Nurulkamilah binti Khairir Pn Khairul Hanis binti Nazaruddin 2. 3.Pn Nor Diyana binti Hassan
JK Pengiraan Undi Pn Azma Sazween binti Kamarudin 1. Cik Khairus Azira binti Mansor 2. 3.En Mohd Kamil bin Hashim En Muhammad Afiz bin Azhan 4. En Muhammad Hilmi Husaini bin Md Faizal 5. Mengira undian ibu bapa / penjaga semasa pencalonan AJK PIBG sesi 2024/2025 sedang dijalankan 1. Bekerjasama dengan JK Teknikal untuk memaparkan jumlah kiraan undi 2. UrusSetiadanSurat-menyurat Pn Lailinazrah binti Abdul Rahman 1. Pn Nor Wahidah binti Zainoddin 2. En Muhammad Razi bin Musa 3. Menyediakan surat notis pemberitahuan Mesyuarat Agung PIBG 1. Memaklumkan notis pemberitahuan mesyuarat kepada ibu bapa melalui Google Form 2. Menyemak maklum balas kehadiran ibu bapa / penjaga melalui e-mel dan surat jemputan 3. Menyediakan minit mesyuarat dan penyata kewangan serta isi kandungan untuk dimasukkan ke dalam buku program 4. JK Jemputan Tetamu Kehormat dan VIP Cik Nurul Amirah binti Noor Azli 1. 2.En Aiman Haziq bin Nazri 3.Pn Zeffarina binti Zainudin Menguruskan kad jemputan kepada Tetamu Kehormat dan VIP 1. Menghubungi Tetamu Kehormat dan VIP bagi mendapatkan maklum balas kehadiran dan memaklumkan kepada Urusetia 2. Mendapatkan nombor pendaftaran kereta Tetamu Kehormat dan VIP. Mengirimkan atur cara majlis yang lengkap kepada tetamu jemputan 3. Menyerahkan satu salinan surat kepada AJK Dokumentasi untuk difailkan 4. 9 PENYELARAS 2: PUAN NORJALILA BINTI ABD JALAL Pencatat Minit 1.Pn Nur Ayuni binti Mustapa Cik Nurshamila Nasuha binti Shamsuddin 2. 3.Pn Norsalbiah binti Norzalwi Cik Nurshyibah binti Mohd Yazed 4. Mencatat minit semasa Mesyuarat Agung PIBG SGS Kali ke-11 berlangsung 1. Menaip minit mesyuarat tersebut dan diserahkan dalam bentuk ‘softcopy‘ kepada setiausaha 2.
Teks Ucapan Pn Nur Farah Athirah binti Khuzaini (Menteri Besar) 1. Cik Nura Ezzatie binti Mazlan (Pengetua dan YDP PIBG) 2. Menyediakan kata alu-aluan pengetua dan YDP PIBG untuk buku program 1. Berhubung dengan pengetua dan YDP PIBG bagi mendapatkan maklumat teks kata alu-aluan 2. Menghantar kata teks kepada pengetua untuk semakan 3. Menyerahkan teks kata alu-aluan kepada setiausaha dengan kadar segera untuk di masukkan dalam buku program 4. Menyediakan draf dan teks ucapan untuk Tetamu Kehormat, Pengetua dan YDP PIBG 5. 6.Emel teks ucapan Tetamu Kehormat Memberikan draf ucapan kepada pihak terbabit untuk semakan 7. Menyediakan salutasi kepada Tetamu Kehormat dan Pengetua untuk diletakkan dalam buku program dan menyerahkan kepada AJK Buku Program. 8. Menyerahkan satu salinan ucapan dan kata alu-aluan kepada AJK Dokumentasi untuk difailkan 9. Pengerusi Sementara 1.En Mohd Saleh bin Ibrahim Mengendalikan sementara Mesyuarat Agung PIBG kali ke-11 selepas AJK PIBG Sesi 2023/2024 dibubarkan 1. Mengendalikan urusan pencalonan dan pelantikan YDP dan AJK PIBG sesi 2024/2025 2. 10 PENYELARAS 3: PUAN MARLINA BINTI CHE HASHIM JK Persembahan Pn Mariatul Sarah Farrissa binti Mohd Kashah 1. Menyediakan persembahan yang sesuai semasa acara sambutan Tetamu Kehormat 1. Menguruskan latihan dan raptai bersama pelajar terlibat 2. JK Laluan Lintas En Syed Azlan Putra bin Syed Abdullah 1. En Kamarol Zaman bin Abd Rahman 2. En Muhd Ridhuan bin Abdullah Sani 3. Mengawal lalu lintas sebelum majlis bermula dan selepas selesai majlis 1.
