Full - 01 MKF Book 02-06-22

MANUAL

KLASIFIKASI
FAIL

EDISI 1

BAHAGIAN SUMBER MANUSIA
SEKTOR PENGURUSAN



MANUAL KLASIFIKASI
FAIL CIDB

Edisi 1

PRAKATA KETUA EKSEKUTIF

Manual Klasifikasi Fail ini disediakan kepada Staf CIDB sebagai panduan
dalam menguruskan rekod CIDB mengikut piawaian dan prosedur
pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia.

Klasifikasi Fail merupakan suatu aspek penting dalam pengurusan
rekod di CIDB kerana fail diperlukan sebagai alat perhubungan/
komunikasi yang penting, mengurus maklumat di CIDB,
membantu membuat keputusan, bahan rujukan utama, bahan
bukti dan juga sebagai bahan penyelidikan.

Oleh itu, maklumat dan dokumen perlu diuruskan dengan sistematik
dan berkesan. Semua Staf CIDB adalah bertanggungjawab memastikan manual ini difahami dan
dipatuhi. Saya berharap maklumat yang terkandung dalam buku ini dijadikan panduan dalam
pelaksanaan dan pengendalian sistem fail. Manual Klasifikasi ini juga dibangunkan selaras
dengan pelaksanaan dan pengendalian sistem fail menggunakan Sistem Pengurusan Dokumen
Digital / Digital Document Management System (DDMS) yang menyediakan perkhidmatan
pengurusan rekod mengikut kitaran hayat rekod di CIDB bermula dari pewujudan, penyimpanan,
penyenggaraan dan pelupusan rekod secara elektronik. Semoga pelaksanaan sistem klasifikasi
fail baru yang disediakan ini dapat memantapkan lagi sistem pengurusan rekod dan seterusnya
memperkasakan lagi sistem penyampaian perkhidmatan di CIDB.

Akhir kata, saya ingin merakamkan setinggi-tinggi tahniah dan ucapan terima kasih kepada
semua pihak yang terlibat di dalam menyediakan panduan ini. Pihak Pengurusan berharap agar
panduan yang dihasilkan ini dapat diguna pakai oleh semua staf CIDB di dalam melaksanakan
pengurusan rekod di Pejabat masing-masing.

YBhg. Datuk Ir. Ahmad 'Asri Abdul Hamid

2 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

MANUAL KLASIFIKASI FAIL CIDB

BIL KANDUNGAN MUKA SURAT
1. Pengenalan 4
2. Tujuan 5
3. Skop 5
4. Tafsiran 5
5. Susunan Hireaki Klasifikasi Fail 7
6. Penyelarasan Penggunaan Tanda Pemisah 7
7. Penulisan Kod Klasifikasi Pada Fail Dan Surat 8
8. Pengemaskinian Klasifikasi Fail 12
9. Tatacara Pembukaan dan Penutupan Fail 13
10. Penutup 27
11. Indeks Klasifikasi Fail Urusan Am dan Urusan Fungsian 29
12. Glosari KF 150


MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 3

1. PENGENALAN

Pengurusan rekod menurut klausa 3.16, MS 2223-1:2015(BM) Maklumat dan pendokumen-
Pengurusan rekod – Bahagian 1:Am (ISO 15489-1:2001, IDT) adalah “bidang pengurusan
bertanggungjawab bagi kawalan yang cekap dan sistematik dalam proses pengwujudan,
penerimaan, penyenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod, termasuk proses untuk
menawan dan menyimpan bukti dan maklumat mengenai aktiviti dan transaksi urusan
organisasi dalam bentuk rekod”.

Pengurusan rekod yang sistematik dan berkesan adalah amat penting
dilaksanakan kerana rekod diperlukan oleh setiap staf CIDB dalam melaksanakan tugas
dan tanggungjawabnya bagi membolehkan mereka membuat keputusan dan tindakan
diambil.

Rekod diwujud, diterima dan diguna dalam menjalankan aktiviti sebuah
organisasi bagi menyokong perjalanan aktiviti yang berterusan, mematuhi persekitaran
perundangan dan menyedia keperluan kebertanggungjawaban.

CIDB hendaklah mewujud dan menyimpan rekod yang sahih, andal dan boleh
diguna, serta melindungi keutuhan rekod itu selama rekod tersebut diperlukan. Salah
satu komponen yang penting dalam pengurusan rekod adalah penyediaan Sistem
Klasifikasi Fail.

Sistem Klasifikasi Fail berdasarkan fungsi yang meliputi rekod urusan am dan
urusan fungsian adalah memenuhi keperluan MS 2223: Information and Documentation-
Records Management Part 1 (General) Part 2 (Guidelines). Selain memenuhi keperluan
MS 2223, ia dapat mengatasi ketidakseragaman pemakaian sistem klasifikasi fail di CIDB
yang digunakan pada masa kini.

Ketetapan penggunaan Sistem Klasifikasi Fail Fungsian di CIDB juga selaras
dengan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 – Panduan Pengurusan Pejabat.

4 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

2. TUJUAN

Manual Penggunaan Klasifikasi Fail Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan
Malaysia (CIDB) ini disediakan bertujuan untuk memudahkan dan membantu staf di
dalam urusan Pengurusan fail yang melibatkan proses pembukaan serta penutupan
fail.

3. SKOP

Manual ini meliputi penggunaan klasifikasi fail urusan am dan klasifikasi fail urusan
fungsian yang meliputi semua jenis rekod awam di Lembaga Pembangunan Industri
Pembinaan Malaysia (CIDB).

4. TAFSIRAN

4.1 Klasifikasi Fail
Pengenalpastian dan pengumpulan maklumat secara logical ke dalam kategori/
kumpulan yang sama seakan-akan sama di mana setiap satu kategori/kumpulan
rekod itu dikenali dengan identitinya sendiri.

4.2 Rekod Awam
Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana
pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau mana-mana pekhidmat awam
atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk
rekod mana-mana perusahaan kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang
pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah Arkib
Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966 (Akta 511).

4.3 Rekod Urusan Am
Rekod yang memberi sokongan kepada perjalanan dan urusan pentadbiran di
Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) yang meliputi rekod
berhubung perkara pengurusan Pentadbiran, pengurusan aset Tak alih (Tanah,
Bangunan dan Infrastruktur), Pengurusan Aset Alih, Pengurusan Kewangan
Dan Perakaunan, Pengurusan Sumber Manusia dan Pembangunan Industri
Pembinaan.

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 5

Kod bagi fail urusan am ialah seperti berikut:

BIL KOD KUMPULAN REKOD

1. 100 PENGURUSAN PENTADBIRAN

2. 200 PENGURUSAN ASET TAK ALIH
(TANAH, BANGUNAN DAN INFRASTRUKTUR)

3. 300 PENGURUSAN ASET

4. 400 PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

5. 500 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

4.4 Rekod Urusan Fungsian
Rekod teras berkaitan fungsi dan aktiviti khusus bagi CIDB meliputi rekod
berkaitan perkara Pembangunan Industri Pembinaan.

