Modul Mailing dan Print

MODUL

SIMULASI DAN
KOMUNIKASI

DIGITAL

Mailing and Print

Ms Word 2016

MAILING AND PRINT

KOMPETENSI DASAR

3.3 Mengevaluasi paragraf deskrtiptif, argumentif, naratif dan persuasif.
4.3 Menyusun kembali format dokumen pengolah kata.

INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

3.3.1 Menganalisis ciri-ciri paragraf deskriptif, argumentatif, naratif, dan
persuasif.

3.3.2 Membandingkan paragraf deskriptif, argumentatif, naratif, dan persuasif.
4.3.1 Memanipulasi dokumen menggunakan perangkat lunak.
4.3.2 Membuat tulisan deskriptif.
4.3.3 Mengembangkan proposal menggunakan perangkat lunak pengolah kata.

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah berakhirnya kegiatan belajar-mengajar, peserta didik diharapkan mampu:
1. Memahami fungsi dan fitur-fitur untuk pengolah kata.
2. Membuat dokumen sesuai dengan format yang sudah diajarkan.

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL i

MAILING AND PRINT

MAILINGS

Mail Merge

Mail Merge adalah suatu tools yang terdapat pada menu bar (atau ribbon) “Mailings”
pada Microsoft Word.

Menu ini dapat kita manfaatkan untuk membuat database dokumen. Misalkan kita
membuat undangan untuk 100 orang. Bukan berarti kita harus menulis surat sejumlah 100 buah
untuk 100 undangan. Kita cukup membuat satu buah surat, dan untuk mengisikan nama dan
alamat yang berbeda untuk tiap para undangan, kita dapat menggunakan fasilitas mail merge
untuk dapat membuat database penerima dari undangan tersebut. Mail merge dapat menangani
pembuatan 4 jenis dokumen, yaitu:

● Surat/Letter
● Label Surat/Mailing Label
● Amplop/Envelope
● Direktori/Directories

2 Hal Penting yang ada dalam suatu mail merge yaitu:

1. Main Document/Dokumen Utama

Dokumen inti atau dokumen utama yang tidak berubah atau tetap dari surat yang
dibuat. Apabila diketikkan teks atau informasi lain pada dokumen utama, maka
akan dijadikan format dasar dari surat yang akan dikirimkan

2. Data Source/Sumber Data

Sumber data sebagai data tujuan yang akan di-merge-kan di dokumen utama.
Data Source bisa berasal dari:

● Microsoft Office Outlook Contact List
● Microsoft Office Excel Worksheets
● Microsoft Office Word Tables
● Microsoft Office Access Database Tables

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL 1

MAILING AND PRINT

Membuat Dokumen Utama pada Microsoft Word.
Langkah – langkah yang harus dilakukan untuk membuat Dokumen Utama, yaitu:

1. Buka Program Microsoft Word.
2. Klik Tab Mailings.

3. Klik tanda panah Start Mail Merge. Kemudian pilih Letters.

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL 2

MAILING AND PRINT

4. Lalu ketik isi dokumen, contoh:

5. Simpan dengan nama sesuai dengan yang kita inginkan. 3

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL

MAILING AND PRINT

Membuat Sumber Data dengan Microsoft Excel
Untuk membuat sumber data dengan format excel, langkah-langkah yang harus

dilakukan yaitu:
1. Buka Microsoft Excel.
2. Ketik data berikut dalam sheet.

3. Kemudian simpan dengan nama sesuai kebutuhan kalian.
Mail Merge dengan Sumber Data Excel

1. Buka dokumen utama yang telah dibuat sebelumnya.
2. Klik Tab Mailings.

3. Klik tanda panah bawah pada Select Recipients, kemudian pilih Use an Existing
List…

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL 4

MAILING AND PRINT
4. Cari dan pilih sumber data yang tadi sudah dibuat dengan menggunakan Excel.

5. Akan muncul kotak dialog, pilih Sheet1$ dan pastikan tanda ceklis tertera pada
First row of data contains column headers, kemudian pilih OK.

6. Untuk melakukan Merging, pilih posisi pada dokumen yang ingin di insert data
merging-nya, sebagai contoh letakan kursor ke bagian pada dokumen utama, hapus
bagian tersebut kemudian pilih Tab Mailings, kemudian pilih Insert Merge Field
dan pilih Nama.

7. Lakukan langkah ke 6 dan sisipkan Alamat dan Kota. 5
8. Finish & Merge dan pilih Print Documents untuk melihat hasilnya.

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL

MAILING AND PRINT
Membuat Amplop Surat

Langkah-langkah yang digunakan untuk membuat amplop surat, sebenarnya sama
dengan langkah-langkah untuk membuat Surat Undangan. Caranya yaitu:

1. Buka dokumen atau buat dokumen baru yang masih kosong. (Bisa dengan shortcut
Ctrl+N)

2. Klik Tab Mailings.

3. Lalu klik Create Envelopes.

4. Kotak dialog Envelope Option akan muncul, atur sesuai kebutuhan. Lalu klik OK.

● Tentukan ukuran amplop pada bagian Envelope size, misalnya Size 10. 6
● Atur posisi pada bagian Delivery address maupun Return Address sesuai

dengan keinginan dengan cara mengubah From Left maupun From Top.

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL

MAILING AND PRINT
● Klik tab Printing Options untuk memilih cara meletakkan amplop pada printer.

