MINIT MESYUARAT AJK PIBG 4-converted

PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU (PIBG),
SEKOLAH MENENGAH ARAB JAIM AL-AHMADI,

KM18 PAYA RUMPUT JAYA,
76300 SUNGAI UDANG, MELAKA.

MINIT MESYUARAT AHLI
JAWATANKUASA PIBG

BIL 4 / 2020

TARIKH : 12 Disember 2020 ( Sabtu )

MASA : 09:00 Pagi
TEMPAT : Bilik Gerakan Tn. Hj. Suboh Ma’som.

AGENDA MESYUARAT

1. Perutusan Pengerusi
2. Ucapan Penasihat
3. Pembentangan dan Pengesahan Minit 3/2020
4. Perkara Berbangkit
5. Pembentangan dan Pengesahan Laporan Kewangan
6. Laporan PdPR - PBD
7. Keselamatan Sekolah dan Asrama
8. Permohonan Kelulusan Kutipan PIBG dan Yuran Makan Asrama

Tahun 2021
9. Sesi Persekolahan 2021
10. Laporan Kurikulum 2020
11. Laporan HEM 2020
12. Laporan KoKurikulum 2020
13. Hal-hal Lain

Tarikh : 12 Disember 2020 ( Sabtu )

Masa : 09:00 Pagi
Tempat : Bilik Gerakan Tn. Hj. Suboh Ma’som.

Kehadiran : 12/19

Bil Nama Jawatan
1. Abdul Jalal Khan bin Mustafah YDP PIBG
2. Norshimah binti Ramli Penasihat PIBG
3. Khalid bin Othman GPK HEM
4. Nor Harizah binti Hassan Setiausaha
5. Siti Aisyah binti Soib Timbalan Setiausaha
6. Salwa binti Musa Bendahari
7. Siti Farzzelennawati Zaidah binti Mohd Yazid Naib Bendahari
8. Mohd Nor bin Hj. Bahari AJK Ibu Bapa
9. Nur Fatihah binti Ismail AJK Ibu Bapa
10. Mohd Ridzuan bin Abdul Rahman AJK Ibu Bapa
11. Ismafaizira binti Ismail AJK Guru
12. Mohd Erzuddin bin Mahrilar AJK Guru

Tidak hadir : 07/19 Jawatan
NYDP PIBG
Bil Nama GPK Pentadbiran
1. Saptuyah binti Bolean GPK KoKurikulum
2. Mohd Rasidi bin Ab. Rahman Kaunselor
3. Ahmad Kamal bin Noordin AJK Ibu Bapa
4. Kazimah binti Shamsudin AJK Ibu Bapa
5. Samsudin bin Yusof AJK Ibu Bapa
6. Safiee bin Hassan
7. Norfadilah binti Saliman

1.0 Perutusan Pengerusi
1.1 Tiada

2.0 Ucapan Penasihat
2.1 Majlis didahului dengan ucapan terima kasih kepada ahli PIBG di atas kesudian hadir
dan juga bacaan al-Fatihah. Pengetua turut menyatakan ahli PIBG juga adalah
frontliner kepada sekolah dan masyarakat.

2.2 Ucapan terima kasih juga kepada guru yang telah menjalanakn PdPR di rumah sepanjang
tempoh PKPB.

2.3 Pengetua juga mengharapkan komitmen ibu bapa supaya menyokong dan memberi
perhatian kepada anak-anak terutama semasa tempoh berlangsungnya kelas secara maya.

2.4 Begitu juga dengan buku anak-anak agar diperhatikan dan disimpan dengan baik.
(Tindakan : Makluman)

3.0 Pembentangan dan Pengesahan Minit 3/2020
3.1 Minit disahkan oleh Puan Nur Fatihah dan disokong oleh En. Mohd Nor.
(Tindakan : Makluman)

4.0 Perkara Berbangkit

4.1. Perkara 2.5 - Edaran kalendar sekolah ditangguhkan dahulu berikutan wabak

Covid19 yang sepatutnya diedarkan pada bulan November 2020 sebelum cuti

hujung tahun. (Tindakan : Kaunselor)

4.2. Perkara 3.7 - Wang untuk majlis graduasi masih belum dipulangkan kerana pada

awalnya menjangkakan bakal dilaksanakan juga tetapi terhalang disebabkan PKPB

2.0 (Tindakan : Bendahari)

