E-POCKET EXSOL 2021

2019
-

2021

LAPORAN
JK EXSOL

JABATAN BAHASA

Jun 2019 - May 2021

DAFTAR
KANDUNGAN

03 Carta organisasi
05 Program EXSOL 2019-2021
07 Spesifikasi Tugas
15 Laporan Urus Setia
20 Lampiran

02

CARTA ORGANISASI

PENASIHAT:
PN NURSAIDAH BINTI MOHD TAHIR

URUSETIA:
NOOR ASYIKIN AYOB
NURULASYIQIN IKHWAN NASIR
NURUL AISYA SHAHIMI

KETUA PROGRAM:
MOHD AZHA YUNOS

NORA AZANY
NUR HAZIYATI HAJARUDIN

SETIAUSAHA:
ROSLINDAWATI ABASERI

SUBAIDAH MD DIN
TENGKU HAZLINA
FAZLINDA MD FADZIL

Where we are BENDAHARI:
AZHANA

0 93

CARTA ORGANISASI

AJK PENGACARAAN MAJLIS:
AZLINAWATY AZMAN SHAH

MARIAM NABILAH
MOHD AZHA YUNOS
NUR RAEIDA AINUL MASLIH

AZHANA

AJK PERSIAPAN TEMPAT, PERALATAN DAN SIARAYA:
ANITA BASIR

MOHD ROSELY ABU SAMAH
RODZIAH ADNAN
DHIYA AMALINA

JEREMIAH DHAAYALAN

AJK CENDERAHATI DAN DOKUMENTASI:
IZA NOR FARIDA

NAZLIAH SHAMSUDIN
MOHANA

NOR HASNI ADAM
SAKEENA

AJK PROMOSI, SAMBUTAN DAN PENDAFTARAN:
JULIANA AMIN

RAJA NOORHASNI
NURJANNAH
NURUL HANIM

04

PROGRAM EXSOL 2019-2021

1. KMB NEW EMPLOYEE ORIENTATION PROGRAMME (26 JULY 2019)
Presenter(s):
1. Puan Norhidawati Hussain (Head of Mathematics Department)
2. Puan Rozana Mohd Ikram (IB Coordinator)
3. Puan Nursaidah Mohd Tahir (A Level Coordinator)

2. STRATEGIC PLANNING SEMINAR (11-12 NOVEMBER 2019)
Presenter(s):
1. Puan Ani Mardiah Azmin (Director)
2. Puan Mini Zanita Zakaria (Deputy Director Academic Affairs)

3. KNOWLEDGE SHARING SESSIONS (20 NOVEMBER 2019)

3.1. Teaching the Millennials :Bridging the Gap Skills
Presenter(s):
1.Pn. Nur Haziyati Hajarudin
2.Pn. Suryani Sulong
3.Pn. Fazila Zakaria
4.Pn. Norazila Ramli

3.2. Education 4.0 and 21st Century Teaching
Presenter(s):
1.Pn. Iza Nor Farida Mohd Sarif
2.Pn. Mardziah Deraman

3.3. Basic Counseling Skills
Presenter:
Pn. Nor Faizah binti Jamian

4. ATL : THINKING AND LOGICAL REASONING: LESSON FROM ISLAMIC TRADITION
(22 JANUARY 2020)
Presenter:
Dr. Mohd Farid bin Mohd Shahran (IKIM)

5. DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DDMS) BRIEFING (4 MARCH 2020)
Presenter :
Cik Nadiah Zuhdi

05

PROGRAM EXSOL 2019-2021

6. KNOWLEDGE SHARING WORLD RELIGION EXTENDED ESSAY (5 MARCH 2020)
Presenter:
Pn Johaina Abd Jalal

7. FINANCE MANAGEMENT POST-MORATORIUM (15 JULY 2020)
Presenter:
En Mohd Lotfi Ismail (Bank Negara Malaysia)

8. FACILITATING AND ENGAGING STUDENTS IN A VIRTUAL ENVIRONMENT (10 MARCH
2021)
Presenter:
Dr Hasanah Abd Khafidz (UKM)

9. EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS (10 MARCH 2021)
Presenter:
En Sarizuan Sarif

10. MANUAL FOR KMB REORIENTATION PROGRAMME JUNE 2021
Prepared by:
Urus setia 1 JK EXSOL

11. EXSOL REPORT & GUIDE (E-POCKET) JUN 2021
Prepared by:
Urus setia 1 , 2 dan 3 JK EXSOL

06

SPESIFIKASI TUGAS

PENYELARAS

1 Menetapkan
polisi berkaitan
konsep program.

2 Memantau
semua tugas JK.

Mempengerusikan

3 mesyuarat EXSOL
di peringkat
jabatan

Dalam Talian
Mempengerusikan mesyuarat
Dalam Talian melalui
MS Teams & Google Meet.

