IBU PEJABAT POLIS DAERAH IPOH POLIS DIRAJA MALAYSIA
IBU PEJABAT POLIS DAERAH IPOH POLIS DIRAJA MALAYSIA ISI KANDUNGAN PERKARA MUKA SURAT RINGKASAN EKSEKUTIF 1 BAB 1 – LATAR BELAKANG KUMPULAN 2-5 BAB 2 – SIGNIFIKASI PEMILIHAN 6-8 • KEHENDAK PELANGGAN DAN PEMEGANG TARUH • SEJAJAR DENGAN AGENDA DAN MAKLAMAT NASIONAL • KAITAN DENGAN KEADAAN DAN EKOSISTEM SEMASA • KAEDAH PEMILIHAN PROJEK & ANALISA BAB 3 – TINDAKAN PEMBUKTIAN DAN PENYELESAIAN 9-10 • UJI CUBA • PERAKUAN DARIPADA PIHAK BERTAULIAH BAB 4 – KEBERHASILAN PROJEK 11-12 • OUTCOME • IMPAK BAB 5 – POTENSI PENGEMBANGAN INOVASI 13-15 • TAHAP KETERSEDIAAN TEKNOLOGI/SISTEM/PROSES • FAEDAH SAMPINGAN (LUAR JANGKA) • TAHAP REPLIKASI ATAU PENGKOMERSILAN
RINGKASAN EKSEKUTIF Perkembangan penggunaan sistem kini di dalam urusan harian adalah sangat cepat dan pesat, semakin banyak organisasi yang menggunakan sistem untuk membantu kemudahan dalam pengumpulan data. Sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan dalam pengumpulan data. Data adalah sangat penting dalam memastikan pengguna melaksanakan intervensi yang betul terhadap suatu isu ataupun masalah yang ingin ditangani. Data juga akan menjadikan keputusan keputusan yang dilakukan adalah tepat di sepanjang proses penghasilan sesuatu maklumat. Menurut Kiliian & Bellamy (2000), memahami dan menggunakan data dalam penghasilan maklumat adalah asas kepada peningkatan dan keberkesanan sesuatu maklumat itu. Permasalahan yang telah di kenal pasti dalam pengurusan pengumpulan data rekod peribadi warga kerja di IPD Ipoh adalah diaplikasikan secara manual dan tidak menyeluruh. Terdapat data-data yang tidak mampu untuk dimuatkan di dalam satu fail yang sama bagi seorang pengguna. Ini menyebabkan berlaku keciciran data dan masalah kelompongan data milik warga kerja IPD pada masa kini, Malahan, dengan peningkatan jumlah warga kerja di IPD Ipoh dari tahun ke tahun menyebabkan sistem sedia ada dalam proses pengumpulan data rekod peribadi yang lengkap dan padat sukar untuk dilaksanakan. Kelaziman yang berlaku di Bahagian Pengurusan IPD Ipoh di mana data rekod peribadi warga kerja hanya bergantung kepada Sistem Hrmis, Sistem Kompol dan pengrekodan dalam perisian Microsoft Excel sahaja. Penggunaan sistem atau perisian rekod yang tidak di kemas kini tidak mampu untuk mengurus pengumpulan data dengan baik. Di samping itu, tenaga kerja yang kurang latihan yang bersesuaian dalam pengurusan data warga kerja terkini juga menyumbang kepada kesilapan teknikal yang berlaku dalam penyimpanan data. Kebergantungan kepada proses penyimpanan data secara manual seringkali meningkatkan risiko terdapat kesalahan dan ketidakcukupan penyimpanan data. Selain itu, sistem yang digunakan secara berasingan tanpa integrasi data yang baik juga menyebabkan ralat data. Ini akan menyebabkan hasil yang diberikan turut mengalami kesilapan. Dengan terbangunnya projek Sistem INFOEASE (JE) yang bertujuan untuk mengatasi ketidakcekapan dan ketirisan dalam pengurusan data rekod peribadi warga kerja IPD Ipoh ini, mampu untuk mewujudkan peningkatan yang positif dalam proses pengumpulan, penyimpanan, dan penggunaan data rekod peribadi warga kerja IPD Ipoh. Di samping itu, untuk memastikan kecekapan dan ketelusan dalam operasi harian. Sistem yang terancang dengan baik akan meningkatkan tahap keberkesanan sesuatu operasi harian di samping dapat memberikan capaian yang pantas terhadap maklumat yang diperlukan, serta mampu meningkatkan daya tindak balas terhadap sesuatu situasi kecemasan seperti contoh dalam membantu penyiasatan jenayah dan salah laku warga kerja. Keberkesanan proses ini juga mengurangkan kesilapan teknikal yang dibuat oleh manusia dan akan memberikan keyakinan dalam membuat keputusan tepat berdasarkan data-data terkini. Pelaksanaan sistem ini dijangka memberi impak positif terhadap produktiviti staf dan perkhidmatan keseluruhan di IPD Ipoh, sejajar dengan aspirasi KIK Horizon Baharu untuk perubahan inovatif dan kreatif dalam pengurusan data pada masa kini.
