Full - 03 TATACARA Book 23-05-22

TATACARA PENGURUSAN
REKOD

DIGITAL DOCUMENT
MANAGEMENT SYSTEM

DDMS 2.0

TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 1

2 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT

1.0 TUJUAN 4

2.0 LATAR BELAKANG 4

3.0 KETETAPAN AM 5

4.0 KATEGORI PENGGUNA APLIKASI DDMS 2.0 6

5.0 PRASYARAT PELAKSANAAN APLIKASI DDMS 9

6.0 PERTAMA KALI LOG MASUK 10

7.0 TATACARA PENGURUSAN REKOD DALAM APLIKASI DDMS 2.0 16

8.0 TARIKH KUATKUASA 27

CARTA ALIRAN KERJA 28
1. Penawanan Faks
2. Penawanan Surat Masuk
3. Penawanan Surat Keluar
4. Penawanan E-mel Rasmi Yang Diterima Dari Luar Jabatan
5. Penawanan E-mel Rasmi Yang Dihantar Keluar
6. Pengedaran (Routing) melalui DDMS 2.0

TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 3

1.0 TUJUAN

Tatacara ini adalah panduan kepada staf CIDB bagi memastikan pengurusan rekod
elektronik dalam aplikasi DDMS dapat dilaksanakan sepenuhnya di CIDB. Pelaksanaan
tatacara ini bertujuan untuk:

1.1 Memastikan staf CIDB mematuhi tatacara ini dalam pewujudan rekod yang lengkap
selaras dengan prinsip pengurusan rekod.

1.2 Memastikan fungsi-fungsi pewujudan, penawanan, penyimpanan, pengedaran
dan pelupusan rekod dilaksanakan secara sistematik dan terkawal, iaitu mengikut
peraturan dan prinsip-prinsip pengurusan rekod yang digariskan dalam Akta Arkib
Negara 2003 (Akta 629), Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007: Panduan
Pengurusan Pejabat, MS 2223:2009 - Information and Documentation – Records
Management Part 1 – General dan MS 2223:2009 - Information and Documentation
– Records Management Part 2 – Guidelines.

1.3 Membantu staf CIDB dalam membudayakan pengurusan rekod elektronik serta
dapat menangani peralihan dan perubahan dari persekitaran konvensional
kepada persekitaran elektronik.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Projek Digital Document Management System (DDMS) merupakan salah satu
inisiatif Kerajaan bagi projek di bawah Entry Points Projects (EPP) e-Government
iaitu Pelaksanaan Kerajaan Tanpa Kertas (Paperless Government).

2.2 Projek ini akan dilaksanakan secara berperingkat di seluruh sektor awam bermula
tahun 2013. Ia diadakan bertujuan untuk mempertingkatkan penyampaian
perkhidmatan dan capaian rekod serta ketelusan perkhidmatan Kerajaan melalui
penggunaan teknologi ICT. Pelaksanaan aplikasi DDMS di seluruh sektor awam
ini dapat menyokong hasrat Kerajaan ke arah pengurangan penggunaan kertas
dalam urusan harian Kerajaan.

2.3 Aplikasi DDMS ini dibangunkan bagi melaksanakan fungsi-fungsi pengurusan rekod
berdasarkan MS ISO 16175-2:2012 Information and documentation – Principles and
functional requirements for records in electronic office environments - Part 2 :
Guidelines and functional requirements for digital records management systems.

4 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

Aplikasi ini berupaya menguruskan rekod elektronik di sepanjang kitaran hayat
rekod dari pewujudan sehingga pelupusan. Penggunaan aplikasi ini dapat
menjamin pemeliharaan memori institusi di samping mewujudkan keseragaman
pengurusan rekod elektronik di seluruh sektor awam. TATACARA PENGURUSAN
REKOD DENGAN APLIKASI PENGGUNAAN DDMS 2.0

2.4 Skop Tatacara ini hendaklah diguna pakai oleh semua pengguna aplikasi DDMS
dan meliputi:

2.4.1 Rekod-rekod bertaraf terbuka; dan

2.4.2 Semua jenis rekod dalam pelbagai format dan media.

3.0 KETETAPAN AM

3.1 Pengurusan Rekod Secara Berpusat

CIDB mengamalkan sistem pengurusan rekod secara berpusat. Semua surat
masuk dan keluar kategori Terbuka bagi Pejabat Ketua Eksekutif, Pejabat Timbalan
Ketua Eksekutif (I), Pejabat Timbalan Ketua Eksekutif (II), Sektor Dasar & Korporat,
Sektor Pembangunan Teknologi, Sektor Kontraktor & Levi, Sektor Personel Binaan,
Sektor Penguatkuasaan dan Sektor Pengurusan adalah dipusatkan di Sub Unit
Pengurusan Dokumen (SUPD) Bahagian Sumber Manusia.

3.2 Sistem DDMS 2.0 akan mengendalikan proses pendokumentasi, merekod dan
penyebaran dokumen melalui langkah-langkah seperti yang berikut :

3.2.1 Sistem Hibrid

• Sub Unit Pengurusan Dokumen (SUPD) masih mengamalkan
sistem pengurusan rekod secara hibrid di mana kedua-dua sistem
pengurusan rekod secara elektronik dan manual akan digunakan
serentak. Kandungan kedua-dua fail di dalam DDMS 2.0 dan fail fizikal
mestilah lengkap. Fail fizikal disimpan sebagai salinan sandaran
(backup) untuk meneruskan kerja sekiranya DDMS 2.0 tidak dapat di
akses kerana masalah teknikal.

• Kedua-dua fail elektronik dan fail fizikal menggunakan nombor
klasifikasi yang sama. Nombor lampiran dalam kedua-dua fail adalah
selari.

TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 5

3.3 Bidang tugas bahagian-bahagian berkaitan

3.3.1 Sub Unit Pengurusan Dokumen (SUPD), Unit Pentadbiran, Bahagian Sumber
Manusia

• Unit ini bertanggungjawab menguruskan rekod jabatan dari peringkat
pewujudan, penggunaan, pemeliharaan dan pelupusan rekod.

3.3.2 Bahagian Pengurusan Maklumat

• Bertanggungjawab ke atas pemantauan pelaksanaan dan penggunaan
Aplikasi DDMS 2.0 di CIDB.

• Unit ini juga bertanggungjawab sebagai pentadbir sistem bagi Aplikasi
DDMS 2.0 di CIDB.

4.0 KATEGORI PENGGUNA APLIKASI DDMS 2.0

4.1 Kumpulan pengguna seperti berikut :

4.1.1 Pengurus Rekod/ Record Manager (RM) - PRJ

4.1.2 Pentadbir Sistem/ System Administrator (SA) - Team Pengurusan Maklumat

4.1.3 Staf Maklumat (Information Worker) - PTRJ

4.1.4 Pengguna (End User) - Staf

4.2 Bidang Tugas Pengguna Aplikasi DDMS 2.0
4.2.1 Pengurus Rekod/ Record Manager (RM)
i. Mewujudkan fail baharu jika perlu dan bila terdapat permintaan ;
ii. Memantau kesilapan memfail ;
iii. Memantau penggunaan kod singkatan fail baharu iaitu daripada
LPIPM kepada CIDB ;
iv. Memantau penggunaan filepath : “AHMAD/khidmatnasihat/tdrive1”
(contoh) dihujung setiap dokumen yang ditawan di dalam DDMS 2.0 ;
v. Memantau keakuran kepada penggunaan Tatacara ini ;
vi. Memastikan kandungan fail elektronik dan fizikal selari ;

6 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

vii. Memaklumkan pembukaan fail terperingkat di dalam Aplikasi DDMS
2.0 kepada Pentadbir Sistem ;

viii. Memaklumkan kepada Pentadbir Sistem jika terdapat fail yang perlu
dinaik taraf ; dan

ix. Mencatatkan senarai Jawatankuasa Keselamatan Berjadual (JKB) di
bahagian dalam kulit fail terperingkat dan memaklumkan kepada
Pentadbir Sistem untuk dibuat kawalan akses.

4.2.2 Pentadbir Sistem/ System Administrator (SA)

i. Membuat kawalan akses kepada fail terperingkat ;

ii. Menyelesaikan isu/ masalah/ aduan yang dimajukan oleh pengguna
melalui aplikasi intranet Helpdesk DDMS 2.0 : [email protected] ;

iii. Mewujudkan ID untuk pengguna baharu ; dan

iv. Melaksanakan latihan pengguna baharu dan latihan ulangan kepada
pengguna aplikasi DDMS 2.0.

4.2.3 Staf Maklumat / Information Worker (IW)

i. Mengambil tindakan mengimbas surat dan faks masuk, minit dan edar
kepada staf yang berkaitan ;

ii. Memfailkan surat dan faks asal ke dalam fail fizikal ;

iii. Memfail cetakan e-mel masuk dan keluar yang dimajukan kepada
SUPD ; dan

iv. Membuat catatan pada minit bagi pengedaran lampiran tebal, terbitan,
media lain, lampiran dalam bentuk softcopy, dan Borang Pelupusan
Rekod.

4.2.4 Pengguna/ End User (EU) - Staf

i. Menawan serta mencetak e-mel yang masuk atau keluar dan
memajukan salinan cetakan kepada SUPD ;

ii. Memajukan keperluan pembukaan fail baharu kepada Pengurus Rekod
(RM) ; dan

TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 7

iii. Memaklumkan segera kesilapan memfail melalui e-mel kepada
Pengurus Rekod (RM) (contoh: sila gunakan fail CIDB.100-14/2/5).

4.3 Helpdesk
4.3.1 Pengguna aplikasi DDMS 2.0 boleh menghubungi Sub Unit Pengurusan
Dokumen (SUPD) untuk khidmat bantuan teknikal mengenai aplikasi tersebut.
Semua masalah atau kesulitan dalam penggunaan DDMS 2.0 hendaklah
dilaporkan menerusi bantuan aplikasi “Helpdesk Online” (https://helpdesk.
ddms.malaysia.gov.my).


4.4 Latihan Pengguna
4.4.1 SUPD akan melaksanakan program latihan penggunaan DDMS 2.0 bagi
pengguna baharu dan latihan ulangan secara berjadual bagi meningkatkan
kecekapan dan kemahiran penggunaan DDMS 2.0.

8 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

5.0 PRASYARAT PELAKSANAAN APLIKASI DDMS
5.1 Klasifikasi Fail
CIDB menggunakan Klasifikasi Fail berdasarkan fungsi dan aktiviti. Ia juga
disediakan dengan mengambil kira keperluan dan kekangan dalam DDMS 2.0.
Klasifikasi Fail ini juga berdasarkan amalan Klasifikasi Fail Berpusat (Centralised
File Plan).

5.2 Kod Klasifikasi
CIDB mengamalkan Klasifikasi Fail seragam di mana semua fail menggunakan
singkatan nama CIDB diikuti dengan kod blok nombor (block-numeric). Singkatan
nama Sektor, Bahagian, Unit, Pejabat Negeri dan Cawangan Negeri tidak boleh
digunakan pada kod fail fizikal ataupun DDMS 2.0.

