Buku Panduan Pengajuan Berkas Pensiun

KATA PENGANTAR
Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan
rahmat, taufik, hidayah serta karunia-Nya sehingga buku panduan pengajuan berkas
pensiun melalui google form yang memuat informasi-informasi persyaratan pensiun
dan petunjuk penggunaan aplikasi google form dalam menyampaikan berkas
pensiun dalam rangka optimalisasi proses pelayanan pensiun yang menjadi
tanggung jawab dari Sub Bidang Pengadaan dan Pensiun pada Bidang Pengadaan,
Pensiun dan Informasi Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya
Manusia ini dapat tersusun.
Berdasarkan evaluasi terhadap layanan pensiun yang sesuai dengan fungsi
dan tugas di Sub Bidang Pengadaan dan Pensiun masih kurang optimal dalam
pelayanan administrasi pensiun yang belum terdigitalisasi, semoga dengan
tersusunnya buku panduan ini diharapkan dapat memberi manfaat dan layanan yang
lebih baik lagi terhadap pengelolaan administrasi pensiun, sehingga penyelesaian
proses pensiun dapat berjalan dengan baik dan tepat waktu.
Dalam penyusunan buku panduan ini masih jauh dari kata sempurna,
diharapkan kritik dan saran demi kesempurnaan buku panduan ini dari stakeholders
dan apabila masih kurang jelas dapat dikonsultasikan kepada Sub Bidang
Pengadaan dan Pensiun. Semoga buku panduan ini dapat berguna dan memberikan
manfaat kepada siapapun yang membaca atau membutuhkan informasi-informasi
terkait pengusulan berkas pensiun.

Batusangkar, September 2021

i

DAFTAR ISI
Kata Pengantar....................................................................................................i
Daftar Isi...............................................................................................................ii
1. Google Form Pengajuan Berkas Usulan Pensiun.......................................1

1.1. Definisi...................................................................................................1
1.2. Fungsi....................................................................................................1
1.3. Metode Penggunaan.............................................................................1
1.4. Kolom Isian............................................................................................1
1.5. Alur Penyampaian Berkas.....................................................................2
2. Penggunaan Google Form Pengajuan Berkas Usulan Pensiun.................3
2.1. Persyaratan Usulan Pensiun..................................................................3

2.1.1. Pensiun BUP....................................................................................3
2.1.2. Pensiun Janda/ Duda.......................................................................4
2.1.3. Pensiun APS.....................................................................................4
2.2. Link Akses Google Form........................................................................6
2.3. Ketentuan Pengisian Data dan Upload File...........................................7
2.3.1. Ukuran File.......................................................................................7
2.3.2. Bentuk File.......................................................................................7
2.3.3. Penamaan File.................................................................................7
3. Notifikasi Melalui Whatsapp..........................................................................9
4. Penyampaian Kekurangan Berkas dan Perbaikan....................................10
5. Penutup.........................................................................................................10

ii

1. Google Form Pengajuan Berkas Usulan Pensiun

1.1. Definisi
Google Form Pengajuan Berkas Usulan Pensiun adalah aplikasi
pendukung dalam proses penyampaian berkas untuk proses usulan
pensiun Batas Usia Pensiun (BUP), Janda/Duda, dan Atas Permintaan
Sendiri (APS).

1.2. Fungsi
Adapun beberapa fungsi utama dari Google Form Pengajuan Berkas
Usulan Pensiun adalag sebagai berikut:
1. Kesesuaian proses layanan berdasarkan SOP unit kerja yang ada
sehingga mempermudah petugas dalam penggunaan aplikasi.
2. Memudahkan dalam penyampaian berkas usulan pensiun.
3. Melakukan proses digitalisasi berkas dari fisik kedalam softcopy.

1.3. Metode Penggunaan
Pengelola Kepegawaian terlebih dahulu menyiapkan dokumen yang
dibutuhkan dalam bentuk file sesuai dengan ketentuan yang ada pada
buku ini, dan melakukan unggah dokumen yang dibutuhkan sesuai
dengan syarat pengusulan pensiun pada Google Form.

