ASISTENSI TERTIB ADMINISTRASI RW

ASISTENSI TERTIB ADMINISTRASI
RT/RW DI KELURAHAN MALAKASARI

Nama Diklat : Diklatpim Tingkat IV Angkatan X

Tahun : 2017

Ruang lingkup : Kelurahan
inovasi

Cluster inovasi : Kearsipan & Perpustakaan

Inovator : Rina Ruminingsih, SE

Jabatan : Sekretaris Kelurahan Muktihar
Kec Genuk Kota Semarang

Instansi : Kelurahan Muktiharjo LOr Kec
pengirim Kota Semarang

Pemda : Kota Semarang

Latar Belakang:

Keberadaan Rukun Tetangga (RT) dan
Rukun Warga (RW) memiliki peran yang
sangat strategis, utamanya sebagai mitra
Kelurahan dalam penyelenggaraan urusan
pemerintahan, pembangunan dan
kemasyarakatan. Peran penting Rukun
Tetangga (RT) dan Rukun Warga (RW)
dapat dirasakan ketika kesuksesan kegiatan

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 1

yang dilaksanakan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) berkat
partisipasi warga masyarakat melalui
kerjasama dengan perangkat Rukun
Tetangga (RT) dan Rukun Warga (RW).
Rukun Tetangga (RT) dan Rukun Warga
(RW) merupakan wadah untuk
memberdayakan masyarakat sehingga
eksistensi lembaga ini perlu terus dibina,
diperkuat dan diberdayakan secara
berkesinambungan (suistainable)

Eksistensi Rukun Tetangga (RT) dan
Rukun Warga (RW) merupakan salah satu
lembaga kemasyarakatan di Kelurahan.
Dalam realitas di lapangan, Rukun
Tetangga (RT) dan Rukun Warga (RW)
memiliki banyak tugas dan fungsi. Tugas
utama Rukun Tetangga (RT) dan Rukun
Warga (RW) antara lain membantu
kelancaran pelaksanaan tugas Kelurahan
dalam penyelenggaraan bidang
pemerintahan, pembangunan dan
kemasyarakatan. Sedangkan fungsi utama
Rukun Tetangga (RT) dan Rukun Warga
(RW) adalah :

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 2

1.Membantu tugas di bidang pelayanan
administrasi kependudukan dan
administrasi pemerintahan yang lain.

2.Pemeliharaan keamanan, ketertiban dan
kerukunan hidup antar warga.

3.Penggerak swadaya gotong royong dan
partisipasi masyarakat di wilayahnya.

4.Mediasi komunikasi, informasi,
sosialisasi antara pemerintah daerah
dan masyarakat.

5.Merupakan wadah untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan warga yang dilandasi
semangat kekeluargaan dan
kegotongroyongan.

Dengan melihat dinamika kehidupan sosial,
yang ditandai dengan interaksi sosial yang
semakin dinamis, perkembangan jumlah
populasi yang semakin bertambah dan
berkembangnya jumlah pemukiman baru,
menimbulkan masalah berupa tuntutan
warga masyarakat terhadap kualitas
pelayanan di tingkat Rukun Tetangga (RT)
dan Rukun Warga (RW).

Masalah yang muncul berkaitan dengan
pelayanan di tingkat Rukun Tetangga (RT)
dan Rukun Warga (RW) adalah belum

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 3

semua data dan informasi yang berkaitan
dengan pelayanan pemerintahan,
pembangunan dan kemasyarakatan
diadministrasikan dengan baik oleh
perangkat Rukun Tetangga (RT) dan Rukun
Warga (RW). Disinilah peran penting
Pemerintah Daerah (Pemerintah Kota,
Kecamatan dan Kelurahan) untuk
memberikan pembinaan kepada perangkat
Rukun Tetangga (RT) dan Rukun Warga
(RW) agar administrasi yang dibuat sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.

