E-MODUL KAS KECIL

E-Book

Petty cash
(KAs Kecil)

Create By :
1. Dian Hasna Armeika D (7101418007)
2.Fitri Ayu Lestari (7101418224)
3.Nurul Hayati (7101418146)
4.Nina Farikhah (7101418268)
5.Annisa Ambarwati (7101418136)

Glosarium

Petty Cash : Kas kecil
Imprest Fund System : sistem dana tetap
Fluctuation Fund System : sistem dana tidak tetap

ii

Kata pengantar
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat
Rahmat dan Karunia-Nya yang begitu besar, sehingga kami dapat
menyelesaikan E-book ini dengan harapan dapat bermanfaat
dalam menambah ilmu dan wawasan kita.
E-book ini kami buat dalam rangka memenuhi salah satu tugas
mata kuliah Media dan BahanAjar Pendidikan Akuntansi.
Dengan keterbatasan ilmu pengetahuan yang kami miliki dalam
membuat E-book ini. Kami berusaha mencari sumber data dari
berbagai sumber informasi, sehingga menambah ilmu
pengetahuan yang bermanfaat bagi kami, dan semoga bagi para
pengguna E-book ini.
Kami sadar dalam pembuatan E-book ini masih jauh dari kata
sempurna oleh karena itu kami berharap akan adanya masukan
yang membangun, sehingga E-book ini dapat bermanfaat baik
bagi kami maupun pengguna makalah ini.

i

Kata pengantar. i

Glosarium.. ii

DAFTAR ISI. iii

A. Pengertian Kas Kecil (Petty Cash)

B. Tujuan Kas Kecil

C. Manfaat Kas Kecil

D. Karakteristik / Ciri Petty Cash.

E. Fungsi Petty Cash.

F. Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

1. Pembentukan dana kas kecil

2. Pembayaran melalui dana kas kecil

3. Pengisian kembali dana kas kecil

G. Sistem Pencatatan Kas Kecil

1. Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System).

2. Sistem dana Berubah / Tidak Tetap (Fluctuation Fund

System)

H. Perbedaan Sistem Dana Tetap dan Dana Tidak Tetap.

I. Contoh Soal & Pembahasan.

K. Latihan Soal 13Kata pengantar.

iii

A. Pengertian Kas Kecil (Petty Cash)

Dalam melakukan transaksi bisnis, perusahaan tidak selalu mengeluarkan

dana besar untuk membayar sesuatu. Namun, tanpa disadari ternyata

perusahaan juga dapat mengeluarkan uang dengan nominal yang kecil, tapi

dengan kuantitas yang banyak. Meskipun demikian, setiap uang yang keluar

tetap harus dibuat di dalam sebuah buku (pembukuan) untuk mempermudah

akuntan perusahaan mencatat keuangan perusahaan.Pembukuan inilah yang

akan mencatat setiap pengeluaran yang dilakukan perusahaan dalam nominal

yang tidak terlalu banyak atau biasa disebut dengan kas kecil atau petty cash.

Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus

untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya.Kas kecil

digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang

jumlahnya relatif kecil seperti dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan,

dana konsumsi untuk kepentingan rapat, dan lain sebagainya. Sebagai orang

yang dipercaya pimpinan untuk mengelola kas kecil, sekretaris harus dapat

mengatur dan merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan

keuangan yang dibukukan kembali oleh bagian keuangan

perusahaan.Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro

Kesekretariatan atau petugas keuangan tingkat pemula atas pengeluaran-

pengeluaran tunai. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan

yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak

perlu meminta dana kebagian keuangan setiap kali ingin mengeluarkan dana.

Karena umumnya, perusahaan akan sering mengeluarkan dana yang relatif

kecil untuk berbagai kepentingan

Petty cash biasanya
digunakan untuk
pembiayaan operasional
perusahaan ataupun hal-hal
yang berkaitan dengan
aktivitas-aktivitas yang
dilakukan oleh perusahaan.

