การกำหนดการเดินทาง

การเตรียมการ
เดินทาง

ความสำคัญของการเตรียมการเดินทาง

อำนวยความสะดวกให้แก่ผู้จัดการหรือนายจ้างในการจัดเกี่ยวกับเรื่องการเดินทาง
เป็นงานของเลขานุการ หรือพนักงานผู้ใดผู้หนึ่งที่ได้รับมอบหมายให้เตรียมเรื่องการ
เดินทางตามความประสงค์และจะต้องปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายให้ดีที่สุดการเตรียม
การเดินทางจะสำเร็จลุล่วงได้ผลดีก็จะต้องมีแหล่งข่ าวหรือข้อมูลเกี่ยวกับการเดิน
ทางอยู่พร้อม ซึ่งจะช่วยให้การเตรียมงานขั้นต่อไปเรียบร้อยในแต่ละเรื่อง

หลักการเตรียม 30% จุดประสงค์ของการเดินทาง
การเดินทาง 50%
70% จะต้องทราบเรื่องหรือวัตถุประสงค์ของผู้บังคับบัญชาก่อน เพื่อ
กำหนดการเดินทางและจึงจะจัดเตรียมเอกสารหรือสิ่งที่จำเป็น
ได้อย่างครบถ้วน

กำหนดวันเดินทางไป-กลับ

เลขานุการจะต้องทราบจุดประสงค์ที่ผู้บังคับบัญชา
ต้องการเดินทางไป เพื่อจัดทำกำหนดการเดินทางและจัด
เตรียมเอกสารสิ่งของที่จำเป็นถูกต้องครบถ้วน

กำหนดการเดินทาง

สำหรับการกำหนดเดินทางจะต้องจัดทำเอกสารอย่างน้อย 2 ชุด ชุดหนึ่งมอบ
ให้นายจ้างส่วนอีกชุดเก็บไว้ที่เลขานุการ เเต่ถ้าหากบุคคลในครอบครัวของ
นายจ้างต้องการก็จัดทำเพิ่มอีกหนึ่งชุดและหากมีการเปลี่ยนเเปลงตามวัน
เวลากำหนดการใดๆ เลขานุการจะต้องแจ้งให้นายจ้างทราบทันที

การเลือกยานพาหนะในการเดินทาง การเตรียมงบประมาณ

จะต้องทราบว่าผู้บังคับบัญชาต้องการจะเดินทางด้วยยานพหนะ โดยทั่วไปบริษัทจะจัดงบประมาณไว้สำหรับการเดินทางในการติดต่อธุรกิจ
ชนิดใด เมื่อทราบเเล้วเลขานุการจะต้องดำเน ินการติดต่อเส้น ของผู้บังคับบัญชาหรือพนักงานไว้เเล้ว เเต่การจัดเตรียมเงินสำรองจ่ายการ
ทางการเดินทางของยานพหนะชนิดนั้น เดินทางของผู้บังคับบัญชาเป็นหน้าที่ของเลขานุการที่จะต้องยืมเงินสำรอง
จ่ายแก่ผู้บังคับบัญชาถ้าเป็นเงินไม่มากนัก เลขานุการควรเบิกเป็นเงินสดให้ผู้
การจองสถานที่พัก บังคับบัญชา เเต่ถ้าเป็นจำนวนใากควรซื้อเช็กเพื่อเดินทางหรือตั๋วเเลกเงิน

เมื่อเลขานุการทรา่บวัน เวลา การกำหนดการเดินทางแล้ว จะต้องดำเนิน การเตรียมข้อมูลหรือเอกสารเเละอุปกรณ์เครื่องใช้ใน
การติดต่อสั่งจองที่พัก โดยสอบถามความต้องการของผู้บังคับบัญชาที่จะ การทำงาน
ต้องไปพักว่ามีห้องลักษณะอย่างไร จากนั้นจึงจะจัดทำการจองที่พักให้ผู้
บังคับบัญชา ซึ่งนอกจากนี้ยังมีรายละเอียดที่เลขานุการจะต้องเเจ้งให้ทาง เลขานุการควรเขียนรายละเอียดกำกับหน้าแฟ้มไว้ให้เรียบร้อยเอกสารชื่อ
โรงเเรมที่พักทราบ เช่น เรื่องอะไร มีเรื่องอะไรบ้าง โดยจัดเตรียมใส่กระเป๋าให้เรียบร้อย เช่น

จำนวนวันที่พัก จัดเตรียมโน๊ตบุ๊คหรือมือถือหรือโทรศัพท์แบบสมาร์ทโฟนให้แก่ผู้บังคับ
วัน เวลาเข้า-ออก บัญชา เพื่อใช้ในการติดต่อสื่อสาร
จำนวนผู้ที่พัก นามบัตร
อุปกรณ์หรีือสิ่งที่จำเป็น สมุดเช็ค หรือตั๋วแลกเงิน หรือบัตรเครดิต
กระดาษบันทึก
อุปกรณ์และเครื่องเขียนต่างๆ เช่น ปากกา ดินสอ ลวดเสียบกระดาษ
เป็นต้น

การปฏิบัติงานระหว่างนายจ้างไม่อยู่

ขณะที่นายจ้างไม่อยู่ เลขานุการต้องทำหน้าที่ตามปกติเหมือนเวลาที่นายจ้างอยู่
นายจ้างไม่อยู่เลขานุการต้องมีความรับผิดชอบมากยิ่งขึ้นหลายเท่าเนื่องจากเลขานุการ


เปรียบเสมือนมือขวาของนายจ้างงานทุกประเภทที่เข้ามาในสำนักงานซึ่งปกติเป็นงาน
ของนายจ้างก็จะต้องเป็นหน้าที่ของเลขานุการเป็นผู้รับผิดชอบแทน

การปฏิบัติงานเมื่อนายจ้างกลับมาจากการเดินทาง



เลขานุการเสนอเอกสารและ รวบรวมใบสำคัญต่าง ๆ เกี่ยวกับค่าใช้จ่าย
จดหมายที่ต้องพิจารณา ของนายจ้าง

เสนอบันทึกเกี่ยวกับการนัดหมาย และ
ผู้ที่มาติดต่อในระหว่างนายจ้างไม่อยู่

การปฏิบัติงานเมื่อนายจ้างกลับมาจากการเดินทาง



ทำหนังสือขอบคุณผู้ที่ให้ความสะดวก
หรือการต้อนรับในการเดินทาง

ตรวจสอบเอกสาร เช็คบันทึกต่าง ๆ ที่ จัดทำรายงานการเดินทางอย่างละเอียด
นายจ้างบันทึกไว้เกี่ยวกับเอกสาร เพื่อเสนอฝ่ายการเงินตรวจสอบ

จบการนำเสนอ

สมาชิกในกลุ่ม
นางสาวกันต์ฤทัย บุคคลากร เลขที่ 1

นางสาวธีรรัตน์ ฉิมแก้ว เลขที่ 10
นางสาวณัฐวดี อินทชัย เลขที่ 4
ปวช.2 สาขาวิชาการเลขานุการ