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Published by funkyjaya, 2019-06-20 09:47:51

Guide du bénévole Festivalma

Guide du bénévole Festivalma

GUIDE DU BÉNÉVOLE

2019

418-662-4083
www.festivalma.com

1.LE BÉNÉVOLE

Bienvenue dans l'équipe !

1.1 Implication

Les bénévoles sont au cœur de notre organisation. Sans votre implication, aucun
événement ne pourrait avoir lieu.  Les bénévoles sont souvent le premier contact
que les festivaliers ont en arrivant sur le site de l’événement, Vous avez donc la
responsabilité de BIEN représenter l’organisation et faire une bonne impression
auprès des festivaliers. 

S’impliquer comme bénévole au sein de Festivalma c’est …

Faire partie d’une grande famille de 250 bénévoles ;
Vivre une expérience unique au sein d'un ou des événements , qui attirent plusieurs milliers
de festivaliers et ce, chaque année ;
Sortir de votre zone de confort et vivre de nouveaux défis ;
S’impliquer dans sa communauté et faire une différence ;
Contribuer à améliorer l’offre événementielle à Alma ;
Apporter sa couleur aux événements de sa communauté.

1.2 Droits du bénévole

Être bien informé sur l’organisation, le fonctionnement et les procédures de
l’événement ; 
Connaître clairement ce qui est attendu de vous et vous sentir confortable avec
les tâches qui vous sont assignées ;
Être reconnu pour votre contribution et comme un membre de l’équipe de
l’événement choisi ;
Être identifié et reconnu comme bénévole. 

1.3 Responsabilités 

-Représenter de façon positive la corporation et
le ou les événements 

- Assister aux réunions de secteur pré-évènements
organisées par votre responsable ; 

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1.3 Responsabilités SUITE

- Respectez vos engagements ou encore aviser votre responsable en cas de
changement et annulation;

- Porter les vêtements qui vous sont remis afin que vous soyez bien identifiés en
tant que bénévole ;

- Avoir en main en tout temps votre accréditation (la carte qui vous donner accès
au site) lors de vos quarts de travail ;

- Si possible, se joindre au groupe Facebook « Bénévole Festirame 2019 » pour être
à l’affût de tous les détails.

1.4 Les postes et leurs privilèges

Bénévoles directeurs
- Accès au party réservé aux directeurs pendant l’année
- Vêtements (veste, polos, casquette, t-shirt)
- Prix réduits pour les consommations (système de coupons)
- 6 X accès terrain aux spectacles
- Dîner lors de la réunion des directeurs
- Une radio lors de Festirame
- Un lunch après les spectacles 
- Breuvages (eau, jus), au besoin

Bénévoles adjoints
- Accès au party des bénévoles pendant Festirame
- Un T-shirt
- Dîner fourni, s’il remplace le directeur lors de la réunion des directeurs
- Une radio, si absence du directeur
- Une accréditation après 30 heures ou plus de bénévolat
- Un lunch après les spectacles
- Breuvages (eau, jus), au besoin

Bénévoles activités
- Accès au party des bénévoles pendant Festirame
- Un T-shirt
- Une accréditation après 21 heures ou plus de bénévolat
- Un lunch après les spectacles  ( si il a fait 4 heures de bénévolat)
- Breuvages (eau, jus), au besoin

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GUIDE DU BÉNÉVOLE 2019

1.5 Niveau d’implication

Bénévoles Directeurs  
Les bénévoles directeurs sont les directeurs de chacun des départements. Ils
siègent sur le comité organisateur tout au long de l’année. Ils se doivent d’assister
aux réunions du comité organisateur. S’ils sont absents, ils doivent être remplacés
par leurs adjoints en autant que ces derniers transmettent les informations.

Bénévoles Adjoints 
Ce sont les bénévoles « bras droit » des directeurs. Ils ont parfois quelques tâches
durant l’année. Ils sont présents à la générale et pendant l’événement pour
appuyer et supporter le directeur dans ses tâches. 

Bénévoles Activités 
Les bénévoles activités sont les bénévoles qui sont sur le terrain durant
l’événement. 

NIVEAU D'IMPLICATION - SCHÉMA

Directeur ou directrice de secteur

( Logistique, admissions, sécurité, restaurants, loges et artistes, nettoyage,
bars, etc...)

Directeur ou directrice adjoint (e)

Équipe de bénévoles sur le terrain

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2.LA CORPORATION

2.1 Festivalma

Festivalma est une corporation sans but lucratif qui stimule le paysage événementiel
sur le territoire de Ville d’Alma par la production et le parrainage de spectacles et
d’événements. Nous sommes reconnus pour la qualité et le professionnalisme de
notre organisation.
Festivalma réunit plus de 250 bénévoles qui s’impliquent à toutes les étapes des
événements passant de la planification à la réalisation. Ces bénévoles sont nos
ambassadeurs et développent avec nous un fort sentiment d’appartenance vis-à-vis
notre organisation. Festivalma contribue significativement à bonifier l’offre culturelle
québécoise et participe au rayonnement de Ville d’Alma.