Kod bagi fail urusan fungsian tersebut seperti berikut:

BIL KOD KUMPULAN REKOD

1. 600 PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN

6 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

5. SUSUNAN HIERARKI KLASIFIKASI FAIL

Fungsi, aktiviti, sub aktiviti dan transaksi yang telah dikenalpasti disusun mengikut
hierarki seperti yang di bawah

Contoh:

CIDB . 100 - 1/7/1

FUNGSI AKTIVITI SUB AKTIVITI TRANSAKSI
FAIL
merujuk kepada merujuk kepada merujuk kepada
tanggungjawab kegiatan yang kegiatan yang merujuk fail yang
utama/khusus yang dibuka, diselenggara,
dilaksanakan dilaksanakan dalam dilaksanakan dalam ditutup dan sehingga
mencapai fungsi mencapai fungsi
pelupusan

6. PENYELARASAN PENGGUNAAN TANDA PEMISAH

CIDB . 100 - 1 / 7 / 1

i. Tanda titik ( . ) hendaklah digunakan untuk memisah nama jabatan.
ii. Tanda sengkang ( - ) hendaklah digunakan untuk memisahkan fungsi dan
aktiviti.
iii. Tanda serong ( / ) hendaklah digunakan untuk memisahkan aktiviti, sub aktiviti
dan transaksi.

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 7

7. PENULISAN KOD KLASIFIKASI PADA FAIL DAN SURAT

i. CONTOH:
Penulisan Nombor Rujukan Bagi Fail Terbuka

100 PENGURUSAN PENTADBIRAN
100-1 Perundangan
100-1/7 Dasar dan Garis Panduan Dalam CIDB

a. b.

Pecahan tajuk fail di bawah perkara No rujukan dan Tajuk Fail yang terhasil

[ Sub – Aktiviti ] : Dasar dan Garis untuk indeks KF adalah seperti berikut:

Panduan Dalam CIDB adalah:

100-1/7/1 Manual Perolehan CIDB.100-1/7/1 Manual Perolehan
CIDB CIDB

100-1/7/2 Prospektus Latihan CIDB.100-1/7/2 Prospektus Latihan
CIDB CIDB

100-1/7/3 Garis Panduan CIDB.100-1/7/3 Garis Panduan
Pemeriksaan Pemeriksaan
Bangunan & Premis Bangunan & Premis
CIDB CIDB

100-1/7/4 Polisi ICT CIDB CIDB.100-1/7/4 Polisi ICT CIDB

100-1/7/5 Polisi Kewangan CIDB CIDB.100-1/7/5 Polisi Kewangan CIDB

100-1/7/6 Manual Staf CIDB CIDB.100-1/7/6 Manual Staf CIDB

c.

Nombor Rujukan Surat yang terhasil mengikut indeks daripada janaan sistem

pengurusan dokumen

CIDB.100-1/7/1 (3) → No. 3 mewakili nombor transaksi iaitu surat ketiga di

dalam fail bertajuk Manual Perolehan CIDB

d.

CIDB adalah singkatan nama bagi LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN
MALAYSIA



8 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

Tulisan tangan menggunakan pen 'Marker'
hitam atau biru

CIDB.100-1/7/6

Catatkan tarikh MANUAL STAF CIDB
kandungan pertama
25/11/2021

Nombor bagi transaksi (fail) ialah nombor yang berturutan (running
number) daripada janaan sistem pengurusan dokumen mengikut susunan
pembukan fail dari semasa ke semasa.

Rajah 1 : Penulisan kod

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 9

ii. CONTOH :
Penulisan Nombor Rujukan Bagi Fail Terperingkat

1 00 PENGURUSAN PENTADBIRAN
1 00-5 Pengurusan Lembaga Penasihat/ Lembaga Pengarah/ Ahli
Majlis
1 00-5/1 Lembaga Penasihat/ Lembaga Pengarah/
Ahli Majlis (TERPERINGKAT)

a. b.

Pecahan tajuk fail di bawah No. rujukan dan Tajuk Fail yang terhasil
perkara
[Sub-Aktiviti] : Lembaga untuk indeks KF adalah seperti berikut:
Penasihat/ Lembaga Pengarah/
Ahli Majlis (TERPERINGKAT)
adalah:

100-5/1/1 Mesyuarat CIDB(S).100-5/1/1 Mesyuarat
Anggota Lembaga Anggota Lembaga
CIDB CIDB

100-5/1/2 Pelantikan dan CIDB(S).100-5/1/2 Pelantikan
Peletakan Jawatan dan Peletakan
Anggota Lembaga Jawatan Anggota
CIDB Lembaga CIDB

c.

Nombor Rujukan Surat yang terhasil mengikut indeks daripada janaan

sistem pengurusan dokumen

CIDB(S).100-5/1/2 (10) → No. 10 mewakili nombor transaksi iaitu

surat ketiga di dalam fail bertajuk Pelantikan dan Peletakan Jawatan
Anggota Lembaga CIDB

10 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

d.

CIDB adalah singkatan nama bagi LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI
PEMBINAAN MALAYSIA

e.

Singkatan Bagi Fail Terperingkat
a. TERHAD = ( T )
b. SULIT = ( S )
c. RAHSIA = ( R )
d. RAHSIA BESAR = ( RB )



Contoh
Indeks Klasifikasi Fail (TERBUKA)

C I D B . 1 0 0 - 1 / 7 / 1 Manual Perolehan CIDB

Singkatan Nama Organisasi/Jabatan
(.) tanda titik memisahkan nama
Fungsi
(-) Memisahkan Fungsi dan Aktiviti
Aktiviti
Sub-Aktiviti
Transaksi Fail

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 11

Contoh
Indeks Klasifikasi Fail (TERPERINGKAT)

C I D B ( S ) .1 0 0 -5/1 /2 Pelantikan dan Peletakan Jawatan
Anggota Lembaga CIDB

Singkatan Nama Organisasi/Jabatan

Singkatan Fail Terperingkat

(.) tanda titik memisahkan nama

Fungsi

(-) Memisahkan Fungsi dan Aktiviti

Aktiviti

Sub-Aktiviti

Transaksi Fail

8. PENGEMASKINIAN KLASIFIKASI FAIL

Sektor/ Bahagian/ Unit perlu membuat pengemaskinian klasifikasi fail sekiranya
berlaku:

i. Penstrukturan semula
ii. Penambahan atau pengurangan fungsi
iii. Keseluruhan atau sebahagian fungsi dijumudkan

12 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

9. TATACARA PEMBUKAAN
DAN PENUTUPAN FAIL (FIZIKAL)


1. PEMBUKAAN FAIL

a) Semua dokumen yang diterima atau diwujudkan hendaklah dimasukkan ke
dalam fail;

b) Baca isi kandungan surat dengan cermat dan semak perkara utama dalam
surat;

c) Semak Klasifikasi Fail dan Daftar Fail bagi menentukan tajuk fail dan nombor
rujukan fail;

d) Rujuk dengan pegawai pengelas jika surat terperingkat;

e) Buka fail menggunakan jenis kulit fail yang sesuai, catatkan tajuk fail dan
nombor rujukan fail selaras dengan (c) di atas;

f) Tebuk lubang di penjuru kiri bahagian atas kulit fail.