BAB 1 LATAR BELAKANG PROJEK DAN PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN SOKONGAN DAN KELULUSAN PIHAK PENGURUSAN TERTINGGI SETIAP AGENSI TERLIBAT 1.1 PENGENALAN KUMPULAN DAN LATAR BELAKANG KUMPULAN 1.2 AHLI KUMPULAN & PENCAPAIAN PENCAPAIAN KUMPULAN JOHAN (PENGURUSAN) PERINGKAT KONTINJEN PERAK 2010 TEMPAT KE 3 (TEKNIKAL) PERINGKAT PDRM 2011 TEMPAT KE 3 (PENGURUSAN) PERINGKAT KONTINJEN PERAK 2012 JUARA (PENGURUSAN) PERINGKAT PDRM 2012 ANUGERAH DIGITAL TERBAIK PERINGKAT KDN 2012 JUARA EMAS WILAYAH TENGAH MPC MELAKA 2012 NAMA ORGANISASI : IBU PEJABAT POLIS DAERAH IPOH ( POLIS DIRAJA MALAYSIA ) JENIS KUMPULAN : PRIMIER BIDANG KATEGORI INOVASI : PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN KATEGORI INOVASI : PENGURUSAN / PENCIPTAAN BILANGAN AHLI : 10 ORANG EMAIL : [email protected] KUMPULAN I-RISE WARNA • BIRU –Melambangkan perpaduan rakyat Malaysia yang berbilang kaum, bersatu padu dan berusaha dalam memajukan pembangunan ekonomi negara. Ia juga warna kebangaan Pasukan Polis Diraja Malaysia • JINGGA -Warna jingga seringkali dikaitkan dengan warna yang sesuai untuk sosial dan mempunyai semangat kemanusiaan yang tinggi. Selain itu, warna jingga juga menunjukkan keperluan untuk tujuan peribadi fizikal dan juga cabaran sosial. Ini bermaksud, rasa hormat dan penerimaan sesuatu perkara itu dapat dizahirkan dengan warna jingga. Information Revolution Intelligent Systematic Efficiency REKA BENTUK MOTO KUMPULAN BULATAN –Menggambarkan perpaduan yang kukuh dan komited di kalangan ahli dengan menitikberatkan semangat bekerjasama dan berpasukan tanpa mengambilkira perbezaan agama, bangsa dan negeri dalam membangunkan modal insan melalui programprogram kemasyarakatan bagi menghadapi dunia globalisasi. LOGO PDRM – Mahkota melambangkan bahawa PDRM sentiasa menjunjung tinggi kesucian Islam dan kebesaran Allah serta sanjungan kepada Seri Paduka Baginda Yang Dipertuan Agong atas pengurniaan gelaran 'Diraja’ kepada pasukan polis. Keris melambangkan Semenanjung Malaysia dan Parang Tradisional melambangkan Negeri Sabah dan Sarawak SAYAP -Sayap melambangkan kekuatan, kesanggupan serta dinamik, kemahuan untuk terus berkembang lebih kehadapan. Lambang sayap ini juga menyatakan pendirian yang merupakan dasar dan asas kumpulan yang sentiasa peka kepada modal insan dan masyarakat. Efficient, accessible, systematic, efficiency MISI VISI MENJADI PENYUMBANG UTAMA KE ARAH PENGUKUHAN BUDAYA KERJA BERINTEGRITI DAN TADBIR URUS YANG BAIK SERTA MEMPUNYAI SEMANGAT DAYA SAING YANG BAIK MEMUPUK NILAI MURNI DI KALANGAN WARGA KERJA DAN MENERAPKAN AMALAN BUDAYA KERJA YANG TERBAIK DIDALAM PERKHIDMATAN 2.1 2.7 2.8 3.1 2.9 KEFAHAMAN KIK KEYAKINAN DIRI PEGETAHUAN ICT KOMITMEN KEPIMPINAN SEBELUM SELEPAS FASILITATOR DSP ABDUL RAHIM B. ABDUL RAHMAN KETUA BAHAGIAN PENGURUSAN DAERAH PEN OLONG KETUA KUMPULAN INSP NOR AFIDA BT POLI INSP PENGANGKUTAN SETIAUSAHA KUMPULAN INSP NURSURIANA BT ABD JALIL PEGAWAI PENYIASAT BSJKD 3 3 4 4 3 KEFAHAMAN KIK KEYAKINAN DIRI PEGETAHUAN ICT KOMITMEN KEPIMPINAN 2 2 3 3 3 KEFAHAMAN KIK KEYAKINAN DIRI PEGETAHUAN ICT KOMITMEN KEPIMPINAN 3 4 3 4 3 KEFAHAMAN KIK KEYAKINAN DIRI PEGETAHUAN ICT KOMITMEN KEPIMPINAN AHLI - MULTIMEDIA KPL HAFIZAL B. JAFFRY BALAI POLIS SENTRAL 3 4 3 4 3 KEFAHAMAN KIK KEYAKINAN DIRI PEGETAHUAN ICT KOMITMEN KEPIMPINAN AHLI - EDITOR KPL MOHD NIZAM BIN MAT BALAI POLIS KG. RAPAT KETUA KUMPULAN ASP FATEN DALINA BT ZAINAL ABIDIN ASP PENTADBIRAN 4 4 3 2 4 KEFAHAMAN KIK KEYAKINAN DIRI PEGETAHUAN ICT KOMITMEN KEPIMPINAN AHLI - PENDATAAN KPL MOHD FAREEZ B. OTHMAN BALAI POLIS SENTRAL 2 2 3 3 3 KEFAHAMAN KIK KEYAKINAN DIRI PEGETAHUAN ICT KOMITMEN KEPIMPINAN 3 4 3 4 3 KEFAHAMAN KIK KEYAKINAN DIRI PEGETAHUAN ICT KOMITMEN KEPIMPINAN AHLI - DESIGNER PF ZAMAR HISHAM B. UMAR PTPO PENGURUSAN 4 4 3 4 3 KEFAHAMAN KIK KEYAKINAN DIRI PEGETAHUAN ICT KOMITMEN KEPIMPINAN AHLI - EDITOR KPL MOHD NIZAM BIN MAT PTPO BPJKK AHLI - PRESENTER KPL SHARIFAH SYAMIRA BT TUAN SAFFIEE BALAI KHANTAN BARU 3 4 3 4 3 KEFAHAMAN KIK KEYAKINAN DIRI PEGETAHUAN ICT KOMITMEN KEPIMPINAN
