วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการจัดการสำนักงาน

บทที่ 1
หลกั การใชเ้ ทคโนโลยีสารสนเทศในงานสำนักงาน

ความหมายของคำวา่ สำนกั งานและงานสำนักงาน

สำนกั งาน (Office) หมายถึง สถานทที่ ใี่ ช้เปน็ ที่ทำงานของพนักงานในหน่วยงานท้ังท่ีเป็นหนว่ ยงานทาง
ภาครัฐและภาคเอกชน มีการปฏบิ ัตงิ านอย่างมรี ะบบและมีประสิทธิภาพ

งานสำนกั งาน หมายถงึ การปฏบิ ัติงานตา่ ง ๆ ภายในสำนกั งาน ซ่ึงมักจะเป็นงานทีเ่ ก่ียวกับเอกสาร
การวางแผน และการจัดการ เพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุม การประมวลเหตกุ ารณ์และดำเนนิ งานด้วย
ประสิทธภิ าพ ซึง่ โดยสว่ นใหญ่แลว้ สำนกั งานมกั จะถูกจดั ใหเ้ ปน็ ศนู ย์การปฏบิ ัตงิ านเอกสาร ศูนย์ความจำ
แหลง่ อำนวยความสะดวก พบปะตดิ ต่อ ประสานงานระหว่างผมู้ าติดตอ่ และผู้ทที่ ำงานอยู่ภายในสำนกั งาน

ภาพท่ี 1.1 สำนักงาน
ความหมายของเครื่องใชส้ ำนักงาน

เคร่ืองใชส้ ำนักงาน หมายถึง เครอ่ื งมือเครือ่ งใช้ ทีช่ ่วยในการปฏบิ ัตงิ านของพนักงานในสำนักงานใหเ้ กิด
ความสะดวกรวดเร็ว มีความเป็นระเบยี บเรียบรอ้ ยและถกู ต้องชัดเจน สร้างความประทับใจแกผ่ ู้รบั อันจะนำไปสู่
ความสำเร็จในการติดตอ่ เครอ่ื งใชส้ ำนกั งานในปจั จบุ ันโดยส่วนใหญ่จะเป็นกลไกอิเลก็ ทรอนกิ ส์หรืออาจเรยี กไดว้ ่า
เปน็ เครอ่ื งใชส้ ำนกั งานอตั โนมัติ

เครื่องใชส้ ำนักงานในปัจจุบนั ได้รบั การพฒั นาให้มคี วามทันสมยั มีความสามารถ และมปี ระสทิ ธิภาพในการ
ทำงานสูงขน้ึ การใช้เคร่ืองใช้สำนักงานจงึ ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของพนักงานในสำนกั งานได้มาก
สำนักงานจงึ ควรเลอื กใชเ้ ครื่องใช้สำนกั งานอัตโนมตั ิโดยคำนึงถงึ หลักเกณฑ์ในการเลือกเครื่องใช้สำนกั งาน เพื่อให้
ได้เครื่องใชส้ ำนักงานทีม่ ีประโยชน์คุ้มคา่ มากท่สี ุด

ภาพที่ 1.2 เคร่อื งใช้สำนักงาน

ความสำคัญของเคร่อื งใช้สำนกั งาน

เครือ่ งใช้สำนักงาน นบั วา่ มีความสำคัญต่อสำนักงานและองค์การ ในการนำ มาใช้ ช่วยพนักงานในการ
ปฏิบัตงิ านใหม้ คี วามสะดวก ประหยัดแรงงาน และทำงานอยา่ งมปี ระสทิ ธิภาพ ซ่งึ ปัจจุบันเครอื่ งใช้สำนักงานมี
ราคาทถ่ี ูกลงชว่ ยใหส้ ำนักงานขนาดเล็กสามารถซ้ือ เพ่ือนำไปใช้งานได้ และเครื่องใชส้ ำนักงานในปัจจบุ นั ไดม้ กี าร
พฒั นาระบบการทำงานโดยนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ เขา้ มาใชเ้ พอ่ื ให้พนักงานสามารถใช้ งานเครอื่ งใช้สำนักงานไดง้ ่าย
และสะดวกมากย่ิงข้ึน

หลกั การพิจารณาเลือกเครื่องใช้สำนกั งาน

ความกา้ วหน้าทางเทคโนโลยใี นปจั จุบนั ทำใหผ้ ผู้ ลติ ประดษิ ฐ์คดิ ค้นเคร่ืองมือเครื่องใชใ้ นสำนักงานมากมาย
หลายรปู แบบ หลายยี่หอ้ แตล่ ะชนดิ มีความแตกต่างกันทั้งด้านคุณภาพ ประสิทธภิ าพ การทำงานและราคา
ซึง่ หลักการพิจารณาเลือกใช้เคร่ืองใช้สำนกั งานมีดังน้ี

1. ความจำเปน็ ในการใช้เคร่ืองใช้สำนกั งาน โดยพิจารณาวา่ หน่วยงานใดมีความจำเปน็ ต้องใชเ้ คร่ืองใช้
สำนักงานประเภทใด เพราะเหตุใด จึงจำเป็นตอ้ งใช้ ซงึ่ จะทำใหท้ ราบถงึ วัตถปุ ระสงค์ของการใช้เคร่ืองใช้สำนักงาน
ประเภทน้ัน ๆ

2. ลกั ษณะงาน คือ การพจิ ารณาความเหมาะสมกบั ลกั ษณะการทำงานทนี่ ำเคร่ืองใช้สำนักงานมาใช้ว่ามี
ประสิทธิภาต่อการทำงานมากน้อยเพียงใด เชน่ ไดผ้ ลงานมากขน้ึ สะดวก รวดเรว็ และประหยัด มคี วามกา้ วหนา้
กบั เทคโนโลยที ่เี ปลยี่ นแปลงตลอดเวลา

3. ความต้องการของบุคลากร การเปลย่ี นแปลงการทำงานภายในองค์กรจากการใชแ้ รงงานคนมาเปน็ การ
ใช้เครอื่ งจักรนั้น ยอ่ มกอ่ ให้เกิดปัญหา คอื การลดจำนวนพนกั งานลงทำให้เกิดการว่างงานซึ่งกระทบต่อความร้สู ึก
ของบุคลากร เพ่ือให้ปัญหาความสัมพนั ธ์ระหว่างจำนวนพนักงานและการใช้เครื่องใชส้ ำนกั งานหมดไป ผู้บรหิ าร
จะตอ้ งพิจารณาด้วยความรอบคอบวา่ มีความเหมาะสมหรือไม่ เพ่ือให้เกดิ ความประหยัดค่าใชจ้ า่ ย มีความสะดวก
รวดเรว็ และมีประสิทธภิ าพในงาน ขณะเดียวกันจะตอ้ ง ไมเ่ กดิ ความขดั แย้ง นอกจากน้ันควรคำนึงถงึ ปัญหาการ
ฝกึ อบรมให้ความร้เู ก่ยี วกับวธิ กี ารใช้เคร่อื งใชส้ ำนกั งานประเภทตา่ ง ๆ และชี้แจงใหเ้ ห็นประโยชนข์ องเคร่ืองใช้
นั้น ๆ ว่าสามารถลดความเบ่ือหน่ายจากการทำงานในสภาพเดิมได้ และสามารถลดขอ้ ผิดพลาดทเ่ี กดิ ขึน้ จากการ
ปฏิบัตงิ านรปู แบบเดิมได้ ทำใหพ้ ฒั นางานไดต้ ามความก้าวหนา้ ของเทคโนโลยี

4. ค่าใชจ้ า่ ย การเลอื กใชเ้ คร่ืองใช้สำนักงานแตล่ ะประเภท ยอ่ มทำให้องค์กรต้องเสียค่าใชจ้ า่ ยเพิม่ ขึ้น ซงึ่
ผบู้ รหิ ารจะต้องพิจารณาวา่ เหมาะสมกับค่าใช้จ่ายหรอื ไม่กบั ผลผลิตจากการใชเ้ ครอื่ งใช้สำนักงานเหล่านัน้
ค่าใชจ้ ่ายทจ่ี ะเกดิ ขึ้นจากการใชเ้ คร่อื งใชส้ ำนักงานในปจั จุบัน มีดงั น้ี

4.1 การซ้อื ทำใหเ้ สียค่าใช้จ่ายสูง มีกรรมสทิ ธิใ์ นทรัพยส์ ิน และตอ้ งคำนงึ ถงึ ค่าซอ่ มบำรุงระหว่างการ
ใชง้ านดว้ ย

4.2 การเช่า ทำใหเ้ สียคา่ ใช้จ่ายตำ่ สามารถไดเ้ ครือ่ งมาใช้ตามความต้องการ ไม่ต้องรับผิดชอบ
เก่ยี วกับการซ่อมบำรงุ แตไ่ ม่มีกรรมสิทธใิ์ นทรัพยส์ นิ เหลา่ นน้ั

