PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 1 TEORI 1.1 PENGENALAN Microsoft Word 2013 adalah perisian di dalam keluarga Microsoft Office 2013. Word merupakan perisian pemproses kata (word processor). Untuk lebih mudah memahaminya, Word adalah perisian dokumentasi berdasarkan ciri-ciri yang disediakan menyokong proses dokumentasi. Perisian ini sangat sesuai untuk menaip surat, laporan atau apa-apa sahaja jenis dokumentasi yang melibatkan struktur teks secara umum. Word boleh diaktifkan dengan klik pada butang Start di taskbar All Program Microsoft Office Microsoft Word 2013. Sebelum mencipta sebarang dokumentasi, anda perlulah mengenali antaramuka Word dan cara penggunaannya. a. Antaramuka Word 2013 Rajah 1 : Antaramuka Word 2013 Ini adalah antaramuka Word. Ia terbahagi kepada 4 bahagian iaitu: a) Title bar • Memaparkan nama fail dan nama perisian • Quick Access Toolbar terletak di sini.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 2 b) Ribbon • Terletaknya kumpulan ikon-ikon dan juga Backstage (tab File) untuk digunapakai sebagai ciri semasa proses dokumentasi c) Kawasan kerja • Kawasan di mana anda dibenarkan untuk memasukkan teks dan objekobjek lain seperti foto, graf dan jadual. d) Status bar • Memaparkan bilangan mukasurat dan maklumat-maklumat lain yang berkaitan semasa proses dokumentasi di kawasan kerja. b. Ribbon Rajah 2 : Antaramuka Ribbon Ribbon mengandungi tab dan kumpulan ikon-ikon (ciri-ciri) yang digunakan semasa proses suntingan dokumen anda. Tab-tab ini (Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review dan View) yang menyimpan kumpulan ikon-ikon yang boleh digunakan untuk suntingan dokumen. A. Backstage (tab File) Rajah 3 : Antaramuka Backstage
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 3 Backstage adalah sebenarnya menu File yang mengandungi ciri-ciri pengurusan dokumen daripada New, Open, Save sehinggalah kepada Print dan Exit. Kadangkala ia dipanggil tab File. Sekiranya anda ingin kembali kepada paparan dokumen anda, anda hanya perlu klik pada perkataan File di sebelah tab Home . Dokumen anda akan dipaparkan semula. Latihan Sediakan satu tab baharu yang bernama “Personel” dan kumpulan baharu yang bernama “Ikon Saya”. Masukkan ikon-ikon berikut ke dalam tab ini: a. Copy b. Paste c. Filter d. Macros e. Merge and Center 1.2 Mengeksplorasi Persekitaran Perisian Pemprosesan Perkataan Nama Tab Fungsi Tab File dan Options Tab ini untuk mengubah Options yang terdapat di dalam Ms Word seperti Print dan Save. Tab Home Tab laman utama memberikan anda akses kepada beberapa arahan yang paling biasa digunakan untuk bekerja dengan Word 2013, termasuk menyalin dan menampal, memformat, menjajarkan perenggan, dan memilih gaya dokumen. Tab Home dipilih secara automatik setiap kali anda membuka Word. Tab Insert Tab Insert membolehkan anda memasukkan gambar, carta, jadual, bentuk, cover page, dan banyak lagi ke dokumen yang dapat membantu anda menyampaikan maklumat secara visual dan menambahkan gaya pada dokumen. Tab Design Tab Design memberi anda akses kepada pelbagai alat rekabentuk, termasuk pemformatan dokumen, kesan, dan sempadan halaman, yang dapat memberikan dokumen anda kesan yang berbeza.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 4 Tab Page Layout Tab Page Layout membolehkan anda menukar pemformatan cetakan dokumen, termasuk lebar margin, orientasi halaman, dan page breaks. Perintah ini sangat berguna apabila siap untuk mencetak dokumen. Tab References Tab References membolehkan anda menambah anotasi pada dokumen anda, seperti nota kaki dan petikan. Dari sini, anda juga boleh menambah jadual kandungan, kapsyen, dan bibliografi. Perintah ini amat berguna apabila membuat kertas akademik. Tab Mailings Anda boleh menggunakan ciri penggabungan mel dalam tab Mailings untuk dengan cepat mengarang surat, sampul surat alamat, dan membuat label. Ini amat berguna apabila anda perlu menghantar surat