การใช้โปรแกรมประมวลผลคำ

หน่วยการเรียนรทู้ ่ี 3

การใช้โปรแกรมประมวลผลคา

สาระสาคญั สาระการเรียนรู้

โปรแกรมประมวลผลคา Microsoft Word 1.) ประโยชน์ของโปรแกรม Microsoft Word
2010 เป็นโปรแกรมในการจัดการเอกสารต่างๆ 2010
ที่มีประสิทธิภาพและมีการใช้งานกันอย่าง 2.) ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft
แพร่หลาย มีความสามารถในการจัดรูปแบบ Word 2010
ของเอกสารนั้นๆ และยังสามารถปรับปรุงแก้ไข 3.) การสร้าง การเปิด ปดิ และบันทกึ เอกสาร
จัดเก็บในรูปแบบต่างเพื่อนามาใช้ใหม่ ทาให้
การทางานมีความสะดวก รวดเรว็ 4.) การกาหนดขนาดเอกสาร
5.) การปรบั คณุ ลักษณะของขอ้ ความ
6.) การจักรปู แบบยอ่ หน้าและการกน้ั ระยะ
7.) การจดั ตาแหน่งกล่มุ ขอ้ ความ
8.) การกาหนดระยะบรรทัด
9.) การใส่สัญลกั ษณ์แสดงหวั ข้อ

ประโยชน์ของโปรแกรม
Microsoft Word 2010

ปัจจุบันสานักงานทั้งภาครัฐและเอกชน มีการนาโปรแกรมประมวลผลคามาใช้ในการพิมพ์เอกสารและ
รายงานต่างๆ แทนเคร่ืองพิมพ์ดีดมากขึ้น เนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และราคา
คอมพิวเตอร์มีราคาถูกลงแต่มีประสิทธิภาพสูงข้ึน ทาให้สานักงานต่างๆนิยมใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยใน
การประมวลขอ้ มูล ซึง่ สามารถจดั ทาเอกสาร บทความ และรายงานไดอ้ ยา่ งรวดเร็วโดยสามารถจัดข้อความ
และเลือกแบบอักษร แก้ไข เพิ่มเติม ปรับปรุง แทรกข้อความ รวมข้อความหรือเอกสาร จัดขอบกระดาษ
และตรวจดูเอกสารก่อนที่จะพิมพ์เอกสารจริงออกมา

ดา้ นการจัดเก็บเอกสาร เนือ่ งจากเปน็ ระบบคอมพวิ เตอร์ ทาให้เอกสารทีจ่ ดั เก็บไม่ได้อยู่ในรูปแบบท่ีเป็น
กระดาษ แต่จดั เกบ็ ในรูปแบบของไฟลข์ อ้ มลู ทาใหข้ ้อมลู อยไู่ ด้ครบถ้วนในสภาพดแี ละสมบรู ณ์

การเรยี กใช้ข้อมูล ข้อมูลท่ีจัดเกบ็ จะเปน็ ลักษณะของไฟล์ข้อมลู ถ้ารู้ชื่อไฟล์ข้อมูล และตาแหน่งที่จัดเก็บ
ก็จะสามารถหาและเปดิ ใชง้ านได้

การทาสาเนา เมื่อผู้ใช้ทาเอกสารขึ้นมาแล้วสามารถพิมพ์ ( Print ) ทางเคร่ืองพิมพ์ได้ตามจานวนท่ี
ต้องการและพิมพ์ก่ีคร้ังกไ็ ด้โดยไม่จากดั สามารถนาไปใช้เป็นสาเนาไดอ้ ยา่ งมีประสิทธภิ าพ

การค้นหาและแก้ไขเอกสาร เม่ือพมิ พ์เอกสารแลว้ สามารถคน้ หาคาทตี่ อ้ งการได้ หากตอ้ งการแก้ไขคาใน
เอกสารก็แก้ไขได้ทันที หรืออาจใช้เคร่ืองมือแก้ไขคาที่เหมือนกัน โดยแทนคาที่เหมือนกันด้วยคาใหม่ที่
กาหนดข้ึนมาไดท้ นั ที

การจัดรูปแบบเอกสาร Microsoft Word 2010 สามารถจัดรูปแบบของเอกสารได้ทันทีตาม
ท่ีต้องการ เช่น ตั้งระยะด้านหน้า ด้านหลัง ด้านบน ด้านล่าง การจัดคอลัมน์ หรือใส่ข้อความหรือตัวเลขท่ี
หัวประดาษและทา้ ยกระดาษของแตล่ ะหนา้ โดยอตั โนมตั ิ