KUALA LUMPUR – Ketua Polis Negara (KPN), Tan Sri Razarudin Husain mempengerusikan Mesyuarat Khas KPN yang pertama di Bukit Aman, di sini, pagi tadi. PDRM menerusi laman Facebook rasminya memaklumkan, antara perkara dibincangkan adalah mengenai penetapan hala tuju untuk memastikan pasukan PDRM sentiasa dalam landasan yang lebih tepat. “Selain itu, mesyuarat khas tersebut turut menyentuh amanat Tan Sri Razarudin mengenai isu berkaitan integriti dan kebajikan warga PDRM serta peranan tata kelola barisan kepimpinan tertinggi di semua peringkat dalam memudahkan penyampaian perkhidmatan kepada masyarakat,” katanya dalam hantaran itu. Mesyuarat khas itu turut dihadiri oleh barisan Pengarah Polis Diraja Malaysia (PDRM) antaranya Pengarah Jabatan Siasatan Jenayah Narkotik (JSJN), Datuk Kamaruddin Mat Din dan Pengarah Jabatan Keselamatan Dalam Negeri & Ketenteraman Awam (JKDNKA), Datuk Seri Hazani Ghazali. Turut hadir sama, pesuruhjaya polis, ketua polis negeri, komander dan komandan serta ketua-ketua polis daerah yang di antaranya mengikuti mesyuarat tersebut secara maya atau telesidang. Selain itu, turut diberi tumpuan dalam mesyuarat berkenaan adalah aspek pengurusan media dan persiapan PDRM menghadapi Pilihan Raya Negeri (PRN) di enam negeri yang bakal diadakan dalam masa terdekat. – KOSMO! ONLINE. a) SEJAJAR DENGAN FUNGSI JABATAN DAN ORGANISASI Kumpulan berpendapat amanat khas YDH Tan Sri IGP bertarikh 30/06/2023 yang memfokuskan hala tuju PDRM adalah mewujudkan perkhidmatan cemerlang sejajar dengan peredaran masa dan teknologi merupakan signifikasi pemilihan projek Kumpulan untuk membangunkan sistem ( InfoEase (IE) BAB 2 SIGNIFIKAN PROJEK & PEMBUKTIAN • Pegawai kanan polis, anggota dan kakitangan awam yang bertugas dalam pasukan PDRM serta pihak ketiga seperti agensi lain dan orang awam. • Sistem Pengurusan data seperti Hrmis, Kompol dan penggunaan microsoft excel untuk menyimpan data secara manual adalah tidak bersifat intergrasi. Mempunyai maklumat yang sama dengan pelbagai sistem pengurusan data yang tidak efisen dan tidak cekap serta maklumat yang dicapai agak lambat. • Dengan sistem pengurusan data (IE), yang boleh diakses dengan menggunakan komputer dan aplikasi taliah mudah alih pada bila- bila masa tidak mengira masa. Walaupun talian di pengurusan daerah mengalami shutdown , sistem tetap boleh diakses melalui aplikasi mudah alih. b) SEJAJAR DENGAN KEHENDAK PELANGGAN DAN PEMEGANG TARUH ( STAKEHOLDER ) Kumpulan mengambil pendekatan dengan mewujudkan atau mereka cipta satu produk yang boleh menyakinkan pengguna atau stakeholder yang lebih mesra pengguna dan mudah digunakan. c) SEJAJAR DENGAN AGENDA DAN MATLAMAT NASIONAL Kumpulan memilih teras yang ke 3 iaitu DAYA CIPTA sebagai agenda dan matlamat nasional seiring dengan tajuk projek yang mengandungi beberapa konotasi antaranya pembaharuan, reka cipta dan reka baru. Ia sejajar dengan hasrat Kerajaan mewujudkan negara yang lebih cenderung ke arah Pendigitalan
✓ Inovasi sistem pengurusan data INFOEASE (IE) dikenalpasti sebagai mekasnisme utama dalam meningkatkan penyampaian perkhidmatan maklumat IPD Ipoh yang selari dengan komitmen melonjakan agenda inovasi negara dan konsep teras Malaysia Madani itu sendiri sistem (IE) ini selamat digunakan dan boleh meningkatkan mutu servis penyampaian PDRM sepertimana kehendak YDH Tan Sri IGP. ✓ Ia juga sejajar dengan Pelaksanaan Amalan 5S atau dikenali sebagai EKSA yang membudayakan pretasi kerja yang lebih kondusif dan mewujudkan persekitaran yang kondusif dan menyemarakkan aktiviti Kreatif & Inovatif. ✓ Sekiranya hasil ciptaan penambaikan ini dapat dikomerilkan dan diperluaskan dalaman PDRM , ia membolehkan inovasi berkembang dan memberi manfaat kepada agensi dan jabatan kerajaan yang lain Pelaksanaan Amalan 5S yang kini dijenamakan semula kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Langkah