• Jarak antara lubang yang ditebuk dengan penjuru kulit fail adalah 2.5sm
(dari tepi kulit fail) dan 2.3sm (dari bahagian atas kulit fail). Gunakan
penebuk lubang khas (puncher) untuk menebuk lubang bagi memasukkan
tali hijau (green tag) di kulit fail.

• Sediakan tali hijau untuk mengikat Kertas Minit dan surat atau dokumen.
Masukkan tali hijau pada lubang yang telah ditebuk.

• Kertas Minit dan surat yang hendak difailkan perlu ditebuk dan diikat
dengan tali hijau tersebut.

• Masukkan surat, catat nombor kandungan surat dan catat surat yang
dikandungkan pada kertas minit; dan

• Daftarkan fail baharu dalam Buku Daftar Fail;

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 13

Tulisan tangan menggunakan CIDB.100-1/7/6
pen 'Marker' hitam atau biru
MANUAL STAF CIDB
Catatkan tarikh
kandungan pertama 25/11/2021

Rajah 2 : Pembukaan Fail

14 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

g) Kertas Minit Am 6 mempunyai dua (2) maklumat yang perlu dilengkapkan
iaitu:

i. Kertas Minit No.

a. Pada ruang ini hendaklah dicatat nombor fail di mana kertas minit
berkenaan dilampirkan. Tujuan catatan adalah untuk memastikan
kertas minit tersebut adalah khusus untuk fail berkenaan sahaja.

ii. Helai No.

a. Ruang ini disediakan untuk mencatat nombor seturut kertas minit
yang dilampirkan di dalam sesebuah fail.

b. Catatan surat masuk dan keluar atau minit arahan hendaklah dibuat
di kedua-dua muka surat hadapan dan belakang Kertas Minit.
Nombor helaian hendaklah sama di hadapan dan di belakang Kertas
Minit.

Contoh:
sekiranya ‘Helai No.’ di hadapan dicatat nombor 1, di bahagian
belakang hendaklah juga dicatat nombor 1.

h) Surat rasmi yang didaftarkan atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan
daripada kandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebihi 4cm.
Semua lampiran yang dikeluarkan itu hendaklah dicatatkan nombor kod
fail dan nombor lampiran fail berkenaan serta disimpan di bilik fail. Slip
pengganti dokumen ini hendaklah dikandung di dalam fail;

i) Surat yang dikandungkan dalam fail mestilah dicatatkan bilangan kandungan
fail (enclosure) di sudut kanan atas surat. Nombor kandungan ini diletakkan
dalam bulatan. Bagi surat diterima, nombor dan bulatan ditandakan dengan
warna merah dan bagi surat yang dihantar keluar nombor dan bulatan
ditandakan dengan warna biru atau hitam.

Contohnya :
Surat masuk:
Surat daripada………………………………………………….... bertarikh ………………… diterima
pada…….……………....... Perkara …………………….. ……………………………….

(menggunakan dakwat merah) - Menggunakan ‘rubber stamp’

Surat keluar:
Surat kepada ………………………………………………… bertarikh …………………..............
dihantar pada………..………….. Perkara ……………………….............................................

(menggunakan dakwat hitam/biru) Menggunakan 'rubber stamp'

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 15

2. KERTAS MINIT adalah penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan
berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan. Minit pendek seperti minit
bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di atas kertas
minit. Manakala minit panjang yang memerlukan penerangan lanjut hendaklah
ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan;

(a) Format Kertas Minit Am 6 hendaklah digunakan untuk merekodkan aktiviti
surat-menyurat dan catatan.

(b) Kegunaan Kertas Minit Am 6 digunakan untuk:
• Merekodkan surat masuk dan keluar
• Mencatat arahan, keputusan atau maklum balas ringkas yang berkaitan
dengan sebarang perkara yang terdapat di dalam sesebuah fail untuk
tindakan pegawai yang lain.

(c) Kedudukan Kertas Minit Am 6 hendaklah dikandungkan dan hendaklah
ditebuk di tepinya kira-kira satu (1) inci dari bucu kertas minit atau surat; di
sebelah kiri di dalam kulit fail .

CIDB.100-1/7/6

16 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

3. FAIL SEMENTARA (SAMPUL KECIL)

a) Fail sementara hanya boleh dibuka jika:
i. Fail tidak dapat dikesan sedangkan surat/ dokumen yang diterima perlu
kepada tindakan segera; dan
ii. Lebih seorang staf perlu mengambil tindakan menggunakan fail yang
sama.

b) Tajuk fail dan nombor rujukan fail sementara hendaklah sama dengan
fail asal. Fail sementara ini perlu dimasukkan dalam fail asal sebagai satu
kandungan sekiranya fail asal telah ditemui atau tindakan serentak telah
selesai;

c) Fail sementara hendaklah menggunakan sampul kecil; dan

d) Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu, fail baru
hendaklah dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut. Kaedah
adalah seperti berikut.

i) Mencatat maklumat/ butiran* di kulit fail yang baharu dibuka. Apabila
sesebuah fail baharu dibuka tiga (3) maklumat/ butiran berikut hendaklah
dicatat di kulit fail tersebut iaitu:
• Nombor Fail
• Tajuk Fail
• Tarikh Kandungan Pertama
• Kertas-kertas Yang Berhubung

*Butiran di kulit fail memberi maklumat yang amat berguna dalam
menguruskan pengendalian fail yang diwujudkan

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 17

Rajah 3 : Sampul Kecil

18 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

4. PENUTUPAN FAIL

Penutupan fail adalah satu proses menamatkan tindakan ke atas sesebuah
fail yang disebabkan oleh selesai urusan ke atasnya atau faktor ketebalannya
atau faktor lain yang menyebabkan transaksi ke atasnya perlu ditamatkan. Fail
hendaklah ditutup sebaik sahaja tidak diperlukan lagi dalam urusan pentadbiran
harian. Fail boleh ditutup apabila memenuhi kriteria-kriteria tertentu yang
dinyatakan di bawah ini.

a) Kriteria Penutupan Fail

Fail ditutup berdasarkan dua (2) kriteria

Kriteria 1 Kriteria 2

Penutupan Berdasarkan Penutupan Berdasarkan Kepada
Kandungan dan Ketebalan Fail Tamat Tindakan Ke Atas Fail