การใช้รปู แบบทจ่ี ดั ไว้แลว้ Microsoft Word 2010 สามารถใช้การจัดรปู แบบของเอกสารที่มีไว้ให้ เพ่ือ
ช่วยให้การสร้างเอกสารเกิดความสะดวกและเปน็ มาตรฐานโดยใชแ้ มแ่ บบสาเรจ็ รปู ในการสร้างเอกสาร เช่น
หวั กระดาษ ทา้ ยกระดาษ เปน็ ต้น ซง่ึ หลงั จากใช้รูปแบบแล้วผู้ใชส้ ามารถเปล่ียนเป็นแบบท่ีตนเองต้องการก็
ได้ ท้งั นผ้ี ู้ใช้ก็สรา้ งเองได้ดว้ ย เชน่ รายงานการประชมุ

การตรวจสอบคาผิดลักษณะใหม่ เครื่องมือในการตรวจสอบการสะกด มีการปรับปรุงให้มีความ
สอดคล้องกันมากขึ้น ซึ่งช่วยให้มีการแก้ไขและแทนที่คาที่พิมพ์ผิดด้วยคาที่ใกล้เคียงหรือถูกต้องโดย
อัตโนมัติ หลีกเลี่ยงคาที่ไม่สุภาพซ่ึงเป็นพจนานุกรมแยกคา จึงช่วยให้การตรวจตัวสะกดมีความละเอียด
มากข้ึน

การใช้เอกสารร่วมกัน เม่ือส่งแบบร่างของเอกสารเพ่ือให้ป้อนข้อมูล Microsoft Word 2010 จะช่วย
รวบรวมและจัดการตรวจทานแก้ไขและตรวจสอบข้อคิดเห็นของผู้ร่วมงานเหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เม่ือพร้อมที่จะประกาศเอกสารผ่าน Microsoft Word 2010 ทาให้ม่ันใจว่าการตรวจทานแก้ไขและ
คาแนะนาท่ยี ังไม่ไดร้ ับการแกไ้ ขนั้นไมไ่ ดซ้ ่อนอยใู่ นเอกสารทีป่ ระกาศ

นอกจากน้ียังสามารถบันทึกเอกสารต่างๆ และเรียกใช้งานแฟ้มข้อมูลท่ีได้เก็บบันทึกไว้ข้ึนมาใช้งานใน
ภายหลงั ได้ ซง่ึ มปี ระโยชนด์ งั นี้

1.) ช่วยให้งานเอกสารสะดวกข้ึน เช่นการเพ่ิม ลบ แทรกข้อความ การทาสาเนา
เป็นต้น

2.) ชว่ ยให้การค้นหาเอกสารและจดั เก็บเอกสารงา่ ยขนึ้

3.) ชว่ ยลดข้นั ตอนการปฏิบัติงาน เช่น ทาจดหมายเวยี น

4.) ชว่ ยประหยัดเวลา และคา่ ใช้จ่ายในการพิมพเ์ อกสาร

5.) ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม เนื่องจากเพิ่มกราฟิก รูปวาด รูปภาพ
ตามที่ต้องการได้

6.) ลดความผิดพลาดของงานเอกสาร เน่ืองจากลบหรือเพ่ิม โดยตรวจสอบความ
ถูกต้องทางหน้าจอก่อนพิมพ์ทางเคร่ืองพิมพ์ หรืออาจใช้ระบบตรวจคาผิดอัตโนมัติ
จงึ ช่วยใหเ้ อกสารสมบูรณ์

7.) สามารถคน้ หาและเรียกใช้ข้อมูลได้ง่าย

สว่ นประกอบของโปรแกรม
Microsoft Word 2010

1. Quick Access Toolbar เปน็ แถบเคร่ืองมือเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ผู้ใช้สามารถเพิ่มปุ่มคาส่ังท่ี
ใช้งานบอ่ ยๆ ไวใ้ นแถบเครื่องมือน้ีได้ โดยเพิ่มหรือลดคาส่ังได้ท่ีปุ่ม ( Customize Quick Access
Toolbar ) ซ่ึงจะอยู่ลาดบั สุดทา้ ยของ Quick Access Toolbar