ini selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan agensi–agensi sektor awam melalui penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh warga agensi sektor awam. Secara khususnya, penjenamaan semula ini dilaksanakan bertujuan untuk membolehkan agensi kerajaan: 1. memperluas pelaksanaan di agensi-agensi Kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif; 2. meningkatkan imej korporat; 3. menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan; 4. menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Amalan Hijau; dan 5. memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian agensi Kerajaan. d) KAITAN DENGAN KEADAAN DAN EKOSISTEM SEMASA BAB 2 SIGNIFIKAN PROJEK & PEMBUKTIAN e) PEMBUKTIAN MELALUI ANALISIS PLAN • Penubuhan Kumpulan • Mengenal pasti Projek • Pelan Tindakan Pembahagian Tugas • Penjelasan dan Penetapan Sasaran DO • Pengumpulan Data dan Analisa • Cadangan Penyelesaian • Pembangunan Prototaip • Pelan Tindakan Uji cuba 1 • Penambahbaikan Prototaip • Penambahbaikan Prototaip • Pelan Tindakan Uji cuba 2 • Prototaip Akhir • Perlaksanaan CHECK • Tindakan Penyeragaman • Tindakan Susulan • Impak Kajian ACT • Kumpul Data • Penilaian dan Analisa • Pemantauan Projek
BAB 3 TINDAKAN PENYELESAIAN & PEMBUKTIAN STRATEGI PERLAKSANAAN CARTA PERBATUAN KUMPULAN TELAH MEMOHON KEPADA PIHAK PENGURUSAN UNTUK MENJALANKAN DAN MENGHASILKAN PROJEK PADA JULAI 2023 DAN TELAH MENDAPAT KELULUSAN PADA JULAI 2023 PERMOHONAN DAN KELULUSAN MENJALANKAN PROJEK KAEDAH SUSUN-ATUR ISU BERDASARKAN TAHAP KEPENTINGAN. KAEDAH INI MEMBOLEHKAN KUMPULAN MERANCANG PROJEK-PROJEK YANG BERFOKUS KEPADA PENYELASAIAN UTAMA. KAEDAH PEMILIHAN PROJEK 50 55 60 65 70 75 80 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 JUMLAH SKOR BILANGAN MATRIK BERKRITERIA 50 60 70 80 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 JUMLAH SKOR BILANGAN JUMLAH SKOR FORCE RANKING MATRIK BERKRITERIA Kaedah kenalpasti penyelesaian masalah berimpak tinggi dan mempunyai tahap kebolehlaksanaan yang tinggi. Jumlah skor yang diperolehi dan perbincangan Kumpulan telah mengenalpasti projek yang harus diberi keutamaan HOW (BAGAIMANA) - penyatuan keseluruhan data ke dalam satu aplikasi sahaja mampu meningkatkan proses pengurusan data kerana penyimpanan data ini adalah separa berpusat serta boleh diakses di mana sahaja melalui telefon bimbit pada bila-bila masa. WHAT (APA) - Pihak pengurusan menghadapi masalah dalam mengemas kini data secara manual dan melalui aplikasi atau sistem yang berasingan bagi tujuan penyimpanan data. Ini menyebabkan semua warga kerja terjejas apabila maklumat-maklumat tertentu diperlukan dalam masa yang singkat - Disebabkan oleh capaian data yang perlahan di samping tiada satu sistem yang dapat menyimpan data secara sistematik. WHERE (DIMANA) IPD Ipoh - Sistem pengurusan data sedia ada ini dijalankan secara online dan offline. Masalah ini terjadi di keseluruhan peringkat kerana sistem secara online yang hanya boleh diakses melalui intranet dan tidak dapat diakses di luar kawasan. WHO (SIAPA) - pihak pengurusan menghadapi masalah dalam mengemas kini data secara manual dan melalui aplikasi atau sistem yang berasingan bagi tujuan penyimpanan data. Ini menyebabkan semua warga kerja terjejas apabila maklumat-maklumat tertentu diperlukan dalam masa yang singkat. WHEN (BILA) - masalah pengurusan data yang tidak efisien ini telah lama diperhatikan dan berlaku hampir sepanjang masa memandangkan PDRM terlibat dengan banyak Operasi dan aktiviti-aktiviti kawalan luar PDRM mahupun dalaman yang memerlukan data dengan kadar segera. WHY (KENAPA) - sehingga ke hari ini, penyimpanan data secara manual tidak mencukupi kerana maklumat yang terhad dan sering berlaku keciciran maklumat kerana tiada sistem yang lebih sistematik dan efisien. Tiada penambahbaikan atau pemerhatian lanjut memandangkan kekurangan tenaga kerja dan juga kekangan kewangan. KAEDAH 5W+1H
