Panduan Pelaksanaan EKSA PBS 10032022

Panduan Pelaksanaan

EKSA

EKOSISTEM KONDUSIF
SISTEM AWAM

1 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

Bersyukur kita ke hadrat Allah SWT kerana dengan limpah kurnia-Nya, Panduan Pelaksanaan
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Politeknik Banting Selangor (PBS) berjaya diterbitkan.
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) merupakan istilah baharu bagi menggantikan
5S yang melalui penjenamaan baharu yang disuntik dengan penambahbaikan yang selari dengan
kehendak perubahan semasa.

Panduan EKSA PBS diharapkan akan meningkatkan lagi tahap pengurusan persekitaran kerja
yang lebih kondusif di samping menggalakkan agensi kerajaan lebih inovatif seterusnya
menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti penyampaian perkhidmatan awam.
Kesimpulannya, EKSA yang diperkenalkan ini bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S
yang telah sedia ada diamalkan, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan
menyokong kepada pewujudan persekitaran kerja yang kondusif.

Semoga dengan adanya Garis Panduan Pelaksanaan EKSA Politeknik Banting Selangor (PBS) ini
dapat membantu PBS merancang dan melaksanakan usaha bagi meningkatkan imej korporat,
menggalakkan pembudayaan amalan hijau, menyemarakkan budaya kreativiti dan inovasi,
menghasilkan persekitaran tempat kerja yang selesa dan memenuhi keperluan best practice di
PBS.

Akhir kata, saya mengucapkan syabas dan tahniah kepada AJK Pelaksana EKSA atas penerbitan
Panduan Pelaksanaan EKSA PBS. Semoga pelaksanaan EKSA dapat memberi impak positif
terhadap kualiti penyampaian perkhidmatan di institusi ini.

Sekian, terima kasih.

Ts. Zainah Binti Rujihan
Pengarah
Politeknik Banting Selangor

2 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

Kata-kata Aluan 2
Isi Kandungan 3
1.0 Pengenalan 4–6
2.0 Elemen Baru EKSA 7-9
3.0 Pelaksanaan EKSA 10 - 28
4.0 Pengauditan EKSA 29 - 30
5.0 Pelaksanaan Audit Dalaman EKSA 31 - 41
6.0 Persijilan Pelaksanaan EKSA 42 - 44
7.0 Kunci Kejayaan EKSA 45
8.0 Penutup 46
47
Lampiran 48 - 89
Lampiran Komponen Penilaian EKSA 90 - 98
Lampiran Contoh Amalan Baik EKSA
99
Sumber Rujukan

3 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

1.0 Pengenalan Ekosistem Kondusif Sistem Awam (EKSA)
EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor
Awam dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti
dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam di Malaysia. Langkah penjenamaan
semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan
prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam
kalangan jabatan/agensi sektor awam. Garis Panduan di harap akan dapat memantapkan lagi pengurusan
persekitaran sehingga semua warga institusi dapat bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang
sistematik, selesa dan kondusif.

4 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

1.1 Visi, Misi, Objektif dan Dasar EKSA PBS

VISI EKSA

• Ke arah kecemerlangan organisasi dan perkhidmatan yang berkualiti melalui
persitaran kerja yang kondusif

MISI EKSA

• Mewujudkan persekitaran kerja yang bersih, selamat dan teratur dengan
melaksanakan penambahbaikan secara berterusan untuk meningkatkan kualiti
dan produktiviti.

OBJEKTIF EKSA

• Meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja berpasukan di kalangan warga PBS
• Membudayakan Amalan EKSA ke arah penyampaian perkhidmatan yang berkualiti

dan produktif
• Meningkatkan kreativiti dan inovasi

DASAR EKSA

• PBS beriltizam memastikan Amalan EKSA dilaksanakan secara berterusan
melalui budaya kerja berpasukan dengan mengutamakan kebersihan,
kekemasan dan keselamatan kearah meningkatkan kualiti perkhidmatan,
kecemerlangan organisasi dan memenuhi ekspektasi pelanggan

5 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

1.2 Carta Organisasi EKSA PBS
6 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

OBJEKTIF PENJENAMAAN AMALAN 5S KEPADA EKSA
EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai dalam sektor awam sejak
tahun 2010. Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambah
baik di samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan
konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan
menyokong kepada pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah baik dengan
menambah lima (5) elemen baharu, iaitu:

7 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

Elemen 1: Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap
persekitaran, tindakan dan pencapaian sesebuah organisai. Nilai, etika dan norma kerja yabg seragam
dalam kalangan warga kerja amat diperlukan untuk mewujudkan budaya korporat yang positif. Selain ciri-
ciri ini, EKSA juga turut menitikberatkan aspek keselamatan persekitaran di setiap jabatan/agensi sektor
awam.

