MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARATOK

MANUAL
KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

DI PEJABAT PENDIDIKAN
DAERAH SARATOK (PPDSTK)

SEKTOR PEMBELAJARAN (SPb)
SEKTOR PSIKOLOGI DAN KAUNSELING (SPsK)

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | i

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

ISI KANDUNGAN

ISI KANDUNGAN……………………………………………………………………………………………………….……………. i
PRAKATA……………………………………………………………………………………………………….………………………….. ii

1.0 PENGENALAN……………………………………………………………………………………………………….…….. 1
2.0 TUJUAN……………………………………………………………………………………………………….…………………. 2
3.0 KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA……………………………………………………..…………………… 3
4.0 LANGKAH-LANGKAH KENALPASTI FAIL………………………………………………………….. 4
5.0 PENUTUP…………………………………………………………………………………………………….….………….….. 8
LAMPIRAN 1……………………………………………………………………………………………………….…………..…………. 9
LAMPIRAN 2…………………………………………………………………………..……………………….……..………………… 11

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | i

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

PRAKATA

Selaku pelajar praktikal Ijazah Sarjana Muda Sains Maklumat (Kepujian) Pengurusan
Rekod di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK), Manual Klasifikasi Fail Mengikut
Kod Warna ini adalah salah satu sumbangan saya di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok
(PPDSTK). Dengan adanya manual ini dapat memastikan rekod-rekod dan fail aktif diSektor
Pembelajaran (SPb) dan Sektor Psikologi dan Kaunseling (SPsK) di Pejabat Pendidikan
Daerah Saratok (PPDSTK) dapat disusun dengan cara yang lebih teratur dan juga dapat
dikenalpasti dengan segera jika rekod atau fail tersebut diperlukan.

Oleh itu, diharapkan dengan adanya manual ini akan dapat membantu berikan dan
menjimatkan masa staf atau guru-guru dalam proses mengklasifikasi, menyusun, menyimpan
dan menyelenggara fail-fail di Sektor Pembelajaran (SPb) dan Sektor Psikologi dan
Kaunseling (SPsK) dengan kaedah yang memudahkan dan. Melalui manual ini juga pihak
PPDSTK dapat mengenal pasti beberapa faedah daripada kaedah sistem klasifikasi fail kod
warna ini dalam pengurusan yang fail-fail di pejabat awam.

Saya juga ingin mengucapkan jutaan terima kasih kepada pihak yang terlibat dalam
penyediaan manual ini. Adalah juga menjadi harapan saya agar manual ini akan dimanfaatkan
di masa hadapan agar rekod-rekod dan fail dapat disusun dan diurus dengan baik.

DISEDIAKAN OLEH PELAJAR PRAKTIKAL Page | ii
(NURSYUHADA BINTI ISMAIL)
IJAZAH SARJANA MUDA SAINS MAKLUMAT(KEPUJIAN) PENGURUSAN REKOD
UiTM SEGAMAT
SESI MAC – JULAI 2022

Untuk kegunaan dalaman sahaja

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

PENGENALAN

Manual klasifikasi fail kod warna ini disediakan untuk rujukan dan panduan di Sektor
Pembelajaran (SPb) dan Sektor Psikologi dan Kaunseling (SPsK) di Pejabat Pendidikan
Daerah Saratok (PPDSTK) bagi menunjukkan langkah-langkah yang mudah untuk pihak
organisasi dalam sistem pemfailan dari segi penyusunan dan pencarian mengenalpasti fail
yang dikehendaki dengan jangka masa yang pendek dan lebih mudah.

Sehubungan dengan itu, sistem fail pelabelan berkod warna di di Sektor Pembelajaran
(SPb) dan Sektor Psikologi dan Kaunseling (SPsK) di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok
(PPDSTK) membolehkan dan memudahkan staf dan guru mencari maklumat dengan lebih
pantas berbanding daripada sistem pemfailan biasa. Dalam pada itu, kaedah ini adalah
merupakan pengekodan yang termasuk pelabelan, penyusunan dan turutan fail. Selain itu,
sistem pemfailan kod warna juga merupakan proses yang membantu mengenal pasti di mana
rekod atau fail berada dan cara mencarinya dengan cepat.