Dalam Undang-Undang Nomor 23 Tahun
2014 tentang Pemerintahan Daerah
disebutkan bahwa pemberian otonomi luas
kepada daerah diarahkan guna
mempercepat terwujudnya kesejahteraan
masyarakat melalui peningkatan pelayanan,
pemberdayaan masyarakat dan peran serta
masyarakat. Dalam rangka peningkatan
pelayanan, pemberdayaan dan peran serta
masyarakat tersebut, Rukun Tetangga (RT)
dan Rukun Warga (RW) memiliki peran
yang sangat signifikan sebagai mitra
Kelurahan dalam penyelenggaraan urusan
pemerintahan, pembangunan dan

kemasyarakatan.

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 4

Berdasarkan Surat Menteri Dalam Negeri
Dalam Negeri Nomor :138/2397A/SJ/ tanggal
1 Oktober 2003 tentang manual Tugas
Camat dan Modul Pemberdayaan
Administrasi Pemerintahan Kecamatan dan
Desa dan Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 34 Tahun 2007
tentang Pedoman Administrasi Kelurahan,
buku-buku administrasi yang harus dimiliki
Rukun Tetangga (RT) dan Rukun Warga
(RW) adalah sebagai berikut :

1.Buku Register Surat Masuk.
2.Buku Register Surat Keluar.
3.Buku Tamu.
4.Buku Notulen Rapat.
5.Buku Data Induk Penduduk.
6.Buku Data Mutasi Penduduk.
7.Buku Data Penduduk Sementara.
8.Buku Kas Umum.
9.Buku Kegiatan Pembangunan.
10. Buku Inventaris.
Disamping buku-buku tersebut di atas,
buku-buku administrasi lain disesuaikan

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 5

dengan kebutuhan dan ketentuan yang
berlaku.

Pelayanan administrasi kependudukan oleh
perangkat Rukun Tetangga (RT) dan Rukun
Warga (RW) adalah :

1.Mencatat semua warga pada masing-
masing Rukun Tetangga (RT).

2.Mencatat semua mutasi warga dalam
Buku Induk Penduduk.

3.Memberi pelayanan yang dibutuhkan
warga mengenai administrasi
kependudukan, sesuai ketentuan yang
telah ditetapkan oleh Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
Misalnya membuatkan Surat
Keterangan Kelahiran bagi penduduk

yang melahirkan di rumah.

4.Merekap dan melaporkan mutasi warga
kepada Ketua Rukun Warga (RW).

5.Ketua RW merekap dan melaporkan
mutasi warga (Lampid) kepada
Kelurahan masing-masing.

Berdasarkan Peraturan Daerah Kota
Semarang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kecamatan dan
Kelurahan Kota Semarang, Kelurahan

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 6

Muktiharjo Lor merupakan perangkat
daerah dalam Kecamatan Genuk Kota
Semarang. Kelurahan Muktiharjo Lor
mempunyai luas wilayah sebesar 11.728 Ha
yang terdiri dari 5 RW dan 23 RT serta
memiliki jumlah penduduk sebesar 2.167
Laki-Laki dan 2.107 perempuan yang terbagi
dalam 1.052 KK. Adapun batas wilayah
Kelurahan Muktiharjo Lor adalah sebagai
berikut.
- Sebelah Utara : Kelurahan Terboyo Wetan
- Sebelah Timur : Kelurahan Gebangsari /
Kelurahan
Bangetayu Kulon
- Sebelah Selatan : Kelurahan Muktiharjo
Kidul
- Sebelah Barat : Kelurahan Kaligawe
Susunan Organisasi Kelurahan Muktiharjo
Lor Kecamatan Genuk Kota Semarang
terdiri dari.

1.Lurah
2.Sekretaris Kelurahan
3.Kasi Pemerintahan dan Pembangunan
4.Kasi Kesejahteraan Sosial

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 7

5.Kasi Ketentraman dan Ketertiban

6.Kelompok Jabatan Fungsional

Bagan Struktur Kelurahan Muktiharjo Lor
Kecamatan Genuk Kota Semarang, sebagai
berikut :

Berdasarkan Peraturan Walikota
Semarang Nomor 90 Tahun 2016 tentang
Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan
Fungsi serta Tata Kerja Kecamatan dan
Kelurahan Kota Semarang, Sekretaris
Kelurahan mempunyai tugas :