2. Title bar เป็นแถบแสดงช่ือโปรแกรมและช่ือไฟล์ปัจจุบันท่ีเปิดใช้งานอยู่ มีแถบเครื่องมือ
ในการเปิดเตม็ หน้าจอ ย่อ/ขยายจอ และปดิ โปรแกรมทอี่ ยแู่ ถบนด้ี ้วย
3. Ribbon ( รวบรวมคาสั่งเป็นหมวดหมู่ ) เป็นแถบท่ีรวบรวมคาส่ังต่างๆในโปรแกรมเพื่อให้ผู้ใช้
เลือกใช้งานง่ายขึ้น โดยจัดเรียงเป็นชุดของแท็บการซ่อนและคืนค่า Ribbon ทาได้โดยคลิกสองคร้ังท่ี
Tab ทีใ่ ช้งานอยู่ หรือกดแปน้ พมิ พ์ลัด CTRL + F1 เมือ่ ตอ้ งการซอ่ นหรือคืนคา่ ให้ Ribbon
4. Status bar เป็นแถบแสดงสถานการณ์ทางานปัจจุบันบนหน้าจอ ทาหน้าที่แสดงจานวนหน้า
จานวนคา และภาษาท่ีใช้ปัจจุบัน เมื่อมีการบันทึกแถบแสดงสถานะนี้จะแสดงความก้าวหน้าของ
โปรแกรมโดยแสดงเปน็ แถบบอกความก้าวหนา้ ในการบันทกึ เอกสาร
5. View bar เป็นแถบแสดงมุมมองเอกสารในแบบต่างๆและเคร่ืองมือที่ใช้ในการย่อ/ขยายเอกสาร
เพอ่ื งา่ ยต่อการสร้างเอกสาร

แถบมุมมอง มีหน้าที่ในการแสดงมุมมองในรูปแบบต่างๆ รูปแบบการแสดงผลจอภาพ
การทางานด้านเอกสารบนจอภาพของ Word มีโหมดการทางานหลายลักษณะ โดยควบคุมจากเมนู
คาสง่ั View รวมทงั้ ปุม่ เครื่องมือ View Tools ท่ปี รากฏใน Status bar โดยมีรายละเอยี ดดังน้ี

1.) Print Layout โหมดการทางานเสมือนจริงแสดงขอบกระดาษ ควรเลือกในการสร้าง
เอกสาร

2.) Full Screen Reading โหมดแสดงเอกสารเตม็ จอแบบสองจอภาพ
3.) Web Layout โหมดการพมิ พ์ในการออกแบบหนา้ เวบ็
4.) Outline สภาวะการพิมพ์แบบโครงร่างเหมาะต่อการปรับแต่งรูปแบบเอกสารอย่าง
รวดเร็ว
5.) Draft สภาวะการพมิ พ์โครงร่าง มีขนาดพื้นที่พิมพ์งานกว้างแต่ไม่แสดงภาพจากการ
วาดดว้ ยเครื่องมอื วาดภาพ (Drawing Tools)
6.) Zoom ทาหน้าท่ีปรับมุมมองเอกสารให้ใกล้เข้ามาหรือปรับมุมมองเอกสารให้ไกล
ออกไป โดยจะปรับในการแสดงผลเฉพาะมมุ มองของโปรแกรมเทา่ นนั้ จะไม่ส่งผลเมือ่ ใชค้ าสัง่ Print
6. Microsoft Word Help เป็นการขอความชว่ ยเหลอื จากโปรแกรม
7. View Ruler แสดงและซอ่ นไม้บรรทัด
8. Turn on Panning Hand เป็นเครื่องมือในการเลื่อนหน้าเอกสารโดยคลิกเลือกที่เครื่องมือ ( อยู่ใต้
เคร่ืองมือ View Ruler ) เคอเซอร์จะเปลี่ยนเป็นรูปมือคลิกเมาส์ซ้ายค้างไว้แล้วทาการเล่ือนหน้า
เอกสารตามต้องการ การยกเลิกการใชง้ านให้คลกิ ที่ปุ่มเคร่อื งมืออกี ครัง้
File รวบรวมคาสั่งการทางานของแฟ้มงานเช่นการสร้างเอกสารใหม่ การเปิดเอกสารเดิม
การบนั ทกึ การพิมพ์ และการออกจากโปรแกรม

Home กลุ่มคาส่ังการทางานเกี่ยวกับการคัดลอก การจัดรูปแบบตัวอักษร การจัดตาแหน่ง
ขอ้ ความการสรา้ งสไตล์ข้อความ การค้นหาและแทนท่ี

Insert กลุ่มคาส่ังเกีย่ วกับการ แทรกหน้ากระดาษ แทรกตาราง แทรกรูปภาพ แทรกแผนภูมิ แทรก
การเชือ่ มโยง แทรกหวั กระดาษ ท้ายกระดาษ แทรกขอ้ ความ และแทรกสัญลกั ษณ์

Page Layout กลุ่มคาสั่งเก่ียวกับการจัดการเค้าโครงกระดาษ การจัดชุดรูปแบบ การตั้งค่า
หนา้ กระดาษ การกาหนดพื้นหลัง การจัดย่อหน้าและจัดเรียง