Kriteria 1
Penutupan Berdasarkan Kandungan dan Ketebalan Fail

1. Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran atau mencapai ketebalan 4cm,
mana yang terdahulu. Di atas kulit fail yang telah ditutup itu hendaklah
dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan ‘DITUTUP - Jilid
2 DIBUKA’ dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat kekal. Kulit
fail baharu yang menggunakan tajuk dan nombor yang sama hendaklah
dibuka, beserta dengan catatan kulit seterusnya, contohnya ‘Jilid 2” (Jld.2).

i. Pemberian nombor kulit sambungan

Nombor Kulit sambungan yang diberi hendaklah menggunakan angka
biasa seperti 2, 3, 4 dan seterusnya. Elakkan daripada menggunakan
angka roman seperti I, II, III dan seterusnya kerana boleh menimbulkan
kekeliruan kepada pengguna;

ii. Pemberian nombor bilangan kandungan kepada fail baharu kulit
sambungan;

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 19

iii. Nombor bilangan kandungan di dalam kulit fail baharu hendaklah
dimulakan dengan nombor 1;

iv. Pendaftaran fail kulit sambungan; dan

v. Fail kulit sambungan yang baharu dibuka hendaklah direkodkan di dalam
Buku Daftar Fail.

Kriteria 2 :
Penutupan Berdasarkan Kepada Tamat Tindakan Ke atas Fail

Tulisan tangan menggunakan pen
'Marker' hitam atau biru

CIDB.100-1/7/6

Catatan Tarikh MANUAL STAF CIDB

Palang Merah 2/12/2021
Tulisan hitam atau biru
2/12/2022

DITUTUP - JILID Catatan Tarikh
2 DIBUKA

Rajah 4
Kriteria 1 - Penutupan Berdasarkan Kandungan dan

Ketebalan Fail

20 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

ketebalan
4cm

Rajah 5
Kriteria 1 - Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran

atau mencapai ketebalan 4cm

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 21

1. Penutupan fail berdasarkan kepada kepada kriteria dua (2) boleh berlaku di
atas salah satu daripada lima (5) sebab seperti berikut;

i. Fail kes (contoh: fail siasatan, fail bantuan kebajikan dan sebagainya)
yang telah tamat tindakan dan tiada rujukan yang perlu dilakukan ke
atas fail tersebut; atau

ii. Fail yang tidak dirujuk dalam masa lima (5) tahun dan tidak lagi di
kehendaki untuk pentadbiran harian; atau

iii. Penstrukturan semula Bahagian/ Pejabat Negeri/ Cawangan yang
memerlukan fail baru dibuka; atau

iv. Perubahan daripada klasifikasi fail lama kepada klasifikasi fail baru; atau

v. Sesuatu Bahagian/ Pejabat Negeri/ Cawangan ditamatkan fungsi dan
tidak lagi beroperasi.

2. Fail tutup akan disimpan bersama dengan fail baru jika fail tersebut masih
diperlukan untuk tindakan. Jika fail itu tidak diperlukan lagi ia perlu
diasingkan; dan

3. Setiap fail yang ditutup hendaklah direkodkan/ didaftar dalam rekod tutup
(tarikh tutup dan bilangan surat terakhir).

22 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

Tulisan tangan CIDB.100-1/7/6
menggunakan pen
'Marker' hitam atau biru MANUAL STAF CIDB Catatan Tarikh
Kandungan Akhir
Catatan Tarikh
2/12/2021 1/12/2022
Palang Merah
Tulisan hitam 2/12/2022

atau biru DITUTUP pada 2/12/2022 Catatan Tarikh

Rajah 6
Kriteria 2 - Penutupan Berdasarkan Kepada Tamat Tindakan

Ke atas Fail

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 23

5. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL

a) Fail terbuka perlu disimpan di bilik fail dengan menggunakan rak yang
sesuai. Ia hendaklah disusun seturut mengikut nombor rujukan fail. Setiap
rak hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail;

b) Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang
berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan
Keselamatan;

c) Kad Pergerakan Fail

Kad Pergerakan Fail diwujudkan bertujuan untuk mencatat maklumat
peminjam, tarikh fail diserahkan dan tarikh fail dikembalikan.

Rajah 7 : Kad Pergerakan Fail

24 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

d) Staf yang bertanggungjawab dalam pengurusan fail hendaklah memberikan
fail yang diminta kepada pegawai yang memerlukan fail dan merekodkan
nama pegawai peminjam fail ke dalam Kad Pergerakan Fail.

e) Permohonan Melanjutkan Tempoh Merujuk Fail

i. Pegawai hendaklah memulangkan fail sebaik sahaja selesai merujuknya.
Seseorang pegawai hanya boleh menyimpan sesebuah fail tidak melebihi
14 hari.

ii. Sekiranya beliau perlu menggunakan lebih dari tempoh masa 14 hari,
pegawai adalah bertanggungjawab memaklumkan kepada pegawai
bertanggungjawab mengisi butiran lanjutan pinjaman fail ke dalam kad
pergerakan fail.

6. FAIL TIMBUL (FT)/ FLOAT FILE

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat:
Bahagian VII: Pengurusan Fail Perkara 7.15 menjelaskan Fail Timbul boleh
diwujudkan untuk memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai penyelia dan pegawai
atasan mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil oleh seseorang pegawai.

a) Konsep Fail Timbul (FT)/ Float File

i) Fail yang diwujudkan bagi mengedarkan salinan surat-surat daripada
fail asal untuk makluman Ketua Jabatan, pegawai penyelia dan pegawai-
pegawai atasan mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil.

ii) Pelbagai salinan surat-menyurat boleh dimasukkan ke dalam fail ini
meskipun meliputi pelbagai tajuk atau perkara (rencam).

b) Nilai Rujukan

i. Fail ini bernilai sementara.

ii. Apabila telah mencapai ketebalan 4cm fail tersebut hendaklah ditutup
dan boleh dilupuskan setelah tamat tempoh pengekalannya dipatuhi.

Nota : Sekiranya pengedaran maklumat di jabatan dan agensi menggunakan
Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT), fail timbul tidak perlu diwujudkan.