1.Menyiapkan kegiatan penyusunan
Rencana Kegiatan dan Anggaran
Sekretariat

2.Membagi tugas kepada bawahan

3.Membimbing bawahan dalam lingkup
tanggung jawabnya

4.Memeriksa hasil kerja bawahan

5.Menyiapkan kegiatan penyusunan
Sasaran Kerja Pegawai

6.Menyiapkan pelaksanaan koordinasi

7.Menyiapkan kegiatan penyusunan
kebijakan Sekretariat

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 8

8.Menyiapkan kegiatan pelayanan public

9.Menyiapkan kegiatan tatakelola
persuratan, kearsipan, kepustakaan,
dokumentasi, keprotokolan dan
kehumasan kelurahan

10. Menyiapkan penyediaan jasa
komunikasi, sumber daya air dan listrik

11. Menyiapkan penyediaan akomodasi
dan jamuan rapat/pertemuan dan
kunjungan tamu di lingkungan
kelurahan

12. Menyiapkan kegiatan
penatausahaan alat tulis kantor dan
barang milik daerah

13. Menyiapkan kegiatan pengelolaan
kepegawaian di lingkungan Kelurahan

14. Menyiapkan kegiatan pengelolaan
system informasi dan komunikasi
Kelurahan

15. Menyiapkan kegiatan penyusunan
tatalaksana pengelolaan pengaduan

16. Menyiapkan kegiatan pengelolaan
dan penatausahaan keuangan
Kelurahan

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 9

17. Menyiapkan kegiatan penyusunan
data dan informasi Sekretariat

18. Menyiapkan kegiatan pelayanan
data dan informasi Kelurahan

19. Menyiapkan kegiatan
pertanggungjawaban keuangan
Sekretariat

20. Menyiapkan penilaian kinerja
pegawai dalam lingkup tanggung
jawabnya

21. Menyiapkan monitoring dan evaluasi
pelaksanaan kegiatan Sekretariat

22. Menyiapkan kegiatan penyusunan
laporan pelaksanaan kegiatan
Sekretariat

23. Melaksanakan tugas kedinasan lain
yang diberikan oleh pimpinan sesuai
tugas dan fungsinya.

Salah satu tugas penting yang diemban oleh
Sekretaris Kelurahan adalah pembenahan
administrasi Kelurahan dimana salah satu
ujung tombak dalam administrasi
kelurahan adalah administrasi yang
dilaksanakan oleh RT/RW untuk melayani
masyarakat. Pembenahan dalam

penyelenggaraan pemerintah yang

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 10

berorientasi pada fungsi pelayanan
masyarakat, hendaknya dititik beratkan
pada kelembagaan kemasyarakatan RT dan
RW. Kelembagaan kemasyarakatan RT dan
RW merupakan pusat pelaksanaan
pelayanan kepada masyarakat yang paling
mendasar. Perbaikan dalam
penyelenggaraan setiap kegiatan
pemerintahan harus dilakukan, terutama
bagaimana menumbuhkan dan
meningkatkan kinerja pengurus
kelembagaan kemasyarakatan RT dan RW
sebagai abdi negara dan abdi masyarakat

yang mau tidak mau harus berupaya
meningkatkan kemampuan kerjanya
semaksimal mungkin, karena pelaksanan
tugas pelayanan kepada masyarakat oleh
pengurus kelembagaan kemasyarakatan RT

dan RW sangat tergantung pada kinerja
sumber daya manusiannya, sedangkan
masyarakat hanya dapat menilai kinerja
pengurus kelembagaan kemasyarakatan RT

dan RW dari kualitas pelayanan yang
diterimanya.

Adapun permasalahan dalam pelaksanaan
pengadministrasian RT.RW di lingkungan
Kelurahan Muktiharjo Lor antara lain.

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 11

1.Kurangvya pengetahuan RT/RW dalam
melaksanakan administrasi RT/RWn

2.Kurang lengkapnya buku administrasi
yang dimiliki oleh RT/RW

3.Kurangn ya pembinaan terhadap
pelaksanaan administrasi RT/RW

4.Kurangnya koordinasi RT/RW dengan
Kelurahan sehubungan pelaksanaan
administrasi RT/RW

Untuk mengatasi permasalahan tersebut,
maka diperlukan suatu perubahan yang
dapat meningkatkan pelaksanaan RT/RW di
Kelurahan Muktiharjo Lor agar
pelaksanaan administrasi RT/RW menjadi
lebih baik sehingga mampu memberikan
pelayanan kepada masyarakat dengan
optimal.

