คู่มือระบบห้องประชุมออนไลน์และระบบหนังสือเวียนออนไลน์

จดั ทำโดย
ฝำ่ ยบรหิ ำรงำนทัว่ ไป ศูนยบ์ ริกำรกำรแพทย์ฉกุ เฉนิ กรุงเทพมหำนคร (ศูนย์เอรำวณั )

-1-

คานา

ตามท่ีกรุงเทพมหานครได้มีประกาศเห็นสมควรให้ส่วนราชการนาแผนพัฒนากรุงเทพมหานคร ระยะ
20 ปี ระยะที่ 2 (พ.ศ. 2561 – 2565) มาใช้เป็นเครื่องมือในการขับเคล่ือนกรุงเทพมหานครสู่การเป็น
“มหานครแห่งเอเชีย” มีการกาหนดให้ด้านที่ 7 การบริหารจัดการเมืองมหานคร มิติที่ 7.5 เทคโนโลยี
สารสนเทศ มีเป้าหมายให้สามารถให้บริการประชาชนด้วยความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้องและโปร่งใส โดย
ประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการส่ือสารท่ีทันสมัยและมีการบริหารจัดการเมือง (กรุงเทพมหานคร)
ดว้ ยเทคโนโลยสี ารสนเทศและการสอ่ื สารท่ีมคี ณุ ภาพและมปี ระสทิ ธิภาพ มีเปา้ ประสงค์ให้ทุกหน่วยงานมีระบบ
เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารเพ่ือเพิ่มนวัตกรรมการบริหารประชาชน พัฒนานวัตกรรมบริการภาครัฐ
เพ่อื สนับสนนุ งานการให้บริการหรือเพ่มิ ชอ่ งทางการให้บรกิ ารสาหรับประชาชน รวมถึงพัฒนาระบบเทคโนโลยี
สารสนเทศเพื่อสนับสนุนการปฏิบัติราชการตามกระบวนการทางานภารกิจหลักของหน่วยงาน อันเป็นกรอบ
สนับสนุนให้ส่วนงานราชการดาเนินการปรับปรุงและพัฒนาการทางานโดยนาเทคโนโลยีสารสนเทศและการ
สื่อสารมาใช้สง่ เสรมิ การปฏบิ ตั หิ นา้ ที่ใหม้ ปี ระสิทธิภาพยงิ่ ขน้ึ

นอกจากนี้ สถาบันพฒั นาสขุ ภาวะเขตเมือง ร่วมมมือกับสานักการแพทย์ กรุงเทพมหานคร มีนโยบาย
ขับเคลือ่ นการดาเนนิ งานสง่ เสรมิ และพัฒนาอนามยั สงิ่ แวดล้อมในโรงพยาบาลและสานักงานให้เอ้ือต่อสุขภาวะ
ประชาชนเขตเมือง ผลกั ดนั ใหเ้ กดิ การพัฒนานวตั กรรมในโรงพยาบาลและสานักงาน สร้างกระบวนการจัดการ
อนามัยส่ิงแวดล้อมที่เหมาะสม และพัฒนาให้สานักงานเป็น GREEN Office นาไปสู่คุณภาพชีวิตท่ีดีของ
ประชาชนและเพื่อให้ชุมชนเขตเมือง มีความเข้มแข็ง และสุขภาวะท่ีดีอย่างยั่งยืน ด้วยการจัดตั้งและพัฒนา
เกณฑ์มาตรฐานอนามัยส่ิงแวดล้อมในสถานพยาบาล Bangkok GREEN & CLEAN Hospital Plus (BKKGC+)
ผลักดันกลยุทธ์หลัก CLEAN ร่วมกับการดาเนินงานกิจกรรม GREEN มีการกาหนดในหมวด E : ENERGY
(การจัดการด้านพลังงาน) ด้านการจัดการทรัพยากรกระดาษ ระบุเกณฑ์พิจารณาให้ส่วนงานราชการมี
มาตรการประหยัดทรัพยากรกระดาษ รวมทั้งมีเป้าหมายใหม้ ปี รมิ าณการใชง้ านกระดาษลดลง

