หน่วยที่-1-วิชาการประยุกต์โปรแกรมตารางงานเพื่องานบัญชี

การประยุกต์ โปรแกรมตารางงานเพ่ืองานบัญชี
Application of Spread Sheet Program
for Accounting
20201-2106

เรียบเรียงโดย
ฐิตกิ าญจน์ พลบั พลาสี

วิทยาลยั อาชีวศึกษาสุโขทัย

สาระการเรียนรู้

1. ความรู้เบ้ืองตน้ เก่ียวกบั โปรแกรม Microsoft Excel
2. การเปิ ดใชโ้ ปรแกรม Microsoft Excel
3. การปิ ดโปรแกรม Microsoft Excel
4. ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel
5. ชนิดของขอ้ มลู ที่ใชโ้ ปรแกรม Microsoft Excel
6. โครงสร้างแฟ้มขอ้ มลู ตาราง
7. การจดั การฐานขอ้ มูลและปรับแกข้ อ้ มลู ในตาราง

หน่วยท่ี 1
การเริ่มต้นใช้โปรแกรมตารางงาน

ความรู้เบื้องต้นเกย่ี วกบั โปรแกรม Microsoft Excel

คุณสมบตั ิของโปรแกรม Microsoft Excel มีดงั น้ี
1. ความสามารถด้านการคานวณ โปรแกรม Microsoft Excel
สามารถป้อนสูตรการคานวณทางคณิตศาสตร์ได้ เช่น บวก ลบ คูณ หาร
เป็ นตน้
2. ความสามารถด้านใช้ฟังก์ชัน เช่น ฟังก์ชันเก่ียวกับตัวอกั ษร
ตวั เลข วนั ที่ ฟังกช์ นั เก่ียวกบั การเงินหรือการตดั สินใจ เป็นตน้
3. ความสามารถในการสร้างแผนภูมิ สามารถนาขอ้ มูลท่ีป้อนลงใน
ตารางมาสร้างเป็นแผนภมู ิไดท้ นั ที
4. ความสามารถในการตกแต่งตารางข้อมูล สามารถตกแต่ง
ตารางข้อมูลหรือแผนภูมิข้อมูลดว้ ยภาพ สี และรูปแบบตวั อกั ษรต่าง ๆ
เพ่อื ใหเ้ กิดความสวยงามและทาใหแ้ ยกแยะขอ้ มูลไดง้ ่ายข้ึน

ความรู้เบื้องต้นเกยี่ วกบั โปรแกรม Microsoft Excel (ต่อ)

5. ความสามารถในการเรียงลาดับข้อมูล สามารถคดั เลือกเฉพาะ
ขอ้ มูลที่ตอ้ งการวิเคราะห์ได้

6. ความสามารถในการพมิ พ์งานออกทางเคร่ืองพิมพ์ สามารถพิมพ์
งานท้งั ขอ้ มูลรูปภาพ หรือแผนภูมิออกทางเครื่องพิมพไ์ ดท้ นั ที ซ่ึงทาใหง้ ่าย
ต่อการสร้างรายงาน

7. ความสามารถในการแปลงข้อมูลในตารางให้เป็ นเว็บเพจ เพ่ือ
นาไปแสดงในโฮมเพจ

การเปิ ดโปรแกรม Microsoft Excel

จะสามารถเขา้ สู่ โปรแกรม Microsoft Excel 2013 ได้ 3 วิธีดงั น้ี
1. ใชป้ ่ ุม Start -> Office-> Microsoft Excel 2013
2. เลือกชอร์ตคตั บาร์ Microsoft Excel 2013 บนเดสกท์ อ็ ป
3. เลือกแฟ้มขอ้ มลู *.XLSX ท่ีตอ้ งการ คลิกขวา >- คลิกเลือก เปิ ด

การปิ ดโปรแกรม Microsoft Excel

1. คลิกท่ีป่ ุม ซ่ึงเป็ นป่ ุมควบคุมที่อยู่ทางมุมบนขวามือของ
หนา้ ต่างโปรแกรมหรือคลิกไอคอน Excel ตรงมุมดา้ นซา้ ยของหนา้ ต่าง
โปรแกรมแลว้ เลือก >-คาสงั่ Close

2. หากเวิร์กบุ๊คน้นั ยงั ไม่มีการบนั ทึกหรือจดั เก็บ จะปรากฏหนา้ จอ
ข้ึนมาใหย้ นื ยนั โดยคลิก เลือก Save หรือ Don’t Save หรือ Cancel

องค์ประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel

1. พืน้ ท่กี ารทางานของสมุดงานหรือเวริ ์กบุ๊ค

องค์ประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel (ต่อ)

