LA

MÔ HÌNH CHUYÊN VIÊN TƯ VẤN TOÀN THỜI GIAN

SOP – STANDARD OPERATING PROCEDURE

AAIAIAcocnfoidnenfitdiael anntdiaprloaprniedtarpyrinofporrmieattiaonr.yNiont ffoorrdmistaribtiuotinon..Not for distribution. Ver.02-2021

QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG

SOP – ACTIVITY MANAGEMENT

AAIAIAcocnfoidnenfitdiael anntdiaprloaprniedtarpyrinofporrmieattiaonr.yNiont ffoorrdmistaribtiuotinon..Not for distribution. Ver.02-2021

MỤC TIÊU QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG

• Giúp CQL thống nhất, giám sát, hỗ trợ CVTVTTG đạt mục tiêu KD.
• Giúp CQL và CVTVTTG phối hợp làm việc theo quy trình nhịp nhàng.
• Giúp CQL giám sát hoạt động KD phòng/ban chặt chẽ.
• Giúp CVTVTTG hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu của họ.
• Activity x Effectiveness x Market = FYP
• Kết quả mong đợi: CVTVTTG đạt năng suất 1 HĐ/người/tuần

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 3

Thiết lập
mục tiêu

(GS)

QUY TRÌNH Huấn Họp buổi
QUẢN LÝ luyện sáng
thực địa (MM)
HOẠT ĐỘNG (JFW)
BÁN HÀNG
Họp 1- 1 Chia sẻ
(PEP) hoạt

động bán
hàng
(SB)

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 4

THẢO LUẬN NHÓM 5

1. Họp 1-1 với CVTVTTG là gì?
2. Quy trình, tần suất họp 1-1 với

CVTVTTG của phòng KD?
3. Nội dung họp 1-1?
4. Những công cụ, mẫu biểu nào bạn

thường sử dụng khi họp 1-1?
5. Bạn thiết lập mục tiêu cùng CVTVTTG

trong phòng KD như thế nào?

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021

GIỚI THIỆU 6
HOẠT ĐỘNG
HỌP 1-1 (PEP)

PERFORMANCE EVALUATION PLAN

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021

ĐỊNH VỊ HOẠT ĐỘNG HỌP 1-1 (PEP)

TRONG QUY TRÌNH PHÁT TRIỂN CVTVTTG

Tuyển dụng Thiết lập Họp Chia sẻ hoạt Họp 1-1 Huấn luyện Huấn luyện
chất lượng (QR) mục tiêu buổi sáng động bán (PEP) (TRA) thực địa
hàng (SB) (JFW)
(GS) (MM)

TIẾNG ANH TIẾNG VIỆT CÁCH THỨC, QUY TRÌNH, KỸ THUẬT, CÔNG CỤ

Quality recruitment (QR) Tuyển dụng chất lượng Quy trình tuyển dụng, Irecruit, Business builder
Goals setting (GS) Thiết lập mục tiêu Mô hình GROW + Phần mềm iLead
Morning meeting (MM) Họp buổi sáng Đánh giá báo cáo hoạt động + Rèn luyện kỹ năng
Sales builder (SB) Chia sẻ hoạt động bán hàng Quy trình chia sẻ hoạt động bán hàng (8 bước)
1-1 meeting (PEP) Họp 1-1 (PEP) Mô hình GROW, PEP, FOEAR
Training (TRA) Huấn luyện Các chương trình huấn luyện của Công ty
Joint field work (JFW) Huấn luyện thực địa Quy trình huấn luyện thực địa (JFW)

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021

ĐỊNH VỊ HOẠT ĐỘNG HỌP 1-1 (PEP)

TRONG QUY TRÌNH PHÁT TRIỂN CVTVTTG

Tuyển dụng Thiết lập Họp Chia sẻ hoạt Họp 1-1 Huấn luyện Huấn luyện
chất lượng (QR) mục tiêu buổi sáng động bán (PEP) (TRA) thực địa
hàng (SB) (JFW)
(GS) (MM)

TIẾNG ANH TIẾNG VIỆT CÁCH THỨC, QUY TRÌNH, KỸ THUẬT, CÔNG CỤ

Quality recruitment (QR) Tuyển dụng chất lượng Quy trình tuyển dụng, Irecruit, Business builder
Goals setting (GS) Thiết lập mục tiêu Mô hình GROW + Phần mềm iLead
Morning meeting (MM) Họp buổi sáng Đánh giá báo cáo hoạt động + Rèn luyện kỹ năng
Sales builder (SB) Chia sẻ hoạt động bán hàng Quy trình chia sẻ hoạt động bán hàng (8 bước)
1-1 meeting (PEP) Họp 1-1 (PEP) Mô hình GROW, PEP, FOEAR
Training (TRA) Huấn luyện Các chương trình huấn luyện của Công ty
Joint field work (JFW) Huấn luyện thực địa Quy trình huấn luyện thực địa (JFW)

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021

Tổng quan về ĐỊNH NGHĨA:
hoạt động
• Hoạt động họp 1-1 (PEP):
HỌP 1-1 o CQL – CVTVTTG gặp gỡ trực tiếp, trao đổi, thảo luận về tình hình
kinh doanh.
(Performance Evaluation Plan) o Định kỳ, thời gian, địa điểm theo kế hoạch thống nhất từ trước.

