GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD DI PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARATOK

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

GARIS PANDUAN
PENUBUHAN DAN PENGURUSAN

BILIK REKOD DI PEJABAT
PENDIDIKAN DAERAH SARATOK

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 1

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

ISI KANDUNGAN

ISI KANDUNGAN.………………………………………………...……………..………………………..………..………………… i

PRAKATA…………………………………………………...……………..………………………..……………………………………... ii
1.0 PENGENALAN……………………………………………………..………………………………………………….…... 1
2.0 TUJUAN………………………….………………………………………………….………………………….……….……… 2
3.0 SKOP…………………………………………………………………………………………………………..………….………. 2
4.0 DEFINISI………………………………………………………..…………………...……………………………….……….. 3
5.0 KEPERLUAN PENUBUHAN BILIK REKOD…………………………………………………..…..... 5
6.0 KATEGORI BILIK REKOD…………………………………………………………………………………..……. 6
7.0 KEPERLUAN BILIK REKOD………………………………………………………………………………..…... 7
8.0 PENYIMPANAN DAN PENYELENGGARAAN FAIL/REKOD…………………….…... 15
9.0 PENYEDIAAN PELAN TINDAKAN BENCANA………………………………………..……….. 16
10.0 SUMBER MANUSIA…………………………………………………………………………….…………….……… 16
11.0 SUMBER KEWANGAN……………………………………………………………………….…………………... 16
12.0 PENUTUP………………………………………………………………………………………………….……………...... 16

RUJUKAN…………………………………………………………………………………………………….……………................. 17
LAMPIRAN 1 ……………………………….…………………………..……………………………………………………..………… 18
LAMPIRAN 2 …………….……………………………………………………………………………………………….…….. 19

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | i

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

PRAKATA

Selaku pelajar praktikal Ijazah Sarjana Muda Sains Maklumat (Kepujian) Pengurusan
Rekod di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK), Panduan Penubuhan Bilik Rekod ini
adalah salah satu sumbangan saya di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK). Dengan
penubuhan Bilik Rekod di PPDSTK dapat memastikan rekod -rekod dan fail separa aktif, tidak
aktif dan tamat tindakan di PPDSTK dapat disimpan dengan cara yang betul dan diselenggara
dalam keadaan yang terpelihara sementara menunggu untuk dimusnahkan dan dipindahkan ke
Arkib Negara berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod (JPR).

Oleh itu, diharapkan dengan adanya Panduan Penubuhan Bilik Rekod di PDSTK ini
akan dapat membantu dan membimbing dalam penubuhan dan penyelenggaraan bilik rekod di
Pejabat Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK) serta dapat membantu dalam pengurusan di
dalam bilik rekod tersebut. Melalui panduan ini juga pihak PPDSTK dapat mengenal pasti
beberapa keperluan yang diperlukan dalam mewujudkan Bilik Rekod serta kaedah yang terbaik
dalam pengurusan yang berstatus separa aktif, tidak aktif dan telah tindakan.

Saya juga ingin mengucapkan jutaan terima kasih kepada pihak yang terlibat dalam
penyediaan panduan ini. Adalah juga menjadi harapan saya agar panduan ini akan
dimanfaatkan di masa hadapan agar rekod-rekod dapat diurus dengan baik. Sehubungan
dengan itu, pihak PPDSTK boleh menghubungi Arkib Negera Malaysia (ANM) atau Arkib
Negara Malaysia Negeri Sarawak sekiranya memerlukan penjelasan yang lebih lanjut
mengenai keperluan sesebuah bilik rekod.

