PANDUAN PENGGUNAPROGRAM PEMBANGUNAN KOMPETENSI (PPK)
2PROGRAM PEMBANGUNAN KOMPETENSI.....................................................................................................................................31.1 PERMOHONAN BAHARU – PROGRAM PEMBANGUNAN KOMPETENSI YANG TELAH DIHADIRI ......................................................................32.1 PERMOHONAN BAHARU – KURSUS/LATIHAN (TINDAKAN PEMILIK KOMPETENSI) .....................................................................................52.2 PERMOHONAN BAHARU – KURSUS/LATIHAN (TINDAKAN PEGAWAI PENGESAH/PENYELIA)......................................................................113.1 PERMOHONAN BAHARU – SESI PEMBELAJARAN (TINDAKAN PEMILIK KOMPETENSI)................................................................................133.2 PERMOHONAN BAHARU – SESI PEMBELAJARAN (TINDAKAN PEGAWAI PENGESAH/PENYELIA) ..................................................................164.1 PERMOHONAN BAHARU – PEMBELAJARAN KENDIRI (TINDAKAN PEMILIK KOMPETENSI) ..........................................................................184.2 PERMOHONAN BAHARU – PEMBELAJARAN KENDIRI (TINDAKAN PEGAWAI PENGESAH/PENYELIA) .............................................................215.1 MEMAPARKAN SENARAI REKOD PROGRAM PEMBANGUNAN KOMPETENSI (PEMILIK KOMPETENSI)22ISI KANDUNGAN
PROGRAM PEMBANGUNAN KOMPETENSI1.1 Permohonan Baharu – Program Pembangunan Kompetensi Yang Telah DihadiriLangkah 1:Log masuk ke HRMIS 2.0 (hrmis.eghrmis.gov.my)Gambar 1.1 : Paparan skrin Log Masuk Pengguna HRMIS2.0Langkah 2:Dibawah modul Pembangunan, klik Program Pembangunan Kompetensi.Gambar 1.2 : Paparan skrin Muka Hadapan HRMIS 2.0
4Langkah 3:Pilih menu Fungsi → Permohonan Program Pembangunan Kompetensi → Pemilik Kompetensi. Gambar 1.3 : Tab Permohonan Program Pembangunan Kompetensi Pemilik KompetensiLangkah 4:1. Klik Program Pembangunan Kompetensi Yang Telah Dihadiri.2. Klik butang Permohonan Baharu.Gambar 1.4 : Membuat Permohonan Baharu
52.1 Permohonan Baharu – Kursus/Latihan (Tindakan Pemilik Kompetensi)Langkah 1:1. Lengkapkan butiran mandatori iaitu Nama Kursus, Penganjur Kursus, Tempat dan Tarikh Mula. Text Field bagi Jam Kursus akan terpapar apabila butiran Tarikh Mula telah diisi. 2. Klik butang Simpan untuk ke operasi seterusnya. Klik butang Set Semula untuk mengosongkan semua Text Field. Klik butang Keluar untuk membatalkan operasi masukan data. Gambar 2.1 : Ruangan untuk mengisi maklumat Kursus/Latihan yang dihadiri3. Setelah butang Simpan ditekan, pop-up notifikasi pengesahan akan terpapar. Klik OK dan pop-upnotifikasi pemakluman Berjaya disimpan akan terpapar. Gambar 2.2 : Notifikasi pengesahan menyimpan rekod
6Langkah 2:Muat naik Lampiran (medan mandatori) sebagai bukti kehadiran Kursus/Latihan dengan menekan butang Muat Naik . Dokumen yang dibenarkan untuk dimuat naik adalah seperti Sijil Penyertaan, tangkap layar Senarai Kehadiran, jadual atur cara. **perlu berbincang dgn CLK dokumen apa yg sesuai utk dimuat naik**Gambar 2.3 : Paparan senarai Lampiran yang telah dimuat naikLangkah 3 :Apabila butang Muat Naik ditekan, paparan menu untuk memuat naik dokumen akan terpapar. Jenis format fail yang dibenarkan ialah PDF dan fail imej berformat PNG sahaja. Klik Choose File untuk meneruskan operasi muat naik.Gambar 2.4 : Paparan memuat naik Lampiran
7Langkah 4:Pergi ke direktori lokasi penyimpanan fail. Untuk memudahkan mengenal pasti jenis fail untuk dimuat naik, pengguna perlu KLIK KANAN, pergi ke tetapan View → Details. Lihat pada jenis kumpulan fail (file type). Gambar 2.5 : Paparan untuk mengubah jenis View
8Langkah 5:1. Pilih fail yang perlu dimuat naik.2. Klik Open.Gambar 2.6 : Paparan pemilihan fail untuk dimuat naikLangkah 6:Klik Simpan untuk memuat naik fail yang telah dipilih.Gambar 2.7 : Fail yang telah dipilih akan terpapar pada paparanPemilik Kompetensi boleh memuat naik semula fail dengan menekan butang Choose File sekiranya terdapat kesilapan memuat naik.Sijil Penyertaan.png
