GARIS PANDUAN EKSA JKNT

GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) JABATAN KESIHATAN NEGERI TERENGGANU (JKNT)

1 GARIS PANDUAN STANDARD TINDAKAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) DI JABATAN KESIHATAN NEGERI TERENGGANU (JKNT) (KEBERSIHAN, KEKEMASAN DAN KESELAMATAN) 1. OBJEKTIF 1.1. Objektif garis panduan standard ini adalah untuk membantu memandu anggota JKNT dalam pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) di JKNT terutama dalam aspek kebersihan, kekemasan dan keselamatan tempat kerja. 2. LATARBELAKANG 2.1 EKSA merupakan penjenamaan semula amalan 5S atau EKSA yang telah pun diamalkan oleh JKNT semenjak tahun 2010. Ianya menambahbaik amalan 5S dengan menambah lima elemen baharu iaitu: Imej korporat; Kreativiti dan Inovasi; Amalan Hijau; Persekitaran kondusif; dan Kepelbagaian Agensi Sehubungan itu garis panduan standard sedia ada telah disemak semula sesuai dengan 5 elemen tambahan tersebut. 2.2 Imej Korporat yang dipamerkan dalam pelaksanaan EKSA di JKNT ialah seperti berikut: 2.2.1 Persekitaran semua peringkat ruang pejabat sentiasa pada tahap yang bersih, kemas dan selamat mengikut standard yang ditetapkan. 2.2.2 Keseragaman pelabelan; 2.2.3 Tidak keterlaluan dan memudahkan kecapaian serta bermaklumat; 2.2.4 Tulisan (font) Arial dan dibold; 2.2.5 Saiz minimum tulisan (font) arial 18 (kesesuaian saiz mengikut kategori pelabelan);

2 2.2.6 Saiz keluasan label : panjang x lebar - minimum 1cm x 1cm; 2.2.7 Warna pelabelan (pilihan warna adalah dibenarkan tetapi perlu diseragamkan pada satu-satu zon – bagaimana pun warna hitam putih adalah digalakkan dan laminate bagi yang bersesuaian); dan 2.2.8 Material adalah bersesuaian. 2.3 Terkeluar dari persepsi/imej ‛persekitaraan taska atau tadika’; 2.4 Keseragaman warna penandaan; dan 2.5 Keseragaman material. 3. TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN EKSA 3.1 Tindakan ini memberi penekanan kepada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan. Elemen kreativiti dan inovasi hendaklah dibudayakan semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing termasuk bagi menghasilkan persekitaran kerja yang seperti pelaksanaan program kitar semula dan meningkatkan tenaga ke arah penjimatan sumber kondusif dan selamat. Penekanan juga perlu diberikan pada aspek amalan hijau. 3.2 Penekanan terhadap pelaksanaan EKSA ini terbahagi kepada 10 kategori utama yang merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di JKNT iaitu: 3.2.1 Keperluan Utama Pelaksanaan; 3.2.2 Ruang Pejabat; 3.2.3 Ruang Kerja/Bilik Pegawai; 3.2.4 Bahagian Pengeluaran/ Promosi Kesihatan; 3.2.5 Tempat Penyimpanan/Stor; 3.2.6 Tempat Umum; 3.2.7 Makmal; 3.2.8 Kawasan Persekitaran Jabatan; 3.2.9 Keupayaan Sumber Manusia; dan 3.2.10 Keselamatan Persekitaran.

3 4. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 4.1 Dokumentasi berkaitan pelaksanaan EKSA disusun dengan teratur dan sentiasa dikemas kini termasuk perkara yang berikut: 4.1.1 Minit mesyuarat 4.1.2 Surat lantikan Jawatankuasa 4.1.3 Laporan aktiviti Jawatankuasa 4.2 Sudut EKSA 4.2.1 Menyediakan dan memaparkan sudut EKSA di tempat yang strategik secara maya (menggunakan skrin komputer) 4.2.2 Mengandungi perkara seperti yang berikut: 4.2.2.1 Nama kumpulan/logo/moto EKSA 4.2.2.2 Dasar EKSA agensi 4.2.2.3 Carta organisasi 4.2.2.4 Gambar aktiviti sebelum dan selepas 4.2.2.5 Pelan lantai 4.2.2.6 Carta perbatuan semasa 4.2.2.7 Tarikh kemas kini sudut EKSA (maklumat perlu sentiasa dikemaskini) 4.2.3 Sudut EKSA hendaklah berimej korporat dengan hiasan yang tidak keterlaluan atau berlebih-lebihan supaya tidak kelihatan seperti konsep taska / tadika; 4.2.4 Tidak menggunakan tulisan yang fancy dan berwarna-warni; dan 4.2.4.1 Kaedah penyaluran penyampaian: 4.2.4.2 Secara fizikal 4.3 Pelaksanaan EKSA perlu mengikut ketetapan panduan standard EKSA JKNT untuk memastikan keseragaman 4.4 Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi 4.4.1 Melaksanakan inovasi / amalan baik (best practice) yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga. 4.4.2 Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh yang berikut: 4.4.2.1 Kreativiti menggunakan barangan terpakai 4.4.2.2 Barang terpakai untuk hiasan 4.4.2.3 Hiasan / kegunaan EKSA

