[DOCUMENT TITLE] [Document subtitle] [DATE] [COMPANY NAME] [Company address]
Penyelesaian Anomali Data | Direktorat Pengelolaan Data dan Penyajian Informasi Kepegawaian Jenis Anomali 1. NIP Anomali Keterangan : Beberapa anomali yang ditemukan yaitu tanggal lahir yang tidak sesuai, seperti tanggal 31 yang seharusnya tidak ada pada bulan-bulan tertentu dan tanggal 29 yang terdapat pada tahun tidak kabisat. Nama File di loker : Nip anomali.xlsx Perbaikan Data : Instansi dapat mengajukan perbaikan tanggal lahir ke Direktorat Status dan Kedudukan Kepegawaian dengan alur seperti pada gambar dibawah ini : 2. TMT CPNS > 2022 Keterangan : Data TMT CPNS yang lebih dari tahun 2022 Nama File di loker : tmt cpns lbh 2022.xlsx Perbaikan Data: Perbaikan data secara per orangan, Instansi dapat melakukan perbaikan dari aplikasi SAPK menu Peremajaan Data > CPNS/PNS dan klik , kemudian mengubah TMT CPNS sesuai dengan TMT yang tertera pada SK CPNS dan kemudian klik . 3. Status PNS namun TMT PNS kosong Keterangan : Pegawai berstatus sebagai PNS, namun data pada TMT PNS kosong Nama File di loker : pns tmt kosong.xlsx
Penyelesaian Anomali Data | Direktorat Pengelolaan Data dan Penyajian Informasi Kepegawaian Perbaikan Data: Perbaikan data secara per orangan, Instansi dapat melakukan perbaikan dari aplikasi SAPK menu Peremajaan Data > CPNS/PNS dan klik , kemudian mengubah TMT PNS sesuai dengan TMT yang tertera pada SK PNS dan kemudian klik . Perbaikan data secara kolektif, Instansi dapat melakukan rekon kolektif dari aplikasi NCSISADMIN menu Rekonsiliasi > Rekon Data >Rekon Data CPNS/PNS. 4. TMT CPNS > TMT PNS Keterangan : Tanggal pada TMT CPNS lebih besar daripada TMT PNS. Nama File di loker : tmt cpns lbh tmt pns.xlsx Perbaikan Data: Perbaikan data secara per orangan, Instansi dapat melakukan perbaikan dari aplikasi SAPK menu Peremajaan Data > CPNS/PNS dan klik , kemudian mengubah TMT PNS atau TMT CPNS sesuai dengan TMT yang tertera pada SK PNS / SK CPNS kemudian klik . 5. Pendidikan Kosong Keterangan : Data Pendidikan terakhir pada Data Utama SAPK tidak ada. Nama File di loker : pendidikan kosong.xlsx Perbaikan Data: Untuk perbaikan data, untuk Instansi Pusat dapat menyampaikan ke BKN Pusat dan Instansi Daerah dapat menyampaikan ke BKN Kantor Regional untuk dilakukan peremajaan data Pendidikan oleh BKN, disertai dengan dokumen SK CPNS disertai Ijazah. 6. Jabatan Fungsional/Pelaksana Kosong Keterangan : PNS dengan nama Jabatan Fungsional atau Jabatan Pelaksana yang kosong pada Data Utama. Nama File di loker : jabatan kosong.xlsx
Penyelesaian Anomali Data | Direktorat Pengelolaan Data dan Penyajian Informasi Kepegawaian Perbaikan Data: Instansi dapat melakukan perbaikaikan data dari aplikasi SAPK > menu Peremajaan Data > Jabatan , kemudian instansi dapat mengubah dan simpan untuk Riwayat Jabatan terakhir. Kemudian pada menu Data Utama,Instansi klik dan memeriksa Kembali data Jabatan Fungsional atau Jabatan Fungsional Umum pada tab 7. Status CPNS, tmt CPNS <=2020 Keterangan : Masa TMT CPNS yang lamanya sudah lebih dari 2 tahun. Nama File di loker : cpns tmt krng 2020.xlsx Perbaikan Data: Jika pegawai yang bersangkutan statusnya sudah PNS, maka instansi dapat melakukan perbaikan dari aplikasi SAPK menu Peremajaan Data > CPNS/PNS dan klik , kemudian mengubah TMT PNS sesuai dengan TMT yang tertera pada SK PNS dan kemudian klik . Perbaikan data secara kolektif, Instansi dapat melakukan rekon kolektif dari aplikasi NCSISADMIN menu Rekonsiliasi > Rekon Data >Rekon Data CPNS/PNS. 8. Status CLTN belum aktif sesuai batas waktu Keterangan : PNS dengan tanggal akhir CLTN yang sudah selesai, namun kedudukan hukum belum berubah menjadi Aktif Nama File di loker : cltn blm aktif.xlsx Perbaikan Data: Untuk pengaktifan CLTN, maka Instansi dapat mengajukan pengaktifan Kembali ke Direktorat Status dan Kedudukan Kepegawaian dengan alur sebagai berikut. Pengaktifan CLTN