2.2 La mission

Notre mission vise à soutenir la réalisation d’activités récréatives, sportives et
culturelles de nos comités organisateurs en assurant la bonne gestion des ressources
matérielles, humaines et financières dont nous disposons dans l’optique d’animer le
territoire de Ville d’Alma.

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2.3 Les employées 

L’équipe de Festivalma est composée de trois employées permanentes et d'une
employée à temps partiel, assurant la communication entre les comités
organisateurs et la bonne gestion de la corporation.

De gauche à droite
Janie Maltais, directrice générale ; Jayana Auger, remplacante coordonnatrice aux événements;
Nicole Dallaire, coordonnatrice de la Maison Festivalma ; Diane Villeneuve, adjointe administrative ;
Mélina Régimbal, coordonnatrice aux événements. 

2.4 Le conseil d’administration 

Le conseil d’administration de Festivalma est composé de 7 personnes qui se
partagent la présidence des comités organisateurs de nos différents événements,
activités et campagne de financement. Le président de Festivalma ne siège à aucun
comité et assure la bonne conduite de la corporation.

Rangée arrière ; - Mario Lesage, président Festirame - Patrice Lapointe, président Festivalma - Raphaël Gaboury, administrateur - Jean-Sébastien 5
Fortin, vice-président Festivalma / Rangée avant ; - Rita Labbé, présidente Maison Festivalma 2020 - Mélanie Poitras, trésorière - Patrick Girard,
administrateur - Jocelyn Tremblay, représentant Ville d’Alma (absent de la photo

3.LES ÉVÉNEMENTS

3.1 Festirame

Festirame est une fête populaire alliant sport et culture qui existe depuis 46 ans.
C’est sans contredit l’événements majeur du territoire de la MRC Lac-Saint-Jean-Est.
Le populaire marathon de chaloupes à rames de Festirame de 42 km sur le lac
Saint-Jean est un défi sportif unique au Canada. Une programmation familiale
variée s’ajoute aux activités de Festirame avec de l’animation et des jeux gonflables
pour les enfants. Pour clôturer l’événement, l’équipe de Festirame met en place
année après année le populaire Parcours illuminé ainsi que les feux d’artifice
agrémenté d’une expérience musicale au centre-ville d’Alma. 

FESTIRAME

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3.2 Le Défi-Bateaux Dragons

Le Festival Bateaux-Dragons est une compétition amicale de bateau-pirogue se
déroulant dans la MRC Lac-St-Jean Est. Les équipes sont formés de 21 personnes, soit
20 rameurs et un tambourineur. Aucune expérience n’est requise puisque
l’événement est davantage un gros party qu’une compétition en soit ! Tout est inclus
dans l’inscription ; veste de flottaison, rames, formation et une consommation par
participant. Pour les entreprises du Saguenay-Lac-St-Jean d’offrir une véritable
activité de consolidation d’équipe à ses employés.
Pour l’édition 2019, Festivalma et Événements 2M allient leurs expertises et leurs
multiples expériences afin de tenir l'événement à la mi-août à Desbiens.

3.3 La compétition d'Hommes Forts d'Alma

La Compétition d’Hommes Forts d’Alma est un concours d’athlètes professionnels
avec l’établissement de records canadiens. Cette rencontre se déroule dans un
cadre familial et festif destiné à toute la population. Épreuves de force, musique,
animations pour enfants, sont quelques-unes des activités organisées lors de ce
rassemblement. 

3.4 Epik Battle - Crossfit

Festivalma et Crossfit O’Lac s’unissent pour présenter un événement unique au
Québec : Epik Battle. Cette compétition de Crossfit sera présentée dans les
installations du Centre multisport et la piscine du Centre Mario-Tremblay les 22 et
23 juin 2019. Pour cette première édition, nous souhaitons attirer 160 participants,
dont la moitié ou plus, proviennent de l’extérieur du Saguenay-Lac-St-Jean. Chaque
équipe renfermera 4 participants du même genre, une première pour un
événement Crossfit au Québec ! Cette compétition renferme un fort potentiel à
l’échelle provinciale, nationale voir internationale. 

ACTIVITÉS SPORTIVES

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3.5 Campagne de financement ; Maison Festivalma

La Maison Festivalma est la principale campagne de financement de la
corporation. Chaque année, 4 500 billets sont mis en vente et donnent
l’opportunité aux détenteurs de billets de remporter plusieurs prix dont une
maison neuve et entièrement meublée. 

3.6 Spectacle d’envergure

La corporation présente, depuis 2 ans, des spectacles d’envergure hors festival. En
2016, Véronic Dicaire a attiré plus de 5 000 spectateurs à Place Festivalma.
  
En 2017, le DJ de renommé international deadmau5 a offert une prestation dans le
Centre Multisport. Alma faisait partie des deux seuls arrêts en sol québécois de
l’artiste dans le cadre de sa tournée canadienne.

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4. AUTRES INFORMATIONS

PERTINENTES

Pour être plus que prêt !