1

B. Tujuan Kas Kecil
Petty cash dimasukkan ke dalam manajemen keuangan perusahaan

didasarkan pada tujuan-tujuan tertentu seperti :
1.Menangani Masalah Perlengkapan di dalam Perusahaan.
Tujuanyang pertama adalah untuk menangani masalah pembiayaan
perlengkapan atau perbekalan yang terjadi di dalam perusahaan. Karena
biasanya biaya yang terkait perbekalan usaha relatif lebih kecil dibandingkan
biaya yang lain. Karena
nominal pembiayaan kecil, tentu pembukuan yang digunakan untuk mencatat
transaksi juga khusus, pembukuan inilah yang disebut petty cash.
2.Mencegah Terjadinya Alokasi Pembayaran
Dengan adanya pencatatan petty cashl, tentu kesalahan alokasi pembayaran
tidak akan terjadi. Tidak mungkin perusahaan membayar mahal pada biaya
transaksi yang
kecil atau sebaliknya. Karena semuanya terpetakan di dalam pembukuan yang
berbeda.Artinya jika ingin membayar biaya yang kecil, tentu datanya ada di kas
kecil. Sedangkan jika ingin membayar biaya kebutuhan perusahaan yang besar,
tentu datanya harus dilihat di pembukuan yang berbeda.
3. Meringankan Pekerjaan Karyawan
Tujuan yang selanjutnya adalah untuk meringankan karyawan di dalam
melayani pelanggan. Selain itu, kas kecil juga membantu meringankan tugas
karyawan dalam melaporkan kinerjanya kepada relasi bisnis maupun
atasan.Karena dengan adanya kas kecil, tentu pemetaan dana yang dikeluarkan
menjadi jelas. Itu artinya, analisis untuk bahan laporan juga lebih mudah dan
tidak rumit.
4. Mempercepat Penentuan Kebijakan Insidental
Terkadang atasan mengeluarkan kebijakan insidental atau kebijakan mendadak
untuk perusahaan, dengan adanya kas kecil dan kas besar, tentu analisis pra
kebijakan menjadi lebih mudah.Dasar keputusan juga kuat, sehingga tidak akan
terjadi permasalahan di belakang hari. Artinya, kebijakan mendadak yang
dikeluarkan memang didasarkan pada data yang ada sekalipun analisisnya
dilakukan dengan cepat dan juga mendadak.

2

C. Manfaat Kas Kecil
Selain ada tujuan tertentu, petty cash juga harus dibuat karena ada manfaat-

manfaat darinya. ini dia manfaat-manfaat yang dimaksud:
1. Mempermudah Akuntan Mencatat Keuangan
Tugas seorang akuntan sangat berat. Salah satunya adalah harus membuat
laporan keuangan untuk periode tertentu. Maka dari itu, seorang akuntan harus
memiliki kemampuan menganalisis keuangan yang mumpuni serta memiliki
ketelitian yang akurat.
Dengan adanya pembukuan petty cash tentu kerja akuntan ketika mencatat
keuangan perusahaan menjadi lebih mudah. Karena sistem analisisnya hanya
dengan menyatukan data-data keuangan di setiap bidang di dalam perusahaan.
2. Untuk Meningkatkan Pelayanan Pelanggan
Manfaat pembukuan kas kecil yang kedua adalah untuk meningkatkan
pelayanan pelanggan. Faedah yang membuat pembukuan ini wajib ada di dalam
manajemen finansial usaha. Rapat di kantor adalah hal lumrah. Bahkan ada
agenda khusus untuk kegiatan ini. Termasuk rapat eksternal kantor yang
diadakan dalam periode tertentu.Penyediaan konsumsi untuk agenda ini perlu
dilakukan. Tentunya membutuhkan dana untuk memberikan pelayanan
konsumsi yang bagus. Misal, dengan adanya kas kecil karyawan yang bertugas
tidak perlu bingung dan takut suguhan tidak akan memuaskan, karena semua
dana diambilkan dari perusahaan dan nanti akan dicatat di dalam pembukuan.
3. Untuk Mengeluarkan Dana Darurat Perusahaan
Tidak dimungkiri, kalau di setiap divisi perusahaan terkadang membutuhkan
dana yang haru dipersiapkan dengan cepat. Tentunya divisi ini tidak akan
mengajukan dana yang kecil pada perusahaan teras yang dananya sendiri
dialokasikan untuk transaksi-transaksi yang besar.Lain soal kalau divisi itu
memiliki uang tunai sendiri yang bisa dialokasikan untuk membiayai divisi-nya
sendiri. Tak hanya itu, dana yang tercatat di dalam petty cash ini, juga bisa
diperbantukan pada divisi lain yang kebetulan membutuhkan dana darurat.

3

Ciri Petty Cash??