5. Ketik teks yang diinginkan, misalnya:

6. Pada Tab Mailings pilih Select Recipients, kemudian pilih Use Existing List.

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL 7

MAILING AND PRINT

7. Cari dan pilih file data source yang telah dibuat sebelumnya, kemudian Open.
8. Untuk melakukan Merging, pilih posisi yang ingin di insert-kan data merging-nya,

sebagai contoh letakan kursor ke bagian pada bagian penerima amplop, hapus bagian
tersebut kemudian pilih Tab Mailings, kemudian pilih Insert Merge Field dan pilih
Nama.
9. Lakukan langkah ke 8 dan sisipkan Alamat dan Kota, sehingga hasilnya dapat
dilihat sebagai berikut:

10. Kemudian Finish & Merge dan pilih Print Documents.
Membuat Label Surat

1. Buka dokumen atau buat dokumen baru yang masih kosong. (Bisa dengan shortcut
Ctrl+N)

2. Klik Tab Mailings.

3. Lalu klik Start Mail Merge, kemudian pilih Labels...

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL 8

MAILING AND PRINT

4. Setelah itu akan muncul Label Option secara default sistem,

Lalu pilih jenis label yang diinginkan kemudian atur properties sesuai kebutuhan,
atau jika memiliki pengaturan sendiri maka pilih New Label. Pilih 30 Per Page,
kemudian klik OK.

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL 9

MAILING AND PRINT

5. Kertas akan terbagi menjadi 30 label dalam 1 halaman

6. Pada tab Mailing, pilih Select Recipients, kemudian pilih Use Existing List

7. Cari dan pilih file data source yang telah dibuat sebelumnya, kemudian pilih Open
8. Untuk melakukan Merging, dapat dilakukan dengan cara mail merge pada

surat/envelope, atau bisa dilakukan dengan cara memilih Address Block

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL 10

MAILING AND PRINT
9. Setelah kotak dialog Insert Address Block terbuka, pilih Match Fields…

10. Kemudian lakukan pengaturan seperti berikut:
First Name = Nama
Address 1 = Alamat
City = Kota

Dan pilihan yang lain, pilih (not matched), kemudian Ok

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL 11

MAILING AND PRINT
11. Lalu, akan muncul kotak dialog seperti berikut, kemudian klik Ok

12. Akan muncul Address Block pada label yang dibuat

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL 12

MAILING AND PRINT
13. Pilih Update Labels pada tab mailing agar semua data penerima dari data source

muncul

14. Setelah semua data muncul, pilih Preview Result, kemudian pilih Finish &
Merge, lalu Print Documents untuk mencetak.

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL 13

MAILING AND PRINT

PRINT

Print merupakan fitur yang digunakan untuk mencetak dokumen. Namun, sebelum
melakukannya, biasanya kita akan memeriksa dokumen terlebih dahulu melalui fitur tertentu
sebelum mencetak untuk melihat apakah ada perubahan dari dokumen tersebut.

Perubahan tersebut ada pada tampilan Print Preview yang langsung terlihat di samping
dari tombol Print, seperti tertera pada gambar ini :

Untuk mencetak sebuah dokumen, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Pilih Tab File kemudian klik Print atau tombol pintas (shortcut) dengan Ctrl + P.

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL 14

MAILING AND PRINT
2. Tentukan Printer yang akan digunakan untuk mencetak dokumen.

3. Pengaturan lanjutan atau Settings dapat dilakukan sebagai berikut:

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL 15

MAILING AND PRINT

● Print All Pages, untuk mencetak semua dokumen. Jika di klik lebih lanjut akan
tampil pilihan mencetak halaman yang diinginkan (Print Selection), mencetak
hanya halaman yang tampil (Print Current Page), dan Custom Print untuk
mencetak halaman tertentu atau halaman dengan jarak tertentu.

● Print One Sided, untuk mencetak satu sisi halaman. Jika di klik akan terdapat
pilihan untuk mencetak dengan dua sisi halaman (Manually Print on Both
Side).

● Collated, untuk mencetak secara berurutan dengan format 1,2,3. Jika diklik
akan muncul mencetak secara tidak berurutan dengan format 1,1,1; lalu 2,2,2
dan 3,3,3.

● Portrait Orientation, orientasi vertikal. Jika ingin mencetak secara horizontal
klik dan pilih Landscape Orientation.

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL 16

MAILING AND PRINT
● Letter, jenis kertas yang digunakan. Jika di klik, maka akan muncul banyak

jenis kertas seperti A4, B5, Legal, dll.

● Normal Margins, ukuran margin. Bisa kita Custom Margins untuk diatur sesuai
keinginan.

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL 17

MAILING AND PRINT

● 1 Page per Sheet, mencetak dengan posisi satu halaman per lembar. Jika di klik
akan ada pilihan untuk mencetak lebih dari satu halaman per lembar, misalnya
2, 4, 6, 8, 16 halaman per lembar.

4. Lalu tentukan mau berapa lembar file yang kita cetak di pilihan Copies
5. Setelah selesai mengatur semua pilihannya, klik ikon Print untuk mencetak filenya.

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL 18

MAILING AND PRINT

REFERENSI

Ratih, C. K. (2017). Simulasi dan Kominikasi Digital.
https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004

Priyadi, I. P. (2013). Simulasi Digital. https://doi.org/10.5771/9783845289892-15
Susanto, R. (2016). Modul Mail Merge dan Print. Diambil 27 September 2020, dari

http://kuliahonline.unikom.ac.id/?listmateri/&detail=27942

SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL 19