Penyelesaian Anomali Data | Direktorat Pengelolaan Data dan Penyajian Informasi Kepegawaian Setelah mendapatkan Pertimbangan Teknis dari Direktorat SKK, maka Instansi dapat menerbitkan SK Pengaktifan Kembali dari CLTN. Instansi dapat melakukan peremajaan data dari SAPK > menu CLTN , kemudian mengisi Riwayat CLTN dengan jenis Pengaktifan kembali dari CLTN (03) . Untuk kedudukan hukum di data utama, dapat dirubah dengan kewenangan BKN. Perpanjangan CLTN Untuk perpanjangan CLTN, maka Instansi dapat mengajukan usulan perpanjangan CLTN ke Direktorat Status dan Kedudukan Kepegawaian dengan alur sebagai berikut. Setelah mendapatkan Pertimbangan Teknis dari Direktorat SKK, maka Instansi dapat menerbitkan SK Perpanjangan CLTN. Instansi dapat melakukan peremajaan data dari SAPK > menu CLTN , kemudian mengisi Riwayat CLTN dengan jenis Perpanjangan CLTN (05) . 9. PNS prediksi pensiun tetapi masih aktif Keterangan : PNS yang seharusnya sudah pensiun berdasarkan hitungan jabatan saat ini di SAPK.
Penyelesaian Anomali Data | Direktorat Pengelolaan Data dan Penyajian Informasi Kepegawaian Nama File di loker : diprediksi pensiun tp aktif.xlsx Perbaikan Data: Untuk PNS dengan status BUP/meninggal dunia dengan status mendapat hak pensiun, maka Instansi dapat mengajukan usulan Pensiun dari menu Pensiun di SAPK. Untuk PNS dengan status pemberhentian tanpa hak pensiun, maka Instansi dapat mengubah kedudukan hukum PNS yang bersangkutan dari menu Peremajaan Data > Riwayat Pemberhentian , kemudian mengisi jenis pemberhentian sesuai SK Pemberhentian dan mengubah kedudukan hukum menjadi Diberhentikan. 10.Jabatan Struktural diduduki lebih dari 1 orang di unit organisasi yang sama Keterangan : Jabatan Struktural pada unit organisasi yang sama di SAPK diisi oleh lebih dari 1 PNS. Nama File di loker : unor lebih 1 pejabat.xlsx Perbaikan Data: Jika PNS tersebut unor nya tidak sesuai, maka Instansi dapat melakukan peremajaan pada SAPK di menu Peremajaan > PNS Unor , kemudian Instansi dapat meremajakan data Riwayat PNS Unor yang terakhir sesuai dengan unor yang sebenarnya. Pada menu Data Utama, silahkan klik dan pada tab dipastikan bahwa unor PNS sudah sesuai. Jika PNS tersebut jabatannya tidak sesuai, maka Instansi dapat melakukan peremajaan pada SAPK di menu Peremajaan > Jabatan , kemudian instansi dapat mengubah dan simpan untuk Riwayat Jabatan terakhir atau jika Riwayat jabatan baru PNS tersebut belum tersedia maka Instansi dapat menambah data Riwayat Jabatan, Kemudian pada menu Data Utama,Instansi klik dan memeriksa Kembali data Jabatan dan Unor pada tab . 11.PNS yang tidak mengikuti e-PUPNS 2015 Keterangan : PNS dengan status kepegawaian di SAPK tidak mengikuti e-PUPNS 2015