D. Karakteristik / Ciri Petty Cash
1. Jumlahnya ditetapkan dan dibatasi dalam
jumlah tertentu sesuai dengan kebutuhan dari
suatu perusahaan yang bersangkutan.
2. Dipakai sebagai alat untuk membayar berbagai
transaksi yang rutin dilakukan setiap hari yang
nominal-nya kecil.
3. Pengisian kembali untuk dana petty cash
dilakukan secara rutin dengan jumlah tertentu
yang sesuai dengan SOP akuntansi keuangan
yang berlaku.

E. Fungsi Petty Cash
1. Digunakan sebagai alat untuk membayar setiap
pengeluaran yang jumlah nominalnya kecil.
2. Menjadikan sistem pembayaran menjadi lebih praktis
untuk setiap pengeluaran yang mendadak, mendesak, dan
jumlah nominal-nya yang kecil.
3. Menangani perbekalan dan perlengkapan yang ada di
kantor suatu perusahaan.
4. Mengoptimalkan kinerja karyawan untuk melakukan
pelayanan kepada para pelanggan dan relasi
5. bisnis pimpinan perusahaan.

4

F. PROSEDUR PENGELOLAAN DANA KAS KECIL

1.Pembentukan Dana Kas Kecil

Hal yang paling penting dalam pembentukan
kas kecil adalah:

Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksir
dengan memperhitungkan kebutuhan dan
untuk tiga atau empat minggu.
Memberikan estimasi kepada Bendahara,
kemudian bendahara menarik cek dan
memberikannya kepada pemegang kas
kecil.
Pemegang kas kecil mencairkan / meng-
uangkan cek.

Dokumen yang tersedia untuk pembentukan dana kas kecil:
Surat keputusan dari pejabat yang berwenang.
Bukti kas keluar Cek
Pembayaran melalui dana kas kecil Pemegang kas kecil
(kasir) mempunyai kewenang

2. Pembayaran melalui dana kas kecil

Pemegang kas kecil (kasir) mempunyai kewenangan untuk melakukan
pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil
sepanjang tidak bertentangandengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Dokumen yang tersedia untuk pengeluaran kas:

Permintaan pemakaian kas kecil
Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen pendukung (nota / Kwitansi)

5

3. Pengisian kembali dana kas kecil

Permintaan pengisian kembali dilakukan
oleh pemegang kas kecil. Pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar

pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-
bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Apabila uang yang terdapat dalam dana
kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali.

Dokumen yang tersedia untuk pengisian kembali dana kas kecil:
Permintaan Pengisian kembali kas kecil
Bukti pengeluaran kas kecil
Bukti kas keluar
Dokumen Pendukung (Nota, dan Kwitansi)

G. Sistem Pencatatan Kas Kecil

1. Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System).
Sistem dana tetap adalah sistem yang menetapkan dan menyisihkan dana kas

kecil dengan nilai yang tetap atau tidak berubah tiap periode pengisiannya.
Kecuali jika perusahaan menghendaki perubahan jumlah dana kas kecil. Kondisi
tersebut mungkin terjadi ketika perusahaan merasakan kas kecil yang sudah
disisihkan ternyata tidak dapat memenuhi semua operasional kecil, sehingga
perlu ditambah lagi nilainya. Atau bisa juga perusahaan merasa dana kas kecil
terlalu besar untuk operasional kecil perusahaan, sehingga perlu dikurangi
jumlahnya.

Dengan adanya perubahan kebijakan atas nilai dana kas kecil tersebut, maka
perusahaan (akuntan) harus melakukan catatan penyesuaian atas penambahan
atau pengurangan nilai tersebut. Yang perlu diingat dalam sistem dana tetap
adalah pencatatan
pengeluaran kas kecil tidak dicatat seketika terjadi pengeluaran. Melainkan
dicatat ketika terjadi pengisian kembali kas kecil.

Contoh, pimpinan perusahaan A menetapkan kebijakan membentuk dana kas
kecil untuk keperluan pengeluaran rutin sebesar Rp. 1.000.000. Pada akhir bulan,
dana tersebut telah digunakan Rp. 750.000. Maka sisa pada akhir bulan (saldo)
adalah Rp. 250.000. Pada awal bulan berikutnya, dana yang diterima adalah Rp.
750.000. Jadi pada awal bulan jumlah dana kas kecil yang ada adalah tetap
sebesar Rp. 1.000.000.

