CADANGAN PENAMBAHBAIKAN PROGRAM

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
PERLAKSANAAN

PROGRAM PENDAFTARAN DAN MINGGU
HALUAN SISWA

SESI JULAI–DISEMBER 2022
(11 JULAI SEHINGGA 26 JULAI 2022)

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN PERLAKSANAAN
PROGRAM PENDAFTARAN DAN MINGGU HALUAN SISWA
SESI JULAI–DISEMBER 2022

PENDAFTARAN PELAJAR KANAN (11 – 12 JULAI 2022)

1. Pendaftaran Asrama
Cadangan masa beroperasi: Waktu Pejabat (8.00 am – 5.00 pm)

Cadangan supaya pelajar melapor diri awal
1. Pelajar mendapat nombor bilik lebih awal (sebelum pulang ke kampung, hari terakhir sesi Semester Januari –

Jun 2022) atau
2. Pelajar yang hadir lebih awal diberikan bilik yang berkeadaan lebih baik. Pelajar lewat tidak diberi keistimewaan

tersebut atau
3. Pelajar yang memberi sumbangan signifikan kepada kepentingan IKM JB seperti memenangi pertandingan/

menyumbang khidmat bakti diberi keutamaan memilih bilik dan rakan sebilik yang disukai. Pilihan dibuat
sebelum pelajar mulai bercuti panjang.

Keperluan pengurusan asrama sebelum pelajar mulai bercuti
1. Suatu taklimat melibatkan pengurusan asrama dan pemeriksaan bilik perlu dilakukan sebelum para pelajar

mengosongkan bilik dan mulai balik kampung.
2. Hanya barang berharga sahaja yang perlu dibawa pulang dan selebihnya disimpan secara teratur di stor yang

dikhaskan.
3. Ibu bapa perlu dimaklumkan tentang hal ini untuk mengelakkan salah faham timbul di kemudian hari.

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN PERLAKSANAAN
PROGRAM PENDAFTARAN DAN MINGGU HALUAN SISWA
SESI JULAI–DISEMBER 2022

PENDAFTARAN PELAJAR KANAN (11 – 12 JULAI 2022)

2. Pendaftaran Kursus
• Ketua Program perlu mengeluarkan senarai nama Penasihat Akademik yang terlibat untuk disediakan
peruntukkan makanan yang mencukupi.
• Senarai nama perlu diserahkan kepada Penyelaras paling lewat 2 minggu sebelum aktiviti pendaftaran kursus
bermula.

3. Jawatankuasa Jamuan
• Memaklumkan tempoh makanan boleh mula diambil di tempat yang disediakan.
• Nama JK Jamuan bertugas dipamerkan supaya memudahkan petugas berurusan.
• Senarai peruntukkan makanan mengikut jawatankuasa perlu disediakan untuk merekod status pengambilan
selesai.

4. Pengendalian Slot/Jawatankuasa
Pegawai yang tidak dapat hadir menjalani tugas/menguruskan slot dikhaskan perlu memaklumkan awal kepada
Penyelaras dan perlu mengemukakan pengganti.

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN PERLAKSANAAN
PROGRAM PENDAFTARAN DAN MINGGU HALUAN SISWA
SESI JULAI–DISEMBER 2022

PENDAFTARAN PELAJAR BARU (24 – 26 JULAI 2022)

1. Pendaftaran Pelajar Baru
Unit HEP
• Mengenalpasti keperluan melengkapkan dokumen, memaklumkan status kepada ibu bapa/pelajar supaya tidak
berlaku insiden ibu bapa perlu balik ke rumah untuk mendapatkan dokumen yang diperlukan kerana maklumat
sedia ada tidak mencukupi meskipun telah di muatnaik.
• Mengenalpasti kes–kes yang memerlukan keputusan Pengarah lebih awal. Elakkan menguruskan masalah
timbul pada hari Pendaftaran kerana kebanyakan pegawai tidak dapat memberi maklum balas segera pada hari
tersebut.
• Menjangkakan kemungkinan supaya dapat mengelakkan masalah yang mungkin timbul pada hari pendaftaran.
Menggalakkan perbincangan dan mempunyai kumpulan kerja dan sokongan yang kuat.
• Menyelesaikan masalah yang timbul dengan cekap dan segera untuk mengelakkan ketidakpuasan hati
pelanggan/ibu bapa dan pelajar.
• Berkongsi senarai semak, surat pemakluman kepada pelajar dan lain–lain input/maklumat dengan
Jawatankuasa Pendaftaran untuk sama–sama memainkan peranan secara efektif.
• Menyediakan infografik berkaitan penampilan sebagai penuntut IKM Johor Bahru yang bersesuaian termasuk
kekemasan rambut pelajar lelaki, etika berpakaian dan lain – lain yang dirasakan perlu.
• Mengemaskini dari masa ke masa bilangan pelajar setuju terima dan pelajar memohon penangguhan dalam
satu fail yang sama untuk mengelakkan kekeliruan atau terlepas pandang maklumat penting.

