GPPSR FINAL 21 OCT 2019 for web

Sumber : Surat Pekeliling Am Bilangan 4 Tahun 2014 Panggilan Hormat
dan Kaedah Penggunaannya

PENULISAN SURAT RASMI | 46

Sumber : Surat Pekeliling Am Bilangan 4 Tahun 2014 Panggilan Hormat
dan Kaedah Penggunaannya

Catatan :

Bagi yang dikurniakan Darjah Kebesaran yang membawa gelaran, maka gelaran
tersebut hendaklah diletakkan selepas Panggilan Hormat keturunan dan diikuti
dengan nama.

Kaedah penggunaannya bagi Panggilan Hormat keturunan adalah seperti berikut :
Penerima yang dikurniakan Darjah Kebesaran Panglima Setia Mahkota (P.S.M.)
yang membawa gelaran ‘Tan Sri’ maka Panggilan Hormatnya ialah YM Tan Sri
Raja diikuti dengan nama.

Singkatan :

BIL SINGKATAN PANGGILAN MAKSUD
HORMAT Yang Mulia

1. YM

PENULISAN SURAT RASMI | 47

Sumber : Surat Pekeliling Am Bilangan 4 Tahun 2014 Panggilan Hormat
dan Kaedah Penggunaannya

PENULISAN SURAT RASMI | 48

1. a) YBrs. Dr. diikuti dengan nama
b) YBrs. Prof. Dr. diikuti dengan nama
c) YBhg. Datuk Prof. Madya Dr. diikuti dengan nama
d) YBhg. Tan Sri Prof. Dr. diikuti dengan nama

Sumber : Surat Pekeliling Am Bilangan 4 Tahun 2014 Panggilan Hormat
dan Kaedah Penggunaannya

PENULISAN SURAT RASMI | 49

H. PENGGUNAAN POS LAJU DAN KAEDAH PENULISAN ALAMAT PADA
SAMPUL SURAT
1) Garis Panduan Penggunaan Perkhidmatan Penghantaran Mel Segera

PENULISAN SURAT RASMI | 50

2) Tatacara penulisan No. Rujukan dan Alamat penerima pada sampul surat :
1. No. rujukan surat hendaklah ditulis pada bahagian penjuru kiri atas
sampul surat seperti Rajah 1
2. No. rujukan surat ditulis hanya dengan menggunakan pen mata bulat
warna HITAM atau BIRU (dakwat basah tidak dibenarkan)
3. Surat boleh samada :
i. Menggunakan sampul surat bertingkap (dilipat dengan kemas dan
tepat) agar mudah dilihat, atau
ii. Alamat penerima dengan menggunakan pen mata bulat warna
HITAM atau biru pada bahagian tengah muka hadapan sampul
surat (tidak dibenarkan menggunakan teknik tampalan kertas
untuk alamat surat-menyurat).
4. Sekiranya PTJ masih mempunyai sampul surat seperti pada Rajah 2
(mempunyai garisan hitam tebal), sampul tersebut hanya untuk
kegunaan dalaman UTM sahaja. Caj tambahan RM0.20/sampul akan
dikenakan oleh pihak Pejabat Pos Malaysia sekiranya digunakan untuk
edaran luar.

PENULISAN SURAT RASMI | 51

I. PENUTUP

Semoga Buku Panduan Penulisan Surat Rasmi UTM Edisi 2.0 ini dapat dijadikan
sebagai panduan asas kepada seluruh warga UTM dalam menyediakan surat
rasmi. Oleh hal yang demikian, staf dapat menumpukan kepada usaha untuk
meningkatkan kualiti kerja, mengoptimumkan penggunaan masa dan memupuk
budaya mencintai bahasa. Pada masa yang sama, usaha penulisan buku ini sedikit
sebanyak dapat membantu meningkatkan imej UTM sebagai sebuah Universiti
Awam (UA) yang tersohor.

Yang lorek itu kendi
Yang merah itu saga
Yang cantik itu budi
Yang indah itu bahasa

Terbang rendah si burung camar
Turun hinggap bersama tekukur

Jika bahasa selalu tercemar
Maksud tujuan menjadi kabur

Harum sungguh bunga kemboja
Bunga karangan cantik tersemat
Janganlah membaca kulit sahaja
Telitilah kandungan sehingga tamat

PENULISAN SURAT RASMI | 52

J. LAMPIRAN

BILANGAN ISI KANDUNGAN LAMPIRAN
Lampiran A
1. Surat dengan nama penerima dan s.k. Lampiran B
Lampiran C
2. Surat dengan nama penerima dan tanpa Lampiran D
s.k. Lampiran E

3. Surat tanpa nama penerima dengan s.k. Lampiran F

4. Surat tanpa nama penerima dan tanpa s.k. Lampiran G

5. Surat dua (2) muka surat dengan nama Lampiran H
penerima dan s.k.

6. Surat dua (2) muka surat dengan nama
penerima dan tanpa s.k.

7. Surat dua (2) muka surat tanpa nama
penerima dengan s.k.

8. Surat dua (2) muka surat tanpa nama
penerima dan tanpa s.k.

PENULISAN SURAT RASMI | 53

Lampiran A

Surat dengan nama penerima dan s.k.

PENULISAN SURAT RASMI | 54

Lampiran B

Surat dengan nama penerima dan tanpa s.k.

PENULISAN SURAT RASMI | 55

Lampiran C

Surat tanpa nama penerima dengan s.k.

PENULISAN SURAT RASMI | 56

Lampiran D

Surat tanpa nama penerima dan tanpa s.k.

PENULISAN SURAT RASMI | 57

Lampiran E

Surat dua (2) muka dengan nama penerima dan s.k.

PENULISAN SURAT RASMI | 58

PENULISAN SURAT RASMI | 59

Lampiran F
Surat dua (2) muka surat dengan nama penerima dan tanpa s.k

PENULISAN SURAT RASMI | 60

PENULISAN SURAT RASMI | 61

Lampiran G
Surat dua (2) muka surat tanpa nama penerima dengan s.k.

PENULISAN SURAT RASMI | 62

PENULISAN SURAT RASMI | 63

Lampiran H
Surat dua (2) muka surat tanpa nama penerima dan tanpa s.k.

PENULISAN SURAT RASMI | 64

PENULISAN SURAT RASMI | 65

NOTA :
Sila rujuk URL http://kl.utm.my/pendaftar/senaraikodjabatanuniversiti/ berkaitan
SENARAI KOD JABATAN/KOD PUSAT TANGGUNGJAWAB UNIVERSITI
TEKNOLOGI MALAYSIA
Keterangan lanjut atau sebarang kemusykilan berkaitan dengan buku panduan ini
boleh dikemukakan kepada:
Ketua Bahagian
Bahagian Pendaftar
Universiti Teknologi Malaysia
Jalan Sultan Yahya Petra
54100 Kuala Lumpur
E-mel: [email protected]
No. Tel.: 03-2615 4830

PENULISAN SURAT RASMI | 66

BIBLIOGRAFI

1. Arkib Negara Malaysia (2016). Panduan Pewujudan Rekod: Penyediaan
Surat, Memo dan E-mel Rasmi di Pejabat Awam. Kuala Lumpur: Arkib
Negara Malaysia.

2. Dewan Bahasa & Pustaka (2007). Kamus Dewan Edisi ke-4. Kuala
Lumpur.

3. Dewan Bahasa & Pustaka (2008). Tatabahasa Dewan Edisi ke-3. Kuala
Lumpur.

4. Jabatan Perkhidmatan Awam (2007). Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5
Tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat. Putrajaya: Jabatan
Perkhidmatan Awam.

5. Jabatan Perkhidmatan Awam (2014). Surat Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 4 Tahun 2014 Panggilan Hormat dan Kaedah Penggunaannya.
Putrajaya: Jabatan Perkhidmatan Awam.

6. Jabatan Perkhidmatan Awam (2013). Perintah-Perintah Am dan Arahan
Pentadbiran. Putrajaya: Jabatan Perkhidmatan Awam.

7. Kementerian Pengajian Tinggi (2011). Manual Pengurusan Surat Rasmi.
Putrajaya: Kementerian Pengajian Tinggi.

8. Unit Pemodenan Tadbiran Dan Perancangan Pengurusan Malaysia (2014).
Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah MAMPU Bilangan 5 Tahun 2014
Panduan Penulisan Surat Rasmi, Memo, dan E-mel. Putrajaya: Unit
Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia.

PENULISAN SURAT RASMI | 67