References กลมุ่ คาสัง่ เกยี่ วกับอา้ งอิง การสร้างสารบญั การแทรกเชิงอรรถ การแทรกข้อมูล
อ้างอิงและบรรณานุกรม แทรกคาอธบิ ายภาพและแทรกดชั นี

Review กล่มุ คาส่งั เก่ียวกับการตรวจทาน

view เป็นริบบอนที่ประกอบด้วยปุ่มคาสั่งท่ีเกี่ยวกับการเปล่ียนมุมมอง การย่อ/ขยายและ
การจัดเรยี งหนา้ เอกสาร

การสรา้ ง การเปดิ ปิด และบันทึกเอกสาร

การเปิด ใช้งานโปรแกรม Microsoft Word 2010

เรยี กเปดิ จากระบบปฏิบัตกิ าร Windows 7
1. คลิกปุม่ Start บนแถบ Task bar
2. เลอื ก All Programs > Microsoft Office
3. เลือก Microsoft Word 2010 จะเปิดให้ใช้งานไดท้ ันที

การสร้างเอกสาร

เมือ่ เปดิ โปรแกรม Microsoft Word 2010 การพมิ พง์ านในเอกสารจะมีหน้าเอกสารเปลา่
มาให้ใชง้ าน 1 หนา้ กระดาษ ซง่ึ โปรแกรม Microsoft Word จะตั้งช่ือในเบ้อื งต้นมาใหค้ ือ
“Document1” แตใ่ นขณะที่กาลังพิมพ์เอกสารอื่น อยู่แล้วต้องการสร้างเอกสารใหม่ ก็จะสามารถสร้าง
ได้ 2 แบบ คือ

การสรา้ งเอกสารเปล่า
1. คลกิ tab file เลอื กคาสัง่ New
2. คลิกเลือกเอกสารเปลา่ (Blank document)
3. พิมพข์ อ้ ความลงในเอกสาร
4. คลิกตาแหน่งท่ีต้องการพิมพ์ข้อความในเอกสารท่ีบริเวณเคอร์เซอร์ (cursor คือเส้นสีดาท่ีกระพริบ
บอกตาแหนง่ ท่จี ะใส่ข้อความ) พมิ พ์ข้อความท่ตี อ้ งการได้ทนั ที

การสร้างเอกสารจากแม่แบบ
1. คลิก Tab File เลือกคาสงั่ New
2. คลิกเลอื กเทมเพลต (Semple templates)
3. เลอื กเทมเพลตทต่ี ้องการใชง้ าน จากตวั อยา่ งเป็นรปู แบบจดหมาย
4. พิมพข์ ้อความตามรูปแบบทเ่ี ทมเพลตกาหนดมาให้

การบันทกึ เอกสาร

เมื่อพมิ พง์ านเอกสารและตกแต่งแลว้ กบ็ ันทึกข้อมลู ลงในหน่วยความจาได้ดังนี้
1. คลิกปุ่ม Save บนแถบ Quick Access Toolbar หรือคลิก Tab file เลือกคาสั่ง Save
หรือ Save As (เลอื ก Save As จะเปลยี่ นช่ือเอกสารทบ่ี ันทกึ ได้)
2. จะปรากฏ Dialog Box ของ Save As ใหก้ าหนดรายละเอียด
3. ทชี่ อ่ ง Save in เลอื กตาแหน่งไดร์ฟและโฟลเดอร์ท่ตี อ้ งการเก็บข้อมลู
4. ช่อง File name พิมพ์ชื่อไฟล์ ถ้าไม่เปล่ียนชื่อไฟล์โปรแกรมจะต้ังชื่อ Doc1 จากนั้นคลิกปุ่ม
Save จะไดไ้ ฟล์นามสกุล .doc

การบันทึกเอกสาร ปกติใช้คาสงั่ ลดั คอื Ctrl + S ถ้าตอ้ งการ
เปล่ียนในการเปลยี่ นช่ือในการบนั ทกึ ใหก้ ดปุ่ม F2

การเปิดไฟลง์ าน

การเปดิ ไฟล์งานท่บี ันทกึ ไว้แลว้ ขน้ึ มาพิมพเ์ พ่มิ เตมิ หรือทาการแก้ไข
1. ดับเบลิ้ คลกิ Tab File เลอื กคาส่ัง Open
2. จะปรากฏ Dialog Box ของ Open เลือกไดร์ฟและโฟลเดอรท์ เ่ี กบ็ ขอ้ มูล
3. เลอื กไฟลท์ ่ตี อ้ งการเปิด เช่น เลือกไฟล์ “การใช้งานโปรแกรมประมวลผลคา” แล้ว
คลิกปุม่ Open