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN PERLAKSANAAN
PROGRAM PENDAFTARAN DAN MINGGU HALUAN SISWA
SESI JULAI–DISEMBER 2022

PENDAFTARAN PELAJAR BARU (24 – 26 JULAI 2022)

1. Slot Pendaftaran Pelajar Baru
Unit HEP (sambungan…)
• Mewujudkan platform khusus untuk memuatnaik Carta Alir Pergerakan Pelajar, Carta Alir Pergerakan Ibu Bapa,
Pelan Keselamatan Lalulintas, Kawasan Parkir Ibu Bapa, Pelan Lantai Dewan Takzim, Buku Program dan lain–
lain maklumat secara digital dan paperless yang memerlukan tindakan dan pemakluman kepada ibu bapa dan
pelajar.
Pemakluman pewujudan platform ini dicadangkan untuk dimaklumkan bersama–sama surat tawaran.
Platform ini berperanan menyampaikan hebahan dan memuat naik dokumen rujukan untuk keperluan ibu bapa,
pelajar dan AJK (sekiranya perlu) dari masa ke masa.
• Menguruskan ketidakpuasan ibu bapa di tempat tertutup dan jauh daripada perhatian untuk menguruskan
kawalan ketenteraman awam.

Kaunter Program
• Memaklumkan keperluan kepada Ketua Program untuk tindakan Penyelaras. Contoh keperluan alat tulis.

Kegagalan memaklumkan keperluan menyebabkan peralatan diperlukan tidak dapat disediakan.
• Menerima pemakluman kesesakan kaunter untuk tindakan lanjut dengan berlapang dada.
• Kedudukan program dengan jumlah pelajar berdaftar yang ramai disusun paling kiri dan paling kanan dalam

dewan untuk mengelakkan kesesakan di laluan masuk utama ke dewan.

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN PERLAKSANAAN
PROGRAM PENDAFTARAN DAN MINGGU HALUAN SISWA
SESI JULAI–DISEMBER 2022

PENDAFTARAN PELAJAR BARU (24 – 26 JULAI 2022)

Slot Pendaftaran Pelajar Baru
Kebersihan dewan
Kebersihan dewan adalah tanggungjawab semua pihak dan bukan terletak pada bahu pihak kontraktor kebersihan
sahaja.
Sampah dan sisa makanan perlu dibuang ke dalam tong sampah yang disediakan dan bukan di kaki meja kaunter.
Kaunter perlu dipastikan berkeadaan baik dan bersih sebelum meninggalkan dewan.
Kebersihan itu adalah asas keimanan.

2. Keselamatan Lalulintas
• Mendapatkan maklumat bilangan parkir maksimum bagi kawasan parkir dikhususkan kepada pelajar
perempuan dan yang dikhususkan kepada pelajar lelaki.
• Mengenalpasti bilangan pelajar lelaki dan bilangan pelajar perempuan dan menjangkakan kemungkinan
bilangan parkir mencukupi atau sebaliknya.
• Menyediakan pelan sokongan sekiranya kawasan parkir dikhususkan kepada pelajar lelaki tidak mencukupi.
Sebagai contoh: Parkir tambahan disediakan di kawasan halaman rumah Pengarah dan di hadapan Blok G
dengan sentiasa diselia oleh Jawatankuasa Keselamatan Lalulintas
• Memastikan ibu bapa tidak melepasi kawasan yang tidak dibenarkan.