Elemen 2: Kreativiti & Inovasi merujuk kepada usagha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat
kerja, EKSA menggalakkan warga jabatan/institusi membudayakanelemen kreativiti dan inovasi semasa
melakasanakn tugas dan tanggungjawab masing-masing. Persekitaran sector awam yang sering kali
berubah mengikut peredaran masa menuntut pewujudan budaya organisasi yang dinamik berasaskan
kreativiti dan inovasi. Warga jabatan/institusi digalakkan untuk berfikir di luar kotak (out of the box) untuk
menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat.

Elemen 3: Amalan Hijau, dimana penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di pejabat dengan
melaksanakan program seperti kitar semula dan meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga kearah
penjimatan sumber. Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat diterapkan kepada seluruh warga jabatan/institusi
kea rah penggunaan sumber secara optimum.

Elemen 4: Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi
tinggi dan inovatif dalam kalangan jabatan/institusi sektor awam. Amalan EKSA memberikan penekanan
pada penyampaian system perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan.
Bagi pelanggan orang kurang upaya (OKU), kemudahan sesuai harus disediakan.

Elemen 5: Elemen Pengauditan dimana EKSA memperkenalan model penilaian dan pengauditan baharu
yang merangkumi kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis
jabatan/institusi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang diamalkan
sebelum ini iaitu ‘one size fits all’ didapati kurang mencakupi keperluan kepelbagaian jabatan/ institusi
kerajaan pada masa kini.

Secara keseluruhannya, objektif utama penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam kepada EKSA
adalah untuk membolehkan jabatan/agensi kerajaan berfungsi berlandaskan elemen-elemen di atas untuk
mewujudkan persekitaran kondusif serta selamat.

2.1 LOGO EKSA PBS

Dasar EKSA menyebut iltizam supaya amalan EKSA dilaksanakan secara berterusan melalui budaya kerja
berpasukan dengan mengutamakan kebersihan, kekemasan dan keselamatkan kearah meningkatkan
persekitaran kerja yang kondusif. Untuk merealisasikan Dasar EKSA PBS, pertandingan reka cipta Logo
EKSA PBS diadakan sebagai salah satu langkah pelaksanaan EKSA di PBS secara rasmi. Logo ini akan

8 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

memberi pengiktirafan kepada EKSA PBS dari segi mewujudkan penjenamaan serta identiti kepada PBS
secara keseluruhan dan seterusnya melangkah kearah pencapaian persijilan.

9 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

Pembentukan EKSA PBS adalah untuk memberi ruang untuk PBS melangkau kearah mencapai satu
institusi yang kondusif, seragam and selamat untuk semua warga kerja. Untuk meyahut perancangan
tersebut beberapa langkah telah diambil seperti mewujudkan:

1. Zon Pelaksanaan EKSA PBS – Zon-zon dikenalpasti untuk diseragamkan dalam penubuhan EKSA
2. Carta Jawatankuasa Zon EKSA PBS – Zon mempunyai ahli-ahli untuk melaksanakan EKSA

mengikut zon/jabatan masing-masing
3. Skop Tugas Jawatankuasa EKSA PBS/Zon PBS – Perincian skop tugas sebagai panduan dalam

melaksanakan skop tugas masing-masing.
4. Carta Pembatuan EKSA PBS – perancangan serta pelaksanaan untuk menunjukan dengan

terperinci proses pelaksanaan EKSA di PBS yang akan dikemaskinikan mengikut pemeriksaan,
pemantauan serta pelaporan yang berterusan.

3.1 ZON PELAKSANAAN EKSA PBS
Mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan EKSA.
Pembahagian zon dijalankan melalui perincian dari pelan lokasi bangunan serta unit bagi memudahkan
rujukan.

Faktor yang diambil kira dalam pembahagian zon adalah seperti yang berikut:

• susun atur keseluruhan zon dan pembahagian kepada zon kecil yang bersesuaian mengikut
fungsi dan saiz
institusi bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik dilaksanakan.
• menentukan nama kumpulan untuk setiap zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi setiap zon.
• mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan zon dengan mengambil
kira hala tuju EKSA PBS

10 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

Untuk Zon EKSA PBS, penetapan telah diputuskan dalam Mesyuarat Pengurusan untuk penggunaan batu
permata yang mempunyai nama serta keupayaan yang unik. Ini menjadikan zon-zon EKSA PBS sangat
simbolik. Terdapat 8 Zon yang telah dikenalpasti mengikut pembahagian dari segi lokasi unit-unit serta
jabatan-jabatan. Rajah 1 menunjukan Zon EKSA PBS dan nama unit serta jabatan.