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 1

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

TUJUAN

Tujuan klasifikasi fail kod warna ini adalah untuk mewujudkan sistem penyusunan
fail yang efektif di Sektor Pembelajaran dan Sektor Psikologi dan Kaunseling di Pejabat
Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK) dengan menyusun semula fail atau rekod di rak
dengan menggunakan kaedah kod warna dan melabel tulang fail mengikut nombor senarai
daftar fail yang telah ditetapkan.

Sehubungan dengan itu, mewujudkan sistem pemfailan yang efektif dari segi easy-to-
file and easy-to-find di Sektor Pembelajaran dan Sektor Psikologi & Kaunseling PPD Saratok.
Selain itu, bagi memudahkan lagi proses mencari fail/ rekod yang telah disusun di rak, f ail
juga boleh dikenalpasti melalui nombor yang mudah mengikut bilangan fail yang wujud di
Sektor Pembelajaran PPD Saratok.

Antara objektif sistem pemfailan klasifikasi kod warna termasuklah:
1. Untuk menjamin rekod atau fail aktif yang penting sentiasa tersusun dan disimpan
dalam keadaan selamat dan berisiko kerosakan yang rendah
2. Untuk memudahkan staff/cikgu di SPb dan SPsK PPDSTK dalam mencari dan
mengenalpasti fail atau dokumen yang dikehendaki dengan cepat
3. Untuk membolehkan operasi pemfailan di SPb dan SPsK PPDSTK dijalankan
dengan mudah dan cepat

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 2

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

Empat (4) kod warna diklasifikasi bagi mewakili setiap jabatan yang wujud di Pejabat
Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK):

o Kod 100- Pentadbiran= Hijau
o Kod 500- Pengurusan Sumber Manusia = Kuning
o Kod 600- Pengurusan Pendidikan= Merah Jambu
o Kod 800- Pengurusan Murid= Biru

Label tulang fail direka dengan mengandungi maklumat yang lengkap mengenai fail aktif
tersebut bagi memudahkan fail dikenalpasti dan proses pencarian yang cepat. Antara
perkara penting yang ada pada label tulang fail termasuklah:

o Logo KPM
o Nama sektor
o Tajuk fail
o Unit
o No rujukan fail

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 3

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

Rupa reka bentuk label yang dilekat di tulang fail Page | 4
putih yang berkulit keras bagi tujuan memudahkan
staf/guru dalam proses pencarian dan mengenalpasti

fail putih aktif yan g disusun di rak

Untuk kegunaan dalaman sahaja

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

LANGKAH-LANGKAH KENALPASTI FAIL

Berikut merupakan langkah-langkah bagi mengenalpasti dan mencari fail yang dikehendaki
di rak melalui kaedah yang mudah dan cepat:

1. Kenalpasti nombor fail atau tajuk fail melalui senarai susunan fail mengikut nombor
rak dan nombor bilangan fail yang telah sedia dilekatkan di sisi rak. Selain itu, senarai
susunan fail juga telah disediakan mengikut klasifikasi kod warna bagi memudahkan
dan menjimatkan lagi masa dalam proses pencarian dan mengenalpasti fail yang
dihendaki.

Senarai susunan
fail yang dilekat

pada sisi rak

100 PENTADBIRAN

500 PENGURUSAN
600 SUMBER
MANUSIA

PENGURUSAN
PENDIDIKAN

800 PENGURUSAN

MURID

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 5

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

2. Setelah mengetahui nombor bilangan fail dan nombor rak dimana fail yang
dikehendaki ditempatkan, pengguna fail boleh terus mencari dan mendapati fail yang
dikehendaki tersebut dengan hanya melalui nombor rak dan nombor bilangan fail
yang telah dikenalpasti melalui senarai susunan fail yang telah disediakan di sisi rak
tersebut.

Nombor rak yang telah ditampal bagi mengenalpasti ruang
kedudukan fail

Nombor bilangan fail yang mewakili Pengguna boleh mengenalpasti dan
kedudukan fail yang telah disusun mendapati fail yang dikehendaki dengan

Untuk kegunaan dalaman sahaja mudah dan cepat mengikuti langkah-
langkah tersebut

Page | 6

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

Dalam pada itu, pengguna fail juga boleh mencari dan mengenalpasti kedudukan susunan fail
yang dikehendaki hanya dalam 20 saat secara digital iaitu dengan menggunakan Microsoft
Excel:

1. Buka senarai fail yang telah sedia direkod dan disenaraikan dengan menggunakan
Microsoft Excel.

2. Gunakan ruang carian bagi memudahkan lagi proses pencarian fail dengan mengetahui
nombor bilangan fail dan nombor rak dimana fail tersebut ditempatkan.

