1. การพิมพ์จดหมายธุรกิจ จดหมายธุรกิจ คือ จดหมายที่เขียนติดต่อกันในเชิงพาณิชย์ หรือเขียนเพื่อติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคล บริษัท ห้างร้านและองค์กรต่าง ๆ เช่น จดหมายสั่งซื้อสินค้า จดหมายทวงหนี้ จดหมายสอบถามเรื่องต่าง ๆ จดหมายตอบรับหรือปฏิเสธ เป็นต้น โดยรูปแบบและสำนวนภาษาที่ใช้ในการเขียนไม่เคร่งครัดนัก โดยทั่วไปจะใช้ แบบฟอร์มแบบกึ่งราชการ หรือคล้ายจดหมายแบบราชการดังรูปที่ 8.1 รูปที่ 8.1 แสดงตัวอย่างจดหมายธุรกิจแบบไทย
โดยมีแนวทางการพิมพ์ ดังนี้ 1) พิมพ์ชื่อและที่อยู่ของร้าน ทางริมซ้ายใกล้กับขอบขวาของจดหมาย 2) วันที่จะพิมพ์เริ่มต้นที่ประมาณแนวกึ่งกลางของตัวจดหมาย เช่นเดียวกับคำลงท้าย 3) คำขึ้นต้น และที่อยู่ผู้รับจะพิมพ์ชิดขอบด้านซ้ายของจดหมาย 4) การเว้นระยะบรรทัด จะกำหนดแบบ Enter ปกติ ไม่ต้องเพิ่มระยะก่อนย่อหน้า 5) ระยะเยื้องในบรรทัดแรกของย่อหน้า ให้ปรับพองาม แต่ต้องตรงกันทุกย่อหน้า สำหรับจดหมายธุรกิจต่างประเทศ อาจพิมพ์ได้ 3 รูปแบบคือ 1. แบบ Full Block กำหนดให้ทุกส่วนของหนังสือ พิมพ์ขอบด้านซ้ายทั้งหมด ดังรูปที่ 8.2 รูปที่ 8.2 แสดงตัวอย่างจดหมายธุรกิจแบบ Full Block ที่มา : https://formalletter.net
2. แบบ Semi Block มีการเปลี่ยนแปลงจากแบบ Full Block4 ตำแหน่ง คือ ที่อยู่ วันที่ ชื่อและตำแหน่งให้พิมพ์ ในแนวชิดขอบด้านขวาของกระดาษ สำหรับข้อความในบรรทัดแรกของแต่ละย่อหน้าให้เยื้องเข้าไปประมาณ 2 ซม. ดังรูปที่ 8.3 รูปที่ 8.3 แสดงตัวอย่างจดหมายธุรกิจแบบ Semi Block ที่มา : https://formalletter.net
3. แบบ Modify Block มีลักษณะเหมือนแบบ Semi Block ยกเว้นข้อความให้พิมพ์ชิดขอบด้านซ้ายโดยไม่ต้อง เบื้องหน้า ดังรูปที่ 8.4 รูปที่ 8.4 แสดงตัวอย่างจดหมายธุรกิจแบบ Modify Block ที่มา : https://formalletter.net 2. การสร้างแม่แบบเอกสาร แม่แบบเอกสาร หรือที่เรียกย่อ ๆ ว่า เทมเพลต (Template) คือ รูปแบบที่จัดเตรียมไว้เพื่อให้นำไปใช้ใน งานเอกสารต่าง ๆ ได้สะดวกขึ้น เช่น การใช้แม่แบบของหนังสือราชการ จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถพิมพ์เอกสาร ราชการได้ทันที โดยไม่ต้องจัดรูปแบบของเอกสาร สำหรับจดหมายธุรกิจอาจเพิ่มหัวจดหมายสำหรับใส่ชื่อบริษัท และที่อยู่แทนการพิมพ์ การจัดทำรูปแบบเอกสาร สามารถทำได้โดยการสร้างเอกสารในรูปแบบที่ต้องการ จากนั้นให้ทำการบันทึก เป็นแม่แบบ ตัวอย่างเช่น การสร้างแม่แบบเอกสารของจดหมายธุรกิจที่จัดเตรียมหัวจดหมายและลักษณะต่าง ๆ ในตัวจดหมายในลักษณะดังรูปที่ 8.5
รูปที่ 8.5 แสดงตัวอย่างการสร้างแม่แบบจดหมายธุรกิจ เมื่อต้องการให้เป็นแม่แบบเอกสาร ให้บันทึกเอกสารโดยใช้เมนู บันทึกเป็น แล้วเปลี่ยนจากWord Document เป็นแบบ Word Template ดังรูปที่ 8.6 จากนั้นกดปุ่ม [บันทึก] จะได้แม่แบบเอกสารตามต้องการ รูปที่ 8.6 แสดงตัวอย่างการบันทึกเป็นแม่แบบเอกสาร
สำหรับการใช้งานแม่แบบเอกสาร ทำได้ดังรูปที่ 8.7 คือ (1) ใช้เมนู ใหม่ (New) (2) คลิกที่ ส่วนบุคคล จากนั้นจึงคลิกเลือกแม่แบบเอกสารที่สร้าง รูปที่ 8.7 แสดงการใช้งานแม่แบบเอกสาร 3. การใช้งานจดหมายเวียน จดหมายเวียน (Mail Merge) เป็นเครื่องมือหนึ่งที่ช่วยในการพิมพ์จดหมายที่มีข้อความส่วนใหญ่ เหมือนกันแต่มีบางส่วนที่แตกต่างกันตามผู้รับแต่ละคน การสร้างจดหมายเวียนจะเพิ่มความสะดวกในการทำงาน ได้อย่างมาก ตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการส่งจดหมายแจ้งการชำระเงินให้กับลูกค้าหลายคน หากใช้วิธีปกติจะต้องพิมพ์ จดหมายออกเครื่องพิมพ์ทีละฉบับ จากนั้นต้องกลับมาแก้ไขรายละเอียดภายในตัวจดหมายแล้วจึงพิมพ์ออก เครื่องพิมพ์อีกครั้งจนครบจำนวนลูกค้าที่ต้องการแต่ถ้าใช้จดหมายเวียนจะสามารถสั่งพิมพ์ในครั้งเดียวกัน โดย จดหมายแต่ละฉบับที่พิมพ์จะเปลี่ยนแปลงรายละเอียดอัตโนมัติตามข้อมูลของลูกค้าแต่ละคน การสร้างจดหมายเวียนจะต่างจากการพิมพ์เอกสารทั่วไป คือ ต้องใช้ไฟล์เอกสารร่วมกับไฟล์ข้อมูล โดย ขั้นตอนการดำเนินการทั่วไปจะเป็นดังนี้ 1. สร้างไฟล์ข้อมูลในลักษณะของตารางหรือไฟล์ Excel 2. พิมพ์ตัวจดหมาย 3. ผนวกไฟล์ข้อมูลเข้ากับตัวจดหมาย เรามาดูตัวอย่างจดหมายเวียนเพื่อแจ้งเตือนการชำระสินค้าเงินผ่อน ดังรูปที่ 8.8
รูปที่ 8.8 แสดงตัวอย่างจดหมายแจ้งการชำระเงิน เรามาลองสร้างจดหมายเวียนตามขั้นตอนดังนี้ 3.1 สร้างไฟล์ข้อมูล สร้างไฟล์ข้อมูลในลักษณะของตาราง ดังรูปที่ 8.9 บันทึกในชื่อ Data รูปที่ 8.9 แสดงไฟล์ข้อมูล (Data) ในจดหมายเวียน
3.2 สร้างไฟล์ข้อมูล พิมพ์เอกสารตัวจดหมาย บันทึกในชื่อ Mail โดยเว้นวรรคในส่วนที่ต้องการเพิ่มข้อมูล ดังรูปที่ 8.10 รูปที่ 8.10 แสดงไฟล์ตัวจดหมาย (Mail) ในจดหมายเวียน 3.3 สร้างจดหมายเวียน 1) สร้างจดหมายเวียน ในไฟล์ Mail ตามขั้นตอนดังรูปที่ 8.11 ดังนี้ (1) คลิกเลือกริบบอน การส่งจดหมาย แล้ว (2) คลิกปุ่ม เริ่มจดหมายเวียน (3) เลือกรายการ ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน รูปที่ 8.11 แสดงขั้นตอนการเริ่มสร้างจดหมายเวียน 2) จะปรากฏหน้าต่างด้านขวามือ เพื่อสร้างจดหมายเวียน โดยดำเนินการดังนี้ ขั้นที่ 1 จะสอบถามว่าต้องการทำเอกสารแบบไหนให้ดำเนินการดังรูปที่ 812 ดังนี้
(1) เลือกที่จดหมาย (2) คลิกที่ข้อความ คำว่า ถัดไป รูปที่ 8.12 กำหนดแบบเอกสารที่จะสร้างเป็นจดหมายเวียน ขั้นที่ 2 เป็นขั้นตอนสอบถามว่าจะใช้เอกสารใดในการสร้างจดหมายเวียน ให้ดำเนินการ ดังรูปที่ 8.13 คือ (3) เลือกที่ ใช้เอกสารปัจจุบัน (4) แล้วคลิกที่ข้อความคำว่า ถัดไป รูปที่ 8.13 เลือกเอกสารที่จะนำมาสร้างจดหมายเวียน ขั้นที่ 3 เป็นขั้นตอนในการเลือกผู้รับ ดังรูปที่ 8.14 คือ
(5) สอบถามว่าจะนำข้อมูลใดมาสร้างจดหมายเวียนให้เลือกที่ เรียกดู เพื่อนำข้อมูลมาจากไฟล์เข้ามา ผนวก รูปที่ 8.14 นำไฟล์ข้อมูลมาผนวกกับจดหมายเวียน จะปรากฏหน้าต่างเลือกแหล่งข้อมูลดังรูปที่ 8.15 (6) ให้เลือกไฟล์ Data (7) จากนั้นกดปุ่ม [เปิด] รูปที่ 8.15 เลือกไฟล์ข้อมูลที่จะนำมาผนวกกับจดหมายเวียน จะปรากฏหน้าต่าง เพื่อให้เลือกรายการข้อมูลที่จะนำมาใช้ในจดหมายเวียน ดังรูปที่ 8.16 (8) ให้กดปุ่ม [ตกลง] เพื่อเลือกทั้งหมด
รูปที่ 8.16 เลือกรายการข้อมูลที่จะนำผนวกในจดหมายเวียน 3) ทำการ ผสานเขตข้อมูลเข้ากับตัวจดหมาย ดังรูปที่ 817 ดังนี้ (1) คลิกเมาส์เพื่อวางตัวแทรกในตำแหน่งที่ต้องการใส่เขตข้อมูล (2) คลิกที่ปุ่ม แทรกเขตข้อมูลผสาน (3) เลือกรายการที่เหมาะสม เพื่อแทรกข้อมูลผสานลงในตัวจดหมาย รูปที่ 8.17 แทรกเขตข้อมูลเพื่อผสานเข้ากับตัวจดหมาย 4) ตรวจสอบผลลัพธ์ของข้อมูลที่ผสานกับจดหมายโดยกดปุ่ม แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ดังรูปที่ 8.18
รูปที่ 8.18 แสดงผลลัพธ์ของจดหมายเวียน 5) เราสามารถเลื่อนดูข้อมูลจดหมายและพิมพ์จดหมายแต่ละฉบับได้ ดังรูปที่ 8.19 (1) คลิกที่ปุ่มเลื่อนดูข้อมูล (2) พิมพ์จดหมายในฉบับที่แสดงผล ออกทางเครื่องพิมพ์ได้ทันที รูปที่ 8.19 แสดงการเลื่อนดูข้อมูลและพิมพ์จดหมาย 6) กรณีต้องการพิมพ์จดหมายออกเครื่องพิมพ์โดยอัตโนมัติ ให้ดำเนินการ ดังรูปที่ 8.20 (1) กดที่ปุ่ม เสร็จสิ้นและผสาน (2) เลือกรายการ พิมพ์เอกสาร...
(3) จะปรากฏหน้าต่างเลือกระเบียนที่ต้องการพิมพ์ ให้กำหนดค่าแล้วกดปุ่ม [ตกลง] เพื่อพิมพ์ออกทาง เครื่องพิมพ์ รูปที่ 8.20 แสดงการพิมพ์ผสานออกเครื่องพิมพ์ 7) หากต้องการพิมพ์จดหมายเป็นเอกสารแต่ละฉบับไว้ก่อน หรือเพื่อสร้างเป็นไฟล์ PDF ให้ดำเนินการดังรูปที่ 821 คือ (1) เลือกรายการ แก้ไขแต่ละเอกสาร... (2) จะปรากฏหน้าต่างเลือกระเบียน (3) ให้เลือกระเบียนที่ต้องการแล้วกดปุ่ม [ตกลง] เพื่อผสานออกเป็นเอกสาร รูปที่ 8.12 แสดงการผสานจดหมายเป็นเอกสาร
สาระน่ารู้ 1. เราสามารถเปลี่ยนข้อมูลที่ผนวกเข้ามาในจดหมายเวียนได้จากปุ่ม ปุ่มเลือกผู้รับ 2. เราสามารถแก้ไขข้อมูลที่ผนวกเข้ามาในจดหมายเวียนได้จากปุ่ม แก้ไขรายชื่อผู้รับ โดยไม่ต้องเปิด ไฟล์ข้อมูลได้ทันที 3. การนำจดหมายเวียนไปใช้งาน จะต้องคัดลอกทั้งไฟล์ตัวจดหมาย และไฟล์ข้อมูลไปพร้อมกัน 4. ในกรณีการนำไปใช้ในเครื่องอื่น เมื่อเปิดใช้งานไฟล์จดหมายเวียนจะมีข้อความแจ้งเตือนเพื่อให้เราเลือก แหล่งข้อมูลที่จะนำมาผนวกกับตัวจดหมาย
กิจกรรม 8.1 การสร้างแม่แบบและพิมพ์จดหมายธุรกิจ 1) ให้นักเรียนสร้างแม่แบบเอกสารธุรกิจ โดยพิมพ์หัวจดหมายที่มีชื่อร้านและที่อยู่ตามความพอใจของ ตนเอง โดยสร้างเป็นแม่แบบชื่อ แม่แบบจดหมาย 2) เปิดใช้งานแม่แบบจดหมายที่สร้างขึ้นแล้วพิมพ์จดหมายธุรกิจตามรูปที่ P8.1 จากนั้นบันทึกเป็นไฟล์ PT8.1 จากนั้นสร้างเป็นเอกสาร PDF รูปที่ P8.1 ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ
กิจกรรม 8.2 การสร้างและพิมพ์จดหมายเวียน ให้นักเรียนนำไฟล์จดหมายธุรกิจที่สร้างในกิจกรรม 8.1 มาสร้างเป็นจดหมายเวียน โดยใช้ส่วนที่เป็น ตัวหนาสีฟ้า ตามรูปที่ P8.2 มาสร้างเป็นไฟล์ข้อมูลชื่อ Custom โดยสร้างข้อมูลตามตัวอย่างดังรูปที่ P8.3 แล้ว บันทึกเป็นไฟล์ PT8-2 จากนั้นผสานข้อมูลจดหมายฉบับที่ 2 ถึง 4เป็นเอกสาร PDF รูปที่ P8.2 ตัวอย่างข้อมูลตัวจดหมาย รูปที่ P8.3 ตัวอย่างข้อมูลที่ใช้ผนวกในตัวจดหมาย
กิจกรรม 8.1 การสร้างแม่แบบและพิมพ์จดหมายธุรกิจ การประเมินจะให้คะแนนการประเมินตามความเหมาะสมจากคะแนนเต็มที่ก าหนด ลงชื่อ.........................................................ผู้ประเมิน (...................................................) กิจกรรม 8.2 การสร้างและพิมพ์จดหมายเวียน การประเมินจะให้คะแนนการประเมินตามความเหมาะสมจากคะแนนเต็มที่กำหนด ลงชื่อ..........................................................ผู้ประเมิน (.................................................)
คำชี้แจง จงเลือกคำตอบที่ถูกต้องที่สุดเพียงข้อเดียว 1. จดหมายธุรกิจแบบใดที่กำหนดให้ทุกส่วนพิมพ์ชิดขอบด้านซ้ายทั้งหมด ก. Full Block ข. Half Block ค. Semi Block ง. Modify Block 2. จดหมายธุรกิจแบบใดที่กำหนดให้ข้อความในบรรทัดแรกของย่อหน้ามีการเยื้องเข้าด้านใน ก. Full Block ข. Half Block ค. Semi Block ง. Modify Block 3. จดหมายธุรกิจไทยส่วนใหญ่มักใช้รูปแบบการพิมพ์ในลักษณะใด ก. Full Block ข. Semi Block ค. Modify Block ง. คล้ายกับจดหมายราชการ 4. การสร้างแม่แบบเอกสารทำอย่างไร ก. ต้องเขียนเป็นโปรแกรมโดยใช้ VBA ข. ต้องดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ต ค. พิมพ์แบบเอกสารทั่วไป แต่บันทึกเป็น Word Template ง. ถูกทุกข้อ 5. ข้อใดคือลักษณะของจดหมายเวียน (Mail Merge) ก. จดหมายที่ต้องการให้ผู้รับส่งต่อไปถึงคนอื่นที่รู้จัก ข. จดหมายที่มีข้อความเหมือนแต่ใช้แบบอักษรที่ต่างกัน ค. จดหมายที่มีข้อความบางส่วนต่างกันตามผู้รับแต่ละคน ง. จดหมายที่ต้องการส่งถึงผู้รับพร้อมกันหลายคน 6. ข้อใดคือองค์ประกอบของจดหมายเวียน ก. เอกสารหลัก กับ เอกสารรอง ข. ไฟล์ต้นฉบับ กับ ไฟล์สํารอง ค. ไฟล์จดหมาย กับ ไฟล์ข้อมูล ง. ไฟล์จดหมาย กับ ที่อยู่ของผู้รับ
7. ริบบอนใดใช้ในการสร้างจดหมายเวียน ก. ริบบอน ไฟล์ ข. ริบบอน เค้าโครง ค. ริบบอน การส่งจดหมาย ง. ริบบอน แทรก แล้วเลือกรายการ จดหมายเวียน 8. ข้อใดไม่สามารถใช้เป็นไฟล์ข้อมูล (Data File) ในจดหมายเวียน ก. ไฟล์จากโปรแกรม Excel ข. ไฟล์จากโปรแกรม Access ค. ไฟล์จากโปรแกรม Power Point ง. ไฟล์จากโปรแกรม Word ที่มีลักษณะเป็นตาราง 9. การพิมพ์เอกสารออกในลักษณะจดหมายเวียนจะใช้ปุ่มใด ก. พิมพ์ด่วน ข. แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ ค. พิมพ์ผสาน ง. เสร็จสิ้นและผสาน 10. ถ้าต้องการนำจดหมายเวียนที่สร้างไปใช้ในเครื่องอื่นต้องทำอย่างไร ก. ต้องคัดลอกไฟล์ตัวจดหมาย ข. ต้องคัดลอกไฟล์ข้อมูล ค. ต้องคัดลอกทั้งไฟล์ตัวจดหมายและไฟล์ข้อมูล ง. ให้สร้างเป็นไฟล์ PDF