1.4. Kolom Isian

Jenis Kolom Isian Keterangan
Nama Diisi nama PNS yang mengajukan usulan
NIP penisun
Instansi Diisi NIP PNS yang baru
Nomor HP Pengelola Diisi dengan instansi tempat PNS yang
Kepegawaian bersangkutan bekerja
Nomor HP PNS Diisi dengan nomor HP yang aktif dan bisa
dihubungi
Upload File Diisi dengan nomor HP yang aktif dan bisa
dihubungi
Diisi dengan dokumen yang dibutuhkan untuk
berkas usulan sesuai dengan ketentuan
ukuran, bentuk, dan penamaan file

1

1.5. Alur Penyampaian berkas

2

2

2. Penggunaan Google Form Pengajuan Berkas Usulan Pensiun
2.1. Persyaratan Usulan Pensiun
2.1.1. Pensiun BUP
Berikut persyaratan berkas usulan pensiun Batas Usia Pensiun
(BUP):
1. Surat Pengantar dari OPD (asli)
2. Permohonan dari yang bersangkutan (asli)
3. Pas foto terbaru (latar merah)
4. Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP, asli)
5. Kartu Pegawai (legalisir OPD)
6. Konversi NIP Baru (legalisir OPD)
7. Konversi NIP Baru Suami/Isteri (Jika Suami/Isteri PNS, legalisir
OPD)
8. SK CPNS (legalisir OPD)
9. SK PNS (legalisir OPD)
10. SK Pangkat Terakhir (legalisir OPD)
11. SK Pengangkatan Dalam Jabatan Terakhir (legalisir OPD)
12. SK Penyesuaian Masa Kerja (jika ada, legalisir OPD)
13. SK Penyesuaian Ijazah (jika ada, legalisir OPD)
14. SK Pemberhentian Sementara dari Jabatan Fungsional Tertentu
(jika ada, legalisir OPD)
15. SK Pemberhentian dari Jabatan Fungsional Tertentu (jika ada,
legalisir OPD)
16. Seluruh Surat Nikah (legalisir KUA), Surat Cerai, dan Surat
Keterangan Meninggal Dunia
17. Daftar Susunan Keluarga (asli)
18. Kartu Keluarga (legalisir Capil)
19. Akte Kelahiran Anak < 25 Tahun (legalisir Capil)
20. Surat Keterangan Tidak Pernah Dihukum Disiplin
Sedang/Berat dari OPD (asli)
21. Surat Keterangan Tidak Sedang Menjalani Proses Pidana atau
Pernah Dipidana Penjara Berdasarkan Putusan Pengadilan
yang Telah Berkekuatan Hukum Tetap dari OPD (asli)

3

22. Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) 1 Tahun Terakhir (legalisir
OPD)

2.1.2. Pensiun Janda/ Duda
Berikut persyaratan berkas usulan pensiun Janda/ Duda:

1. Surat Pengantar dari OPD (asli)
2. Permohonan dari yang bersangkutan (asli)
3. Pas foto terbaru latar merah (isteri/suami/ahli waris)
4. Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP, asli)
5. Kartu Pegawai (legalisir OPD)
6. Konversi NIP Baru (legalisir OPD)
7. Konversi NIP Baru Suami/Isteri (Jika Suami/Isteri PNS, legalisir

OPD)
8. SK CPNS (legalisir OPD)
9. SK PNS (legalisir OPD)
10. SK Pangkat Terakhir (legalisir OPD)
11. Surat Nikah (legalisir KUA)
12. Daftar Susunan Keluarga (asli)
13. Kartu Keluarga (legalisir Capil)
14. Akte Kelahiran Anak < 25 Tahun (legalisir Capil)
15. Surat Keterangan Tidak Pernah Dihukum Disiplin

Sedang/Berat dari OPD (asli)
16. Surat Keterangan Tidak Sedang Menjalani Proses Pidana atau