4.3 การเชา่ ซ้อื เหมาะกับเครอื่ งใช้สำนักงานทมี่ รี าคาแพง และมนี โยบายท่ีจะมีทรัพย์สินเป็นของ
ตนเองในอนาคต การเชา่ ซ้อื จึงเปน็ ทางเลือกให้องค์กรหรือหนว่ ยงานมเี ครื่องใช้สำนักงานโดยการผ่อนชำระเปน็
งวด ๆ

5. ประโยชนท์ ี่ได้รบั จากการใชเ้ ครื่องใช้สำนกั งาน ทำใหอ้ งค์กรหรอื หน่วยงานได้รบั ความรวดเรว็
สะดวกสบาย ประหยัด และมปี ระสิทธภิ าพจาการใช้เคร่ืองใช้สำนกั งานเหลา่ นัน้

ชนดิ ของเครือ่ งมือเครอื่ งใช้สำนักงาน

1. คอมพวิ เตอร์ (Computer)

ภาพที่ 1.3 เครอ่ื งคอมพวิ เตอร์
2. ไมโครฟลิ ม์ (Microfilm) เปน็ เคร่ืองจักรทีใ่ ช้สำหรับการเกบ็ บันทึกภาพหรือตัวอกั ษรไว้บนฟลิ ม์ เล็ก ๆ
โดยวิธกี ารถา่ ยภาพ

ภาพที่ 1.4 ไมโครฟิลม์

2. เครอ่ื งทำบญั ชี (Accounting machine)

ภาพที่ 1.5 เคร่ืองจกั รลงบญั ชี
4. เคร่อื งบันทึกเงินสด (Cash register) เป็นเครอ่ื งที่สามารถบวก ลบ คุณ หาร ได้ในเครอื่ ง และมี
บตั รแสดงรายการ 2 ส่วน ส่วนหนงึ่ ใหล้ ูกค้าแทนใบเสรจ็ รบั เงนิ อกี ส่วนหนงึ่ มว้ นอยูภ่ ายในเคร่อื งแสดงหลกั ฐาน
การรบั เงนิ

ภาพที่ 1.6 เครือ่ งบันทึกเงินสด
5. เครื่องสั่งงาน (Dictaphone) ใชใ้ นกรณที ่ผี ู้บงั คับบญั ชาไมม่ ีเวลาเพียงพอทจ่ี ะสง่ั งานด้วยตนเอง
จงึ อัดเสยี งไวใ้ นเครอ่ื งสง่ั งาน

ภาพที่ 1.7 เครอ่ื งสัง่ งาน (Dictaphone)

6. เคร่อื งคำนวณ (Calculator)

ภาพท่ี 1.8 เคร่ืองคำนวณ (Calculator)
7. เครื่องบนั ทึกเวลา (Time watch)

ภาพท่ี 1.9 เคร่อื งบันทึกเวลา (Time watch)
8. เคร่อื งอัดสำเนา (Duplicating machine)

ภาพที่ 1.10 เคร่ืองอัดสำเนา (Duplicating machine)

9. เครอ่ื งถ่ายเอกสาร (Photocopying)

ภาพท่ี 1.11 เคร่ืองถ่ายเอกสาร (Photocopying)
10. เครอ่ื งโทรศัพท์ติดตอ่ ภายในสำนกั งาน (Intercommunication)

ภาพท่ี 1.12 เครื่องโทรศัพท์ติดต่อภายในสำนักงาน
11. เครอื่ งใชเ้ กยี่ วกบั การรับส่งเอกสารอ่นื ๆ ได้แก่

11.1 เครอ่ื งประทับตราไปรษณีย์

ภาพที่ 1.13 เคร่ืองประทับตราไปรษณีย์
11.2 เคร่ืองพมิ พ์ไปรษณีย์ยากร

ภาพที่ 1.14 เครื่องพิมพไ์ ปรษณียย์ ากร

12. เครอ่ื งเปิดซองจดหมาย

ภาพที่ 1.15 เคร่ืองเปิดซองจดหมาย
13. เครอ่ื งจา่ หนา้ ซองจดหมาย

ภาพที่ 1.16 เครื่องจา่ หน้าซองจดหมาย
14. เคร่ืองผนกึ ซองจดหมาย

ภาพที่ 1.17 เครื่องผนกึ ซองจดหมาย
15. เครอื่ งชง่ั จดหมายและพสั ดุ

ภาพที่ 1.18 เคร่ืองชัง่ จดหมายและพสั ดุ

16. เครอื่ งเหลาดินสอ

ภาพที่ 1.19 เครื่องเหลาดนิ สอ
17. อปุ กรณเ์ ครอ่ื งเขยี นตา่ ง ๆ

ภาพที่ 1.20 อปุ กรณเ์ คร่ืองเขียนตา่ ง ๆ

การบำรงุ รักษาเคร่อื งใช้สำนกั งาน

การบำรุงและรกั ษาเคร่ืองใชส้ ำนกั งานมีความสำคัญยิ่งสำหรับบุคลากรทมี่ ีหน้าทเ่ี กยี่ วขอ้ งโดยเฉพาะอยา่ งยง่ิ
ผูใ้ ชเ้ คร่อื งใช้สำนกั งานเหลา่ นั้น จะตอ้ งทำหนา้ ท่ีควบคมุ เพ่ือใหเ้ กดิ ประสิทธภิ าพในการใช้งานสามารถทำงานได้
อย่างต่อเนอ่ื ง และชว่ ยประหยดั ค่าใชจ้ า่ ยในการซ่อมบำรุง ดงั นน้ั การบำรุงรักษาเครอ่ื งใชส้ ำนักงานโดยท่วั ไป
มีดงั นี้

1. การตดิ ตั้ง ควรตดิ ต้งั เคร่ืองใช้สำนักงานแต่ละประเภทใหอ้ ยใู่ นทำเลท่ีเหมาะสม แข็งแรงปลอดภยั
เครือ่ งใช้สำนักงานบางประเภทควรตงั้ อยู่ในทำเลท่ีมอี ากาศถา่ ยเทได้ดี เชน่ เคร่ืองถ่ายเอกสาร บางประเภทควร
อยใู่ นอุณหภมู ทิ ี่เยน็ ปราศจากฝนุ่ ละออง เช่น เครอ่ื งคอมพวิ เตอร์ เป็นตน้

2. การใหค้ วามรเู้ กย่ี วกบั การใช้เครื่อง ผูท้ ีม่ หี นา้ ทเ่ี กย่ี วข้องกับการใชเ้ ครื่องควรศึกษาคู่มือการใช้เคร่ืองใช้
สำนักงานแตล่ ะประเภทอย่างละเอยี ด เพ่ือทำความเข้าใจท่ีจะปฏิบตั ิตามโดยเครง่ ครัดควรศึกษาวธิ กี ารใชเ้ ครื่องใช้
แตล่ ะประเภทให้เขา้ ใจอยา่ งชัดเจนเพื่อให้เกิดประสทิ ธผิ ลของการใช้งานอย่างแทจ้ ริง

3. การฝกึ อบรมการใชเ้ ครื่องมอื การใช้เคร่ืองใช้สำนักงานบางประเภทนอกเหนือจากการให้ความร้แู ก่
เจ้าหนา้ ทท่ี ีเ่ กยี่ วข้องกับการใชเ้ ครอ่ื งจากวิธีการศกึ ษาจากคู่มือการใช้แล้ว ยงั ไม่เพียงพอจำเป็นต้องไดร้ บั การ
ฝึกอบรมเกี่ยวกับการใชเ้ ครอื่ งมือเครื่องใชส้ ำนักงานเหล่านั้น เพ่อื ให้เกิดประสบการณ์กอ่ นทนี่ ำไปปฏิบตั งิ านตอ่ ไป

4. การบำรุงรักษา นอกเหนือจากการใช้งานใหเ้ กดิ ประโยชน์แลว้ ควรร้จู ักวธิ ีการบำรุงรักษาเคร่ืองตาม
ขอ้ แนะนำท่ีให้ไว้ในคู่มือการใช้ และหม่ันทำความสะอาดและตรวจสอบความเรยี บร้อยอยา่ งสม่ำเสมอท้งั ก่อนและ
หลังการใชง้ าน

5. การซอ่ มแซม ควรหมั่นตรวจสอบความเรียบรอ้ ยของเครอ่ื งมือเคร่อื งใช้อย่างสมำ่ เสมอหรอื ตามท่ีผู้ผลิต
ไดแ้ นะนำไว้ หากเครื่องชำรุดเสียหายไม่สามารถซ่อมแซมได้ต้องแจ้งให้ช่างผู้ชำนาญการมาดำเนนิ การแก้ไขตอ่ ไป