kepada beberapa penerima. Tab Review Anda boleh menggunakan tab Review untuk mengakses ciri pengeditan berkuasa Word, termasuk menambah komen dan perubahan penjejakan. Ciri-ciri ini memudahkan untuk berkongsi dan bekerjasama pada dokumen. Tab View Tab View membolehkan anda menukar antara pandangan berbeza untuk dokumen anda dan membahagikan skrin untuk melihat dua bahagian dokumen anda sekaligus. Perintah ini juga akan berguna apabila bersiap untuk mencetak dokumen Tab Table Tools Tab ini akan terpapar apabila terdapat jadual dimasukkan di dalam dokumen anda. Tab Drawing Tools Tab ini akan terpapar apabila terdapat bentuk atau lukisan dimasukkan di dalam dokumen anda. Tab Picture Tools Tab ini akan terpapar apabila terdapat gambar dimasukkan di dalam dokumen anda.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 5 1.3 Menerangkan Fungsi Mail Merge Mail Merge adalah fungsi yang berguna yang membolehkan anda menghasilkan banyak huruf, label, sampul surat, tag nama, dan banyak lagi menggunakan maklumat yang tersimpan dalam senarai, pangkalan data, atau spreadsheet. Apabila melakukan Mail Merge, anda memerlukan dokumen Word (anda boleh mulakan dengan yang sedia ada atau buat yang baru) dan senarai penerima, yang biasanya merupakan buku kerja Excel. 1.4 Menerangkan Jenis Cetakan Dokumen(.Xps) Format Spesifikasi Kertas XML (XPS) pada asasnya adalah perwakilan elektronik dokumen digital berdasarkan XML. Ia adalah format susun atur tetap tetap yang mengekalkan rupa dan rasa dokumen elektronik anda. Sebagai bentuk kertas elektronik, format XPS menyediakan satu cara di mana anda boleh dengan mudah membuat, berkongsi, mencetak dan menyimpan dokumen digital. Walaupun Dokumen XPS boleh dibuat dengan mudah setelah anda memasang perisian yang tepat, seperti PDF, format XPS adalah format yang sukar untuk menangani. Berinteraksi dengan Dokumen XPS adalah sukar kerana formatnya lebih tertumpu kepada kesetiaan dokumen, ketepatan data, saiz fail dan skema pemampatan, elemen yang penting untuk menjana output cetakan berkualiti tinggi. Oleh itu, Dokumen XPS tidak boleh dimanipulasi atau diedit dengan mudah, dan hanya boleh dilihat pada sistem komputer yang dipasang XPS Viewer. Oleh itu, fail XPS akhirnya merupakan format dokumen akhir yang ideal untuk menerbitkan, mengarkib dan menghantar. Format ini kini boleh didapati dan diakses dari dalam semua aplikasi Windows. Sudah tentu, salah satu faedah kunci dokumen XPS ialah penyepaduan ini ke dalam sistem pengendalian Windows, yang menjadikan XPS Documents mudah digunakan. Ini membolehkan semua pengguna akhir memanfaatkan teknologi XPS dan format dokumen hanya dengan menaik taraf perisian mereka. 1.5 Mengenalpasti Kaedah Membuat Fail Sandaran (Backup) • Backup fail dokumen dan auto save recover di Microsoft Word sangat penting khususnya ketika anda sedang menyiapkan dokumen penting seperti assignment, kertas kerja, slide presentation dan sebagainya. • Anda boleh mengikuti langkah langkah dengan menggunakan kata kunci word option atau pun option.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 6 AMALI 1.6 Mencipta Dokumen Baru Menyunting dokumen adalah proses yang paling penting untuk memastikan bahawa dokumen tersebut diberikan format dan aturan yang dikehendaki. Langkah Kerja Butiran Kerja 1. Mula menaip teks. Apabila anda hendak mula menaip, pastikan kursor anda berada di mukasurat yang betul. Untuk permulaan, kursor anda terletak di bahagian permulaan mukasurat 1. 2. Cipta Fail Baru Cipta fail baharu dengan klik pada File New Create. Anda juga boleh menekan kekunci Ctrl+N untuk mencipta fail baharu. 3.Taipkan Teks Taipkan teks di dalam kotak berikut di mukasurat 1:
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 7 1.7 Menggunakan Fungsi Copy Dan Paste Options Langkah Kerja Butiran Kerja 1. Menaip teks Teks boleh diselit di antara teks sedia ada dengan cara-cara berikut: Menaip Teks: 1. Klik kursor pada tempat teks hendak ditambah. 2. Taipkan terus teks tersebut 2. Menyalin dan menampal teks Salin dan Tampal Teks: 1. Pilih teks yang berkenaan. 2. Klik Copy pada tab Home. 3. Klik kursor di mana teks tersebut hendak diletakkan, kemudian klik kanan dan pilih Paste. 3. Potong dan Tampal Teks Potong dan Tampal Teks 1. Pilih teks yang berkenaan. 2. Klik Cut pada tab Home. 3. Klik kursor di mana teks tersebut hendak diletakkan, kemudian klik kanan dan pilih Paste. 4. Mengalih Teks Mengalih Teks: 1. Pilih teks yang hendak dialihkan. 2. Klik + hold teks untuk mengalihkan teks ke lokasi baharu. Jika Anda ingin mengubah tampilan teks yang ditempel, klik tombol Paste Options di sebelah teks yang ditempel dan pilih satu dari option berikut: 1. Keep Source Formatting, menggunakan format teks aslinya. 2. Merge Formatting, mengkombinasikan format asli dengan format tujuan. 3. Keep Text Only, menghilangkan format aslinya dan hanya mengaplikasikan format tujuan. 4. Anda juga boleh menggunakan menu Clipboard pada tab Home.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 8 Langkah Kerja Butiran Kerja 1.8 Memasukkan Gambar Langkah Kerja Butiran Kerja 1. Memasukan gambar menggunakan ikon Picture a. Memasukan gambar menggunakan ikon Picture Untuk memasukkan gambar : Letakkan kursor di mana gambar akan dimasukkan Klik tab Insert Klik ikon Picture Klik pada fail Jellyfish.jpg dalam folder /My Documents/My Pictures/Sample Pictures. Klik butang Insert. Gambar tersebut akan dipaparkan di dokumen anda.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 9 Langkah Kerja Butiran Kerja 2. Memasukkan gambar menggunakan ikon screenshot. a. Memasukkan gambar menggunakan ikon screenshot. Buka laman sesawang www.pmo.gov.my Bahasa Malaysia. Kembali ke Microsoft Word. Letakkan kursor pada mukasurat kosong. Klik tab Insert Screenshot Pejabat Perdana Menteri Skrin untuk laman sesawang tersebut dipaparkan seperti berikut:
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 10 Langkah Kerja Butiran Kerja Simpan fail ini sebagai gambar.docx. 1.9 Membina Jadual Jadual digunakan untuk masukan data dalam sel-sel yang telah disediakan dalam bentuk baris dan lajur. Langkah Kerja Butiran Kerja 1. Mencipta jadual 1. Klik tab Insert dan klik ikon Table 2. Klik Insert Table daripada senarai yang diberikan.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 11 Langkah Kerja Butiran Kerja 3. Masukkan nilai baris (row) dan lajur (column) pada kotak dialog Insert Table. 4. Klik OK. 5. Jadual anda akan kelihatan seperti berikut: 6. Klik pada tab Design di Table Tools. 7. Klik pada Table Style untuk memilih format yang disediakan.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 12 Langkah Kerja Butiran Kerja 2.Menambah Style Baru Bagi Jadual 1. Cipta satu jadual seperti berikut: 2. Pilih jadual tersebut. 3. Klik tab Design. 4. Klik pada anak panah ketiga Table Style New Table Style. 5. Tetingkap Create New Style from Formatting dipaparkan. Tukarkan format jadual seperti di dalam paparan:
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 13 Langkah Kerja Butiran Kerja 6. Klik butang OK. 7. Jadual anda akan kelihatan seperti berikut: Latihan 1. Buka fail Gosip.docx. 2. Sediakan satu mukasurat kosong pada penghujung fail. 3. Sediakan jadual berikut:
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 14 1.10 Membina Carta Carta adalah alat yang boleh anda gunakan untuk menyampaikan data secara grafik. Termasuk carta dalam dokumen anda boleh membenarkan pembaca melihat makna di sebalik nombor, dan ia dapat membuat perbandingan dan trend lebih mudah. Langkah Kerja Butiran Kerja 1. Mengenal pasti Jenis Carta Jenis-jenis Carta Untuk memasukkan Carta: 1. Pilih tab Insert, kemudian klik arahan Carta dalam kumpulan Illustration.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 15 Langkah Kerja Butiran Kerja 2. Kotak dialog akan muncul. Pilih kategori dari anak tetingkap kiri, dan semak carta yang muncul di anak tetingkap kanan. 