1. หนังสือราชการ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่หน่วยงานราชการใช้ดำเนินการ โดยอาจแบ่งเป็น เอกสารภายในได้แก่ เอกสารที่ใช้ติดต่อกันภายในหน่วยงานราชการ และเอกสารภายนอกซึ่งใช้ติดต่อและใช้งานกับหน่วยงานราชการ ภายนอก รวมทั้งหน่วยงานเอกชน และองค์กรต่าง ๆ หนังสือราชการ อาจจะแบ่งเป็น 6 ชนิด ได้แก่ 1) หนังสือภายใน 2) หนังสือภายนอก 3) หนังสือประทับตรา 4) หนังสือสั่งการ ได้แก่ หนังสือคำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับต่าง ๆ 5) หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว 6) หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือรับรอง บันทึกและรายงาน การประชุม เป็นต้น สำหรับรายละเอียดที่ควรทราบเกี่ยวกับหนังสือราชการ ได้แก่ 1. ตราครุฑ ส่วนใหญ่ในราชการทั่วไปจะใช้ครุฑขาแบน ดังรูปที่ 7.1 รูปที่ 7.1 แสดงรูปครุฑขาแบนที่ใช้ในหน่วยงานราชการทั่วไป ส่วนครุฑขาตั้ง จะใช้เฉพาะที่เกี่ยวข้องกับพระมหากษัตริย์ ราชการกรมราชองครักษ์กระทรวงต่างประเทศ หน้าปกราชกิจจานุเบกษา และหนังสือเดินทาง (Passport) ดังรูปที่ 7.2 รูปที่ 7.2 แสดงรูปครุฑขาตั้ง ส่วนขนาดของตราครุฑที่ใช้ ถ้าเป็นหนังสือภายนอกจะใช้ขนาดครุฑ 3 เซนติเมตรแต่กรณีที่เป็นหนังสือ ภายใน (บันทึกข้อความ) จะใช้ขนาด 1.5 เซนติเมตร 2. ชั้นความเร็ว กรณีกำหนดชั้นความเร็วจะประทับเป็นตราสีแดงไว้ที่มุมซ้ายบนของ หน้าแรก และที่ซองเอกสาร โดยแบ่งเป็น 3 ระดับ คือ ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด
3. ชั้นความลับ ในกรณีเอกสารที่เป็นความลับจะประทับตราสีแดงไว้กึ่งกลางหน้ากระดาษทั้งด้านบนและ ด้านล่างทุกหน้า รวมทั้งที่ซองเอกสาร โดยมี 3 ชั้น คือ - ลับ - ลับมาก - ลับที่สุด 4. ส่วนหัวของหนังสือ ส่วนใหญ่ประกอบด้วย - ชื่อเรื่อง เขียนเป็นประโยคบอกเล่าไม่เกิน 1 บรรทัด - คำขึ้นต้น ได้แก่ คำว่า เรียน กราบเรียน นมัสการ - คำลงท้าย ได้แก่ คำว่า ขอแสดงความนับถือ ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่งหรือ ขอนมัสการด้วยความนับถือ 5. ข้อความ ประกอบด้วย - ส่วนของสาเหตุการออกหนังสือ โดยจะเขียนอยู่ในย่อหน้าแรก - กรณีเป็นเรื่องใหม่ จะเริ่มต้นด้วยคำว่า “เนื่องจาก” หรือ “เนื่องด้วย - กรณีที่เคยติดต่อมาหรือเป็นหนังสือตอบกลับ จะใช้คำว่า “ตาม” หรือ “ตามที่ - ส่วนของวัตถุประสงค์จะเขียนในย่อหน้าถัดไป โดยบอกถึงความต้องการ หรือจุดมุ่งหมายในการออกหนังสือ -คำลงท้าย จะเขียนในย่อหน้าสุดท้าย กรณีผู้ใต้บังคับบัญชาเขียนถึงผู้บังคับบัญชาหรือผู้ที่อยู่ระดับเดียวกันจะใช้คำต่อไป -จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบจึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา -จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ -จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุเคราะห์ กรณีผู้บังคับบัญชาเขียนถึงผู้ใต้บังคับบัญชา จะใช้คำว่า -จึงเรียนมาเพื่อทราบ หรือ จึงเรียนมาเพื่อขอหารือ 6. รายละเอียดอื่น ได้แก่ - การใช้คําสรรพนาม ควรใช้คำว่า ผม หรือดิฉัน แทนคำว่า “ข้าพเจ้า - การกล่าวถึงหน่วยงานที่ติดต่อ ควรใช้ชื่อหน่วยงาน แทนคำว่า “ท่าน - การใช้คำว่า ไป หรือ มา ให้คำนึงถึงผู้รับหนังสือเป็นสำคัญ เช่นควรใช้ว่า “จึงเรียนเชิญท่านไปเป็น วิทยากร” มากกว่าใช้คำว่า “จึงเรียนเชิญท่านมาเป็นวิทยากร
- แนวทางการเขียน ควรใช้คำในลักษณะขอร้องมากกว่าบังคับ และเขียนในลักษณะเสริมสร้างใน ทางบวกมากกว่าใช้คำในทางลบ - การใช้ตัวอักษร จะใช้ขนาดตัวอักษรมาตรฐานคือ 16 พอยต์ เพื่อให้อ่านได้ง่าย แลและปัจจุบันนิยมใช้ แบบอักษร ไทยสารบรรณ (TH SarabunPSK) - การใช้ตัวเลข ในหนังสือราชการทั้งหมดควรใช้เลขไทย เนื่องจากหนังสือราชการมีหลายชนิดและแต่ละชนิดมีวิธีเขียนแตกต่างกัน ซึ่งสามารถค้นหารายละเอียดได้ จากอินเทอร์เน็ตโดยใช้คำค้นว่า “ระบบงานสารบรรณ” หรือ “หนังสือราชการสำหรับการเรียนรู้ในระดับต้นจึงขอ กล่าวเฉพาะในส่วนที่ใช้งานกันค่อนข้างมาก ได้แก่ หนังสือภายในหนังสือภายนอก และหนังสือสั่งการ 2. การพิมพ์หนังสือราชการภายใน หนังสือราชการภายในจัดเป็นหนังสือราชการที่ใช้ติดต่อภายในส่วนราชการในหน่วยงานเดียวกัน โดยทั่วไปจะเขียนหรือพิมพ์บนกระดาษบันทึกข้อความ สำหรับงานพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ตามมาตรฐานของสำนัก นายกรัฐมนตรี (สามารถดูรายละเอียดจากเว็บไซต์ http://opm.go.th) ให้กำหนดค่าต่าง ๆ ในการพิมพ์ดังรูปที่ 7.3 รูปที่ 7.3 แสดงการกำหนดรูปแบบของหนังสือบันทึกข้อความทางราชการ ที่มา : เว็บไซต์สำนักนายกรัฐมนตรี http://opm.go.th
2.1 ความหมายของระยะบรรทัด ในการพิมพ์หนังสือราชการจะมีระยะห่างระหว่างบรรทัดไม่เท่ากัน เพื่อให้ได้ระยะที่ใกล้เคียงกับการ พิมพ์ดีด ดังตารางเปรียบเทียบระยะการพิมพ์ด้วยพิมพ์ดีดกับการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ด้วยโปรแกรม Microsoft Word ดังนี้ ตาราง 7.1 เปรียบเทียบการตั้งค่าการพิมพ์โดยเครื่องพิมพ์ดีดกับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ 2.2 คำแนะนำในการพิมพ์หนังสือราชการภายใน ในการพิมพ์หนังสือราชการภายในเพื่อให้เกิดความสวยงาม มีคำแนะนำ ดังนี้ 1) การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ - ระยะห่างจากขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร - ระยะห่างจากขอบบน 1.8 เซนติเมตร