Rajah 1 : Zon EKSA PBS
11 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

3.3 PELAN LOKASI EKSA PBS
ZON 1: UNIT PENTADBIRAN/UPEP/ULPL/UPLI/CISEC/UKK/UJK

12 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

ZON 2 : UNIT ICT
13 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

ZON 3: UNIT HAL EHWAL PELAJAR
14 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

ZON 4: UNIT PERPUSTAKAAN
15 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

ZON 5: JABATAN PENYENGGARAAN PESAWAT
16 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

ZON 6: JABATAN KEJURUTERAAN MEKANIKAL
17 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

ZON 7: JABATAN PENGAJIAN AM
18 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

ZON 8: JABATAN MATEMATIK, SAINS & KOMPUTER
19 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

3.2 CARTA JAWATANKUASA PELAKSANAAN EKSA ZON

Rajah 2 menunjukan penentuan kumpulan untuk setiap zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi
setiap zon

KETUA
ZON

JK AUDIT JK JK
LATIHAN PROMOSI

Rajah 2: JAWATANKUASA ZON EKSA PBS

3.3 SKOP TUGAS JAWATANKUASA INDUK/ZON EKSA PBS

Jadual 1 menunjukkan skop tugas jawatankuasa induk/zon eksa pbs yang mengariskan Perincian skop
tugas sebagai panduan dalam melaksanakan skop tugas masing-masing.

BIL JAWATANKUASA SKOP TUGAS
1 Pengerusi 1. Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan
EKSA;

2. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;

3. Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan;

4. Menentukan belanjawan dan sumber-sumber
kewangan

20 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

2 Timbalan Pengerusi 5. Melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk
3 Fasilitator pelaksanaan EKSA.

6. Melantik Ketua EKSA dan Setiausaha EKSA
7. Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana

EKSA yang terdiri sekurang- kurangnya tiga
Jawatankuasa seperti yang berikut:
i. Jawatankuasa Latihan
ii. Jawatankuasa Promosi
iii. Jawatankuasa Audit Jawatankuasa
8. Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA
seperti program kesedaran/pendedahan dan lawatan.
9. Menerima pengiktirafan dan ditanda aras sama ada di
peringkat jabatan/daerah/negeri/ kebangsaan atau
lain-lain.
10. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan
11. Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui
contoh amalan terbaik

1. Menentukan hala tuju dan membentuk pelan
perancangan di peringkat Bahagian;

2. Membentuk jawatankuasa di peringkat Bahagian
3. Mengenalpasti zon-zon pelaksanaan EKSA
4. Melaksana aktiviti-aktiviti EKSA di peringkat Bahagian
5. Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA Bahagian
6. Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA

sepertimana yang digariskan di peringkat Jabatan.
1. Menyediakan garis panduan selaras dengan Dasar

EKSA institusi.

21 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

2. Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon
dan ahli;

3. Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana
EKSA yang terdiri sekurang- kurangnya tiga
Jawatankuasa seperti yang berikut:
i. Jawatankuasa Latihan
ii. Jawatankuasa Promosi
iii. Jawatankuasa Audit Jawatankuasa

4. Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA
secara berkala seperti yang berikut:
i. Menyedia dan mengemas kini carta perbatuan
aktiviti
ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan audit
iii. Melaksana program pengayaan ilmu

5. Pemantauan dalam melaksana audit
pematuhan/audit dalam secara berterusan sama ada
oleh jawatankuasa dalaman atau institusi luar/lain
sekurangkurangnya dua kali setahun

6. Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan
dan panduan yang disediakan

7. Menentukan pembahagian zon
8. Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA

seperti program kesedaran/pendedahan dan lawatan.
9. Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti

EKSA dalam mesyuarat pengurusan.
10. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat

terkini antara pihak
pengurusan dengan kumpulan pelaksana

22 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

4 Penyelaras 11. Memastikan EKSA diamalkan dan dipatuhi oleh
semua warga institusi.

12. Mengemukakan Laporan Penilaian Kendiri kepada
MAMPU selepas setahun menerima pensijilan (hanya
untuk pensijilan semula).

13. Menerima pengiktirafan dan ditanda aras sama ada di
peringkat jabatan/daerah/negeri/ kebangsaan atau
lain-lain.

1. Bertanggungjawab kepada Ketua Unit Jaminan
Kualiti dan Pengurusan Risiko (KUJK) dan
Timbalan Pengarah Strategik (TPS).

2. Menganggotai Jawatankuasa Kerja Kualiti (JKKK)
Politeknik Banting Selangor (PBS).

3. Menganggotai Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA PBS.
4. Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan

EKSA PBS.
5. Menyelaras dan memantau pelaksanaan program

EKSA PBS.
6. Menyediakan garis panduan EKSA, laporan kemajuan dan

status pelaksanaan EKSA PBS.
7. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit

EKSA PBS.
8. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam

PBS.
9. Menyenggara dokumen dan rekod berkaitan Pengurusan

EKSA PBS serta mewujudkan kaedah perekodan yang
sesuai.

23 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

5 Setiausaha 10. Melaksanakan lain-lain tugas yang diarahkan dari masa ke
6 Jawatankuasa Audit semasa oleh Pengurusan Tertinggi (Pengarah dan Timbalan
Pengarah) dan KUJK.