Contoh:
CIDB .100 – 1 / 7 / 1

C I D B . 1 0 0 - 1 / 7 / 1 Manual Perolehan CIDB

Singkatan Nama Organisasi/Jabatan

(.) tanda titik memisahkan nama

Fungsi

(-) Memisahkan Fungsi dan Aktiviti

Aktiviti

Sub-Aktiviti

Transaksi Fail

5.3 Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod
ANM telah menyediakan JPR Fungsian selaras dengan keperluan dalam Seksyen
27, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] dan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5
Tahun 2007 – Panduan Pengurusan Pejabat. ANM menggunakan JPR Urusan Am
dan JPR Kewangan dan Perakaunan yang telah diterbitkan.

TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 9

6.0 PERTAMA KALI LOG MASUK

Untuk log masuk ke dalam sistem, pengguna perlu memasukkan nama pengguna yang
berformat k/p@agensi. Untuk mendapatkan kata laluan, pengguna perlu menggunakan
fungsi ‘Forgot Password’ untuk memastikan kata laluan yang digunakan adalah rahsia.
Ini juga adalah untuk mengelakkan penggunaan kata laluan lalai.

6.1 Buka brower dan masukkan url DDMS 2.0 atau terus klik pautan - https://ddms.
malaysia.gov.my skrin untuk memasukkan nama pengguna dan kata laluan akan
dipaparkan.



6.2 Klik Forgot Password : Klik pada ‘Forgot Password’ akan membawa pengguna ke
skrin menukar kata laluan.

10 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

6.3 Skrin Forgot Password dipaparkan.


6.4 Masukkan username dan klik butang Send Instructions.


TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 11

6.4.1 Username berformat K/P@agensi.
6.4.2 Satu e-mel bersama pautan ‘Reset Password’ telah dihantar ke e-mel xxxx@

cidb.gov.my anda yang telah didaftarkan dalam sistem DDMS 2.0.
6.4.3 Klik butang ‘Reset Password’ dan satu skrin utuk menukar kepada kata

laluan baharu dipaparkan. Masukkan kata laluan baharu dan klik butang
‘Reset Password’.
6.4.4 Masukkan kata laluan baharu pada ruangan New Password pengesahan kata
laluan baharu pada ruangan ‘Confirm Password’. Klik pada butang ‘Reset
Password’.
6.4.5 Password : kata laluan perlu mempunyai minima 8-12 karakter dan
mempunyai kombinasi HURUF BESAR, huruf kecil, nombor dan simbol.

6.5 Mesej ‘Password updated. A Confirmation email was sent to notify the password
update’ dipaparkan.

6.6 Klik butang ‘Back to Login page’ dan skrin log masuk akan dipaparkan.

6.7 Masukkan username : No. Kad Pengenalan tanpa '-' : NO. K/P@cidb dan password
yang telah dicipta.



12 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

6.8 Klik pada butang Login


6.9 Paparan 1 : Jika maklumat login yang dimasukkan betul, halaman
utama sistem iaitu Dashboard akan dipaparkan.

TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 13

6.10 Paparan 2 : Jika maklumat login salah dimasukkan paparan mesej error seperti di
bawah dipaparkan.



14 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

6.11 Carta Alir Lupa Kata Laluan




Mula

Klik butang
Forgot Password

Masukkan username
dan klik pada butang

Send Instruction

Pautan untuk mengemaskinikan password
diterima melalui e-mel.

Klik pada pautan reset password

Skrin
Reset Password

Kemaskini Password

Tamat

Diagram 1 : Carta Alir Forgot Password

TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 15

7.0 TATACARA PENGURUSAN REKOD DALAM APLIKASI DDMS 2.0
7.1 Pewujudan Rekod

(a) Pengguna aplikasi DDMS hendaklah mewujudkan rekod dengan
menggunakan nama pengguna dan kata laluan masing-masing.

(b) Pewujudan rekod di dalam aplikasi DDMS 2.0 hendaklah berdasarkan kepada
37 jenis rekod seperti berikut;
(1) Agenda Mesyuarat
(2) Akta/ Ordinan
(3) Audio
(4) Cabutan/ Keputusan Jemaah Menteri
(5) Carta
(6) Dokumen Tender/ Sebutharga
(7) E-mel
(8) E-mel Muatnaik (tidak berkaitan)
(9) Fail
(10) Faks
(11) Foto
(12) Garis Panduan/ Panduan
(13) Kertas Jemaah Menteri
(14) Kertas Kerja/ Kertas Konsep
(15) Laporan
(16) Lukisan Teknikal
(17) Maklumbalas Mesyuarat

16 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

(18) Memo
(19) Minit bebas
(20) Minit ceraian
(21) Minit Mesyuarat
(22) Nota Jemaah Menteri
(23) Nota Mesyuarat/ Perbincangan
(24) Pekeliling
(25) Perjanjian/ Memorandum
(26) Piawaian/ Standard
(27) Poster
(28) Prosiding
(29) Siaran Akhbar
(30) Sijil
(31) Slaid Pembentangan
(32) Surat Menyurat
(33) Teks Ucapan
(34) Terbitan
(35) Video
(36) Borang
(37) Jadual

(c) Pengguna yang mewujudkan rekod hendaklah memastikan medan-medan
metadata yang ditandakan (*) sebagai wajib diisi dengan lengkap.

(d) Lampiran yang disertakan bersama satu-satu rekod juga perlu diisikan
metadata mengikut jenis rekod lampiran tersebut.

TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 17

(e) Pengguna hendaklah memaklumkan kepada Pengurus Rekod sekiranya
perlu membuka fail baharu yang tiada dalam Klasifikasi Fail yang disediakan.
Sebelum membuka fail baharu, Pengurus Rekod hendaklah menyemak
Klasifikasi Fail bagi memastikan tajuk fail baharu belum diwujudkan.