4 4.5 Tindakan Penjimatan/Go Green 4.5.1 Melaksanakan program penjimatan tenaga / sumber secara menyeluruh seperti contoh-contoh berikut: 4.5.1.1 Notis / arahan penjimatan tenaga 4.5.1.2 Penggunaan lampu / peralatan jimat tenaga (save energy) 4.5.1.3 Penetapan suhu optimum 4.5.1.4 Penjimatan kertas 4.5.1.5 Penjimatan air 4.5.1.6 Kempen hijau 4.5.2 Melaksanakan program / usaha kitar semula. 4.5.2.1 Menyediakan sudut kitar semula. 4.5.2.2 Penggunaan semula kertas terpakai 4.5.3 Menyediakan analisis penjimatan, contohnya: 4.5.3.1 Kos 4.5.3.2 Masa 4.5.3.3 Tenaga Pekerja 4.5.3.4 Ruang 5. PEJABAT 5.1 Ruang pejabat 5.1.1 Untuk memastikan ruang pejabat mesra pelanggan dan menjaga profesionalisme, tidak digalakkan mengadakan peraturan membuka kasut /alas kaki apabila memasuki ruang pejabat. Sekiranya ada keperluan untuk membuka kasut, ianya hendaklah disusun dengan kemas. 5.1.2 Menyediakan dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat. 5.1.3 Melantik pegawai bertanggungjawab atau person in charge bagi setiap ruang / bilik gunasama berserta nombor telefon untuk dihubungi. 5.1.4 Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik / ruang gunasama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi dua suis). 5.1.5 Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik gunasama dengan jelas. 5.1.6 Melapor dan membuat pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dengan segera. 5.2 Lantai,dinding dan siling 5.2.1 Lantai tidak berdebu, tidak basah atau licin dan bersih dari sebarang kekotoran; 5.2.2 Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai samaada di sudut-sudut atau dibawah peralatan perabot dan perhiasan. Tong sampah disediakan.

5 5.2.3 Lantai tiada berlubang / pecah / rekahan atau sebarang kecacatan yang berpotensi mengancam keselamatan pekerja. 5.2.4 Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai. 5.2.5 Melantik pegawai penyelia serta menyediakan jadual pemantauan dan memastikan jadual pembersihan dipatuhi 5.2.6 Memastikan dinding dan siling bersih daripada kekotoran dan dalam keadaan baik. 5.2.7 Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan imej korporat 5.3 Peralatan Pejabat 5.3.1 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan dengan selamat; 5.3.2 Peralatan pejabat sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas; 5.3.3 Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dan menyatakan isu kerosakan serta tarikh penyelenggaraan (pelupusan / baikpulih) dan diasingkan; dan 5.3.4 Pastikan lampu, soket dan peralatan elektrik sentiasa berfungsi, bersih, dalam keadaan baik dan dilabelkan mengikut kesesuaian (Rujuk Lampiran 1). Pelan suis perlu dibuat untuk suis melebihi 2. 5.3.5 Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan guna sama (yang bersesuaian) 5.3.6 Mempamerkan arahan / notis bagi memastikan peralatan disusun kemas. 5.3.7 Memaparkan senarai aset alih kerajaan (KEW. PA-7) terkini di semua bilik / ruang dan mudah dilihat 5.4 Susun Atur Peralatan Pejabat 5.4.1 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja; 5.4.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan; dan 5.4.3 Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja.Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran dengan work station pegawai. 5.5 Susunan Fail 5.5.1 Disusun dengan teratur, mudah diperoleh / disimpan dan bersistem;

6 5.5.2 Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian / pencapaian dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail); 5.5.3 Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut: 5.5.3.1 Tetulang ring file mengandungi: Nama bahagian dan unit; Nombor fail; Tajuk fail; dan Nombor susunan fail. 5.5.3.2 Muka depan ring file mengandungi: Logo; Tajuk; Nama bahagian atau unit; 5.5.3.3 Penggunaan tulisan (font) Arial dan saiz mengikut kesesuaian fail; dan 5.5.3.4 Penggunaan warna muka depan dan tetulang ring file adalah berbeza mengikut bahagian dan unit. Kertas yang digunakan untuk mencetak muka depan dan tetulang fail digalakkan berwarna putih. Jika kertas berwarna hendak digunakan, tidak dibenarkan menggunakan warna-warna terang dan mestilah seragam pada satu-satu zon (Rujuk Lampiran 2). 5.5.4 Pelabelan fail 5.5.4.1 Kotak penyimpanan fail (file box) tidak perlu dipaparkan senarai tajuk fail. Memadai nombor rujukan dan sediakan senarai induk untuk rujukan samada dalam bentuk digital atau manual. 5.5.4.2 Fail peribadi di bilik fail rasmi hanya dilabel menggunakan koding pada tetulang 5.6 Hiasan Dalaman 5.6.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja; 5.6.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, dasar kualiti dsb); 5.6.3 Langsir / bidai cermin tingkap sentiasa kelihatan tersisir rapi dan bersih serta; 5.6.4 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;

7 5.6.5 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup tidak digalakkan. Jika digunakan, penggunaan hendaklah tidak keterlaluan dari segi kuantiti; 5.6.6 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam ruang pejabat tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlu penyelengaraan dan berfungsi dengan baik) 5.6.7 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan; dan 5.6.8 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja. 5.7 Tempat Payung 5.7.1 Setiap zon dikehendaki menyediakan satu bekas khas bagi tujuan penyimpanan/ peletakan payung untuk semua anggota di zon masingmasing; 5.7.2 Bekas payung tersebut perlu diparkirkan. 5.8 Tanda Arah / Petunjuk / Peringatan 5.8.1 Tanda nama Sektor / Unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran perlu dipamerkan di ruang yang sesuai supaya memudahkan urusan pekerja; 5.8.2 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti “AWAS” pada plug yang terdedah dan “SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN” pada plug lampu yang terbabit; 5.8.3 Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan bilik pegawai; dan 5.8.4 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai. 5.9 Ruang Kerja Terperingkat 5.9.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server, Bilik Ekshibit dan Kawasan Kerja Larangan (cth: Stor Racun); 5.9.2 Pelan Susun Atur / pelan lantai ruang kerja terperingkat perlu disediakan tetapi tidak perlu dipamerkan untuk tujuan keselamatan. 5.9.3 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa; 5.9.4 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tata cara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan); contohnya bilik fail dan bilik server tidak perlu dilabel demi keselamatan. Hanya anggota tertentu sahaja dibenarkan keluar/masuk.