PELAJAR PRAKTIKAL

(NURSYUHADA BINTI ISMAIL)
IJAZAH SARJANA MUDA SAINS MAKLUMAT
(KEPUJIAN) PENGURUSAN REKOD
UiTM SEGAMAT

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | ii

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

1.0 PENGENALAN

Garis Panduan penubuhan dan pengurusan bilik rekod ini disediakan untuk
memberi kefahaman dan membimbing pihak organisasi dalam menubuhkan dan
menguruskan Bilik Rekod di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK)
untuk meyimpan rekod separa aktif, tidak aktif dan tamat tindakan supaya
penggunaan, penyenggaraan dan pengawalannya lebih teratur dan diurus dengan
cara yang betul. Pejabat Awam seperti Pejabat Pendidikan Daerah Saratok
(PPDSTK) perlu mengambil tindakan yang sesuai untuk menyelenggara dan
memelihara rekod awam dari sebarang kerosakan, kemusnahan dan kehilangan
semasa dalam jagaan mereka. Dalam pada itu, penubuhan Bilik Rekod juga
adalah untuk menjamin mana-mana rekod awam yang mempunyai nilai kekal dan
kearkiban dapat disimpan dengan baik sebelum dipindahkan ke Arkib Negara
Malaysia (ANM) untuk rujukan akan datang.

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 1

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

2.0 TUJUAN

Panduan ini disediakan bagi menerangkan mengenai tatacara dan amalan
pengendalian rekod atau fail di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK).
Antara objektif penyediaan garis panduan bagi penubuhan dan pengurusan bilik
rekod di Pejabat Pendidikan Saratok (PPDSTK) ini adalah untuk:

Menggariskan Memberi Memberi

keperluan dalam panduan kefahaman dan
penubuhan Bilik mengenai kaedah pengetahuan
Rekod di Pejabat penyimpanan dan mengenai

Pendidikan pengurusan standard
Daerah Saratok rekod mengikut keperluan bilik
panduan sedia rekod di Pejabat
(PPPDSTK)
ada di Pejabat Pendidikan
Pendidikan Daerah Saratok

Daerah Saratok (PPPDSTK)
(PPPDSTK)

3.0 SKOP

Penggunaan dan garis panduan penubuhan dan pengurusan bilik rekod ini hanya
boleh digunakan oleh Pejabat Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK). Selain itu,
ianya hanya untuk kegunaan dalaman sahaja.

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 2

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

4.0 DEFINISI

4.1 Bilik Rekod
Sebuah bilik yang dikhaskan bagi menyimpan dan menyenggara rekod separa aktif, tidak aktif
dan tamat tindakan. Bilik ini dilengkapi dengan kelengkapan dan peralatan yang sesuai bagi
memastikan rekod dapat dipelihara dengan baik dan selamat [Dasar Pengurusan Rekod
Kerajaan, 2012]. Bilik Rekod juga adalah ruang simpanan sementara sebelum tindakan
pelupusan diambil sama ada untuk dimusnahkan atau dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia
atau Arkib Negeri Sarawak selepas mendapat kelulusan.

4.2 Jadual Pelupusan Rekod
Jadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan
membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang
ditentukan (Panduan Pelupusan Rekod Awam, ANM, 2010)

4.3 Pejabat Awam
Menurut Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629), pejabat awam merujuk kepada sesuatu pejabat
Kerajaan Persekutuan atau Kerajaan mana-mana Negeri atau sesuatu pejabat mana-mana
kerajaan tempatan, pihak berkuasa berkanun atau perusahaan Kerajaan.

4.4 Pelupusan Rekod
Menurut Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629), pelupusan rekod adalah cara menguruskan
pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya.

4.5 Pemeliharaan Rekod
Menurut Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629), pemeliharaan rekod adalah keseluruhan proses
dan pengendalian yang terlibat dalam perlindungan fizikal rekod awam dan arkib awam
daripada kerosakan atau kemerosotan dan dalam pemulihan atau pembaikan rekod dan arkib
itu.

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 3

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

4.6 Pemusnahan
Menurut Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629), pemusnahan adalah perbuatan memusnahkan
atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikut prosedur yang ditetapkan.

4.7 Rekod
Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau
selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak,
buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod
yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa
salinannya.

4.8 Rekod Awam
Di bawah Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629), rekod awam adalah rekod yang diterima secara
rasmi atau dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam untuk urusan hal-ehwal mereka atau
oleh mana-mana pekerja pejabat awam, atau perkhidmat awam semasa menjalankan tugas
rasminya dan termasuk rekod daripada mana-mana syarikat Kerajaan dan juga termasuk semua
rekod yang, pada awalnya, berkuatkuasanya Akta Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di
bawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511].