3. Pilih carta yang diingini dan klik OK. 4. Carta dan hamparan akan muncul. Data yang muncul dalam hamparan ialah data sumber ruang letak yang akan anda ganti dengan maklumat anda sendiri. Data sumber digunakan untuk mencipta carta Word.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 16 Langkah Kerja Butiran Kerja 2. Mengubah Carta 5. Masukkan data anda ke dalam lembaran kerja. Mengubah Carta Dengan Chart Tools Terdapat banyak cara untuk menyesuaikan dan menyusun carta anda. Sebagai contoh, Word membolehkan anda mengubah jenis carta, menyusun semula data carta, dan juga menukar tata letak dan gaya. Untuk menukar jenis carta: Jika anda mendapati bahawa data anda tidak sesuai dengan carta tertentu, mudah untuk beralih ke jenis carta baru. Dalam contoh ini, anda akan menukar carta dari carta garis ke carta lajur. 1. Pilih carta yang anda ingin ubah. Design Tab akan muncul di sebelah kanan Ribbon.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 17 Langkah Kerja Butiran Kerja 2. Dari Design tab, klik pada arahan Change Chart Type. 3. Kotak dialog akan muncul. Pilih jenis carta yang diingini, kemudian klik OK.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 18 Langkah Kerja Butiran Kerja 4. Carta anda akan berubah.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 19 Langkah Kerja Butiran Kerja Untuk Menukar Data Baris Dan Lajur : Kadang-kadang anda mungkin mahu menukar carta cara mengelompokkan data anda. Sebagai contoh, dalam carta di bawah data jualan buku dikumpulkan mengikut genre, dengan lajur untuk setiap tahun. Walau bagaimanapun, kita boleh menukar baris dan lajur supaya carta akan mengumpulkan data mengikut tahun, dengan lajur untuk setiap genre. Dalam kedua-dua kes, carta mengandungi data yang sama; ia hanya dianjurkan secara berbeza. 1. Pilih carta yang anda mahu ubah suai. Design tab akan muncul 2. Dari Design tab, pilih arahan Edit Data dalam Data group.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 20 Langkah Kerja Butiran Kerja 3. Klik pada carta sekali lagi,kemudian pilih arahan Switch Row / Column di dalam Data group. 4. Lajur dan baris akan bertukar. Dalam contoh ini, data telah dikumpulankan oleh tahun, dengan lajur untuk setiap genre.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 21 Langkah Kerja Butiran Kerja Untuk menukar susunan carta : Susun atur carta yang telah ditetapkan oleh Word membolehkan anda mengubahsuai elemen carta - termasuk tajuk carta, legenda, dan label data-untuk menjadikan carta anda lebih mudah dibaca. 1. Pilih carta yang ingin diubahsuai. Tab Design akan muncul. 2. Dari Design tab, klik pada arahan Quick Layout. 3. Pilih predefined layout yang diingini dari menu yang ada.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 22 Langkah Kerja Butiran Kerja 4. Carta anda akan berubah kepada layout yang baru.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 23 Langkah Kerja Butiran Kerja Untuk Menukar Gaya Carta : Gaya carta membolehkan anda dengan cepat mengubah rupa carta anda. 1. Pilih carta yang ingin anda ubahsuai. Tab Design akan muncul. 2. Dari Design tab, klik pada anak panah More dropdown di dalam kumpulan Chart Styles. 3. Menu Drop-down menu akan muncul. Pilih gaya yang anda mahukan. 4. Carta anda akan bertukar mengikut theme yang telah dipilih.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 24 Langkah Kerja Butiran Kerja Latihan $0 $5,000 $10,000 $15,000 $20,000 $25,000 2011 2012 Book Sales in 2011-2012 December November October September August July June May April March February January