8 5.9.5 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; dan 5.9.6 Bilik berkenaan perlu melantik seorang Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ownership) bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor telefon hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan. 5.10 Bilik Fail [PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)] 5.10.1 Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang strategik; 5.10.2 Bilik fail hendaklah mempunyai:- Rak fail Kabinet fail Fail Tangga Senarai Fail (Master list) Meja kerja anggota (work station) Alat pemadam api / alat pemadam api yang berdekatan dengan lokasi bilik fail. 5.10.3 Semua fail hendaklah disusun rapi di atas rak atau dalam kabinet; 5.10.4 Penyimpanan fail perlu diasingkan mengikut kod/ jawatan/ warna (mengikut kesesuaian); 5.10.5 Fail aktif hendaklah diletakkan berhampiran dengan petugas di bilik fail dan disusun rapi supaya mudah diperoleh;Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks; 5.10.7 Jika fail disimpan di dalam cabinet besi, fail perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya menghala ke bawah dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail; 5.10.8 Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan; 5.10.9 Bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan, pergerakan keluar dan masuk fail dikawalselia oleh petugas bilik fail melalui Kad Keluar Fail; 5.10.10 Kad Keluar Fail hendaklah disimpan di rak khas; 5.10.11 Setiap fail yang hendak dibuka atau ditutup hendaklah mematuhi pekeliling yang ditetapkan; 5.10.12 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet;

9 5.10.13 Pest control perlu dilaksanakan secara berjadual; 5.10.14 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail; 5.10.15 Keadaan bilik fail hendaklah sentiasa terhindar daripada debu dan habuk; 5.10.16 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan diparkirkan; 5.10.17 Label “DILARANG MASUK KECUALI ANGGOTA YANG DIBENARKAN” perlu dilekatkan pada pintu bilik fail; dan 5.10.18 Pegawai bertanggungjawab (PIC) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor telefon) 5.11 Ruang Kaunter 5.11.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat; 5.11.2 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas; 5.11.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; 5.11.4 Maklumat korporat JKNT atau bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada pelanggan dan bahan bacaan / informasi kepada pelanggan); 5.11.5 Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan; 5.11.6 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan; dan 5.11.7 Keperluan utama yang perlu ada di kaunter adalah seperti berikut: Telefon; Direktori telefon pegawai JKNT; dan Borang aduan/ cadangan/ kepuasan hati pelanggan 5.11.8 Pegawai bertanggungjawab (PIC) dilantik bagi menguruskan ruang kaunter (Nama pegawai dan nombor telefon). 6. RUANG KERJA / BILIK PEGAWAI 6.1 Lantai

10 6.1.1 Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran; dan 6.1.2 Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai di sekitar ruang kerja. 6.2 Meja (Di atas Meja) 6.2.1 Fail Meja perlu diletakkan di tempat yang bersesuaian berdekatan dengan pegawai; 6.2.2 Satu (1) tray bertingkat (maksimum - 3 tingkat) sahaja dibenarkan diletak diatas meja; paling atas –in dan bawah- out , Tiada tray KIV. 6.2.3 Barang peribadi tidak boleh berada di atas meja kecuali hanya satu hiasan samada bunga bersaiz kecil atau bingkai gambar dan satu kotak tisu dan diletakkan di atas meja di bahagian yang sesuai; 6.2.4 Sekiranya terdapat cermin di atas meja, tidak boleh diletakkan sebarang dokumen / gambar yang tidak berkaitan dengan urusan kerja; 6.2.5 Hanya fail / dokumen yang sedang di dalam tindakan dibenarkan berada di atas meja pada satu-satu masa dan hendaklah disusun dengan kemas dan teratur; 6.2.6 Alat tulis diletakkan di dalam satu (1) bekas / pen stand dalam kuantiti yang munasabah; 6.2.7 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp); 6.2.8 Hanya satu kalendar tahun semasa dibenarkan berada di atas meja; 6.2.9 Telefon hendaklah berada di atas meja; 6.2.10 Tidak perlu ada sebarang label di atas meja; dan 6.2.11 Ruang kerja hendaklah sentiasa kemas dan tersusun. 6.3 Meja (Di bawah / Tepi meja) 6.3.1 Ruang bawah meja tidak boleh diletakkan apa-apa barang kecuali sepasang selipar yang diparkirkan. 6.3.2 Bakul sampah perlu mempunyai parkir yang berlabel dan perlu memastikannya tidak berbau dan bersih; 6.3.3 Wayar / kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape / cabel casing / conduit dan ianya hendaklah dipasang secara bersesiku dan tersorok; 6.3.4 Meja komputer, jika dibekalkan, hendaklah berada di sisi meja sama ada di sebelah kanan atau kiri meja, mengikut kesesuaian; 6.3.5 Padestal hendaklah diletakkan di bawah atau di sisi meja;