2. พืน้ ที่การทางานของเวริ ์กชีต

ชนิดของข้อมูลทใ่ี ช้ในโปรแกรม Microsoft Excel

ชนิดของขอ้ มูลท่ีใชใ้ นโปรแกรม Microsoft Excel ไดแ้ ก่ ขอ้ มูล
ประเภทตวั อกั ษร ขอ้ มูลประเภทตวั เลข ขอ้ มูลประเภทวนั ท่ี ขอ้ มูลประเภท
เวลา และขอ้ มลู ประเภทสูตร

โครงสร้างแฟ้มข้อมูลตารางงาน

แฟ้มขอ้ มลู ของ Microsoft Excel จะกาหนดชนิดของแฟ้ม นามสกุล xlsx
(*.xlsx) ดงั น้นั โครงสร้างแฟ้มขอ้ มูลตารางงานจะประกอบดว้ ยสมุดงานหรือ
เวิร์กบุค๊ แผน่ งานหรือ เวริ ์กชีต และเซลล์

การจัดการเวริ ์กบุ๊ค

เม่ือเปิ ดโปรแกรม Microsoft Excel ข้ึน โปรแกรมจะทาการเปิ ดพ้ืนที่ใน
การทางานในลกั ษณะตาราง หรือที่เรียกวา่ “สมุดงานหรือเวิร์กบุ๊ค” (Workbook)
โดยต้งั ชื่ออตั โนมตั ิว่า “Book 1” และโดยเริ่มตน้ จะเปิ ดเวิร์กชีต 1 เวิร์กชีต
สามารถเพิม่ เวริ ์กชีตตามความตอ้ งการ

การจัดการเวริ ์กชีต

เม่ือเปิ ดเวิร์กบุ๊คจะมีเวิร์กชีต (Worksheet) ในแต่ละเวิร์กชีตจะ
ประกอบดว้ ยเซลล์ (Cell)จานวนมาก สามารถจดั การกบั เวิร์กชีตไดต้ ามความ
ตอ้ งการ เช่น การเลือกเวริ ์กชีต การเพม่ิ เวริ ์กชีต การเปลี่ยนช่ือเวริ ์กชีต การเปล่ียน
สีเวริ ์กชีต การคดั ลอกเวริ ์กชีต การยา้ ยเวริ ์กชีต การลบเวิร์กชีต เพ่ืออานวยความ
สะดวกใหก้ บั งานและใหก้ ารทางานมีประสิทธิภาพ

การจัดการเซลล์

1. การป้อนข้อมูลลงบนเซลล์

1. นาเคอร์เซอร์ไปไวย้ งั เซลลท์ ่ีตอ้ งการป้อนขอ้ มูล -> คลิก 1 คร้ัง

2. ป้อนขอ้ มูล -> กดป่ ุม Enter

2. การลบข้อมูล

1. คลิกเลือกเซลลท์ ี่ตอ้ งการลบขอ้ มูล -> กดแป้น Delete -> ขอ้ มลู ในเซลล์

จะหายไป

2. หรือคลิกเลือกเซลลท์ ่ีตอ้ งการลบขอ้ มูล -> คลิกไอคอน -> ขอ้ มูล
ในเซลลจ์ ะหายไปและเล่ือนเซลลด์ า้ นลา่ งข้ึนมาแทนที่

การจดั การเซลล์ (ต่อ)

3. การล้างข้อมูล
1. คลิกเลือกเซลลท์ ี่ตอ้ งการลบขอ้ มูล -> คลิกขวา
2. คลิกเลือก Clear Contents -> ขอ้ มูลในเซลลจ์ ะหายไปโดยค่าที่เคยกาหนดไว้
ในเซลลจ์ ะถูกลา้ งไปดว้ ย

4. การคัดลอก 1. คลิกเลือกเซลลท์ ่ีตอ้ งการคดั ลอกขอ้ มูล -> คลิกขวา
2. คลิกเลือก Copy -> จะเกิดเสน้ ประรอบ ๆ เซลลท์ ่ีคดั ลอก
3. คลิกเลือกเซลลท์ ี่ตอ้ งการวางขอ้ มลู -> คลิกขวา
4. คลิกเลือก Paste -> ขอ้ มลู จะถูกคดั ลอกมายงั เซลลท์ ี่ตอ้ งการวางขอ้ มลู

การจัดการเซลล์ (ต่อ)

