M u k a S u r a t 1 | 25 SENARAI TUGAS UNIT PENTADBIRAN, BAHAGIAN PENGURUSAN JKN TERENGGANU BERKUATKUASA 1 JANUARI 2024
M u k a S u r a t 2 | 25 KANDUNGAN BIL KANDUNGAN MUKASURAT FUNGSI UNIT PENTADBIRAN 4 1.0 Ketua Unit Pentadbiran Nurul Aqilah Binti Mohd Redzuan Penolong Pengarah Gred M41 5 2.0 SUB UNIT PENTADBIRAN AM 2.1 Mazlinah binti Manap Ketua Penolong Pegawai Tadbir Gred N36 7 2.2 Rusli Bin Ismail Pembantu Tadbir Kanan Gred (PT/PO) N26 (TBK2) 8 2.3 Nazwa Muliani Binti Ramli Pembantu Tadbir (PT/PO) Gred N22 (TBK) 9 2.4 Eminorshahida Binti Mamat Pembantu Tadbir (PT/PO) Gred N22 (TBK) 10 2.5 Pemandu Kenderaan Gred H16/ H14 /H11 11 3.0 SUB UNIT PENGURUSAN PEJABAT 3.1 En. Din bin Hussain Ketua Penolong Pegawai Tadbir N36 13 3.2 Karimah Binti Abdullah Pembantu Tadbir (PT/PO) Gred N22 (TBK) 14 3.3 Ahmad Yusri Bin Omar Pembantu Tadbir (PT/PO) Gred N22 (TBK) 14 3.4 Siti Mariam Binti Mazlan Pembantu Tadbir (PT/PO) Gred N19 MYSTEP 15 3.5 Muhammad Khairil Izzat Bin Ramli Pembantu Tadbir (PT/PO) Gred N19 MYSTEP 15 3.6 Kekosongan Belum Diisi Pembantu Operasi Gred N16 16 3.7 Zurina binti Mamat Pembantu Operasi Gred N14 16 3.8 Shaiful Ramadhan Bin Ismail Pembantu Operasi Gred N11 17 3.9 Tengku Zaki Bin Tengku Yahya Pembantu Operasi Gred N11 17 3.10 Musalmah Binti Mohd Zaid Pembantu Operasi Gred N11 17 3.11 Norul Fadli bin Rapin Pembantu Operasi Gred N11 18 3.12 Nor Shaufik bin Mohd Nor Pembantu Operasi Gred N11 18
M u k a S u r a t 3 | 25 BIL KANDUNGAN MUKASURAT 3.13 Mohamad Hafizuddin bin Sani Pembantu Awam Gred H11 19 3.14 Mohd Fairul Azmie bin Mohd Dalim Pemandu Kenderaan Gred H11 19 4.0 SUB UNIT PERHUBUNGAN AWAM 4.1 Kosong Penolong Pegawai Tadbir N29 20 4.2 Kosong Ketua Pembantu Tadbir Kanan N28 21 4.3 Mas Lela Ayu Binti Md.Sharif Pembantu Tadbir Gred N19 22 4.4 Siti Nor Syahidah Binti Ismail Pembantu Tadbir Gred N19 23 4.5 Muhammad Syafiq Syamim Bin Zullkeply Pembantu Tadbir Gred N19 MYSTEP 24 4.6 Nor Hidayah Binti Ismail Pegawai Khidmat Pelanggan N19 24 4.7 Sharifah Fathima Binti Syed Shari Pegawai Khidmat Pelanggan N19 25 Disediakan Oleh Ketua Unit Dan Semua Penyelia Unit Pentadbiran, Bahagian Pengurusan JKN Terengganu Tarikh Kemaskini : 01.12.2023
M u k a S u r a t 4 | 25 FUNGSI UNIT PENTADBIRAN, BAHAGIAN PENGURUSAN JKN TERENGGANU Bertanggungjawab dan memastikan pengurusan pejabat, urusan pentadbiran am dan perhubungan pelanggan/ awam serta sistem penyampaian dijalankan dengan teratur dan sempurna; FUNGSI UNIT PENTADBIRAN AM • Mengurus penggunaan dan penyelenggaraan serta kemalangan kenderaan jabatan • Mengurus permohonan rumah kuarters dan pertukaran fungsi kuarters • Mengurus pencalonan penganugerahan darjah kebesaran, bintang dan pingat • Mengurus permohonan bagi rombongan Haji bagi Anggota Perubatan Malaysia ke Arab Saudi (Musim Haji) dari semua PTJ • Mengurus permohonan bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih untuk kegunaan rasmi • Mengurus permohonan perjalanan ke luar negara atas urusan rasmi dan persendirian • Menyelaras perancangan strategik bahagian pengurusan • Melaksanakan urusan pentadbiran am pejabat FUNGSI UNIT PENGURUSAN PEJABAT • Mengurus surat, rekod, dokumen dan sistem fail serta Digital Document Management System (DDMS) jabatan • Memantau dan mengurus rekod kehadiran dan menyediakan laporan kehadiran kakitangan • Mengurus perolehan Unit Pentadbiran (pembelian terus/ kontrak dan lain-lain) • Mengurus kontrak penyewaan dan perkhidmatan pejabat serta ruang pejabat • Mengurus lantikan Pegawai Pengelas mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972 bagi peringkat jabatan. • Mengurus perkhidmatan pos, telefon termasuk penyelenggaraan/ kerosakan aset dan ruang pejabat • Menyelaras keselamatan pejabat/ bangunan, keselesaan ruang pejabat dan memastikan kawasan sekitarnya bersih dan kemas FUNGSI UNIT PERHUBUNGAN AWAM • Menjadi Pegawai Perhubungan Awam dan Penyelaras Aduan di JKN Terengganu • Merancang, menyelaras, memantau dan melaksanakan majlis-majlis di peringkat Bahagian Pengurusan dan Jabatan • Membuat hebahan dan informasi termasuk membolehkan Ketua Jabatan menyampaikan amanat dan maklumat semasa, di samping mengeratkan hubungan di antara warga di jabatan • Mengurus setia mesyuarat yang melibatkan Pengarah Kesihatan Negeri dan Pengurusan Tertinggi • Menguruskan pelantikan dan pengemaskinian Ahli Lembaga Pelawat Hospital