(f) Hubung kait rekod adalah satu aktiviti yang mengaitkan satu fail dengan
satu fail lain bagi memudahkan rujukan silang. Hanya Pengurus Rekod
sahaja dibenarkan mewujudkan hubung kait antara rekod.

Contoh:

Fail Kes :

CIDB.600-6/2/21 - Program Latihan Pengurusan Kontraktor dihubungkaitkan
dengan fail CIDB.400-4/11/28 - Tuntutan Bayaran Program Latihan Profesional.

7.2 Penawanan Rekod

Semua pengguna DDMS 2.0 perlu mewujud dan menawan dokumen dalam aplikasi
DDMS 2.0 dengan menggunakan komputer dan ID pengguna masing-masing.

(a) Penawanan Surat Masuk

(i) Semua surat yang diterima oleh SUPD perlu diimbas dan ditawan ke
dalam DDMS 2.0 sebelum diedar untuk tindakan seterusnya.

(ii) Semua surat rasmi yang dialamatkan kepada mana-mana pengguna
mesti dihantar ke SUPD untuk diimbas dan ditawan ke dalam DDMS
2.0 sebelum sebarang tindakan diambil.

(iii) Semua surat fizikal yang diterima mesti dikandungkan ke dalam fail
fizikal selepas ia diimbas dan ditawan dalam DDMS 2.0.

(b) Penawanan Surat Keluar

(i) Semua surat yang disediakan dan ditawan dalam DDMS 2.0 mesti
dicetak dan dihantar ke SUPD untuk difailkan dalam fail fizikal.

(ii) Surat yang diwujudkan dan ditawan dalam DDMS 2.0 tidak perlu
ditandatangan. Hanya salinan surat yang dimasukkan dalam fail
fizikal perlu ditandatangan.

18 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

(iii) Nama penyedia dokumen mesti dimasukkan di hujung setiap dokumen
dengan menggunakan font calibri, saiz 5.

Contoh :
AHMAD/khidmatnasihat/tdrive1

Pewujud surat Tajuk/perkara Lokasi simpanan pewujud

(iv) Semua rekod yang diwujudkan perlu ditawan dalam DDMS 2.0 dan
diedarkan kepada pengguna DDMS 2.0 yang lain melalui fungsi Minit
dalam DDMS 2.0. Pengguna perlu memilih “Yes” bagi Attach Document
di dalam fungsi Minit tersebut bagi membolehkan pengguna yang
melayari DDMS 2.0 dari luar kawasan pejabat melihat rekod yang
dimajukan.

(c) Penawanan Lampiran Kepada Surat

(i) Lampiran Tebal
SUPD perlu mengimbas dan menawan semua muka surat lampiran
tersebut ke dalam DDMS 2.0. Sila rujuk Pekeliling Perkhidmatan Bilangan
5, Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat - Bahagian 7.8) untuk
tatacara penyimpanan lampiran yang tebal. Walau bagaimanapun,
SUPD boleh menghubungi bahagian supaya menghantar semula rekod
tersebut dalam bentuk softcopy untuk menjimat masa mengimbas.

(ii) Terbitan
Terbitan yang diterima sebagai lampiran tidak perlu diimbas
keseluruhannya. Hanya muka surat depan terbitan tersebut dan surat
iringan perlu diimbas dan ditawan dalam DDMS 2.0.

Terbitan yang diterima tidak perlu dikandungkan dalam fail fizikal.
Sila rujuk Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5, Tahun 2007 (Panduan
Pengurusan Pejabat - Bahagian 7.8) untuk tatacara penyimpanan
terbitan/ laporan.

TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 19

Sebelum dikandungkan dalam fail fizikal surat asal perlu dibuat
salinan. Salinan surat itu perlu dikepilkan bersama dengan terbitan
dan diletakkan di satu lokasi sementara di SUPD. Selepas PBK/PB
meminitkan arahan/ tindakan dalam “minit” DDMS 2.0, staf yang
dipertanggungjawabkan perlu mengambil terbitan tersebut dari SUPD.

(iii) Media Lain
Lampiran atau bahan yang diterima dalam medium lain seperti CD,
DVD, USB Drive dan sebagainya perlu diceraikan daripada surat asal
dan diambil tindakan seperti di 7.2 (c) (ii).

(iv) Lampiran dalam Bentuk Softcopy
Surat dengan lampiran yang tebal yang dikirimkan dalam bentuk
softcopy seperti CD, DVD, USB Drive dan sebagainya perlu ditawan ke
dalam DDMS 2.0 oleh SUPD.

Sebelum dikandungkan dalam fail fizikal, surat asal yang mengiringi
medium tersebut hendaklah dibuat salinan. Salinan surat itu perlu
dikepilkan bersama dengan medium tersebut dan dihantar kepada
bahagian berkenaan untuk diambil tindakan.

SUPD juga perlu membuat catatan dalam “Minit” DDMS 2.0 dan
kertas minit dalam fail fizikal tentang medium tersebut dan lokasi
penyimpanannya.

(v) Borang Pelupusan Rekod
Semua borang pelupusan rekod dari jabatan perlu diimbas dan
ditawan dalam DDMS 2.0.

(vi) Lampiran kepada Surat Keluar dalam Pelbagai Format
Lampiran kepada surat keluar yang mengandungi pelbagai format
seperti MS Word, Powerpoint dan sebagainya perlu ditawan dan
diletakkan di bawah lower level.

Sila rujuk Panduan Ringkas Penggunaan DDMS 2.0 – Pendaftaran
Lampiran pada Surat atau Borang.