BAB 3 TINDAKAN PENYELESAIAN & PEMBUKTIAN SALURAN DAN KAEDAH MENDAPAT SUMBER SOAL SELIDIK SOAL SELIDIK DIJALANKAN TERHADAP ANGGOTA POLIS DIRAJA MALAYSIA IPD IPOH UNTUK MENGUMPUL PANDANGAN DAN ISU YANG DIHADAPI OLEH ANGGOTA DALAM MENGGUNAKAN HRMIS. PEMERHATIAN DAN PERBINCANGAN PEMERHATIAN DILAKSANAKAN OLEH KUMPULAN I-RISE SEMASA PERBINCANGAN DI IPD IPOH SERTA MEMANTAU PERLAKSANAAN. ANALISIS SMART SALURAN DAN KAEDAH MENDAPAT SUMBER
BAB 3 TINDAKAN PENYELESAIAN & PEMBUKTIAN Bil Kelemahan: undia n peratus 1 Capaian internet yang perlahan 300 14.08% 2 Pertindihan maklumat dan tiada integrasi data 302 14.18% 3 Capaian data dan rekod yang terhad (Boleh akses di pejabat sahaja) 715 33.57% 4 Laporan rekod yang tidak menyeluruh 361 16.95% 5 Aplikasi Hrmis mobile sedia ada tidak effisien 452 21.22% JUMLAH 2130 100% 300 302 715 361 452 0 200 400 600 800 Capaian intranet yang perlahan Pertindihan maklumat dan… Capaian data dan rekod yang… Laporan rekod yang tidak… Aplikasi Hrmis mobile sedia… Analisis Pemilihan Masalah B i l Tajuk Kesimpulan SMART Hasil Perbincangan Kesimpulan 1 Capaian internet yang perlahan Mengatasi masalah capaian intranet yang perlahan dengan mengurangkan masa muat turun halaman utama kepada kurang dari 5 saat (Spesifik dan Mengukur). Pencapaian ini dapat dicapai melalui peningkatan infrastruktur rangkaian, optimisasi kandungan, dan pelibatan pasukan IT (Dapat Dicapai). Peningkatan ini adalah relevan dengan objektif meningkatkan produktiviti dan pertukaran maklumat dalam organisasi (Berkaitan). Peningkatan ini perlu dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan untuk mendukung keperluan projek-projek yang sedang berjalan (Masa yang Terhad Hasil perbincangan ahli kumpulan melalui SMART menunjukkan bahawa fokus utama adalah pada masalah capaian data dan rekod yang terhad, terutamanya di pejabat sahaja. Hasil daripada itu kumpulan memilih membangunkan satu sistem yang dikenali sebagai INFOEASE. 2 Pertindihan maklumat dan tiada integrasi data Mengatasi masalah pertindihan maklumat dan ketiadaan integrasi data dengan mengurangkan pertindihan maklumat sebanyak 20% dan memperkenalkan integrasi data yang lebih bersifat real-time (Spesifik dan Mengukur). Pencapaian ini dapat dicapai dengan melibatkan pasukan IT, mengembangkan antara muka pengguna yang bersifat integratif, dan mengumpulkan maklum balas dari pengguna kunci (Dapat Dicapai). Peningkatan ini relevan dengan objektif meningkatkan efisiensi operasi dan memberikan keputusan yang lebih tepat dalam organisasi (Berkaitan). Peningkatan ini perlu diimplementasikan dalam tempoh 6 bulan untuk memberikan kesan yang cepat kepada proses operasi (Masa yang Terhad) 3 Capaian data dan rekod yang terhad (Boleh akses di pejabat sahaja) Mengatasi masalah capaian data dan rekod yang terhad dengan meningkatkan aksesibiliti data di luar pejabat. Tujuan kami adalah mengurangkan permintaan akses di pejabat dan meningkatkan penggunaan data di luar pejabat sebanyak 30% (Spesifik dan Mengukur). Pencapaian ini dapat dicapai melalui penyediaan platform akses jauh melalui laman web atau aplikasi mudah alih dengan melibatkan pasukan IT dan latihan kepada pengguna (Dapat Dicapai). Peningkatan ini relevan dengan keperluan organisasi untuk meningkatkan mobiliti pekerja dan keputusan berasaskan data yang lebih baik (Berkaitan). Pengenalan platform akses jauh perlu diimplementasikan dalam tempoh 4 bulan untuk menjawab kepada keperluan semasa (Masa yang Terhad) 4 Laporan rekod yang tidak menyeluruh Mengatasi masalah laporan rekod yang tidak menyeluruh dengan mengurangkan ketidaklengkapan maklumat dalam laporan sebanyak 15%. Tujuan kami adalah meningkatkan pemahaman pengguna terhadap prestasi organisasi (Spesifik dan Mengukur). Pencapaian ini dapat dicapai melalui peningkatan sistem pelaporan, pelaksanaan latihan kepada pengepul data, dan pengoptimuman proses pengumpulan maklumat (Dapat Dicapai). Peningkatan ini relevan dengan keperluan organisasi untuk meningkatkan ketelusan dan pembuatan keputusan yang lebih baik (Berkaitan). Peningkatan kelengkapan laporan rekod perlu diimplementasikan dalam tempoh 3 bulan untuk memberikan manfaat segera kepada pengguna laporan (Masa yang Terhad). 