11.
1. Membantu dalam penyelarasan program EKSA.
2. Menyediakan laporan kemajuan dan status
pelaksanaan EKSA.
3. Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan
EKSA disusun dengan teratur dan sentiasa dikemas
kini termasuk perkara yang berikut:
i. Minit mesyuarat
ii. Surat lantikan Jawatankuasa
iii. Laporan aktiviti Jawatankuasa
4. Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan
pelaksanaan EKSA.
5. Membantu dalam pengurusan aktiviti promosi, latihan
dan Audit EKSA.

1. Menyediakan kriteria audit dalam EKSA
2. Membuat pemilihan auditor untuk melaksanakan

audit dalaman EKSA
3. Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA
4. Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit

dalam EKSA
5. Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke

semasa mengikut keperluan
6. Melaksana audit pematuhan/audit dalam secara

berterusan sama ada oleh jawatankuasa dalaman

24 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

7 Jawatankuasa Promosi atau institusi luar/lain sekurangkurangnya dua kali
8 Jawatankuasa Latihan setahun
7. Menyebarkan hasil/laporan audit dalam untuk
makluman dan tindakan susulan warga institusi.
8. Melaksanakan program pengiktirafan EKSA di
peringkat institusi.

1. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi
EKSA

2. Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi
memupuk kesedaran penyertaan untuk menjayakan
pelaksanaan EKSA

3. Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA
secara berkala seperti menyebar maklumat latihan,
promosi dan audit

4. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang
telah dilaksanakan

5. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap
kesedaran EKSA di kalangan warga jabatan/institusi.

6. Menyebar Dasar dan Garis Panduan EKSA serta
memastikan semua warga kerja memahaminya.

1. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi
memupuk budaya EKSA kepada semua warga kerja
dalam organisasi

2. Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA
secara berkala seperti yang berikut:

3. Menyedia dan mengemas kini carta perbatuan aktiviti.
4. Menyebar maklumat latihan, promosi dan audit

25 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

5. Melaksana program pengayaan ilmu
6. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari

semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA
7. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja

diberikan latihan EKSA secukupnya.

9 Jawatankuasa 1. Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti
Penyeragaman ketetapan/garis panduan yang dibangunkan oleh institusi.

2. Merancang keseragaman sudut-sudut EKSA di Zon yang
berasaskan imej korporat (yang terdiri daripada
penyusunan kandungan pelabelan, peralataan, warna,
etika)

3. Memberi maklumbalas kepada semua JK di institusi
berkenaan penyeragaman

4. Memastikan aspek keselamatan serta kebersihan
diutamakan bagi tujuan penyeragaman

5. Melaporkan tahap pelaksanaan serta perubahan
mengikut kesesuaian kepada JK Pelaksana EKSA.

6. Melaksanakan inovasi/amalan baik (best practice) yang
boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga.

7. Melaksanakan program kreativiti dan inovasi

10 Jawatankuasa Keselamatan 1. Memastikan persekitaran yang selamat untuk
pelaksanaan EKSA dari segi fizikal dan keselamatan
persekitaran

2. Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang
melibatkan beberapa aspek seperti aspek

26 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

11 Ketua Zon pendawaian/ kabel, peralatan pencegahan kebakaran
dan laluan/ tangga kecemasan.
3. Meningkatkan ciri keselamatan mengikut kesesuaian
dari masa ke semasa
4. Melaporkan semua tindakan peningkatan
keselamatan yang selaras dengan pelaksanaan
EKSA di institusi.
1. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli–
ahli kumpulan
2. Memastikan maklumat dan bahan yang dipaparkan
sentiasa dikemas kini dan dalam keadaan baik.
3. Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam
pelaksanaan EKSA
4. Merancang aktiviti kumpulan
5. Memberikan maklum balas mengenai status
pelaksanaan EKSA kepada fasilitator
6. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar
kepada ahli-ahli kumpulan.
7. Memastikan EKSA diamalkan dan dipatuhi oleh
semua warga institusi.
8. Menyediakan dan memaparkan sudut EKSA di
tempat yang strategik (secara maya atau fizikal) dan
mengandungi perkara seperti yang berikut:
i. Dasar EKSA institusi
ii. Carta organisasi
iii. Gambar aktiviti sebelum dan selepas
iv. Pelan lantai
v. Carta perbatuan semasa
vi. Informasi/hebahan

27 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

vii. Tarikh kemas kini sudut EKSA
9. Memastikan kawasan persekitaran di zon diawasi dan

berada dalam keaadan yang selamat dari segi pelabelan,
kebersihan, kekemasan, keselamatan terutama dalam bilik
kuliah, makmal-makmal dan di sekitar kawasan di dalam zon.
Jadual 1 : SKOP TUGAS JAWATANKUASA INDUK/ZON EKSA PBS

28 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

Selaras dengan penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam, beberapa kriteria penilaian baharu telah
dibangunkan. EKSA memperkenalkan model penilaian baharu yang mengandungi kriteria generic dan
kriteria khusus yang mengambil kira kepelbagaian premis di institusi mengikut jenis perkhidmatan yang
ditawarkan. Pendekatan yang dilaksanakan sebelum in iaitu one size fits all digantikan dengan model
baharu seperti di Rajah 3.