20 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

(d) Penawanan Faksimili

(i) Semua faks yang diterima perlulah dihantar ke SUPD bagi tujuan
penawanan ke dalam DDMS 2.0. Faks asal perlu dimasukkan ke dalam
fail fizikal.

(ii) Surat asal tersebut perlu dimasukkan dalam fail fizikal bagi
menggantikan faks.

(iii) Semua surat kepada agensi Kerajaan yang telah difaks mesti dicop
dengan “Surat telah difaks pada ....” sebelum diposkan.

(e) Penawanan E-mel Rasmi

(i) E-mel Rasmi dari Luar Jabatan
Semua e-mel rasmi yang diterima dari luar jabatan mesti ditawan
dalam DDMS 2.0 bersama dengan lampirannya mengikut klasifikasi
yang betul.

Jika sesuatu e-mel itu diterima oleh ramai staf CIDB, ia perlu ditawan
dan dikatalogkan oleh penerima pertama kecuali Ketua Eksekutif (KE)/
Timbalan Ketua Eksekutif I (TKE I)/ Timbalan Ketua Eksekutif II (TKE II).

Satu salinan e-mel tersebut bersama dengan lampirannya perlu dicetak
selepas ditawan dalam DDMS 2.0. E-mel yang ditawan hendaklah
dicetak melalui sistem dengan memlilih menu “Print metadata with
content”.

Semua e-mel rasmi yang diterima boleh dipadamkan
(delete) dari inbox selepas selesai ditawan ke dalam

DDMS 2.0 dan dikandungkan dalam fail fizikal. Ini dapat
mengurangkan saiz storan e-mel dalam komputer
masing-masing.

(ii) E-mel yang Diterima oleh Pengurusan Tertinggi
E-mel yang diterima dari luar jabatan oleh KP/ TKP/ Pengarah
Bahagian mesti ditawan oleh Pembantu Khas ke dalam DDMS 2.0 dan
dikandungkan dalam fail fizikal mengikut klasifikasi yang betul.

TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 21

(iii) Penerimaan Salinan (cc) e-mel
E-mel yang diterima sebagai salinan (cc) tidak perlu dikatalog.

Jika staf ingin membuat apa-apa minit mengenai e-mel tersebut,
ia perlu dicatatkan dalam “Minit” DDMS 2.0 dan diedarkan (route)
mengikut prosedur pengedaran yang ditetapkan.

(iv) Tatacara Menjawab E-mel
Semasa menjawab e-mel, bahagian yang tidak berkaitan dengan
jawapan semasa hendaklah dipadam bagi mengelakkan pertindihan
penawanan kandungan e-mel yang sama.

Semua jawapan kepada e-mel perlu ditawan dalam DDMS 2.0 dan
dikandungkan dalam fail fizikal mengikut klasifikasi yang betul.

(v) Alamat e-mel CIDB
E-mel CIDB ([email protected]) mesti digunakan untuk semua urusan
rasmi supaya ia boleh ditawan dalam DDMS 2.0.

(vi) E-mel kepada Agensi Luar
Semua surat yang dihantar sebagai lampiran melalui e-mel hendaklah
ditukar ke dalam format PDF oleh pengirim bagi tujuan keselamatan.

Semua e-mel rasmi yang dihantar ke luar jabatan atau untuk edaran
dalaman jabatan perlu ditawan dalam DDMS 2.0 oleh pewujud e-mel
tersebut dan dikandungkan dalam fail fizikal mengikut klasifikasi yang
betul.

(vii) E-mel Edaran dalam Jabatan
E-mel edaran dalam jabatan hanya perlu ditawan oleh pengirim
sahaja dalam fail fizikal mengikut klasifikasi yang betul.

(f) Penawanan Borang

(i) Borang Cuti Rehat

Borang-borang Permohonan Cuti Rehat Tahunan, Cuti Sakit dan
sebagainya tidak perlu diimbas ke dalam DDMS 2.0. Ia boleh didoketkan
dan disimpan di bahagian/ CIDB Negeri masing-masing.

Borang cuti (dua salinan) yang diterima daripada Pejabat Negeri/
cawangan CIDB untuk kelulusan Ketua Eksekutif (KE)/ Timbalan Ketua
Eksekutif (TKE) tidak perlu ditawan dalam DDMS 2.0. Satu salinan
borang tersebut hendaklah didoketkan dan disimpan di Bahagian
Sumber Manusia. Manakala satu salinan lagi perlu dikembalikan ke
Pejabat Negeri/ cawangan CIDB.

22 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

(ii) Borang Permohonan Kursus Anjuran CIDB

Borang-borang Permohonan Kursus Anjuran CIDB tidak perlu diimbas
ke dalam DDMS 2.0. Ia boleh didoketkan dan disimpan di Pejabat
Negeri/ cawangan CIDB masing-masing.

(iii) Borang Kepuasan Pelanggan

Borang-borang Kepuasan Pelanggan tidak perlu diimbas ke dalam
DDMS 2.0. Ia boleh didoketkan dan disimpan di Pejabat Negeri/
cawangan CIDB masing-masing.

(g) Penawanan Rekod Kewangan

(i) Rekod kewangan seperti baucer, flimsi, payroll, waran, sebutharga,
borang permintaan dan borang kelulusan tidak perlu diimbas dan
ditawan dalam DDMS 2.0.

(ii) Rekod kewangan tersebut hendaklah didoketkan. Nombor rujukan fail
fizikal hendaklah dicatatkan di muka hadapan doket seperti fail fizikal.

(iii) Maklumat mengenai lokasi penyimpanan rekod kewangan tersebut
hendaklah dicatatkan dalam medan metadata yang telah ditetapkan
dalam aplikasi DDMS 2.0.

