Laporan EXSOL 2021

LAPORAN 2019
JK EXSOL -

JABATAN BAHASA 2021

Jun 2019 - May 2021

DAFTAR
KANDUNGAN

03 Carta Organisasi
05 Program EXSOL 2019-2021
07 Spesifikasi Tugas
Laporan Urus Setia
15 Lampiran

20

02

CARTA ORGANISASI

PENYELARAS
PN NURSAIDAH MOHD TAHIR

URUS SETIA
NOOR ASYIKIN AYOB
NURULASYIQIN IKHWAN NASIR
NURUL AISYA SHAHIMI

KETUA PROGRAM
MOHD AZHA YUNOS
NORA AZANY MOHD FATHIL
NUR HAZIYATI HAJARUDIN

SETIAUSAHA
ROSLINDAWATI ABASERI

SUBAIDAH MD DIN
YM TENGKU HAZLINA TENGKU MOHAMAD

FAZLINDA MD FADZIL

Where we are BENDAHARI
AZHANA MOHAMMAD

0 93

CARTA ORGANISASI

AJK PENGACARAAN MAJLIS
AZLINAWATY AZMAN SHAH
MARIAM NABILAH MOHAMMED SELAMAT

MUHAMAD AZHA YUNOS
NUR RAEIDA AINUL MASLIH

AZHANA MOHAMMAD

AJK PERSIAPAN TEMPAT, PERALATAN DAN SIARAYA
ANITA HJ. BASIR

MOHD ROSELY ABU SAMAH
ROZIAH ADNAN

DHIYA AMALINA ZAHARI
JEREMIAH DHAAYALAN A/L JACKSON DHAAYALAN

AJK CENDERAHATI DAN DOKUMENTASI
IZA NOR FARIDA MOHD SARIF
NAZLIAH WAN SHAMSUDIN
MOHANA A/P MUNIANDY
NOR HASNI ADAM
SAKEENA CHE HASSANDI

AJK PROMOSI, SAMBUTAN DAN PENDAFTARAN
JULIANA AMIN

YM RAJA NOOR HASNI RAJA HUSIN
NURJANAH MAHAT

NURUL HANIM MOHD ADAM

04

PROGRAM EXSOL 2019-2021

1. KMB NEW LECTURER ORIENTATION PROGRAMME (26 JULY 2019)
Presenter(s):
1. Puan Norhidawati Hussain (Head of Mathematics Department)
2. Puan Rozana Mohd Ikram (IB Coordinator)
3. Puan Nursaidah Mohd Tahir (A Level Coordinator)

2. STRATEGIC PLANNING SEMINAR (11-12 NOVEMBER 2019)
Presenter(s):
1. Puan Ani Mardiah Azmin (Director)
2. Puan Mini Zanita Zakaria (Deputy Director Academic Affairs)

3. KNOWLEDGE SHARING SESSIONS (20 NOVEMBER 2019)

3.1. Teaching the Millennials :Bridging the Gap Skills
Presenter(s):
1.Pn. Nur Haziyati Hajarudin
2.Pn. Suryani Sulong
3.Pn. Fazila Zakaria
4.Pn. Norazila Ramli

3.2. Education 4.0 and 21st Century Teaching
Presenter(s):
1.Pn. Iza Nor Farida Mohd Sarif
2.Pn. Mardziah Deraman

3.3. Basic Counseling Skills
Presenter:
Pn. Nor Faizah binti Jamian

4. BOOK AND E-BOOK LAUNCHING BY HBI (2 DECEMBER 2019)
Presenter:
En. Mohammad Hatta Abu Bakar

5. TALK : “Sihat Tanpa Ubat” (2 DECEMBER 2019)
Presenter : Dato’ Dr. Suriyakhatun Osman

05

PROGRAM EXSOL 2019-2021

6. ATL : UNIT PLANNER DISCUSSION - SUPPORT & INTERDEPENDENCY
BETWEEN DISCIPLINES (3 DECEMBER 2020)

Presenter:
Pn. Rosmaria Abdullah (ATL Coordinator & TOK Unit Head)