Pernah Dipidana Penjara Berdasarkan Putusan Pengadilan
yang Telah Berkekuatan Hukum Tetap dari OPD (asli)
17. Surat Keterangan Meninggal Dunia (asli)
18. Surat Keterangan Janda/Duda/Ahli Waris (asli)
19. Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) 1 Tahun Terakhir (legalisir
OPD)

2.1.3. Pensiun APS
Berikut persyaratan berkas usulan pensiun Atas Permintaan Sendiri
(APS):

4

1. Surat Pengantar dari OPD (asli)
2. Surat Rekomendasi dari Kepala OPD (asli)
3. Permohonan dari yang bersangkutan (pakai materai 10.000,

asli)
4. Pas foto terbaru (latar merah)
5. Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP, asli)
6. Kartu Pegawai (legalisir OPD)
7. Konversi NIP Baru (legalisir OPD)
8. Konversi NIP Baru Suami/Isteri (Jika Suami/Isteri PNS, legalisir

OPD)
9. SK CPNS (legalisir OPD)
10. SK PNS (legalisir OPD)
11. SK Pangkat Terakhir (legalisir OPD)
12. SK Pengangkatan Dalam Jabatan Terakhir (legalisir OPD)
13. SK Penyesuaian Masa Kerja (jika ada, legalisir OPD)
14. SK Penyesuaian Ijazah (jika ada, legalisir OPD)
15. SK Pemberhentian Sementara dari Jabatan Fungsional Tertentu

(jika ada, legalisir OPD)
16. SK Pemberhentian dari Jabatan Fungsional Tertentu (jika ada,

legalisir OPD)
17. Surat Nikah (legalisir KUA)
18. Daftar Susunan Keluarga (asli)
19. Kartu Keluarga (legalisir Capil)
20. Akte Kelahiran Anak < 25 Tahun (legalisir Capil)
21. Surat Keterangan Tidak Pernah Dihukum Disiplin

Sedang/Berat dari OPD (asli)
22. Surat Keterangan Tidak Sedang Menjalani Proses Pidana atau

Pernah Dipidana Penjara Berdasarkan Putusan Pengadilan
yang Telah Berkekuatan Hukum Tetap dari OPD (asli)
23. Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) 1 Tahun Terakhir (legalisir
OPD)

5

2.2. Link Akses Google Form
 Link Google Form pengajuan berkas usulan pensiun BUP:
https://forms.gle/NTomx3ybHzEudeNd6

 Link Google Form pengajuan berkas usulan pensiun
Janda/Duda: https://forms.gle/Zcqcj41paJp3fcux5

6

 Link Google Form pengajuan berkas usulan pensiun APS:
https://forms.gle/pMtd6mQRZtxGNXkEA

2.3. Ketentuan Pengisian Data dan Upload File
2.3.1. Ukuran File
Maksimal kapasitas dalam 1 file adalah sebanyak 1MB.

2.3.2. Bentuk File
Format file yang bisa diunggah yaitu jpg untuk pas foto dan pdf
untuk file lainnya. File yang diupload merupakan scan, diharapkan
memperhatikan ketajaman warna hasil scan dan berkas jangan
sampai terpotong saat menscan.