Ruang carian

3. Teruskan dengan menaip nombor fail atau tajuk fail yang dikehendaki di ruang carian
dan tekan butang “Enter”.

Untuk kegunaan dalaman sahaja Taip nombor fail
atau tajuk fail di

ruang carian

Page | 7

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

4. Tatal ke bawah sehingga anda menemui tajuk fail yang telah diserlahkan menggunakan
warna oren.

5. Kemudian, kenalpasti nombor bilangan fail dan nombor rak yang menunjukkan dimana
fail yang anda cari ditempatkan.

6. Jika sudah mengetahui kedudukan fail yang dikehendaki, pengguna fail boleh terus
mendapati fail tersebut di rak dengan hanya perlu mela lui nombor rak dan nombor
bilangan fail yang ketahui daripada hasil carian di Microsoft Excel tersebut.

Nombor rak

Nombor Nombor fail dan tajuk fail
bilangan fail yang diserlahkan hasil dari
pencarian di ruang carian

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 8

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

PENUTUP

Manual Klasifikasi Fail Kod Warna ini disediakan bagi memberi kefahaman dan
pengetahuan kepada warga PPDSTK terutamanya kepada staf/cikgu di Sektor Pembelajaran
(SPb) dan Sektor Psikologi dan Kaunseling (SPsK) tentang kepentingan pelaksanaan
pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok.
Berharap manual yang telah disediakan ini dapat membantu untuk menguruskan rekod dan
fail dengan cekap dan berkesan bagi merealisasikan matlamat tadbir urus yang berwibawa
dan berhemah.

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 9

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

LAMPIRAN 1

Penyusunan fail aktif sebelum mengaplikasi kaedah sistem
pemfailan klasifikasi berkod warna

Penyusunan semula fail selepas mengikut klasifikasi kod Page | 10
warna dan menggunakan fail yang dikitar semula yang ada

di PPDSTK

Untuk kegunaan dalaman sahaja

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

Fail aktif dimasukkan ke dalam fail putih kulit keras kitar semula yang
telah dilabel dengan beberapa maklumat utama. Tujuan penggunaan fail

putih kulit keras adalah untuk melindungi fail putih terbuka daripada
risiko rosak dan terdedah dengan agen perosak yang lain. Selain itu,
tulang fail putih yang telah dilabel telah diberikan nombor bilangan untuk

memudahkan proses penyusunan dan mengenalpasti fail di rak.

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 11

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

LAMPIRAN 2

Senarai fail-fail di Sektor Pembelajaran (SPb) yang disertakan dengan nombor rak dan nombor
bilangan fail.

RAK NO. 1

BIL. NO. FAIL FAIL

1 PPDSTK.100-1/3/8 Arahan/ Siaran/ Pemberitahuan

2 PPDSTK.100-6/1/5 Mesyuarat Sektor Pembelajaran
3 PPDSTK.100-6/1/8 Mesyuarat Sektor Pendidikan Khas
4 PPDSTK.100-17/2/3 Lawatan Bimbingan Pusat Sumber Sekolah
5 PPDSTK.500-8/2/5 Ceramah/ Taklimat Anjuran Jabatan
Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Daerah
6 PPDSTK.600-1/1/2 Kurikulum Standard Sekolah Menengah (KSSM)
7 PPDSTK.600-2/1/1
Kurikulum Standard Sekolah Rendah (KSSR) /
8 PPDSTK.600-2/1/2 Dokumen Standard Kurikulum Pendidikan (DSKP)
Pentaksiran Berasaskan Sekolah (PBS) / Pentaksiran
9 PPDSTK.600-2/1/3 Sekolah
Jld.2 Bahasa Melayu
Bahasa Inggeris Rendah
10 PPDSTK.600-2/1/4 Bahasa Inggeris Menengah