Sebelum menentukan langkah inovasi yang
akan dilaksanakan sebagai proyek
perubahan maka perlu dilakukan suatu
analisa yang lebih mendalam guna
mengetahui tingkat permasalahan yang
dihadapi. Untuk menganalisa permasalahan
yang ada penulis menggunakan alat

analisa Leavitt’s Model, karena alat analisis

ini dapat menggambarkan keadaan yang

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 12

ada, adapun model analisis dapat
digambarkan sebagai berikut :
Gambar. 1

Leavitt’s Model (1965)

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 13

Masalah yang ditemui :

Kompone Kondisi Kompone Dampak
n setiap n yang perubaha

kompone paling n
n perlu kompone
diinterve n yang
nsi paling
perlu
diinterve
nsi
terhadap
kmponen
lainnya

1.Task Kurangny Melaksan
a akan dan
pembinaa meningka
n kepada tkan
RT/RW asisten
terkait administr
pelaksan asi
aan RT/RW
administr terkait
asi pelaksana
RT/RW an

administr

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 14

Kompone Kondisi Kompone Dampak
n setiap n yang perubaha
kompone paling n
perlu kompone
n
diinterve n yang
nsi paling
perlu
diinterve

nsi
terhadap
kmponen
lainnya

asi
RT/RW

1.People Kurangny Meningka
a tnya
pengetah pengetah
uan dan uan dan
ketrampil ketrampil
an an
RT/RW RT/RW
dalam dalam

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 15

Kompone Kondisi Kompone Dampak
n setiap n yang perubaha
kompone paling n
perlu kompone
n
diinterve n yang
nsi paling
perlu
diinterve

nsi
terhadap
kmponen
lainnya

melaksan melaksan
akan akan
administr administr
asi asi
RT/RW RT/RW
1.Strukt Kurangny Meningka
ur a tnya
koordinas koordinas
i dalam i dalam
pelaksan pelaksan
aan aan
administr administr

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 16

Kompone Kondisi Kompone Dampak
n setiap n yang perubaha
kompone paling n
perlu kompone
n
diinterve n yang
nsi paling
perlu
diinterve

nsi
terhadap
kmponen
lainnya

asi asi
RT/RW RT/RW

1.Techn Kurangny Tersedian
ology a ya
pedoman pedoman
pelaksan pelaksan
aan aan
administr administr
asi asi
tingkat tingkat
RT/RW RT/RW

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 17

Setelah dilaksanakan analisa permasalahan
diatas, yang menjadi permasalahan urgen
terkait pelaksanaan administrasi RT/RW di
Kelurahan Muktiharjo Lor adalah
kurangnya pembinaan terhadap RT/RW
terkait pelaksanaan administrasi. Untuk itu
penulis selaku Sekretaris Kelurahan
Muktiharjo Lor memiliki inovasi untuk
melaksanakan asistensi administrasi
RT/RW agar dapat meningkatkan
pengetahuan dan ketrampilan RT/RW
dalam melaksanakan pelayanan dan
memiliki administrasi yang tertib sebagai
pendukungnya.

Diharapkan dengan adanya proyek
perubahan ini akan dapat meningkatkan
kualitas pelayanan administrasi kepada
masyarakat serta dapat meningkatkan
kualitas administrasi yang dilakukan oleh
RT/RW di Kelurahan Muktiharjo Lor
Kecamatan Genuk Kota Semarang.

Hasil pembelajaran selama Benchmarking
ke Kota Padang pada Kecamatan Padang
Barat yang dapat diadopsi dan diadopsi
dalam memperkaya konsep proyek
perubahan saya adalah sebagai berikut :

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 18

1.Lokus pemerintah Kota Padang dari
paparan yang sudah ditampilkan
Pemerintah Kota Padang khususnya
Kecamatan Padang Barat dalam hal ini
oleh Bpk. Drs. Arfian yang dulu sebagai
Camat Kecamatan Padang Barat yang
baru 2 bulan ditunjuk menjadi Kabag
Pemerintahan Kota Padang karena
keberhasilannya menata daerah pantai
pinggiran yang dulunya bernama Payung
Ceper sekarang menjadi Pantai Padang
IORA. Setelah saya mendengarkan dan
menyimak paparan tersebutu saya bisa
menyimpulkan bahwa Pemerintah Kota
Padang khususnya Kecamatan Padang
Barat dari Top Manager sampai dengan
pegawai yang rendah mempunyai
integritas yang kuat, komitmen yang
sama dan dapat bekerja sama dengan
SKPD dan sampai ke tingkat
masyarakat paling bawah.