9Langkah 7:1. Fail yang telah dimuat naik akan berada dalam senarai lampiran. Pemilik Kompetensi boleh memuat naik dokumen lebih dari satu. Ulang Langkah 3 untuk memuat naik dokumen tambahan.Gambar 2.8 : Senarai lampiran yang telah di muat naik2. Sila semak semula lampiran dengan klik Nama Lampiran untuk menyemak proses muat naik sama adaberjaya atau tidak.3. Penerangan mengenai butang-butang yang terlibat. i. Butang Hapus – menghapus lampiran yang telah dimuat naik. Klik kotak pada sebelah nombor dan klik butang Hapus.ii. Butang Muat Naik – memuat naik dokumen untuk dijadikan sebagai bukti kehadiran Kursus/Latihan.iii. Butang Simpan – semua maklumat yang dimasukkan serta lampiran boleh disimpan terlebih dahulu sebagai Draf sebelum melaksanakan operasi Hantar.iv. Butang Hantar – menghantar semua maklumat kepada Pegawai Pengesah/Penyelia yang telah ditetapkan bagi proses pengesahan.v. Butang Keluar – menamatkan proses masukan dan penghantaran data. Pemilik Kompetensi boleh menyambung semula untuk mengemaskini maklumat Kursus/Latihan sekiranya telah menekan butang Simpan. Langkah 8:1. Klik butang Hantar .2. Setelah butang Hantar ditekan, pop-up notifikasi pemakluman akan terpapar. Klik OK dan pop-upnotifikasi pemakluman Berjaya dihantar akan terpapar. Gambar 2.9 : Notifikasi pengesahan menyimpan rekod
103. Tetingkap Mesej Aliran Kerja memaparkan maklumat telah berjaya dihantar untuk pengesahan Pegawai Pengesah/Penyelia.Gambar 2.10 : Mesej pemakluman aliran kerja Pemilik Kompetensi4. Pada paparan Pemilik Kompetensi di tab Program Pembangunan Kompetensi Yang Telah Dihadiri akan memaparkan senarai status pengesahan.Gambar 2.11 : Paparan status senarai Program Pembangunan Kompetensi di paparan Pemilik Kompetensi
112.2 Permohonan Baharu – Kursus/Latihan (Tindakan Pegawai Pengesah/Penyelia)Langkah 1:Pegawai yang telah diberi peranan sebagai Pegawai Pengesah/Penyelia akan menerima notifikasi di dalam Peti Pesanan beliau. Klik Peti Pesanan untuk memaparkan permohonan pengesahan untuk proses seterusnya.Gambar 2.12 : Paparan Peti Pesanan Pegawai Pengesah/PenyeliaLangkah 2:Klik pada perkara tajuk di ruangan Subjek untuk meneruskan proses pengesahan. Gambar 2.13 : Paparan Peti Pesanan Pegawai Pengesah/Penyelia
12Langkah 3:1. Klik kotak sebelah nombor bagi memilih PPK untuk tindakan pengesahan. 2. Lakukan pengesahan.3. Klik butang Hantar.Gambar 2.14 : Paparan pengesahan oleh Pegawai Pengesah/PenyeliaLangkah 4:Setelah butang Hantar ditekan, pop-up notifikasi Keputusan pengesahan akan terpapar. Klik OK dan pop-upnotifikasi pemakluman kepada Pemilik Kompetensi berjaya dihantar akan terpapar.Gambar 2.15 : Notifikasi pengesahan maklumat PPK di paparan Pegawai Pengesah/PenyeliaGambar 2.16 : Paparan Mesej Aliran Kerja memaklumkan status penghantaran ke Pemilik Kompetensi.
133.1 Permohonan Baharu – Sesi Pembelajaran (Tindakan Pemilik Kompetensi)Langkah 1:Rujuk Langkah 1 hingga 4 pada 1.1 Permohonan Baharu – Program Pembangunan Kompetensi Yang Telah Dihadiri (muka surat 3), di awal panduan ini untuk ke menu Sesi Pembelajaran.Langkah 2:1. Pilih Kategori Sesi Pembelajaran.2. Lengkapkan semua butiran mandatori iaitu Jenis Sesi Pembelajaran, Nama/Tajuk, Penganjur, Tempat, Tarikh dan Tempoh. Gambar 3.1 : Ruangan untuk mengisi maklumat Sesi Pembelajaran yang dihadiri3. Terdapat 9 pilihan Jenis Sesi Pembelajaran iaitu:i. Sesi Pemantapan Perkhidmatan Awamii. Perhimpunan Bulanan Jabataniii. Perhimpunan Bulanan Bahagianiv. Sesi Pembelajaranv. Mentor Menteevi. Konvensyen Kumpulan Inovasi Dan Kreatif (KIK) [Menghadiri Konvensyen]vii. Pembentangan Kertas Kerjaviii. Ceramahix. Lain-Lain (Sila Nyatakan)Tekan butang Simpan untuk meneruskan operasi seterusnya.