6. การเก็บรักษา หลังจากใชเ้ ครอื่ งใช้สำนักงานปฏบิ ตั ิงานในแตล่ ะวันเรยี บร้อยแลว้ ควรเกบ็ เครื่องใช้
เหลา่ นนั้ เข้าท่ีให้เรยี บร้อยทุกคร้ัง เพื่อปอ้ งกันความเสียหายทีเ่ กิดจากไฟฟ้าช็อต ควรถอดปลกั๊ ทกุ ครั้งหลงั การใช้
หรือปอ้ งกนั ความเสียหายจากอบุ ตั เิ หตุหรอื การโจรกรรม

7. ใช้งานตามวตั ถปุ ระสงค์ เครอื่ งใชส้ ำนกั งานแตล่ ะประเภทมีความเหมาะสมกบั งานแต่ละชนิด จงึ จะเกิด
ประโยชน์คุ้มคา่ และเปน็ ไปตามวัตถุประสงค์ของการใชง้ านสูงสุด เช่น แผน่ ใส ชนดิ เรยี บไมค่ วรนำมาใช้กับเคร่ือง
ถา่ ยเอกสาร เพราะจะทำให้เคร่ืองถา่ ยเอกสารไดร้ ับความเสียหาย เป็นตน้

8. การควบคมุ ดแู ล นอกเหนอื จากการดแู ลรกั ษาและการซ่อมแซมดงั กล่าวข้างตน้ เพื่อใหก้ ารปฏบิ ตั ิงาน
ภายในองค์กรเปน็ ระบบควรมีการจัดทำบัญชีการเบิกจ่าย การยืม หรือการเคลื่อนยา้ ยเคร่ืองปฏบิ ัตสิ ำนักงานของ
หนว่ ยงาน ซง่ึ จะเปน็ ประโยชน์ตอ่ การป้องกนั การสูญหาย และการขออนุมตั จิ ดั ซือ้ ใหม่เมื่อเคร่ืองใช้เหล่านั้นสิ้น
สภาพการใช้งาน เปน็ ตน้

ภาพที่ 1.21 การบำรุงรักษาเคร่อื งใช้สำนกั งาน

ประโยชน์ของเครื่องใช้สำนักงาน

1. ชว่ ยใหเ้ กดิ ความเป็นระเบียบเรยี บร้อย งานทีผ่ ลติ ไดน้ ้นั จะแลดเู ปน็ ระเบียบ อ่านง่ายชดั เจนมี
ประสิทธิภาพ

2. ช่วยลดต้นทุน และคา่ ใชจ้ ่าย งานเอกสารที่ทำไดอ้ ยา่ งถูกตอ้ ง รวดเร็ว มีประสทิ ธภิ าพ จะทำให้ประหยดั
คา่ ใช้จา่ ย และลดตน้ ทุนในการผลิตลง

3. ชว่ ยใหเ้ กดิ ความสวยงาม งานท่ผี ลิตด้วยเคร่ืองใชส้ ำนกั งาน ยอ่ มแลดดุ ีกว่างานทผ่ี ลติ ดว้ ยมอื มคี วาม
สมำ่ เสมอและจัดไดอ้ ยา่ งมรี ะเบยี บ

4. ช่วยลดความเบื่อหน่ายและความเมื่อยลา้ งานบางอย่างนั้นตอ้ งทำซ้ำซากจำเจทำใหเ้ กิดการเบื่อหน่าย
และความเมอ่ื ยลา้ ได้ หากไดน้ ำเอาเคร่ืองใช้สำนักงานมาชว่ ยแบ่งเบาภาระไดจ้ ะทำให้ลดความเม่ือยล้าได้

การประยุกตใ์ ช้เทคโนโลยสี ารสนเทศในงานสำนักงาน

การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานสำนักงาน ปัจจุบันสำนักงานได้นำเทคโนโลยสี ารสนเทศเข้ามา
ประยุกต์ใช้อย่างแพร่หลาย เพือ่ ให้งานในสำนกั งานมีประสิทธภิ าพสงู ขึ้น กล่าวคือ ทำให้งานมีความสะดวกรวดเร็ว
ถกู ต้อง แม่นยำ อปุ กรณเ์ ทคโนโลยสี ารสนเทศท่ีนำมาใช้ในงานสำนักงาน ได้แก่ เคร่อื งคอมพวิ เตอร์ โทรศัพท์
เครื่องถ่ายเอกสาร รวมถึงระบบการส่ือสารโทรคมนาคม ซึ่งผลติ ภณั ฑ์เหลา่ น้นี ำไปประยุกต์ใชก้ ับงานสำนักงานได้
หลายลกั ษณะ เช่น

1. งานจัดเตรยี มเอกสาร เปน็ การใชเ้ ครือ่ งประมวลผลคำหรือเคร่อื งประมวลผลเน้ือหา เปน็ เครื่องมือในการ
จดั เตรียม อุปกรณป์ ระกอบการใช้เทคโนโลยเี หลา่ น้ไี ดแ้ ก่ เครอ่ื งคอมพวิ เตอร์ โมเดม็ และช่องทางการส่ือสาร
ระบบประมวลผลคำ แบง่ ออกได้ 2 ระบบ คอื

1.1 ระบบเดี่ยว (Stand – alone) เปน็ ระบบท่ีสามารถประมวลผลไดภ้ ายในคอมพิวเตอร์ชุดเดียว
หรอื จะเช่ือมโยงไปยงั คอมพวิ เตอร์อนื่ ๆ

1.2 ระบบเชื่อมโยงกบั ข่ายการส่อื สาร เป็นระบบที่มกี ารเช่ือมโยงสารสนเทศซ่ึงกันและกนั ผา่ น
เครือข่ายโทรคมนาคม เชน่ เครือข่ายโทรศัพท์ เครือขา่ ยคอมพิวเตอร์

2. งานกระจายเอกสาร เป็นการกระจายข้อมลู สารสนเทศไปยังผูใ้ ช้ ณ จดุ ตา่ ง ๆ อาจกระทำโดยการ
เชอ่ื มโยงผา่ นเครอื ขา่ ยโทรคมนาคม อปุ กรณ์เทคโนโลยสี ารสนเทศทีส่ ามารถปฏบิ ตั งิ านกระจายเอกสารได้โดย
อตั โนมัติ ได้แก่ ระบบเครือขา่ ยคอมพวิ เตอร์

3. งานจดั เก็บและค้นคืนเอกสาร สามารถทำไดท้ งั้ ระบบออฟไลน์และระบบออนไลน์ผา่ นเครือข่าย
คอมพวิ เตอร์ หรือผา่ นเครือข่ายโทคมนาคมรูปแบบอ่นื เช่นระบบฐานข้อมูลเปน็ ต้น

4. งานจดั เตรียมสารสนเทศในลักษณะภาพ เทคโนโลยสี ารสนเทศทใี่ ชด้ ำเนนิ งานดงั กล่าว ไดแ้ ก่ เครื่อง
คอมพวิ เตอร์ เครือ่ งสแกนเนอร์ โทรทัศน์

5. งานสอ่ื สารสนเทศด้วยเสียง เช่น โทรศพั ท์ การประชุมทางโทรศัพท์
6. งานสอ่ื สารสนเทศด้วยภาพและเสยี ง เชน่ ระบบมัลติมเี ดีย ระบบการประชมุ ทางไกลด้วยภาพและเสียง
เป็นต้น
ปัจจุบันหนว่ ยงานราชการหรือเอกชน ทราบกนั ดวี า่ ปจั จุบันนม้ี กี ารเปลยี่ นแปลงในดา้ นตา่ ง ๆ เกิดข้ึนอย่าง
รวดเร็ว ตลอดเวลา องค์กรทุกองค์กรต้องปรบั ตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงของกระแสโลก หรอื กระแสสงั คม
ดังนั้นหนว่ ยงานต่าง ๆ จงึ เร่ิมเหน็ ความสำคญั ของการนำเทคโนโลยสี ารสนเทศและการสื่อสาร (Information and
Communication Technology : ICT) เขา้ มามีบทบาทในการบรหิ ารงาน สนับสนุนการตดั สนิ ใจการบริหารงาน
ของผบู้ ริหารระดับสงู ต้องพัฒนาระบบสารสนเทศและนำซอฟต์แวร์ท่ีพัฒนามาใช้ในการบรหิ ารงาน
ผู้บรหิ ารหน่วยงาน จะต้องเป็นผู้กำหนดทศิ ทางเชงิ กลยุทธ์ วัตถุประสงค์ และภารกจิ ทต่ี ้องปฏิบตั ติ าม
แผนปฏิบตั กิ าร ต้องมีนกั วิเคราะหแ์ ละออกแบบระบบสารสนเทศในการพิจารณาทางเลือกกำหนดการจดั ทำระบบ