5 Aplikasi Hrmis mobile sedia ada tidak effisien Mengatasi masalah ketidakefisienan aplikasi HRMIS mobile sedia ada dengan meningkatkan waktu respon aplikasi, tingkat kepuasan pengguna, dan mengurangkan kesilapan. Tujuan kami adalah meningkatkan waktu respon aplikasi sebanyak 30%, meningkatkan tingkat kepuasan pengguna kepada sekurang-kurangnya 80%, dan mengurangkan jumlah kesilapan aplikasi sebanyak 20% (Spesifik dan Mengukur). Pencapaian ini dapat dicapai melalui peningkatan kod sumber, pengoptimuman infrastruktur, dan pelibatan pengguna dalam ujian pengguna (Dapat Dicapai). Peningkatan ini relevan dengan keperluan organisasi untuk meningkatkan produktiviti dan menyokong kerja jarak jauh (Berkaitan). Peningkatan aplikasi HRMIS mobile perlu diimplementasikan dalam tempoh 6 bulan untuk memberikan pengalaman pengguna yang lebih baik dengan segera (Masa yang Terhad) ANALISIS SMART
BAB 3 TINDAKAN PENYELESAIAN & PEMBUKTIAN a) CADANGAN PENYELESAIAN Berdasarkan isu dan punca yang di kenal pasti melalui kaedah Design Thinking maka cadangan penyelesaian dan strategi pelaksanaan bagi membangun satu sistem yang komprehensif dalam melapur dan merekodkan sesi bimbingan dalam kalangan pegawai di IPD IPOH iaitu INFOEASE (IE) "EMPATHY MAP" • untuk memahami pemikiran, perasaan pemegang taruh melalui sesi perbualan • Mencatatkan gerak balas individu yang ditemu bual • Catatkan pain dan gain individu. "IMMERSE" • Penyelaman dengan cara mengambil pengalaman sebenar pelaksanaan INFOEASE (IE) di IPD terpilih. • Merasai perasaan sebenar apabila ahli kumpulan KIK mengambil bahagian dalam Pelaksanaan INFOEASE (IE) • Mengenalpasti kumpulan sasaran • Pemerhatian • Penyelaman • Mereka bentuk sudut pandangan berdasarkan penemuan hasil empati • Brain storming • Menghasilkan prototaip INFOEASE • Menguji prototaip menggunakan maklum balas sebagai penambahbaikan berterusan Abaikan HRMIS kerana ada projek lain yang perlu diutamakan Terlalu memakan masa serta penggunaan yang terhad Kekangan sumber , penggunaan yang terhad , tiada rujukan khas , tiada panduan untuk mempermudahkan cara. Anggota dan pegawai tidak menggunakan sistem yang disediakan Terpaksa ke balai berdekatan untuk mengakses aplikasi yang ada Platform yang sedia ada Tidak yakin melaksanakan HRMIS tertekan , terbeban Memakan masa serta mengganggu perjalanan pentadbiran Setiap aplikasi memerlukan kos-kos yang tersendiri, merugikan Sangat susah untuk dilaksanakan kerana banyak dokumentasi perlu dilakukan Membazir masa menggunakan HRMIS, tidak yakin, tiada panduan 1 projek untuk kegunaan kemudahan pihak pentadbiran EMPATI PROBLEM FRAMING SOLUTION FINDING b) PELAN TINDAKAN PENYELESAIAN MENGKAJI KEADAAN SEDIA ADA DAN MENGUPAS SEGALA MASALAH YANG ADA PERCAMBAHAN IDEA BERDASARKAN SASARAN OUTCOME MENGUJI SISTEM DAN MEMANTAU SECARA BERTERUSAN MEMBUAT PROTOTYPE DAN MEMBUAT UJICUBA MEMAHAMI MASALAH YANG WUJUD DAN MENCARI JALAN PENYELESAIAN 300 302 715 361 452 0 100 200 300 400 500 600 700 800 Capaian intranet yang perlahan Pertindihan maklumat dan tiada integrasi data Capaian data dan rekod yang terhad (Boleh akses di pejabat sahaja) Laporan rekod yang tidak menyeluruh Aplikasi Hrmis mobile sedia ada tidak effisien Analisis Pemilihan Masalah Nota: carta bar disebelah menunjukkan hasil soal kaji selidik yang dijalankan oleh I-RISE pada bulan tahun 2023 dalam kalangan warga kerja IPD Ipoh dan mendapati dalam kalangan pemegang taruh memilih capaian data dan rekod yang terhad isu utama dalam sistem pengurusan sistem. Hasil daripada soal kaji selidik dalam kalangan warga kerja IPD Ipoh terhadap sistem sedia ada mendapai faktor capaian data dan rekod yang terhad mendapat undian yang tertinggi. Faktor ini menjadi menjadi penemuan maslaha yang utama dihadapi oleh warga kerja IPD Ipoh sebagai pemegang taruh (stakeholder). Hasil daripada soalan kaji selidik boleh memberikan pandangan langsung daripada pengguna berkaitan kecekapan dan keberkesanan serta kelemahan sistem tersebut. Dengan itu, faktor yang diundi paling tinggi menjadi sasaran utama kepada hasil takrifan untuk membantu pemegang taruh dalam penambaikbaikan sistem pengurusan data IPD Ipoh. TAKRIF (DEFINE)