5. การย้ายข้อมูล 1. คลิกเลือกเซลลท์ ่ีตอ้ งการยา้ ยขอ้ มูล -> คลิกขวา
2. คลิกเลือก Cut -> จะเกิดเสน้ ประรอบ ๆ เซลลท์ ่ีตอ้ งการยา้ ย
3. คลิกเลือกเซลลท์ ่ีตอ้ งการวางขอ้ มลู -> คลิกขวา
4. คลิกเลือก Paste -> ขอ้ มูลจะถูกยา้ ยมายงั เซลลท์ ่ีวาง

การจดั การคอลมั น์และแถว

1. การแทรกเซลล์
1. คลิกเลือกเซลลท์ ี่ตอ้ งการแทรก -> คลิกเมนู HOME -> คลิกป่ ุมสามเหล่ียม
ไอคอน
2. คลิกเลือก Insert Cells -> ใหค้ ลิกเลือก Shift cells right หรือ Shift cells down
3. เซลลท์ ี่เลือกจะถูกแทรกและขยบั ไปตามทิศทางท่ีเลือก

2. การแทรกคอลมั น์
1. คลิกเลือกคอลมั นท์ ี่ตอ้ งการแทรก -> คลิกเมนู HOME (หนา้ แรก) -> คลิก
ไอคอน
2. คลิกเลือก Insert cells -> ใหค้ ลิกเลือก Insert sheet columns
3. คอลมั นท์ ่ีเลือกไวจ้ ะถูกแทรกและขยบั ดา้ นขวา

การจัดการคอลมั น์และแถว (ต่อ)

3. การแทรกแถว
1. คลิกเลือกแถวท่ีตอ้ งการแทรก -> คลิกเมนู HOME ->คลิกไอคอน
2. คลิกเลือก Insert cells-> คลิก Insert sheet rows
3. จะไดค้ อลมั น์ใหมแ่ ละแถวที่เลือกไวจ้ ะถกู แทรกและขยบั ลงมาดา้ นล่าง

4. การลบเซลล์
1. คลิกเลือกเซลลต์ อ้ งการลบ -> คลิกเมนู HOME
2. คลิกไอคอน
3. คลิกเลือก Delete Cells -> ใหค้ ลิก Shift Cells Left หรือ Shift Cells Up
4. เซลล์ท่ีเลือกไวจ้ ะถูกลบ และดึงเซลล์ถดั ไปตามทิศทางท่ีเลือกเขา้ มา
แทนท่ี

การจดั การคอลมั น์และแถว (ต่อ)

5. การลบคอลมั น์
1. คลิกเลือกคอลัมน์หรือเซลล์ในคอลัมน์ท่ีตอ้ งการลบ -> คลิกเมนู

HOME -> คลิกไอคอน
2. คลิกเลือก Delete Sheet Columns
3. คอลมั นท์ ่ีเลือกไวจ้ ะถูกลบและดึงคอลมั นถ์ ดั ไปมาแทนท่ี

6. การลบแถว
1. คลิกเลือกแถวหรือเซลลใ์ นแถวที่ตอ้ งการลบ -> คลิกเมนู HOME
2. คลิกไอคอน
3. ใหค้ ลิกเลือก Delete Sheet Rows
4. แถวที่เลือกไวจ้ ะถูกลบและดึงแถวถดั ไปมาแทนท่ี

การจัดการคอลมั น์และแถว (ต่อ)

7. การปรับความกว้างของคอลมั น์
1. คลิกเลือกคอลมั นท์ ี่ตอ้ งการปรับความกวา้ ง -> คลิกขวา
2. คลิกเลือก Column Width
3. ใส่ตวั เลขความกวา้ งของคอลมั น์ -> คลิกป่ ุม OK

8. การปรับความสูงของแถว
1. คลิกเลือกแถวที่ตอ้ งการปรับความกวา้ ง -> คลิกขวา
2. คลิกเลือก Row Height
3. ใส่ตวั เลขความสูงของแถว -> คลิกป่ ุม OK

การเลือกพื้นทกี่ ารทางานในเวริ ์กชีต

1. การเลือกเซลล์หรือกล่มุ เซลล์ สามารถคลิกในเซลลท์ ่ีตอ้ งการได้ หรือ
เลือกกลุ่มเซลลท์ ี่มีพ้ืนที่ติดต่อกนั หรือไม่ติดต่อกนั ได้

2. การเลือกแถว จะเลือกต้งั แต่คอลมั น์ A ไปจนถึงคอลมั น์ XFD รวม
ท้งั หมด 16,384 คอลมั น์ของแถวที่เลือก ปกติจะใชเ้ ลือกเพื่อปรับความสูง แทรก
แถว หรือลบแถว เป็นตน้