ขอบล่าง 2 เซนติเมตร 2) ขนาดตราครุฑ ใช้ตราครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร 3) การตั้งระยะบรรทัด - ระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single - ระยะบรรทัด 1 Enter + Before 6 pt. = ก่อน Enter ตั้งระยะก่อนย่อหน้า 6 pt. - ระยะบรรทัด 1 Enter + Before 12 pt. = ก่อน Enter ตั้งระยะก่อนย่อหน้า 12 pt. 4) ระยะย่อหน้าข้อความในบรรทัดแรกของเนื้อหา ให้ตั้งระยะเบื้องหน้าของบรรทัดแรกโดยใช้เข็มบนของไม้ บรรทัด เป็นระยะ 2.5 เซนติเมตร 5) วิธีการพิมพ์ - ใช้แบบอักษรไทยสารบรรณ (ฟอนต์ THSarabun PSK) - คำว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด 29 พอยท์ - คำว่า “ส่วนราชการ” “วันที่” และ “เรื่อง” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด 20 พอยท์ - ข้อความทั่วไป พิมพ์ด้วยอักษรปกติขนาด 16 พอยท์
- การพิมพ์คำว่า “วันที่” ให้พิมพ์ตรงกับตัวอักษร “ข” ของคำว่า “บันทึกข้อความ” - ตัวอักษรตัวแรกของชื่อเดือนพิมพ์ให้ตรงกับแนวหลังของตัวอักษร “ม”ของคำว่า “บันทึกข้อความ” - จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดที่เป็นช่องว่างหลังคำอาจใช้การตีเส้นใต้ตัวอักษรแทน - การพิมพ์ชื่อในวงเล็บให้พิมพ์ทั้งชื่อและนามสกุล โดยให้ตรงกับแนวกึ่งกลางของคำว่า “บันทึกข้อความ” - การพิมพ์ชื่อตำแหน่งให้พิมพ์อยู่กึ่งกลางระหว่างชื่อผู้ลงนามในวงเล็บ 2.3 ขั้นตอนการพิมพ์ การพิมพ์หนังสือราชการภายใน มีขั้นตอนการพิมพ์ดังนี้ 1) ตั้งระยะขอบของหน้ากระดาษ ดังรูปที่ 7.4 คือ - ระยะขอบบน 1.8 ซม. ขอบล่าง 2 ซม. - ระยะขอบซ้าย 3 ซม. ขอบขวา 2 ซม. รูปที่ 7.4 แสดงการตั้งค่าระยะขอบกระดาษของหนังสือบันทึกข้อความ 2) แทรกรูปครุฑเท้าแบนขนาดความสูง 1.5 เซนติเมตร ตามขั้นตอนดังนี้ (1) คลิกเมาส์ขวาที่รูปครุฑ (2) ใช้รายการ ขนาดและตำแหน่ง (3) กำหนดขนาดความสูงที่ 1.5 ซม.
รูปที่ 7.5 แสดงการกำหนดความสูงของตราครุฑให้มีขนาด 1.5 ซม. 3) พิมพ์คำว่า “บันทึกข้อความ” โดยใช้แบบอักษรไทยสารบรรณ (TH SarabunPSK) ขนาด29 พอยท์ โดยใช้ ตัวหนาและจัดกึ่งกลางหน้ากระดาษ (1) ในกรณีไม่สามารถจัดให้ข้อความอยู่กลางหน้ากระดาษ ให้ปรับการวางรูป ครุฑ (2) โดยกำหนดให้วางข้างหน้าข้อความ (3) และจัดตำแหน่งคงที่บนหน้า (4) ดังรูปที่ 7.6 รูปที่ 7.6 แสดงการกำหนดการวางรูปครุฑ สำหรับวิธีปรับค่าระยะบรรทัดของข้อความ จาก 1 เท่าเป็นค่าแน่นอน (Exactly) 35 พอยท์ทำได้ดังรูปที่ 7.7 ตามขั้นตอนดังนี้ (1) คลิกที่บรรทัดข้อความ “บันทึกข้อความ” (2) คลิกที่ปุ่มระยะบรรทัดและย่อหน้า (3) เลือกรายการตัวเลือกระยะห่างบรรทัด (4) ปรับระยะบรรทัดเป็นแบบ ค่าแน่นอน (5) กำหนดขนาดเป็น 35 pt.
(6) คลิกปุ่ม [ตกลง] รูปที่ 7.7 แสดงการปรับระยะบรรทัดเป็นระยะแน่นอน 35 pt. ตามที่กำหนด 4) พิมพ์ส่วนหัวของแบบบันทึกข้อความ โดยใช้แบบอักษรไทยสารบรรณตามขั้นตอนดังนี้ ▪ คำว่า “ส่วนราชการ วันที่ และ เรื่อง ให้พิมพ์ด้วยตัวหนาขนาด 20 พอยท์ ▪ การพิมพ์คำว่า “วันที่” ให้พิมพ์ตรงกับตัวอักษร “ข” และพิมพ์ตัวอักษรตัวแรกของชื่อเดือนให้ตรงกับแนว ด้านหลังตัวอักษร “ม” ของคำว่า “บันทึกข้อความ” ดังรูปที่ 7.8 รูปที่ 7.8 แสดงการพิมพ์ส่วนหัวของบันทึกข้อความ สำหรับวิธีตีเส้นใต้ข้อความบนส่วนหัว อาจทำได้ดังรูปที่ 7.9 ตามขั้นตอนดังนี้ (1) คลิกในตำแหน่งที่จะพิมพ์ข้อความ (2) กำหนดเส้นใต้ตัวอักษร (3) เลือกแบบเส้น (4) เคาะแป้นพิมพ์ [Spacebar] 2 ครั้งเพื่อพิมพ์ที่ว่าง จากนั้นกดแป้น [Ctrl]+[Tab] (5) กำหนดระยะ Tab บนไม้บรรทัดตามต้องการ โดยคลิกเมาส์ที่แถบไม้บรรทัด
รูปที่ 7.9 แสดงวิธีตีเส้นใต้ตัวอักษรในส่วนหัวของบันทึกข้อความ 5) พิมพ์คำขึ้นต้น โดยให้มีระยะบรรทัดห่างจากเรื่องเท่ากับระยะบรรทัดปกติและเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + before 6 pt.) โดยดำเนินการดังรูปที่ 7.10 ดังนี้ (1) คลิกเมาส์ในบรรทัดคำขึ้นต้น (2) คลิกที่ปุ่ม ระยะบรรทัดและย่อหน้า (3) เลือกที่รายการ ตัวเลือกระยะห่างบรรทัด (4) ปรับระยะย่อหน้าก่อน เป็น 6 pt. (5) คลิกที่ปุ่ม [ตกลง] รูปที่ 7.10 แสดงการปรับระยะห่างก่อนย่อหน้าขนาด 6 pt. 6) กดแป้น (Enter) เพื่อพิมพ์เนื้อความในส่วนภาคเหตุ โดยโปรแกรมจะปรับระยะห่างเท่ากับย่อหน้าก่อนโดยไม่ ต้องปรับแต่ง สิ่งที่ต้องดำเนินการคือปรับระยะเยื้องของข้อความ
ในบรรทัดแรกของย่อหน้าให้ห่างจากขอบกระดาษ 2.5 ซม. ตามที่กำหนดดังรูปที่ 7.11 ตามขั้นตอนดังนี้ (1) คลิกเมาส์ที่บรรทัดในย่อหน้า (2) กดลากเข็มด้านบนของแถบไม้บรรทัดไปด้านขวาเป็นระยะ 2.5 ซม. (3) ปรับระยะห่างของตัวอักษรเป็นแบบ กระจายแบบไทย รูปที่ 7-11 แสดงการปรับระยะเบื้องหน้าของบรรทัดให้มีระยะห่าง 2.5 ซม. 7) กดแป้น [Enter] เพื่อเริ่มย่อหน้าใหม่ โปรแกรมจะกำหนดลักษณะการพิมพ์ทั้งระยะบรรทัดและย่อหน้า เหมือนกับย่อหน้าแรกโดยไม่ต้องปรับแต่ง จากนั้นให้พิมพ์เนื้อความในส่วนของภาคประสงค์ และภาคสรุปได้ทันที โดยการพิมพ์ต่อเนื่องไปเรื่อย ๆ และกดแป้น [Enter] เมื่อหมดย่อหน้า 8) เมื่อพิมพ์ภาคสรุปเสร็จสิ้น ให้กดแป้นพิมพ์[Enter] 4 ครั้ง เพื่อพิมพ์ชื่อเต็มที่อยู่ในวงเล็บโดยจะต้องปรับระยะ บรรทัดใน 4 บรรทัดให้ไม่มีระยะก่อนหรือหลังย่อหน้า ตามขั้นตอน ดังนี้ดำเนินการดังรูปที่ 712 คือ (1) เลือกทั้ง 4 บรรทัดที่กดแป้น [Enter] (2) คลิกที่ปุ่ม ระยะบรรทัดและย่อหน้า (3) เลือกที่รายการ เอาที่ว่างก่อนย่อหน้าออก รูปที่ 7.12 แสดงการปรับระยะบรรทัดให้ไม่มีระยะห่างของย่อหน้า
9) การพิมพ์วงเล็บชื่อ-นามสกุล โดยทั่วไปจะกำหนดให้วงเล็บแรกอยู่กึ่งกลางหน้ากระดาษส่วนชื่อตำแหน่งที่อยู่ ด้านล่าง ให้พิมพ์อยู่กึ่งกลางของวงเล็บ ▪ สาระน่ารู้ เราสามารถนำแม่แบบการพิมพ์หนังสือราชการมาใช้เพื่อให้การพิมพ์งานสะดวกขึ้น โดยสามารถดาวน์โหลด จากเว็บไซต์ของสำนักนายกรัฐมนตรี ที่ http://www.opm.go.th ดังรูปที่ 7.13
3. การพิมพ์หนังสือราชการภายนอก หนังสือราชการภายนอกเป็นหนังสือที่หน่วยราชการทำขึ้นเพื่อใช้ติดต่อกับส่วนราชการภายนอก หรือ หน่วยงานอื่น ๆ โดยทั่วไปจะใช้กระดาษที่มีรูปครุฑอยู่ตรงกลางด้านบนในงานพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ตามมาตรฐาน ของสำนักนายกรัฐมนตรีให้กำหนดค่าต่าง ๆ ในการพิมพ์ ดังรูปที่ 7.14 รูปที่ 7.14 แสดงตัวอย่างหนังสือราชการภายนอกตามรูปแบบสำนักนายกรัฐมนตรี ที่มา : เว็บไซต์สำนักนายกรัฐมนตรี http://opm.go.th
3.1 คําแนะนําในการพิมพ์หนังสือราชการภายนอก การพิมพ์หนังสือราชการภายนอกเพื่อให้เกิดความสวยงาม มีคำแนะนำดังนี้ 1) การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ - ระยะห่างจากขอบบน 1.5 เซนติเมตร ขอบล่าง 2 เซนติเมตร - ระยะห่างจากขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร 2) ขนาดตราครุฑ ใช้ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร 3) การตั้งระยะบรรทัด - ระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single - ระยะบรรทัด 1 Enter + Before 6 pt. = ก่อน Enter ตั้งระยะก่อนย่อหน้า 6 pt. - ระยะบรรทัด 1 Enter + Before 12 pt. = ก่อน Enter ตั้งระยะก่อนย่อหน้า 12 pt. 4) ระยะย่อหน้าข้อความในบรรทัดแรกของเนื้อหา ให้ตั้งระยะเบื้องหน้าของบรรทัดแรกโดยใช้เข็มบนของ ไม้บรรทัด เป็นระยะ 2.5 เซนติเมตร 5) การพิมพ์ - ใช้แบบอักษรไทยสารบรรณ ขนาด 16 พอยท์ - การพิมพ์ “ที่” และ “ส่วนราชการ” ให้พิมพ์อยู่ในระดับเดียวกับเท้าครุฑ - ตัวเลขตัวแรกของวันที่ให้พิมพ์อยู่ตรงแนวกึ่งกลางของตราครุฑ - การพิมพ์ ชื่อเรื่อง คำขึ้นต้น, อ้างถึง และสิ่งที่ส่งมาด้วย ให้มีระยะบรรทัดเท่ากับ 1 Enter + Before 6 pt. - การย่อหน้าข้อความ ภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้เว้นระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดเท่ากับ 2.5 เซนติเมตร - การพิมพ์ค่าลงท้าย ให้พิมพ์ตัวอักษรตัวแรกอยู่ตรงกับแนวกึ่งกลางของตราครุฑและใช้ ระยะห่างบรรทัดเท่ากับ 1 Enter + Before 12 pt. - เว้นระยะลงรายมือชื่อ เท่ากับ 4 Enter - การพิมพ์ชื่อในวงเล็บให้พิมพ์ทั้งชื่อและนามสกุล โดยให้ตรงกับแนวกึ่งกลางตราครุฑ - การพิมพ์ตำแหน่งให้พิมพ์อยู่กึ่งกลางระหว่างชื่อผู้ลงนามในวงเล็บ 3.2 ขั้นตอนการพิมพ์หนังสือราชการภายนอก สําหรับขั้นตอนในการพิมพ์หนังสือภายนอก สามารถดำเนินการ โดยใช้ความรู้ที่ผ่านมาในเรื่องการตั้งค่าระยะขอบ การแทรกและปรับขนาดครุฑ รวมไปถึงการปรับระยะของย่อหน้า และการเยื้องหน้าในบรรทัดแรกของย่อหน้า
สามารถดำเนินการตามขั้นตอนดังต่อไปนี้ 1) ตั้งค่าหน้ากระดาษโดยกำหนดระยะขอบดังรูปที่ 7.15 คือ - ระยะขอบบน 1.5 ซม. ขอบล่าง 2 ซม. - ระยะขอบซ้าย 3 ซม. ขอบขวา 2 ซม รูปที่ 7.15 แสดงการกำหนดระยะขอบของหนังสือราชการภายนอก 2) แทรกรูปครุฑโดยปรับความสูง 3 ซม.และจัดให้อยู่กึ่งกลางหน้ากระดาษ ดังรูปที่ 7.16 รูปที่ 7.16 แสดงการกำหนดระยะขอบของหนังสือราชการภายนอก 3) ปรับตัวเลือกเค้าโครงของรูปครุฑ (1) เป็นแบบวางด้านหน้าข้อความ (2) และให้คงตำแหน่งบน หน้ากระดาษ (3) ดังรูปที่ 7.17
รูปที่ 7.17 แสดงการจัดวางรูปครุฑ 4) ข้อความบรรทัดแรกคือคำว่า “ที่” และชื่อของส่วนราชการต้องพิมพ์ให้ตรงกับแนวเท้าครุฑ (1) โดยไม่ต้องมีระยะห่างหรือที่ว่างระหว่างก่อนย่อหน้าและหลังย่อหน้า (2) ส่วนด้านขวาซึ่งเป็น ข้อความที่อยู่ให้ใช้วิธีกำหนดระยะโดยใช้ Tab (3) บนแถบไม้บรรทัด ดังรูปที่ 7.18 รูปที่ 7.18 แสดงการวางข้อความในบรรทัดแรกและที่อยู่ 5) กำหนดระยะ Tab เพื่อพิมพ์ข้อความวันที่ให้เริ่มที่กลางตัวครุฑ (1) โดยตัวอักษรตัวแรกของชื่อเดือนจะ อยู่ตรงกับเท้าครุฑ และกำหนดระยะห่างของย่อหน้าเท่ากับ 6 pt. ดังรูปที่ 7.19 รูปที่ 7.19 แสดงการวางตำแหน่งวันที่ให้เริ่มที่กลางตัวครุฑ 6) ข้อความบรรทัด 3 บรรทัด ถัดไปให้พิมพ์ชิดขอบกระดาษ โดยกําหนดระยะย่อหน้า 6 pt. ดังรูปที่ 7.20
รูปที่ 7.20 แสดงการจัดพิมพ์ข้อความบรรทัดนํา 3 บรรทัด 7) สำหรับข้อความในแต่ละย่อหน้า ให้พิมพ์เช่นเดียวกับหนังสือบันทึกข้อความ ดังรูปที่ 7.21 ตามขั้นตอน ดังนี้ (1) เว้นระยะห่างด้านหน้า 2.5 ซม. (2) กำหนดระยะห่างก่อนย่อหน้า 6pt รูปที่ 7.21 แสดงการพิมพ์ข้อความในย่อหน้าต่างๆ
8) พิมพ์คำลงท้ายให้เริ่มพิมพ์ในตำเเหน่งกลางตัวครุฑคือตรงกับข้อความวันที่ (1) และกำหนดระยะห่าง ย่อหน้า = 12 pt (2) ดังรูปที 7.22 รูปที่ 7.22 แสดงการพิมพ์คำลงท้ายให้ตรงแนวกับข้อความวันที่ 9) กำหนดระยะห่างระหว่างย่อหน้าให้มีค่าเป็น 0 pt. แล้วกดแป้น (Enter] 4 ครั้ง เพื่อเว้นระยะลงลายมือ ชื่อ ดังรูปที่ 7,23 รูปที่ 7.23 แสดงการเว้นระยะเพื่อพิมพ์ลายมือชื่อ 10) พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือ (ชื่อและนามสกุล) ในวงเล็บ ตามด้วยตำแหน่ง โดยวางแนวข้อความ ให้อยู่ระหว่างกึ่งกลางของชื่อ
11) เว้นระยะก่อนพิมพ์ชื่อส่วนราชการโดยกดแป้น [Enter] 4 ครั้งโดยไม่ต้องเว้นระยะย่อหน้า ดังรูปที่ 7.24 รูปที่ 7.24 แสดงการเว้นระยะ 4 Enter ก่อนพิมพ์ชื่อส่วนราชการ 12) สำหรับการพิมพ์ หมายเลขโทรศัพท์และโทรสาร ให้ใช้การเว้นระยะแทนการใช้ ขีด คั่นและตัวเลขต่าง ๆ ที่ใช้ ต้องเป็นตัวเลขไทย ยกเว้นในส่วนของสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมลของส่วนราชการอาจพิมพ์ด้วย ตัวเลขอารบิกได้ 4. การพิมพ์หนังสือสั่งการ หนังสือสั่งการ เป็นหนังสือราชการที่ส่วนใหญ่ใช้กับคำสั่งหรือประกาศ โดยวิธีการพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ จะกระทำเช่นเดียวกับหนังสือราชการภายนอก โดยมีแนวทางดังนี้ 1) ตั้งระยะกระดาษ ขอบบน 2.5 ซม. ขอบล่าง 2 ซม. ขอบขวา 3. ซม. ขอบซ้าย 2 ซม. 2) แทรกครุฑขนาดความสูง 3 ซม. โดยวางไว้กึ่งกลางหน้ากระดาษ 3) พิมพ์ด้วยตัวอักษรไทยสารบรรณ ขนาด 16 พอยท์ 4) ข้อความ คำสั่งและประกาศ ให้จัดกึ่งกลาง โดยเว้นระยะให้ห่างจากครุฑประมาณบรรทัดครึ่งหรือระยะ บรรทัด 1 Enter+Before 6 pt. หรือตามความเหมาะสมให้ดูว่าสวยงามไม่ชิดหรือห่างจนเกินไป
5) หลังบรรทัดหัวเรื่องให้ใช้เส้นขีดคั่นก่อนพิมพ์เนื้อหารายละเอียดโดยมีระยะพอประมาณ 6) ข้อความภาคเหตุให้พิมพ์ห่างจากขีดคั้นโดยใช้ระยะบรรทัด 1 EntertBefore 12 pt. 7) การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ ให้ตั้งระยะเบื้องหน้าการพิมพ์ 2.5 ซม.เช่นเดียวกับ หนังสือราชการอื่น โดยเว้นระยะห่างก่อนหน้าของย่อหน้าอีก 6 พอยท์ คือกําหนดระยะบรรทัดเป็น 1 Enter+Before 6 pt. 8) การพิมพ์ย่อหน้าก่อนย่อหน้าสุดท้าย ซึ่งมีข้อความ “ทั้งนี้ตั้งแต่...” หรือ “จึงประกาศให้ทราบโดยทั่ว กัน” ให้พิมพ์ด้วยระยะเบื้องหน้าเท่ากับ 2.5 ซม. และกำหนดระยะห่างเป็น 1 Enter+Before 6 pt. เช่นเดียวกัน 9) การพิมพ์ย่อหน้าสุดท้าย ในส่วนของข้อความ “ สั่ง ณ วันที่ ....” หรือ “ประกาศ ณ วันที่ ...ให้กำหนด ระยะเยื้องย่อหน้าเท่ากับ 4 ซม. และกำหนดระยะห่างของบรรทัดโดยเพิ่มค่าก่อนหน้าของย่อหน้าอีก 12 พอยท์ (1 Enter+Before 12 pt.) 10) การพิมพ์คำลงท้าย ให้ปฏิบัติเช่นเดียวกับการพิมพ์หนังสือภายนอก
รูปที่ 7.26 แสดงตัวอย่างหนังสือคำสั่งราชการ ที่มา : คู่มือการจัดองค์ความรู้ “การพิมพ์หนังสือราชการ” คณะกรรมการจัดการความรู้สาขาวิทยบริการเฉลิมพระเกียรติ จังหวัดหนองบัวลําภู
รูปที่ 7.27 แสดงตัวอย่างหนังสือประกาศ ที่มา : คู่มือการจัดองค์ความรู้ การพิมพ์หนังสือราชการ คณะกรรมการจัดการความรู้สาขาวิทยบริการเฉลิมพระเกียรติ จังหวัดหนองบัวลำภู
กิจกรรม 7.1 การพิมพ์หนังสือราชการภายใน ให้นักเรียนพิมพ์หนังสือราชการภายในตามรูปที่ P7.1 หรือตามตัวอย่างของครูผู้สอนอย่างถูกต้องตาม ข้อกำหนดของทางราชการ แล้วบันทึกเป็นไฟล์ PT7-1 จากนั้นสร้างเป็นเอกสาร PDF รูปที่ P7.1 ตัวอย่างหนังสือราชการภายใน
กิจกรรม 7.2 การพิมพ์หนังสือราชการภายนอก ให้นักเรียนพิมพ์หนังสือราชการภายนอกตามรูปที่ P7.2 หรือตามตัวอย่างที่ครูผู้สอนกำหนดโดยพิมพ์ให้ ถูกต้องตามข้อกำหนดของทางราชการ แล้วบันทึกเป็นไฟล์ PT7-2 จากนั้นสร้างเป็นเอกสาร PDF รูปที่ P7.2 ตัวอย่างหนังสือราชการภายนอก
กิจกรรม 7.3 การพิมพ์หนังสือสั่งการ ให้นักเรียนพิมพ์หนังสือสั่งการตามรูป P7.3 หรือตามตัวอย่างที่ครูผู้สอนกำหนด โดยพิมพ์ให้ถูกต้องตาม ข้อกำหนดของทางราชการ แล้วบันทึกเป็นไฟล์ PT7-3 จากนั้นสร้างเป็นเอกสาร PDF รูปที่ P7.3 ตัวอย่างหนังสือสั่งการ
กิจกรรม 7.1 การพิมพ์หนังสือราชการภายใน การประเมินจะให้คะแนนการประเมินตามความเหมาะสมจากคะแนนเต็มที่กำหนด ลงชื่อ............................................................ผู้ประเมิน (.....................................................)
กิจกรรม 7.2 การพิมพ์หนังสือราชการภายนอก การประเมินจะให้คะแนนการประเมินตามความเหมาะสมจากคะแนนเต็มที่กำหนด ลงชื่อ..............................................................ผู้ประเมิน (...................................................)
กิจกรรม 7.3 การพิมพ์หนังสือสั่งการ การประเมินจะให้คะแนนการประเมินตามความเหมาะสมจากคะแนนเต็มที่กำหนด ลงชื่อ.......................................................ผู้ประเมิน (.....................................................)
คำชี้แจง จงเลือกคำตอบที่ถูกต้องที่สุดเพียงข้อเดียว 1. ข้อใดจัดเป็นหนังสือราชการภายใน ก. บันทึกข้อความ ข. หนังสือสั่งการ ค. จดหมายราชการ ง. ถูกทุกข้อ 2. หนังสือราชการภายในใช้ครุฑขนาดความสูงเท่าใด ก. 1 ซม. ข. 1.5 ซม. ค. 2 ซม. ง. 2.5 ซม. 3. หนังสือราชการภายในใช้ครุฑขนาดความสูงเท่าใด ก. 1 ซม. ข. 1.5 ซม. ค. 2 ชม. ง. 3 ซม. 4. โดยทั่วไปหนังสือราชการจะใช้ระยะเยื้องในบรรทัดแรกของย่อหน้าเท่าใด ก. 1 ซม. ข. 1.5 ซม. ค. 2 ซม. ง. 2.5 ซม. 5. หนังสือราชการจะกำหนดขอบกระดาษด้านข้างเท่าใด ก. ด้านซ้าย 2.5 ซม. ด้านขวา 2 ซม. ข. ด้านซ้าย 3 ซม. ด้านขวา 2 ชม. ค. ด้านซ้าย 3 ซม. ด้านขวา 2.5 ซม. ง. ทั้งขอบซ้ายและขวาจะก าหนดที่ 2.54 ซม. 6. หนังสือราชการส่วนใหญ่จะกำหนดระยะห่างก่อนย่อหน้าเป็นเท่าใด ก. 3 pt. ข. 5 pt. ค. 6 pt. ง. 12 pt.
7. แบบอักษรที่ใช้ในหนังสือราชการควรใช้แบบใด ก. Angsana New ข. Angsana UPC ค. Cordia New ง. TH SarabunPSK 8. ข้อความวันที่ในหนังสือราชการควรพิมพ์แบบใด ก. ๙ ก.ย. ๒๕๕๙ ข. ๙ กันยายน ๒๕๕๙ ค. ๙ กันยายน พ.ศ.๒๕๕๙ ง. วันจันทร์ที่ ๙ กันยายน ๒๕๕๙ 9. การพิมพ์คำลงท้ายในหนังสือราชการภายนอก ควรพิมพ์เริ่มตรงตำแหน่งใด ก. ชิดขอบด้านขวา ข. กึ่งกลางหน้ากระดาษ ค. ตรงกับแนวกึ่งกลางตัวครุฑ ง. ตรงกับแนวเท้าครุฑด้านขวา 10. ส่วนใดของหนังสือราชการที่ไม่ต้องพิมพ์ด้วยตัวเลขไทย ก. เลขหนังสือ ข. อีเมล ค. หมายเลขโทรศัพท์ ง. หมายเลขโทรสาร