4.9 Rekod Separa Aktif
Rekod separa aktif adalah rekod yang jarang dirujuk untuk urusan pentadbiran harian
jabatan/agensi menurut Panduan Penilaian Rekod-rekod Jabatan, ANM, 1985. Ukuran bagi
rekod separa aktif atau separa semasa ialah jika rekod ini tidak dirujuk lebih dari dua kali dalam
setahun.

4.10 Rekod Tidak Aktif
Menurut Panduan Pelupusan Rekod Awam, ANM 2010, rekod tidak aktif adalah rekod yang
tiada tindakan lanjut dikehendaki diambil ke atas rekod itu atau rekod yang tidak lagi
dikehendaki untuk pentadbiran harian dijabatan/agensi kerajaan. Ukuran bagi rekod yang tidak
aktif ialah rekod yang telah tamat tindakan atau tidak dirujuk dalam masa lima tahun.

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 4

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

5.0 KEPERLUAN PENUBUHAN BILIK REKOD

Membolehkan rekod

separa aktif dan tidak
aktif disimpan
sementara oleh

PPDSTK bagi
memenuhi keperluan

pentadbiran dan

perundangannya.

Memudahkan proses Membolehkan rekod

pelupusan rekod separa aktif dan tidak
PPDSTK secara aktif dipelihara selaras
sistematik dan teratur. dengan piawaian dan
garis panduan semasa.

Memudahkan proses Menyediakan ruang

pengesanan rekod simpanan untuk rekod
separa aktif dan tidak separa aktif dan tidak
aktif apabila diperlukan aktif yang baik dan

untuk rujukan oleh teratur.
PPDSTK.

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 5

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

6.0 KATEGORI BILIK REKOD

BERPUSAT

• Bilik rekod berpusat dikendalikan oleh satu bahagian
seperti Bahagian Khidmat Pengurusan/Unit Pentadbiran/
Unit Pengurusan Rekod Pejabat Awam

• Sistem penyimpanan, kakitangan, ruang, peralatan dan
kelengkapan dilaksanakan secara berpusat

• Penggunaan ruang secara optima dan efektif dapat
diwujudkan

SEPARA BERPUSAT

• Menyimpan rekod separa aktif, tidak aktif dan tamat
tindakan

• Gabungan di antara kedua-dua bilik rekod iaitu berpusat
dan tidak berpusat

• Contohnya, rekod urusan am disimpan secara berpusat
manakala rekod urusan fungsian disimpan dan
dikendalikan oleh unit-unit yang terdapat di pejabat awam
tersebut.

TIDAK BERPUSAT

• Menyimpan rekod urusan am dan fungsian separa aktif,
tidak aktif dan tamat tindakan

• Lokasi Bilik Rekod terletak di setiap unit atau bahagian
• Sistem penyimpanan, kakitangan, ruang, peralatan

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 6

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

7.0 KEPERLUAN BILIK REKOD

Bagi menjamin rekod-rekod atau fail-fail dapat dipelihara dengan baik, tempat penyimpanan
rekod yang sesuai dan betul hendaklah menjadi satu keutamaan. Maka dari itu, Bilik Rekod
yang ditubuhkan oleh pejabat awam hendaklah mematuhi keperluan dari segi lokasi, keluasan
dan ruang, bahan binaan dan struktur, peralatan dan kelengkapan, kawalan suhu dan
kelembapan bandingan, cahaya, kawalan keselamatan, pencegahan kebakaran, pencegahan
dari agen perosak dan Pengendalian dan Penjagaan Rekod.

i. Lokasi

❖ Terletak berdekatan dengan Unit Pentadbiran untuk memudahkan pemindahan rekod
separa aktif, tidak aktif dan tamat tindakan

❖ Terletak di kawasan tinggi dan selamat dari banjir kilat
❖ Jauh dari kawasan yang berisiko berlakunya bencana seperti tanah runtuh, kebakaran,

kebocoran paip air, dan sebagainya
❖ Bahan binaan bangunan yang berkualiti, boleh menampung beban rekod, kalis api dan

sebagainya
❖ Kawasan terkawal dan hanya kakitangan yang dipertanggungjawabkan sahaja

mempunyai akses untuk memasuki Bilik Rekod

ii. Keluasan & Ruang

❖ Ruang peyimpanan
▪ Rekod terbuka separa aktif, tidak aktif dan tamat tindakan
▪ Rekod terperingkat separa aktif, tidak aktif dan tamat tindakan

❖ Mempunyai ruang kerja untuk aktiviti pelupusan (memproses penerimaan, permintaan
dan pelupusan rekod)

❖ Ruang peralatan pejabat seperti mesin perincih
❖ Workstation kakitangan (sekiranya saiz bilik rekod adalah besar dan rekod didaftarkan

menggunakan sistem).
❖ Pengiraan ruang bilik rekod yang telah direka oleh pelatih dengan menggunakan aplikasi

Homestyler Design boleh dirujuk di Lampiran 1
❖ Pelan lantai dan susun atur bilik rekod boleh dirujuk di Lampiran 2

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 7

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

iii. Bahan Binaan & Struktur

❖ Bahan-bahan binaan untuk Bilik Rekod mestilah terdiri daripada bahan berkualiti yang
tidak mudah terbakar dan tidak mudah diresapi air

❖ Kekuatan lantai mestilah mempunyai keupayaan untuk menampung bebanan 1500kg
bagi satu meter per segi.

❖ Bangunan kayu atau kontena tidak sesuai dan tidak digalakkan untuk dijadikan bilik
rekod.

iv. Peralatan dan Kelengkapan

❖ Rak dan kabinet yang digunakan hendaklah sesuai dengan jenis dan saiz rekod serta
❖ keluasan Bilik Rekod.
❖ Pejabat Awam hendaklah memastikan jarak rak dan siling yang telah siap dipasang
❖ pada kadar minima 45cm (18 inci)
❖ Jarak minima bagi bahagian bawah rak dengan lantai adalah 15cm (6 inci)
❖ Peralatan dan kelengkapan Bilik Rekod hendaklah disesuaikan dengan keperluan atau

keupayaan Pejabat Awam
❖ Senarai peralatan dan kelengkapan Bilik Rekod :

BIL PERKARA KUANTITI CATATAN
MININUM

1 PERALATAN DAN PERKAKASAN ICT

Komputer Untuk memasukkan maklumat fail
Mesin pencetak 1 separa aktif, tidak aktif dan tamat
2
tindakan ke dalam Buku Daftar atau
Sistem Pengurusan Fail
Untuk Ketua Pembantu Tadbir,
Pembantu Tadbir dan PAP
1 menjalankan kerja-kerja
Penyenaraian dan
pendokumentasian fail-fail yang
tutup atau tamat tindakan

ALAT KOMUNIKASI

Telefon 1 1 talian

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 8

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

PERALATAN, PERKAKASAN DAN KELENGKAPAN DI BILIK
3

REKOD

3.1 Rak dan Kabinet

Rak bergerak atau Berdasarkan Mengikut keperluan semasa bagi
rak statik keperluan menyimpan fail separa aktif, tidak
aktif dan tamat tindakan
Kabinet besi Berdasarkan
berpalang dan keperluan Mengikut keperluan bilik
terperingkat untuk penyimpanan
berkunci fail terperingkat (Terhad, Sulit,
Rahsia dan Rahsia Besar)

3.2 Peralatan dan Kemudahan Fail

Kotak fail Berdasarkan Menyimpan fail-fail yang telah
Tangga keperluan ditutup dan tamat tindakan. Saiz
1 berdasarkan dokumen dan fail.

Tangga lipat untuk mengambil dan
menyusun fail di rak yang tinggi

Troli 1 troli kecil & 1 Sebaiknya yang bertingkat dan
troli besar bersaiz besar

Tempat menyimpan fail-fail separa

Meja 2 aktif, tidak aktif dan alamat
tindakan yang dirujuk atau

dipinjam semula

3.3 Alat Kawalan Udara dan Suhu Bilik

Alat Penyaman Berpusat Berdasarkan keperluan
Udara

Alat mengawal

kelembapan 1 Berdasarkan keperluan
(Dehumidifier)

Alat mengukur

suhu dan 1 Berdasarkan keperluan
kelembapan

3.4 Buku, Kad dan Borang Daftar

Buku Daftar 1
Senarai Fail Tutup

Buku Senarai Fail 1
Yang Telah
Dilupuskan

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 9

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

3.5 Alat Pengesanan dan Pencegahan Kebakaran

Alat pemadam api Berdasarkan
keperluan

Pengesan asap Berdasarkan
(Smoke Detector) keperluan

Penyembur Berdasarkan
air/powder/gas keperluan

automatik Berdasarkan
keperluan
Pengawal
Keselamatan

Pintu rintangan api Berdasarkan
keperluan
3.6
Peralatan Mesin
Mesin Perincih
1 Heavy duty (untuk fail terbuka dan
3.7 terperingkat)

Sistem Pengurusan Sistem Aplikasi
Fail
Berdasarkan Bilik rekod terbuka dan
Sistem Bar Code/ keperluan terperingkat
RFID
Berdasarkan Bilik rekod terbuka dan
3.8 keperluan terperingkat

Kawasan larangan Papan Tanda
merokok
1 Bilik rekod terbuka dan
Kawasan larangan terperingkat
masuk
1 Bilik rekod terbuka dan
Kawasan larangan terperingkat
makan & minum
1 Bilik rekod terbuka dan
Tanda nama terperingkat
pegawai Berdasarkan
keperluan Bilik rekod terbuka dan
bertanggungjawab terperingkat

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 10

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

v. Kawalan Suhu & Kelembapan Bandingan

❖ Suhu dan kelembapan bandingan di Bilik Rekod hendaklah sentiasa dikawal bagi tujuan

pemeliharaan rekod kerana ianya akan mempengaruhi hayat rekod
❖ Suhu yang tinggi akan menyebabkan kertas bertukar warna kekuningan dan kelembapan

yang tinggi akan menyebabkan pertumbuhan kulat yang akan merosakkan rekod
❖ Kelembapan bandingan yang rendah dan suhu yang tinggi akan menyebabkan rekod

rapuh dan reput
❖ Kawasan penyimpanan dan penggunaan rekod hendaklah dipasang penyaman udara atau

sistem kawalan udara (ventilation).
❖ Kelembapan di ruang penyimpanan rekod dapat dikawal dengan menggunakan alat

dehumidifier dan silika gel yang berperanan menyerap air di ruang udara. Berikut adalah

suhu dan kelembapan bandingan untuk format-format rekod:

BIL FORMAT SUHU/ PERALATAN
KELEMBAPAN
a) Kertas BANDINGAN (PH) Rak statik/rak besi/
▪ Fail rak bergerak
▪ Kad 20 celcius
▪ Jilidan +/- 2 celcius
▪ Cetakan berkomputer dan

1 yang melibatkan kertas

b) Kertas 50% ❖ Rak besi atau
▪ Peta RH +/- 5% kabinet pelan
▪ Pelan
▪ Carta ❖ Tempat
penyimpanan

mendatar

Media Fotografi

a) Hitam putih <18 celcius ❖ Seperti di atas
▪ Filem wayang +/- 2 celcius ❖ NB glass plates

2 ▪ Sheets film 35% RH require
▪ X-rays
▪ Microforms stationary
▪ Glass plate photos shelving and
vertical storage

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 11

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

b) Warna <5 celcius
▪ Filem wayang
▪ Sheet film 35% Relative

Humidity (RH) Seperti di atas
+/- 5%

Rekod mesti Freezer/ refrigerator
disesuaikan
suhu sebelum
dan selepas
penyimpanan

Media magnetic 18 celcius Rak bukan magnetik
▪ Pita serta cakera komputer +/-2 celcius
▪ Pita video
35% RH
3 +/- 5&
▪ Pita audio
▪ Cakera optikal

Media Optikal 15 – 16 celcius Rak besi
25% - 45% RH
▪ Cakera padat serta cakera
4 mini

▪ Cakera laser

Lain-lain 20 celcius ❖ Seperti di atas
▪ Cakera Gramophone +/2 celcius ❖ Rak alat tulis
❖ Cakera
5 ▪ Models 50% RH
▪ Objects +/- 5% Gramophone perlu
▪ Mixed media items
penyimpanan

menegak

vi. Cahaya

Terdapat dua (2) sumber cahaya iaitu cahaya matahari dan cahaya lampu. Dalam cahaya
terdapat beberapa jenis sinaran dan yang paling merbahaya ialah sinaran lampau ungu
(UV).

❖ Sinaran lampau ungu akan menyebabkan proses oksidasi di dalam kertas. Keadaan
ini akan melemahkan ketahanan kertas dan akan menyebabkan kertas bertukar warna
(kekuningan).

❖ Lampu-lampu yang digunakan hendaklah mempunyai penapis cahaya untuk
mengelakkan sinaran lampau ungu.

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 12

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

❖ Sekiranya bilik rekod sedia ada mempunyai tingkap, ianya hendaklah dipasang
langsir atau tingkap berwarna (tinted).

vii. Kawalan keselamatan

Bilik Rekod menyimpan pelbagai maklumat dan jenis rekod di Pejabat Awam. Perkara-
perkara berikut:

❖ Melantik Pegawai Rekod Jabatan
❖ Menjadikan bilik rekod sebagai kawasan terhad.
❖ Menyediakan peraturan keluar / masuk dan penggunaan bilik.
❖ Menyediakan papan tanda keselamatan.
❖ Kawasan larangan merokok.
❖ Kawasan larangan makan / minum.
❖ Mengadakan peraturan dan panduan pengendalian rekod.
❖ Mengadakan kawalan penggunaan / rujukan rekod.
❖ Senarai dan jumlah rekod
❖ Pelan lokasi rekod dipaparkan bagi kemudahan capaian dan pemantauan.
❖ Mengadakan kawalan keselamatan (CCTV, Rondaan)

viii. Pencegahan kebakaran

Bilik Rekod hendaklah dilengkapi dengan peralatan pencegahan dan pemadam kebakaran
seperti:

❖ Alat pengesan haba
❖ Alat pengesan asap
❖ Alat pengesan api
❖ Alat pemadam api
❖ Loceng amaran kebakaran
❖ Salur bantu mula
❖ Alat semburan automatik
❖ Pintu rintangan api

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 13

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

ix. Pencegahan dari agen perosak

❖ Rekod-rekod yang disimpan di Bilik Rekod mestilah selamat daripada agen perosak.
❖ Pemeriksaan perlu sentiasa dibuat bagi memastikan Bilik Rekod bebas daripada agen

perosak biologikal seperti tikus, lipas, semut, anai-anai dan gegat buku (silver fish).
❖ Bagi mengawal agen perosak ini, perkhidmatan kawalan serangga (pest-control)

berlesen hendaklah dibuat secara berkala.

x. Pengendalian & Penjagaan Rekod

❖ Manusia juga boleh menjadi agen perosak kepada rekod yang disimpan. Ianya terjadi
apabila rekod-rekod dikendalikan dengan kasar, tidak disimpan dengan baik dan tid ak
dipelihara dengan selamat.

❖ Rekod yang disimpan hendaklah dikendalikan dengan baik dan cermat supaya tidak
rosak, tercicir, hilang dan koyak.

❖ Panduan bagi pengendalian rekod (handling of records) hendaklah disediakan untuk
rujukan pegawai dan kakitangan yang bertanggungjawab menguruskan Bilik Rekod.

❖ Kebersihan Bilik Rekod hendaklah sentiasa dijaga supaya tidak berhabuk dan kotor
kerana partikel habuk yang ha lus dan tajam akan merosakkan kertas, mikrofilem dan
pita magnetik.

❖ Bilik rekod perlu dibersihkan secara berkala, sama ada harian atau mingguan dan jadual
pembersihan perlu ditampal di dinding Bilik Rekod. Hal ini kerana, habuk juga
mengandungi bakteria yang merbahaya kepada manusia.

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 14

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

8.0 PENYIMPANAN DAN PENGURUSAN FAIL/ REKOD

Fail atau rekod merupakan bahan bukti kepada transaksi yang dilakukan oleh Pejabat
Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK). Maklumat yang terkandung di dalamnya merupakan
asas akauntabiliti kepada ketelusan di dalam tindakan dan penyampaian perkhidmatan kepada
pelanggan dan stakeholder. Fail atau rekod yang telah diwujudkan dan digunakan hendaklah
diselenggara dan dipelihara dari segi keselamatannya supaya tidak hilang dan mudah dikesan
apabila diperlukan untuk rujukan. Berikut merupakan cara penyimpanan fail separa aktif atau
tidak aktif yang betul dan tidak betul:

Cara penyimpanan fail separa aktif / Cara penyimpanan fail separa
tidak aktif yang tidak betul aktif / tidak aktif yang betul

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 15

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

9.0 PENYEDIAAN PELAN TINDAKAN BENCANA

Pelan Tindakan Bencana untuk Bilik Rekod hendaklah disediakan oleh organisasi. Bagi
memastikan pegawai dan kakitangan terlatih mengetahui tanggungjawab masing-masing
terhadap keselamatan rekod, latihan melaksanakan pelan tersebut juga perlu diadakan. Dalam
pada itu, Pejabat Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK) boleh merujuk Panduan Penyediaan
Pelan Tindakan Bencana (PTBR) Kerajaan 2012 yang dikeluarkan oleh Arkib Negara
Malaysia.

10.0 SUMBER MANUSIA

Antara yang bertanggungjawab dalam penubuhan dan pengurusan bilik rekod yang ditubuhkan
termasuklah Ketua Pembantu Tadbir, Pembantu Tadbir, Pembantu Am Pejabat, Pencari fail
atau sesiapa yang berkaitan bertanggungjawab dalam mengurus rekod dan fail bagi memenuhi
keperluan perjawatan unit pengurusan rekod di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK).

11.0 SUMBER KEWANGAN

Dari segi sumber kewangan, peruntukan kewangan yang mencukupi perlulah disediakan. Hal
ini adalah penting untuk Bilik Rekod dapat ditubuhkan dan diurus di PPDSTK. Selain daripada
itu, sumber kewangan juga diperlukan bagi memastikan kelengkapan Bilik Rekod dapat
disediakan dengan baik dan lengkap.

12.0 PENUTUP

Garis Panduan Penubuhan dan Pengurusan Bilik Rekod ini disediakan bagi memberi
kefahaman dan pengetahuan kepada warga PPDSTK tentang kepentingan keperluan Bilik
Rekod dan pelaksanaan Pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di Pejabat
Pendidikan Daerah Saratok. Berharap panduan yang telah disediakan ini dapat membantu
untuk menguruskan rekod dengan cekap dan berkesan bagi merealisasikan matlamat tadbir
urus yang berwibawa dan berhemah.

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 16

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

RUJUKAN

Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam. (2016). Kuala Lumpur: Arkib Negara Malaysia.
Garis Panduan Pengurusan Rekod dan Fail. (2022). Univerisiti Malaysia Pahang.

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 17

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

LAMPIRAN 1

Contoh Bilik Rekod yang bersaiz 12’10 x 15’5 kaki Page | 18

Saiz Rak : 92cm (L) x 40cm (W) x 182cm (H)
Saiz Kotak : 38cm (L) X 16cm (W) X 25.5cm (H)

1 Kotak = 4 Fail
1 Rak 6 Tingkat = 25 Kotak

Jumlah kotak yang boleh disimpan di 7 buah rak 6 tingkat = 175 Kotak
Jumlah fail yang boleh disimpan di kotak = 700 Fail

Untuk kegunaan dalaman sahaja

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

LAMPIRAN 2

ALAT KAWALAN ALAT
KELEMBAPAN PEMADAM

(DEHUMIDIFIER) API

PENYAMAN
UDARA

LAMPU

CERMIN PINTU
TINGKAP
RAK BESI
GELAP TERBUKA
(TINTED)

TROLI

TANGGA MESIN TONG WORKSTATION
LIPAT RINCIH SAMPAH

Contoh pelan lantai dan susun atur Bilik Rekod yang bersaiz 12’10 kaki X 15’5 kaki

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 19

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PENGURUSAN BILIK REKOD

Garis Panduan Penubuhan dan Pengurusan Bilik
Rekod di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok
(PPDSTK) ini hanya untuk kegunaan dalaman
sahaja dan hanya boleh digunakan oleh Pejabat
Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK) sahaja.

UGntaukrkiesguPnaaannddalaumaann sPaheajna ubuhan dan Pengurusan Bilik RekoPda.ge | 20