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 25

7. PELUPUSAN FAIL/ REKOD

a) Pelupusan fail bermaksud cara menguruskan pengasingan fail atau rekod
untuk tujuan pemusnahan atau selainnya (penangguhan pemindahan). Fail
yang tidak aktif dan telah ditutup hendaklah dilupuskan setelah mencapai
tempoh simpanan yang ditetapkan di bawah Seksyen 26 Akta Arkib Negara
2003 (Akta 629).

b) Pelupusan fail perlu dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan.
Untuk tujuan tersebut Arkib Negara Malaysia telah menyediakan panduan
pelupusan rekod yang perlu dipatuhi seperti berikut :

i) Permohonan pelupusan rekod hendaklah menggunakan borang-
borang yang ditetapkan dalam Warta Kerajaan P.U (A) 377 bertarikh
13hb. Oktober 2008 Peraturan-peraturan Arkib Negara (Penetapan
Borang-Borang Bagi Pelupusan Rekod Awam) 2008.

ii) Panduan Pelupusan Rekod Awam dan Jadual Pelupusan Rekod Urusan
Am (JPR Urusan Am) telah diterbitkan oleh Arkib Negara Malaysia yang
menerangkan tatacara permohonan pelupusan dan borang-borang
yang berkaitan dengan pelupusan rekod untuk fail dan lain-lain jenis
rekod.

iii) Pelupusan rekod kewangan dan perakaunan boleh dilaksanakan
dengan merujuk Jadual Pelupusan Rekod Urusan Kewangan &
Perakaunan (JPR Urusan Kewangan dan Perakaunan), Arkib Negara
Malaysia sebagai panduan.

c) Fail-fail dan rekod boleh dilupuskan atau dimusnahkan sekiranya

i) Fail/ rekod tidak aktif atau tidak diperlukan lagi;

ii) Telah sampai jangkamasa tempoh pelupusan;

iii) Tidak mempunyai nilai utama (primary values) seperti nilai sejarah,
pentadbiran, perundangan, kewangan, pendidikan dan lain-lain; dan

iv) Fail/ rekod rosak dan tidak boleh digunakan dan tidak boleh
dibaikpulih lagi.

26 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

10. PENUTUP

Dengan adanya manual ini, diharapkan Klasifikasi Fail (KF) yang ada dapat
diseragamkan dan dikawal penggunaannya secara teratur berdasarkan satu kaedah
yang telah ditetapkan dan dipersetujui. Seterusnya satu sistem pengurusan rekod
yang sistematik dan efisen dapat diwujudkan di CIDB dan melancarkan pengurusan
Rekod dan Fail (khususnya) serta urusan pentadbiran dan penyampaian perkhidmatan
kerajaan (amnya).

SEBARANG PERTANYAAN BOLEH DIAJUKAN KEPADA:
Bahagian Sumber Manusia
Ibu Pejabat
Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB)
Emel : [email protected]

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 27

28 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

INDEKS KLASIFIKASI
FAIL URUSAN AM
& URUSAN FUNGSIAN

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 29

100 PENGURUSAN PENTADBIRAN

Kod Kumpulan Rekod Tahap
100-1
100-1/1 PERUNDANGAN

100-1/2 Akta/ Enakmen/ Ordinan/ Rang Undang-undang/ Undang-
undang Kecil CIDB
100-1/3
100-1/4 Akta/ Enakmen/ Ordinan/ Rang Undang-undang/ Undang-
100-1/5 undang Kecil Luar CIDB
100-1/6
100-1/7 Pekeliling Dan Peraturan Dalam CIDB
100-1/8
100-1/9 Pekeliling Dan Peraturan Luar CIDB
100-1/10
100-1/11 Arahan dan Perintah Dalam CIDB
100-1/12
100-1/13 Arahan dan Perintah Luar CIDB
100-1/14
100-1/15 Dasar dan Garis Panduan Dalam CIDB
100-1/16
Dasar dan Garis Panduan Luar CIDB
Kod
100-2 Standard dan Piawaian Dalam CIDB
100-2/1
100-2/2 Standard dan Piawaian Luar CIDB

Khidmat Nasihat Perundangan TERPERINGKAT

Khidmat Guaman TERPERINGKAT

Memorandum Persefahaman/ Perjanjian/ Nota Kerjasama TERPERINGKAT

Warta Kerajaan TERPERINGKAT

Kertas Jemaah Menteri/ Kertas Majlis

Mesyuarat Kerajaan Negeri/ Nota Jemaah Menteri TERPERINGKAT

Kumpulan Rekod Tahap

RANCANGAN MALAYSIA

Pelaksanaan dan Pemantauan Projek RMK

Akta/ Enakmen/ Ordinan/ Rang Undang-undang/ Undang-
undang Kecil Luar CIDB

30 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

Kod Kumpulan Rekod Tahap
100-3 PERANCANGAN STRATEGIK/ PENGURUSAN RISIKO
100-3/1 Pelan Strategik
100-3/2 Pengurusan Risiko/ Enterprise Risk Management (ERM)

Kod Kumpulan Rekod Tahap
100-4 PERANCANGAN KERJA DAN LAPORAN
100-3/1 Perancangan Kerja
100-3/2 Laporan Kemajuan Kerja

Kod Kumpulan Rekod Tahap
100-5
100-5/1 PENGURUSAN LEMBAGA PENASIHAT/ LEMBAGA PENGARAH/ AHLI MAJLIS
100-5/2
Lembaga Penasihat/ Lembaga Pengarah/ Ahli Majlis
Kod
100-6 Lembaga Penasihat/ Lembaga Pengarah/ Ahli Majlis Agensi TERPERINGKAT
100-6/1 Luar & Anak Syarikat
100-6/2
100-6/3 Kumpulan Rekod Tahap
100-6/4 PENGURUSAN MESYUARAT
100-6/5 Mesyuarat Pengurusan Tertinggi TERPERINGKAT
Mesyuarat Dalaman CIDB TERPERINGKAT
Kod Mesyuarat Agensi Luar
100-7 Mesyuarat Dalaman CIDB
100-7/1 Mesyuarat Agensi Luar
100-7/2
100-7/3 Kumpulan Rekod Tahap
100-7/4 PEMODENAN PENTADBIRAN
100-7/5 Piagam Pelanggan
Key Performance Indicator (KPI)/ Key Result Areas
Manual Prosedur Kerja
MyPortfolio
Transformasi dan Inovasi

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 31

100-7/6 Pelaksanaan Amalan 5S/ Ekosistem Kondusif Sektor Awam
(EKSA)/ Keselamatan, Kesihatan dan Keceriaan (3KP)
100-7/7
Sistem Penarafan Bintang (Star Rating)
Kod
100-8 Kumpulan Rekod Tahap
100-8/1 PELAKSANAAN STANDARD/ PIAWAIAN (ISO)
100-8/2 Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)
Keanggotaan dalam MS ISO
Kod
100-9 Kumpulan Rekod Tahap
100-9/1
PERHUBUNGAN AWAM
100-9/2
Akta/ Enakmen/ Ordinan/ Rang Undang-undang/ Undang-
100-9/3 undang Kecil CIDB
100-9/4
100-9/5 Akta/ Enakmen/ Ordinan/ Rang Undang-undang/ Undang-
100-9/6 undang Kecil Luar CIDB

Kod Pekeliling Dan Peraturan Dalam CIDB
100-10
100-10/1 Pekeliling Dan Peraturan Luar CIDB
100-10/2
100-10/3 Arahan dan Perintah Dalam CIDB