3. การเลือกคอลัมน์ จะเลือกต้งั แต่แถวที่ 1 ไปจนถึงแถวที่ 1,048,576
ของคอลมั น์ท่ีเลือก ปกติจะเลือกเพื่อใช้คาส่ังบางอย่าง เช่น ปรับความกวา้ ง
แทรก ลบคอลมั น์ เป็นตน้

4. การเลือกท้งั เวริ ์กชีต เป็นการเลือกทุกเซลลบ์ นเวิร์กชีต โดยการกดป่ ุม
Ctrl+A หรือคลิกจุดตดั ระหวา่ งคอลมั นแ์ ละแถว

การจดั รูปแบบข้อมูล

1. การจดั รูปแบบข้อมูล

1.1 เมนู HOME จะรวมเคร่ืองมือที่ใชใ้ นการจดั รูปแบบขอ้ มูลแทบท้งั หมดไว้
1.2 เคร่ืองมือ Mini Toolbar ของ Font Settings

1.3 คาสงั่ จากการคลิกขวา เปิ ดเมนูลดั เลือก Format Cells
2. การจัดรูปแบบตัวเลข โปรแกรม Microsoft Excel สามารถปรับ

รูปแบบตวั เลขไดห้ ลายรูปแบบ ท้งั ที่เป็ นรูปแบบที่โปรแกรมกาหนดให้และ
กาหนดเอง เช่น ทวั่ ไป ตวั เลข สกลุ เงิน บญั ชี วนั ที่ เวลา เป็นตน้

3. การจัดรูปแบบแบบอักษร เป็ นการจดั รูปแบบอกั ษรในลกั ษณะต่าง
ๆ เช่น แบบอกั ษร ลกั ษณะแบบอกั ษร ขนาด ขีดเส้นใต้ สีอกั ษร หรือลกั ษะ
พเิ ศษไดต้ ามตอ้ งการ

การจัดรูปแบบข้อมูล

4. การจัดแนวข้อความ ขอ้ มูลในเซลลป์ กติจะแสดงตามประเภทของ
ขอ้ มูล แต่สามารถจดั ตาแหน่งใหเ้ หมาะสม เช่น จดั ชิดซา้ ย กลาง ขวา การจดั
แนวอกั ษรเพ่ิมการเย้อื ง ลดการเย้อื ง เพ่ือใหเ้ กิดความสวยงามและเหมาะสมกบั
งาน

5. การจัดรูปแบบเส้นขอบ หากตอ้ งการแบ่งขอบเขตการแสดงเน้ือหา
แต่ละเซลลใ์ หช้ ดั เจน สามารถจดั รูปแบบเส้นขอบใหแ้ ก่เซลลห์ รือกลุ่มเซลลท์ ่ี
เลือกเป็นพ้ืนท่ีสี่เหล่ียมท้งั แนวต้งั และแนวนอน เช่น ลกั ษณะเส้น ลกั ษณะเสน้
ขอบ และสีเส้น ช่วยให้งานท่ีมีลกั ษณะเป็ นตารางหรือแบบฟอร์มมีความ
เหมาะสม สวยงาม ตรงตามรูปแบบที่ตอ้ งการ

6. การจัดรูปแบบสีพืน้ เซลล์ หากตอ้ งการปรับรูปแบบสีพ้ืนใหแ้ ก่
เซลล์ ใหม้ ี Background Color Pattern Color Pattern Style และ Fill Effects
More Colors

การเตมิ ข้อมูลอตั โนมตั ิ

การป้อนขอ้ มูลท่ีมีลาดับต่อเนื่องไดแ้ บบรวดเร็ว โดยใส่ชุดขอ้ มูล
ตวั เลขลงในเซลล์ เป็ นขอ้ มูลเริ่มตน้ แลว้ คลิกลากป่ ุมจุดจบั เติม

เช่น การเติมขอ้ มูลตวั เลขอตั โนมตั ิ วิธีการเติมขอ้ มูลแบบวนั ท่ีอตั โนมตั ิ และ
วิธีการเติมขอ้ มลู ขอ้ ความอตั โนมตั ิ

การแทรกรูปภาพ

รูปภาพที่จะแทรกลงในเวริ ์กบุ๊ค สามารถเลือกไดจ้ ากแหล่งจดั เกบ็ ภาพ 2
แหล่งคือ แทรกไฟลร์ ูปภาพท่ีเกบ็ อยภู่ ายในเครื่องคอมพิวเตอร์และแทรกรูปภาพ

ออนไลน์ การต้งั ค่าหน้ากระดาษ

การต้งั ค่าหน้ากระดาษ สามารถเลือกขนาดกระดาษ ต้งั ระยะเวน้
ขอบกระดาษ และวางแนวกระดาษได้

การพมิ พ์ซ้าช่ือเร่ือง

1. คลิกเมนู PAGE LAYOUT 2. คลิกป่ ุม Print Titles
3. คลิกเลือกแถวที่จะนามาเป็นหวั เร่ือง
4. คลิกในหวั ขอ้ Print Titles จะมีตวั เลือกไว้ 2 ตวั เลือก คือ Rows to
repeat at Top คือ แถวที่ตอ้ งการพิมพซ์ ้าดา้ นบน และ Columns to repeat at
Left คือ คอลมั น์ที่ตอ้ งการพิมพซ์ ้าดา้ นซา้ ยหนา้
5. คลิกเมนู FILE -> คลิกคาส่งั Print เพ่ือดูตวั อยา่ งก่อนพิมพ์ ซ่ึงจะ
เห็นวา่ ถา้ เอกสารมีหลายหนา้ จะปรากฏหวั เร่ืองทุกหนา้

การพมิ พ์เอกสารออกทางเครื่องพมิ พ์

ก่อนการพิมพเ์ อกสารออกทางเครื่องพิมพ์ จะตอ้ งตรวจสอบภาพ
ก่อนพิมพง์ านออกทางกระดาษ โดยทาการตรวจสอบงานทางหนา้ จอก่อน
งานที่แสดงตวั อย่างก่อนพิมพบ์ นหนา้ จอจะเหมือนกบั การพิมพอ์ อกทาง
เคร่ืองพิมพ์ หากผิดพลาดจะได้ทาการแกไ้ ขก่อน และช่วยให้ประหยดั
กระดาษ ประหยดั หมึกพมิ พ์ และประหยดั เวลา

Active Cell คาศัพท์หน่วยท่ี 1
Alignment Format
Auto Fill ตาแหน่งเซลลท์ ี่คลิกหรือเลือกใชง้ านปัจจุบนั
Border Format การจดั แนวขอ้ ความ
Category การเติมขอ้ มลู อตั โนมตั ิ
Cell การจดั รูปแบบเสน้ ขอบ
Cell Format ประเภท
Chart เซลล์
Column การจดั รูปแบบเซลล์
Column Width แผนภูมิ
Currency จดั การคอลมั น์
Custom ความกวา้ งของคอลมั น์
สกลุ เงิน
กาหนดเอง

คาศัพท์หน่วยท่ี 1

Default ค่าปกติ
File Name ช่ือไฟล์
Fill Format การจดั รูปแบบสีพ้ืนเซลล์
Fill Handle จุดจบั เติม
Font Settings การต้งั ค่าแบบอกั ษร
Formula Bar แถบสูตร
Fraction เศษส่วน
General ทวั่ ไป
Home Page โฮมเพจ
Horizontal แนวนอน
Insert Columns การแทรกคอลมั น์
Insert Cells การแทรกเซลล์

Landscape คาศัพท์หน่วยท่ี 1
Move or Copy
Name Box แนวนอน
Number ยา้ ยหรือคดั ลอก
Number Sign กล่องชื่อ
Online Pictures ตวั เลข
Page Layout เครื่องหมายส่ีเหลี่ยม (####)
Percentage รูปภาพออนไลน์
Picture Tools เคา้ โครงหนา้ กระดาษ
Portrait เปอร์เซ็นต์
Print Preview เครื่องมือรูปภาพ
Print Titles แนวต้งั
หนา้ ต่างแสดงตวั อยา่ งก่อนพิมพ์
การพิมพซ์ ้าช่ือเร่ือง

• Quick Access คาศัพท์หน่วยที่ 1
• Rename
• Ribbon แถบเครื่องมือด่วน
• Row เปลี่ยนช่ือ
• Row Height เครื่องมือ
• Scientifi c แถว
• Shift cells down ความสูงของแถว
• Shift cells left เชิงวิทยาศาสตร์
• Shift cells right เล่ือนเซลลล์ ง
• Shift cells up เล่ือนเซลลไ์ ปทางซา้ ย
• Special เล่ือนเซลลไ์ ปทางขวา
• Spread Sheet เลื่อนเซลลข์ ้ึน
• Tab Color พเิ ศษ
โปรแกรมสเปรดชีต
สีเวริ ์กชีต

คาศัพท์หน่วยท่ี 1

Tab Color สีเวริ ์กชีต
Text ขอ้ ความ
Templates แม่แบบ
Vertical แนวต้งั
View Button เปล่ียนมมุ มอง
Work Book เวริ ์กบุ๊ค
Work Sheet เวริ ์กชีต
Zoom Tools ขยายหรือยอ่