ทั้งน้ี เพ่ือตอบสนองต่อแผนพัฒนากรุงเทพมหานคร ระยะ 20 ปี (พ.ศ. 2556 – 2575) และ
นโยบาย Bangkok GREEN & CLEAN Hospital Plus (BKKGC+) ดังกล่าว ศูนย์บริการการแพทย์ฉุกเฉิน
กรุงเทพมหานคร (ศูนย์เอราวัณ) สานักการแพทย์ จึงได้จัดทาโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพ่ือการปฏิบัติ
หน้าที่ภายในสานักงานข้ึน ด้วยการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารเพื่อสร้างนวัตกรรม
สนบั สนนุ การปฏิบัติหน้าที่ของบุคลากรศูนย์เอราวัณ ภายใต้กรอบแนวคิด GREEN Office ซึ่งประกอบไปด้วย
ระบบสารสนเทศ 2 ระบบ ได้แก่ ระบบหนังสือเวียนออนไลน์ สาหรับใช้เวียนแจ้งหนังสือภายในศูนย์เอราวัณ
และระบบจองห้องประชุมออนไลน์ สาหรับให้บุคลากรและผู้ที่เกี่ยวข้องใช้ในการสารองห้องประชุมภายใ น
อาคารศูนยเ์ อราวัณ อนั เปน็ นวตั กรรมท่จี ะชว่ ยอานวยความสะดวกให้แก่บุคลากรและยกระดับการทางานให้มี
ประสิทธภิ าพมากยงิ่ ขึ้น รวมทงั้ ส่งเสรมิ มาตรการลดการใชก้ ระดาษ ก่อให้เกดิ การใชง้ านทรพั ยากรอยา่ งคุม้ คา่

ฝา่ ยบริหารงานทั่วไป
ศนู ย์เอราวณั

-2-

สารบญั หนา้
ก
เนื้อหา 4-7
คานา 8
- ขัน้ ตอนการจัดทาระบบหนังสอื เวยี นออนไลน์ 9 - 17
- วิธกี ารใช้งานระบบหนงั สือเวียนออนไลน์ 18 – 20
- ข้ันตอนการจดั ทาระบบจองห้องประชุมออนไลน์
- วิธีการใชง้ านระบบจองห้องประชุมออนไลน์
บรรณานกุ รม

-3-

ขนั้ ตอนการจดั ทาระบบเวยี นหนังสอื ออนไลน์

การสแกนเอกสารที่ตอ้ งการเวียนหนงั สือ สามารถทาได้ 3 วิธี โดยการสแกนจากแอปพลเิ คชน่ั ใน
โทรศัพท์มอื ถอื หรือสแกนจากเครอื่ งถ่ายเอกสาร ซ่ึงแล้วแต่ความสะดวกของแต่ละบุคคล

แอปพลิเคชน่ั ทใ่ี ชส้ แกนสาหรบั โทรศัพทม์ ือถอื
เครอื่ งสแกนเอกสาร

กรณีสแกนจากโทรศัพท์มือถือ เม่ือสแกนเอกสารเรียบรอ้ ยแล้ว ให้แชรร์ ูปภาพไปยงั ไดรฟ์ (Drive)

-4-

กรณสี แกนจากเครื่องถ่ายเอกสาร เปดิ แอป Adobe ในเครื่อง
คอมพิวเตอร์เพ่ือสแกนเอกสาร

เลือก Create PDF จากนน้ั
เลอื ก From Scaner

เลอื กเครอ่ื ง Scaner
จากนั้นคลกิ ท่ี Scan

-5-

กด Save ไฟล์โดยใช้
นามสกุล .jpg

เมื่อสแกนเอกสารเรยี บร้อยแลว้
ไปท่ี Google Drive แลว้ เลือก

สรา้ ง Google Form

พมิ พข์ ้อมลู รายละเอยี ด
หนงั สอื ท่ชี ่ือฟอร์ม จากนัน้ กด
เลือกโฟลเดอร์ เพ่ิมรูปภาพ

-6-

ใสข่ ้อมูล หน่วยงานท่ี
รับทราบ และ ชื่อผรู้ บั ทราบ
และอยา่ ลืมเลอื ก จาเป็น ตอ้ ง
ใส่ขอ้ มลู เพื่อให้ผูก้ รอกขอ้ มูล
ตอ้ งกรอกขอ้ มลู ในช่องนัน้ ๆ

คลกิ ท่ี สง่ จากนน้ั ไปท่ี ลิ้ง เพือ่
กด คัดลอก ล้ิงของ Google
Form และนาลงิ้ ทคี่ ัดลอกไป
วาง ยังกลุ่มไลน์ของหน่วยงาน

-7-

วิธกี ารใช้งานระบบหนังสอื เวียนออนไลน์

เจ้าหน้าที่ธรุ การจากฝา่ ยบรหิ ารงานทั่วไปจะส่ง Link หนงั สือเวียน ผา่ นทางไลน์กล่มุ เพ่ือใหเ้ จา้ หนา้ ที่
ธุรการของแต่ละกล่มุ งานเข้าไปกดรับทราบหนงั สือนัน้ ๆ

เจ้าหนา้ ทีธ่ รุ การศูนยเ์ อราวณั

เจา้ หน้าท่ีธรุ การแตล่ ะกลุม่ งานกดคลิกเขา้ ไปท่ี
Google Form เพอ่ื ดหู นงั สือเวียนท่ีแจง้

เมอื่ คลิกเขา้ Link หนงั สือเวียนแล้ว ให้เจา้ หน้าทีก่ ดรับทราบเรือ่ งทกุ คร้ัง
โดยใหก้ รอกรายละเอียดให้ครบทงั้ ช่ือกลุ่มงานของตนเอง และชื่อผู้
รับทราบ

-8-

ขน้ั ตอนการจดั ทาระบบจองหอ้ งประชุมออนไลน์

การทาระบบจองห้องประชุมออนไลน์ส่ิงที่ต้องมี คือ E-mail ของฝ่าย/กลุ่มงาน/หน่วยงาน และเบอร์
โทรศัพท์ที่จะนามาใช้ล้ิงกับ Line Notify เพ่ือใช้แจ้งเตือนเม่ือมีคนจองห้องประชุมเข้ามา โดยขั้นตอนการทา
ระบบจะแบ่งออกเป็น 3 ส่วน ได้แก่ Google Form , Calendar , Line Notify

ส่วนท่ี 1 : การทา Google Form สาหรบั ใช้กรอกขอ้ มูลในการจองห้องประชุม

เมือ่ สมัคร G-mail ของกล่มุ งานเรียบร้อยแล้ว
เปดิ ไปท่ไี ดรฟ์ (Drive) เพ่ือสร้าง Google Form

กรอกข้อมูลที่ต้องการลงใน Google Form เช่น หอ้ งประชมุ วนั และเวลาในการจอง
ชื่อผ้จู อง เบอรต์ ดิ ตอ่ ผ้จู อง เปน็ ต้น

-9-

สว่ นท่ี 2 : การทาลงิ้ ข้อมลู จาก Google Form ไปแสดงผลใน Calendar

ไปทห่ี น้าการตอบกลับของ Google Form คลิกดูคาตอบในชีท Excel
คลิกไปท่ี สว่ นขยาย จากนน้ั
คลกิ ไปที่ App Script

ใส่โค๊ดลงไปใน App Script

- 10 -

“Code สาหรับใช้ Link ไปยงั Calendar”

function meetingRoomBooking() {

//Set data from Spread Sheet
var spreadSheetID = "1pHIZT1lSTYzRkeZ9HgsS7lK1s82DA_Ond2fad28kYyY";
var ss = SpreadsheetApp.openById(spreadSheetID);
var sheet = ss.getActiveSheet();
var lastRow = sheet.getLastRow();
var lastColumn = sheet.getLastColumn();

//Logger.log(lastRow);
//Logger.log(lastColumn);

//Set data for Google Calendar
var room = sheet.getRange(lastRow, 2).getValue();
var objective = sheet.getRange(lastRow, 3).getValue();
var startDate = new Date(sheet.getRange(lastRow, 4).getValue());
var endDate = new Date(sheet.getRange(lastRow, 5).getValue());
var agency = sheet.getRange(lastRow, 6).getValue();
var name = sheet.getRange(lastRow, 7).getValue();
var phone = sheet.getRange(lastRow, 8).getValue();

//Logger.log("หอ้ งทตี่ อ้ งการจอง:" + room);
//Logger.log("วตั ถปุ ระสงค:์ " + objective);
//Logger.log("Start Date:" + startDate);
//Logger.log("End Date:" + endDate);
//Logger.log("หน่วยงาน:" + agency);
//Logger.log("ชอื่ :" + name);
//Logger.log("เบอรโ์ ทรศพั ท:์ " + phone);

//Creates a calendar event using the submitted data
var calendar = CalendarApp.getCalendarById("[email protected]
endar.google.com");
var titles = (room + ' ชอื่ '+ name);
var descriptions = 'วตั ถปุ ระสงค์ ' + objective;
calendar.createEvent(titles, startDate, endDate, {description: descriptions});

}

- 11 -

คลกิ บันทกึ และคลกิ ไปท่ี ทรกิ เกอร์ เพอ่ื ใหโ้ ปรแกรมสามารถ Run
ได้เองอตั โนมตั ิ
คลิกเลอื กตัง้ ค่าตามรปู

คลิกไปท่ี Calendar เพอื่ ตรวจดูการแสดงผล

- 12 -

ส่วนที่ 3 : การทาแจง้ เตือน Line Notify

เข้าท่ี website >> https://notify-bot.line.me/th/
กรอก Username และ Password

คลกิ ท่ี หน้าของฉนั แล้วเลือก ออก Access Token

- 13 -

ใสช่ อื่ และ เลือกกลุ่ม ที่ตอ้ งการให้ไลน์แจง้ เตือน

หลังจากกดออก Token แลว้ จะได้รหสั มา 1 รหัส **สาคัญมากตอ้ งเก็บไว้**
จบสว่ นของออกการ Token Line

***อย่าลืมดึง Line Notify เข้ากลุ่มก่อน ไม่งั้นฟงั ก์ช่ันการแจ้งเตือนจะไม่ทางาน***

- 14 -

เขา้ ไปท่ี Google form >> เลือก Form ทตี่ อ้ งการ >> เลือกจุด 3 จดุ >>
เลอื กโปรแกรมแก้ไขสครปิ ต์ >> หลังจากนน้ั นาโค้ดด้านลา่ งนีไ้ ปใส่

“Code สาหรับการทาให้ไลนแ์ จ้งเตือน จาก Google Form”

function onFormSubmit() {

var form = FormApp.openById('ใส่ ID Google form);
var fRes = form.getResponses();
var formResponse = fRes[fRes.length - 1];
var itemResponses = formResponse.getItemResponses();

var msg = 'ทดสอบ Line notify';//+
// ' \n' + itemResponses[0].getItem().getTitle() + ': ' + itemResponses[0].getResp
onse() +
// ' \n' + itemResponses[0].getItem().getTitle() + ': ' + itemResponses[0].getResp
onse() +
// ' \n' + itemResponses[0].getItem().getTitle() + ': ' + itemResponses[0].getResp
onse() +
// ' \n' + itemResponses[0].getItem().getTitle() + ': ' + itemResponses[0].getResp
onse()

for (var i = 0; i < itemResponses.length; i++) {
msg += ' \n' + itemResponses[i].getItem().getTitle() + ': ' + itemResponses[i].get
Response();
}
sendLineNotify(msg);

- 15 -

}

function sendLineNotify(message) {
var token = ["PDpNZqryjncbVCuZxHEOyuucbVzls00FlK4LUcYLknO"]; // ***ใส่ token ของ
กลุ่ม Line ที่ใชง้ าน***
var options = {
"method": "post",
"payload": "message=" + message,
"headers": {
"Authorization": "Bearer " + token
}
};

var fRes = form.getResponses();

var formResponse = fRes[fRes.length - 1];
var itemResponses = formResponse.getItemResponses();

var msg = itemResponses[0].getResponse() + ' : ส่งงานเรียบร้อยแลว้ ';

sendLineNotify(msg);
// Logger.log(msg)
}

function sendLineNotify(message) {

var token = ["PDpNZqryjncbVCuZxHEOyuucbVzls00FlK4LUcYLknO"];
var options = {
"method": "post",
"payload": "message=" + message,
"headers": {
"Authorization": "Bearer " + token
}
};

UrlFetchApp.fetch("https://notify-api.line.me/api/notify", options);
}
}UrlFetchApp.fetch("https://notify-api.line.me/api/notify", options);

function onFormSubmit() {

var form = FormApp.openById("ใส่ ID Google form");

- 16 -

หลังจากกด Save script เรียบร้อย ให้คลิกที่ ทรกิ เกอร์

ต้ังค่าตามรูป กด บนั ทึก และทดสอบการใช้งาน

- 17 -

วิธีการใช้งานระบบจองหอ้ งประชุมออนไลน์

สแกน QR code เพ่อื เข้าไปยังแบบฟอร์มขอใช้ห้องประชุม

ตรวจสอบวันเวลาท่ีวา่ ง ก่อนกดจองห้องประชุม ที่ล้ิงด้านบน

- 18 -

เมอื่ กดล้ิงแล้ว จะแสดงผลข้อมูลวนั และเวลาที่มีผู้จองห้องประชุมใน Calendar

เมือ่ กรอกขอ้ มูลครบทกุ ช่อง กด สง่ ข้อมูล

- 19 -

ข้อมูลการจองจะแจ้งเตือนไปยัง
Line กลมุ่ และแสดงผลใน Calendar

หมายเหตุ กรณีต้องการยกเลิกการจองห้องประชุมหรือพบปัญหาในการดาเนินการอ่ืนๆ สามารถโทรศัพท์
สอบถามได้ทเี่ บอร์ 0 2220 7570 หรอื โทร. 7570 ตดิ ตอ่ คณุ ภาณพุ งษ์ จงจิตร์

- 20 -

บรรณานกุ รม
- ขอ้ มลู การใช้จดั ทาระบบจองห้องประชุมจากเวบ็ ไซต์

https://youtu.be/b0RAFToJFZs
https://youtu.be/9xrseJqpbLU
https://youtu.be/dgHauEidbO4
- ข้อมลู การทาระบบหนงั สือเวยี นออนไลน์จากเวบ็ ไซต์
https://youtu.be/kpyiK4Mpm2Q

- 21 -