14Langkah 3:Setelah butang Simpan ditekan, pop-up notifikasi pengesahan akan terpapar. Klik OK dan pop-up notifikasi pemakluman Berjaya disimpan akan terpapar.Gambar 3.2 : Notifikasi pengesahan menyimpan rekodLangkah 4:Pemilik Kompetensi perlu memuatnaik Lampiran sebagai bukti kehadiran. (Sila rujuk Langkah 2 hingga 7 di 2.1 Permohonan Baharu – Kursus/Latihan (Tindakan Pemilik Kompetensi) untuk panduan memuatnaik lampiran)Gambar 3.3 : Senarai lampiran yang telah di muat naik
15Langkah 5:1. Klik butang Hantar 2. Setelah butang Hantar ditekan, pop-up notifikasi pemakluman akan terpapar. Klik OK dan pop-upnotifikasi pemakluman Berjaya dihantar akan terpapar. Gambar 3.4 : Notifikasi pengesahan menyimpan rekod3. Tetingkap Mesej Aliran Kerja memaparkan maklumat telah berjaya dihantar untuk pengesahan Pegawai Pengesah/Penyelia.Gambar 3.5 : Mesej pemakluman aliran kerja Pemilik Kompetensi
163.2 Permohonan Baharu – Sesi Pembelajaran (Tindakan Pegawai Pengesah/Penyelia)Langkah 1:Pegawai Pengesah/Penyelia akan menerima notifikasi di dalam Peti Pesanan beliau. Klik Peti Pesanan untuk memaparkan permohonan pengesahan untuk tindakan. Seterusnya, klik pada perkara tajuk di ruangan Subjek untuk meneruskan proses pengesahan. (rujuk Langkah 1 hingga 2 di 2.2 Permohonan Baharu – Kursus/Latihan (Tindakan Pegawai Pengesah/Penyelia)di muka surat 11)Langkah 2:1. Klik kotak sebelah nombor bagi memilih PPK untuk tindakan pengesahan. 2. Lakukan pengesahan.3. Klik butang Hantar.Gambar 3.6 : Paparan pengesahan oleh Pegawai Pengesah/PenyeliaLangkah 3:Setelah butang Hantar ditekan, pop-up notifikasi Keputusan pengesahan akan terpapar. Klik OK dan pop-upnotifikasi pemakluman kepada Pemilik Kompetensi berjaya dihantar akan terpapar. Gambar 3.7 : Notifikasi pengesahan maklumat PPK di paparan Pegawai Pengesah/Penyelia
17Gambar 3.8 : Paparan Mesej Aliran Kerja memaklumkan status penghantaran ke Pemilik Kompetensi.
4.1 Permohonan Baharu – Pembelajaran Kendiri (Tindakan Pemilik Kompetensi)Langkah 1:Rujuk Langkah 1 hingga 4 pada 1.1 Permohonan Baharu – Program Pembangunan Kompetensi Yang Telah Dihadiri (muka surat 3), di awal panduan ini untuk ke menu Pembelajaran Kendiri.Langkah 2:1. Pilih Kategori Pembelajaran Kendiri.2. Lengkapkan semua butiran mandatori yang diperlukan.3. Berikut adalah jenis-jenis Pembelajaran Kendiri yang disediakan:Jenis Pembelajaran Kendiri Butiran Mandatorii. EPSA i. Kategori EPSAii. Tajuk EPSAiii. Tarikhiv. Jam Pembelajarani. Pembentangan Bukuii. Program Bina, Bincang, Semarakkan Perkhidmatan Awamiii. Konvensyen Kumpulan Inovasi Dan Kreatif (KIK) [Menghadiri Konvesyen]i. Nama/Tajukii. Tempatiii. Tarikhiv. Jam Pembelajarani. Kursus Anjuran Luar Agensi i. Nama/Tajukii. Tempatiii. Penganjuriv. Tarikhv. Jam Pembelajarani. Online Learning i. Nama/Tajukii. Tarikhiii. Jam Pembelajarani. AI Untuk Rakyat i. Jenis Pembelajaran Kendiriii. Tarikh SelesaiGambar 4.1 : Ruangan untuk mengisi maklumat Pembelajaran Kendiri yang dihadiri