BAB 3 TINDAKAN PENYELESAIAN & PEMBUKTIAN STRENGTHS (KEKUATAN) Telah mengenal pasti terdapat pegawai yang berkemahiran dalam membina sistem WEAKNESSES (KELEMAHAN) Kekangan kakitangan dalam pengurusan infrastruktur. OPPORTUNITIES (PELUANG) Menambah baik sistem perkhidmatan infrastruktur sedia ada dengan manfaatkan THREATS (HALANGAN) Pengurusan Perkhidmatan instras truktur yang kurang efisien dan peruntukan tidak mencukupi. S W O T SASARAN INFOEASE ( IE) ✓ Mewujudkan system yang lebih mesra pengguna ✓ Tidak terlalu complicated ✓ Meningkatkan daya Celik digital ✓ Memberi pengalaman dalam penggunaan aplikasi ( android atau IOS ) ✓ Memberi kemudahan yang menyeluruh kepada penggunaan ANALISIS SWOT Kekuatan (Strengths): 1. Fungsionaliti yang Lebih Baik: InfoEase mungkin menawarkan fungsionaliti yang lebih baik berbanding HRMIS PDRM yang sedia ada, meningkatkan pengurusan sumber manusia. 2. Kemudahan Penggunaan: Reka bentuk antara muka pengguna yang intuitif dan kemudahan penggunaan mungkin memberikan kelebihan untuk kakitangan dalam memahami dan menggunakan aplikasi ini. 3. Integrasi yang Efisien: Kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem lain atau aplikasi mungkin memudahkan pertukaran data dan meningkatkan efisiensi operasi. Kelemahan (Weaknesses): 1. Penyesuaian Kakitangan: Proses perubahan mungkin menyebabkan beberapa kakitangan menghadapi kesukaran dalam penyesuaian terhadap aplikasi baru ini. 2. Masalah Teknikal Awal: Keberlanjutan mungkin tergantung kepada penanggulangan masalah teknikal awal yang mungkin timbul semasa perlaksanaan InfoEase. 3. Ketergantungan Teknologi: Risiko ketergantungan pada teknologi, terutamanya jika ada gangguan sistem atau kegagalan teknikal yang signifikan. Peluang (Opportunities): 1. Peningkatan Efisiensi: Peluang untuk meningkatkan kecekapan pengurusan sumber manusia melalui aplikasi yang lebih canggih dan efisien. 2. Inovasi Lanjutan: Kemungkinan untuk terus mengembangkan InfoEase dengan inovasi baru dan memastikan kesesuaian dengan keperluan semasa dan masa depan. 3. Pematuhan Perundangan: Menawarkan peluang untuk memastikan pematuhan yang lebih baik terhadap perundangan pengurusan sumber manusia yang berkaitan. Ancaman (Threats): 1. Ketidakseimbangan Teknologi: Potensi untuk meninggalkan kakitangan tertentu yang mungkin menghadapi kesukaran mengadaptasi teknologi baru. 2. Isu Keselamatan dan Privasi: Ancaman terhadap keselamatan dan privasi data kakitangan yang mungkin menimbulkan kebimbangan di kalangan pihak berkepentingan. 3. Tanggapan Negatif: Respond negatif atau kurangnya sokongan dari kakitangan terhadap perubahan dan penggunaan InfoEase. ANALISIS SWOT
BAB 3 TINDAKAN PENYELESAIAN & PEMBUKTIAN c) PELAKSANAAN TINDAKAN PENYELESAIAN IDEATE – PERCAMBAHAN IDEA TEKNIK PENJANAAN IDEA KREATIF & PEMILIHAN SOLUSI SUMBANG SARAN DALAM KUMPULAN Cadangan Penyelesaian : Membangunkan satu aplikasi yang tidak membebankan pengguna serta tidak melibatkan kos operasi yang tinggi Kandungan dan maklumat yang lebih pantas Tidak perlu ke pejabat bagi urusan yang segera Menggunakan platform mudah alih yang menjimatkan kos 1 2 3 4 5 KATEGORI IDEA MUDAH 1.Tidak Perlu Ke Pejabat bagi urusan segera 2.Kandungan dan maklumat lebih pantas PEMILIHAN IDEA MENARIK 1.Paparan muka yang lebih mesra pengguna Platform mudah alih yang menjimatka n kos Idea yang disumbangkan dikategorikan kepada mudah, menarik dan radikal. Pemilihan penyelesaian adalah dengan menghasilkan satu aplikasi mudah alih yang lebih mudah. RADIKAL 1.Menggunakan platform mudah alih yang menjimatkan kos 2.Mempunyai capaian yang pantas dan tidak sulit Cadangan Penyelesaian : Kurang maklumat dan terpaksa berurusan di pejabat sehingga lewat malam untuk mencari maklumat dan membuat pendataan Mewujudkan kandungan pendataan yang tepat dan cepat Mempunyai ciri-ciri dan reka bentuk yang menarik Aplikasi yang mempunyai data lengkap 1 2 3 4 5 KATEGORI IDEA MUDAH 1.Aplikasi yang mempunyai data lengkap 2.Memwujudkan kandungan pendataan yang tepat dan cepat 3.Boleh digunakan dimanamana sahaja PEMILIHAN IDEA MENARIK 1.Mempunyai notifikasi tamabahan dan notis tugas. 