Penyelesaian Anomali Data | Direktorat Pengelolaan Data dan Penyajian Informasi Kepegawaian Nama File di loker : tdk ikut pupns2015.xlsx Perbaikan Data: Jika Instansi mengajukan pengaktifan data dari pegawai yang tidak mengikuti PUPNS 2015, maka Instansi dapat mengusulkan ke Direktorat Status dan Kedudukan Kepegawaian dengan tahapan sebagai berikut. Jika PNS tersebut sudah tidak lagi bekerja di Instansi,dengan status : • Diberhentian tanpa hak pensiun, maka Instansi dapat mengirimkan SK Pemberhentian ke Direktorat Pengelolaan Data dan Penyajian Informasi Kepegawaian untuk Instansi Pusat dan Kantor Regional untuk instansi daerah terkait perubahan status kepegawaian. • Pensiun dengan hak pensiun, maka Instansi harus mengajukan usul pengaktifan ke Direktorat Status dan Kedudukan Kepegawaian. 12.Jabatan rangkap selain perancang, jaksa dan peneliti Keterangan : Jabatan PNS yang ditemukan rangkap selain jabatan perancang, jaksa dan peneliti Nama File di loker : jabatan rangkap.xlsx Perbaikan Data: Untuk memperbaiki data, , maka Instansi dapat melakukan peremajaan pada SAPK di menu Peremajaan > Jabatan , kemudian instansi dapat mengubah dan simpan untuk Riwayat Jabatan terakhir atau jika Riwayat jabatan baru PNS tersebut belum tersedia maka Instansi dapat menambah data Riwayat Jabatan, Kemudian pada menu Data Utama,Instansi klik dan memeriksa Kembali data Jabatan dan Unor pada tab .
Penyelesaian Anomali Data | Direktorat Pengelolaan Data dan Penyajian Informasi Kepegawaian 13.Unor kosong Keterangan : Unit organisasi yang tidak diduduki oleh pejabat struktural Nama File di loker : unor kosong nonaktif.xlsx Perbaikan Data: Jika memang pada unor tersebut tidak ada pejabat struktural definitif yang menduduki/Plt, maka dapat diabaikan saja. Jika ada pejabat definitif yang menduduki maka Instansi dapat melakukan peremajaan Jabatan Struktural pada Riwayat SAPK pada PNS yang menduduki unor tersebut. 14.PNS di unor kosong Keterangan : PNS dengan unit organisasi yang terdata tidak aktif pada SAPK Nama File di loker : pns unor kosong.xlsx Perbaikan Data: Jika PNS menduduki unor yang tidak aktif, maka Instansi dapat melakukan perbaikan dari menu Peremajaan Data > PNS Unor , kemudian Instansi dapat meremajakan data Riwayat PNS Unor yang terakhir sesuai dengan unor yang sebenarnya. Pada menu Data Utama, silahkan klik dan pada tab dipastikan bahwa unor PNS sudah sesuai. 15.Belum aktivasi PDM Keterangan : List data PNS yang belum melakukan aktivasi MySAPK Nama File di loker : belum aktivasi pdm.xlsx Perbaikan Data: Instansi dapat menghimbau nama PNS yang ada di list tersebut untuk aktivasi MySAPK dengan cara login ke aplikasi https://mysapk.bkn.go.id , kemudian dilanjutkan dengan meremajakan 12 riwayat pada aplikasi MySAPK. Jika pada listing data terdapat nama PNS yang • sudah pensiun/ meninggal dengan hak pensiun, Instansi dapat memeriksa kembali kedudukan hukum PNS tersebut di aplikasi SAPK, jika masih aktif, Instansi diwajibkan untuk mengusulkan pensiun dari menu Pensiun di SAPK
Penyelesaian Anomali Data | Direktorat Pengelolaan Data dan Penyajian Informasi Kepegawaian • meninggal dunia tanpa ahli waris, Instansi dapat memeriksa kembali kedudukan hukum PNS tersebut di aplikasi SAPK, jika masih aktif, Instansi diwajibkan untuk mengusulkan pemberhentian dari menu Peremajaan Data > Riwayat Pemberhentian > memilih kedudukan hukum Tidak Aktif tetapi diusulkan Pensiun • Diberhentikan/APS, Instansi dapat memeriksa kembali kedudukan hukum PNS tersebut di aplikasi SAPK, jika masih aktif, Instansi diwajibkan untuk mengusulkan pensiun dari menu