4.3 Perkara 5.0 - Pengetua mengesyorkan ajk PIBG dilantik bagi setiap tingkatan di

peringkat dalaman bagi Kumpulan Sarana Ibu Bapa (KSIB). Seramai 10 orang bakal

dilantik untuk setiap tingkatan. (Tindakan : Makluman)

5.0 Pembentangan dan Pengesahan Laporan Kewangan
5.1 UTC - Wang diberi bagi keputusan UPP 1, Ujian 2 dan Ujian Diagnostik Tingkatan 5
dan 6. Setakat ini wang UTC telah diserahkan bagi semua tingkatan kecuali
untuk Tingkatan 5 dan 6 disebabkan halangan PKPB 2.0.

- Markah dikira adalah berdasarkan peringkat sekolah iaitu 80% sudah dikira

A. (Tindakan : Bendahari)

5.2 Program Pelupusan Al-Quran - Binaan untuk tempat membakar Al-Quran sudah

roboh. Pengetua mohon jasa Ustaz Erzuddin untuk

melihat cara SMA Al-Asyraf menjalankan teknik

pelupusan yang lebih produktif tanpa perlu

menambah lagi kewangan bagi urusan ini.

(Tindakan : Ustaz Erzuddin)

5.3 Langsir di dalam kelas 4 Bukhari telah dipasang. (Tindakan : Makluman)

5.4 Sumbangan untuk pelajar iaitu Muhammad Amerul Yazid telah diberi sebanyak RM

400. (Tindakan : Makluman)

5.5 Silinder pemadam api di bengkel RBT dan Makmal Sains telah dipohon kepada

jabatan tetapi masih belum mendapat apa-apa tindakan. En. Ridzuan menyarankan

agar wakilkan kepada PIBG bagi membuat permohonan. (Tindakan : Setiausaha)

5.6 Pihak PIBG juga boleh meminta Jabatan Bomba terdekat agar mengenalpasti semua

hose dan silinder yang berfungsi atau tidak. (Tindakan : Setiausaha)

5.7 Duit bas solat jumaat telah ditampung melalui duit peruntukan asrama. Namun, masih

dikutip untuk digunakan pada bahagian pelbagai bagi menampung apa-apa masalah.

(Tindakan : Makluman)

5.8 Baki yang masih belum dikutip sehingga 12 Dis 2020 adalah seramai 56 orang

dan dalam anggaran 15k. (Tindakan : Makluman)

5.9 Laporan disahkan oleh Cikgu Farzzelennawati dan disokong sebulat suara.

(Tindakan : Makluman)

6.0 Laporan PdPR dan PBD
6.1 Kelas PdPR Atas Talian (BDR):
6.1.1 Kelas yang dijalankan adalah berjadual. Semua guru perlu menghantar
laporan PdPR kepada PPD dan sekolah serta melengkapkan borang yang
disediakan oleh pihak sekolah. Guru juga wajib menghantar Rancangan
Pengajaran Harian kepada Penolong Kanan Pentadbiran (PK1) setiap minggu.
6.1.2 Masalah kehadiran pelajar amat sedikit dan menyedihkan kecuali pelajar
tingkatan 5.
6.1.3 Jadual kelas telah dimaklumkan di dalam kumpulan whatsapp wali kelas
masing-masing.
(Tindakan : Makluman)
6.2 PBD:
6.2.1 Guru menyediakan modul untuk diberikan kepada pelajar - majoriti pelajar
mencapai tahap 2, 3 dan 4.
6.2.2 Cabaran adalah untuk mereka menyiapkan kerja kursus. Guru terpaksa
mengejar pelajar seorang demi seorang. Seandainya pelajar tidak mahu
menyiapkannya, mereka perlu mengisi satu borang bagi menyatakan hal
sedemikian.
6.2.3 Inisiatif akan diambil bagi menyelamatkan pelajar tingkatan 5 daripada
terabai.
6.2.4 Kelas tambahan bersemuka akan dilaksanakan.
6.2.5 Ujian lisan akan dibuat pada hari Jumaat, Sabtu dan Ahad pada tahun 2021.
6.2.6 Senario PdPR Atas Talian - pelajar masih menghubungi guru hingga lewat
malam walaupun kelas terakhir tamat pada pukul 4 petang. Namun, guru tiada
masalah untuk melayan setiap pertanyaan pelajar demi memastikan
kelangsungan pembelajaran mereka.