2.3.3. Penamaan File

No. Nama File Keterangan Format Nama File

1 SPENG Surat Pengantar dari OPD SPENG_NIPBARU.pdf

2 SUPER Permohonan dari yang SUPER_NIPBARU.pdf

7

bersangkutan

3 PICPNS Pas foto terbaru (latar merah) PICPNS_NIPBARU.jpg

4 DPCP Data Perorangan Calon DPCP_NIPBARU.pdf

Penerima Pensiun

5 KP Kartu Pegawai KP__NIPBARU.pdf

6 SKKONVNIP Konversi NIP Baru SKKONVNIP _NIPBARU.pdf

7 SKKONVNIP Konversi NIP Baru Suami/Isteri SKKONVNIPPSNGPNS_NIP

PSNGPNS (Jika Suami/Isteri PNS) BARU.pdf

8 SKCP SK CPNS SKCP_NIPBARU.pdf

9 SKPN SK PNS SKPN_NIPBARU.pdf

10 SKKP SK Pangkat Terakhir SKKP_NIPBARU.pdf

11 SKJAB SK Pengangkatan Dalam SKJAB_NIPBARU.pdf

Jabatan Terakhir

12 SKPMK SK Penyesuaian Masa Kerja SKPMK_NIPBARU.pdf

13 SKPI SK Penyesuaian Ijazah SKPI_NIPBARU.pdf

14 SKHENTIS SK Pemberhentian Sementara SKHENTIS_NIPBARU.pdf

dari Jabatan Fungsional Tertentu

15 SKHENTIJF SK Pemberhentian dari Jabatan SKHENTIJF_NIPBARU.pdf

Fungsional Tertentu

16 SNIKAH Seluruh Surat Nikah, Surat Cerai SNIKAH_NIPBARU.pdf

17 SKMD Surat Keterangan Meninggal SKMD_NIPBARU.pdf

Dunia (Janda/Duda)

18 DAFKEL Daftar Susunan Keluarga DAFKEL_NIPBARU.pdf

19 KK Kartu Keluarga KK_NIPBARU.pdf

20 AKA Akte Kelahiran Anak < 25 Tahun AKA_NIPBARU.pdf

21 SUPERHD Surat Keterangan Tidak Pernah SUPERHD_NIPBARU.pdf

Dihukum Disiplin

Sedang/Berat dari OPD

22 SUPERPDNA Surat Keterangan Tidak Sedang SUPERPDNA_NIPBARU.pdf

Menjalani Proses Pidana atau

Pernah Dipidana Penjara

Berdasarkan Putusan

8

Pengadilan yang Telah

Berkekuatan Hukum Tetap dari

OPD

23 SKP1THN Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) SKP1THN_NIPBARU.pdf

1 Tahun Terakhir

24 SUKETJD Surat Keterangan Janda/ Duda/ SUKETJD_NIPBARU.pdf

Ahli Waris (Janda/Duda)

25 SRKO Surat Rekomendasi dari Kepala SRKO_NIPBARU.pdf

OPD (APS)

3. Notifikasi Melalui Whatsapp
Notifikasi akan diterima oleh Pengelola Kepegawaian dan Calon Pensiun
berdasarkan nomor Whatsapp yang sudah di entrikan pada Google Form .
Setiap berkas yang diusulkan akan menerima notifikasi apabila terdapat
perbaikan atau kekurangan pada berkas usulan, dan berikut merupakan salah
satu contoh notifikasi terkait usulan pensiun:

9

4. Penyampaian Kekurangan Berkas dan Perbaikan melalui link:
Perbaikan atau kekurangan disampaikan
https://forms.gle/JnYn79vKFx1f8Lgy5

5. Penutup

Buku panduan ini adalah buku yang menyajikan informasi persyaratan
pensiun dan petunjuk penggunaan aplikasi Google Form dalam menyampaikan
berkas pensiun. Sebuah buku dikatakan berhasil apabila panduan yang disampaikan
dapat dipahami dan terapkan dengan baik oleh pembacanya. Buku panduan ini
dimaksudkan untuk memberikan petunjuk kepada Pengelola Kepagawaian dalam
pengajuan berkas secara digital yang baru diterapkan oleh Sub Bidang Pengadaan
dan Pensiun BKPSDM Tanah Datar.

Peran Pengelola Kepegawaian di masing-masing OPD disini adalah sebagai
media perantara penyampaian informasi yang terdapat didalam buku agar dapat
sampai kepada setiap Pegawai Negeri Sipil. Buku ini dirasa sangat berguna apabila
terjadi pergantian Pengelola Kepegawaian, karena dapat memahami persyaratan
dan penyampaian berkas usulan pensiun dengan cepat.

10