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 25 1.11 Menjana Mail Merge Langkah Kerja Butiran Kerja 1. Menyediakan data 2. Memulakan mail merge Sediakan Data Dalam Excel Untuk Mail Merge Langkah terpenting dalam proses mail merge adalah menyediakan data. Anda akan menggunakan hamparan excel anda sebagai sumber data untuk senarai penerima. Mulakan mail merge 1. Pilih File > New > Blank document. 2. Pada tab Mailings, pada Start Mail merge group, pilih Start Mail Merge, dan kemudian pilih jenis penggabungan yang anda mahu jalankan.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 26 Langkah Kerja Butiran Kerja 3. Pilih Start Mail Merge > Step by step Mail Merge Wizard. 4. Wizard mail merge akan bermula disebelah kanan anda.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 27 Langkah Kerja Butiran Kerja 5.Terdapat 6 langkah untuk melengkapkan mail merge 6.Klik Next : Starting Document 7.Klik Next : Select Recipients 8.Browse data dari MS Excel anda yang telah dilaksanakan pada langkah 1. 9.Klik Next : Write your Letter.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 28 Langkah Kerja Butiran Kerja 10.Klik pada More Items untuk pilih data anda dari MS Excel. 11.Klik Preview your letters.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 29 Langkah Kerja Butiran Kerja 12.Klik Complete the Merge. 13.Pilih pada edit individual letters untuk menyemak data dan mail merge anda. 14. Simpan nama fail mail merge anda.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 30 1.12 Menyunting Dokumen Langkah Kerja Butiran Kerja 1. Memilih teks Teks yang telah disediakan di dalam MS Word boleh disunting (edit) dengan mudah menggunakan ikon-ikon yang disediakan di Ribbon atau menggunakan kekunci pintas (shortcut keys). Berikut adalah beberapa jalan pintas semasa menaip teks: Pergerakan kursor Kekunci Permulaan baris HOME Penghujung baris END Permulaan dokumen CTRL+HOME Akhir dokumen CTRL+END Memilih teks Teks yang hendak disunting perlu dipilih (highlight) terlebih dahulu. Untuk memilih teks: 1. Buka fail Laporan_Terkini.docx 2. Click + hold + drag tetikus pada teks berkenaan. 3. Untuk memilih rangkaian teks yang banyak, anda boleh klik pada permulaan teks, tekan kekunci Shift dan klik pada teks terakhir pada rangkaian tersebut. 4. Berikut adalah jalan pintas untuk memilih teks: Pilihan Teknik Satu perkataan Dwi-klik pada perkataan tersebut Satu perenggan Tri-klik pada perenggan tersebut Satu ayat Ctrl+klik pada ayat tersebut Satu atau beberapa barisan Click+drag kursor di kawasan margin Keseluruhan dokumen Tekan kekunci CTRL+A
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 31 Langkah Kerja Butiran Kerja 5. Untuk menghapuskan pilihan teks, klik di luar kawasan pilihan teks tersebut. 2. Menghapuskan Blok-blok Teks Menghapuskan Blok-blok Teks (Fungsi Delete & Backspace) Untuk menghapuskan teks atau membetulkan kesilapan teks, anda boleh menggunakan • kekunci Backspace dengan meletakkan kursor di penghujung teks yang hendak dihapuskan. • kekunci Delete dengan meletakkan kursor di pangkal teks tersebut. Untuk menghapuskan blok teks, anda perlu pilih teks tersebut dan tekan kekunci Backspace atau Delete. a. Cari dan Ganti Teks Cari dan Ganti (Search & Replace) adalah satu ciri yang amat berguna di dalam MS Word terutama sekali apabila anda ingin membuat penukaran nama khas secara sistematik. • Untuk mencari sesuatu perkataan, and boleh menggunakan ikon Find di tab Home. • Untuk menukar sesuatu teks, anda boleh menggunakan ikon Replace di tab Home. Contoh: Menukarkan “dan” kepada “&” Pastikan fail Laporan_Terkini dipaparkan. Klik pada ikon Replace di tab Home. Taipkan “dan” pada ruangan Find what: Taipkan “&” pada ruangan Replace with:
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 32 Langkah Kerja Butiran Kerja Klik butang More > > Anda akan diberikan pilihan tambahan untuk memperincikan lagi pencarian perkataan anda. Pastikan pilihan Search adalah All untuk pencarian keseluruhan dokumen. Pilih Whole Words Only supaya hanya perkataan tunggal “dan” sahaja yang ditukarkan kepada “&”, bukannya perkataan sambungan seperti perba”dan”an. Anda boleh klik pada butang Replace All sekiranya anda yakin untuk menukar kesemua perkataan “dan” Mencari teks pada keseluruhan dokumen Mencari teks dalam bentuk perkataan, bukannya suku kata