7. A LEVELS IN-HOUSE TRAINING FOR ASSESSMENT (TOT)
(7 JANUARY 2020)

Presenter :
3 Subject Experts from Kolej MARA Seremban

8. BENCHMARK VISIT FROM AT-TAMIMI INTERNATIONAL SCHOOL
(9 JANUARY 2020)

9. ENGAGEMENT SESSION WITH MADAM DIRECTOR
(20 JANUARY 2020)

Presenter :
Dr. Roselena Mansor

10. DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DDMS) BRIEFING
(4 MARCH 2020)

Presenter :
Cik Nadiah Zuhdi

11. KNOWLEDGE SHARING WORLD RELIGION EXTENDED ESSAY
(5 MARCH 2020)

Presenter:
Pn Johaina Abd Jalal

12. FINANCE MANAGEMENT POST-MORATORIUM (15 JULY 2020)
Presenter:
En Mohd Lotfi Ismail (Bank Negara Malaysia)

06

PROGRAM EXSOL 2019-2021

13. KNOWLEDGE SHARING SESSIONS (23 SEPTEMBER 2020)
Presenter(s):
All teachers who attended IB online workshops

14. KMB NEW EMPLOYEE ORIENTATION PROGRAMME FOR IB
(18 SEPTEMBER 2020)

Presenter(s):
1. Pn Rozana Mohd Ikram (IB Coordinator)
2. Pn Rosmaria Abdullah (HEA cum ATL Coordinator)
3. En Abdul Latiff Ishak (CAS Coordinator)
4. Pn Nur Haziyati Hajarudin (TOK Unit Head)
5. Pn Azlinawaty Azman Shah (Representative for EE Coordinator)
6. Pn Roziah Adnan (Teacher Librarian)

15. FACILITATING AND ENGAGING STUDENTS IN A VIRTUAL
ENVIRONMENT (10 MARCH 2020)

Presenter:
Dr Hasanah Abd Khafidz (UKM)

16. EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS (10 MARCH 2021)
Presenter:
En Sarizuan Sarif (KMB Counselor)

17. KMB NEW TEACHER ORIENTATION PROGRAMME MANUAL
(JUNE 2021)

Prepared by:
Secretariat 1 JK EXSOL

18. EXSOL COMMITTEE REPORT & GUIDE (EXSOL E-POCKET)
(JUN 2021)

Prepared by:
Secretariat 1 , 2 and 3 JK EXSOL

19. PAUSE@CONCOURSE : FACELIFT (SEPTEMBER - NOVEMBER 2019)
Done by :
EXSOL Mega Project Team

07

SPESIFIKASI TUGAS

PENYELARAS

1 Menetapkan
polisi berkaitan
konsep program.

2 Memantau
semua ahli
jawatankuasa.

Mempengerusikan

3 mesyuarat EXSOL
diperingkat
Jabatan

Dalam Talian
Mempengerusikan mesyuarat dalam talian melalui
aplikasi MS Teams, Google Meet dan Zoom.

EXSOL 2021 08

SPESIFIKASI TUGAS

URUS SETIA

1 Menyampaikan maklumat terkini kepada
penyelaras program dari semasa ke semasa

2 Menyelaras dan memantau perjalanan
keseluruhan program

3 Menguruskan hal-hal berkaitan bajet
4 Memastikan setiap AJK menjalankan tugas

mengikut spesifikasi

5 Menyediakan spesifikasi tugas AJK untuk
setiap program

6 Dokumentasi keseluruhan

Dalam Talian
Mengadakan mesyuarat dari masa ke semasa dalam talian
melalui aplikasi MS Teams, Google Meet dan Zoom.
Menyediakan laporan secara dalam talian - menggunakan
Word Doc, Power point presentation dan CANVA

EXSOL 2021 09

SPESIFIKASI TUGAS

KETUA PROGRAM

Bekerjasama dengan urus setia bagi mengenal

1 pasti bentuk aktiviti dan penceramah yang
akan dijemput.

Bekerjasama dengan urus setia berkaitan jemputan
penceramah dan VIP (sekiranya ada)

2 membuat panggilan jemputan
menyediakan butiran surat jemputan untuk
diserahkan kepada setiausaha
menguruskan bayaran penceramah
memastikan penceramah menerima surat
jemputan dan penghargaan

3 Menyambut penceramah bersama-sama ajk
jemputan dan sambutan

4 Menentukan platform untuk program online
(jika perlu)

Dalam Talian
Mengadakan mesyuarat dari masa ke semasa dalam talian
melalui Ms Teams, Google Meet dan Zoom.
Memastikan hubungan tiga hala antara ahli dan urus setia
melalui Whatsapp dan Telegram.
Memantau kerja-kerja AJK melalui WA, Telegram dan Zoom.

EXSOL 2021 10

SPESIFIKASI TUGAS

SETIAUSAHA

1 Menyediakan kertas kerja dan
mendapatkan kelulusan daripada
Pengarah

2 Menyediakan memo dan
mendapatkan kelulusan Pengarah
untuk tujuan hebahan

3 Menyediakan hal berkaitan surat
menyurat:
menyediakan dan mengedarkan
minit mesyuarat tujuh hari
selepas setiap mesyuarat untuk
tindakan
membuat surat lantikan AJK
untuk program yang
dilaksanakan
menyediakan semua surat
menyurat-jemputan,
penghargaan dll.

4 Menyediakan dan mengedarkan minit
mesyuarat tujuh hari selepas setiap mesyuarat
untuk tindakan

Dalam Talian

Menyediakan kertas kerja untuk diserahkan kepada Pengarah.
Menyediakan laporan atas talian untuk diserahkan kepada Urus
setia.

EXSOL 2021 11

SPESIFIKASI TUGAS

PENGACARAAN MAJLIS

1 Mendapatkan atur cara program daripada Urus

setia

2 Menyediakan teks/skrip pengacaraan majlis
3 Menyediakan teks ucapan untuk VVIP

sekiranya perlu

4 Mendapatkan maklumat berkenaan
penceramah daripada Ketua Program
Menyediakan salutasi untuk diletakkan atau
5 diberikan kepada penceramah (untuk rujukan
penceramah yang berucap)

Dalam Talian 12

Mempengerusikan program dalam talian
melalui Zoom.

EXSOL 2021

SPESIFIKASI TUGAS

CENDERAHATI & DOKUMENTASI

1 Menyediakan anggaran perbelanjaan dan
menyerahkan bajet kepada bendahari

2 Mengenal pasti cenderahati yang sesuai untuk
penceramah dan peserta.

3 Membuat tempahan, menyimpan dan
mengedarkan hadiah/cenderahati kepada
penceramah dan peserta

4 Membuat proses pelupusan hadiah/
cenderahati yang berbaki

Mengambil gambar, menyediakan laporan bagi

5 tujuan dokumentasi dan diserahkan kepada

setiausaha.

Dalam Talian

Mengumpul maklumat mengenai maklum balas melalui Words dan
Telegram.
Memastikan program dimasukkan dan diterima di dalam goTNA sebelum
kursus.

EXSOL 2021 13

SPESIFIKASI TUGAS

PROMOSI, SAMBUTAN & PENDAFTARAN

Menguruskan hal-hal berkaitan pendaftaran:

1 - mendapatkan senarai nama guru dan staf
mengikut jabatan untuk tujuan pendaftaran
- menyediakan bar kod untuk kehadiran
- menyediakan kaunter pendaftaran /tempat
hadiah (jika ada) .

2 Menguruskan hal berkaitan dengan sambutan:
- mendapatkan salutasi daripada urus setia dan
menyerahkan kepada penceramah jika diperlukan

Menjalankan hal berkaitan promosi:

3 -mendapatkan butiran program dari urus setia
untuk tujuan hebahan (digital poster dsbnya.)
- memuat naik bahan promosi di saluran media
seperti KMB Official Whatsapp

4 Mengumpul semua media untuk tujuan
dokumentasi

Menyediakan borang ulasan peserta (feedback
form) sama ada secara hardcopy atau softcopy

5 untuk setiap program dan menyerahkan kepada
urus setia untuk dokumentasi

Dalam Talian

Menyediakan borang pendaftaran secara online: Google Form.
Menyediakan poster untuk diedarkan kepada peserta.

EXSOL 2021 14

SPESIFIKASI TUGAS

PERALATAN, SIARAYA & PERSIAPAN TEMPAT

1 Mendapatkan senarai peralatan yang
diperlukan daripada ketua program dan
membuat tempahan bagi tempat /peralatan
yang diperlukan

2 Memastikan peralatan, siaraya dan keperluan
lain untuk program online berfungsi dengan
baik sebelum program bermula
Mendapatkan bantuan daripada pegawai

3 teknikal (En.Ainul atau Pn.Norul) sekiranya
terdapat masalah berkaitan teknikal.

Memastikan peralatan dan siaraya

4 dipulangkan dan berada dalam keadaan yang

baik selepas program berakhir.

Dalam Talian

Menyediakan link Zoom untuk program dan penyediaan internet.
Penyediaan Virtual Background untuk Zoom.

EXSOL 2021 15

Laporan Urus Setia 1

E-MODUL & PROGRAM ORIENTASI PENSYARAH BAHARU
DI KOLEJ MARA BANTING

PERINCIAN PROGRAM E-Modul ini disediakan sebagai rujukan
kepada Jabatan yang akan mengendalikan
Taklimat oleh Penyelaras Program IB program EXSOL (Experiential and Social
dan A Level mengenai: Learning) di Kolej MARA Banting. Ia
mengandungi proses kerja untuk
Polisi IB dan A Level mengendalikan program orientasi pensyarah
Polisi Pendidikan Kolej MARA baharu, perincian program serta dokumen
Banting yang terlibat. Penyelaras program ini ialah
Mentoring Penyelaras program IB dan Penyelaras
Coaching program A Level di KMB. JK EXSOL
Shadowing bertanggungjawab untuk memastikan
Report kelancaran sepanjang taklimat program
Reflection tersebut.

Objektif Program:
Memberi kefahaman tentang program
diploma IB dan program A Level kepada
pensyarah MARA yang baru dilantik atau
yang baru dipindahkan ke Kolej MARA
Banting daripada institusi MARA yang lain.

Perincian Taklimat IB
1. Taklimat oleh Penyelaras ATL
2.Taklimat oleh Ketua Unit TOK
3.Taklimat oleh Ketua Unit CAS
4.Taklimat oleh Ketua JK Extended

Essay
5.Taklimat oleh Guru Perpustakaan

16

Laporan Urus Setia 1

CADANGAN DOKUMEN

Program ini agak padat. Selalunya ia Kebanyakan dokumen yang digunakan di
dalam perlaksanaan program ini boleh di
diadakan pada sebelah petang di antara dapati di lawan web rasmi International
Baccalaureate Organization (IBO).
jam 2.30 - 5.00. Disebabkan jumlah Terdapat juga beberapa dokumen yang
diperolehi daripada polisi pendidikan di
maklumat yang agak banyak untuk Kolej MARA Banting. Berikut adalah
senarai dokumen yang berkaitan:
dikongsikan dan difahami oleh
1. KMB Admission Policy 2020
pensyarah baharu, sesi ini perlu 2.KMB Access and Inclusion Policy 2020
3. KMB Language Policy 2020
dipanjangkan, mungkin boleh 4. KMB Access and Inclusion Policy

dijalankan sepanjang hari. Ini akan 2020
5. KMB Academic Honesty Policy 2020
memberi ruang kepada guru baharu 6. Subject Offered and Combination in

KMB
7. IB EDUCATIONAL PHILOSOPHY
8. IB CORE
9. IB DIPLOMA MATRIX POINT
10. ATL

*** sila rujuk E-Modul untuk perincian
penuh program

untuk bertanya dan mendapatkan

penjelasan yang sebaiknya daripada

para pembentang.

17

Laporan Urus Setia 2

FACILITATING LEARNING AND ENGAGING STUDENTS
IN A VIRTUAL ENVIRONMENT

Objektif Program:

Memantapkan pengurusan

perancangan pengajaran dan

pembelajaran berkaitan 'inquiry-

based' dalam talian.

Sasaran:

Semua Pensyarah

Tarikh: 10.3.2021

Platform: Zoom

LAPORAN TAMBAHAN

Beberapa pengubahsuaian terhadap

spesifikasi tugas telah dibuat kerana kursus

dijalankan secara atas talian. Komunikasi AJK

berlaku melalui Telegram untuk persediaan

program. Platform Zoom telah digunakan

untuk program selama 2 jam.

18

Laporan Urus Setia 2

Mewujudkan back up saluran internet CADANGAN
(line) bagi memastikan program dapat
berjalan dengan lancar sekiranya berlaku Memastikan kertas kerja diluluskan
gangguan teknikal. dahulu sebelum bergerak ke arah
pembentukan AJK.
Borang maklum balas untuk AJK perlu
disediakan secara E-Borang sebelum Mendapat masa yang lama untuk
program berlangsung supaya segala Memastikan ada mesyuarat khusus
permasalahan dapat di ambil tindakan sebelum dan selepas program untuk
dengan segera. penambahbaikan program untuk
semua ahli

Memastikan tempahan ke goTNA,
seminggu sebelum kursus
berlangsung. Menggunakan soal
selidik sendiri selepas program
kerana sukar mendapat maklum
balas di dalam goTNA.

19

Laporan Urus Setia 3

OBJEKTIF:
1.Memberi pendedahan tentang komunikasi
kepada kakitangan bukan akademik Kolej
MARA Banting
2.Meningkatkan kemahiran komunikasi
secara efektif
3.Memupuk kesedaran kepentingan
berkomunikasi dengan berkesan di tempat
kerja.

Pengisian ceramah yang sangat informatif
dan fokus kepada kaedah komunikasi dengan
penerapan teori kaedah saling hubung dalam
sesebuah organisasi. Kemahiran lisan dan
interpersonal telah dikongsikan oleh
En.Sarizuan sebagai sarana memajukan
organisasi. Pendedahan yang diberikan
mampu mengubah suasana komunikasi
dalam kalangan kakitangan.

CADANGAN

Ceramah ini wajar dilaksanakan bagi
seluruh kakitangan kolej dan tidak
tertumpu kepada kakitangan bukan
akademik sahaja.

Pengisian program sangat menarik
dan amat bermanfaat untuk semua
warga dalam mencipta persekitaran
kerja yang harmoni.

Sesi bengkel boleh juga diadakan
semasa ceramah bagi melihat
keberkesanan penerimaan peserta
terhadap topik yang dibincangkan.

20

LAMPIRANPerancangan Strategik

21

LAMPIRAN

Senarai Semak Modus Operandi Program EXSOL

Nama Program :

Tarikh / Masa / Tempat :

Tugasan Sebelum

Kertas Kerja yang telah disemak dan mendapat
kebenaran
Memo kepada semua yang terlibat
Pemberitahuan di sistem goTNA
Urusan jemputan penceramah: panggilan telefon /
surat jemputan / follow-up
Tempahan lokasi dan siaraya
Tempahan peralatan
Tempahan makanan
Penyediaan cenderahati / doorgift
Penyediaan bahan kursus
Hebahan media
Surat penghargaan penceramah
QR code untuk kehadiran
Skrip Pengacaraan Majlis
Skrip Ucapan Pengarah/ VIP

22

LAMPIRAN

Senarai Semak Modus Operandi Program EXSOL

Tugasan Semasa

Kaunter kehadiran
i) QR Code
ii) senarai nama/kertas kehadiran bagi yang tiada

akses kepada QR code
Sambutan penceramah / VIP
Welcoming drinks
Air mineral dan gelas di podium untuk penceramah
Pengacaraan Majlis
Siaraya : mic / laptop
Fotografi

Tugasan Selepas

Mengiringi Penceramah / VIP ke jamuan makan
tengahari
Jamuan
Borang bayaran penceramah
Bayaran penceramah – hantar melalui surat / bank in
Dokumentasi kehadiran
Dokumentasi program - bergambar

Senarai Semak Modus Operandi Program EXSOL telah diubahsuai
mengikut protokol yang telah ditetapkan oleh MKN.

23

LAMPIRAN

Poster Program

24

LAMPIRAN

Poster Program

25

LAMPIRAN

Poster Program

26

LAMPIRAN

Poster Program

27

LAMPIRAN

Laporan Kehadiran Program

Facilitating Learning and Engaging Students In a Virtual Environment

28

LAMPIRAN

Laporan kehadiran melalui Google Form

29

LAMPIRAN

Laporan kehadiran melalui Google Form

30

LAMPIRAN

Contoh Surat Jemputan

31

LAMPIRAN

Contoh Borang Refleksi Program

32

LAMPIRAN

Lanskap Kenangan

33

LAMPIRAN

Lanskap Kenangan

34

LAMPIRAN

Lanskap Kenangan

35

LAMPIRAN

Lanskap Kenangan

36

LAMPIRAN

URUS SETIA

37

LAPORAN
JK EXSOL

2019-2021

DISEDIAKAN OLEH:
NOOR ASYIKIN AYOB
NURULASYIQIN IKHWAN NASIR
NURUL AISYA SHAHIMI