MODEL A MODEL B

Generik Generik
dan Khusus
Komponen
A hingga E Komponen
A hingga F

Rajah 3 : Model Baharu Penilaian EKSA

Penilaian Model A adalah berdasarkan kriteria generik manakala penilaian Model B merupakan gabungan
antara kriteria generik dan khusus. Kriteria penilaian yang diguna pakai adalah mengikut kesesuaian
institusi di mana terdapat 6 komponen kriteria penilaian seperti yang disenaraikan di Rajah 4. Kriteria-
kriteria yang disusun adalah bersesuaian dengan keperluan yang terdapat di institusi. Ini bagi memastikan

29 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

pengauditan dilaksanakan secara menyeluruh dan memenuhi aspek kepelbagaian dan perbezaan antara
sesuatu jabatan/unit di institusi. Kategori dinilai adalah dengan gabungan yang ditunjukkan di dalam Rajah
3 Model Baharu Penilaian EKSA yang mengabungkan komponen Model B iaitu Komponen A (Generik)
sehingga Komponen F (Khusus). Panduan lengkap serta Rubrik pemarkahan untuk setiap tahap atau bagi
setiap komponen penilaian dan contoh amalan baik adalah seperti pada Lampiran I dan II.

30 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

Rajah 5: Langkah Perlaksanaan Audit Dalaman EKSA
31 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

5.1 FAEDAH PELAKSANAAN AMALAN EKSA

Rajah 6: Faedah Pelaksanaan Eksa
32 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

5.2 PENYERAGAMAN PELAKSANAAN AUDIT

RUANG PEJABAT

ITEM SPESIFIKASI
Lantai • Tiada habuk dan bersih.

Peralatan • Garis Panduan Penggunaan atau Standard Operating Procedure (SOP) harus dipaparkan

berdekatan dengan peralatan.

Mesin Fotostat • Garis Panduan Penggunaan atau SOP harus dipaparkan berdekatan dengan mesin
fotostat.
• Dua buah kotak harus disediakan berhampiran mesin tersebut di mana satu kotak dilabel
‘RECYCLE’, dan satu kotak lagi dilabel ‘DISPOSE’.

Perabot • Susunan adalah mengikut kesesuaian.

Sistem Fail atau • Semua fail termasuk fail, mesti dilabel, diindeks dan ditampal di kabinet. Penggunaan
Rak kreativiti adalah digalakkan. Contoh: Penggunaan gambar kalendar yang lama supaya

kelihatan lebih menarik.

• Muka depan dan sisi Fail (file cover) seelok-eloknya diselaras di setiap jabatan agar lebih

kemas, sistematik dan menarik.

• Susunan fail hendaklah dibuat secara berdiri/melintang.

• Box file dibenarkan disusun diatas rak dan dibuat secara berdiri.

• Setiap fail mesti ditulis nombor rujukan fail.

• Satu rekod senarai fail (Indeks Daftar) yang ada dalam simpanan hendaklah disedia dan

dipamerkan.

• Susun fail dari depan ke belakang (sekiranya dalam kabinet besi) dan urutan nombor

simpanan fail dicatatkan dari depan ke belakang.

• Bagi fail yang disusun secara mendatar (baring), urutan nombor simpanan fail dicatatkan

dari bawah ke atas.

• Susunan fail hendaklah dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3, …. A, B, C,….dan seterusnya).

33 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

• Font yang digunakan pada rak hendaklah jelas kelihatan dari jauh.

ITEM SPESIFIKASI
Rak atau kabinet • Keperluan yang harus ada sama ada di atas, di dalam rak atau kabinet pensyarah dan
pensyarah dan
staf staf hanyalah:

i. Fail rasmi, nota atau bahan P&P

ii. iBuku nota atau buku rujukan

• Semua fail atau buku haruslah disusun kemas dan rapi.

• Barangan dan keperluan selain perkara di atas seperti barangan peribadi harus disisih

dan diletakkan ditempat yang sepatutnya.

• Setiap ruang kabinet haruslah dilabel mengikut standard yang telah ditetapkan oleh

jabatan masing-masing.

Borang • Borang dokumentasi haruslah dilabel dan ada tahap maksimum atau minimum: boleh
dokumentasi diletak dalam tray atau kotak terpakai.

Wayar atau kabel • Wayar atau kabel (diikat menggunakan tie cable). Pada plug dilabelkan (CPU atau Printer

atau Monitor). Wayar atau kabel boleh juga dibalut kemas menggunakan pembalut kabel

supaya kelihatan kemas.