2.Mempunyai ciri-ciri dan reka bentuk yang menarik. Mempunyai maklumat dan data yang lengkap Idea yang disumbangkan dikategorikan kepada mudah, menarik dan radikal. Pemilihan penyelesaian adalah dengan menghasilkan aplikasi yang tidak membebankan pengguna. RADIKAL 1.Mempunyai platform atau data di perolehi secara automatic 6 Mempunyai notifikasi tambahan dan notis tugas Mempunyai platform atau data diperolehi secara automatik Boleh di gunakan dimana-mana sahaja TEKNIK PENJANAAN IDEA KREATIF & PEMILIHAN SOLUSI
CARTA ALIR PEMBANGUNAN SISTEM BAB 3 TINDAKAN PENYELESAIAN & PEMBUKTIAN c) PELAKSANAAN TINDAKAN PENYELESAIAN PENGHASILAN PROTOTAIP
BAB 3 TINDAKAN PENYELESAIAN & PEMBUKTIAN c) PELAKSANAAN TINDAKAN PENYELESAIAN PENGHASILAN PROTOTAIP Server – RM 3230.00 Network Attached storage(NAS) – RM 2217.18 Monitor – RM 349.00 Capaian Internet – RM 159.00 x 12(month) = RM 1908.00 Anti-Virus – RM 79.00 **Total = RM 7783.18 PERBELANJAAN
KUMPULAN TELAH MENJALANKAN UJICUBA PERTAMA DAN HASIL DARIPADA UJICUBA TERSEBUT KUMPULAN TELAH MENGHANTAR BORANG KAJI SELIDIK TENTANG PENGGUNAAN APLIKASI TERSEBUT DAN SERAMAI 1540 RESPODEN TELAH MEMBERIKAN JAWAPAN BALAS SEPERTI GRAF DIBAWAH TEKNIK PENJANAAN IDEA KREATIF & PEMILIHAN SOLUSI UJICUBA PERTAMA PROTOTAIP BAB 3 TINDAKAN PENYELESAIAN & PEMBUKTIAN KUMPULAN TELAH MEMOHON KEPADA PIHAK PENGURUSAN UNTUK MENJALANKAN UJI CUBA PERTAMA PERMOHONAN DAN KELULUSAN UJI CUBA 1 0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 YA TIDAK TIDAK PASTI YA TIDAK TIDAK PASTI JUMLAH (ORANG 390 850 300 KEPUASAN TERHADAP APLIKASI INFOEASE (IE) SELEPAS UJICUBA PERTAMA SALURAN DAN KAEDAH MENDAPAT SUMBER SOAL SELIDIK SOAL SELIDIK DIJALANKAN TERHADAP ANGGOTA POLIS DIRAJA MALAYSIA IPD IPOH UNTUK MEMBERI PANDANGAN MENGENAI APLIKASI TERSEBUT.
KUMPULAN TELAH MENJALANKAN UJICUBA PERTAMA DAN HASIL DARIPADA UJICUBA TERSEBUT KUMPULAN TELAH MENGHANTAR BORANG KAJI SELIDIK TENTANG PENGGUNAAN APLIKASI TERSEBUT DAN SERAMAI 1540 RESPODEN TELAH MEMBERIKAN JAWAPAN BALAS SEPERTI GRAF DIBAWAH TEKNIK PENJANAAN IDEA KREATIF & PEMILIHAN SOLUSI UJICUBA KEDUA PROTOTAIP BAB 3 TINDAKAN PENYELESAIAN & PEMBUKTIAN KUMPULAN TELAH MEMOHON SEKALI LAGI KEPADA PIHAK PENGURUSAN UNTUK MENJALANKAN UJI CUBA KEDUA PERMOHONAN DAN KELULUSAN UJI CUBA 1 0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 YA TIDAK TIDAK PASTI YA TIDAK TIDAK PASTI JUMLAH (ORANG 390 850 300 KEPUASAN TERHADAP APLIKASI INFOEASE (IE) SELEPAS UJICUBA PERTAMA SALURAN DAN KAEDAH MENDAPAT SUMBER SOAL SELIDIK SOAL SELIDIK DIJALANKAN TERHADAP ANGGOTA POLIS DIRAJA MALAYSIA IPD IPOH UNTUK MEMBERI PANDANGAN MENGENAI APLIKASI TERSEBUT.
PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPAS BAB 3 PENGESAHAN KEBERKESANAN DAN KEBERHASILAN SEBELUM SELEPAS KOS MASA KUALITI MANUSIA PROSES Sistem Hrmis,memerlukan jutaan ringgit dan kos penyelenggaraan yang tinggi (Rujukan Pengarah JPA). Masa penyelenggaraan yang lama jika mengalami gangguan. Tidak disediakan modul mobil yang menyeluruh terhadap aplikasi HRMIS PDRM. Memerlukan ramai kakitangan untuk penyelenggaraan. Kesukaran untuk melaksanakan tugas ketika berada diluar pejabat. Harga memerlukan kos yang rendah bagi menggerakan system. Masa penyelenggaraan yang singkat kerana server berada di IPD. Modul yang menyeluruh. Hanya seorang penyelengara atau operator. Memudahkan tugas harian kerana dapat dilakukan dimana sahaja.