6

Prosedur dalam Sistem Dana Tetap
Pemegang kas kecil diberi uang untuk menutup
pengeluaran selama 1 periode.
Pada akhir periode, jumlah uang kas kecil yang telah
dibelanjakan harus diiskan lagi, sehingga jumlah uang
kas kecil menjadi sama dengan saldo awalnya.
Tidak ada penambahan saldo pada pertengahan periode.

Ciri-ciri Sistem Dana Tetap
Jumlah saldo kas kecil tidak berubah
Setiap pengeluaran kas kecil tidak dicatat.
Pencatatan dilakukan pada saat pengisian kembali kas kecil dengan
mengkredit akun kas.
Setiap akhir periode menimbulkan ayat jurnal penyesuaian.

Kelebihan sistem dana tetap:
Dapat diketahui jumlah pengeluaran per pos/akun tiap periode, sehingga
dapat berfungsi sebagai alat kontrol dalam penggunaan dana.
Pimpinan atau pun pengelola kas kecil akan hati-hati dalam menggunakan
kas kecil, mengingat tidak ada penambahan dana di tengah periode.
Memudahkan bendahara untuk menentukan perkiraan jumlah dana per
unit usaha tiap periode, karena jumlah dana awal selalu sama.

Kelemahan sistem dana tetap:
Saldo kas kecil tidak mudah diketahui, karena saldo baru dapat dilihat
pada akhir periode ketika pengisian kembali
Saat pengisian kembali dana kas kecil harus tetap, sama dengan
pembentukan dana kas kecil
Jika terjadi kekurangan dana sebelum akhir periode, hal itu akan menjadi
masalah, karena tidak ada penambahan dana di tengah periode. Karena itu
pemegang kas kecil harus hati-hati dalam pemakaian dana.

7

2. Sistem dana Berubah / Tidak Tetap (Fluctuation Fund System)

Sistem yang menetapkan nilai dana kas kecil tidak ditetapkan tetapi sesuai
dengan kebutuhan operasional. Artinya, saldo akun kas kecil ini tidak tetap
atau berfluktuasi sesuai dengan jumlah transaksi kas
kecil. Jadi nominal saldonya akan berubah tiap-tiap periode sesuai dengan
kebutuhan operasional perusahaan.

Misal, ketika menetapkan kebijakan kas kecil pertama kali, perusahaan
menetapkan jumlah kas kecil sebeesar Rp. 1.000.000 (saldo awal). Kemudian
kas kecil tersebut digunakan untuk keperluan operasional perusahaan hingga
akhir periode. Pada awal periode berikutnya, kas kecil diisi kembali dengan
jumlah yang sama atau berbeda dengan saldo awal. Berbeda dalam arti bisa
kurang atau lebih dari nilai saldo awalnya. Hal ini disesuaikan apakah
kebutuhan perusahaan memerlukan tambahan dana kas kecil atau pengurangan
ataupun tidak perlu ada keduanya.

Dalam sistem fluktuasi, setiap terjadi perubahan jumlah uang kas kecil
harus langsung dibukukan, baik itu penambahan maupun pengeluaran. Jadi
buku pengeluaran kas kecil memiliki fungsi sebagai buku jurnal dan menjadi
dasar untuk proses pemostingan ke buku besar.

Ciri-ciri:
Saldo kas kecil selalu berubah.
Setiap pengeluaran kas kecil selalu dicatat dengan mengkredit akun kas
kecil.
Pengisian kas kecil dengan mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun
kas.

Kelebihan pada Sistem Dana Fluktuasi:
Pengeluaran kas kecil yang terjadi langsung dibukukan oleh kasir kas
kecil, sehingga saldo kas kecil dapat langsung diketahui sewaktu-waktu.
Jika terjadi kekurangan dana di tengah periode, bisa dilakukan
penambahan dana kas kecil.
Dapat meringankan beban pekerjaan akuntan karena penjurnalan langsung
dilakukan oleh kasir kas kecil saat terjadi transaksi kas kecil.

Kelemahan pada Sistem Dana Fluktuasi:
Pengelolaan dana kas kecil yang kurang efisien atau terjadi pemborosan
karena kurangnya sikap hati-hati kasir kas kecil dalam pengelolaan dananya.