Meja bertugas • Keperluan yang harus ada di atas meja pensyarah hanyalah: i. Monitor, mouse dan
(meja pensyarah keyboard ii. Paper Tray (IN atau OUT atau KIV) iii. Kalendar terkini

atau staf) • Kedudukan komputer diletak di atas meja pada bahagian tengah meja atau mengikut

kesesuaian tempat. Ia bergantung kepada jenis monitor, jika flat (CPU dan monitor di atas

meja), jika bukan flat (monitor di atas, CPU di bawah atau tepi meja). Manakala Paper Tray

dilabelkan (IN atau OUT atau KIV).

• Aktiviti semasa atau pergerakan staf harus dipamerkan sama ada di meja atau partition

atau ruang bersesuaian.

• Label pada laci meja bertugas;

i. Laci paling atas: LABEL [ STATIONERY ]

ii. Laci kedua atas: LABEL [OFFICIAL DOCUMENT]

iii.Laci paling bawah: LABEL [PERSONAL]

34 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

ITEM SPESIFIKASI
Partition
• Tidak dibenarkan menampal atau menggantung sebarang kertas atau foto atau barang
hiasan di partition kecuali Jadual Waktu Pensyarah dan kalendar akademik

Hiasan dalaman • Satu hiasan sahaja dibenarkan berada di atas meja.

Suis lampu atau • Perlu disediakan peta lokasi untuk menandakan kedudukan sesuatu suis.
penghawa • Laporkan sebarang kerosakan peralatan elektrik kepada unit penyelenggaraan (UPP).
dinginatau kipas

Sudut EKSA • Maklumat yang mesti dipamerkan:
i. Nama Zon.
ii. Polisi EKSA yang telah ditandatangani Pengarah.
iii. Objektif EKSA.
iv. Pelan Lantai Zon.
v. Ownership (PIC)
vi. Carta GANTT – perancangan aktiviti zon berkenaan.
vii. Gambar aktiviti EKSA SEBELUM dan SELEPAS dengan maklumat ringkas

seperti masalah (sebelum) dan kebaikan (selepas) serta nama & tarikh.
viii. Informasi
ix. Hebahan
x. Tarikh kemaskini

35 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

ITEM SPESIFIKASI
Alat tulis
• Alat tulis diletak dalam Pen holder atau laci meja. Tempat letak segala alat tulis termasuk
gunting dan stapler mesti dilabelkan sebagai STATIONERY.

Amalan Hijau • Adakan sudut kitar semula di setiap zon.
Papan Kenyataan • Adakan label yang menunjukkan penjimatan elektrik dan air.
Tulisan Pada Fail • Mengadakan kempen hijau secara berterusan.
• Semua pekeliling, surat pekeliling, notis, iklan dan bahan bercetak tidak dibenarkan
ditampal did dinding
• Adakan TARIKH LUPUT bagi setiap pekeliling, surat pekeliling, notis, iklan dan bahan
bercetak yang dipamerkan
• Tulisan pada tetulang dari atas ke bawah
• Jeis font Arial
• Saiz 14 dan ke atas

MAKMAL, BENGKEL, BILIK FAIL DAN STOR PERALATAN

ITEM SPESIFIKASI
Mesin • Ada SOP dan tidak berhabuk.

Wayar atau kabel • Wayar atau kabel (diikat menggunakan tie cable).

• Wayar atau kabel boleh juga dibalut kemas menggunakan pembalut kabel supaya

kelihatan kemas.

Mesin Peralatan Ada SOP. Jika diletak di almari perlu dilabelkan. Bagi alat bergerak seperti troli dan kerusi

(yang diguna untuk ambil barang di tempat tinggi), perlu diwujudkan stesen peralatan

tersebut dengan menampal gambar peralatan tersebut.

• Alatan mesti boleh dicapai dalam masa 30 saat

• Susunan alatan mestilah tidak bahaya dan mudah dilihat Suis lampu atau aircond atau

kipas

Rekod seperti • Perlu dilabelkan dan dinyatakan peta lokasinya
KEW PA2/3
• Diletak dalam kabinet dan diindekskan.

36 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

ITEM SPESIFIKASI
Papan Notis • Perlu mengandungi Jadual Bengkel, Peraturan, Senarai Kumpulan Pelajar,
Bengkel atau
Makmal Senarai Aset atau sebarang maklumat tentang EKSA atau ISO.
Bilik Fail • Pelan susun atur atau pelan lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di ruang
yang mudah dilihat.
Bilik Stor • Kabinet fail dilabel mengikut jenis dokumen dan direkodkan supaya dapat dicapai dalam
tempoh masa 30 saat
Lantai • Sistem pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang

digunakan seperti kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail.
• Fail yang telah tidak digunakan atau dilupuskan mestilah ditandakan dengan indeks
berwarna merah. Manakala fail yang masih aktif mestilah menggunakan indeks berwarna
kuning.
• Stor mestilah sentiasa berada di dalam keadaan bersih dan kemas.
• Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan yang mudah perlu diwujudkan dan dipamer di
tempat yang mudah dilihat.
• Stok termasuk alat tulis, bahan mesin dan peralatan disusun dengan kemas supaya tidak
menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan.
• Stok disusun mengikut tanda, label atau abjad yang bersesuaian mengikut tarikh
pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan mengikut kaedah “First –In-
First –Out” (FIFO).
• Tiada habuk dan bersih.