4.1 Un peu d'histoire 

La fête de la rame a pris naissance dans les années 70 à Alma. À l'époque, des
équipes de policiers traversaient le Lac St-Jean à la rame à bord d'embarcation
conçues spécialement pour affronter les vagues. Des classes ouvertes ont ensuite
accueillies d'autres compétiteurs issus du milieu sportif ainsi que des femmes. 10
ans plus tard, au Centre-ville d'Alma, un volet de spectacles s’est annexé à la fête
pour se poursuivre sur les terrains de balle, près du Centre Mario-Tremblay. Comme
les coûts en montage-démontage étaient exorbitants, le conseil d’administration
alors présidé par M. Marc Asselin décide de construire une place permanente. En
1997, la Place Festivalma est construite. Plus de 20 ans plus tard, elle permet
toujours la représentation de spectacles en plein air pouvant accueillir plus de 7500
spectateurs.

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4.2 Signification du logo

Les éléments colorés du logo contribuent à créer l’esprit de fête. L’ensemble forme
un cercle autour du mot Festirame faisant référence aux rassemblement mais en
prenant bien soin de ne pas le fermer pour laisser place à l’ouverture et à l’accueil
des gens d’ici.
Tout comme le logo d'origine, sous forme d'énumération, nous retrouvons quelques
éléments associés à l’évènement : Les feux d'artifices, un Coeur, des ballons de fêtes,
des feuilles pour le côté plein-air, des phylactères pour les discussions, les
rassemblements et les spectacles d'humours, des notes de musique, la chaloupe à
rames et l'eau, notre lac Saint-Jean ...

4.3 Formulaire

Chaque bénévole doit avoir dument complétée et signée la fiche du
bénévole/feuille de renonciation.

4.4 Réunion de secteur 

Chaque directeur de secteur tiendra obligatoirement une réunion avec tous les
bénévoles de son secteur pour leur remettre leur chandail ainsi que leur carte de
bénévole. 

4.5 Habillement

Nous demandons à tous les bénévoles de porter les vêtements qui leur sont remis
pour les événements. Le port du t-shirt permet aux festivaliers de repérer un
bénévole lorsqu’ils ont besoin d’informations.  

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 4.6 Groupe Facebook

Afin de faciliter la communication entre l’organisation et les bénévoles, un groupe
Facebook a été créé ; bénévoles Festirame 2019.

4.7 Remboursement dépenses (directeurs seulement)

Lorsque vos dépenses seront autorisées par un employé, vous recevrez un
formulaire identique à celui-ci. Veuillez le compléter, le signer et joindre vos
factures. 

4.8 Assurances

Les bénévoles * sont assurés uniquement dans l’exercice de fonctions se rattachant
aux activités de Festivalma Inc.
* Définition :
Travailleur bénévole désigne toute personne qui n’est pas un employé, qui travaille et agit
sous votre direction et dans le cadre des fonctions déterminées par vous et qui ne reçoit pas
d’honoraires, de salaire ni aucune autre forme de rémunération de vous ou de qui que ce soit
en contrepartie de son travail pour vous.

4.9 Stupéfiants 

Un bénévole qui a les capacités affaiblies par la drogue ou l’alcool se fera demander
de quitter les lieux immédiatement. Il est aussi interdit de consommer des
stupéfiants sur les sites d’événements de Festivalma sous peine de sanction du
poste de bénévole. 

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4.10 Médias sociaux et traditionnels

La page Facebook de Festivalma et ses différents événements est administrée par
une employée et/ou une bénévole formée en la matière. Si certains festivaliers
émettent des opinions ou commentaires déplacés envers le personnel, bénévoles
ou employés de l’organisation, nous vous serions reconnaissants de ne pas
répondre. Dans le cas où vous répondriez avec votre GBS (gros bon sens) Festivalma
se dégage de toute responsabilité envers vos propos écrits.

Pour toutes demandes d’entrevues radios, télés, Internet, veuillez les acheminer à la
directrice générale Janie Maltais. Les seules personnes autorisées à répondre au
nom de l’organisation sont :

- Le président de Festivalma, M. Patrice Lapointe
- La directrice générale de Festivalma, Mme Janie Maltais
- Le président de Festirame, M. Mario Lesage

Merci de votre compréhension.

4.11 Stationnement 

Il est interdit de se stationner en arrière scène. Tous les bénévoles doivent utiliser le
stationnement du Centre Mario-Tremblay.  Les membres du C.O peuvent se
stationner dans le stationnement du Centre multisport.

4.12 Cigarettes

Il est interdit de fumer dans l’enceinte de Place Festivalma. Tout bénévole se doit
d’aller fumer à 9 mètres du bâtiment.

4.13 Accréditation

Chaque bénévole doit obligatoirement être accrédité pour avoir accès au site de
Place Festivalma et autres sites d’événements. Une prise de photo aura lieu :
- À la rencontre de secteur avec le directeur ;
- Directement au bureau de Festivalma situé au 525 rue Sacré-Cœur Ouest, Alma,
entre 8h30 et 12 h et 13 h à 16 h 30.

Cette accréditation n’est pas transférable, ni monnayable. 

4.14 Lettre de référence 

Sur demande, une lettre de référence pourra vous être acheminée. Veuillez-vous
adresser à votre directeur de comité pour de plus amples renseignements.

Au plaisir de vous rencontrer !

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