Kod Arahan dan Perintah Luar CIDB
100-12
100-10/1 Kumpulan Rekod Tahap
100-10/2 URUSAN PARLIMEN/ DEWAN UNDANGAN NEGERI
100-10/3 Pegawai Bertugas/ Maklumbalas TERPERINGKAT
Pembentangan dan Perbahasan TERPERINGKAT
Pilihanraya

Kumpulan Rekod Tahap
PROGRAM KERJASAMA
Program Kerjasama dengan Pejabat Awam
Program Kerjasama dengan Swasta/ Persendirian
Program Kerjasama dengan Luar Negara

32 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

Kod Kumpulan Rekod Tahap
100-13 PERTUBUHAN/ PERSATUAN Tahap
100-13/1 Pertubuhan/ Persatuan Dalam Negeri Tahap
100-13/2 Pertubuhan/ Persatuan Luar Negara (Ikhtisas/ Badan Tahap
Profesional)
Kod
100-14 Kumpulan Rekod
100-14/1 PENGURUSAN REKOD CIDB
100-14/2 Tadbir Urus Pengurusan Rekod
100-14/3 Pentadbiran Registri/ Bilik Rekod/ Pusat Rekod
100-14/4 Klasifikasi Fail dan Jadual Pelupusan Rekod
Pelupusan Rekod
Kod
100-15 Kumpulan Rekod
100-15/1 TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
100-15/2 Rangkaian dan Keselamatan ICT
100-15/3 Pembangunan Sistem Aplikasi Dalaman
100-15/4 Sistem Aplikasi Kerajaan
100-15/5 Teknikal
Multimedia
Kod
100-16 Kumpulan Rekod
100-16/1 PENERBITAN
100-16/2 Laporan Tahunan
100-16/3 Terbitan Berkala
100-16/4 Terbitan Khas
Pesanan dan Pengedaran Terbitan

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 33

Kod Kumpulan Rekod Tahap
100-17 PUSAT SUMBER/ PERPUSTAKAAN CIDB Tahap
100-17/1 Perolehan dan Pemprosesan Bahan Tahap
100-17/2 Perkhidmatan Perpustakaan
TERPERINGKAT
Kod Kumpulan Rekod
100-18/1 PENDAFTARAN WARISAN KEBANGSAAN
100-18/1 Harta Warisan

Kod Kumpulan Rekod
100-19 AUDIT, INSPEKTORAT DAN NAZIRAN
100-19/1 Audit Perkhidmatan
100-19/2 Audit Program
100-19/3 Audit ICT
100-19/4 Audit Prestasi
100-19/5 Siasatan Khas

34 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

100-1 Perundangan

100-1/1 Akta/ Enakmen/ Ordinan/ Rang Undang-undang/ Undang-
undang Kecil CIDB

100-1/1/1 AKTA CIDB (520)

100-1/1/2 Akta Pembayaran Dan Adjudikasi Industri
Pembinaan /Construction Industry Payment and
Adjudication Act (CIPAA)

100-1/2 Akta/ Enakmen/ Ordinan/ Rang Undang-undang/ Undang-
undang Kecil Luar CIDB

100-1/2/1 Ulasan Atas Penggubalan Akta/ Enakmen/
Ordinan/ Rang Undang-undang/ Undang-undang
Kecil Luar CIDB (TERPERINGKAT)

100-1/3 Pekeliling Dan Peraturan Dalam CIDB

100-1/3/1 Pekeliling Kewangan CIDB

100-1/4 Pekeliling Dan Peraturan Luar CIDB

100-1/4/1 Pekeliling Am/ Surat Pekeliling Am

100-1/4/2 Pekeliling Perkhidmatan/ Surat Pekeliling
Perkhidmatan

100-1/4/3 Pekeliling Perbendaharaan (1PP)/ Surat Pekeliling
Perbendaharaan

100-1/4/4 Pekeliling/ Surat Pekeliling Akauntan Negara/
Akauntan Negeri

100-1/4/5 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

100-1/4/6 Pekeliling Lain-lain Kementerian/ Agensi

100-1/5 Arahan dan Perintah Dalam CIDB

100-1/5/1 Arahan dan Perintah CIDB

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 35

100-1/6 Arahan dan Perintah Luar CIDB
100-1/6/1 Arahan dan Perintah daripada Agensi Luar

100-1/7 Dasar dan Garis Panduan Dalam CIDB

100-1/7/1 Manual Perolehan CIDB

100-1/7/2 Prospektus Latihan CIDB

100-1/7/3 Garis Panduan Pemeriksaan Bangunan & Premis
CIDB

100-1/7/4 Polisi ICT CIDB

100-1/7/5 Polisi Kewangan CIDB

100-1/7/6 Manual Staf CIDB

100-1/8 Dasar dan Garis Panduan Luar CIDB
100-1/8/1 Dasar Perumahan Negara (2018-2025)

100-1/9 Standard dan Piawaian Dalam CIDB

100-1/9/1 Construction Industry Standard (CIS) 7- Quality
Asseement System For Building Construction Work

100-1/9/2 Construction Industry Standard (CIS) 10 - Safety
& Health Assessment System In Construction
(SHASSIC)

100-1/9/3 Construction Industry Standard (CIS) 12 - Quality
Anssurance For Prefabricated Light Weight Steel
Rooftruss

100-1/9/4 Construction Industry Standard (CIS) 14:2009
Guidelines On Construction Activities At Night

36 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

100-1/9/5 Construction Industry Standard (CIS) 15 -
Guideline On Prevention Of Fall At Construction
Site

100-1/9/6 Construction Industry Standard (CIS) 16 -
Guidelines For Works At Confined Areas In
Construction Site

100-1/9/7 Construction Industry Standard (CIS) 18 : 2010
Manual For IBS Content Scoring System (IBS Score)

100-1/9/8 Construction Industry Standard (CIS) 19 - QLASSIC
For Roadworks

100-1/9/9 Construction Industry Standard (CIS) 20 -
GREENPASS

100-1/9/10 Construction Industry Standard (CIS) 21 - Ready
Mix Concrete

100-1/9/11 Construction Industry Standard (CIS) 22 - Safe Use
of Scaffolding in Construction

100-1/9/12 Construction Industry Standard (CIS) 23 - Safe Use
Of Falsework & Formwork In Construction

100-1/9/13 Construction Industry Standard (CIS) 24 - IBS
Manufacturer & Product Assessment & Certification
(IMPACT)

100-1/9/14 Construction Industry Standard (CIS) 25 -
Construction Activities Risk Assesssment (CARA)
Hazard Identification Risk Assessment & Risk
Control (HIRARC)

100-1/9/15 Construction Industry Standard (CIS) 26 - CIS (1-4)
- Standard Perumahan Kebangsaan

100-1/9/16 National Occupational Skills Standard (NOSS)

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 37

100-1/10 Standard dan Piawaian Luar CIDB



100-1/11 Khidmat Nasihat Perundangan (TERPERINGKAT)