2
3

การปดิ ไฟล์ที่ใชง้ าน

เม่ือมีการเปิดใช้งานโปรแกรมหลายๆไฟล์ ถ้าต้องการปิดไฟล์งานบางไฟล์ท่ีทาเสร็จหรือแก้ไข

เสรจ็ แล้วใหเ้ ลือกที่ Tab File คลิกที่ จะเป็นการปิดไฟล์ที่ใช้งานอยู่ หากไฟล์ท่ีใช้ยัง

ไม่ไดม้ กี ารบนั ทกึ มากอ่ น โปรแกรมจะถามวา่ จะบนั ทกึ ข้อมูลหรอื ไม่

การออกจากโปรแกรม

การออกจากโปรแกรมให้คลิกท่ี Tab File จากนั้นให้คลิก หรือคลิกเลือกที่

ป่มุ ปิดท่ีมุมบนด้านขวามือ จะเป็นการออกจากโปรแกรม หากไฟล์ที่ใช้ยังไม่บันทึกมาก่อน

โปรแกรมจะถามว่าจะบนั ทึกขอ้ มลู หรอื ไม่

กด Save เพือ่ บันทกึ เอกสาร และออกจากโปรแกรม
กด Don’t Save เพื่อไม่บันทึกเอกสาร และออกจาก
โปรแกรม
กด Cancel หรือปุ่ม Close เพื่อยกเลิกการออกจาก
โปรแกรม

การกาหนดค่าเร่ิมตน้ ในการใช้งานโปรแกรม

ก่อนการพิมพ์งานในเอกสารสิ่งที่สาคัญ คือ การกาหนดรูปแบบของเอกสารให้ตรงกับงานที่
ต้องการ คือการกาหนดค่าเริ่มต้นให้กับโปรแกรม เช่น กาหนดเอกสาร การกาหนดรูปแบบ
ตวั อกั ษร ขนาดตวั อกั ษร เป็นต้น

การกาหนดขนาดเอกสาร

โดยปกติแล้ว ส่วนใหญจ่ ะใช้กระดาษขนาด A4 ในการทางาน โปรแกรม Microsoft Word
ในทกุ เวอร์ชันจึงได้ต้งั ค่าหน้ากระดามาตรฐานในเบอื้ งตน้ มาเปน็ ขนาด A4 แตก่ ส็ ามารถท่ีจะปรับเปล่ียน
ขนาดของกระดาษให้เหมาะสมกับงานเอกสารท่ีเราต้องการได้ การกาหนดขนาดเอกสาร (Page
setup) มขี ัน้ ตอนดงั ตอ่ ไปนี้
1. คลิกที่ริบบอนเคา้ โครงหนา้ กระดาษ (page Layout) คลกิ ที่ป่มุ ขนาด (Size)
2. คลิกเลอื กขนาดกระดาษที่ตอ้ งการ

ขนาดกระดาษ ท่ีแสดงอยใู่ นปัจจุบนั

การกาหนดระยะขอบกระดาษทใี่ ช้

การกาหนดระยะขอบ (Margins) ของกระดาษท่ีใช้มีความจาเป็นอย่างย่ิงในการ พิมพ์เอกสาร เนื่องจาก
เอกสารมอี ยู่หลายรูปแบบเช่น รายงาน ตาราง บันทึกข้อความ จดหมายราชการและเอกสารอ่ืนๆ ดังน้ัน
กอ่ นท่ีพมิ พ์หรอื สรา้ งเอกสารจึงควรกาหนด ระยะขอบกระดาษเสียกอ่ น
ซ่ึงมขี ้ันตอนดังตอ่ ไปน้ี
1. คลิกท่ีรบิ บอนเคา้ โครงหน้ากระดาษ (page Layout) แล้วคลิกระยะขอบ (Margins)
2. คลกิ รูปแบบของระยะขอบท่ตี ้องการหรือกาหนดระยะขอบดว้ ยตวั เอกงทาไดโ้ ดยคลกิ ท่ี
Custom Margins จะได้ Dialog Box ของ Page Setup ดังรูปแล้วให้กาหนดระยะขอบตามต้องการ
หลงั จากนน้ั ให้คลิกปุ่ม Ok จะได้หน้าเอกสารท่มี ีระยะขอบตามทีเ่ ราต้องการ