EXSOL 2021 07

SPESIFIKASI TUGAS

URUS SETIA

1 Meyampaikan maklumat terkini kepada penyelaras
program dari masa ke semasa

2 Menyelaras dan memantau perjalanan keseluruhan
program

3 Menguruskan hal-hal berkaitan bajet

4 Memastikan setiap AJK menjalankan tugas
mengikut spesifikasi

5 Menyediakan spesifikasi tugas untuk setiap AJK
untuk setiap program

6 Dokumentasi keseluruhan

Dalam Talian 08
Mengadakan mesyurat dari masa ke semasa
dalam talian melalui Ms Teams, Google Meet
dan Zoom.
Menyediakan laporan secara dalam talian -
menggunakan Word Doc, Power point
presentation dan CANVA

EXSOL 2021

SPESIFIKASI TUGAS

KETUA PROGRAM

Bekerjasama degan urus setia bagi mnegenal

1 pasti bentuk aktiviti dan penceramah yang akan
dijemput.

Bekerjasama dengan urus setia berkaitan jemputan
penceramah dan Vip (sekiranya ada)
-membuat panggilan jemputan

2 -menyediakan butiran surat jemputan untuk
diserahkan kepada setiausaha
-menguruskan bayaran penceramah
-memastikan penceramaeh menrima surat jemputan
dan penghargaan

3 Menyambut penceramah bersama ajk jemputan
dan sambutan

4 Menentukan platform untuk program online (jika
perlu)

Dalam Talian

Mengadakan mesyurat dari masa ke semasa dalam talian
melalui Ms Teams, Google Meet dan Zoom.
Memastikan hubungan tiga hala antara ahli dan urus setia
melalui Whatsapp dan Telegram.
Memantau kerja-kerja AJK melalui WA, Telegram dan Zoom.

EXSOL 2021 09

SPESIFIKASI TUGAS

SETIAUSAHA

Menyediakan kertas kerja dan

1 mendapatkan kelulusan
daripada pengarah

2 Menyediakkan memo dan
mendapatkan kelulusan
pengarah untuk tujuan hebahan

Menyediakan hal berkaitan surat

3 menyurat:
-menyediakan dan mengedarkan
minit mesyuarat tujuh hari
selepas setiap mesyuarat untuk
tindakan
-membuat surat lantikan AJK
untuk program yang
dilaksanakan
- menyediakan semua surat
menyurat-jemputan
,penghargaan dll.

4 Menyediakan dan mengedarkan minit mesyuarat
tujuh hari selepas setiap mesyuarat untuk tindakan

Dalam Talian
Menyediakan kertas kerja untuk diserahkan kepada pengarah.
Menyedikan laporan di atas talian untuk diserahkan kepada Urus
setia.

EXSOL 2021 10

SPESIFIKASI TUGAS

PENGACARAAN MAJLIS

1 Mendapatkan atur cara program dari urus setia

2 Menyediakan teks/skrip pengacaraan majlis

Menyediakan teks ucapan untuk VVip

3 sekiranya perlu
4 Mendapatkan maklumat mengenai penceramah

daripada Ketua Program
Menyediakan salutasi untuk diletakkan pada

5 /diberkan kepada penceramah (untuk rujukan
penceramah yang berucap)

Dalam Talian 11

Mempengerusikan program dalam
talian melalui Zoom.

EXSOL 2021

SPESIFIKASI TUGAS

CENDERAHATI & DOKUMENTASI

1 Menyediakan anggaran perbelanjaan dan
menyerahkan kepada bendahari

2 Mengenal pasti cenderahati yang sesuai untuk
penceramah dan peserta.

3 Membuat tempahan, menyimpan dan 12
mengedarkan hadiah/cenderahati kepada
penceramah dan peserta

Membuat proses pelupusan bagi hadiah/

4 cenderahati yang berbaki

Mengambil gambar, menyediakan laporan bagi

5 tujuan dokumentasi dan diserahkan kepada

setiausaha.

Dalam Talian

Mengumpul maklumat mengenai maklumbalas
melalui Words dan telegram.
Memastikan program dimasukkan dan diterima
di dalam GOTNA sebelum kursus.

EXSOL 2021

SPESIFIKASI TUGAS

PROMOSI, SAMBUTAN & PENDAFTARAN

Menguruskan hal-hal berkaitan pendaftran:

1 - mendapatkan senarai nama guru dan staf
mengikut jabatan untuk tujuan pendaftaran
- menyediakan bar kod untuk kehadiran
-menyediakan kaunter pendaftran /tempat hadiah
(jika ada) .