6.2.7 Kekangan berlaku kepada pelajar yang tiada telefon sendiri - mereka
berkongsi dengan rakan dan juga menumpang internet daripada Payasum.

6.2.8 Guru tiada masalah sekiranya pelajar menghantar kerja pada keesokan hari.
(Tindakan : Makluman)

7.0 Keselamatan Sekolah dan Asrama

7.1 Pengetua telah meminta pihak JKR bahagian elektrik untuk memeriksa sistem

pendawaian elektrik di sekolah dan asrama - sehingga kini, pejabat dan bilik guru

hanya menggunakan wayar penyambung antara meja ke meja kerana hanya terdapat

empat palam elektrik utama sahaja untuk setiap bilik. (Tindakan : Makluman)

7.2 Dari segi struktur binaan, pihak JPN telah majukan masalah ini kepada bahagian

berwajib. (Tindakan : Makluman)

7.3 YDP PIBG turut membuat rondaan bersama sekitar kawasan sekolah dan asrama

untuk melihat sendiri keadaannya. Sumbangn daripada PIBG dan pihak luar turut

dipohon. (Tindakan : Makluman)

8.0 Permohonan Kelulusan Kutipan PIBG dan Yuran Makan Asrama Tahun 2021
- Rujuk pengetua**

9.0 Sesi Persekolahan 2021

9.1 Pakej tingkatan 4:

9.1.1 wajib ada Dini Tulen (Manahij Ulum dan Balaghah).

9.1.2 pemilihan adalah berdasarkan penilaian pihak jabatan terhadap

beberapa keadaan dan pendapat pelajar sendiri. (Tindakan : Makluman)

9.2 Pemilihan bagi pelajar Tingkatan 1 belum dibuat - sekolah akan menerima senarai

nama pada bulan Januari. (Tindakan : Makluman)

9.3 Pelajar kurang berminat untuk tinggal di asrama - peruntukan kecemasan diperlukan

bagi membaiki asrama dan rumah warden. (Tindakan : Makluman)

9.4 Sesi persekolahan bagi Tingkatan 2 dan 3 akan dibuka pada bulan Mac - pembelian

di koperasi akan bermula pada bulan Januari. (Tindakan : Makluman)

9.5 Yuran asrama - senarai nama akan dikeluarkan bagi ibu bapa menuntut kembali

lebihan bayaran di pesuruhjaya sumpah. (Tindakan : Makluman)

9.6 Kapasiti asrama adalah seramai 230 orang. Masih terdapat kekurangan loker iaitu

sebanyak 30 biji. (Tindakan : Makluman)

9.7 Peperiksaan STAM sesi 2020 akan dijalankan pada 29 Mac - 27 April 2021.

(Tindakan : Makluman)

10.0 Laporan Kurikulum 2020

10.1 Kelas tusyen tajaan MARA tergendala disebabkan terdapat kes positif Covid19 di

dalam Kem Terendak. (Tindakan : Makluman)

10.2 Ujian Diagnostik 2 adalah peperiksaan percubaan bagi SPM.

(Tindakan : Makluman)

11.0 Laporan HEM 2020

11.1 Permohonan kemasukan ke asrama setakat ini adalah seramai 177 orang.

(Tindakan : Makluman)

11.2 Peraturan balik dan melawat di asrama - syarat awal pelajar tidak dibenarkan balik

sehingga 6 minggu dan tempoh masa lawatan ibu bapa hanya selama 20

Minit sahaja. (Tindakan : Makluman)

12.0 Laporan Kokurikulum 2020

12.1 Unit Koku hanya berjaya mengadakan 3 aktiviti besar iaitu Mega Koku, Sukantara

dan Merentas Desa. (Tindakan : Makluman)

12.2 Sekolah mempunyai seorang wakil negeri bagi bidang memanah namun, tidak dapat

meneruskan pertandingan akibat wabak Covid19. (Tindakan : Makluman)

12.3 Food Bank tajaan koperasi adalah disediakan bagi pelajar yang bermasalah.

Penyediaan tidak semestinya kepada pelajar miskin sahaja tetapi lebih kepada ibu

bapa yang mempunyai kekangan untuk menyediakan sarapan pagi.