11 6.3.6 Kegunaan pedestal yang berlaci : laci atas (kecil) dan laci pertama alat tulis, laci kedua dokumen (contoh: diari rasmi, buku panduan telefon, laci ketiga barang peribadi; 6.3.7 Makanan basah dan minuman tidak boleh disimpan di dalam laci; dan 6.3.8 Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang berkaitan dengan dokumen rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur. 6.4 Dinding / partition pegawai 6.4.1 Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing- masing termasuk bilik pegawai: Tanda Nama Penuh; Jawatan; Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-7); 6.4.2 Menyediakan satu ruang untuk fakta-fakta rujukan pegawai. Contoh: nombor telefon yang selalu dihubungi atau nombor rujukan indeks fail; 6.4.3 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur; 6.4.4 Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) bersaiz A5 untuk hiasan; dan 6.4.5 Bunga telur/ barang cenderahati majlis perkahwinan tidak dibenarkan disimpan atau dipamerkan. 6.5 Kerusi 6.5.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan; 6.5.2 Setiap pegawai adalah diperuntukkan dengan dua kerusi pelawat sahaja; 6.5.3 Blazer dan selendang (jika ada) hendaklah disangkut dengan kemas di dalam almari atau ruang yang dikhaskan dan tidak dibenarkan disangkut \ di belakang kerusi; 6.5.4 Sofa / sette hanya dibenarkan berada di bilik Pengarah Kesihatan Negeri,Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri, Ketua Penolong Pengarah Kanan dan di ruang menunggu yang sesuai; dan 6.5.5 Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak bergoyang, selesa dan bersih. 6.6 Peralatan ICT 6.6.1 Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan sedia untuk diguna; 6.6.2 Pastikan komputer ditutup (shut down) sebelum pulang; dan 6.6.3 Wallpaper dan screen saver bersifat peribadi tidak dibenarkan.

12 6.7 Meja Komputer 6.7.1 Pegawai dan kakitangan yang dibekalkan dengan meja komputer dikehendaki meletaknya di sisi meja utama; 6.7.2 Peralatan computer seperti CPU, monitor, mesin pencetak dan pengimbas hendaklah ditempatkan di meja komputer; 6.7.3 Tidak dibenarkan sebarang peralatan lain berada di atas meja computer; 6.7.4 Kabel-kabel komputer hendaklah diikat kemas dibahagian belakang dengan menggunakan pengikat / comb yang akan dibekalkan oleh pihak pengurusan / IT. 6.8 White Board/ Soft Board 6.8.1 White board digunakan untuk mempamerkan maklumat-maklumat penting dan sentiasa terjaga; dan 6.8.2 Tidak dibenarkan menghias white board / soft board secara keterlaluan seperti meletakkan hiasan menjalar di sekeliling white board dan sebagainya. 6.9 Sistem fail 6.9.1 Fail-fail di ruang kerja / bilik pegawai diuruskan dengan teratur dan sistemetik; 6.9.2 Fail berbentuk ring file – dilabel mengikut format yang telah diseragamkan; 6.9.3 Susun fail mengikut nombor siri / indeks yang ditetapkan di rak / kabinet fail; 6.9.4 Sediakan senarai indeks fail sebagai rujukan bagi memudahkan capaian dan boleh ditampal pada rak / partition;dan 6.9.5 Rak / Kabinet fail dilabelkan dengan kemas dan teratur. 6.10 Bilik Pegawai 6.10.1 Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk ruang kerja) adalah juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian; 6.10.2 Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya; 6.10.3 Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti; dan 6.10.4 Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas, teratur dan tidak berhabuk. 6.10.5 Carta dan jadual pergerakan pegawai perlu diadakan dan dikemaskini

13 6.11 Label dan Parkir 6.11.1 Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih hendaklah disediakan parkir yang bersesuaian pada tempat ianya disimpan; 6.11.2 Setiap parkir hendaklah dilabelkan dengan nama alatan berkenaan; dan 6.11.3 Pelabelan dan juga pemakiran alatan perlu terselindung (contoh: bakul sampah – label dan pemakiran terletak di bawah tapak bakul sampah dengan saiz pelabelan dan pemakiran yang seragam seperti di Lampiran 3. 7. BAHAGIAN PENGELUARAN / PROMOSI KESIHATAN 7.1 Bilik Pencetakan / Dokumentasi 7.1.1 Pastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak terdapat lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai. Sekiranya ada, sila pastikan ia dibaiki dengan segera; 7.1.2 Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu dilabelkan dengan nama alatan; 7.1.3 Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan boleh dilabelkan dengan nama alatan dan disimpan di tempat pemakiran atau almari yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan disimpan semula; 7.1.4 Kertas-kertas yang hendak dilupuskan boleh diletak dalam kotak kitar semula dan tidak dibiarkan bertaburan di atas lantai; 7.1.5 Disediakan kawasan untuk barang yang telah siap sebelum dimasukkan ke tempat simpanan atau diedarkan kepada pelanggan. Kawasan ini hendaklah dilabelkan. 7.1.6 Label-label yang bersesuaian digunakan untuk membezakan aktiviti/ barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam proses, rosak, pelupusan dan lain-lain) 7.1.7 Pegawai bertanggungjawab (PIC) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik percetakan / dokumentasi (Nama pegawai dan nombor telefon) 7.2 Mesin dan Peralatan 7.2.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang pergerakan proses kerja; 7.2.2 Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk, berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka hayat mesin; 7.2.3 Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin terutamanya bahan yang berbentuk cecair;

14 7.2.4 Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain; 7.2.5 Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut kesesuaian; 7.2.6 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau dilupuskan; dan 7.2.7 Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan mesin. 7.2.8 Pegawai bertanggungjawab (PIC) dilantik bagi menguruskan mesin dan peralatan (Nama pegawai dan nombor telefon) 8. STOR (Rujukan: 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) Am 6.1 - Tatacara Pengurusan Stor - TPS) 8.1 Ruang Stor 8.1.1 Ruang kaunter stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut: Pelan lantai stor; Alat tulis, rubber stamp dan fail-fail hendaklah disusun dengan kemas; Sudut informasi (contoh: tatacara permohonan barang); dan Senarai induk (master list) bagi ke semua peralatan/ barangan yang disimpan di dalam stor diwujudkan. 8.1.2 Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas; 8.1.3 Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/ komponen barangan (mengikut tatacara pengurusan stor); 8.1.4 Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis; 8.1.5 Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut diambil/ dicapai/ dicari; 8.1.6 Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barang dari stor untuk dipatuhi oleh warga kerja 8.1.7 Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor; 8.1.8 Pekerja tidak dibenarkan makan dan minum di dalam stor; 8.1.9 Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh: tangga dan troli); 8.1.10 Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi melambangkan imej korporat; 8.1.11 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; dan

15 8.1.12 Pegawai bertanggungjawab (PIC) dilantik bagi mengurus dan menjaga kebersihan stor (Nama pegawai dan nombor telefon). 8.2 Simpanan Barang Stor 8.2.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerjakerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor; 8.2.2 Barang-barang disusun secara Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD/FIFO), mengikut keperluan, 8.2.3 Tempat penyimpanan perlulah sesuai dengan keperluan barang-barang yang hendak disimpan seperti berikut: 8.2.3.1 Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah; 8.2.3.2 Ruang yang bersiling untuk stok yang tidak boleh terdedah kepada hawa panas; dan 8.2.3.3 Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi mengelakkan stok tertentu menjadi keras. 8.2.4 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada seperti berikut: 8.2.4.1 Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya; 8.2.4.2 Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali. 8.2.5 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat; 8.2.6 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama; 8.2.7 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas; 8.2.8 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan; 8.2.9 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab; 8.2.10 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan / pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit / bahagian); dan 8.2.11 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang. 8.2.12 Susunan atau lapisan yang paling selamat adalah setinggi diantara dua (2) hingga tiga (3) meter, melainkan jika fork lift digunakan.

16 8.3 Simpanan Barang Toxic / Racun 8.3.1 Barang toxic perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut kawasan garisan pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel; 8.3.2 Peralatan seperti rak / pallet / alatan sokongan lain untuk kegunaan simpanan barangan toxic perlu digunakan dengan sebaiknya; 8.3.3 Barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan tidak digunakan perlu dilabel, diasing dan dibuat proses pelupusan. Barangbarang ini tidak boleh disimpan di ruang penyimpanan aktif; 8.3.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barang toxic mesti berkeadaan baik; 8.3.5 Mempunyai tanda arah / label / abjad bagi setiap barangan; 8.3.6 Mempunyai sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran; 8.3.7 Tanda arah, tunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; 8.3.8 Stok hendaklah mempunyai tanda amaran seperti “MERBAHAYA”; “MUDAH TERBAKAR” atau “SIMPAN DITEMPAT YANG KERING”. 8.3.9 Ruang penyimpanan perlu mempunyai label “UTAMAKAN KESELAMATAN”. 8.3.10 Penyimpanan perlu mematuhi garispanduan KKM “Guidelines on Chemical management in health care facilities, Ministry of health”, 2010 8.4 Keselamatan dan Kebersihan Stor 8.4.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut: 8.4.1.1 Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba; 8.4.1.2 Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan 8.4.1.3 Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir; 8.4.2 Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: system water sprinkler dan hose reel); 8.4.3 Pencahayaan yang mencukupi; 8.4.4 Sistem pengaliran udara yang bersesuaian bergantung kepada jenis stor dan barangan; 8.4.5 Emergency Light (jika perlu); 8.4.6 Pest control hendaklah dilaksanakan secara berjadual; 8.4.7 Tanda amaran seperti “DILARANG MEROKOK”, “MUDAH TERBAKAR”, “DILARANG MAKAN/ MINUM” dipamerkan dengan jelas; 8.4.8 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan berparkir; dan 8.4.9 Gotong-royong dijalankan sekurang-kurangnya 2 kali setahun.

17 9. TEMPAT UMUM Ruang Umum / Kaunter/ Lobi Utama / Lobi Lif merupakan ruang yang perlu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa dikunjungi pelanggan. Jadi, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan pelanggan: 9.1 Lobi Utama 9.1.1 Semua peralatan, barang, kerusi, meja hendaklah disusun kemas, tidak berhabuk dan teratur; 9.1.2 Pastikan peralatan/ kemudahan yang disediakan dalam keadaan baik dan boleh digunakan dengan sempurna; 9.1.3 Bahan bacaan jika disediakan mesti disusun rapi di tempat yang disediakan. 9.1.4 Papan kenyataan digunakan untuk memaparkan pelbagai maklumat seperti Maklumat Kualiti, Maklumat Korporat (carta organisasi, visi, misi, moto dan piagam pelangan), statistik pencapaian atau berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada pekerja dan pelanggan serta perlu sentiasa dikemaskini jika terdapat perubahan maklumat / mengikut kitaran ditetapkan; 9.1.5 Kaunter hendaklah berlabel, contohnya “KAUNTER PERTANYAAN” 9.1.6 Buku kedatangan pelawat mesti disediakan. 9.1.7 Laluan umum hendaklah bebas daripada hadangan. 9.1.8 Peralatan / Perabot yang diletakkan di laluan utama / umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan; 9.1.9 Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; 9.1.10 Pasu bunga, jika ada, diletakkan di tempat yang bersesuaian dan tidak boleh diletakkan di laluan sepanjang partition; 9.1.11 Tempat duduk dan tong sampah disediakan di ruang menunggu; 9.1.12 Tanda-tanda keselamatan seperti tanda “EXIT”, “PINTU RINTANGAN API” tidak boleh diubah atau ditampal dengan apa-apa perkara yang melindunginya; 9.1.13 Alat pemadam api hendaklah dikekalkan di tempatnya bersama prosedur operasi; 9.1.14 Tanda tunjuk arah menggunakan warna korporat, diseragamkan mengikut zon dan diletakkan di kawasan yang strategik (bagi tanda sedia ada boleh dikekalkan dan diselenggarakan); 9.1.15 Pastikan laluan umum sentiasa bersih dan bebas daripada kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan; 9.1.16 Barang / peralatan yang akan dilupus / dibuang tidak boleh ditinggalkan di lobi utama / lobi lif;

18 9.1.17 Hanya dibenarkan dua (2) banting promosi kesihatan diletakkan di bahagian lobi utama/ lobi lif/ ruang menunggu pada satu-satu masa dan hendaklah disusun dengan kemas; dan 9.1.18 Pegawai bertanggungjawab (PIC) dilantik bagi mengurus dan menjaga kebersihan lobi utama/ lobi lif (Nama pegawai dan nombor telefon). 9.2 Surau / Bilik Solat Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat: 9.2.1 Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik; 9.2.2 Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah, sentiasa bersih dan tidak berbau hapak untuk keselesaan ramai; 9.2.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah yang disediakan hendaklah disusun, dilipat atau digantung di penyidai yang disediakan dengan kemas; 9.2.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan bersesuaian dan mudah dilihat, contohya: “SURAU/BILIK SOLAT LELAKI/WANITA” Simbol yang bersesuaian 9.2.5 Bahan bacaan hendaklah disusun kemas di dalam almari/kabinet/rak yang disediakan. 9.2.6 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat dengan jelas. 9.2.7 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi atau pada rak jika disediakan. 9.2.8 Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan. 9.2.9 Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai. 9.2.10 Kemudahan solat untuk OKU disediakan. Contohnya kerusi untuk solat 9.2.11 Jam dinding disediakan untuk panduan. 9.2.12 Tidak dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat. 9.2.13 Memastikan ventilasi disurau adalah baik 9.2.14 Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/ peralatan. 9.2.15 Label berkaitan perlu disediakan seperti “DILARANG TIDUR DI DALAM SURAU/ BILIK SOLAT” “SILA PASTIKAN TELEFON BIMBIT ANDA DIMATIKAN ATAU DALAM MOD DIAM” “SILA SUSUN SEMULA PERALATAN SELEPAS DIGUNAKAN” 9.2.16 Memastikan tempat wuduk sentiasa bersih.

19 9.2.17 Pegawai bertanggungjawab perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon). 9.3 Bilik Mesyuarat Pastikan Bilik Mesyuarat berada dalam keadaan berikut: 9.3.1 Mempunyai pelan lantai dengan susun atur peralatan dan perabot secara terperinci. 9.3.2 Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran. 9.3.3 Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. 9.3.4 Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika tidak digunakan. 9.3.5 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan. 9.3.6 Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board). 9.3.7 Peringatan-peringatan dipaparkan seperti: “MATIKAN TELEFON BIMBIT ANDA ATAU LETAKKAN PADA MOD SENYAP” “SILA BAWA SEMUA BARANG ANDA SEBELUM MENINGGALKAN BILIK MESYUARAT” “JAGA KEBERSIHAN BILIK MESYUARAT” 9.3.8 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan imej suasana bilik dan perlu ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat pencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program Jabatan/bahagian dan lain-lain). 9.3.9 Banting promosi tidak dibenarkan dipamerkan di dalam bilik mesyuarat. 9.3.10 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai. 9.3.11 Pastikan pemadam dan marker pen diletakkan di tempat yang disediakan. 9.3.12 Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai. 9.3.13 Pastikan barang-barang elektronik seperti Projektor LCD, mikrofon, computer, pendingin udara dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat. 9.3.14 Pegawai bertanggungjawab perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat (nama pegawai dan nombor telefon). 9.4 Perpustakaan/ Pusat Sumber 9.4.1 Perpustakaan/Pusat Sumber hendaklah sentiasa bersih, tersusun rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan.

20 9.4.2 Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil/ dicapai/ dicari (seperti rak/ tanda/ label/ abjad/ bahan) bila diperlukan. 9.4.3 Semua bahan bacaan direkod keluar masuk supaya memudahkan proses kawalan rekod. 9.4.4 Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. 9.4.5 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan. 9.4.6 Pegawai bertanggungjawab perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan Perpustakaan/Pusat Sumber (nama pegawai dan nombor telefon). 9.5 Pantri 9.5.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau. 9.5.2 Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur mengikut item setelah digunakan. 9.5.3 Kabinet/ almari/ rak dilabelkan dengan nama perkakas secara seragam (mengikut kesesuaian/optional). 9.5.4 Peralatan yang dibenarkan di pantry. Peti sejuk Microwave Cerek elektrik Pembakar roti Penapis air Pinggan mangguk/ gelas/ cawan Rak pinggan Water dispenser Sudu/ Garfu/ Pisau. 9.5.5 Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas digunakan. 9.5.6 Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas. 9.5.7 Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan. 9.5.8 Meja makan sentiasa berkeadaan bersih. 9.5.9 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh : dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional); 9.5.10 Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau. 9.5.11 Pastikan peralatan elektrik ditutup setelah digunakan.

21 9.5.12 Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan. 9.5.13 Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak menyenangkan. 9.5.14 Perlu menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan, peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan. 9.5.15 Mewujudkan peringatan-peringatan yang sesuai seperti: “BERSIHKAN PERALATAN SELEPAS DIGUNAKAN” “BUANG SISA KE DALAM TONG SAMPAH” “MAKAN SECARA SIHAT” 9.5.16 Pegawai bertanggungjawab perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor telefon). 9.6 Tandas 9.6.1 Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu ada dalam bilik air: Bekas sampah Sanitary bin (untuk bilik air wanita) Kertas tisu Soap dispenser Cermin muka 9.6.2 Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering serta pengudaraan yang baik 9.6.3 Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama. 9.6.4 Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang. 9.6.5 Semua lampu berfungsi dengan baik. 9.6.6 Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih. 9.6.7 Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat. 9.6.8 Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dan diselenggara dengan sempurna. 9.6.9 Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan sempurna. 9.6.10 Mengadakan peringatan-peringatan yang sesuai seperti “JIMATKAN PENGGUNAAN AIR”

22 “PASTIKAN TANDAS SENTIASA BERSIH” “KEBERSIHAN SEBAHAGIAN DARIPADA IMAN” “KEBERSIHAN MENCERMINKAN KEPERIBADIAN” “SILA TARIK TISU DENGAN CERMAT, JANGAN BIARKAN TISU BERTABURAN DI ATAS LANTAI” “AWAS! LANTAI LICIN” “SILA FLUSH SELEPAS GUNA” Gambarajah penggunaan tandas yang betul (SEPERTI LAMPIRAN) 9.6.11 Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna. 9.6.12 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering. 9.6.13 Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan tidak berlaku floor trap yang tersumbat dan semua paip air berfungsi dengan baik. 9.6.14 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada sabun. 9.6.15 Kertas tisu perlu disediakan di dalam tandas. 9.6.16 Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas. 9.6.17 Persekitaran tandas tidak berbau dan bersih. 9.6.18 Pegawai bertanggungjawab perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor telefon). 9.6.19 Menyediakan tandas OKU (jika bersesuaian) 10. MAKMAL 10.1 Workstation/ Bench Analysis 10.1.1 Pastikan workstation/bench analisis sentiasa bersih dan tersusun kemas (asingkan bahan kimia / radas yang tidak digunakan).

23 10.1.2 Bersihkan sisa sampel dan bahan kimia yang telah siap digunakan selepas analisis dan lupuskan mengikut garispanduan yang telah ditetapkan. 10.1.3 Label bahan kimia pada setiap botol/bekas yang digunakan. 10.2 Peralatan / Glassware 10.2.1 Susun peralatan / glasswares mengikut jenis di lokasi bersesuaian. 10.3 Mesin / Instrument 10.3.1 Labelkan mesin / instrument mengikut jenis serta kegunaannya contoh : Mesin Atomic Absorption Spectrophotometer (AAS) untuk analisis logam berat. Mesin High Performance Liquid Chromatography (HPLC) untuk analisis residu dadah dan aditif. Mesin gas chromatography (GC) untuk analisis residu racun perosak. 10.3.2 Lantik pegawai bertanggungjawab (person in-charge) bagi setiap mesin (nama pegawai dan nombor telefon). 10.3.3 Susunan atur wayar pada setiap mesin / instrument mestilah dalam keadaan kemas dan dilabelkan dengan jelas. 10.3.4 Sediakan prosedur operasi (SOP) atau tatacara penggunaan mesin / instrument. 10.3.5 Sediakan peringatan kepada pengguna mesin dari segi keselamatan dan kebersihan contoh: “GUNAKAN EAR MUFF KETIKA MENGENDALIKAN SONICATOR” “BERSIHKAN PENIMBANG SELEPAS DIGUNAKAN ” 10.3.6 Sediakan rekod penyelenggaraan bagi setiap mesin / instrument dan pastikan dikemaskini setiap kali penyelenggaraan dibuat. 10.4 Bahan Kimia 10.4.1 Asingkan bahan kimia mengikut garis panduan keselamatan (contoh: asingkan bahan kimia yang tidak compatible) bagi mengelakkan kesan reaktif. 10.4.2 Susun di lokasi yang betul dan bersesuaian dengan garis panduan keselamatan (contoh: simpan tempat sejuk, simpan jauh dari cahaya). 10.4.3 Label semua bahan kimia dan gunakan sistem FIFO (First In First Out) dalam penyusunan dan penggunaan bahan kimia. 10.4.4 Lakukan pemeriksaan secara berkala ke atas stok-stok bahan kimia.