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 33 Langkah Kerja Butiran Kerja dengan aksara “&”. Sekiranya anda tidak mahu menukar semuanya sekaligus, klik butang Find Next dan anda boleh menentukan pertukaran perkataan berkenaan dengan klik pada butang Replace. Save fail anda. Latihan Laksanakan perkara-perkara berikut: 1. Copy perenggan terakhir di dalam fail dan Paste pada mukasurat baharu. 2. Gantikan perkataan “ilmu” kepada “pengetahuan”. 1.13 Memformat Dokumen Langkah Kerja Butiran Kerja 1. Untuk menukar jenis font & saiz font Untuk menukar jenis font: 1. Pilih blok teks “Falsafah Pendidikan Negara”. 2. Klik anak panah di sebelah nama font dan pilih Verdana. 3. Sekiranya anda ingin mencuba jenis font yang lain tanpa memilihnya, gerakkan kursor anda di atas senarai jenis font tersebut. Menukar Saiz Font 1.Dengan blok teks yang sama, klik pada anak panah di sebelah saiz font dan pilih saiz 14. 2.Untuk menambah atau mengurangkan saiz font mengikut pola yang disediakan oleh MS Word, klik pada ikon Grow Font atau ikon Shrink Font.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 34 Langkah Kerja Butiran Kerja 2. Untuk menukar warna teks 3.Menggunakan Change Case Menukar Warna Teks Untuk menukar warna teks: 1. Dengan menggunakan blok teks yang sama, klik pada anak panah di sebelah ikon Font Color dan pilih warna ungu. 2.Sekiranya anda ingin mengembalikan teks tersebut kepada warna asal, ulangi proses 1 dan pilih Automatic pada Font Color. Menggunakan Change Case 1.Pilih tajuk “Penguasaan Ilmu Pengetahuan”. 2.Klik pada tab Home. 3.Klik pada ikon Change Case UPPERCASE. 4.Kesemua huruf di dalam tajuk menjadi huruf besar.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 35 Langkah Kerja Butiran Kerja Latihan 1. Cipta fail baharu dan simpan sebagai Gosip.docx. 2. Sila taipkan teks berikut di dalam mukasurat 1: Promosi Duyung sudah bermula FILEM Duyung terbitan KRU Films Sdn. Bhd. yang akan menemui penonton di pawagam mulai 6 Mac depan mula mengorak langkah dengan mengatur strategi pemasaran dan promosinya. Beberapa sesi promosi bertemu peminat telah pun diatur bagi memberi peluang kepada khalayak untuk bertemu dengan lebih dekat lagi para pelakon utama dalam filem tersebut. Pada 23 Februari ini khalayak yang tinggal berdekatan Selayang Mall, Selangor berpeluang untuk bertemu dengan para pelakon filem Duyung serta Penerbit Eksekutif Duyung, Norman Abdul Halim. Petikan dipetik dari Utusan Malaysia Online, Bahagian Hiburan, 16 Februari 2008 URL: http://www.utusan.com.my/utusan/info.asp?y=200 8&dt=0215&pub=Utusan_Malaysia&sec=Hiburan &pg=hi_03.htm 3.Tukarkan Font untuk Tajuk kepada Tahoma dan saiznya 15. 4.Pastikan margin untuk fail ini adalah 2.54 cm (1 inci) untuk setiap bahagian. 5.Simpan fail anda.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 36 1.14 Membuat Tetapan Kata Laluan Pada Dokumen Dokumen sulit boleh dilindungi dengan meletakkan katalaluan pada dokumen tersebut. Ikuti langkah-langkah berikut: Langkah Kerja Butiran Kerja 1.Cipta fail kosong Cipta satu fail kosong dengan menekan kekunci Ctrl + N. 2. Tekan kekunci F12 Tekan kekunci F12 untuk memaparkan tetingkap Save As 3.Klik pada Tools Pada tetingkap Save As, klik Tools General Options. 4.Klik General Options Tetingkap General Options akan dipaparkan. 5.Taipkan password Pada kotak Password to open, taip 123 dan klik OK.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 37 Langkah Kerja Butiran Kerja 1. Tetingkap Confirm Password akan dipaparkan. Anda perlu menaip semula katalaluan yang pertama (123). 2. Klik OK. 3. Klik OK. 4. Klik butang Save. 5. Klik OK sekiranya terdapat tetingkap amaran yang dipaparkan. 6. Tutup fail Katalog.xlsx. 7. Buka kembali fail Katalog.xlsx. Tetingkap Password dipaparkan. 8. Taip 123 dan klik OK.