19Langkah 3:Setelah butang Simpan ditekan, pop-up notifikasi pengesahan akan terpapar. Klik OK dan pop-up notifikasi pemakluman Berjaya disimpan akan terpapar.Gambar 4.2 : Notifikasi pengesahan menyimpan rekodLangkah 4:Pemilik Kompetensi perlu memuatnaik Lampiran sebagai bukti kehadiran. (Sila rujuk Langkah 2 hingga 7 di 2.1 Permohonan Baharu – Kursus/Latihan (Tindakan Pemilik Kompetensi) untuk panduan memuatnaik lampiran)Gambar 4.3 : Senarai lampiran yang telah di muat naikLangkah 5:4. Klik butang Hantar5. Setelah butang Hantar ditekan, pop-up notifikasi pemakluman akan terpapar. Klik OK dan pop-upnotifikasi pemakluman Berjaya dihantar akan terpapar. Gambar 4.4 : Notifikasi pengesahan menyimpan rekod
206. Tetingkap Mesej Aliran Kerja memaparkan maklumat telah berjaya dihantar untuk pengesahan Pegawai Pengesah/Penyelia.Gambar 4.5 : Mesej pemakluman aliran kerja Pemilik Kompetensi7. Pada paparan Pemilik Kompetensi di menu PPK yang dihadiri akan memaparkan senarai status pengesahan.Gambar 4.6 : Paparan status senarai PPK di paparan Pemilik Kompetensi
4.2 Permohonan Baharu – Pembelajaran Kendiri (Tindakan Pegawai Pengesah/Penyelia)Langkah 1:Pegawai Pengesah/Penyelia akan menerima notifikasi di dalam Peti Pesanan beliau. Klik Peti Pesanan untuk memaparkan permohonan pengesahan untuk tindakan. Seterusnya, klik pada perkara tajuk di ruangan Subjek untuk meneruskan proses pengesahan. (rujuk Langkah 1 hingga 2 di 2.2 Permohonan Baharu – Kursus/Latihan (Tindakan Pegawai Pengesah/Penyelia)di muka surat 11)Langkah 2:1. Klik kotak sebelah nombor bagi memilih PPK untuk tindakan pengesahan. 2. Lakukan pengesahan.3. Klik butang Hantar.Gambar 4.7 : Paparan pengesahan oleh Pegawai Pengesah/PenyeliaLangkah 3:Setelah butang Hantar ditekan, pop-up notifikasi Keputusan pengesahan akan terpapar. Klik OK dan pop-upnotifikasi pemakluman kepada Pemilik Kompetensi berjaya dihantar akan terpapar. Gambar 4.8 : Notifikasi pengesahan maklumat PPK di paparan Pegawai Pengesah/PenyeliaGambar 4.9 : Paparan Mesej Aliran Kerja memaklumkan status penghantaran ke Pemilik Kompetensi.
5.1 Memaparkan Senarai Rekod Program Pembangunan Kompetensi (Pemilik Kompetensi)Pemilik Kompetensi boleh menyemak maklumat Program Pembangunan Kompetensi (PPK) yang telah diluluskan oleh Pegawai Pengesah/Penyelia.Langkah 1:1. Dibawah modul Pembangunan, klik Program Pembangunan Kompetensi. 2. Pilih menu Fungsi → Paparan Rekod Pemilik Kompetensi → Pemilik Kompetensi.Gambar 5.1 : Tab untuk melihat senarai Rekod PPK Pemilik KompetensiLangkah 2:Pemilik Kompetensi boleh memaparkan keseluruhan PPK yang telah beliau hadiri bagi tahun yang dipilih.Gambar 5.2 : Paparan Rekod PPK Pemilik Kompetensi
23Penerangan mengenai fungsi-fungsi butang di paparan ini ialah:1. Butang Previu Cetak – menjana laporan untuk cetakan/simpanan Pemilik Kompetensi. Laporan boleh dimuat turun kepada format Word, Excel, Powerpoint, PDF, TIFF File, MHTML, CSV, XML dan Data FeedGambar 5.3 : Pilihan memuat turun laporan berdasarkan format yang dikehendaki2. Butang Hapus – Pemilik Kompetensi boleh menghapuskan rekod PPK dengan klik kotak yang berada di sebelah nombor PPK masing-masing. Hanya rekod PPK yang diluluskan sahaja, dibenarkan untuk dihapuskan. 3. Butang Keluar – untuk kembali ke Halaman Utama.
TAMAT PANDUAN PENGGUNAPROGRAM PEMBANGUNAN KOMPETENSI (PPK)Disediakankan oleh:Unit Penyelarasan dan Pengurusan MaklumatCawangan DasarBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian PendidikanJanuari 2026