8

H. Perbedaan Sistem Dana Tetap dan Dana Tidak Tetap
Sistem Pencatatan pada kas kecil dibagi menjadi 2 yakni sistem pencatatan dana
tetap dan tidak tetap perbedaan akn keduanya terlihat pada:
Penentuan saldo awal periode
Disistem dana tetap, kebijakan penentuan saldo awal kas kecil selalu tetap untuk
setiap periode yang ada, berbeda dengan sistem fluktuasi, penentuan jumlah saldo
awal tentu akan berbeda atau mungkin juga tetap sama tergantung dengan
banyaknyakebutuhan operasional perusahaan tersebut.
Pembelanjaan kas kecil
Pada saat terjadi transaksi pengeluaran kas kecil, sistem dana tetap tidak akan
melakukan pencatatan pada jurnal yang dibutuhkan adalah membuat bukti
transaksi untuk bukti pengeluaran pada kas kecil. Sedangkan pada sistem fluktuasi
setiap terjadi transaksi selalu dilakukan pembukuan dengan
ayat jurnal seperti:

Pengisian Kembali
Di sistem dana tetap pengisian ulang dana kas kecil haruslah sama dengan
kebijakan awal yang sudah ditetapkan perusahaan. Berbeda dengan sistem dana
fluktasi, banyaknya disesuaikan dengan kebutuhan.
Saat melakukan pengisian kembali tersebut sistem dana tetap kemudian akan
membukuan setiap pengeluaran yang telah dilakukan dengan ayat jurnal sebagai
berikut:

9

10

I. Contoh Soal
Subur Jaya menyelenggarakan petty cash untuk berbagai pengeluaran kecil. Petty
cash tersebut mulai dibuka pada tanggal 1 Desember 2017dengan menerima uang
sebanyakRp. 200.000 dari cash pusat.
Untuk selanjutnya petty cash akan diisi setiap tanggal 10 dan 25. Transaksi yang
berhubungan dengan petty cash selama bulan Desember 2017 adalah sebagai
berikut:
Diminta
Catatlah transaksi diatas ke dalam:
1. Buku petty cash
2. Jurnal umum, jika dengan menggunakan metode/system:
Sistem dana tetap (imprest fund system)
Sistem dana tidak tetap (fluctuation fund system)

11

1.Buku Petty Cash

2.

12

Karena petty cash hanya diisi kembali setiap tanggal 10 dan juga 25, maka sampai
dengan tanggal 31 Desember 2017 terdapat pengeluaran petty cash yang belum
diganti sebesar Rp. 70.000 yaitu pengeluaran pada tanggal 26,28 dan juga 30
Desember 2017
Sehingga pada tanggal 31 Desember 2017perlu disesuaikan dengan membuat
jurnal penyesuaian sebagai berikut:

Pada awal tahun berikutnya, yaitu 1 Januari 2017 perlu dibuat jurnal pembalik
(reversing entries/readjustment) supaya saldo rekening kas kecil tetap seperti
semula, dan pengisian kembali petty cash berikutnya sesuai dengan cara yang
dilakukan sebelumnya.
Jurnal pembalik/readjustment/reversing entries

13

J. Latihan Soal
Manajemen PT JH Computer pada bulan Januari 2010 memutuskan untuk
membentuk dana kas kecil yang kan dikelola oleh bagian Administrasi Keuangan.
Besarnya kas ekcil yang ada ditentukan maksimal sebesar Rp.1.000.000 ,-
Transaksi yang terjadi selama bulan januari 2009 adalah sebagai berikut:
1 Jan Dilakukan pengisiankembali awal kas kecil sebesar Rp1.000.000
4 Jan Dibeli perlengkapan berupa 20 lembar materai @6.000
10 Jan Dibayar biaya iklan kepada harian ibukota Rp 180.000
12 Jan Dibayar biaya konsumsi untuk rapat karyawan Rp150.000
16 Jan Dibeli kertas dan alat tulis kantor senilai Rp200.000
17 Jan Dibayar biaya berlangganan koran sebsar Rp 150.000
18 Jan Dilakukan pengisian kembali kas kecil
19 Jan Dibayar biaya telepon Rp 400.000
20 Jan Dibayar biaya litrik Rp 500.000
25 jan Dilakukan pengisian kembali kas kecil
Diminta :

Buatlah buku kas kecil
Buatlah jurnal yang berkaitan dnegan transaksi menggunakan sistem dana
tidak tetap dan sistem dana tetap.

14

Petty Cash

KAS KECIL