100-1/11/1 Khidmat Nasihat Perundangan Dalam CIDB

100-1/11/2 Khidmat Nasihat Perundangan Luar CIDB

100-1/12 Khidmat Guaman (TERPERINGKAT)
100-1/12/1 Permohonan dan Pelantikan Peguam
100-1/12/2 Khidmat Guaman CIDB

100-1/13 Memorandum Persefahaman/ Perjanjian/ Nota Kerjasama
(TERPERINGKAT)

100-1/13/1 Memorandum Persefahaman Dengan Negara-
Negara Luar

100-1/13/2 Memorandum Persefahaman Dengan Institut
Pengajian Tinggi / Swasta / Individu

100-1/13/3 Nota Kerjasama

100-1/13/4 Memorandum/ Perjanjian Ibu Pejabat CIDB

100-1/13/5 Memorandum/ Perjanjian CIDB Wilayah Kuala
Lumpur

100-1/13/6 Memorandum/ Perjanjian CIDB Negeri Selangor

100-1/13/7 Memorandum/ Perjanjian CIDB Negeri Sembilan

100-1/13/8 Memorandum/ Perjanjian CIDB Negeri Melaka

100-1/13/9 Memorandum/ Perjanjian CIDB Negeri Johor

100-1/13/10 Memorandum/ Perjanjian CIDB Negeri Perlis

38 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

100-1/13/11 Memorandum/ Perjanjian CIDB Negeri Kedah
100-1/13/12 Memorandum/ Perjanjian CIDB Negeri Perak
100-1/13/13 Memorandum/ Perjanjian CIDB Negeri Pulau

Pinang
100-1/13/14 Memorandum/ Perjanjian CIDB Negeri Pahang
100-1/13/15 Memorandum/ Perjanjian CIDB Negeri Kelantan
100-1/13/16 Memorandum/ Perjanjian CIDB Negeri Terengganu
100-1/13/17 Memorandum/ Perjanjian CIDB Negeri Sabah
100-1/13/18 Memorandum/ Perjanjian CIDB Negeri Sarawak
100-1/13/19 Memorandum/ Perjanjian CIDB Cawangan Bintulu
100-1/13/20 Memorandum/ Perjanjian CIDB Cawangan Sibu
100-1/13/21 Memorandum/ Perjanjian CIDB Cawangan Miri
100-1/13/22 Memorandum/ Perjanjian CIDB Cawangan

Sandakan
100-1/13/23 Memorandum/ Perjanjian CIDB Cawangan Tawau
100-1/13/24 Memorandum/ Perjanjian Anak Syarikat
100-1/13/25 Memorandum/ Perjanjian ABM
100-1/13/26 Memorandum/ Perjanjian Kementerian/ Agensi

Luar

100-1/14 Warta Kerajaan (TERPERINGKAT)

100-1/14/1 Penerimaan Dan Pengedaran Warta Kerajaan
100-1/14/2 Pewartaan Peraturan-peraturan Tatatertib
100-1/14/3 Pewartaan Peraturan Pegawai Awam

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 39

100-1/14/4 Pewartaan Kenaikan Pangkat Kakitangan
100-1/14/5 Pewartaan Kawasan

100-1/15 Kertas Jemaah Menteri/ Kertas Majlis Mesyuarat Kerajaan
Negeri/ Nota Jemaah Menteri (TERPERINGKAT)

100-1/15/1 Kertas Jemaah Menteri

100-2 Rancangan Malaysia

100-2/1 Penyediaan Rancangan Malaysia (RM)

100-2/1/1 Penyediaan Rancangan Malaysia Kesebelas
(RMKe-11)

100-2/1/2 Penyediaan Rancangan Malaysia Keduabelas
(RMKe-12)

100-2/2 Pelaksanaan dan Pemantauan Projek RMK
100-2/2/1 Pelaksanaan RMKe-11 Naik Taraf Bangunan
100-2/2/2 Pelaksanaan RMKe-11 Projek ICT


100-3 Perancangan Strategik/ Pengurusan Risiko

100-3/1 Pelan Strategik
100-3/1/1 Pelan Strategik CIDB

40 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

100-3/1/2 Pelan Strategik Teknologi Maklumat (PSTM)/ ISP
CIDB

100-3/1/3 Pelan Transformasi Kementerian/ Agensi

100-3/1/4 Pelan Tindakan Inovasi

100-3/1/5 Pelan Strategik Organisasi (PSO) – KKR

100-3/1/6 Pelaksanaan Balanced Scorecard

100-3/2 Pengurusan Risiko/ Enterprise Risk Management (ERM)

100-3/2/1 Pelan Kesinambungan Perkhidmatan

100-3/2/2 Pelan Pengurusan Risiko ISO 9001:2015

100-3/2/3 Pelan Pengurusan Risiko Bencana Alam

100-3/2/4 Pelan Tindakan Bencana Agensi/ Hazard
Identification, Risk Assessment and Risk Control
(HIRARC) (ISO 45001:2018)

100-3/2/5 Agency Disaster Recovery Plan (DRP)

100-3/2/6 Pelan Tindakan Menghadapi Banjir

100-3/2/7 Pelan Tindakan Bencana Rekod

100-4 Perancangan Kerja dan Laporan

100-4/1 Perancangan Kerja
100-4/1/1 Kalendar/ Takwim Tahunan CIDB


MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 41

100-4/2 Laporan Kemajuan Kerja

100-4/2/1 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Ibu Pejabat

100-4/2/2 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Wilayah Kuala Lumpur

100-4/2/3 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Negeri Selangor

100-4/2/4 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Negeri Sembilan

100-4/2/5 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Negeri Melaka

100-4/2/6 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Negeri Johor

100-4/2/7 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Negeri Perlis

100-4/2/8 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Negeri Kedah

100-4/2/9 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Negeri Perak

100-4/2/10 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Negeri Pulau Pinang

100-4/2/11 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Negeri Pahang

100-4/2/12 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Negeri Kelantan

100-4/2/13 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Negeri Terengganu

100-4/2/14 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Negeri Sabah

42 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

100-4/2/15 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Negeri Sarawak

100-4/2/16 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Sarawak Cawangan Bintulu

100-4/2/17 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Sabah Cawangan Sibu

100-4/2/18 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Sarawak Cawangan Miri

100-4/2/19 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Sabah Cawangan Sandakan

100-4/2/20 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan/ Suku Tahun
Pejabat Negeri CIDB Sabah Cawangan Tawau

100-4/2/21 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Ibu Pejabat

100-4/2/22 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Sektor
Pengurusan

100-4/2/23 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Wilayah Kuala Lumpur

100-4/2/24 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Negeri Selangor

100-4/2/25 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Negeri Sembilan

100-4/2/26 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Negeri Melaka

100-4/2/27 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Negeri Johor

100-4/2/28 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Negeri Perlis

100-4/2/29 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Negeri Kedah

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 43

100-4/2/30 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Negeri Perak

100-4/2/31 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Negeri Pulau Pinang