2.Lokus di Kecamatan Padang Barat
dalam hal ini langsung kita dapatkan
kelebihan di dalam pelayanan
administrasi sampai ke SKPD sudah
menggunakan sistem on line dan sms
Gateway.

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 19

3.Lokus di Kecamatan Padang Barat Kota
Padang pada hasil paparan yang
disampaiakan oleh Bpk Drs. Arfian dan
beberapa kunjungan lokasi taman dalam
perjalanan sepanjang menuju Kota
Padang sudah banyak taman dan
pertamanan dalam pengamatan saya
khususnya di jalan-jalan protocol selalu
diberi penghijauan atau tanaman
peneduh.

Manfaat:

MANFAAT

1.Peningkatan pelayanan kepada
masyarakat pelayanan
2.Meningkatnya kualitas
kepada masyarakat

3.Terwujudnya akurasi data administrasi
kependudukan yang valid

1.Bagi Kelurahan Muktiharjo Lor

a. Terwujudnya tertib administrasi
kewilayahan

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 20

b. Terwujudnya tertib administrasi
kependudukan di Kelurahan Muktiharjo
Lor

1.Bagi stakeholder
2.Bagi Pemerintah Kota Semarang

3.Mendukung program pemerintah dalam
administrasi kependudukan

4.Mendukung program pemerintah dalam
pelaksanaan pelayanan kepada
masyarakat

1.Bagi RT/RW

1.Meningkatnya pengetahuan dan
ketrampilan RT/RW dalam
melaksanakan administrasi

2.Terjalinnya koordinasi yang baik dengan
aparatur Kelurahan

Milestone:

1.PENTAHAPAN (MILESTONE)

Penetahapan (Milestone) dari proyek
perubahan ini dapat dilihat pada tabel
berikut :

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 21

N TAHAP OUTPUT WAKTU
O KEGIATAN

1 JangkaPendek

1.Pembentuk Terlaksanan Minggu I
an Tim ya Septemb
Kerja pembentuka er 2017
n tim kerja

1.Koordinasi Semua Minggu
dengan memehami II
Stakeholde stakeholder Septemb
r terkait er 2017

1.Pengumpul Tersedianya Minggu
an data data III
administras administrasi Septemb
i RT/RW RT/RW er 2017

1.Penyusuna Memahami Minggu
n panduan panduan IV
administras administrasi Septemb
i RT/RW RT/RW er 2017

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 22

N TAHAP OUTPUT WAKTU
O KEGIATAN

1.Pelaksanaa RT/RW Minggu I

n sosialisasi memehami Oktober
administras administrasi 2017
i RT/RW RT/RW

1.Melaksanak Terlaksanan Minggu
an asistensi ya asistensi III
administras administrasi Oktober
i RT/RW RT/RW 2017

1.Melaksanak Laporan Minggu
an kegiatan IV
monitoring monitoring Oktober
dan dan evaluasi 2017
evaluasi

kegiatan

2. Jangka
Menengah

1.Melaksanak RT/RW Tahun

an mampu 2018
workshop mengisi
administras administrasi
i RT/RW RT/RW

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 23

N TAHAP OUTPUT WAKTU
O KEGIATAN

1.Membuat Tersedianya Tahun

SMS sms 2018
Gateway Gateway
administras administrasi
i RT/RW RT/RW

3. Jangka
Panjang

1.Membuat Tersedianya Tahun
sistem sistem 2019
administras administrasi
i RT/RW RT/RW

1.Monitoring Laporan Tahun
dan monitorin 2019
evaluasi dan evaluasi

CONTOH ADMINISTRASI UNTUK KANTOR RW 05 24