สารสนเทศทีจ่ ะใช้เปน็ ตัวบ่งช้ี การปฏบิ ัตงิ าน เพ่ือตดิ ตาม ตรวจสอบ และประเมนิ หนว่ ยงาน โดยมงุ่ เนน้ ทค่ี ุณภาพ
เพ่ือใหเ้ กดิ การยอมรบั ในความนา่ เชอ่ื ถือ จดั โครงการพัฒนาระบบสำนกั งานอเิ ล็กทรอนิกส์ และโครงการพัฒนา
ระบบอินเทอร์เน็ตและเวบ็ ไซด์ เพื่อนำระบบดังกล่าวมาใชเ้ ปน็ ช่องทางในการนำเสนอความรู้ ขอ้ มลู ขา่ วสาร
และการติดตอ่ ส่ือสารใหเ้ กดิ ความรวดเร็ว ประหยัดวสั ดอุ ุปกรณ์ งบประมาณและกำลงั คน ลดข้นั ตอนการ
ปฏบิ ัติงานและสนองตอบนโยบายของรัฐบาลที่ต้องการบริหารงานด้วยระบบอเิ ล็กทรอนกิ ส์ (e-Government)
ไอซีที ICT ใช้ระบบเช่ือมโยงข้อมูลข่าวสารท่นี อกจากจะรวมอุปกรณ์ 2 ส่งิ มาใช้ คือ คอมพิวเตอร์ (Technology)
ทีช่ ว่ ยทำให้การประมวลผลขอ้ มลู หรอื data มีความรวดเร็ว ถกู ตอ้ ง แม่นยำ เปน็ สารสนเทศ (Information) ที่มี
ความหมายในการบริหารจดั การแลว้ ยังใช้ อปุ กรณท์ างการสื่อสาร (Communication) ช่วยทำใหโ้ ยงใยไปยัง
เครอื่ งคอมพิวเตอรท์ ี่อยู่ไกลออกไปได้ดว้ ยการใช้สายโทรศัพทห์ รือดาวเทยี ม ทำให้การรับสง่ และแลกเปลี่ยน
เอกสารทาง อเิ ลก็ ทรอนิกส์ ข้อมูล ขา่ วสาร สามารถตดิ ต่อกนั ได้อย่างง่ายดาย โดยไมจ่ ำเปน็ ต้องเดนิ ทางไปเอง
เช่น ถ้าอยากทำธุรกรรมตดิ ต่อกบั ธนาคารไมจ่ ำเปน็ ตอ้ งเดินทางไปท่ธี นาคารเอง เพยี งนั่งหนา้ เคร่อื งคอมพวิ เตอร์
ท่โี ต๊ะทำงาน หรือท่ีบ้าน หรือเชา่ จากร้านเนตคาเฟ่ ทีม่ ุมใดมมุ หนึ่งในโลก แล้วตดิ ต่อผา่ นอนิ เตอร์เน็ต ติดตอ่
ธนาคารเสมือน (Virtual Bank) เพราะไปท่ีธนาคารจริงเรากต็ อ้ งดำเนนิ การกบั เครื่องคอมพิวเตอร์ทนี่ ่นั ดว้ ยวิธี
เดยี วกัน เป็นตน้

เม่อื เปน็ ดงั นีโ้ ลกกจ็ ะมสี ่งิ ประดิษฐ์มสี ถานท่ีทั้งท่เี ปน็ ของจรงิ และของท่เี สมอื นจรงิ เชน่ มีโรงงานเสมอื น
(Virtual Factory) บรษิ ทั เสมือน (Virtual Corporation) ซง่ึ ท้งั บริษัทท้งั โรงงานจะไม่มีตึกหรอื สำนกั งานสำหรบั
พนกั งาน แต่พนักงานจะกระจัดกระจายตามจดุ ตา่ ง ๆ ในโลก ติดต่อส่อื สารกนั โดยใชเ้ ทคโนโลยีการสอ่ื สารต่าง ๆ

ความหมายของเทคโนโลยสี ารสนเทศ

คำว่า เทคโนโลยี (Technology) หมายถึง การประยกุ ต์เอาความรทู้ างด้านวิทยาศาสตร์ ความจริงเก่ยี วกบั
ธรรมชาตแิ ละสิ่งแวดล้อม มาทำให้เกิดประโยชน์ต่อมวลมนุษย์ เทคโนโลยีจงึ เป็นวิธกี ารในการสร้างมลู คา่ เพ่ิมของ
สง่ิ ต่าง ๆ ใหเ้ กดิ ประโยชน์มากยิง่ ขน้ึ เชน่ ทรายหรอื ซิลิกอน (silikon) เป็นสารแร่ท่ีพบเห็นทว่ั ไปตามชายหาด หาก
นำมาสกัดด้วยเทคนิควธิ ีการสรา้ งเปน็ ชปิ (chip) จะทำให้สารแรซ่ ิลิกอนน้นั มีคุณค่า และมลู คา่ เพิ่มข้ึนได้อีกมาก

สารสนเทศ หมายถงึ ข้อมลู ทเี่ ป็นเรอื่ งเกีย่ วข้องกบั ความจริงของคน สัตว์ สิง่ ของ ทง้ั ทีเ่ ป็นรูปธรรมและ
นามธรรม ที่ไดร้ บั การจัดเกบ็ รวบรวม ประมวลผล เรียกคน้ และส่ือสารระหว่างกนั นำมาใช้ใหเ้ กิด ประโยชน์ได้

เทคโนโลยสี ารสนเทศ (IT : Information Technology) หมายถงึ การนำวิทยาการที่กา้ วหน้าทางด้าน
คอมพิวเตอร์และ การสื่อสารมาสรา้ งมลู คา่ เพ่ิมใหก้ ับสารสนเทศ ทำใหส้ ารสนเทศ มปี ระโยชนแ์ ละใช้งานได้
กวา้ งขวางมากข้นึ เทคโนโลยีสารสนเทศ รวมถึงการใชเ้ ทคโนโลยดี ้านต่าง ๆ ในการรวบรวม จดั เกบ็ ใช้งาน ส่งต่อ
หรอื สอื่ สารระหวา่ งกนั เทคโนโลยสี ารสนเทศเกย่ี วข้อง โดยตรงกบั เคร่ืองมือเครื่องใชใ้ นการจดั การสารสนเทศ

ได้แก่ เครือ่ งคอมพวิ เตอรแ์ ละอปุ กรณร์ อบข้าง ขั้นตอนวิธีการดำเนิน การซ่ึงเก่ียวขอ้ งกบั ซอฟต์แวร์ เกีย่ วข้องกับ
ตัวขอ้ มูล บคุ ลากร และกรรมวิธีการดำเนินงานเพ่ือใหข้ ้อมูลเกดิ ประโยชนส์ งู สดุ

เทคโนโลยสี ารสนเทศจึงเปน็ เทคโนโลยที ่ีครอบคลุมเรือ่ งเกี่ยวกับการประมวลผล ขอ้ มลู ซง่ึ ไดแ้ ก่การใช้
เทคโนโลยคี อมพิวเตอร์ การติดต่อส่อื สารระหว่างกันดว้ ยความรวดเรว็ การจัดการข้อมูล รวมถึงวธิ กี ารทีจ่ ะใชข้ อ้ มลู
ใหเ้ กดิ ประโยชน์สงู สดุ

ภาพท่ี 1.22 เทคโนโลยสี ารสนเทศ

ความหมายของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถงึ ระบบท่ีประกอบดว้ ยส่วนตา่ ง ๆ ได้แก่ ระบบ
คอมพวิ เตอร์ทงั้ ฮารด์ แวร์ ซอฟทแ์ วร์ ระบบเครอื ขา่ ย ฐานข้อมลู ผูพ้ ฒั นาระบบ ผู้ใชร้ ะบบ พนกั งานทเี่ กี่ยวข้อง
และผูเ้ ชยี่ วชาญในสาขาทุกองค์ประกอบน้ที ำงานร่วมกันเพื่อกำหนด รวบรวม จดั เก็บข้อมลู ประมวลผลข้อมลู เพ่ือ
สรา้ งสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรอื สารสนเทศทไี่ ด้ใหผ้ ้ใู ช้เพื่อชว่ ยสนับสนนุ การทำงาน การตดั สนิ ใจ การวางแผน
การบรหิ าร การควบคุม การวเิ คราะหแ์ ละติดตามผลการดำเนินงานขององคก์ ร

ระบบสารสนเทศ หมายถึง ชดุ ขององคป์ ระกอบท่ที ำหนา้ ท่ีรวบรวม ประมวลผล จดั เกบ็ และแจกจ่าย
สารสนเทศ เพ่ือช่วยการตัดสินใจ และการควบคุมในองค์กร ในการทำงานของระบบสารสนเทศประกอบไปดว้ ย
กิจกรรม 3 อยา่ ง คือ การนำขอ้ มูลเขา้ สูร่ ะบบ (Input) การประมวลผล (Processing) และ การนำเสนอผลลัพธ์
(Output) ระบบสารสนเทศอาจจะมกี ารสะทอ้ นกลบั (Feedback) เพอื่ การประเมินและปรับปรุงข้อมูลนำเขา้
ระบบสารสนเทศอาจจะเป็นระบบทปี่ ระมวลดว้ ยมือ(Manual) หรอื ระบบทีใ่ ช้คอมพวิ เตอรก์ ไ็ ด้ (Computer-
based information system –CBIS) (Laudon & Laudon, 2001)

ระบบสารสนเทศ หมายถงึ ระบบคอมพิวเตอร์ท่จี ัดเกบ็ ข้อมลู และประมวลผลเป็นสารสนเทศ และระบบ
สารสนเทศเป็นระบบท่ีต้องอาศยั ฐานข้อมลู (CIS 105 — Survey of Computer Information Systems, n.d.)

ระบบสารสนเทศ หมายถึง ชดุ ของกระบวนการ บุคคล และเครื่องมือ ทีจ่ ะเปลยี่ นข้อมลู ให้เป็นสารสนเทศ
(FAO Corporate Document Repository, 1998) ระบบสารสนเทศ ไมว่ า่ จะเปน็ ระบบมอื หรือระบบอัตโนมัติ
หมายถงึ ระบบทีป่ ระกอบดว้ ย คน เครอ่ื งจักรกล(machine) และวิธีการในการเก็บข้อมูล ประมวลผลขอ้ มลู
และเผยแพร่ขอ้ มลู ให้อยใู่ นลักษณะของสารสนเทศของผูใ้ ช้ (Information system, 2005)

สรปุ ไดว้ ่า ระบบสารสนเทศ ก็คอื ระบบของการจัดเก็บ ประมวลผลขอ้ มลู โดยอาศยั บุคคลและเทคโนโลยี
สารสนเทศในการดำเนินการ เพ่ือให้ไดส้ ารสนเทศทเ่ี หมาะสมกบั งานหรือภารกจิ แต่ละอยา่ ง

ลกั ษณะทดี่ ขี องระบบสารสนเทศ

1. เชือ่ ถอื ได้ (Reliable) ความน่าเชื่อถือของสารสนเทศนั้นขน้ึ อยู่กับการเก็บรวมรวมข้อมลู จาก แหลง่ ที่มา
ทเี่ ชือ่ ถือได้

2. เข้าใจง่าย (Simple) สารสนเทศทด่ี จี ะต้องไมซ่ ับซ้อน กล่าวคอื งา่ ยตอ่ การทำความเข้าใจ เพราะความ
ซบั ซ้อนคือการมีรายละเอยี ดปลีกย่อยมากเกนิ ไป

3. ทนั ตอ่ เวลา (Timely) ต้องเปน็ สารสนเทศทีม่ ีความทนั สมัยอยเู่ สมอเม่ือต้องการใช้เพื่อการตดั สนิ ใจจะทำ
ใหม้ คี วามถูกต้องมากยง่ิ ข้นึ

4. คุ้มราคา (Economical) สารสนเทศท่ดี ีจะตอ้ งผา่ นกระบวนการทีม่ ีต้นทนุ น้อยกวา่ หรอื เทา่ กับกำไรท่ีได้
จากการผลิต

5. ตรวจสอบได้ (verifiable) สารสนเทศท่ีดจี ะต้องสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ โดยอาจตรวจสอบ
จากแหล่งที่มาของสารสนเทศ เปน็ ต้น

6. ยดื หย่นุ (Fiexible) จะต้องสามารถนำสารสนเทศไปใช้ได้กับบุคคลหลายกล่มุ
7. สอดคลอ้ งกับความต้องการ (Relevant) สารสนเทศทด่ี ีจะต้องมีความสัมพันธก์ บั งานที่ตอ้ งการวิเคราะห์
หากเปน็ สารสนเทศทไ่ี ม่ตรงประเดน็
8. สะดวกในการเขา้ ถงึ (Accessible) ระบบสารสนเทศตอ้ งอำนวยความสะดวกให้ผใู้ ชส้ ามารถเข้าถงึ ข้อมูล
ได้งา่ ย
9. ปลอดภัย (Secure) ระบบสารสนเทศตอ้ งมรี ะบบรักษาความปลอดภัยเพ่ือป้องกนั การเขา้ ถึงข้อมลู โดย
ไม่ได้รับอนุญาติ

ประเภทของสารสนเทศ

1. ระบบประมวลผลรายการประจำ (Transaction Processing Systems : TPS)
เป็นระบบสารสนเทศทีเ่ ก่ยี วกับการบันทกึ และประมวลข้อมูลท่ีเกดิ จากธรุ กรรมหรอื การปฏิบตั งิ าน

ประจำหรืองานขนั้ พน้ื ฐานขององค์การ เช่น การซ้ือขายสนิ คา้ การบนั ทึกจำนวนวัสดคุ งคลัง เม่อื ใดกต็ ามทีม่ กี ารทำ
ธุรกรรมหรือปฏบิ ตั งิ านในลักษณะดงั กลา่ วข้อมลู ที่เกีย่ วข้องจะเกิดขึน้ ทันที ตวั อย่างเชน่ ทุกครัง้ ท่ีมีการขายสินค้า
ขอ้ มลู ที่เกดิ ขนึ้ กค็ ือ ชือ่ ลกู คา้ ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินคา้ ที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงนิ ของ
ลกู ค้า

2. ระบบสารสนเทศเพอ่ื การบริหาร (Management Information Systems : MIS)
เปน็ ระบบทีผ่ ้บู ริหารระดบั กลางตอ้ งการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจดั การสารสนเทศ โดยจะรวมทั้ง

สารสนเทศภายในและภายนอก สารสนเทศทีเ่ กี่ยวพันกบั องคก์ รทงั้ ในอดตี และปจั จุบัน รวมทั้งอนาคต นอกจากนี้
ระบบ MIS จะตอ้ งให้สารสนเทศภายในช่วงเวลาท่เี ปน็ ประโยชน์ เพ่อื ใหผ้ ู้บรหิ ารสามารถตดั สนิ ใจในการวาง
แผนการควบคมุ และปฏิบัติการขององค์กรได้อยา่ งถกู ต้องและตอ้ งเป็นข้อมูลที่ช่วยในการบริหารเพอ่ื ใหเ้ กิด
ประสิทธิภาพมากที่สดุ ตัวอย่าง เชน่ ระบบบรหิ ารงานบุคลากร ผลลพั ธ์ของระบบนี้ มักอยใู่ นรปู ของรายงานสรปุ
รายงานของสิง่ ผิดปกติ

3. ระบบสนบั สนนุ การตัดสินใจ (Decision Support Systems : DSS)
เปน็ ระบบสารสนเทศที่ตอบสนองความต้องการของผู้บรหิ าร โดยจัดทำรายงานเพื่อช่วยตดั สินใจของ

ผบู้ ริหารระดับต่าง ๆ ด้วยการนำข้อมูลที่ได้มาวเิ คราะหผ์ ล เพ่ือให้ไดท้ างเลือกในการตดั สินใจได้หลาย ๆ ทาง
และให้ผูใ้ ชไ้ ดต้ ัดสนิ ใจเลอื กทางเลือกเอง หลักการของระบบสร้างขึ้นจากแนวคิดของการใชค้ อมพิวเตอรช์ ว่ ยการ
ตดั สนิ ใจ โดยใหผ้ ใู้ ชโ้ ต้ตอบโดยตรงกับระบบ ทำใหส้ ามารถวเิ คราะห์ ปรบั เปล่ยี นเงอ่ื นไขและกระบวนการพิจารณา
ได้ โดยอาศยั ประสบการณ์ และความสามารถของผบู้ ริหารเอง ผู้บรหิ ารอาจกำหนดเง่ือนไขและทำการ
เปล่ยี นแปลงเงือ่ นไขต่าง ๆ ไปจนกระทั่งพบสถานการณท์ ่เี หมาะสมท่สี ุด แลว้ ใช้เปน็ สารสนเทศที่ชว่ ยตัดสนิ ใจ
รปู แบบของผลลพั ธอ์ าจจะอยู่ในรูปของรายงานเฉพาะกิจ รายงานการวิเคราะหเ์ พ่ือตัดสินใจ การทำนายหรือ
พยากรณ์เหตุการณ์ ตวั อย่างเชน่ การหาระดบั สินค้าคงคลังท่เี หมาะสม หรือการเลือกกลยทุ ธใ์ นการลงทนุ ที่
เหมาะสม การวา่ จ้างผู้บริหารใหมเ่ พิ่ม หรือการเลือกกล่มุ ของโครงงานวิจัยและพฒั นาเพอื่ นำไปใช้ในปีหน้า

4. ระบบสารสนเทศเพ่ือผู้บริหารระดับสงู (Executive Information Systems : EIS)
สรา้ งขึน้ เพื่อสนับสนนุ สารสนเทศและการตัดสินใจ สำหรับผู้บรหิ ารระดับสงู โดยเฉพาะหรือ EIS กค็ ือ

สว่ นหนึ่งของระบบ DSS ทแี่ ยกออกมาเพ่ือเนน้ ในการใหส้ ารสนเทศที่สำคญั ต่อการบรหิ ารแกผ่ ้บู รหิ ารระดบั สูงสดุ
ซงึ่ ทำหน้าท่ีกำหนดแผนระยะยาวและเป้าหมายของกิจการ สารสนเทศสำหรับผบู้ รหิ ารระดับสงู น้ีจำเปน็ ต้องอาศยั
ขอ้ มูลภายนอกกจิ กรรมเป็นอย่างมากยง่ิ ในยุคปัจจบุ นั ทีเ่ ป็นยคุ Globalization ข้อมูลระดับโลก แนวโน้มระดับ
สากลเป็นข้อมูลท่จี ำเปน็ สำหรับการแขง่ ขันของธรุ กิจ ผลลพั ธ์ของระบบน้ี มักอยู่ในรปู ของการพยากรณ์/การ

คาดการณ์ ตัวอยา่ งเชน่ ข้อมูลทางการเงินและนโยบายรฐั บาลทเ่ี ปน็ ขอ้ มูลภายในและภายนอกสามารถนำมาให้
ระบบ EIS วเิ คราะห์และวางแผนหรอื ปรบั ปรุง เปลี่ยนแปลงกลยุทธไ์ ด้

5. ระบบผู้เช่ยี วชาญ (Expert System : ES)
เป็นระบบคอมพวิ เตอร์ท่ีช่วยผ้บู รหิ ารแกไ้ ขปัญหา หรอื ทำการตัดสนิ ใจได้ดีขึ้น ES จะเก่ียวข้องกับการ

จัดการความรู้ (Knowledge) มากกวา่ สารสนเทศถูกออกแบบมาให้ชว่ ยในการตัดสนิ ใจโดยใช้วธิ เี ดยี วกับ
ผู้เช่ียวชาญทเี่ ป็นมนษุ ย์ โดยใช้หลกั การทำงานด้วยระบบปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence) ระบบ
ผู้เชี่ยวชาญจะทำการโต้ตอบกับมนุษย์ โดยมกี ารถามขอ้ มลู เพ่ิมเตมิ เพื่อความกระจ่างให้ข้อแนะนำ และช่วยเหลือ
ในกระบวนการตดั สนิ ใจ น่ันคือ การทำงานคล้ายกับเปน็ มนุษย์ผู้เชย่ี วชาญในการแก้ไขปัญหาน้ัน ๆ เป็นการจำลอง
ความรูข้ องผู้เชีย่ วชาญจรงิ ๆ มา โดยผู้เชีย่ วชาญในท่ีนี้ เปน็ ได้ทั้งผูเ้ ช่ยี วชาญในการบริหาร ผ้เู ชยี่ วชาญในเรื่องภาษี
ผเู้ ชย่ี วชาญในเรือ่ งยา หรือแม้แต่ผู้เชย่ี วชาญในการทำอาหารกต็ าม

ตวั อยา่ งของ ES ทน่ี ำไปใช้ในงานดา้ นตา่ ง ๆ
1) ด้านการแพทย์ : การให้คำแนะนำแกห่ มอในการสัง่ ยาปฏิชวี นะใหค้ นไขซ้ ่ึงตอ้ งคำนงึ ถึงปจั จัยตา่ งๆ
หลายประการ เช่น ประวัติการเจ็บป่วยของคนไข้ แหลง่ ติดเชอื้ ราคาของยา
2) ดา้ นการผลิต : การให้คำแนะนำแกโ่ รงงานในการผลติ ผลติ ภณั ฑต์ ่างๆ เชน่ ชิ้นสว่ นเครื่องบิน
3) ดา้ นธรณวี ิทยา : ใหค้ ำแนะนำแกน่ ักธรณวี ทิ ยาในการวเิ คราะห์ดินและน้ำมัน เพอ่ื พิจารณาในการขุด
เจาะน้ำมนั
4) ด้านกระบวนการผลิต : ให้คำแนะนำในการกำหนดตารางเวลาในกระบวนการผลิต (Expert
Systems Scheduling) ซง่ึ ทำใหบ้ รษิ ัทสามารถปรบั ตารางเวลาการการผลติ ให้สอดคล้องกับความต้องการในการ
เปลีย่ นแปลงการผลิตหรอื เง่ือนไขของโรงงานที่เปลย่ี นไป อย่างรวดเรว็ ดังทีบ่ รษิ ทั General Motors ได้นำมาใช้
5) ดา้ นกระบวนการทำงานของบรษิ ัทบตั รเครดิต : ใช้ ES ชว่ ยในกระบวนการทำงานตงั้ แตก่ ารประมวล
การสมคั รของลูกคา้ การอนุมัตเิ ครดิต การรวมบัญชที ่ีคา้ งชำระเกินกำหนด ES ที่ใช้ระบบนเ้ี รยี กวา่
Authorization Assistant และทำใหบ้ รษิ ัทประหยัดเงนิ ได้หลายล้านดอลลา่ รใ์ นแต่ละปี (Haag et al.,2000)
6) ด้านกฎหมายระหวา่ งประเทศ : การออกแบบ ES มาสำหรับช่วยบรษิ ทั ท่ที ำธรุ กิจต่างประเทศในการ
ทำสญั ญากบั ประเทศตา่ ง ๆ และใช้เป็นเครื่องมืออบรมพนักงานใหม้ คี วามรู้และทักษะในความซบั ซอ้ นของการค้า
ระหวา่ งประเทศมากขน้ึ (Haag et al.,2000)
7) ด้านการค้าระหว่างประเทศ : บริษทั ทต่ี ิดต่อกับกลุ่มประเทศ NAFTA ต้องเผชญิ ปัญหากบั ภาษแี ละ
กฎระเบียบทสี่ ลับซับซ้อนสำหรบั สินค้าตา่ งๆ ตลอดจน ความเขม้ งวดในเร่ืองพิธศี ุลกากร และการกำหนดโทษของ
การฝา่ ฝืนค่อนขา้ งรุนแรง ดังน้นั ความเสยี่ งในการทำการค้ากลุม่ ประเทศดงั กลา่ วจึงค่อนข้างสูง บรษิ ทั ต่าง ๆ จงึ ได้
อาศยั ES สำเรจ็ รปู ทช่ี ่อื ว่า “Origin” เปน็ เคร่ืองมือช่วยในการให้คำแนะนำในเรอ่ื งกฎระเบียบตา่ ง ๆ

6. ระบบสำนักงานอตั โนมตั ิ (Office Automation Systems : OAS)
เปน็ ระบบทสี่ นับสนนุ งานในสำนักงาน หรืองานธุรการของหนว่ ยงาน ระบบจะประสานการทำงานของ

บคุ ลากรรวมทง้ั กับบคุ คลภายนอก หรือหน่วยงาน แบ่งได้เปน็ 5 ประเภท คือ ระบบจดั การเอกสาร ระบบการ
จัดการข่าวสาร ระบบการทำงานร่วมกนั /ประชมุ ทางไกล ระบบการประมวลภาพ และระบบการจัดการ
สำนักงาน ระบบ OAS น้จี ะเกีย่ วข้องกบั การจัดการเอกสาร โดยการใชซ้ อฟท์แวรด์ า้ นการพิมพ์ การติดต่อผา่ น
ระบบไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนิกส์ เปน็ ต้นผลลัพธข์ องระบบน้ี มักอยูใ่ นรปู ของเอกสาร กำหนดการ สงิ่ พมิ พ์

จะเหน็ ว่าการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ในสำนักงานอย่างเตม็ ทีน่ นั้ ทำให้เกิดแนวความคิด
ของสำนักงานอัตโนมตั ิ การใชไ้ อทีโดยท่วั ไปจะเนน้ การนำมาประยุกต์ใช้ดา้ นเอกสาร การประมวลผลขอ้ มูล และ
สารสนเทศ การส่อื สาร การประชุม และการทำงานรว่ มกันภายในขององค์กรและการส่ือสารภายนอกองค์กร

ดังนัน้ สำนกั งานอตั โนมตั ิ (OAS) เปน็ การรวมเทคโนโลยีตา่ งๆทช่ี ว่ ยพนกั งานและชว่ ยเพ่ิมประสิทธภิ าพ
ในการทำงานของสำนกั งาน เทคโนโลยีเหล่านรี้ วมถงึ Voice mail, e-mail, scheduling software , Desktop
publishing , Word processing , และ Fax เทคโนโลยขี องสำนักงานอัตโนมัติจะใชก้ ับบุคลากรทุกระดับ
เครือข่ายคอมพวิ เตอร์ ทใ่ี ช้จะเป็นระบบ LAN หรอื ใชร้ ะบบ Intranet หรอื Extranet

ระบบสารสนเทศสำนักงาน

ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System : OIS) สำนกั งานที่มีการนำเอาเทคโนโลยี
สารสนเทศมาเปน็ เครื่องมอื สำคัญในการดำเนนิ งานเกี่ยวกับงานสำนกั งาน เพอ่ื ให้ไดส้ ารสนเทศ มาชว่ ยสนับสนนุ
การตัดสินใจต่าง ๆ ในการบริหารให้ เปน็ ไปอย่างรวดเร็วทนั เหตุการณ์และมีความเสย่ี งต่อความผดิ พลาดนอ้ ย

สว่ นประกอบของระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System : OIS)
ตารางท่ี 1.1 ระบบสารสนเทศในสำนักงาน

1. ระบบการจดั การเอกสาร ได้แก่
1.1 การผลติ เอกสารและนำเสนอ
1) ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word Processing) โปรแกรมทางดา้ น Word Processor น้ัน

เป็นโปรแกรมท่ีทำงานเกี่ยวกับทางดา้ นการประมวลผลคำ สามารถจัดทำเอกสาร รายงาน จดหมาย หนังสือต่าง ๆ
ได้ ทำให้ได้งานที่มปี ระสิทธภิ าพ สวยงาม เนอ่ื งจากสามารถจัดรปู แบบงานตามต้องการได้รวมทง้ั ยงั แก้ไขงานที่ทำ
ไดด้ ว้ ย อีกทงั้ ยังช่วยประหยดั เวลาในการแก้ไขงาน และสามารถคน้ หาขอ้ ความต่าง ๆ ได้อย่างสะดวก

ภาพที่ 1.23 ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word Processing)
2) ซอฟตแ์ วร์การจดั พมิ พ์ตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing) คอื การใช้ซอฟแวร์คอมพวิ เตอรใ์ นการ
ออกแบบสิง่ พิมพ์ เชน่ หนังสอื นติ ยสาร โบว์ชวั ร์ โดยการจัดวางรปู ภาพและขอ้ ความให้มีความสวยงาม แลว้ ทำ
เป็นไฟลร์ ปู ภาพสำหรบั ใช้ในงานออนไลน์ หรือพมิ พล์ งบนกระดาษกับทางโรงพิมพ์

ภาพที่ 1.24 ซอฟต์แวรก์ ารจัดพมิ พ์ตงั้ โต๊ะ (Desktop Publishing)

3) ซอฟต์แวร์การใชต้ ารางอิเล็คทรอนิคส์ (Electronic Spreadsheet) ซอฟต์แวรต์ ารางวเิ คราะห์
แบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Spreadsheet) การทำงบประมาณ หรอื การวางแผนแบบต่างๆ ของธรุ กจิ ในอดตี
นน้ั ต้องใชก้ ระดาษบัญชแี ละเครอื่ งคิดเลขเทา่ นั้น แต่ในปจั จบุ นั ได้นำเอาซอฟต์แวร์ตารางวเิ คราะห์แบบ
อิเล็กทรอนกิ ส์ ผู้ใชส้ ามารถพิมพห์ ัวข้อหรอื ชือ่ ของข้อมูล และตัวเลขข้อมลู ตา่ ง ๆ เข้าในคอมพวิ เตอร์ โดยที่ใน
คอมพวิ เตอร์จะมตี ารางท่เี ปรียบเสมือนกระดาษ บัญชีขนาดใหญ่ ซ่ึงสามารถคำนวณได้ตามสูตรทผ่ี ู้ใช้ทำการ
กำหนด โดยทีส่ ตู รเหล่านัน้ จะไม่ปรากฏในช่องของข้อมูล หากผู้ใช้เปลี่ยนตวั เลขหรือข้อมูลใดๆ กต็ ามจะเหน็ การ
เปล่ยี นแปลงข้อมลู อืน่ ท่เี กี่ยวข้องกันในทันที ปัจจบุ นั มีผู้ใช้ประโยชน์ของตารางวิเคราะห์แบบอิเลก็ ทรอนิกสจ์ ำนวน
มากไม่เฉพาะ แตใ่ นทางบญั ชีเทา่ นน้ั ยังนิยมใชใ้ นการวเิ คราะห์ข้อมูลทางสถิติ บริหารการเงนิ และอืน่ ๆ

ภาพท่ี 1.25 ซอฟต์แวร์การใช้ตารางอเิ ล็คทรอนิคส์ (Electronic Spreadsheet)
4) ซอฟต์แวร์ฐานข้อมลู งานด้านการเกบ็ ข้อมูล (Database) เป็นโปรแกรมฐานข้อมลู เปน็
โปรแกรมสำหรับสรา้ งแฟ้มข้อมลู ตา่ ง ๆ เก็บไวใ้ นสอ่ื อเิ ล็กทรอนกิ ส์ โดยโปรแกรมจะมเี คร่ืองมือต่าง ๆ ในการ
อำนวยความสะดวกเกีย่ วกบั การจัดการแฟม้ ข้อมลู เชน่ มีเครื่องมือสำหรบั การเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลที่จดั เก็บอยหู่ รอื
สามารถเรยี กแฟม้ ข้อมูลน้ันข้ึนมาแสดงบนจอภาพ โดยกำหนดเงื่อนไขให้เลือกข้อมลู มาแสดงเพยี งบางส่วน

ภาพที่ 1.26 ซอฟต์แวรฐ์ านข้อมูลงานด้านการเก็บข้อมลู (Database)
5) ซอฟต์แวร์การนำเสนอผลงาน (Presentation) ซอฟตแ์ วรน์ ำเสนอ (Presentation
Software) เป็นซอฟต์แวรท์ ี่ใช้ในการนำเสนอขอ้ มลู ดว้ ยคอมพิวเตอร์ โดยอาจประกอบด้วยตวั อักษร รูปภาพ
แผนผงั รายงาน ตลอดจนภาพเคล่อื นไหว เป็นต้น นยิ มใชใ้ นการเรยี นการสอน หรือการประชุมเพ่ือนำเสนอข้อมลู
ใหก้ ารบรรยายนั้นนา่ สนใจย่ิงขนึ้

ภาพท่ี 1.27 ซอฟต์แวร์การนำเสนอผลงาน (Presentation)

6) ซอฟตแ์ วรก์ ราฟิก (Graphic Software) เปน็ ซอฟต์แวรส์ ำหรบั สรา้ งภาพกราฟิกแบบตา่ ง ๆ
การใช้งานในระดบั เบื้องตน้ อาจนำไปใช้ประกอบการสรา้ งเอกสาร หรอื การนำเสนอข้อมลู สว่ นการใช้ในระดับสงู
อาจใช้สำหรับตกแต่งภาพหรือรูปถ่ายหรือใช้สำหรับงานดา้ นศลิ ปกรรม สถาปตั ยกรรม วศิ วกรรม เปน็ ตน้

ภาพที่ 1.28 ซอฟต์แวร์กราฟิก (Graphic Software)
7) ซอฟต์แวร์สื่อสารโทรคมนาคม (Telecommunication Software) ถ้าผใู้ ชต้ อ้ งการตดิ ต่อกับ
คอมพิวเตอร์ที่อยูห่ า่ งไกลออกไป สามารถทำไดโ้ ดยใช้ซอฟต์แวรส์ ำหรับตดิ ตอ่ สื่อสารข้อมูล ซอฟต์แวร์ประเภทน้จี ะ
จำลองเคร่ืองคอมพวิ เตอร์ใหเ้ ปน็ เทอร์มินลั (terminal) ทสี่ ามารถติดต่อไปยงั ระบบคอมพิวเตอร์ขนาดใหญท่ ี่มผี ูใ้ ช้
หลายคนได้ โดยใช้สายโทรศัพท์การโทรตดิ ต่อและเมื่อตดิ ตอ่ ได้แลว้ กจ็ ะสามารถใช้งานระบบตา่ ง ๆ ที่อยู่ในเครือ่ ง
น้นั ได้เสมือนกับนง่ั ใช้เครอ่ื งอย่ขู า้ ง ๆ เครื่องทเี่ ราติดตอ่ ไป การใช้งานท่ีไดร้ ับความนิยมในปัจจบุ ัน เชน่ ร่วมคยุ กบั
กลุ่มท่สี นใจเร่ืองเดยี วกัน แลกเปล่ียนจดหมายกับผู้อื่นในระบบ หรือแมก้ ระทงั่ จองต๋ัวเคร่ืองบนิ และจองโรงแรม
ผา่ นทางจอคอมพวิ เตอร์ เปน็ ตน้

ภาพที่ 1.29 ซอฟต์แวรส์ ่ือสารโทรคมนาคม (Telecommunication Software)
1.2 ระบบการประมวลภาพ (Image Processing System) เปน็ ระบบท่ีมกี ารประมวลผลโดยอาศยั
รูปภาพ โดยการอาศยั อุปกรณใ์ นการสแกนภาพเขา้ ไปในคอมพิวเตอร์

ภาพท่ี 1.30 ระบบการประมวลภาพ (Image Processing System)

1.3 การทำสำเนาเอกสาร (Reprographics) เปน็ กระบวนการทำสำเนาเอกสารตา่ ง ๆ เพ่อื ทจี่ ะ
สามารถแจกจ่ายเอกสารให้กับผู้ทีเ่ กี่ยวขอ้ งได้รวดเร็ว

ภาพที่ 1.31 การทำสำเนาเอกสาร (Reprographics)
1.4 หน่วยเก็บขอ้ มลู ถาวร (Archival Storage) ปจั จุบันเอกสารต่าง ๆ ได้ถูกเก็บบันทึกไวใ้ น
คอมพิวเตอรโ์ ดยเฉพาะหน่วยเก็บข้อมูลสำรอง เช่น จานแม่เหล็ก (Disk) แผน่ แมเ่ หล็ก (Diskette) เทปแมเ่ หลก็

ภาพท่ี 1.32 หนว่ ยเก็บข้อมูลถาวร (Archival Storage)
2. ระบบจัดการขา่ วสาร

2.1 ไปรษณีย์อเิ ลค็ ทรอนคิ ส์ (Electronic mail : E-mail) การสง่ ขา่ วสารไปยงั บคุ คลอนื่ โดยอาศัย
เคร่อื งคอมพวิ เตอร์ โมเด็ม และส่ือในการติดต่อ เชน่ สายโทรศพั ท์และอาศัยที่อยู่ในรูปของไปรษณีย์อิเลค็ ทรอนิคส์
เชน่ [email protected] สมคั รเป็นสมาชิกกบั เว็บไซต์ท่ใี ห้บรกิ าร ในปัจจบุ ันมเี วบ็ ไซด์ทีใ่ หบ้ รกิ ารฟรี เชน่
http://www.ikool.com http://www.yahoo.comhttp://www.hotmail.com

ภาพท่ี 1.33 ไปรษณยี ์อิเล็คทรอนคิ ส์ (Electronic mail : E-mail)

2.2 กระดานข่าว (Web Board) การฝากขา่ วสารผา่ นทางเครือขา่ ยถึงผ้รู บั เป็นบริการอกี รปู แบบ
หนึ่งซ่งี ผู้สนใจสามารถเข้าไปอา่ นและแสดงความคดิ เหน็ ได้ กระดานข่าวสามารถใช้ได้ทั้งอนิ เทอร์เนต็ และ
อนิ ทราเนต็

ภาพที่ 1.34 กระดานข่าว (Web Board)
2.3 ไปรษณียเ์ สียง (Voice mail) เป็นระบบท่ชี ว่ ยเก็บเสียงพดู ของผูใ้ ชโ้ ทรศัพทท์ ่ีตดิ ต่อเข้ามา โดยท่ี
เราไม่อยูท่ ี่โตะ๊ ทำงานหรือสำนักงาน

ภาพที่ 1.35 ไปรษณีย์เสียง (Voice mail)
2.4 โทรสาร (Facsimile) เปน็ เครือ่ งมอื ทใ่ี ช้ในการสง่ ข้อความ รปู ภาพ จากทห่ี นงึ่ ไปยงั อีกที่หนง่ึ
โดยอาศัยเครื่องโทรสารและสายโทรศัพท์

ภาพที่ 1.36 โทรสาร (Facsimile)

3. ระบบประชุมทางไกล
3.1 การประชมุ ด้วยเสียง (Audio teleconferencing) เป็นการประชมุ ทางไกลหรอื การตดิ ตอ่ สื่อสาร

ทางไกล โดยคสู่ นทนาจะสามารถได้ยนิ แตเ่ พียงผู้ทเี่ ก่ยี วข้องในการประชุมเทา่ นัน้

ภาพท่ี 1.37 การประชุมด้วยเสียง (Audio teleconferencing)
3.2 การประชุมด้วยภาพ (Video teleconferencing) เป็นการประชมุ ทางไกล โดยผรู้ ว่ มประชมุ
สามารถทจ่ี ะตดิ ต่อพูดคุยกนั ได้ โดยผสู้ นทนาจะได้ยนิ เสียงและภาพของคู่สนทนาในขณะท่มี ีการประชุม

ภาพที่ 1.38 การประชมุ ดว้ ยภาพ (Video teleconferencing)
3.3 โทรทัศนภ์ ายใน (In house television) เปน็ เครอ่ื งมือทใ่ี ชใ้ นการตดิ ต่อทางธรุ กจิ โดยสำนักงาน
จะมกี ารกระจายข่าวให้สมาชิกเพ่ือเอื้ออำนวยในการติดต่อสั่งซ้อื สินคา้ โดยผ่านโทรทัศน์ทเ่ี ป็นชว่ งสถานีของสำนกั
นน้ั

ภาพที่ 1.39 โทรทศั น์ภายใน (In house television)

3.4 การทำงานทางไกล (Telecommuting) เป็นเทคโนโลยีท่ใี ช้ตดิ ต่อระหว่างบ้านกับสำนกั งาน
โดยผ้ปู ฏบิ ัติงานสามารถปฏิบัตงิ านทบี่ า้ นแล้วส่งงานดังกล่าวไปยงั ทีท่ ำงาน ผู้ใชส้ ามารถเชอ่ื มต่อคอมพวิ เตอรข์ อง
ตนเองเข้ากบั คอมพิวเตอรข์ องสำนกั งานเพือ่ เขา้ ไปใชโ้ ปรแกรม

ภาพท่ี 1.40 การทำงานทางไกล (Telecommuting)
4. ระบบสนบั สนนุ สำนักงาน

4.1 ระบบเครือข่าย (Network)
1) อนิ ทราเน็ต (Intranet) คอื ระบบเครอื ขา่ ยภายในองค์กร

ภาพท่ี 1.41 อนิ ทราเนต็ (Intranet)
2) อินเทอรเ์ นต็ (Internet) คือ ระบบเครอื ข่ายผ้ใู ช้สามารถทราบขอ้ มลู ทตี่ ้องการจากทั่วโลกไดโ้ ดย
ไมจ่ ำกัดผู้ใช้งาน

ภาพท่ี 1.42 อนิ เทอรเ์ น็ต (Internet)

4.2 ระบบแสงสวา่ ง แสงสวา่ งที่พอเหมาะจะมีส่วนชว่ ยใหผ้ ูป้ ฏบิ ัติงานปฏิบัตงิ านไดด้ ีขึน้ ลดความเม่ือยล้า
ของดวงตาลง

ภาพที่ 1.43 ระบบแสงสว่าง
4.3 ระบบไฟฟา้ เครอื่ งควบคุมแรงดนั ไฟฟา้ (Voltage Stabilizer) เครอ่ื งรักษาสภาพไฟฟา้ (Line
Conditioner) และเคร่ืองสำรองไฟ (Uninteruptable Power system) เป็นต้น

ภาพที่ 1.44 ระบบไฟฟา้
4.4 ระบบรกั ษาความปลอดภัย หมายรวมถึง การป้องกนั อัคคีภัย การโจรกรรม และการทจุ รติ ในการ
ทำงาน เช่น อุปกรณ์ตรวจสอบผูท้ ผ่ี า่ นเข้า-ออก โดยใช้บตั รผ่าน โทรทัศน์วงจรปิด

ภาพท่ี 1.45 ระบบรักษาความปลอดภยั

4.5 การวางผงั ห้องทำงาน การวางผังอปุ กรณ์สำนักงานและโตะ๊ ทำงานให้อย่ใู นตำแหนง่ ที่เหมาะสม
มลี ำดบั โตะ๊ ตามสายงาน จะช่วยให้การทำงานสะดวกรวดเร็วขน้ึ

ภาพที่ 1.46 การวางผงั ห้องทำงาน

แหล่งอา้ งอิง

https://sites.google.com/a/chauatwit.ac.th/
http://www.rpg8.ac.th/e-com/p3.html
http://552110282nutkamonoparakeaw.blogspot.com/2013/02/ict-in-organization.html
https://sites.google.com/site/mikemild456/
https://wanutter.wordpress.com/
https://sites.google.com/site/guntigamungmee/khwam-hmay-khxng-rabb-sarsnthes
https://sites.google.com/site/kruticha/bth-reiyn/ngan-thurkic/hnwy-
https://sites.google.com/site/meejoei8/khwam-hmay-khxng-thekhnoloyi-sarsnthes
https://vipbos2009.wordpress.com/
https://sites.google.com/site/sofrware59/1-porkaerm-thang-dan-word-processor
https://seo-web.aun-thai.co.th/services/web-creative/desktop-publishing/
https://sujipa.wordpress.com/2014/08/10/