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN PERLAKSANAAN
PROGRAM PENDAFTARAN DAN MINGGU HALUAN SISWA
SESI JULAI–DISEMBER 2022

PENDAFTARAN PELAJAR BARU (24 – 26 JULAI 2022)

Slot Aktiviti
Ketepatan Masa Memulakan dan Menamatkan Sesi
Pegawai dipertanggungjawab perlu memastikan pengisian, pendekatan dan perlaksanaan adalah bersesuaian
dengan tempoh masa diberi bagi mengelakkan masalah kelewatan menghabiskan sesi. Perkara ini menyebabkan
slot berikutnya tidak mempunyai masa yang mencukupi untuk melaksanakan aktiviti yang telah dirancang,
menunggu terlalu lama sebelum dapat melaksanakan aktiviti yang telah dirangka dan pelajar mempunyai masa
rehat yang pendek kerana masalah di atas.

Penggunaan Slaids Pembentangan
Pegawai yang dipertanggungjawabkan perlu menyediakan slaids pembentangan yang menarik dan bersesuaian
untuk mengendalikan sesi.

Pengisian Aktiviti
Dicadangkan berpusatkan pelajar untuk mengelakkan pelajar tertidur kerana terlalu lama mendengar taklimat.
Libatkan unsur yang memerlukan pelajar bergerak dan tidak duduk terlalu lama di tempat duduknya.

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN PERLAKSANAAN
PROGRAM PENDAFTARAN DAN MINGGU HALUAN SISWA
SESI JULAI–DISEMBER 2022

PENDAFTARAN PELAJAR BARU (24 – 26 JULAI 2022)

Cadangan/Sumbangsaran
• Sangat digalakkan dicadangkan semasa mesyuarat, beberapa hari sebelum aktiviti dilaksanakan (selagi tidak
melibatkan implikasi kewangan).
• Pegawai yang menghantar wakil ke mesyuarat perlu memastikan input adalah seperti yang dihasratkan
supaya persediaan dan perancangan dapat disediakan.
• Kegagalan memaklumkan keperluan peralatan, bahan aktiviti atau bajet slot semasa mesyuarat akan
menyebabkan peruntukkan dan persiapan tidak dapat disalurkan ke aktiviti seperti dirancangkan.
• Tindakan/arahan/cadangan yang dikemukakan tanpa perancangan awal dan sambal lewa sangat tidak
digalakkan.

Pengumuman/Hebahan
• Digalakkan dilaksanakan sebelum majlis bermula atau sebaik sesuatu majlis/aktiviti selesai dengan sempurna.
Tindakan membuat hebahan semasa sesi sedang berjalan/ belum selesai dengan sempurna tanpa dianggap
tidak menghormati majlis dan tetamu terlibat yang masih berada dalam majlis tersebut.
• Pengacara Majlis/Pengelola majlis perlu dimaklumkan terlebih dahulu sebelum hebahan dibuat.

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN PERLAKSANAAN
PROGRAM PENDAFTARAN DAN MINGGU HALUAN SISWA
SESI JULAI–DISEMBER 2022

PENDAFTARAN PELAJAR BARU (24 – 26 JULAI 2022)

Keperluan JKP sebagai pengendali aktiviti
• Ketua Jawatankuasa yang memerlukan JKP untuk melancarkan aktiviti perlu memaklumkan kepada Ketua JK
Kepimpinan Pelajar untuk pemakluman dan tindakan. Pegawai pengendali aktiviti perlu berada bersama–
sama JKP dan menyelia perlaksanaan aktiviti. Perkara ini sangat perlu bagi mengelakkan perkara tidak
diingini daripada terjadi seperti kemalangan, masalah luar jangka dan lain –lain yang memerlukan tindakan
segera yang hanya boleh diputuskan oleh pegawai.
• Arahan kerja perlu relevan dengan keupayaan JKP dan tidak membebankan JKP untuk dilaksanakan.
Sebaiknya cadangan keperluan dan aktiviti yang perlu diuruskan oleh JKP perlu dimaklumkan dan mendapat
persetujuan terlebih dahulu daripada Ketua JK Kepimpinan Pelajar.
• Kekerapan penggunaan khidmat JKP perlu diteliti semula sekiranya boleh diselesaikan di peringkat
Jawatankuasa Staf.

Terima kasih atas kerjasama yang tuan/puan berikan. Semoga perlaksanaan aktiviti dan kelancaran program berjalan
seperti direncanakan dengan jayanya.
Insya Allah dan aamin…

Dikumpulkan dan disediakan oleh: Penyelaras Program Pendaftaran Pelajar dan Minggu Haluan Siswa IKM Johor Bahru
Pn. Emi Marlina Binti Mohd Nain (11 Julai sehingga 26 Julai 2022)