2 Menguruskan hal berkaitan dengan sambutan:
-mendapatkan salutasi daripada urus setia dan
menyerahkan kepada penceramah jika diperlukan

3 Menjalankan hal berkaitan promosi:
-mendapatkan butiran porgram dari urusetia untuk
tujuan hebahan (digital poster dsgnya)
- memuatnaik bahan promosi di saluran media
seperti KMB Official Whatsapp

Mengumpul semua media untuk tujuan

4 dokumentasi

Menyediakan borang ulasan peserta (feedback
form) sama ada secara hardcopy atau softcopy

5 untuk setiap program dan menyerahkan kepada
urus setia untuk dokumentasi

Dalam Talian
Menyediakan borang pendaftaran secara online: Google Form
Menyediakan poster untuk diedarkan kepada peserta.

EXSOL 2021 13

SPESIFIKASI TUGAS

PERALATAN, SIARAYA & PERSIAPAN TEMPAT

Mendapatkan senarai peralatan yang diperlukan

1 dari ketua program dan membuat tempahan bagi
tempat /peralatan yang diperlukan
Memastikan peralatan , siaraya dan keperluan lain

2 untuk program online berfungsi dengan baik
sebelum program bermula

3 Mendapatkan bantuan daripada pegawai teknikal
(En.Ainul atau Pn.Norul) sekiranya terdapat
masalah berkaitan teknikal.

4 Memastikan peralatan dan siaraya dipulangkan
dan berada dalam k.eadaan yang baik selepas
program berkahir.

Dalam Talian 14

Menyediakan link Zoom untuk program dan
penyediaan internet .
Penyediaan Virtual Background untuk Zoom.

EXSOL 2021

Laporan Urus setia 1

E-MANUAL PROGRAM REORIENTASI GURU BARU DI KOLEJ MARA BANTING

Manual ini disediakan sebagai rujukan

untuk jabatan yang akan mengendalikan

program EXSOL (Experiential and Social

Learning) di Kolej MARA Banting. Sebagai

panduan, penyelaras bagi program

reorientasi guru baru ini ialah IB

Coordinator. JK EXSOL

bertanggungjawab untuk memastikan

kelancaran program tersebut.

PERINCIAN PROGRAM Objektif Program:
1. Memberi kefahaman tentang program
1.Taklimat oleh Koordinator IB (IB & ME) diploma IB kepada guru MARA yang
a.Polisi IB baharu dilantik atau yang baharu
b.Polisi Pendidikan Kolej MARA Banting dipindahkan ke KMB daripada institusi
c. Mentoring MARA yang lain
d. Coaching 2. Menambah kefahaman kepada guru
e. Shadowing
f. Report yang pernah mengajar program IB tetapi
g. Reflection telah bertugas di tempat lain. Ini perlu
kerana silibus IB yang sentiasa berubah,
2. Taklimat oleh Penyelaras ATL
3.Taklimat oleh Ketua Unit TOK
4.Taklimat oleh Ketua Unit CAS
5.Taklimat oleh Ketua JK Extended Essay
6.Taklimat oleh Guru Perpustakaan

15

Laporan Urus setia 1

DOKUMEN

Kebanyakan dokumen yang digunakan di
dalam perlaksanaan program ini boleh di
dapati di lawan web rasmi International
Baccalaureate Organization (IBO). Terdapat
juga beberapa dokumen yang diperolehi
daripada polisi pendidikan di Kolej MARA
Banting. Berikut adalah di antaranya:

1.KMB Admission Policy 2020
2. KMB Access and Inclusion Policy 2020
3. KMB Language Policy 2020
4. KMB Access and Inclusion Policy 2020
5. KMB Academic Honesty Policy 2020
6. Subject Offered and Combination in KMB
7. IB EDUCATIONAL PHILOSOPHY
8. IB CORE
9. IB DIPLOMA MATRIX POINT
10. ATL

CADANGAN

Program ini agak padat. Selalunya ia
diadakan pada sebelah petang di
antara jam 2.30 - 5.00. Disebabkan
jumlah maklumat yang agak banyak
untuk difahami, sesi ini perlu
dipanjangkan, mungkin boleh
dijalankan sepanjang hari. Ini akan
memberi ruang kepada guru baharu
untuk bertanya dan mendapatkan
penjelasan yang sebaiknya daripada
para penyampai.