Peremajaan Data > Riwayat Pemberhentian > memilih kedudukan hukum Diberhentikan Untuk PNS dengan TMT Pensiun sampai Desember 2022, dan CPNS 2022 tidak diwajibkan untuk melakukan aktivasi MySAPK Rekapitulasi Data PDM Instansi dapat melihat di https://siasn-instansi.bkn.go.id/, ke menu Layanan Administrasi > Data PDM > Unduh data rekapitulasi user PDM. Status Aktivasi pada Kolom F,‘TRUE’ => PNS sudah login ke aplikasi MySAPK. Jika masih ada PNS yang namanya tidak ada di excel menandakan bahwa PNS tersebut belum melakukan aktivasi MySAPK Jika konfirmasi UDM pada kolom S, ‘TRUE’ => menandakan bahwa PNS telah selesai menyelesaikan PDM di 12 riwayat (Data Pribadi, Golongan, Pendidikan, Jabatan, PMK, CPNS/PNS, Diklat, Keluarga, SKP, Penghargaan, Organisasi, CLTN ), ditandai dari kolom G – R bernilai ‘TRUE’, jika diantara ke-12 riwayat ada salah satu yang bernilai ‘’FALSE’ maka kolom S akan bernilai ‘FALSE’. Status PDM terdiri dari beberapa tahapan : • Belum Mengajukan Jika pada kolom Hasil PDM bernilai ‘False’, dan status PDM bernilai ‘Belum Mengajukan’ maka PNS belum mengusulkan Riwayat tersebut. Jika pada kolom Hasil PDM bernilai ‘True’, dan status PDM bernilai ‘Belum Mengajukan’ maka PNS sudah mengusulkan Riwayat tersebut dengan keterangan ‘Data Sesuai’ di MySAPK untuk riwayat Penghargaan, Organisasi, SKP, Keluarga. • Berkas disimpan (Terverifikasi) Jika pada kolom hasil PDM bernilai ‘TRUE’, dan status PDM bernilai ‘Berkas disimpan’, maka status usulan tersebut sudah di verifikasi oleh Instansi namun belum di approve oleh Instansi. Jika pada kolom hasil PDM bernilai ‘FALSE’, dan status PDM bernilai ‘Berkas disimpan’, maka kemungkinan pegawai sudah pernah mengusulkan PDM, namun indikator di MySAPK yang awalnya berwarna hijau berubah menjadi warna merah. Namun untuk usulan pegawai, datanya tetap masuk ke inbox verifikator Instansi. • Terima Usulan
Penyelesaian Anomali Data | Direktorat Pengelolaan Data dan Penyajian Informasi Kepegawaian Jika pada kolom hasil PDM bernilai ‘TRUE’, dan status PDM bernilai ‘Terima Usulan, maka status usulan tersebut sudah di verifikasi dan diapprove oleh Instansi, dan sekarang usulan berada di inbox BKN Pusat/ Kantor Regional • Profil PNS telah diperbaharui Jika pada kolom hasil PDM bernilai ‘TRUE’, dan status PDM bernilai ‘Profil PNS telah diperbaharui, maka verifikasi dan approve usulan tersebut sudah selesai prosesnya. • Approval Surat Usulan Jika pada kolom hasil PDM bernilai ‘TRUE’, dan status PDM bernilai ‘Approval Surat Usulan’, maka verifikasi dan approve usulan tersebut sudah selesai prosesnya. • Berkas Disetujui Jika pada kolom hasil PDM bernilai ‘TRUE’, dan status PDM bernilai ‘Berkas Disetujui, maka verifikasi dan approve usulan tersebut sudah selesai prosesnya. • Perbaikan Dokumen Jika pada kolom hasil PDM bernilai ‘TRUE’, dan status PDM bernilai ‘Perbaikan Dokumen’, maka usulan dokumen masuk Kembali ke inbox Verifikasi Instansi, dan instansi dapat langsung memilih tolak usulan pada aplikasi SIASN. • Tidak memenuhi syarat Jika pada kolom hasil PDM bernilai ‘TRUE’, dan status PDM bernilai ‘Tidak memenuhi syarat’, maka status usulan di verifikasi oleh instansi, dan ditolak proses approve oleh Instansi. • Validasi Usulan – Tidak memenuhi syarat Jika pada kolom hasil PDM bernilai ‘TRUE’, dan status PDM bernilai ‘Validasi Usulan – Tidak memenuhi syarat, maka status usulan ditolak oleh approval BKN.