(Tindakan : Makluman)

13.0 Hal-hal lain

13.1 Masih ramai dalam kalangan pelajar yang belum khatam Al-Quran terutama pelajar

menengah atas. Keseluruhannya adalah seramai 68 orang dan belum dikelaskan

sama ada pelajar asrama atau pelajar luar. Pihak sekolah berhasrat untuk

mengadakan majlis khatam Al-Quran pada bulan Disember sekurang-kurangnya

sekali setahun. Pemantapan Al-Quran akan terus dilaksanakan terutama di peringkat

asrama. (Tindakan : Makluman)

13.2 Rumah warden yang diduduki sekarang tidak mendapat Sijil Perakuan Kelayakan

(CF) daripada mana-mana pihak. Terdapat banyak kerosakan pada rumah itu sendiri

seperti anai-anai serta tangki air yang sangat kotor. Malah, meter elektrik juga

disambung secara haram. Pihak sekolah sudah membuat permohonan kepada JAIM

dan PPD bagi permasalahan ini. (Tindakan : Makluman)

13.3 YDP dan En. Ridzuan mencadangkan untuk meminta pihak JAIM membina semula

pelan kuarters bagi mendapatkan CF. Perkara ini boleh dituju kepada bahagian

pembangunan JAIM. Pihak sekolah akan memulakan langkah pertama dan PIBG

akan menyusul untuk tindakan seterusnya

(Tindakan : Pn. Fatimah)

13.4 Permohonan melalui koperasi akan dibuat bagi mengutip bayaran rumah warden

anggaran RM 150 sebulan. Kutipan disimpan melalui tabung rumah

warden. (Tindakan : Makluman)

13.5 Bayaran elaun warden tidak akan dipotong walaupun cuti. (Tindakan : Makluman)

13.6 Warden yang tinggal di kuarters sepatutnya perlu mengisytihar harta di dalam rumah

sama ada baik atau rosak bagi memudahkan urusan pengesanan kerosakan. Juga

memudahkan urusan warden-warden yang tinggal kemudiannya.

(Tindakan : Makluman)

13.7 YDP memohon agar pihak sekolah membuat satu arahan untuk mewajibkan pelajar

tinggal di asrama. YDP juga menyarankan supaya ditetapkan satu masa sebagai

contoh, antara waktu Maghrib dan Isyak untuk pelajar membaca Al-Quran setiap

masa tanpa ada waktu yang disia-siakan. (Tindakan : Makluman)

13.8 YDP turut menyatakan lebihan baki kewangan bagi tahun 2020 diserahkan

sepenuhnya kepada pihak sekolah untuk digunakan sebaik mungkin.

(Tindakan : Makluman)

13.9 En. Ridzuan mencadangkan untuk tahun 2021 agar sedikit peruntukan tambahan

dibuat sebagai pemberian saguhati kepada para guru. Pengetua mohon diajukan

perkara ini pada mesyuarat akan datang. (Tindakan : Makluman)

13.10 Cikgu Khalid menyatakan terdapat sumbangan kewangan sebanyak RM 5000
daripada Dato’ Seri Dr. Hj. Mohamad Ali bagi bidang memanah dan ditumpang

akaun PIBG. (Tindakan : Makluman)

13.11 Cikgu Salwa menyatakan berkaitan Muhammad Amerul Yazid yang masih

mempunyai tunggakan bayaran PIBG sebanyak RM 250 dan YDP sanggup

bertanggungjawab bagi urusan ini. Pelajar ini turut dianggap sebagai anak angkat

PIBG. (Tindakan : Makluman)

13.12 Cikgu Ismafaizira memohon supaya kipas di tingkat 3 ditambah segera. Pengetua

menjelaskan sedang berurusan dengan pihak berwajib. Begitu juga dengan

penghawa dingin di bilik guru. (Tindakan : Makluman)

13.13 Ustaz Erzuddin menyatakan pada hujung tahun lepas terdapat sebiji kipas siling

yang baru dipasang di dalam kelas telah hilang. Selain itu, bilik guru STAM juga

mempunyai masalah pada sistem kumbahan iaitu bau dan lipas akan keluar ke

dalam bilik guru. (Tindakan : Makluman)

13.14 En. Ridzuan mencadangkan agar setiap AJK mempunyai fail poket masing-masing

dan disimpan oleh setiausaha. (Tindakan : Setiausaha)

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 12:06 tengahari

Disediakan oleh,
_____________________
( Nor Harizah bt Hassan )
Setiausaha PIBG
SMA JAIM Al-Ahmadi