7.3 Minit Tindakan/ Catatan Arahan

(a) Semua arahan/ tindakan hendaklah dicatatkan dalam “Minit” DDMS 2.0
selepas surat/ e-mel dan sebagainya ditawan dalam DDMS 2.0.

(b) Surat yang diedarkan sebagai salinan (cc) tidak perlu di ambil tindakan.
Walau bagaimanapun, semua salinan surat (cc) yang diterima mestilah
dipantau oleh penerima. Jika mana-mana staf ingin membuat apa-apa
minit mengenai salinan surat (cc) tersebut, ia perlu dicatatkan dalam ”Minit”
DDMS 2.0 dan diedarkan (route) mengikut prosedur pengedaran di 7.4.

7.4 Pengedaran dan Penggunaan

(a) Surat yang telah ditawan hendaklah diedarkan kepada pengguna lain dalam
jabatan melalui aplikasi DDMS 2.0 sahaja. Surat yang dikandungkan dalam
fail fizikal tidak boleh diedarkan untuk tindakan.

TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 23

(b) Surat yang dialamatkan atas nama Ketua Eksekutif (KE) hendaklah diedarkan
terus kepada Ketua Eksekutif (KE). Semasa ketiadaan Ketua Eksekutif (KE),
SUPD hendaklah mengedarkan surat kepada Timbalan Ketua Eksekutif (TKE)
untuk makluman atau tindakan.

(c) Semua surat yang dialamatkan kepada Ketua Eksekutif (KE)/ Timbalan
Ketua Eksekutif (TKE) hendaklah diimbas dan ditawan dalam DDMS 2.0
dan dikandungkan dalam fail fizikal. Semua surat yang telah diimbas perlu
diedarkan kepada Ketua Eksekutif (KE)/ Timbalan Ketua Eksekutif (TKE)
melalui e-mel.

Surat-surat kepada Ketua Eksekutif (KE)/ Timbalan Ketua Eksekutif (TKE)
perlu diedarkan oleh SUPD mengikut bidang tugas seperti berikut:



PENERIMA SURAT-SURAT BERKAITAN

KE SEKTOR DASAR & KORPORAT
BAHAGIAN AUDIT & RISIKO
PEJABAT PENASIHAT UNDANG-UNDANG

TKE I SEKTOR PERSONEL BINAAN
SEKTOR PENGURUSAN
SEKTOR PENGUATKUASAAN

TKE II SEKTOR PEMBANGUNAN TEKNOLOGI
SEKTOR KONTRAKTOR & LEVI

Maklumat terkini : setakat 1 Mac 2022

Nota : TKE/ Staf Pengganti perlu memaklumkan KE mengenai kandungan mana-
mana surat yang difikirkan perlu dengan menghantar satu salinan surat (cc) tersebut
kepada KE semasa mengedarkannya untuk tindakan mana-mana staf.

(d) Sekiranya Ketua Eksekutif (KE)/ Timbalan Ketua Eksekutif (TKE) bertugas
di luar Ibu Pejabat, Pembantu Khas Ketua Eksekutif (KE)/ Timbalan Ketua
Eksekutif (TKE) perlu memajukan surat yang diterima kepada staf pengganti
yang berkaitan. Pembantu Khas staf pengganti Ketua Eksekutif (KE)/
Timbalan Ketua Eksekutif (TKE) perlu mengambil tindakan seperti di 6.4.

(e) Semua tindakan yang diminitkan atas surat fizikal oleh Ketua Eksekutif
(KE)/ Timbalan Ketua Eksekutif (TKE) perlu ditaipkan ke dalam “Minit” DDMS
2.0 oleh pembantu khas Ketua Eksekutif (KE)/ Timbalan Ketua Eksekutif
(TKE). Pembantu khas Ketua Eksekutif (KE)/ Timbalan Ketua Eksekutif (TKE)
perlu mengedarkan surat tersebut untuk tindakan staf melalui e-mel.

24 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

(f) Semua arahan atau tindakan ke atas sesuatu surat oleh semua pengguna
DDMS 2.0 perlu dicatat dalam “Minit” DDMS 2.0. Arahan/ tindakan tidak
boleh dicatatkan di dalam body e-mel.

(g) Staf yang mengambil tindakan susulan hendaklah mencatatkan maklumat
mengenai tindakan yang telah diambil dalam aplikasi DDMS 2.0. Selepas
mencatatkan maklumat tersebut, staf berkenaan hendaklah mengedarkannya
melalui aplikasi DDMS 2.0 kepada staf yang berkaitan.

(h) Surat Terima Untuk Perhatian (u.p.)
Surat yang diterima, tetapi ditujukan untuk perhatian seseorang staf
hendaklah diimbas dan ditawan dalam DDMS 2.0.

Surat fizikal hendaklah dimasukkan ke dalam fail dan disimpan. SUPD
hendaklah menghantar surat dalam DDMS 2.0 terus kepada staf berkenaan
untuk tindakan dan disalinkan (cc) kepada Ketua Eksekutif (KE)/ Timbalan
Ketua Eksekutif (TKE) mengikut bidang tugas seperti di 6.4 (c).

Staf berkenaan yang mengambil tindakan hendaklah mencatatkan semua
tindakan yang telah diambil dalam “Minit” DDMS 2.0. Staf berkenaan juga
bertanggungjawab memaklumkan kepada staf penyelia mengenai tindakan
yang telah diambil melalui e-mel dengan mewujudkan pautan (link) kepada
surat tersebut dalam DDMS 2.0.

7.5 Pengesanan dan Carian

(a) Pengguna boleh melaksanakan pengesanan dan carian maklumat/ dokumen
berdasarkan kepada kata kunci seperti nombor rekod, nama pewujud dan
lain-lain carian di dalam aplikasi DDMS 2.0.