11 PPDSTK.600-2/1/6

12 PPDSTK.600-2/1/7

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 12

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

RAK NO.2

BIL. NO. FAIL FAIL

13 PPDSTK.600-2/1/10 Bahasa Cina

14 PPDSTK.600-2/1/11 Sains

15 PPDSTK.600-2/1/12 Matematik

16 PPDSTK.600-2/1/15 Pendidikan Vokasional Menengah Atas (PVMA)

17 PPDSTK.600-2/1/17 Sains Rumah Tangga (SRT)

18 PPDSTK.600-2/1/19 Ekonomi

19 PPDSTK.600-2/1/21 Prinsip Perakaunan

20 PPDSTK.600-2/1/22 Reka Bentuk Teknologi (RBT) Rendah

21 PPDSTK.600-2/1/24 Geografi

22 PPDSTK.600-2/1/25 Pendidikan Jasmani & Pendidikan Kesihatan (PJPK)

23 PPDSTK.600-2/1/26 Pendidikan Seni Visual

24 PPDSTK.600-2/1/28 Pendidikan Moral

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 13

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

RAK NO. 3

BIL. NO. FAIL FAIL
Standard Kualiti Pendidikan Malaysia (SKPM)
25 PPDSTK.600-2/1/30 Amali Sains
Bahasa Iban
26 PPDSTK.600-2/1/31 Pendidikan Keselamatan Jalan Raya (PKJR)
Jld.2 Pengajaran Dan Pembelajaran Di Rumah (PdPR)
Mahrajan
27 PPDSTK.600-2/1/32 Program Transformasi Daerah: Dialog Prestasi
Highly Immersive Program (HIP)
28 PPDSTK.600-2/1/33 Jawatankuasa Akademik Daerah SK/SJKC
Pengajian Am
29 PPDSTK.600-2/1/34 Pentadbiran Pengurusan Unit Pendidikan Islam
Pentadbiran Pengurusan Sumber Teknologi Pendidikan
30 PPDSTK.600-2/1/35

31 PPDSTK.600-2/1/36

32 PPDSTK.600-2/1/37

33 PPDSTK.600-2/1/38

34 PPDSTK.600-2/1/39

35 PPDSTK.600-2/1/40

36 PPDSTK.600-2/1/41

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 14

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

RAK NO. 4

BIL. NO. FAIL FAIL

37 PPDSTK.600-2/1/42 Kelas Al-Quran Dan Fardhu Ain (KAFA)
38 PPDSTK.600-2/1/43 Kem Bestari Solat
39 PPDSTK.600-2/1/44 Bengkel Pembestarian Sekolah
40 PPDSTK.600-2/1/45 Sains Komputer
41 PPDSTK.600-2/1/46 J-QAF
42 PPDSTK.600-2/1/48 UPSR/ PT3/ SPM/ STPM
43 PPDSTK.600-2/1/49 Kolokium
44 PPDSTK.600-2/1/51 Pentadbiran Pengurusan Sektor Pembelajaran
45 PPDSTK.600-2/1/53 Pentadbiran Pengurusan Kurikulum Unit Pendidikan Khas
46 PPDSTK.600-2/1/56 (PPKI)
47 PPDSTK.600-2/1/61 Laporan Lawatan Pegawai Ikhtisas/Nazir
48 PPDSTK.600-2/1/68 Program Pendidikan Islam
49 PPDSTK.600-2/1/71 Aktiviti Bulan Membaca / KM1M
IQ-NILAM

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 15

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 16

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

RAK NO. 5

BIL. NO. FAIL FAIL

50 PPDSTK.600-3/4/3 Program/ Pertandingan Peringkat Antarabangsa
51 PPDSTK.600-3/4/4 Jld.2
52 PPDSTK.600-3/4/6 Jld.2 Pertandingan Sains, Matematik Dan Teknologi
53 PPDSTK.600-8/1/6 (STEM)
Program Bersama Agensi Luar/ Jabatan Luar
(Koakademik)

Pengurusan Bimbingan SISC+

54 PPDSTK.600-8/1/7 Jld.2 Program DwiBahasa (DLP)

55 PPDSTK.600-8/1/8 Jld.2 Program Kemahiran Berfikir Aras Tinggi (KBAT)
56 PPDSTK.600-8/1/9
57 PPDSTK.600-8/1/10 Program Komuniti Pembelajaran Profesional
(PLC)

Program Memperkasa Bahasa Melayu dan
Memperkukuh Bahasa Inggeris (MBMMBI)

58 PPDSTK.600-8/1/11 Jld.2 Program Kecemerlangan Akademik
59 PPDSTK.600-8/1/12
60 PPDSTK.600-8/1/14 Teacher Information Management System (TIMS)
61 PPDSTK.600-8/1/15 dan Projek Intevensi Semua Sabjek Satu A
(PiSSA)