M u k a S u r a t 5 | 25 SENARAI TUGAS UNIT PENTADBIRAN, BAHAGIAN PENGURUSAN JKN TERENGGANU BERKUATKUASA 1 JANUARI 2024 BIL NAMA SENARAI TUGAS 1.0 Ketua Unit Pentadbiran Nurul Aqilah Binti Mohd Redzuan Penolong Pengarah Gred M41 • Menyemak semua surat/ dokumen yang diterima dan menyerahkannya kepada penyelia untuk makluman dan tindakan sub unit masing- masing dengan kadar segera. • Menyediakan minit mesyuarat dan slide pembentangan bagi mesyuarat yang melibatkan Pengarah Kesihatan Negeri Dan Pengurusan Tertinggi. o Mesyuarat Pengurusan Tertinggi JKNT o Mesyuarat Khas PKN bersama PTJ o Mesyuarat Perancangan Strategik Jabatan (JKNT) o Mengurus setia Mesyuarat Jawatankuasa Komunikasi Strategik • Menyelaras dan memantau program-program rasmi jabatan termasuk lawatan menteri dan pegawai- pegawai kanan KKM/ kerajaan. • Memantau dan memastikan Pengurusan Aduan Pelanggan KKM melalui SiSPAA iaitu sistem aduan awam yang dibangunkan oleh Biro Pengaduan Awam (BPA) berjalan dengan lancer. • Memantau dan memastikan pengurusan surat, rekod dan sistem fail jabatan dilaksanakan dengan teratur dan berkesan. • Memantau dan memastikan pengurusan kenderaan kerajaan diuruskan dengan teratur. • Merancang dan memantau sistem penyampaian perkhidmatan dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi pekeliling yang sedang berkuatkuasa:- o Perkhidmatan kaunter sesuai, mesra pelanggan dan menepati peraturan yang ditetapkan o Perkhidmatan telefon berkualiti o Sistem dan prosedur kerja teratur, jelas dan difahami o Penggunaan borang- borang permohonan memenuhi kehendak dan tujuan
M u k a S u r a t 6 | 25 BIL NAMA SENARAI TUGAS • Menyediakan talking point bagi mesyuarat, kursus dan program (jika berkaitan) bagi semua sub unit di bawah Unit Pentadbiran. • Memantau tugasan bagi semua Sub Unit Pentadbiran supaya semua urusan berjalan dengan lancar dan teratur. • Lain- lain tugas yang diarahkan dari masa kesemasa
M u k a S u r a t 7 | 25 BIL NAMA SENARAI TUGAS 2.0 SUB UNIT PENTADBIRAN AM 2.1 Sub Unit Pentadbiran Am Mazlinah binti Manap Ketua Penolong Pegawai Tadbir Gred N36 • Menyelaras pengurusan kenderaan kerajaan JKN Terengganu diuruskan sebagaimana pekeliling WP. 4.1 termasuk mesyuarat berkaitan dengan pengurusan kenderaan o Bekalan bahan api kenderaan o Sistem bayaran Tol o Pengurusan buku log o Notis kesalahan lalulintas/ saman o Mengurusetia Mesyuarat Pengurusan Kenderaan Bersama Pegawai Kenderan Dan Penyelia Bagi Urusan Kenderaan (Bahagian Pengurusan PTJ) • Menyelaras dan memastikan kemalangan yang melibatkan kenderaan kerajaan diuruskan sebagaimana Pekeliling WP 4.2 • Menyelaras dan menguruskan perumahan (kuarters) kerajaan o Menyelaras pelaporan dan data berkaitan kemudahan perumahan (kuarters) bagi semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang berada di bawah kawalan JKN Terengganu o Menguruskan permohonan bagi kelulusan penukaran fungsi kuarters o Mengurus dan memanjangkan permohonan menduduki perumahan kerajaan bagi pegawai dan kakitangan di Ibu Pejabat JKN Terengganu. • Menyelaras dan menguruskan pencalonan penganugerahan darjah kebesaran, bintang dan pingat bagi JKN Terengganu termasuk mengurus setia mesyuarat sekiranya perlu bagi tujuan pemilihan. o Peringkat Negeri Terengganu sempena ulang tahun hari keputeraan Kebawah Duli Yang Maha Mulia Sultan Terengganu o Peringkat persekutuan dan negeri-negeri persekutuan di bawah Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) • Menyelaras dan menguruskan permohonan sebagai petugas bagi menganggotai rombongan petugas haji perubatan ke tanah suci Mekah termasuk mengurus setia mesyuarat bersama Pengarah Kesihatan Negeri (PKN) sekiranya perlu untuk menyokong atau tidak permohonan sebelum dipanjangkan kepada pihak KKM. • Menyelaras permohonan dan kelulusan bagi kemudahan bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih untuk kegunaan rasmi.
M u k a S u r a t 8 | 25 • Menyelaras dan menguruskan permohonan perjalanan ke luar negara atas urusan rasmi dan persendirian • Melaksana dan mengurus setia Mesyuarat Pelan Strategik Bahagian Pengurusan o Mendapatkan maklumbalas berkaitan perancangan pelan strategik setiap unit di Bahagian Pengurusan o Penyediaan buku bagi perancangan pelan strategik Bahagian Pengurusan • Melaksana dan menjayakan Kursus Team-Building Bahagian Pengurusan JKN Terengganu. • Menyelaras program-program selari dengan pelaksanaan KOSPEN Plus di kalangan pegawai dan kakitangan Bahagian Pengurusan o Melaksanakan pemeriksaan kesihatan o Aktiviti-akviti kecergasan dan pendidikan kesihatan • Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. 2.2 Sub Unit Pentadbiran Am Rusli Bin Ismail Pembantu Tadbir Kanan Gred N26 (TBK2) • Dilantik sebagai Pegawai Kenderaan di IPJKNT yang menguruskan penggunaan kenderaan kerajaan iaitu kereta rasmi jawatan dan kenderaan jabatan termasuk mendapat kelulusan bagi pengubahsuaian spesifikasi/ tambahan aksesori sebagaimana pekeliling WP. 4.1. • Menerangkan tanggungjawab pemandu kepada semua pemandu di bawah seliaannya. • Menyelia dan memberi perhatian kepada aspek keselesaan, tatasusila dan kebajikan pemandu serta menguruskan pemeriksaan kesihatan pemandu sekiranya perlu; • Menyediakan jadual harian pergerakan pemandu di Bahagian Pengurusan. • Menguruskan perolehan dan kawalan sistem perekodan dan pengurusan fleet kenderaan berkaitan bekalan bahan api menggunakan kad inden minyak dan penggunaan Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Kenderaan. • Menyemak penggunaan bahan api (kad inden minyak) bagi kenderaan rasmi jawatan supaya tidak melebihi kadar penggunaan yang telah diluluskan. • Menguruskan perolehan dan kawalan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit menggunakan Buku Rekod Pergerakan Dan Penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit.
M u k a S u r a t 9 | 25 • Mengawal penggunaan kenderaan dengan memastikan Buku Log sentiasa dikemas kini oleh pemandu bagi setiap perjalanan, penyenggaraan dan setiap notis kesalahan lalulintas. • Menguruskan notis kesalahan lalulintas/ saman supaya tiada tunggakan saman bagi kenderaan kerajaan di bawah IPJKN Terengganu • Memastikan bahawa semua tindakan diambil apabila berlaku kemalangan sebagaimana yang dikehendaki di dalam WP4.2 • Membantu supaya semua dokumen berkaitan kemalangan pengurusan kemalangan yang melibatkan kenderaan kerajaan di IPJKNT dan semua (PTJ) dapat dikemukakan dengan lengkap dan dalam tempoh yang ditetapkan ke Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP) dan Penasihat Undang-Undang (PUU) KKM sebagaimana Pekeliling WP 4.2. • Menguruskan pemeriksaan dan penyelenggaran berkala/ pembaikian bagi kenderaan jabatan serta menyemak kos penyenggaraan dan pembaikan kenderaan. Sekiranya kos tersebut meragukan, laporan hendaklah dibuat kepada Ketua Jabatan untuk dirujuk kepada Woksyop Kerajaan bagi mendapatkan laporan teknikal dan syor mengenai masalah tersebut; • Membantu mengurusetia Mesyuarat Pengurusan Kenderaan Bersama Pegawai Kenderan Dan Penyelia Bagi Urusan Kenderaan (Bahagian Pengurusan di Pusat Tanggungjawab yang berada di bawah kawalan JKNT) • Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. 2.3 Sub Unit Pentadbiran Am Nazwa Muliani Binti Ramli Pembantu Tadbir (PT/PO) Gred N22 (TBK) • Membantu menyediakan jadual harian pergerakan pemandu di Bahagian Pengurusan termasuk urusan permohonan penggunaan kenderaan melalui ekenderaan. • Membantu menyemak penggunaan kad inden minyak supaya:- o Setiap transaksi pembelian dicatitkan di dalam Buku Log kenderaan berkenaan; o Resit bagi setiap transaksi disimpan untuk tujuan semakan dan pengesahan; dan o Trransaksi pembelian adalah selari dengan laporan yang dikeluarkan oleh pembekal.
M u k a S u r a t 10 | 25 o Pengesahan oleh pemandu dengan menandatanggani setiap transaksi pembelian di dalam penyata bulanan yang dikeluarkan oleh pembekal. • Membantu dan memproses semua urusan penyelenggaraan kenderaan jabatan termasuk membuat pelawaan sebutharga dan mengemaskini rekod penyelenggaraan kenderaan di dalam Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPPA). • Membantu urusan saman yang melibatkan kenderaan kerajaan. • Membantu mengurus setia mesyuarat, kursus dan sebagainya di bawah Sub Unit Pentadbiran Am. • Membantu pelaksanaan pemeriksaan kesihatan dan aktiviti kecergasan selari dengan pelaksanaan KOSPEN Plus di kalangan pegawai dan kakitangan Bahagian Pengurusan. • Menggantikan tugas Ketua Pembantu Tadbir dan Pembantu Tadbir di bawah Sub Unit Pentadbiran Am semasa ketiadaan pegawai di pejabat. • Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. 2.4 Sub Unit Pentadbiran Am Eminorshahida Binti Mamat Pembantu Tadbir (PT/PO) Gred N22 (TBK) • Membantu menguruskan perumahan (kuarters) kerajaan o Menyediakan pelaporan dan data berkaitan kemudahan perumahan (kuarters) bagi semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang berada di bawah kawalan JKN Terengganu o Menguruskan permohonan bagi kelulusan penukaran fungsi kuarters o Mengurus dan memanjangkan permohonan menduduki perumahan kerajaan bagi pegawai dan kakitangan di Ibu Pejabat JKN Terengganu. • Menguruskan pencalonan penganugerahan darjah kebesaran, bintang dan pingat bagi JKN Terengganu termasuk mengurus setia mesyuarat sekiranya perlu bagi tujuan pemilihan. o Peringkat Negeri Terengganu sempena ulang tahun hari keputeraan Kebawah Duli Yang Maha Mulia Sultan Terengganu o Peringkat persekutuan dan negeri-negeri persekutuan di bawah Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) • Menguruskan permohonan sebagai petugas bagi menganggotai rombongan petugas haji perubatan ke tanah suci Mekah termasuk mengurus setia mesyuarat bersama
M u k a S u r a t 11 | 25 Pengarah Kesihatan Negeri (PKN) sekiranya perlu untuk menyokong atau tidak permohonan sebelum dipanjangkan kepada pihak KKM. • Menguruskan permohonan dan kelulusan bagi kemudahan bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih untuk kegunaan rasmi. • Menguruskan permohonan perjalanan ke luar negara atas urusan rasmi dan persendirian. • Membantu mengurus setia mesyuarat, kursus dan sebagainya di bawah Sub Unit Pentadbiran Am. • Membantu pelaksanaan pemeriksaan kesihatan dan aktiviti kecergasan selari dengan pelaksanaan KOSPEN Plus di kalangan pegawai dan kakitangan Bahagian Pengurusan. • Menggantikan tugas Ketua Pembantu Tadbir dan Pembantu Tadbir di bawah Sub Unit Pentadbiran Am semasa ketiadaan pegawai di pejabat. • Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. 2.5 Sub Unit Pentadbiran Am Pemandu Kenderaan Gred H16/ H14 /H11 • Memastikan tempoh lesen memandu dan cukai jalan masih sah. • Memastikan kenderaan sentiasa dalam keadaan baik, bersih dan bersedia untuk pemanduan serta memaklumkan kepada Pegawai Kenderaan/ Penolong Pegawai Kenderaan jika berlaku sebarang kerosakan. o Memastikan paras bahan api, minyak pelincir, minyak brek, minyak stereng, minyak kotak gear, air radiator dan air alat kesar cermin mencukupi, paras air bateri mencukupi dan keadaan terminal bateri ketat serta bersih. o Memeriksa keadaan pendawaian (wiring), keadaan sistem kunci berpusat dan sistem penggera keselamatan serta lampu berfungsi sepenuhnya. o Memastikan tayar dalam keadaan baik dan tekanan angin mencukupi , tayar ganti dan peralatan/ perkakas asas termasuk kit bantuan kecemasan dan alat pemadam api adalah dalam keadaan yang baik. o Memastikan keadaan absorber dan suspension adalah baik. o Memeriksa keadaan sistem stereng dan pastikan brek berfungsi.
M u k a S u r a t 12 | 25 o Menentukan sistem hawa dingin dan sistem audio ditutup sebelum enjin dihidupkan atau ketika dimatikan. • Mengambil sedikit masa (sekurang-kurangnya 1 minit) untuk memanaskan enjin sebelum memulakan perjalanan. • Memastikan pergerakan kenderaan berdasarkan arahan Ketua Jabatan/ Pegawai Kenderaan dan pastikan jalan yang akan dilalui serta menepati masa atau berada di lokasi 10 minit lebih awal. • Memastikan pemandu dan penumpang memakai tali pinggang keledar semasa menaiki kenderaan. • Memandu mengikut undang-undang dan peraturan lalu lintas serta tidak memandu secara merbahaya serta menyimpan kenderaan dengan baik di tempat yang selamat. • Mengisi butiran Buku Log dengan betul dan kemas. • Memulangkan kunci kenderaan, kad inden dan kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit serta SmartTag kepada Pegawai Kenderaan. • Membuat laporan polis dalam tempoh 24 jam dan menandatangani Borang Laporan Kemalangan Kenderaan Malaysia (Borang Am 362A) pada muka surat ke 2 sekiranya kenderaan yang dipandu mengalami kemalangan.
M u k a S u r a t 13 | 25 BIL NAMA SENARAI TUGAS 3.0 SUB UNIT PENGURUSAN PEJABAT 3.1 Sub Unit Pengurusan Pejabat Kosong Penolong Pegawai Tadbir Kanan N32 (Diisi oleh penempatan sementara KPPT Hospital Dungun) En. Din bin Hussain Ketua Penolong Pegawai Tadbir N36 • Menyelaras pengurusan surat, rekod dan sistem fail jabatan dilaksanakan dengan teratur dan berkesan. o Bertanggungjawab ke atas pengurusan surat dan dokumen rasmi jabatan termasuk membuka dan mendaftar (surat keluar masuk) surat/ surat terperingkat. o Dilantik sebagai Pegawai Rekod Jabatan (PRJ). Melaksana dan memastikan urusan fail jabatan dari segi pengkelasan fail, pengkelasan perkara (tajuk fail) dan pengkodan serta pembukaan, penyimpanan, pergerakan dan pelupusan fail selari dengan pekeliling yang sedang berkuatkuasa. o Memastikan pelaksanaan rekod elektronik iaitu Digital Document Management System (DDMS) disenggara dan dilupus mengikut piawaian Jabatan Arkib Negara. o Membuat pelantikan pegawai pengelas, pegawai keselamatan jabatan, pegawai rekod/ penolong pegawai rekod/ pembantu tadbir rekod jabatan • Memantau, menyelenggara dan menyediakan pelaporan berkaitan rekod kehadiran pegawai selaras dengan pekeliling yang masih berkuatkuasa. • Melaksana dan menyelaras urusan perolehan Unit Pentadbiran (pembelian terus/ kontrak dan lain-lain) • Melaksana dan menyelaras aduan kerosakan (aset dan ruang pejabat) serta menyediakan laporan berkaitan kerosakan. • Menyelaras urusan keselamatan bangunan pejabat di Bahagian Pengurusan JKN Terengganu termasuk menghadiri mesyuarat berkaitan keselamatan dan sebagainya. • Penyelaras/ Wakil Bahagian Pengurusan bagi Jawatankuasa Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan Peringkat JKN Terengganu termasuk membantu urusan pengauditan ke Bahagian Pengurusan dan menghadiri mesyuarat berkaitan. • Mengurus setia Mesyuarat Bahagian Pengurusan JKN Terengganu Bersama Pegawai- Pegawai Pengurusan di PTJ (Penolong Pengarah, Pen. Pegawai Tadbir Dan Ketua Pembantu Tadbir) sebanyak 3 kali setahun.
M u k a S u r a t 14 | 25 BIL NAMA SENARAI TUGAS • Mengurus setia Mesyuarat Ketua Unit Bahagian Pengurusan termasuk penyediaan minit mesyuarat sebanyak 4 kali setahun • Memastikan semua pegawai dan kakitangan menandatangani perakuan berkaitan dengan akta rahsia rasmi 1972 dan sesalinan difailkan. • Menyelaras urusan permohonan tempahan Bilik Mesyuarat • Menyelaras urusan permohonan Kad Pengenalan Jabatan • Menyelaras permohonan pelekat Pakir (Parking) kenderaan di Wisma persekutuan bagi kakitangan IPJKNT. • Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. 3.2 Sub Unit Pengurusan Pejabat Karimah Binti Abdullah Pembantu Tadbir (PT/PO) Gred N22 (TBK) • Mengguruskan urusan perolehan Unit Pentadbiran (kontrak, pembelian terus dan lain-lain) o Kontak bagi sewaan ruang pejabat, mesin fotostat dan lain-lain kontrak di bawah tanggungjawab Bahagian Pengurusan o Bekalan Am (tanda nama, cop nama dan jawatan pegawai o Perkhidmatan makan-minum mesyuarat bagi semua mesyuarat/ kursus/ program rasmi jabatan yang berada di bawah tanggungjawab Unit Pentadbiran. o Aset dan kerja-kerja pembaikian aset o Lain-lain bekalan, keperluan dan perkhidmatan Bahagian Pengurusan seperti mesin franking, air minuman, sara ubat/ alat/ perkhidmatan dan rawatan. • Membantu dan menguruskan aduan kerosakan aset dan ruang pejabat (kecuali kenderaan) dan lain-lain yang berkaitan serta menyediakan laporan berkaitan kerosakan. • Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. 3.3 Sub Unit Pengurusan Pejabat Ahmad Yusri Bin Omar Pembantu Tadbir (PT/PO) Gred N22 (TBK) • Membantu urusan keselamatan bangunan pejabat di Bahagian Pengurusan JKN Terengganu termasuk menghadiri mesyuarat berkaitan keselamatan dan sebagainya. • Membantu Penyelaras/ Wakil Bahagian Pengurusan bagi Jawatankuasa Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan Peringkat JKN Terengganu termasuk membantu urusan pengauditan ke Bahagian Pengurusan dan menghadiri mesyuarat berkaitan.
M u k a S u r a t 15 | 25 BIL NAMA SENARAI TUGAS • Dilantik sebagai Pegawai Rekod Jabatan termasuk menyediakan surat pelantikan pegawai pengelas, pegawai keselamatan jabatan, pegawai rekod/ penolong pegawai rekod jabatan / pembantu tadbir rekod jabatan. • Membantu mengurus setia mesyuarat yang dipertanggungjawabkan di bawah Sub Unit Pengurusan Pejabat o Mesyuarat Bahagian Pengurusan JKN Terengganu Bersama Pegawai- Pegawai Pengurusan di PTJ (Penolong Pengarah, Pen. Pegawai Tadbir Dan Ketua Pembantu Tadbir) o Mesyuarat Ketua Unit Bahagian Pengurusan • Membuat edaran borang Akta Rahsia Rasmi 1972 penjawat awam pada setiap tahun. • Menyelaras urusan permohonan Kad Pengenalan Jabatan. • Menyelaras permohonan pelekat Pakir (Parking) kenderaan di Wisma persekutuan bagi kakitangan IPJKNT. • Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. 3.4 Sub Unit Pengurusan Pejabat Siti Mariam Binti Mazlan Pembantu Tadbir (PT/PO) Gred N19 MYSTEP • Membantu urusan berkaitan rekod kehadiran pegawai selaras dengan pekeliling yang masih berkuatkuasa. o Menyediakan kad perakam waktu o Menyediakan jadual bertugas perakam waktu o Menyediakan pelaporan bulanan Bahagian Pengurusan o Mengumpul/ kompilasi pelaporan bulanan kad perakam waktu dari semua Bahagian dan PTJ. • Menyelaras urusan permohonan tempahan bilik mesyuarat. • Mengemas dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan selepas mesyuarat serta memastikan peralatan di bilik mesyuarat disenggarakan dengan baik. • Mengemas dan menyusun atur bilik fail. 3.5 Sub Unit Pengurusan Pejabat Muhammad Khairil Izzat Bin Ramli Pembantu Tadbir (PT/PO) Gred N19 MYSTEP ● Menguruskan fail jabatan dari segi pengkelasan fail, pengkelasan perkara (tajuk fail) dan pengkodan serta pembukaan, penyimpanan, pergerakan dan pelupusan fail selari dengan pekeliling yang sedang berkuatkuasa. • Menguruskan rekod elektronik iaitu Digital Document Management System (DDMS) disenggara dan dilupus mengikut piawaian Jabatan Arkib Negara.
M u k a S u r a t 16 | 25 BIL NAMA SENARAI TUGAS ● Mengemas dan menyusun atur bilik fail agar sentiasa kemas dan bersih • Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. 3.6 Sub Unit Pengurusan Pejabat Kekosongan Belum Diisi Pembantu Operasi Gred N16 • Menyelia tugas-tugas semua Pembantu Operasi di Unit Pentadbiran • Membantu memproses urusan pengendalian fail di bilik fail (pendaftaran/ pembukaan/ penutupan/ penyusunan). • Membantu memproses urusan pelupusan fail. • Membantu menjalankan urusan pengendalian dan penjagaan stor pelupusan fail di UPK, KK Seberang Takir supaya kemas dan bersih. • Melaksanakan tugas penyampaian atau kutipan surat/ dokumen/ saman/ notis dengan sempurna, cekap dan berkesan ke lokasi:- o Unit Kejuruteraan Negeri, JKN Terengganu o Pejabat Pos o Lain- lain yang diperlukan • Membantu menjalankan urusan membuka dan menutup pintu pejabat. • Membantu mengecap bayaran pos pada surat-surat yang kena bayar menggunakan mesin Frangki. • Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa 3.7 Sub Unit Pengurusan Pejabat Zurina binti Mamat Pembantu Operasi Gred N14 ● Menyediakan jadual bertugas untuk semua Pembantu Operasi Bahagian Pengurusan: o Membuka dan menutup pejabat o Mengambil dan menghantar surat-menyurat di pejabat pos ● Membantu menjalankan urusan edaran surat/ fail dari Bilik PKN ke semua TPKN. ● Membantu menjalankan urusan mengambil/ menerima surat-surat daripada PTJ (dari pigeon hole PKN) ● Membantu memproses urusan surat keluar sama ada secara pos laju atau pos biasa atau berdaftar.
M u k a S u r a t 17 | 25 BIL NAMA SENARAI TUGAS ● Membantu PA PKN memproses urusan surat menyurat, fail dan lain-lain. ● Membuka dan menutup pintu pejabat. ● Membantu mengecap bayaran pos pada surat-surat yang kena bayar menggunakan mesin Frangki. ● Membantu menjalankan urusan mengambil surat/ fail daripada bilik pegawai di Bahagian Pengurusan. ● Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. 3.8 Sub Unit Pengurusan Pejabat Shaiful Ramadhan Bin Ismail Pembantu Operasi Gred N11 • Mengurus dan merekod surat-menyurat dan dokumen keluar samada melalui pos laju/ pos biasa pada hari yang sama diterima. ● Membuka dan menutup pintu pejabat. • Mengambil dan menghantar surat di Pejabat Pos. ● Membantu mengecap bayaran pos pada surat-surat yang kena bayar menggunakan mesin Frangki. • Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. 3.9 Sub Unit Pengurusan Pejabat Tengku Zaki Bin Tengku Yahya Pembantu Operasi Gred N11 ● Mengurus dan merekod data surat masuk, dokumen rasmi jabatan serta surat terperingkat ke dalam komputer. ● Memproses urusan edaran surat dalaman. ● Menyediakan laporan bulanan berdasarkan data yang dikemaskini ke dalam komputer. • Membuka dan menutup pintu pejabat. • Mengambil dan menghantar surat di Pejabat Pos. • Membantu mengecap bayaran pos pada surat-surat yang kena bayar menggunakan mesin Frangki. ● Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. 3.10 Sub Unit Pengurusan Pejabat Musalmah Binti Mohd Zaid Pembantu Operasi Gred N11 ● Mengendalikan urusan fail jabatan dari segi pengkelasan fail, pengkelasan perkara (tajuk fail) dan pengkodan termasuk urusan seperti di bawah selari dengan pekeliling yang sedang berkuatkuasa. o Pendaftaran dan pembukaan,
M u k a S u r a t 18 | 25 BIL NAMA SENARAI TUGAS o Penyimpanan, o Pergerakan dan o Pelupusan fail • Membuka dan menutup pintu pejabat. • Mengambil dan menghantar surat di Pejabat Pos. • Membantu mengecap bayaran pos pada surat-surat yang kena bayar menggunakan mesin Frangki. ● Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. 3.11 Sub Unit Pengurusan Pejabat Norul Fadli bin Rapin Pembantu Operasi Gred N11 • Menguruskan keluar masuk surat/ fail daripada bilik pegawai (Unit Sumber Manusia/ UPPA). • Menguruskan edaran surat dalaman. • Membuka dan menutup pintu pejabat. • Mengambil dan menghantar surat di Pejabat Pos. • Membantu mengecap bayaran pos pada surat-surat yang kena bayar menggunakan mesin Frangki. • Pengganti Bilik Mesin sekiranya anggota Bilik Mesin bercuti / berkursus. • Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. 3.12 Sub Unit Pengurusan Pejabat Nor Shaufik bin Mohd Nor Pembantu Operasi Gred N11 ● Menguruskan keluar masuk surat/ fail daripada bilik pegawai (Pentadbiran/ Kewangan/ TPKN (U)). ● Menguruskan edaran surat dalaman. ● Menghantar surat ke Unit JON. • Membuka dan menutup pintu pejabat. • Mengambil dan menghantar surat di Pejabat Pos. • Membantu mengecap bayaran pos pada surat-surat yang kena bayar menggunakan mesin Frangki. • Pengganti Bilik Mesin sekiranya anggota Bilik Mesin bercuti / berkursus. • Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.
M u k a S u r a t 19 | 25 BIL NAMA SENARAI TUGAS 3.13 Sub Unit Pengurusan Pejabat Mohamad Hafizuddin bin Sani Pembantu Awam Gred H11 ● Membantu memproses urusan pengendalian fail di bilik fail (pendaftaran/ pembukaan/ penutupan/ penyusunan). ● Membantu memproses urusan pelupusan fail. ● Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. 3.14 Sub Unit Pengurusan Pejabat Mohd Fairul Azmie bin Mohd Dalim Pemandu Kenderaan Gred H11 ● Membantu memproses urusan salinan dokumen atau bahan-bahan bertulis. ● Membantu memproses urusan menjilid salinan dokumen/ nota/ buku dan laminate dokumen/ sijil. ● Membantu menjalankan urusan keperluan kelengkapan di bilik mesin. ● Membantu menjalankan urusan menjaga kebersihan bilik mesin setiap hari. ● Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.
M u k a S u r a t 20 | 25 BIL NAMA SENARAI TUGAS 4.0 SUB UNIT PERHUBUNGAN AWAM 4.1 Sub Unit Perhubungan Awam Kosong Penolong Pegawai Tadbir N29 • Melaksana dan menyelaras Pengurusan Aduan Pelanggan KKM melalui SiSPAA iaitu sistem aduan awam yang dibangunkan oleh Biro Pengaduan Awam (BPA). o Menyediakan pelaporan o Menguruskan pelantikan Pegawai Penyelaras Maklumbalas pelanggan di peringkat JKNT o Mengurusetia Mesyuarat Aduan Peringkat JKNT • Menyelaras dan memastikan sistem penyampaian perkhidmatan dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi pekeliling yang sedang berkuatkuasa:- o Perkhidmatan kaunter sesuai, mesra pelanggan dan menepati peraturan yang ditetapkan o Perkhidmatan telefon berkualiti o Sistem dan prosedur kerja teratur, jelas dan difahami o Penggunaan borang- borang permohonan memenuhi kehendak dan tujuan • melaksana dan menyelaras urusan permohonan jemputan pihak media massa bagi mengadakan liputan media, berita, penulisan rencana dan lain-lain yang berkaitan dengan perkhidmatan jabatan. • Menyelaras Naziran Bahagian Pengurusan JKNT ke PTJ. o Penyediaan jadual naziran o Menyemak dan “compile” semua penemuan naziran ke PTJ o Menyelaras maklumbalas PTJ berkaitan penemuan naziran • Memastikan dan menyelaras edaran hebahan maklumat informasi melalui e-mel/ surat/ memo kepada semua PTJ atau bahagian. • Memastikan pelaksanaan Perhimpunan Bulanan sebanyak 4 kali setahun • Menguruskan program-program rasmi jabatan termasuk lawatan menteri dan pegawai- pegawai kanan KKM/ kerajaan. • Menguruskan Majlis Tilawah Al-Quran Peringkat JKN Terengganu dan peringkat KKM • Menguruskan Sambutan Hari Kemerdekaan Dan Hari Malaysia • Menguruskan Sambutan Maulidur Rasul
M u k a S u r a t 21 | 25 BIL NAMA SENARAI TUGAS • Lain-lain program jabatan dari masa kesemasa. • Menyelaras urusan latihan pegawai dan kakitangan serta pelaporan rekod kehadiran kursus bagi Unit Pentadbiran • Memastikan pelaksana urusan sesi ringkas Continuous Subject Matter Expert (CSE) bagi Bahagian Pengurusan . • Memantau Pengurusan pelantikan dan pengemaskinian Ahli Lembaga Pelawat Hospital. • Mengurus setia mesyuarat yang melibatkan Pengarah Kesihatan Negeri Terengganu (kecuali berkaitan minit mesyuarat dan penyediaan slide). o Mesyuarat Pengurusan Tertinggi JKNT. o Mesyuarat Khas PKN bersama PTJ. o Mesyuarat Perancangan Strategik JKN Terengganu o Mengurus setia Mesyuarat Jawatankuasa Komunikasi Strategik. • Menyelaras urusan Takwin Bahagian Pengurusan • Memantau dan mengemaskini maklumat terkini mengenai JKNT pada papan kenyataan di kawasan ruang pejabat dan laluan kaki lima Bahagian Pengurusan sentiasa dikemaskini dan relevan. • Memastikan pelaksanaan Bengkel/ Kursus Pemantapan Perhubungan Awam (PRO) Jabatan Bahagian Pengurusan. • Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa 4.2 Sub Unit Perhubungan Awam Kosong Ketua Pembantu Tadbir Kanan N28 • Melaksana dan mengurus Naziran Bahagian Pengurusan JKNT ke PTJ. o Penyediaan jadual naziran o Menyemak dan “compile” semua penemuan naziran ke PTJ o Menyelaras maklumbalas PTJ berkaitan penemuan naziran • Membantu menyelaras edaran hebahan maklumat informasi melalui e-mel/ surat/ memo kepada semua PTJ atau bahagian.
M u k a S u r a t 22 | 25 BIL NAMA SENARAI TUGAS • Membantu menyelaras dan menguruskan program-program rasmi jabatan termasuk lawatan menteri dan pegawaipegawai kanan KKM/ kerajaan. o Majlis Tilawah Al-Quran Peringkat JKN Terengganu dan peringkat KKM o Sambutan Hari Kemerdekaan Dan Hari Malaysia o Sambutan Maulidur Rasul o Lain-lain program jabatan dari masa kesemasa. • Membantu menyelaras dan mengurus setia mesyuarat yang melibatkan Pengarah Kesihatan Negeri Terengganu (kecuali berkaitan minit mesyuarat dan penyediaan slide). o Mesyuarat Pengurusan Tertinggi JKNT. o Mesyuarat Khas PKN bersama PTJ. o Mesyuarat Perancangan Strategik JKN Terengganu o Mengurus setia Mesyuarat Jawatankuasa Komunikasi Strategik. • Memastikan maklumat terkini mengenai JKNT pada papan kenyataan di kawasan ruang pejabat dan laluan kaki lima Bahagian Pengurusan sentiasa dikemaskini dan relevan. • Menguruskan pelantikan dan pengemaskinian Ahli Lembaga Pelawat Hospital. • Melaksanakan dan menguruskan Bengkel/ Kursus Pemantapan Perhubungan Awam (PRO) Jabatan Bahagian Pengurusan. • Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa 4.3 Sub Unit Perhubungan Awam Mas Lela Ayu Binti Md.Sharif Pembantu Tadbir Gred N19 • Mengurus dan mengendalikan Pengurusan Aduan Pelanggan KKM melalui SiSPAA iaitu sistem aduan awam yang dibangunkan oleh Biro Pengaduan Awam (BPA). o Membantu menyediakan pelaporan o Menguruskan pelantikan Pegawai Penyelaras Maklumbalas pelanggan di peringkat JKNT o Mengurusetia Mesyuarat Aduan Peringkat JKNT • Menyelaras urusan latihan pegawai dan kakitangan serta pelaporan rekod kehadiran kursus bagi Unit Pentadbiran • Menguruskan urusan pelantikan dan pengemaskinian senarai Ahli Lembaga Pelawat Hospital yang telah diputuskan di peringkat atasan.
M u k a S u r a t 23 | 25 BIL NAMA SENARAI TUGAS • Mengumpul data-data dari semua bahagian bagi tujuan penyediaan Takwin Bahagian Pengurusan dan JKN Terengganu • Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa 4.4 Sub Unit Perhubungan Awam Siti Nor Syahidah Binti Ismail Pembantu Tadbir Gred N19 • Mengurus edaran hebahan maklumat informasi melalui emel/ surat/ memo kepada bahagian dan PTJ. • Menguruskan Perhimpunan Bulanan sebanyak 4 kali setahun. • Melaksana dan mengurus sesi ringkas Continuous Subject Matter Expert (CSE) bagi Bahagian Pengurusan. • Membantu menguruskan permohonan jemputan pihak media massa bagi mengadakan liputan media, berita, penulisan rencana dan lain-lain yang berkaitan dengan perkhidmatan jabatan. • Membantu menjayakan program-program rasmi jabatan termasuk lawatan menteri dan pegawai- pegawai kanan KKM/ kerajaan. • Majlis Tilawah Al-Quran Peringkat JKN Terengganu dan peringkat KKM • Sambutan Hari Kemerdekaan Dan Hari Malaysia • Sambutan Maulidur Rasul • Lain-lain program jabatan dari masa kesemasa. • Membantu mengurus setia mesyuarat yang melibatkan Pengarah Kesihatan Negeri Terengganu o Mesyuarat Pengurusan Tertinggi JKNT o Mesyuarat Khas PKN bersama PTJ o Mesyuarat Perancangan Strategik JKN Terengganu o Mengurus setia Mesyuarat Jawatankuasa Komunikasi Strategik • Membantu pelaksanaan Bengkel/ Kursus Pemantapan Perhubungan Awam (PRO) Jabatan Bahagian Pengurusan. • Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa
M u k a S u r a t 24 | 25 BIL NAMA SENARAI TUGAS 4.5 Sub Unit Perhubungan Awam Muhammad Syafiq Syamim Bin Zullkeply Pembantu Tadbir Gred N19 MYSTEP • Membantu urusan berkaitan Naziran Bahagian Pengurusan JKNT ke PTJ. o Membantu menyediakan jadual naziran yang telah diputuskan oleh Ketua Unit Bahagian Pengurusan/ penyelia bagi Sub Unit di bawah pentadbiran o Mengeluarkan surat/ memo edaran bagi naziran dan tarikh akhir penghantaran laporan penemuan naziran o Mendapatkan maklumbalas PTJ berkaitan hasil penemuan naziran • Membantu menguruskan perhimpunan bulanan, programprogram rasmi jabatan dan mesyuarat yang melibatkan Pengarah Kesihatan Negeri Terengganu • Membantu urusan sesi ringkas Continuous Subject Matter Expert (CSE) bagi Bahagian Pengurusan . • Membantu pelaksanaan Bengkel/ Kursus Pemantapan Perhubungan Awam (PRO) Jabatan Bahagian Pengurusan. • Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa 4.6 Sub Unit Perhubungan Awam Nor Hidayah Binti Ismail Pegawai Khidmat Pelanggan N19 ● Mengendalian semua urusan panggilan telefon (dalaman atau luaran) dengan cekap dan berkualiti. ● Mengendalikan semua urusan di kaunter dan melayani pelanggan dengan mesra, berbudi bahasa dan memberi senyuman semasa berurusan dengan pelanggan dan menepati peraturan yang ditetapkan seperti :- o Menyediakan borang maklum balas kepuasan pelanggan di kaunter bagi membolehkan pelanggan memberi maklum balas terhadap layanan yang diberikan; o Menyediakan peti cadangan bagi membolehkan pelanggan memberi cadangan; o Membantu menyediakan analisis berkala ke atas maklum balas yang diterima dan bersama-sama dengan penyelia dan Ketua Unit mengambil tindakan penambahbaikian. • Membuat “follow up” ke atas permohonan jemputan pihak media massa bagi mengadakan liputan media, berita, penulisan rencana dan lain-lain yang berkaitan dengan perkhidmatan jabatan. ● Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.
M u k a S u r a t 25 | 25 BIL NAMA SENARAI TUGAS 4.7 Sub Unit Perhubungan Awam Sharifah Fathima Binti Syed Shari Pegawai Khidmat Pelanggan N19 ● Mengendalian semua urusan panggilan telefon (dalaman atau luaran) dengan cekap dan berkualiti. ● Mengendalikan semua urusan di kaunter dan melayani pelanggan dengan mesra, berbudi bahasa dan memberi senyuman semasa berurusan dengan pelanggan dan menepati peraturan yang ditetapkan seperti :- o Menyediakan borang maklum balas kepuasan pelanggan di kaunter bagi membolehkan pelanggan memberi maklum balas terhadap layanan yang diberikan; o Menyediakan peti cadangan bagi membolehkan pelanggan memberi cadangan; o Membantu menyediakan analisis berkala ke atas maklum balas yang diterima dan bersama-sama dengan penyelia dan Ketua Unit mengambil tindakan penambahbaikian. • Membuat “follow up” ke atas permohonan jemputan pihak media massa bagi mengadakan liputan media, berita, penulisan rencana dan lain-lain yang berkaitan dengan perkhidmatan jabatan. ● Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.