11 JK Jamuan dan Persediaan Tempat Jamuan Pn Noorafidah binti Mansor (K) 1. 2.Pn Suhaila binti Haron Cik Nuratikah binti Mohd Tahir 3. Cik Nurul ‘Ain Asyikin binti Norzarin 4. 5.Pn Nurul Syafira binti Rosli En Mohd Syahrul Iskandar bin Mohd Adnan 6. Mendapatkan maklumat tentang jumlah VIP dan tetamu lain. 1. Membincangkan menu dan anggaran perbelanjaan degnan Pengetua dan Urusetia 2. Memastikan meja tetamu kehormat disediakan mengikut perbincangan dengan pihak pengurusan sekolah 3. Menguruskan semua berkaitan jamuan seperti susunan meja, kerusi, bunga, alas meja dan lain-lain 4. Membuat tempahan makanan dan memastikan semua tersedia pada waktunya 5. Memastikan peralatan jamuan di meja VIP telah lengkap 6. Memastikan tempat jamuan berada dalam keadaan bersih selepas majlis 7. Menyediakan jamuan ringan (bungkus) untuk guru-guru yang hadir 8. Menyediakan jamuan ringan untuk semua AJK PIBG (ibu bapa) sesi 2023/2024 dan 2024/2025 serta para pentadbir. 9. 10.Menyediakan air mineral untuk AJK guru JK Dokumentasi / Fotografi Pn Nur Atiqah Nadzirah binti Rahim 1. 2.Pn Fadzillah binti Mahdzir Merakam gambar sepanjang mesyuarat berlangsung 1. Merakam gambar semua AJK PIBG bagi sesi 2024/2025 (ibu bapa dan guru) dan barisan pentadbir sekolah setelah mesyuarat selesai 2. Menyediakan laporan lengkap perjalanan Mesyuarat Agung PIBG SGS Kali ke-11 bagi tujuan dokumentasi 3.
12 JK Sijil / Cenderamata Pn Shamimy binti Mohd Akhir (K) 1. Pn Zaihasra Azwa binti Zaharim 2. Pn Nor Azlinda binti Tahiruddin 3. Pn Nur Fatin Afiqah binti Azahari 4. Menyediakan sijil dan cenderamata untuk AJK PIBG sesi 2023/2024 1. Menyediakan cenderamata untuk tetamu kehormat 2. Bersedia dan memastikan perjalanan majlis lancar ketika pemberian sijil dan cenderamata 3. JK Persiapan Tempat Persiapan dewan (sebelum) 1.Pn Fauziah binti Saad (K) Pn Husna Izzati binti Abdul Majid 2. 3.En Haidil bin Haji Mustafa En Ismail bin Mahmad Sawal 4. Persiapan dewan (selepas) Pn Sirawati binti Mohd Termizi 1. 2.Pn Fauziah binti Aluan 3.Pn Nor Aini binti Arith Tagging Pn Nurul Azie Yanty binti Md Yusop 1. Menyediakan mikrofon dan air (botol mineral), papan putih serta meja-meja yang beralas untuk AJK dan pencatat minit mesyuarat di bawah pentas 1. Menyusun kerusi-kerusi untuk ahli mesyuarat (dalam dewan), meja dan kerusi pendaftaran 2. 3.Menyediakan label kedudukan kerusi Memastikan kebersihan dan keceriaan dewan 4. Menyediakan mikrofon di bahagian laluan tetamu 5. Mengemas kembali dewan setelah mesyuarat berakhir dan memastikan dewan dalam keadaan bersih 6. PENYELARAS 4: PUAN NOR AIDA BINTI DAHALAN JK Bacaan Doa 1.En Mohd Jaime bin Jikan Membaca doa pembuka majlis / doa selamat 1. JK Pengacara Majlis Pn Nurfatin Nadhirah binti Md Jais 1. Menyediakan teks ucapan mengikut atur cara majlis 1. 2.Menjadi juru acara majlis
PENTAS MEJA AJK PIBG PENCATAT MINIT MEJA PENDAFTARAN F1 F2 F3 F4 F5 KERUSI KERUSI KERUSI KERUSI MIKROFON MIKROFON MIKROFON PINTU MASUK 13 SUSUN ATUR DALAM DEWAN