16

Laporan Urusetia 2

FACILITATING LEARNING AND ENGAGING STUDENTS IN A VIRTUAL ENVIRONMENT

Objektif Program:

Memantapkan pengurusan
perancangan pengajaran berkaitan
'inquiry-based' di atas talian.
Sasaran:
Guru-guru
Tarikh: 10.3.2021
Platform: Dalam Talian Zoom

LAPORAN TAMBAHAN

Beberapa perancangan yang telah
dikemaskini kerana terpaksa
menjalankan kursus secara
'online', maka terpaksa
menyesuaikan spesifikasi kerja
untuk dalam talian.
Komunikasi AJK berlaku secara di
dalam telegram untuk persediaan
program. Platform Zoom telah
digunakan untuk prgram selama 2
jam.

17

Laporan Urusetia 2

Memastikan ada beberapa back up CADANGAN
internet untuk memastikan program terus
berjalan dengan lancar. Memastikan kertas kerja diluluskan
dahulu sebelum bergerak ke arah
Borang 'feedback' untuk AJK perlu pembentukan AJK.
disediakan secara E-form, sebelum program
agar mereka boleh terus report masalah Mendapat masa yang lama untuk
dan cadangan semasa masih lagi di dalam Memastikan ada mesyuarat khusus
program sebelum dan selepas program untuk
penambahbaikan program untuk
semua ahli

Memastikan tempahan ke GOTNA,
seminggu lebih awal untuk nama-
nama disenaraikan untuk kursus.
Menggunakan soal selidik sendiri
selepas program kerana sukar
mendapat kembali respond di dalam
GOTNA.

18

Laporan Urusetia 3

OBJEKTIF:

1.Memberi pendedahan komunikasi kepada
kakitangan bukan akademik Kolej MARA
Banting;

2.Meningkatkan kemahiran komunikasi secara
efektif;

3.Memupuk kesedaran kepentingan
berkomunikasi dengan berkesan di tempat
kerja.

Pengisian ceramah yang sangat informatif dan
fokus kepada kaedah komunikasi dengan
penerapan teori kaedah saling hubung dalam
sesebuah organisasi. Kemahiran lisan dan
interpersonal telah dikongsikan oleh En.Sarizuan
sebagai sarana memajukan organisasi.
Pendedahan yang diberikan mampu mengubah
suasana komunikasi dalam kalangan kakitangan.

CADANGAN

Ceramah ini wajar dilaksanakan
bagi seluruh kakitangan kolej,
tidak tertumpu kepada non-
akademik sahaja. pengisian yang
menarik dan amat bermanfaat
untuk semua warga dalam
mencipta persekitaran kerja yang
harmoni. Boleh juga diadakan
bengkel bagi melihat
keberkesanan penerimaan peserta
terhadap topik yang dibincangkan.

SEKIAN.

19

LAMPIRANPerancangan Strategik

20

LAMPIRAN

SOP Program EXSOL

Nama Program :
Tarikh / Masa / Tempat :

Tugasan Sebelum
Kertas Kerja yang telah disemak dan mendapat kebenaran
Memo kepada semua yang terlibat
Pemberitahuan di sistem goTNA
Urusan jemputan penceramah: panggilan telefon / surat jemputan
/ follow-up
Tempahan lokasi dan siaraya
Tempahan peralatan
Tempahan makanan
Penyediaan cenderahati / doorgift
Penyediaan bahan kursus
Hebahan media
Surat penghargaan penceramah
QR code untuk kehadiran
Skrip Pengacaraan Majlis
Skrip Ucapan Pengarah/ VIP

21

LAMPIRAN

SOP Program EXSOL

Tugasan Semasa

Kaunter kehadiran –
i) QR Code
ii) senarai nama/kertas kehadiran bagi yang tidak dapat
akses kepada QR code
Sambutan penceramah / VIP
Welcoming drinks
Air mineral dan gelas di podium untuk penceramah
Pengacaraan Majlis
Siaraya : mic / laptop
Fotografi

Tugasan Selepas

Mengiringi Penceramah / VIP ke jamuan makan tengahari
Jamuan
Borang bayaran penceramah
Bayaran penceramah – hantar melalui surat / bank in
Dokumentasi kehadiran05
Dokumentasi program - bergambar

22

LAMPIRAN

Antara Kehadiran Program

Facilitating Learning and Engaging Students In a Virtual Environment

23

LAMPIRAN

Surat jemputan

24

LAMPIRAN

Nota kehadiran melalui Google Form

25

LAMPIRAN

Nota kehadiran melalui Google Form

26

LAMPIRAN

Surat jemputan

27

LAMPIRAN

URUS SETIA

28

LAPORAN
EXSOL

2021

DISEDIAKAN OLEH:
NOOR ASYIKIN AYOB
NURULASYIQIN IKHWAN NASIR
NURUL AISYA SHAHIMI