การปรบั กระดาษแนวต้งั และแนวนอน

เอกสารโดยท่ัวไปส่วนใหญ่จะเป็นแนวต้ัง (Portrait) ดังนั้นเมื่อเปิดโปรแกรมข้ึนมา โปรแกรมจะกาหนด
เอกสารให้เป็นแนวตั้ง ซึ่งสามรถปรับเปลี่ยนหน้าเอกสารให้เป็นแนวนอน (Landscape) ได้เช่นกัน โดย
การปรับกระดาษแนวตัง้ และแนวนอน (Portrait/ Landscape) มขี ัน้ ตอนดงั น้ี
1. คลิกท่ีริบบอนเค้าโครงหนา้ กระดาษ (page Layout) คลิกทปี่ มุ่ การวางแนว (Orientation)
2. เลอื กรูปแบบของกระดาษแนวตัง้ หรือแนวนอนตามต้องการ

การตัง้ ค่าตวั อักษรเริม่ ต้น

การกาหนดค่าเริ่มต้นให้กับตัวอักษรท่ีต้องการพิมพ์ในเอกสารเพื่อความเหมาะสมกับงานเอกสารท่ี
ต้องการใหม้ ีลกั ษณะหรือเปน็ รูปแบบเดียวกนั กาหนดไดด้ ังน้ี

1. คลกิ ทร่ี บิ บอนหนา้ แรก (Home) คลิกที่ปมุ่ ลปู ศรดา้ นล่างขวามือหรือกดป่มุ Ctrl+D
2. เลือกรูปแบบของตัวอักษรท่ีต้องการ จากตัวอย่างกาหนดค่าเร่ิมต้นให้ตัวอักษรภาษาไทยเป็น
BrowalliaUPC ตวั ปกติ ขนาด 16 และคา่ เรม่ิ ตน้ ภาษาองั กฤษเป็น ตัวปกติ ขนาด 16
3. คลกิ ที่ปุ่ม Set As Default จะปรากฏกลอ่ งโตต้ อบใหค้ ลิกเลอื ก

This document only? กาหนดให้มผี ลเฉพาะเอกสารน้เี ท่านั้น
All document based on the Normal template?
กาหนดให้มีผลกบั เอกสารทีเ่ ปดิ ขนึ้ มาใช้งานทัง้ หมด
หลังจากคลิกปุ่ม OK และปดิ โปรแกรมเมอื่ เปดิ โปรแกรม
รปู แบบตัวอกั ษรจะถกู กาหนดตามรูปแบบที่เลือกไว้

การปรับคุณลักษณะของขอ้ ความ

การปรับคุณลักษณะของข้อความเป็นการเพิ่มความน่าสนใจให้กับข้อความด้วยการปรับเปล่ียน
คณุ ลักษณะ ดงั ตอ่ ไปน้ี
1.Drag เมาส์คลุมข้อความที่ต้องการตกแต่ง จะปรากฏมินิทูลบาร์ (Mini Toolbar) ขึ้นโดยอัตโนมัติให้
เลอื กใชไ้ ด้ตามตอ้ งการ

เคร่ืองมือ Mini Toolbar เป็นแถบเล็กๆท่ีเก็บคาสั่ง ใช้งานบ่อยๆ จะแสดงเมื่อผู้ใช้เลือกข้อความที่
ต้องการแถบคาสั่งจะแสดงแบบจางๆ เม่อื คลกิ เขา้ ไปใกล้คาสง่ั จะแสดงชัดขนึ้ สามารถใช้คาสัง่ ได้ทันที

เครื่องมอื Mini Toolbar

2. คลิกปมุ่ เครอ่ื งมือบนทูลบาร์ทป่ี รากฏหรอื ใน Tab Home ท่ีกลุ่ม Font คลิกปุ่ม
จะปรากฏ Dialong Box ของ Font ให้กาหนดรายละเอยี ดเพ่มิ เติม
3. เมือ่ กาหนดรายละเอียดต่างๆเสรจ็ แลว้ คลกิ ปุ่ม OK

ตัวอย่าง การปรับคุณลกั ษณะของข้อความ

1. ลากเมาส์ (Drag Mouse) คลมุ ข้อความทีต่ อ้ งการ
2. เลือกรบิ บอนหนา้ แรก (Home)
3. คลิกทีส่ ัญลักษณใ์ นเครื่องมือจดั รูปแบบข้อความ ดังนี้

สญั ลกั ษณ์ คาส่ังภาษาองั กฤษ คาสงั่ ภาษาไทย

Font ( Ctrl + Shift + F) แบบอักษร
Font Size ( Ctrl + Shift + P) ขนาดแบบอกั ษร
Increase Font Size ( Ctrl + >) เพิม่ ขนาดแบบอกั ษร
Decrease Font Size ( Ctrl + <) ลดขนาดแบบอกั ษร