100-4/2/32 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Negeri Pahang

100-4/2/33 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Negeri Kelantan

100-4/2/34 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Negeri Terengganu

100-4/2/35 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Negeri Sabah

100-4/2/36 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Negeri Sarawak

100-4/2/37 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Sarawak Cawangan Bintulu

100-4/2/38 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Sabah Cawangan Sibu

100-4/2/39 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Sarawak Cawangan Miri

100-4/2/40 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Sabah Cawangan Sandakan

100-4/2/41 Laporan Kemajuan Kerja Bulanan Pejabat Negeri
CIDB Sabah Cawangan Tawau

100-4/2/42 Laporan Prestasi Pencapaian CIDB 2021-2026

44 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

100-5 Pengurusan Lembaga Penasihat/ Lembaga Pengarah/ Ahli
Majlis

100-5/1 Lembaga Penasihat/ Lembaga Pengarah/ Ahli Majlis
(TERPERINGKAT)

100-5/1/1 Mesyuarat Anggota Lembaga CIDB

100-5/1/2 Pelantikan dan Peletakan Jawatan Anggota
Lembaga CIDB

100-5/2 Lembaga Penasihat/ Lembaga Pengarah/ Ahli Majlis Agensi Luar
& Anak Syarikat

100-5/2/1 Pelantikan Pegawai CIDB Sebagai Ahli Lembaga
Pengarah Agensi Luar/Anak Syarikat

100-5/2/2 Mesyuarat Lembaga Pengarah CIDB IBS Sdn Bhd

100-5/2/3 Mesyuarat Lembaga Pengarah Akademi Binaan
Malaysia (ABM)

100-6 Pengurusan Mesyuarat

100-6/1 Mesyuarat Pengurusan Tertinggi
100-6/1/1 Mesyuarat Pegawai Kanan CIDB (SOM)
100-6/1/2 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Tertinggi
(JPT)
100-6/1/3 Mesyuarat Pengarah Negeri CIDB (MPN)
100-6/1/4 Mesyuarat Penyelarasan CIDB

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 45

100-6/1/5 Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT)
100-6/1/6 Mesyuarat Pengurusan CIDB
100-6/1/7 Mesyuarat Jawatankuasa Anti Rasuah (JAR)
100-6/1/8 Mesyuarat Jawatankuasa Audit CIDB

100-6/2 Mesyuarat Dalaman CIDB
100-6/2/1 Mesyuarat Sektor CIDB
100-6/2/2 Mesyuarat Bahagian CIDB
100-6/2/3 Mesyuarat Pengurusan Pelaksanaan Program (PPP)
100-6/2/4 Mesyuarat Jawatankuasa Latihan CIDB
100-6/2/5 Mesyuarat Belanjawan/ Bajet CIDB
100-6/2/6 Mesyuarat SAGA Compliance Certificate
100-6/2/7 Jawatankuasa Penerbitan Video
100-6/2/8 Jawatankuasa Penerbitan Bahan Promosi CIDB
100-6/2/9 Jawatankuasa Technical Working Group (TWG) CITP
100-6/2/10 Jawatankuasa Sponsor Working Group (SWG)
100-6/2/11 Jawatakuasa MyCESMM
100-6/2/12 Mesyuarat “Exit Conference”
100-6/2/13 Mesyuarat “Kick-Off”
100-6/2/14 Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Pemeriksaan
Anak Syarikat
100-6/2/15 Mesyuarat Penyemakan Pengurusan (MR)
100-6/2/16 Mesyuarat Jawatankuasa Keselamatan &
Kesihatan (JKK) Ibu Pejabat CIDB

46 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

100-6/2/17 Mesyuarat Jawatankuasa Keselamatan &
Kesihatan (JKK) Pejabat Negeri CIDB

100-6/2/18 Mesyuarat Penyelarasan CITP CIDB

100-6/2/19 Mesyuarat Kolaborasi Audit Dalaman

100-6/2/20 Jawatankuasa Induk Pembangunan Standard (JIPS)

100-6/2/21 Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan STANDARD
(CIS)

100-6/2/22 Jawatankuasa Industri Bahan Binaan (JIBB)

100-6/2/23 Mesyuarat Koordinasi Program Kompetensi
Kemahiran bersama anak syarikat CIDB

100-6/2/24 Mesyuarat Jawatankuasa Program Penyeliaan &
Pengurusan

100-6/2/25 Mesyuarat Jawatankuasa Pemantau
Penguatkuasaan Industrialised Building System
(IBS)

100-6/2/26 Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal Pembangunan
Aplikasi Contactor4U

100-6/3 Mesyuarat Agensi Luar

100-6/3/1 Mesyuarat Parlimen

100-6/3/2 Mesyuarat Kementerian Kerja Raya (KKR)

100-6/3/3 Mesyuarat Jawatankuasa ICT Sektor Awam (JTISA)

100-6/3/4 Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT)
Kementerian

100-6/3/5 Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal ICT (JTI)
Kementerian

100-6/3/6 Mesyuarat Jawatankuasa Penyelaras Projek
Transformasi Kementerian

MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 47

100-6/3/7 Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kepada
Jawatankuasa Anti Rasuah (JAR)

100-6/3/8 Mesyuarat Jawatankuasa Anti Rasuah (JAR)
Kementerian

100-6/3/9 Mesyuarat CITP-MC

100-6/3/10 Jawatankuasa Pemerkasaan Ekonomi Bumiputera
KKR (JPEB)

100-6/3/11 Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Pembangunan
Kementerian Kerja Raya (JTPK)

100-6/3/12 Mesyuarat Jawatankuasa Standard Kebangsaan

100-6/3/13 Mesyuarat Majlis Negara Kerajaan Tempatan
(MNKT)

100-6/3/14 Mesyuarat Bersama Pihak Berkuasa Tempatan
(PBT)

100-6/3/15 Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal Pelaksanaan
Green Technology Master Plan (GTMP)

100-6/3/16 Mesyuarat Majlis Negara Bagi Keselamatan &
Kesihatan Pekerjaan (NCOSH)

100-6/3/17 Mesyuarat Jawatankuasa Majlis Graduasi ABM

100-6/3/18 Mesyuarat Jawatankuasa Kementerian Dalam
Negeri

100-6/3/19 Mesyuarat Bersama Malaysian Timber Industry
Board (MTIB)

100-6/3/20 Technical Committee of Malaysia Steel Council (TC-
MSC)

100-6/3/21 Jawatankuasa Jabatan Standard Malaysia (JSM)

100-6/3/22 Mesyuarat Asean Consultative Jawatankuasa
Jabatan Standard Malaysia (JSM) Committee for
Standards and Quality (ACCSQ) & Introduction
Mutual Recognition Arrangements (MRAs)

48 | MANUAL KLASIFIKASI FAIL (KF) LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA