1. การพิมพ์เอกสารทางเครื่องพิมพ์ เมื่อสร้างงานเสร็จเรียบร้อย เราสามารถให้โปรแกรมสื่อสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ ออกทางเครื่องพิมพ์ได้ทันทีโดยใช้ ริบบอน ไฟล์ (Files)Microsoft Word พิมพ์เอกสารหรือแล้วเลือกรายการ พิมพ์หรืออาจใช้ปุ่มเครื่องมือ แสดง ตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) ที่กำหนดไว้บนแถบเครื่องมือด่วน (Quick launch bar) ดังรูปที่ 6.1 รูปที่ 6.1 แสดงปุ่มเครื่องมือ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในแถบเครื่องมือด่วน จะปรากฎหน้าจอการกำหนดค่าการพิมพ์ดังรูปที่ 6.2 รูปที่ 6.2 แสดงการกำหนดค่าการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์
โดยมีส่วนประกอบหลัก ดังนี้ (1) ตัวอย่างหน้ากระดาษที่จะพิมพ์งาน (2) ช่องกำหนดจำนวนสำเนา ว่าจะพิมพ์จำนวนกี่ชุด (3) รายการเลือกเครื่องพิมพ์ที่จะใช้งาน (4) ส่วนการปรับแต่งค่าเครื่องพิมพ์ที่เลือกใช้งาน (5) ปุ่มสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ (6) ปุ่มสำหรับการปรับแต่งค่าการพิมพ์ต่าง ๆ (7) ปุ่มสำหรับกำหนดการตั้งค่าหน้ากระดาษ สำหรับรายการปรับแต่งค่าการพิมพ์ ของจุดที่ 6 จะมีรายละเอียดดังรูปที่ 6.3 คือ รูปที่ 6.3 แสดงรายการปรับแต่งค่าการพิมพ์ (1) เป็นส่วนกำหนดหน้ากระดาษที่ต้องการพิมพ์ โดยอาจพิมพ์ทั้งหมดหรือเลือกพิมพ์เป็นบางหน้าตามที่ กำหนด เช่นพิมพ์เฉพาะหน้าปัจจุบัน พิมพ์เฉพาะหน้าคู่หรือหน้าที่ หรือกำหนดหน้าที่จะพิมพ์ เช่น 5-10, 12 หมายถึงพิมพ์หน้า 5 ถึงหน้าที่ 10 และหน้าที่ 12 (2) เป็นส่วนกำหนดว่าจะพิมพ์ด้านเดียว หรือพิมพ์ทั้งด้านหน้าและด้านหลังลงในกระดาษแผ่นเดียวกัน (3) เป็นช่องกำหนดการเรียงพิมพ์ ในกรณีมีสำเนาว่าจะเรียงพิมพ์เป็นชุดต่อเนื่อง (123,123, 123) หรือ แยกเป็นชุดละหน้า (111, 222, 333) (4) เป็นช่องสำหรับเลือกว่าจะพิมพ์แนวตั้งหรือแนวนอน (5) เป็นส่วนการกำหนดขนาดกระดาษที่ใช้ในการพิมพ์เอกสาร (6) เป็นส่วนการกำหนดระยะขอบของการพิมพ์เอกสาร (7) เป็นส่วนกำหนดตัวเลือกการพิมพ์ว่าจะพิมพ์หน้าเอกสารหน้าในกระดาษแผ่นเดียวกัน
2. การใช้เครื่องมือช่วยในการพิมพ์ เราสามารถใช้ Microsoft Word ช่วยในการพิมพ์เอกสารซึ่งจะช่วยอำนวยความสะดวกรวดเร็วในการ ทำงานมากขึ้น โดยลักษณะงานที่อาจต้องดำเนินการ มีดังนี้ 2.1 การแทรกหัวกระดาษท้ายกระดาษและหมายเลขหน้า ในการพิมพ์งานเอกสารที่มีจำนวนหลายหน้า เพื่อความสะดวกในการพิมพ์ข้อความส่วนหัวของกระดาษ หรือท้ายกระดาษในทุกหน้า เราสามารถกำหนดให้โปรแกรม Microsoft Wordกำหนดการพิมพ์ข้อความในส่วนหัว กระดาษและท้ายกระดาษได้ โดยดับเบิลเมาส์ในบริเวณส่วนหัวของกระดาษ หรือท้ายกระดาษ ได้ทันที ในกรณีที่ ต้องการใช้รูปแบบสำเร็จรูปของหัวกระดาษและท้ายกระดาษที่โปรแกรมจัดให้ รวมไปถึงการแทรกหมายเลขหน้า ให้คลิกที่ริบบอน แทรก แล้วกดเลือกปุ่มในส่วนของหัวกระดาษและท้ายกระดาษ ดังรูปที่ 6.4 (ดูวิธีใช้งานได้จาก เนื้อหาในหน่วยที่ 5) รูปที่ 6.4 แสดงรายการปรับแต่งค่าการพิมพ์ 2.2 การพิมพ์หัวตารางให้ปรากฏทุกหน้า ในการพิมพ์งานเอกสารที่มีตารางจำนวนหลายหน้ากระดาษและต้องการให้ส่วนหัวของตารางปรากฏใน บรรทัดแรกของทุกหน้า ถ้าหากใช้วิธีพิมพ์หัวตารางเข้าไปโดยตรง อาจเกิดปัญหาหัวตารางเลื่อนเมื่อมีการพิมพ์ ข้อมูลเพิ่มเติมลงไปในตารางด้านบน และเกิดความยุ่งยากในการปรับแต่งดังนั้นจึงควรให้โปรแกรม Microsoft Word จัดการให้ โดยคลิกที่ตารางในบรรทัดที่ต้องการทำซ้ำจากนั้นใช้ริบบอน เค้าโครง แล้วคลิกที่ปุ่มทำซ้ำแถว ส่วนหัว ดังรูปที่ 6.5 รูปที่ 6.5 แสดงการกำหนดการพิมพ์หัวตารางซ้ำทุกหน้า
3. การพิมพ์ซองและป้ายผนึก ลักษณะของงานพิมพ์ประเภทหนึ่งที่มีความจำเป็น ได้แก่ การพิมพ์ซองจดหมาย (Envelope) และการ พิมพ์ป้ายผนึก (Label) ที่เป็นแผ่นป้ายสติกเกอร์เพื่อนำไปติดที่ซองหรือกล่องสินค้า การพิมพ์ซองจดหมายอาจใช้วิธีพิมพ์แบบเอกสารธรรมดาแล้วใช้วิธีกะระยะ แต่วิธีที่ดีกว่าคือกำหนดขนาด กระดาษให้พอดีกับขนาดของซองจดหมายที่จะพิมพ์ ดังรูปที่ 6.6 ตามขั้นตอนดังนี้ (1) ใช้ริบบอนเค้าโครง (2) คลิกปุ่มขนาดกระดาษ (3) เลือกขนาดของซองจดหมายที่เหมาะสมกับขนาดของซองที่จะพิมพ์ (4) หรือเลือกขนาดกระดาษเพิ่มเติม... (ในกรณีไม่มีขนาดที่ตรงกับซองจดหมายที่ใช้งาน) รูปที่ 6.6 แสดงการกำหนดการพิมพ์ซองจดหมาย จากนั้นให้ปรับแต่งดังนี้ (1) กําหนดการวางกระดาษ แนวนอน (2) คลิกปุ่มปรับระยะกระดาษ (3) กำหนดระยะขอบทั้ง 4 ด้านประมาณ 1 ซม. (4) คลิกปุ่ม [ตกลง)
รูปที่ 6.7 แสดงการกำหนดระยะกระดาษของซองจดหมาย วิธีพิมพ์ซอง อาจใช้การเคาะเพื่อเว้นระยะ หรือใช้วิธีกำหนด Tab เพื่อปรับระยะ ดังรูปที่6.8 รูปที่ 6.8 แสดงวิธีใช้ Tab เพื่อกำหนดระยะการพิมพ์ อีกวิธีหนึ่งที่สามารถทำได้ โดยใช้เครื่องมือการพิมพ์ซองจดหมายของ Microsoft Word ดังนี้ (1) คลิกที่ริบบอน การส่งจดหมาย (2) คลิกปุ่ม ซองจดหมาย (3) จะปรากฏหน้าต่างการพิมพ์ที่อยู่บนซองจดหมาย (4) คลิกปุ่ม แสดงตัวอย่าง เพื่อกำหนดขนาดซอง และแบบอักษรที่ต้องการ (5) คลิกปุ่ม ป้อน เพื่อกําหนดลักษณะการป้อนซองจดหมาย ในถาดเครื่องพิมพ์ (6) [ตกลง]
รูปที่ 6.9 แสดงการใช้เครื่องมือการพิมพ์ซองจดหมาย รูปที่ 6.10 แสดงการกำหนดลักษณะการป้อนซองจดหมาย (7) จากนั้นให้คลิกปุ่ม (พิมพ์] เพื่อพิมพ์ซองจดหมายออกเครื่องพิมพ์ (8) หรือคลิกปุ่ม เพิ่มในเอกสาร เพื่อดูผลลัพธ์และปรับระยะให้ถูกต้องก่อนพิมพ์
รูปที่ 6.11 แสดงตัวอย่างการพิมพ์ซองจดหมาย ข้อควรระวัง การพิมพ์ซองจดหมาย ควรใส่ซองลงในถาดหรือช่องใส่สำหรับการพิมพ์ซองของเครื่องพิมพ์โดยเฉพาะ ไม่ควรใส่ในช่องใส่การพิมพ์กระดาษแบบต่อเนื่อง เนื่องจากซองมีขนาดหนากว่ากระดาษทั่วไป สำหรับการพิมพ์ป้ายผนึก จะใช้วิธีเดียวกันกับการพิมพ์ซองจดหมาย ดังรูปที่ 6.12 คือ (1) คลิกที่ริบบอน การส่งจดหมาย (2) คลิกที่ปุ่ม ป้ายผนึก (Label) (3) พิมพ์ที่อยู่บนป้ายผนึก (4) กำหนดขนาดของป้ายผนึกที่ใช้งาน (5) กำหนดการพิมพ์ว่าจะพิมพ์ทั้งแผ่น หรือพิมพ์เป็นบางตำแหน่งของป้ายผนึก (6) คลิกที่ปุ่ม [พิมพ์] เพื่อพิมพ์ออกเครื่องพิมพ์ (7) หรือคลิกปุ่ม [เพิ่มในเอกสาร] เพื่อดูผลลัพธ์ และสร้างเป็นไฟล์เอกสาร
รูปที่ 6.12 แสดงการพิมพ์ป้ายผนึก สำหรับการกำหนดขนาดของป้ายผนึกในขั้นตอนที่ 4 ให้ดำเนินการดังรูปที่ 6.13 ดังนี้ (1) เลือกแบบป้ายผนึกให้ตรงกับกระดาษสติกเกอร์ที่นำมาใช้ (2) ถ้าต้องการพิมพ์บนกระดาษ A4 เพื่อนำไปตัดติดกาวอาจใช้ป้ายผนึก Avery A4/A5 (3) เลือกแบบ 01638061 (4) จะแสดงกระดาษขนาด A4 คือ 21 ซม. x 29.69 ซม. โดยขนาดของป้ายผนึกจะมีความสูง 4.75 ซม. และกว้าง 9 ซม. (5) หลังจากนั้นให้กดปุ่ม [ตกลง] รูปที่ 6.13 แสดงการกำหนดขนาดของป้ายผนึก นอกจากนี้ยังสามารถนำป้ายผนึกมาสร้างนามบัตร ดังรูปที่ 6.14 ตามขั้นตอนดังนี้
(1) คลิกที่ริบบอน การส่งจดหมาย (2) คลิกที่ปุ่ม ป้ายผนึก (Label) (3) กดปุ่ม [ตัวเลือก] (4) เลือกผู้จำหน่ายป้ายผนึก เป็น Avery A4/A5 (5) เลือกผลิตภัณฑ์ L417 จะได้ป้ายผนึกขนาด A4 และเป็นชนิด Business Card (6) คลิกที่ปุ่ม โตกลง) (7) คลิกปุ่ม [เพิ่มในเอกสาร] เพื่อสร้างเป็นไฟล์เอกสาร รูปที่ 6.14 แสดงการสร้างนามบัตรโดยใช้ป้ายผนึก จะได้เอกสารเป็นช่องตาราง ดังรูปที่ 6.15 รูปที่ 6.15 แสดงแนวเส้นตารางที่จะนำไปสร้างนามบัตร
จากนั้นออกแบบและสร้างนามบัตร 1 ใบ โดยแทรก โลโก้ เส้นตรง และกล่องข้อความในลักษณะ ดังรูปที่ 6.16 รูปที่ 6.16 แสดงตัวอย่างการออกแบบนามบัตรร้านค้า จากนั้นดำเนินการต่อดังนี้ (1) คลิกขวาที่สัญลักษณ์กากบาท ทางมุมบนด้านซ้ายของนามบัตรที่สร้าง (2) เลือกรายการคัดลอก ดังรูปที่ 6.17 รูปที่ 6.17 แสดงการคัดลอกนามบัตรที่สร้างเป็นต้นแบบ (3) คลิกขวาที่สัญลักษณ์กากบาท ในตำแหน่งเดิมอีกครั้ง (4) เลือกที่รายการ ตารางแบบซ้อน ดังรูปที่ 6.18
รูปที่ 6.18 แสดงการวางเป็นแบบตารางแบบซ้อน (5) จะได้ผลลัพธ์เป็นนามบัตรในทุกช่อง ดังรูปที่ 6.19 รูปที่ 6.19 แสดงผลลัพธ์การสร้างนามบัตรจากป้ายผนึก 4. การแปลงเอกสารเป็นไฟล์ PDF ปัญหาของการพิมพ์เอกสารประการหนึ่ง คือ เมื่อสร้างงานในคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่ง แล้วนำไปพิมพ์บ เครื่องพิมพ์ที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์อีกเครื่อง อาจเกิดปัญหาแบบอักษรที่ใช้ในเอกสารที่จะพิมพ์อาจไม่มีใน คอมพิวเตอร์เครื่องที่ติดตั้งเครื่องพิมพ์ หรือในกรณีคอมพิวเตอร์ที่จะใช้พิมพ์ไม่มีโปรแกรม Microsoft Word ทำให้ ไม่สามารถพิมพ์งานเอกสารได้ หรืออาจเกิดปัญหาเอกสารที่พิมพ์คลาดเคลื่อนไม่พอดีกับหน้ากระดาษที่ตั้งไว้ทำให้ ต้องมาปรับแต่งใหม่ เนื่องจากกำหนดเครื่องพิมพ์ที่ใช้พิมพ์งานแตกต่างกัน ปัญหาดังกล่าวสามารถแก้ไขได้โดยการ แปลงเอกสารเป็นไฟล์ PDF ซึ่งเป็นไฟล์เอกสารมาตรฐานที่ได้รับความนิยมทั่วไป เนื่องจากจะสามารถนำไปเปิดบน เครื่องคอมพิวเตอร์ได้ทุกระบบปฏิบัติการไม่ว่าจะเป็นระบบปฏิบัติการ Windows บนเครื่อง PC หรือ ระบบปฏิบัติการ ios และ android บน Tablet และ Smart Phone รวมไปถึงระบบปฏิบัติการอื่น ๆ โดยเอกสาร ที่เป็นไฟล์PDF จะสามารถนำไปพิมพ์บนเครื่องพิมพ์ต่าง ๆ ได้โดยไม่มีปัญหาโดยไม่ผิดเพี้ยน
สำหรับการสร้างหรือแปลงเอกสารเป็นไฟล์PDF ในโปรแกรม Microsoft Word สามารถทำได้โดยใช้ริบ บอน ไฟล์จากนั้นให้ดำเนินการ ดังรูปที่6.20 คือ (1) เลือกรายการ ส่งออก (2) คลิกที่ ปุ่ม สร้างเอกสาร PDF/XPS รูปที่ 6.20 แสดงการสร้างไฟล์ PDF ในโปรแกรม Word จะปรากฏหน้าต่างบันทึกไฟล์ ดังรูปที่ 6.21 (3) ตั้งชื่อไฟล์ตามที่ต้องการ (ปกติจะถูกกำหนดเป็นชื่อเดียวกันกับเอกสาร Word) (4) คลิกที่ปุ่ม (พิมพ์] จะได้ไฟล์เอกสาร PDF ตามต้องการ รูปที่ 6.21 หน้าจอการกำหนดชื่อและสร้างไฟล์ PDF ในโปรแกรม Word
เมื่อปิดไฟล์ PDF จะได้เอกสารในโปรแกรม PDF Reader ดังรูปที่ 6.22 รูปที่ 6.22 แสดงผลลัพธ์ของไฟล์ PDF ในโปรแกรม PDF Reader
กิจกรรม 6.1 การท่านามบัตรจากป้ายผนึกและสร้างเป็นเอกสาร PDF ให้นักเรียนสร้างนามบัตรที่ให้รายละเอียดการขายสินค้าหรือบริการในลักษณะคล้ายตัวอย่าง รูปที่ P6.1 โดยใช้เครื่องมือป้ายผนึก แล้วบันทึกเป็นไฟล์ PT6-1 จากนั้นสร้างเป็นเอกสารไฟล์ PDF รูปที่ P6.1 แสดงตัวอย่างนามบัตร กิจกรรม 6.2 การพิมพ์ตารางให้มีหัวตารางานกันทุกหน้า ให้นักเรียนสร้างเอกสารโดยกําหนดกระดาษ A4 ทางแนวนอน และกำหนดระยะขอบบนและขอบล่างที่ 1 ซม. ส่วนระยะขอบซ้ายและขวาให้ตั้งค่าที่ 1.5 ซม. จากนั้นให้คัดลอกตารางรายนามศิลปินแห่งชาติจากเว็บไซต์วิ กิพีเดีย (https://th.wikipedia.org/wiki/รายนามศิลปินแห่งชาติ) นำมาวางในเอกสารโดยวางแบบผสานรูปแบบ แล้วปรับแต่งตารางในลักษณะดังตัวอย่างรูปที่ P6.2 โดยกำหนดให้มีการทำข้อความส่วนหัวแถวตารางในทุกหน้า ของเอกสาร แล้วบันทึกเป็นไฟล์ PT6-2 จากนั้นสร้างเป็นเอกสารไฟล์ PDF
รูปที่ P6.2 แสดงตัวอย่างการพิมพ์ซ้ำในส่วนหัวของตาราง
กิจกรรม 6.1 การทำนามบัตรจากป้ายผนึกและสร้างเป็นเอกสาร PDF การประเมินให้คะแนนการประเมินตามความเหมาะสมจากคะแนนเต็มที่กำหนด ลงชื่อ.....................................................................ผู้ประเมิน (.....................................................) กิจกรรม 6.2 การพิมพ์ตารางให้มีหัวตารางซ้ำกันทุกหน้า การประเมินให้คะแนนการประเมินตามความเหมาะสมจากคะแนนเต็มที่กำหนด ลงชื่อ.....................................................................ผู้ประเมิน (.....................................................)
คําชี้แจง จงเลือกคําตอบที่ถูกต้องที่สุดเพียงข้อเดียว 1. การพิมพ์งานออกเครื่องพิมพ์ทันทีโดยไม่ผ่านหน้าต่างปรับแต่งค่าต้องใช้วิธีใด ก. กดแป้นพิมพ์ [Ctrl]+[P] ข. คลิกที่ปุ่มรูปเครื่องพิมพ์ในแถบเครื่องมือด่วน ค. คลิกที่ปุ่มตัวอย่างก่อนพิมพ์ในแถบเครื่องมือด่วน ง. ถูกทุกข้อ (จากรูป ใช้ตอบคำถามข้อที่ 2 ถึงข้อที่ 5) 2. การพิมพ์เอกสารเป็นบางหน้า ควรเลือกที่รายการใด ก. รายการที่ 1 ข. รายการที่ 2 ค. รายการที่ 3 ง. รายการที่ 4 3. ในกรณีจัดพิมพ์เอกสารจำนวนหลายชุด ก. รายการที่ 2 ข.รายการที่ 3 ค. รายการที่ 5 ง. รายการที่ 7 4. หากต้องการพิมพ์ 2 หน้าคือทั้งด้านหน้าและด้านหลัง ต้องเลือกรายการใด ก. รายการที่ 2 ข. รายการที่ 3 ค. รายการที่ 5 ง. รายการที่ 7 5. ถ้าต้องการพิมพ์เอกสาร2 หน้าให้อยู่ในแผ่นเดียวกัน ต้องจัดการที่รายการใด ก. รายการที่ 2 ข. รายการที่ 3 ค. รายการที่ 5 ง. รายการที่ 7
6. การกำหนดให้โปรแกรมใส่หมายเลขหน้าในเอกสารมีประโยชน์อย่างไร ก. ช่วยประหยัดหมึก ข. ทำให้พิมพ์ได้สวยงาม ค. ช่วยลดเวลาในการใส่เลขหน้าเอง ง. ถูกทุกข้อ 7. เครื่องมือช่วยพิมพ์ซองจดหมาย อยู่ในริบบอนใด ก. ริบบอนแทรก ข. ริบบอนเค้าโครง ค. ริบบอนการส่งจดหมาย ง. ริบบอนซองจดหมายและป้ายผนึก 8. การสร้างนามบัตรโดยใช้ป้ายผนึก ต้องใช้วิธีวางข้อมูลแบบใด ก. แบบตารางแบบซ้อน ข. แบบผสานตาราง ค. แบบแทรกเป็นแถวใหม่ ง. แบบเก็บเป็นข้อความ 9. การแปลงเอกสารเป็นไฟล์ PDF มีข้อดีอย่างไร ก. ไม่มีปัญหาเรื่องการใช้แบบอักษร ข. ลดปัญหาข้อความในเอกสารเคลื่อน ค. นำไปพิมพ์บนเครื่องพิมพ์อื่นได้สะดวก ง. ถูกทุกข้อ 10. การแปลงเอกสาร Word เป็นไฟล์ PDF จะใช้รายการใด ก. ใช้ริบบอนเค้าโครง เลือกรายการแปลงเป็น PDF ข. ใช้ปุ่มแปลงไฟล์ แล้วเลือกรายการ PDF ค. ใช้ริบบอนไฟล์ เลือกรายการส่งออก ง. ต้องใช้วิธีพิมพ์ออกโดยเลือกเครื่องพิมพ์เป็น PDF