Pengurusan Program Pemulihan Khas

Pengurusan Program Pendidikan Khas

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 17

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

RAK NO. 6

BIL. NO. FAIL FAIL

62 PPDSTK.600-8/1/16 Pengurusan Program Pendidikan Islam
63 PPDSTK.600-8/1/17 Pengurusan Program Sumber Teknologi Pendidikan
64 PPDSTK.600-8/1/18 Program Transisi Dan Guru Penyayang (PTGP)
65 PPDSTK.600-8/1/19 Program Guru Cemerlang
66 PPDSTK.600-9/1/6 Kurikulum Prasekolah
67 PPDSTK.600-12/1/7 Anugerah Tokoh Nilam

68 PPDSTK.800-1/6/2 Permohonan Kemasukan Murid Berkeperluan Khas
69 PPDSTK.800-1/7/7 Sekolah Menengah
70 PPDSTK.800-2/2/4
Permohonan Kemasukan Murid Berkeperluan Khas
Sekolah Rendah

Pertukaran Murid Berkeperluan Khas Sekolah Menengah

71 PPDSTK.800-2/3/4 Pertukaran Murid Berkeperluan Khas Sekolah Rendah

72 PPDSTK.800-4/6/1 Jld.2 Elaun Murid Khas

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 18

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

Senarai fail-fail di Sektor Psikologi dan Kaunseling (SPsK) yang disertakan dengan nombor rak
dan nombor bilangan fail.

RAK NO. 1

BIL NO. FAIL FAIL

1 PPDSTK.100-1/3/10 ARAHAN/ SIARAN/ PEMBERITAHUAN

2 PPDSTK.100-1/3/15 SURAT SIARAN/ PEKELILING JPN

3 PPDSTK.100-1/3/16 MEMO DALAMAN

4 PPDSTK.100-4/1/5 TAKWIM PROGRAM/ AKTIVITI JABATAN

5 PPDSTK.100-6/1/11 MESYUARAT SEKTOR PSIKOLOGI DAN
6 PPDSTK.100-6/2/9 KAUNSELING
7 PPDSTK.100-9/7/1
MESYUARAT/ PROGRAM BERSAMA AGENSI
LUAR/
SWASTA/ NGO/ PERSATUAN/ KESATUAN

PERMOHONAN DERMA DAN SUMBANGAN

8 PPDSTK.100-11/1/1 MAJLIS/ SAMBUTAN DALAM JABATAN

9 PPDSTK.100-11/1/4 MAJLIS PERSARAAN

10 PPDSTK.100-13/1/9 AKRAB
11 PPDSTK.500-4/19/1 KEBERHUTANGAN YANG SERIUS
12 PPDSTK.500-8/1/5 KURSUS/ LATIHAN DALAM PERKHIDMATAN

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 19

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

RAK NO. 2

BIL NO. FAIL FAIL
13 PPDSTK.500-8/2/6 CERAMAH/ TAKLIMAT ANJURAN JABATAN
14 PPDSTK.500-8/3/6 KURSUS PROFESIONALISME KAUNSELOR
15 PPDSTK.500-8/4/6 KURSUS ANJURAN JPN
16 PPDSTK.500-9/2/1 PROGRAM KAUNSELING (PROGRAM 3Pi)

17 PPDSTK.500-9/2/2 PROGRAM PEMENTORAN

18 PPDSTK.500-9/2/3 RAKAN PEMBIMBING PERKHIDMATAN AWAM
(AKRAB)

19 PPDSTK.500-9/2/4 BIMBINGAN/ KONSULTANSI/ ADVOKASI

20 PPDSTK.500-9/2/5 UJIAN PERSONALITI PSIKOLOGI – INSTRUMENT
PERSONALITI PSIKOLOGI KAUNSELING (I2PK)

21 PPDSTK.500-9/2/6 CRITICAL INCIDENT STRESS MANAGEMENT (CISM)
22 PPDSTK.500-9/4/1 - SUKARELAWAN DAN PSIKOSOSIAL
23 PPDSTK.600-2/1/47
BANTUAN KEBAJIKAN PEGAWAI DAN
KAKITANGAN
PENTADBIRAN PENGURUSAN PSIKOLOGI &
KAUNSELING

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 20