24 10.4.5 Sisih bahan kimia yang telah tamat tempoh mengikut tatacara yang sepatutnya. 10.4.6 Pengendalian bahan kimia perlu mematuhi garispanduan KKM “Guidelines on Chemical management in health care facilities, Ministry of health”, 2010. 10.5 Peralatan Perlindungan Diri/ Personal Protective Equipment (PPE) dan Peralatan Keselamatan 10.5.1 Pastikan peralatan PPE yang diperlukan seperti Labcoat, google, facemask dan glove sentiasa mencukupi; 10.5.2 Simpan labcoat di dalam almari atau tempat khas yang disediakan. Tidak dibenarkan menyangkut labcoat pada kerusi; 10.5.3 Sediakan tatacara penggunaan PPE mengikut kesesuaian; 10.5.4 Susun peralatan PPE dan periksa tarikh luput secara berkala; 10.5.5 Pastikan alat pemadam api (fire extinguisher) disediakan dan tatacara penggunaan dipamerkan; 10.5.6 Sediakan plan laluan kebakaran / kecemasan. Dan 10.5.7 Sediakan tempat dan bekas pembuangan sisa / waste analisis yang bersesuaian. (contoh: sharpbin dan botol waste) 10.6 Semua prosedur kerja dan peraturan adalah berdasarkan keperluan standard ISO 17025 terkini. 11. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN 11.1 Papan Tanda Jabatan / Papan Tanda Arah/ Petunjuk 11.1.1 Sentiasa berada dalam keadaan baik. 11.1.2 Saiz yang sesuai dan senang difahami. 11.1.3 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik. 11.1.4 Berkonsepkan imej korporat Jabatan. 11.1.5 Menyediakan tanda nama pegawai pada bilik yang seragam. 11.2 Papan Informasi / Bahan Pameran 11.2.1 Papan informasi perlu senitasa berada dalam keadaan bersih. 11.2.2 Maklumat-maklumat / bahan-bahan pameran yang dipaparkan perlu sentiasa disemak dan dikemaskini mengikut keperluan semasa. 11.2.3 Penampilan media / bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur. 11.2.4 Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan.

25 11.3 Lot Parkir Kenderaan 11.3.1 Bagi ruang pejabat yang mempunyai lot parkir kenderaan, kawasan parkir hendaklah sentiasa berkeadaan bersih dan diselenggara. 11.3.2 Lot-lot parkir dilabel samada untuk kegunaan jabatan, pegawai dan anggota jabatan. 11.3.3 Hanya kenderaan yang mempunyai pelekat kenderaan terkini sahaja dibenarkan memasuki kawasan parkir. 11.3.4 Pemilik kenderaan tidak dibenarkan meletakkan kenderaan menghalang laluan utama yang boleh membahayakan pemandu lain/menghalang pintu kecemasan dan pintu bilik utiliti/meletakkan kenderaan diselekoh utama kerana menyukarkan pengguna kenderaan lain [Ref: Arahan keselamatan 1974(Jemaah Menteri)]. 11.3.5 Parkir OKU perlu disediakan jika melibatkan pelanggan luar. 11.4 Longkang 11.4.1 Longkang sentiasa dalam keadaan bersih dan tidak tersumbat 11.4.2 Longkang perlu dicuci sekurang-kurangnya sebulan sekali atau mengikut keperluan jika kotor atau tersumbat. 12. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA 12.1 Penampilan Diri Dan Imej 12.1.1 Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti: Perwatakan ceria. Bersemangat. Cara berpakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas sesuai dengan imej penjawat awam. 12.1.2 Dilarang memakai selipar / sandal semasa bertugas kecuali untuk mengambil wuduk. 12.1.3 Bagi penjawat awam beruniform, DIWAJIBKAN memakai uniform mengikut garispanduan yang ditetapkan (contoh: material dan warna yang betul, kasut yang dibenarkan). 12.2 Perhubungan Dengan Rakan Sejawat 12.2.1 Mempamerkan usaha bersama / kerja berpasukan seperti gotong royong, kreativiti, mesyuarat dan sebagainya. 12.3 Perhubungan Dengan Pelanggan 12.3.1 Hubungan berorentasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu. 12.4 Kecekapan Dan Kemahiran Dalam Melaksanakan Tugas 12.4.1 Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas dan berinisiatif (going extra miles).

26 13. KESELAMATAN PERSEKITARAN Langkah-langkah keselamatan perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang selamat seperti berikut: 13.1 Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi perkara berikut: 13.1.1 Arahan keselamatan 13.1.2 Latihan pengungsian bangunan (fire drill / table top exercise) 13.1.3 Tanda amaran 13.1.4 Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul 13.1.5 Tanda arah laluan kecemasan 13.2 Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik 13.3 Menyediakan aktiviti kesedaran Pelan Tindakan Kecemasan 13.4 Laluan/tangga kecemasan 13.4.1 Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak diperlukan (contoh: pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak, barang-barang pra pelupusan dan sebagainya). 13.4.2 Pintu rintangan api / pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak dihalang. 13.4.3 Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS) dan bersesuaian dengan imej jabatan serta seragam mengikut zon; 13.4.4 Tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh : barang-barang pra pelupusan); dan 13.5 Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran 13.6 Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantry. 13.7 Peralatan-peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan segera. 13.8 Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian. 13.9 Peralatan pencegahan kebakaran 13.9.1 Alat pemadam api disediakan, diselenggara secara berkala, bersih, mempunyai tatacara penggunaan dan diletakan di tempat yang sesuai. 13.9.2 Gelung hos pemadam api disediakan serta boleh digunakan sepanjang masa. 13.9.3 Kedudukan pili bomba berkeadaan baik dan tidak dihalang. 13.10 Kawalan keselamatan kunci

27 13.10.1 Pegawai keselamatan jabatan hendakkah bertanggungjawab keatas semua perkara berkaitan dengan kunci dan anak-kunci termasuk kunci-kunci keselamatan termasuk menyelenggara, mengemaskini dan membuat audit keatas kunci-kunci tersebut. 13.10.2 Memastikan anak kunci dilabel /tanda memenuhi tatacara keselamatan kecuali kunci keselamatan yang mana ianya tidak boleh dilabel atau ditanda dan tidak boleh dirangkai dengan kunci lain. 13.10.3 Kunci disimpan di ruang penyimpanan yang selamat. 13.10.4 Kunci disimpan di ruang penyimpanan yang selamat 14. PENUTUP Standard yang digariskan merupakan panduan kepada anggota Jabatan Kesihatan Negeri Terengganu dalam melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Ianya tertakluk kepada semakan dan pindaan dari semasa ke semasa

28

29