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 38 Langkah Kerja Butiran Kerja 6. Menghapuskan katalaluan Menghapuskan Katalaluan 1. Untuk menghapuskan katalaluan, klik File tab Save As. 2. Pada tetingkap Save As, klik Tools General Options. 3. Tetingkap General Options akan dipaparkan. 4. Pada kotak Password to open, delete katalaluan dan klik OK. 5. Klik butang Save. 6. Klik OK untuk kotak amaran yang dipaparkan. Latihan 1. Klik butang Save untuk menyimpan fail Laporan_Terkini kepada format-format berikut: a. Word 97-2003 Document b. PDF 2. Perhatikan saiz dan ikon yang diberikan untuk format-format ini di Documents / folder anda.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 39 1.15 Menyimpan Dokumen Sebelum ini, MS Word 2003 menggunakan format .doc untuk fail dokumennya. Untuk versi 2007-2013, MS Word telah menggunakan format-format baharu berikut: Langkah Kerja Butiran Kerja 1. Format untuk dokumen word. Format Kegunaan .docx Format dokumen Word yang biasa tanpa macro atau kod program (‘x’ bermaksud xml) .dotx Format template Word tanpa macro atau kod program .docm Format dokumen Word yang biasa dengan macro atau kod program .dotm Format template Word yang biasa dengan macro atau kod program • Keterangan berkaitan langkah kerja • gambar / graf / jadual / rajah yang membantu keterangan berkaitan langkah kerja • setiap gambar / graf / jadual / rajah perlu disertakan dengan tajuk 2.Untuk menyimpan fail 1. Untuk menyimpan fail, klik File Save atau Save As. Kekunci Ctrl+S (Save) atau kekunci F12 (Save As) juga boleh digunakan. 2. Klik pada My Documents atau klik Browse untuk mendapatkan folder yang dikehendaki.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 40 Langkah Kerja Butiran Kerja 3. Taipkan nama fail di ruangan File name sebagai Laporan_Terkini. 4. Klik butang Save 1.16 MENCIPTA FAIL PDF
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 41 Langkah Kerja Butiran Kerja 1. Pilih File 1. Pilih File > Export. 2. Pilih Save as Type 2. Pada Save as Type > PDF
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 42 1.17 Mencetak Dokumen(.xps) Langkah Kerja Butiran Kerja 1. Pilih File Pilih File > Print. 1. Pilih pilihan untuk Print. 2. Dalam senarai Printer> Microsoft XPS Document Writer. 3. Klik Print. 4. Anda akan dipaparkan kepada save document. Namakan dokumen anda. 5. Dokumen akan disimpan dalam .xps.
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 43 Langkah Kerja Butiran Kerja 1.18 Membuat Fail Sandaran (Backup) Langkah Kerja Butiran Kerja 1.Pilih File 1. Untuk membuat backup file, anda perlu buka perisian Microsoft word, dan pergi ke File (lihat gambar 2), atau icon butang window (version sebelum), dan pilih option (lihat gambar 2), atau di version sebelum (word option).
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 44 Langkah Kerja Butiran Kerja 2.Pilih Options 2. Selepas anda tekan sekali pada option, paparan seperti di bawah (lihat gambar 2-1) akan muncul. 3. Sila pergi ke Advanced, dan cuba skrol ke bawah sehinggalah anda jumpa bahagian Save dan thick sekali di kotak Always create backup copy. 4. Selesai proses membuat backup dokumen dimana, setiap tugasan anda, akan ada satu salinan backup, andai kata tiba tiba dokumen anda bermasalah / rosak, anda boleh
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 45 Langkah Kerja Butiran Kerja menggunakan fail backup ini sebagai penyelamat. 3.Proses Autosave Recover Proses Auto Save Recover 1. Bagi Autosave Recover, digunakan untuk menyimpan (save) secara automatik dokumen anda dan jika berlaku kemalangan seperti blackout atau komputer terpadam, Microsoft word anda akan recovery tugasan anda bergantung kepada save yang terakhir (last save). 2. Klik File dan tekan pada Option, seterusnya save. 3. Selepas itu, tekan di kotak Save Auto Recover (anda boleh masukkan masa minit dokumen anda akan disimpan secara automatik).
PERISIAN APLIKASI PERISIAN PEMPROSESAN PERKATAAN MODUL PSH *JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI * 2018 46