• Thời gian thực hiện: Tối đa 45’ cho mỗi lần họp.

MỤC TIÊU: Giúp CVTVTTG

• Thiết lập mục tiêu cá nhân theo SMART.
• Xem xét hoạt động, kết quả kinh doanh thời gian vừa qua so với mục tiêu.
• Đánh giá các chỉ tiêu đạt / không đạt. Những việc cần

phát huy và cải thiện.

• Thống nhất kế hoạch hành động & hỗ trợ trong thời gian tới.

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 9

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG HỌP 1-1 (PEP)

1. TRƯỚC 2. TRONG 3. SAU

• Thống nhất: thời • Thiết lập mục tiêu theo SMART. • Theo dõi, giám sát,
gian, địa điểm,… • PEP (Perfomance – Evaluation – Plan) cập nhật.
• GROW (Goals – Reality – Options - Will)
• Chuẩn bị: số liệu, • Động viên, hỗ trợ,…
nội dung,…

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 10

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG HỌP 1-1 (PEP)

1. TRƯỚC Thời gian
• Thông báo trước để CVTVTTG chủ động lên kế hoạch
• Thống nhất: thời gian, • Nên cố định thời gian, tần suất
địa điểm,… • Không dài hơn 45’ / lần họp 1-1

• Chuẩn bị: số liệu, Địa điểm
nội dung,… • Trong văn phòng làm việc của Công ty.
• Nghiêm túc nhưng tạo cảm giác thân quen, thoải mái

Nội dung
• Thông báo trước nội dung cho CVTVTTG chuẩn bị
• Cập nhật báo cáo về hoạt động và kết quả kinh doanh đạt được của
CVTVTTG trong thời gian qua.
• Những cam kết đôi bên của lần họp trước
• Những mục tiêu và kế hoạch của cá nhân CVTVTTG trong tháng/quý/năm.
• Những điều cần trao đổi thêm trong họp 1-1 lần này.

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 11

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG HỌP 1-1 (PEP)

2. TRONG Thiết lập mục tiêu
• Theo quy trình SMART
• Thiết lập mục tiêu theo
SMART. Tiến trình trao đổi hoạt động kinh doanh
• P: Performance - Mục tiêu, Hoạt động và Kết quả KD đạt được.
• PEP (Perfomance – • E: Evaluation – Đánh giá, phân tích.
Evaluation – Plan) • P: Plan - Thống nhất về kế hoạch, cam kết thực hiện

• GROW (Goal – Reality – Sử dụng mẫu GROW
Options - Will) • G: Goal - Mục tiêu cụ thể về thu nhập đã thống nhất
• R: Reality - Kết quả thực tế đến thời điểm này như thế nào?
• O: Options: Những lựa chọn, giải pháp nào được đưa ra?
• W: Will: Những hành động nào sẽ thực hiện.

3 Câu hỏi quan trọng
• Mục tiêu của bạn là gì?
• Cho đến thời điểm này bạn đã thực hiện được đến đâu rồi?
• Bạn sẽ làm gì và cần tôi giúp gì để bạn đạt được mục tiêu?

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 12

THIẾT LẬP MỤC TIÊU CÙNG CVTVTTG

CẢM Khi đạt được mục tiêu này bạn cảm thấy như thế nào?
NHẬN

SẴN SÀNG Bạn sẵn sàng đầu tư bao nhiêu thời gian cho việc này?
TRẢ GIÁ

TẦM QUAN TRỌNG CỦA Tại sao mục tiêu này lại quan trọng đối với bạn?
MỤC TIÊU

THIẾT LẬP MỤC TIÊU SMART
CÙNG CVTVTTG
QUI THU NHẬP RA FYP QUI FYP RA SỐ HĐ QUI SỐ HĐ RA HOẠT ĐỘNG

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 13

Video: 14

Tầm quan trọng của việc
THIẾT LẬP MỤC TIÊU

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021

Thiết lập mục tiêu theo

S.M.A.R.T.

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 15

S: Mục tiêu có cụ thể?
M: (SPECIFIC)
A:
R: Mục tiêu có đo lường được?
T: (MEASURABLE)

Mục tiêu có khả thi?
(ACHIEVABLE)

Mục tiêu có liên quan?
(RELEVANT)

Mục tiêu có thời hạn hoàn thành?
(TIME-BOUND)

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 16

CÁCH THỨC THỰC HIỆN MỤC TIÊU

1. Chia nhỏ mục tiêu:
Năm  Quý  Tháng  Tuần.

2. Quy đổi mục tiêu thành các hoạt động hàng ngày:

Cụ thể, chi tiết, rõ ràng, dễ thực hiện.

#FYC  #FYP  #HĐ  #Trình bày  #FHC
 #Gặp KH  #Hẹn KH  #Gọi ĐT.

3. Giám sát thực hiện:

• Đánh giá hoạt động mỗi ngày.

• Tiến độ hoàn thành mục tiêu.

• Điều chỉnh kế hoạch hành động
(không điều chỉnh mục tiêu).

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 17

Video:

THIẾT LẬP MỤC TIÊU CÙNG CVTVTTG

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. 18

HỌP 1-1 (PEP)
ĐÁNH GIÁ TIẾN ĐỘ THEO GROW

GIỚI THIỆU MÔ HÌNH GROW

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 19

Video:

Giới thiệu mô hình GROW

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. 20

Thiết lập mục tiêu theo GROW - CVTVTTG Mới

• Tuần 1: 25%
• Tuần 2: 50%
• Tuần 3: 75%
• Tuần 4: 100%

QUY RA SỐ HOẠT ĐỘNG CẦN THỰC HIỆN

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 21

Thiết lập mục tiêu theo GROW - CVTVTTG Hiện hữu

• Tuần 1: 25%
• Tuần 2: 50%
• Tuần 3: 75%
• Tuần 4: 100%

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 22

Thiết lập mục tiêu • Tuần 1: 25%
• Tuần 2: 50%
Chuyển • Tuần 3: 75%
đổi sang • Tuần 4: 100%
hoạt động

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 23

HỌP 1-1 (PEP) – ĐÁNH GIÁ TIẾN ĐỘ THEO GROW

G - GOAL - Mục tiêu?
R - REALITY - Thực tế?
O - OPTIONS - Giải pháp?
W - WILL - Hành động?

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 24

HỌP 1-1 (PEP) – ĐÁNH GIÁ TIẾN ĐỘ THEO GROW

G GOAL • Mục tiêu của bạn tháng này / tuần này là gì?
MỤC TIÊU • Bạn còn nhớ động lực chính đã thúc đẩy bạn quyết định chọn mục tiêu này chứ?

• Nhìn tổng thể cho đến hôm nay thì bạn đã đạt được bao nhiêu phần trăm các mục tiêu tháng này?

R REALITY • Số lượng
THỰC TẾ  Về số lượng các hoạt động để đạt mục tiêu của bạn cho đến giờ này bạn có nhận xét gì không?

 Theo bạn đâu là điểm mà bạn hài lòng về kết quả của các hoạt động của bạn?

 So với tuần trước, bạn thấy có hài lòng không? Điểm nào bạn thấy chưa hài lòng?

 Những hoạt động này có nằm trong kế hoạch ban đầu của bạn không? Đâu là những nguyên nhân chính
dẫn tới thực trạng này?

• Chất lượng

 Tỷ lệ thành công khi thực hiện các hoạt động bạn thấy mình hài lòng ở những chỉ tiêu nào? Vì sao? Chỉ
tiêu nào bạn chưa hài lòng? Vì sao?

 Nếu chọn ra một hoặc hai chỉ tiêu cần phải cải thiện ngay thì bạn chọn chỉ tiêu nào?

• Nguyên nhân của việc thiếu hụt về số lượng là gì?

• Nguyên nhân của việc mình chưa đạt về chất lượng là gì?

• Những dấu hiệu, số liệu nào cho bạn biết điều đó?

• Sử dụng 5 WHY (5 câu hỏi TẠI SAO/)

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 25

HỌP 1-1 (PEP) – ĐÁNH GIÁ TIẾN ĐỘ THEO GROW

O OPTIONS • Đâu là giải pháp mà bạn lựa chọn?
GIẢI PHÁP

W WILL • Để cải thiện tình hình, theo bạn 3 hành động SMART nào bạn sẽ
HÀNH ĐỘNG thực hiện ngay?

• Vì sao chọn 3 hành động đó?

• Những thuận lợi nào sẽ giúp bạn tận dụng tốt kết quả của các
hành động đó để cải thiện kết quả kinh doanh?

• Bạn cần tôi giúp những điều gì để bạn đạt được mục tiêu của mình?

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 26

HỌP 1-1 (PEP) - SỬ DỤNG MẪU GROW (15’ - 45’)

WILL Goal GOAL (SMART)
• Chọn 03 hoạt động tốt nhất (SMART) • Mong muốn cháy bỏng của bạn là gì?
• Tập trung vào điểm mạnh (Hoạt động) What do you • Qui mục tiêu ra thành thu nhập
• Cải thiện điểm yếu (Kèm cặp, kỹ năng) want to • Qui thu nhập ra thành doanh thu FYP
• Gia tăng hoạt động để đảm bảo đạt mục achieve? • Chia FYP cho case size để ra số HĐ
• Qui số HĐ ra thành hoạt động
tiêu đã đề ra

Will What will What is Reality
you do? happening

now?

OPTIONS What could REALITY
• Đưa ra các khả năng có thể làm để cải thiện you do? • Điều gì đang xảy ra?
• Đến thời điểm này đã được bao nhiêu?
khoảng thiếu hụt Options • So với kế hoạch thì như thế nào?
• Tăng các điểm mạnh đã làm tốt • 03 Điểm làm tốt? 03 Điểm làm chưa tốt?
• Cải thiện các điểm yếu chưa làm tốt • Khoảng thiếu hụt về số? Về chất? 5 WHY
• Đưa ra các hoạt động cụ thể
27
AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG HỌP 1-1 (PEP)

3. SAU  Theo dõi, giám sát, cập nhật
• Tiến độ thực hiện kế hoạch, cam kết.
Theo dõi, giám sát, • Kết quả thực hiện
cập nhật. • Hiệu quả thực hiện
• Điều chỉnh cần thiết
Động viên, hỗ trợ,…
 Động viên, hỗ trợ
• Luôn động viên trong họp buổi sáng, sales builder, gọi điện thoại,…
• JFW
• Cung cấp thêm tài liệu, công cụ,
• Thông tin về các chương trình HL của Công ty, khu vực, GA,…
• Thách thức riêng cho cá nhân CVTVTTG.
• Khác,

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 28

HOẠT ĐỘNG HỌP 1-1 (PEP)

1. Thiết lập mục tiêu – SMART
2. Xem xét – Đánh giá – Kế hoạch (PEP)
3. Mẫu GROW

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 29

Thực hành
MÔ HÌNH GROW

“Thực hành không phải là việc bạn
chỉ làm một lần là giỏi.

Thực hành là việc bạn phải làm thường
xuyên cho đến khi bạn thực sự trở thành

người giỏi”

(Trích “ Malcolm Gladwell”)

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 30

Giới thiệu

iLEAD

AIA confidential and proprietary information.AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 HỌCHVỌICỆNVINỆNGNOGẠOI ẠHIẠHNẠNGGAAIIAA VVIIỆỆTT NNAAMM 31
Not for distribution.

TÍNH NĂNG NỔI BẬT

Tạo hoạt động cho cá nhân / đội ngũ
(Goal Setting, training, 1:1 meeting….)

Quản lý danh sách khách Lên lịch hẹn và nhắc nhở
hàng và quá trình tiếp cận (phone’s calendar + thông báo)

Quản lý hiệu quả Giám sát Hỗ trợ
(bán hàng, CSKH,…) kịp thời

iLEAD HỌC VIỆN NGOẠI HẠNG AIA VIỆT NAM 32

Dùng chung mật khẩu
với các ứng dụng khác
[iPOS2, iRecruit, iLead, iMeet, Ketnoi]

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021

“Điều thần kỳ nhất trong cuộc đời là khi
một người bình thường

có thể làm được những điều phi thường”

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 33

ĐỂ TRỞ THÀNH CQL XUẤT SẮC – TÔI CAM KẾT

1. Nuôi dưỡng một tinh thần tích cực trong một cơ thể khỏe mạnh với năng lượng dồi dào.
2. Học đi đôi với hành, áp dụng lý thuyết cơ bản vào thực tế công việc.
3. Ghi nhớ mục tiêu của CQL - Tăng trưởng doanh số - Tăng trưởng

đội ngũ - Tăng trưởng lợi nhuận. (3P)
4. Thực hiện nghiêm túc quy trình Tuyển dụng chất lượng làm tiền đề

vững chắc phát triển đội ngũ.
5. Đặt mục tiêu SMART cho bản thân, phòng và ban. Nguyện đem hết tiềm năng

về các nguồn lực để đạt mục tiêu đề ra.
6. Vận dụng sáng tạo quy trình quản lý hoạt động kinh doanh

để tạo ra kết quả xứng đáng và bền vững.
7. Duy trì huấn luyện, rèn luyện, chia sẻ thường xuyên với

đội ngũ để xây dựng thành công K.A.S.H
8. Đặt niềm tin tuyệt đối vào việc Huấn luyện thực tế (JFW) với đội ngũ, coi đó

là chìa khóa thành công của quá trình phát triển đồng nghiệp.

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 34

XIN CẢM ƠN
& CHÚC THÀNH CÔNG!

AIA confidential and proprietary information. Not for distribution. Ver.02-2021 35