(b) Terdapat dua (2) kaedah carian iaitu, Carian Umum (search) dan Carian
Terperinci (advanced search).

7.6 Pembetulan Kesilapan Menawan Rekod

(a) Pengguna bertanggungjawab memaklumkan kepada Pengurus Rekod
dengan segera sekiranya berlaku kesilapan menawan dan memfailkan surat
melalui e-mel dan ditawan ke dalam fail CIDB. 100-14/2/5 (Permohonan
Pindaan Rekod DDMS 2.0).

TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 25

(b) Pengurus Rekod bertanggungjawab mengambil tindakan pembetulan
kesilapan menawan surat/ fail seperti berikut:

(i) Menghapuskan kandungan elektronik surat/ e-mel atau rekod lain
yang salah ditawan (jika belum ada rekod lain selepasnya). Seterusnya
memaklumkan pengguna mengenai tindakan yang telah diambil dan
meminta pengguna tersebut menawan semula surat/ e-mel atau
rekod lain yang betul; atau

(ii) Memindahkan rekod yang salah difailkan ke dalam fail yang betul
dalam aplikasi DDMS 2.0 dan fail fizikal dan seterusnya memaklumkan
perkara tersebut kepada pengguna yang berkaitan (jika terdapat rekod
lain selepasnya).

(c) Pengguna hendaklah memaklumkan kepada Pengurus Rekod dengan kadar
segera jika berlakunya kesilapan pengisian metadata di dalam aplikasi DDMS
2.0. Pengurus Rekod bertanggungjawab mengambil tindakan pembetulan
kesilapan pengisian metadata sebaik sahaja menerima makluman.

7.7 Kawalan Keselamatan dan Capaian

(a) Pengurus Rekod bertanggungjawab bagi mewujudkan kawalan keselamatan
dan capaian kepada fail fizikal dan rekod dalam aplikasi DDMS 2.0.

(b) Fail-fail peribadi dalam aplikasi DDMS 2.0 hanya boleh dicapai oleh staf
berkenaan, Pentadbir Sistem dan Bahagian Sumber Manusia sahaja.

(c) Capaian kepada fail-fail projek di sesuatu bahagian hendaklah dihadkan
kepada staf bahagian berkaitan sahaja.

7.8 Penutupan dan Pembukaan Fail Jilid Baharu

6.8.1 Pegawai Rekod/ Penolong Pegawai CIDB di Sub Unit Pengurusan Dokumen
dibenarkan menutup fail fizikal. Manakala Pegawai Rekod/ Pentadbir Sistem
dibenarkan menutup fail dalam DDMS 2.0.

Fail-fail ditutup dan jilid seterusnya dibuka apabila:

(a) Jumlah kandungan fail di dalam DDMS 2.0 telah mencapai 100 lampiran;
atau

(b) Jumlah kandungan fail fizikal adalah bersamaan dengan 4cm ketebalan;
atau

(c) Tamat tindakan. (Rujuk Jadual Pelupusan Rekod Arkib Negara Malaysia).

26 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

7.9 Pengemaskinian Profil Pengguna
6.9.1 Pentadbir Sistem hendaklah memastikan profil pengguna di dalam aplikasi
DDMS 2.0 dikemaskini dari semasa ke semasa sekiranya berlaku perkara
seperti berikut:
(i) Pertukaran staf ke agensi lain; dan
(ii) Kenaikan pangkat

6.9.2 Pentadbir Sistem hendaklah memastikan profil pengguna yang bertukar
atau berpencen tidak dihapuskan.

Profil pengguna ini tidak boleh dihapuskan kerana maklumat mengenai
tindakan-tindakan yang diambil oleh pengguna tersebut telah ditawan
sebagai sebahagian daripada metadata rekod tersebut. Walau bagaimanapun,
Pentadbir Sistem hendaklah:
(a) Menukar status pengguna tersebut daripada aktif kepada tidak aktif;
dan
(b) Menyekat pengguna berkaitan daripada mengakses aplikasi DDMS 2.0.

7.10 Pelupusan Rekod
6.10.1 Pengurus Rekod hendaklah mengambil tindakan pelupusan ke atas semua
rekod yang telah tamat tindakan dan mematuhi tempoh simpanan yang
ditetapkan dalam Jadual Pelupusan Rekod Arkib Negara Malaysia (ANM).
6.10.2 Permohonan untuk pelupusan dan pemindahan rekod perlu mengikut
tatacara pelupusan dan pemindahan rekod elektronik.
6.10.3 Semua metadata bagi rekod yang telah dimusnahkan tidak boleh dihapuskan
atau dipadamkan daripada aplikasi DDMS.

8. TARIKH KUATKUASA
Tatacara ini berkuatkuasa mulai dari 01 Disember 2022.

TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 27

CARTA
ALIRAN KERJA

1. Penawanan Faks
2. Penawanan Surat Masuk
3. Penawanan Surat Keluar
4. Penawanan E-mel Rasmi Yang Diterima Dari Luar Jabatan
5. Penawanan E-mel Rasmi Yang Dihantar Keluar
6. Pengedaran (Routing) melalui DDMS 2.0

28 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

CARTA ALIR PENAWANAN FAKS

FAIL FIZIKAL Mula Ya

Daftar dan masukkan Terima faks Imbas dan tawan
faks dalam fizikal sedia bersama metadata
Cop tarikh terima
ada/ baharu dalam DDMS 2.0
Gantikan faks dengan Kenalpasti perkara Minit dan edar

surat asal selepas Semak Tamat
menerima surat asal Klasifikasi

Tamat fail
Tidak
Hubungi PRJ untuk
kelulusan pembukaan

fail baharu

TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 29

CARTA ALIR PENAWANAN SURAT MASUK

FAIL FIZIKAL Mula Ya

Daftar & masukkan Terima surat Imbas & tawan bersama
surat dalam fail fizikal metadata dalam
Cop tarikh terima DDMS 2.0
sedia ada/ baharu Minit dan edarkan
Kenalpasti perkara