37 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

BILIK KULIAH ATAU DEWAN KULIAH

ITEM SPESIFIKASI
Lantai • Tiada habuk dan bersih.

Meja dan kerusi • Mengikut kreativiti person incharge.

Suis lampu, • Perlu ada peta lokasinya.
penghawa dingin • Digantung di tempat yang sepatutnya dan mempunyai tarikh luput penggunaannya pada
dan kipas

Alat Pemadam Api

alat pemadam api.

• Mempamerkan PIC alat pemadam api termasuk nombor telefon pegawai terbabit untuk

mudah dihubungi.

Poster, keratan • Ditampal di papan notis bahagian depan atau di tempat laluan utama
Amalan EKSA,

MQA dan ISO

Penyapu, • Diletakkan berhampiran pintu belakang
penyedok dan

tong sampah

38 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

TEMPAT UMUM

ITEM SPESIFIKASI
Bilik Mesyuarat • Sekiranya ada AVA atau LCD – sila sediakan SOP yang ringkas.

• Bilik mesyuarat mestilah sentiasa kemas dan perabot serta peralatan dilabel

Dewan • Peta lokasi bagi suis lampu atau kipas perlu ada. Sekiranya ada AVA atau LCD – sila

sediakan SOP yang ringkas.

Lantai • Tiada habuk dan bersih.

Kantin • Pencuci atau sabun di sinki perlu disediakan.
• Sinki, kerusi dan meja mestilah sentiasa berkeadaan bersih. Papan notis diceriakan dan

tersusun.

Tempat rehat atau • Mestilah berkeadaan bersih, tersusun dan menarik.
foyer

Pantri • Semua ruang mesti sentiasa bersih, kemas dan teratur.

Tandas • Papan tanda amalan go-green haruslah disediakan.
• Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.
• Memastikan bau tandas menyenangkan.
• Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.
• Memastikan pengudaraan tandas baik.
• Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan penggunaan tandas.
• Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut:

a. Cecair pencuci tangan
b. Tisu tangan
c. Bakul sampah/ Tong Sanitari
d. Cermin Muka
e. Bahan pewangi
• Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.

39 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

ITEM SPESIFIKASI
Surau • Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam keadaan baik, boleh digunakan dan
dalam keadaan bersih:
a. Telekung/Kain Pelekat;
b. Sejadah; dan
c. Tempat sangkut sejadah/telekung.
• Menyediakan kemudahan berikut:
a. Tanda arah kiblat
b. Rak menyimpan Al-Quran dan bahan bacaan
c. Tempat letak/ rak kasut
• Memastikan Al-Quran/ bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam keadaan baik. •
Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan selesa.
• Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan)

Perpustakaan • Memastikan ruang perpustakaan/Pusat Sumber bersih, kemas dan teratur.
• Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang memudahkan
pelanggan.
• Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan

40 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

KAWASAN PERSEKITARAN

ITEM SPESIFIKASI

Pos Keselamatan • Perlu ada tempat penyimpanan kad keluar atau masuk pelajar, susunan peralatan atau

notis di papan kenyataan (perlu ada nombor telefon Pegawai Politeknik yang boleh

dihubungi sekiranya berlaku kecemasan).

Tempat letak • Tempat letak kenderaan mestilah bersih dan tiada sampah. Papan tanda harus
kenderaan disediakan.

Tanda arah • Papan tanda yang besar haruslah diletakkan di bangunan seperti blok pelajar di kamsis.

Contoh: Pentadbiran, HEP, Asrama etc.

Tempat rehat atau • Mestilah berkeadaan bersih, tersusun dan menarik.
foyer

Ruang sampah • Sediakan jadual pungutan sampah dan kebersihan pada ruang tersebut.

41 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

KELAYAKAN
EKSA diberikan kepada semua jabatan/agensi seperti yang berikut:
i.) Kementerian-kementerian
ii.) Jabatan/Agensi Persekutuan
iii.) Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri
iv.) Badan Berkanun Persekutuan dan Negeri
v.) Pihak Berkuasa Tempatan (PBT)
vi.) Hospital/Pusat Kesihatan/Klinik Kesihatan Persekutuan dan Negeri
vii.) Institut Latihan Awam (ILA) dan Maktab/Pusat Latihan
viii.) Masjid
ix.) Institut Pengajian Tinggi Awam (IPTA), Politeknik, Kolej Komuniti dan Sekolah
x.) Mahkamah Persekutuan dan Negeri (Sivil/Syariah).
Pensijilan akan dikeluarkan kepada jabatan/agensi berkaitan yang berjaya memperoleh markah

purata 80% dan ke atas. Pecahan markah bagi pensijilan adalah seperti pada Rajah 7:

Rajah 7: Pemarkahan dan Kategori Sijil

42 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

Jabatan/agensi yang mempunyai sijil amalan 5S yang masih sah dikeluarkan oleh pihak ketiga tidak
layak untuk dipertimbangkan menerima pensijilan EKSA daripada pihak MAMPU. Jabatan/ agensi tersebut
hanya boleh dipersijilkan oleh MAMPU selepas tamat tempoh sijil amalan 5S oleh pihak ketiga berkenaan.
Sijil EKSA dikeluarkan berdasarkan kepada entiti sesebuah jabatan/ agensi yang diaudit oleh MAMPU. Entiti
ini merujuk kepada jabatan/ agensi yang mempunyai kewujudan tersendiri dari segi bangunan, ruang
persekitaran atau lokasi.

TEMPOH SAH LAKU

Tempoh sah laku sijil EKSA adalah selama dua tahun dan tarikh ini dipaparkan dalam sijil EKSA.
Jabatan/Agensi boleh memohon pembaharuan sijil EKSA daripada MAMPU, satu bulan sebelum tarikh
tamat tempoh sah laku sijil. Sekiranya jabatan/agensi berpindah lokasi bangunan atau penempatan asal
tempat sesi pengauditan dibuat, jabatan/agensi boleh membuat permohonan bagi sesi pengauditan semula
mengikut lokasi agensi di bangunan atau penempatan yang baharu. Sijil EKSA yang terdahulu ditamatkan
dan perlu dikembalikan kepada MAMPU. Sijil EKSA yang baharu dikeluarkan berdasarkan kepada hasil
pengauditan di lokasi baharu.

PERMOHONAN RASMI

Permohonan Rasmi Jabatan/Agensi yang berminat dan bersedia untuk mendapatkan pensijilan
EKSA perlu mengemukakan permohonan rasmi kepada MAMPU, bersama-sama laporan audit dalam yang
dibuat sebanyak 2 kali serta mencapai purata markah 80.0% ke atas selewat-lewatnya sebulan sebelum
tarikh pengauditan yang dicadangkan. Terdapat dua saluran permohonan boleh dibuat, iaitu:

• Permohonan rasmi melalui surat Permohonan rasmi melalui surat perlu dialamatkan kepada Ketua
Pengarah MAMPU di alamat yang berikut:

Ketua Pengarah
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU),
Aras 6, Blok B2, Kompleks Jabatan Perdana Menteri,
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62502 PUTRAJAYA
(u.p.: Pengarah Bahagian Perundingan Pengurusan 2)

43 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

• Permohonan rasmi melalui e-mel
Permohonan rasmi melalui e-mel dikemukakan ke alamat e-mel [email protected].

KOS
Bagi tujuan pensijilan EKSA oleh MAMPU, tiada sebarang bayaran dikenakan terhadap jabatan/agensi yang
berminat untuk memohon pensijilan EKSA. Namun begitu, MAMPU memohon kerjasama setiap
jabatan/agensi yang bercadang mendapatkan pensijilan EKSA untuk menanggung kos tuntutan perjalanan,
penginapan dan elaun makan pegawai/pasukan juruaudit EKSA yang terlibat

44 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

Kejayaan perlaksanaan EKSA di sesuatu institusi bergantung kepada factor-faktor yang
diterangkan dalam Rajah 8 berikut.

Rajah 8: Kunci Kejayaan EKSA
45 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

Panduan amalan EKSA Politeknik Banting Selangor (PBS) yang disediakan oleh Jawatankuasa Induk EKSA PNS
merupakan garis panduan yang boleh diikuti bagi mewujudkan pengurusan persekitaran yang bersih, tersusun,
kemas, selamat dan mudah dicapai kurang 30 saat berdasarkan amalan 5S itu sendiri.
Warga Politeknik Banting Selangor haruslah menjadikan EKSA sebagai usaha untuk mewujudkan persekitaran
tempat kerja yang bersih, kemas dan selamat yang dapat meningkatkan produktiviti kerja.
Dengan adanya panduan ini, produktiviti dan kualiti kerja juga dapat ditingkatkan selain dapat memupuk semangat
berpasukan yang tinggi di kalangan staf dan pelajar.
EKSA hendaklah diterapkan agar menjadi sebahagian daripada budaya kerja cemerlang dan terus menyumbang
kepada peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan dan peningkatan imej di setiap masa mengikut kesesuaian
untuk institusi serta para warganya.

46 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

LAMPIRAN

47 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

LAMPIRAN 1

KOMPONEN
PENILAIAN

EKSA

48 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021

49 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PBS 2021