Bold (Ctrl + B) ตัวหนา
Italic (Ctrl + I) ตัวเอยี ง
Underline (Ctrl + U) ขดี เส้นใต้
Strikethrough (no Pre-asigned) เสน้ ทบั ข้อความ
Subscript (Ctrl + =) ตวั อักษรหอ้ ย
Superscript (Ctrl + Shift ++) ตวั อกั ษรยก
Text Effects ตัวอกั ษรเอฟเฟก็ ต์
Text Highlight Color สเี น้นข้อความ
Font Color สีแบบอกั ษร

การจดั รูปแบบย่อหน้าและการกน้ั ระยะ

การกาหนดรูปแบบย่อหน้าและกาหนดระยะห่างของย่อหน้าจากระยะขอบซ้ายหรือระยะขอบขวา
สามารถเพิ่มหรือลดการเย้ืองของย่อหน้าหรือกลุ่มย่อหน้าภายในระยะขอบกระดาษ นอกจากนี้ยัง
สามารถสร้างการเย้ืองออก ซงึ่ จะดึงย่อหนา้ ออกไปหาระยะขอบซ้าย ซ่ึงบรรทัดแรกของย่อหน้าจะไม่
เยอ้ื ง แต่บรรทัดต่อๆไปจะเยื้อง

การจดั รูปแบบย่อหน้าทาได้ 2 วธิ ี
วิธีท่ี 1 จัดรูปแบบโดยกาหนดจากเส้นไม้บรรทัด (Ruler) ปรับต้ังระยะก้ันหน้าย่อหน้าและกั้นหลัง
ไดด้ งั นี้
1. เลอื กช่วงข้อมลู ท่ตี อ้ งการจัดรปู แบบ
2. นาเมาสไ์ ปช้ีทส่ี ัญลักษณ์บนไม้บรรทัดแล้ว Drag ไปวางตาแหนง่ ท่ีตอ้ งการ
First Line Indent หมายถงึ ตาแหน่งยอ่ หนา้ ของบรรทัดแรก
Left Indent หมายถึง ตาแหน่งยอ่ หนา้ ของบรรทัดอนื่ ที่ไมใ่ ช่บรรทดั แรก
Right Indent หมายถงึ ตาแหน่งย่อหน้าจากขอบดา้ นขวาของข้อความ
Left Margin หมายถึง ระยะขอบกระดาษด้านซ้าย
Right Margin หมายถึง ระยะขอบกระดาษด้านขวา

Left Margin Right Margin

First Line Indent Left Indent Right Indent

ตวั อยา่ งการจดั รูปแบบยอ่ หนา้

วธิ ีที่ 2 การจดั รปู แบบ Paragraph โดยใช้เมนคู าสัง่
1. เลอื กช่วงข้อมูลท่ตี อ้ งการจดั รปู แบบ
2. คลกิ Teb page Layout กาหนดรายะเอยี ดใน Tab Paragraph

ส่วนของ Indentation กาหนดการเยอื้ งท่ชี ่อง Left กาหนดกัน้ หลงั ท่ชี อ่ ง Right
ส่วนของ Spacing กาหนดระยะห่างระหว่างย่อหน้าที่ช่อง Before (ก่อนย่อหน้าท่ีเลือก) After
(หลงั ย่อหนา้ ทีเ่ ลือก) หรือคลิกทป่ี ุ่ม

Alignment : การจดั วางขอ้ ความ

Indentation : กาหนดกนั้ หน้า (Left)
ก้ันหลัง (Right)

ในสว่ นของ Special กาหนดย่อหน้าทช่ี อ่ ง
First line, กาหนดกัน้ หน้าลอยทชี่ ่อง Hanging

Spacing : กาหนดระยะหา่ งระหวา่ งยอ่ หน้า
Lines Spacing : กาหนดระยะหา่ งระหว่าง
บรรทดั