En Mohamad Faizal bin Mustafa Pn Sarimah binti Md Kikar BIRO PENDIDIKAN Senarai Biro Ahli Jawatankuasa PIBG 2023/2024 SM SAINS TUANKU AISHAH ROHANI Pn Wan Salwati binti Hj Abdullah BIRO TAJAAN En Mohd Zaid Bahri bin Abd Aziz En Mohd Nazli bin Zainal Abidin BIRO REKREASI & SAHSIAH En Muzli bin Zainal En Mohammad Fitri bin Amran BIRO PEMBANGUNAN & INFRASTRUKTUR En. Syed Syukri Nizam bin Jaafar BIRO KEBAJIKAN Pn Mardziah binti Mohd Yusuff BIRO KOMUNIKASI & PENERANGAN 14
N o t i s M e s y u a r a t 15
16
17
18
KHIDMAT BANTUAN SUMBANGAN SARANA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Laporan khidmat bantuan Sumbangan sarana Pemasangan kipas gergasi di Dewan Srikandi Pemasangan 6 unit aircond di Bilik Anjal Program Majlis Anugerah Cemerlang 2023 Tajaan bersama Koperasi SGS makan malam (BBQ) penutup Bola Jaring HKSBP bersama-sama Pengarah SBP dan VIP yang lain Tajaan khemah, ambulan dan hadiah ibu bapa pada Hari Sukan SGS 2023 Menyelenggara gelanggang Bola Jaring di Dewan Terbuka melalui tajaan MSN Negeri Sembilan 19 Sumbangan kepada Sarana 5 dalam program Coffee Break (CB), hadiah dan sebagainya untuk persediaan SPM 2023 Menyelenggara pentas Dewan Srikandi Sewaan mesin fotokopi baru SGS
10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. kepada pelajar yang terlibat dalam aktiviti kokurikulum dan pertandingan seperti bahas, sukan dan sebagainya Bayaran kepada guru ganti sementara subjek mata pelajaran seperti Bahasa Inggeris, Matematik etc Bayaran saguhati kepada penceramah untuk majlis Kuliah Maghrib sepanjang sesi persekolahan 2023 Tajaan persiapan kepada pihak sekolah untuk Bulan Kebangsaan 20 Bantuan kepada pelajar SGS untuk kes kematian dan kecederaan Menaik taraf talian internet di bilik warden dan sistem keluar masuk Tajaan kecil seperti wang saku dan sebagainya dijalankan di SGS sepanjang sesi persekolahan Tajaan banner SGS untuk semua aktiviti yang dan sebagainya menaik taraf makmal komputer 2 - wiring & internet Tajaan bersama dengan pihak sekolah dalam
21 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. lain di sekolah Bantuan kepada pihak sekolah untuk kerja penyelenggaraan tandas perempuan tersumbat Bantuan wang saku kepada pihak warden untuk perbelanjaan rawatan kecemasan untuk pelajar SGS Klinik Medina bagi kes-kes kecemasan dan pada waktu tengah malam Tajaan hadiah kepada pemenang pertandingan logo SGS Sedekad Program menaik taraf Bilik Sakit SGS Tajaan Iftar Perdana SGS dan pemberian duit raya kepada golongan B40 murid SGS Kempen 1 Komputer 1 Sarana (1K1S) sumbangan 3 Servis 7 unit air cooler Dewan Srikandi dan aircond Bantuan pembayaran kos rawatan asas pelajar di unit laptop kepada PSS SGS Pelaksanaan Program ARPRM bersama-sama pihak MSN kepada murid SGS
22
23
24
25
26
SENARAI KEHADIRAN IBU BAPA/PENJAGA DAN GURU MESYUARAT AGUNG KALI KE-10 27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48