Semak
Klasifikasi

fail
Tidak
Hubungi PRJ untuk
kelulusan pembukaan

fail baharu

Tamat Tamat

30 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

CARTA ALIR PENAWANAN SURAT KELUAR

FAIL FIZIKAL Mula

Kenalpasti perkara
rekod yang diwujudkan

Semak Ya
Klasifikasi
Tawan surat bersama
fail lampiran ke dalam
DDMS 2.0
Tidak

Hubungi PRJ untuk
kelulusan pembukaan

fail baharu

Cetak dua (2) salinan
surat bersama lampiran

Tandatangan kedua-
kedua tersebut

Daftar & masukkan Hantar satu Hantar satu Minit dan edarkan
surat dalam fail fizikal salinan salinan surat (Jika perlu)

sedia ada/ baharu surat (tanpa bersama
kepala surat) lampiran
kepada
bersama penerima
lampiran
kepada SUPD

Tamat Tamat Tamat

TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 31

CARTA ALIR PENAWANAN E-MEL RASMI YANG DITERIMA DARI LUAR JABATAN

FAIL FIZIKAL Mula

Daftar & masukkan Terima e-mel dari luar
e-mel bersama lampiran jabatan

yang telah dicetak ke kenal pasti perkara
dalam fail e-mel

Semak Ya
Klasifikasi
Tawan surat bersama
fail lampiran ke dalam
DDMS 2.0
Tidak
(Jika terdapat lampiran
Hubungi PRJ untuk metadata berasingan
kelulusan pembukaan perlu dimasukkan ke

fail baharu dalam DDMS 2.0)

Cetak satu salinan e-mel
yang telah ditawan

bersama lampiran dan
hantar kepada SUPD

Minit dan edarkan
(Jika perlu)

Tamat Tamat

32 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

CARTA ALIR PENAWANAN E-MEL RASMI YANG DIHANTAR KELUAR

FAIL FIZIKAL Mula

Daftar & masukkan Karang e-mel dan
e-mel bersama lampiran 'attach'kan lampiran
dalam bentuk PDF/
yang telah dicetak ke karang surat dalam
dalam fail
body e-mel

kenal pasti perkara
klasifikasi

Semak Ya
Klasifikasi
Tawan surat bersama
fail lampiran ke dalam
DDMS 2.0
Tidak
(Jika terdapat lampiran
Hubungi PRJ untuk metadata berasingan
kelulusan pembukaan perlu dimasukkan ke

fail baharu dalam DDMS 2.0)

Cetak satu salinan e-mel
yang telah ditawan

bersama lampiran dan
hantar kepada SUPD

Tamat Minit dan edarkan
(Jika perlu)

Tamat

TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 33

CARTA ALIR PENGEDARAN (ROUTING) MELALUI DDMS 2.0

Pendaftaran surat di
Pusat Mel, SUPD

Hantar surat masuk Hantar surat (u.p)
kepada KE untuk kepada staf
arahan
Semua tindakan
Arahan diminitkan dicatat dalam
dalam "minit"
DDMS 2.0 "Minit" DDMS 2.0

KE route kepada Route kepada
TKE/ PBK/ PB Pengurusan Atasan
Bahagian/ Staf
untuk makluman
(Jika Perlu)

Tamat

34 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA

Pengurusan Rekod Satu bidang pengurusan yang bertanggungjawab
mengadakan kawalan secara cekap dan sistematik
Rekod ke atas pewujudan, penggunaan, penyenggaraan dan
pelupusan rekod. Kawalan ini termasuk penawanan bukti
Rekod Awam dan maklumat mengenai aktiviti dan transaksi sesebuah
organisasi.
Pejabat Awam
Pelupusan Rekod ertinya bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk
Pemindahan lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya
Kitaran Hayat Rekod merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen,
Jenis Rekod daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar
foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod
yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk
atau ciri-ciri fizikal atau apa-apa salinannya.

Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan
oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal-
ehwalnya atau oleh mana-mana pejabat awam atau
pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya
dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan.

Sesuatu pejabat Kerajaan Persekutuan atau Kerajaan mana-
mana Negeri atau sesuatu pejabat mana-mana Kerajaan
tempatan, pihak berkuasa berkanun atau perusahaan
Kerajaan.

Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan
pemusnahan, pemindahan atau selainnya.

Perbuatan memindahkan rekod awam kepada jagaan dan
kawalan Arkib Negara Malaysia.

Jangka hayat sesuatu rekod dari peringkat ia diwujudkan,
digunakan, dipelihara dan dilupuskan.

Kategori rekod yang diwujudkan atau diterima oleh Pejabat
Awam seperti surat panggilan mesyuarat, minit mesyuarat,
laporan perbincangan, perjanjian, garis panduan dan
sebagainya.

TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA | 35

Registri Berpusat Registri berpusat ertinya pengawalan dilaksanakan dari
satu registri ke atas sistem pengurusan rekod, staf, ruang,
peralatan dan segala bekalan yang berkaitan dengannya.
Registri mengawal sistem Klasifikasi Fail serta penggunaan,
penjagaan, penyimpanan dan pemisahan rekod.
Pengawalan secara berpusat menjamin pengagihan lokasi
fail secara fizikal dan dilaksanakan dengan efektif.

36 | TATACARA PENGGUNAAN REKOD DDMS 2.0 LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA



KF