กาหนดการก้ันระยะโดยใช้ Tab

การกาหนดแท็บเป็นการช่วยเพ่ิมความสะดวกในการจัดระยะของข้อมูลในแต่ละบรรทัด
ให้ตรงกัน การกด <Tab> 1 ครั้ง จะทาให้เลื่อนไปเป็นระยะที่กาหนดไว้ ระยะ (Tab)
จะกาหนดให้มีค่าเท่ากับ 0.5 น้ิว แต่สามารถกาหนดระยะแท็บได้ตามท่ีต้องการ สามารถ
ทาไดโ้ ดยใช้เครือ่ งมอื ไมบ้ รรทดั (ถ้าไม่มีไมบ้ รรทดั ให้เลือก Tab View คลิกท่ี
หรอื คลิกที่ ดา้ นบนของ Scroll bar) มขี ้นั ตอนดังนี้
1. ทีด่ า้ นซา้ ยของไม้บรรทดั จะมีสญั ลกั ษณ์เพ่อื เลอื กรูปแบบของ Tab
2. คลิกท่ไี ม้บรรทัดเพ่อื วาง Tab ตามตาแหน่งทต่ี อ้ งการ
3. ถ้าต้องการย้ายตาแหน่งหลังจากท่ีวางแล้ว ให้คลิก Tab ที่วางไว้และย้ายได้ตาม
ตอ้ งการ
4. การลบ Tab ใหล้ าก Tab ที่ไม่ตอ้ งการมาบนกระดาษ Tab นัน้ จะหาไป
5. การปรับตาแหน่ง Tab ทั้งงานให้คลุมข้อความทั้งหมดก่อน จึงจะลากหรือย้าย Tab ได้
6. การใช้ Tab ให้กดพมิ พแ์ ปน้ Tab เคอร์เซอร์จะยา้ ยไปตาแหนง่ Tab ทีว่ างไว้

ความหมายของสัญลกั ษณ์ Tab (Tab)

Left Tab Tab ชดิ ซ้าย Right Tab Tab ชดิ ขวา
Center Tab Tab กึ่งกลาง Decimal Tab Tab ทศนิยม

การจัดตาแหนง่ กลมุ่ ข้อความ

การจดั ตาแหน่งขอ้ ความให้อยูต่ ามตาแหนง่ ตามรปู แบบเอกสารทต่ี อ้ งการมี
ขนั้ ตอนการทาโดยการคลุมขอ้ ความทีต่ ้องการจดั ตาแหน่งและทาการคลกิ
เลือกป่มุ คาสง่ั ดงั นี้

การจัดข้อความชดิ ด้านซา้ ยให้คลิกเลอื กท่ีปุ่มคาสง่ั
การจดั ข้อความชดิ ด้านขวา

การจัดข้อความอยู่กึง่ กลางเอกสาร

การจดั ข้อความให้กระจาย

การจัดขอ้ ความใหก้ ระจายแบบภาษาไทย

การกาหนดระยะบรรทัด

การกาหนดระยะบรรทัดใหม้ คี วามห่างหรือชดิ กนั เพ่ือให้มรี ะยะบรรทดั ทเี่ หมาะสมกับ
ขนาดของเอกสารท่ไี ดอ้ อกแบบไว้ มขี นั้ ตอนการทาโดยการคลมุ ข้อความท่ตี ้องการ
กาหนดระยะบรรทัดและทาการคลกิ เลือกปมุ่ คาสัง่ และเลือกระยะห่างของบรรทดั ดงั น้ี
ตัวอยา่ งระยะหา่ ง 1.0
ปรับขนาดเปน็ ระยะหา่ ง 1.5 โดยคลิกที่ และเลอื กระยะห่างของบรรทดั

การใส่สัญลักษณแ์ สดงหวั ขอ้

การใส่หัวขอ้ เป็นสัญลักษณแ์ สดงหัวข้อทาได้ 2 ลกั ษณ์ คอื
1. การกาหนดหวั ขอ้ รายการโดยใช้สญั ลกั ษณ์หรือรปู ภาพ การใส่สญั ลกั ษณห์ ัวขอ้ นัน้
ชว่ ยแยกรายการ หรือแสดงหัวขอ้ ไดช้ ดั เจน สามารถทาไดด้ งั น้ี

1.1 คลมุ ข้อความทตี่ ้องการสรา้ งหวั ขอ้ รายการ
1.2 ที Tab Home คลิกเลอื กท่ี

1.3 เลอื ก Define New Bullet
1.4 จะปรากฏกล่อง Define New Bullet

เลอื ก symbol เพอ่ื กาหนดหัวข้อแบบสญั ลักษณ์
เลือก Font เพอ่ื กาหนดลักษณะแบบอกั ษร
เลอื ก Picture เพือ่ กาหนดหวั ขอ้ แบบรูปภาพ
Alignment เป็นการกาหนดตาแหน่ง (ซา้ ย ขวา
กง่ึ กลาง)
จากตวั อย่างน้คี ลกิ เลอื ก symbol เพอื่ กาหนด
หัวขอ้ แบบสัญลกั ษณแ์ ละ Alignment เปน็ Left
1.5 เลือกสัญลกั ษณท์ ตี่ ้องการ
1.6 คลกิ ปมุ่ OK