Taklimat Mesyuarat Agung_03062022

TAKLIMAT MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-13,
MAJLIS BAI’AH SERTA PENETAPAN TARGET SPM

Tarikh : 25 Jun 2022
Hari : Sabtu
Masa : 8:00-11:45 pagi

TEMPOH PERLAKSANAAN

Bil Tarikh Aktiviti Tindakan

1. 20/5//2022 Penyediaan kertas kerja Penyelaras
2. 23/5/2022 Penghantaran kertas kerja Penyelaras
3. 25/5/2022 Penyelarasan kertas kerja (ditapis, diedit dan Penyelaras
ditambahbaik) Pengetua
4. 28/5/2022 Mesyuarat AJK Pelaksana Mesyuarat Agung PIBG AJK PIBG
kali pertama
5. 30/5/2022 Mengedarkan surat makluman Ibu Bapa dan AJK Usul/cadangan
usul/cadangan
6. 2/6/2022 Taklimat untuk semua guru Semua guru
7. 13/6/2022 Mengumpul maklum balas kehadiran Ibu Bapa AJK Usul/cadangan
beserta usul/cadangan jika ada
8. Mesyuarat G9 untuk menjawab usul/cadangan dan Pengetua
semakan draf buku laporan PIBG Semua Pentadbir (G9)
9. 17/6/2022 Mesyuarat AJK Pelaksana Mesyuarat Agung PIBG AJK PIBG
kali kedua
10. 20/6/2022 Penghantaran bahan bertulis untuk cetakan AJK Buku Laporan
AJK Penetapan Target
11. 23/6/2022 Calon-calon SPM dan mengisi Borang Penetapan AJK Majlis Baiah
Target oleh calon-calon SPM

Raptai Majlis Baiah AJK Majlis Baiah

12 24/6/2022 Persiapan Akhir Semua AJK

13. 25/6/2022 Majlis Bai’ah dan Penetapan Target serta

14 28/6/2022 Mesyuarat Agung PIBG Kali ke 13
15. 2/7/2022
Mesyuarat Post Mortem Ketua AJK Pelaksana

Serahan dokumentasi beserta soft copy AJK Dokumentasi

ATUR CARA MAJLIS

7:30 pagi : Pendaftaran tetamu serta ibu bapa/penjaga
7:45 pagi : Ketibaan tetamu kehormat
8:00 pagi : Ucapan Pengerusi Majlis
: Nyanyian lagu Negaraku dan Negeri Selangor
: Bacaan Doa
: Tayangan Montaj Calon SPM 2022
: Persembahan Murid
: Ucapan Pengetua Hajah Noriha binti Nordin dan Tayangan Slaid
: Ucapan Perasmi
: Majlis Perasmian
: Gimik perasmian
: Majlis Bai’ah dan Penetapan Target

9:30 pagi -lafaz ikrar (wakil murid
9:45 pagi : Rehat dan Minum Pagi
: Program Motivasi SPM (murid Tingkatan 5)
11:45 pagi
Mesyuarat Agung PIBG kali ke 13 (Ibu bapa/ penjaga)
• Ucapan YDP PIBG
• Pembentangan dan pengesahan Minit Mesyuarat Agung Ke-12
• Pembentangan dan penerimaan Laporan Tahunan
• Pembentangan, penerimaan dan meluluskan Penyata Kewangan
berakhir 31 Disember 2021
• Pembentangan usul / cadangan Sekolah oleh Tuan Pengetua
• Perbahasan usul (jika ada)
• Pemilihan Jawatan Kuasa PIBG 2022/2023
• Pemilihan 2 orang Juru Audit Dalaman
• Ucapan Penangguhan

Bersurai

AHLI JAWATANKUASA : Puan Hajah Noriha binti Nordin
1. JAWATANKUASA INDUK (Pengetua SMK Bukit Sentosa 2 merangkap Penasihat PIBG

Penasihat : Encik Che Omar bin Che Abdullah (Yang DiPertua PIBG)
Pengerusi : Encik Saiful Azli bin Zainal Abidin (Naib Yang DiPertua PIBG)
Timbalan Pengerusi I : Encik Mohd Padhli bin Ariffin
Timbalan Pengerusi II
Naib Pengerusi I (Penolong Kanan Hal Pentadbiran)
Naib Pengerusi II
Naib Pengerusi III : Pn Suhaily binti Othman
Naib Pengerusi IV (Penolong Kanan Hal Ehwal Murid)
Penyelaras
: Pn Shahrizah binti Abdullah
Bendahari (Penolong Kanan Ko-Kurikulum)

: Pn Rozilina binti Hasan
(Penolong Kanan Petang)

: Pn Maimon binti Omar
(Penolong Kanan PPKI)

: Puan Nurul Salehah binti Mohd Yusof
(Mesyuarat Agung PIBG)

: Puan Siti Rohmatun binti Mashirun
(Majlis Bai’ah & Penetapan Target SPM)

: Pn Azlihan binti Mohamed Noor
(Motivasi SPM dan Taklimat Psikometrik)

: Puan Nurhasni binti Ithnin

2. JAWATANKUASA KERJA

Penyelaras Jawatankuasa : Pn. Hamidah binti Zakaria

Bil Bidang Tugas Nama ahli Perincian Tugas

1 Pengurus Pn Haslina binti Osman (K) - Merancang aturcara majlis bersama-

Acara sama dengan AJK Protokol

- Membantu pengacara majlis mendapatkan

semua maklumat berkaitan majlis.

- Menyelaras hubungan antara semua

jawatankuasa serta semua yang terlibat .

- Memastikan aturcara majlis dijalankan

mengikut masa yang ditetapkan.

- Bersama-sama dengan AJK Protokol

melaksanakan Pelan B (jika perlu)

2 Protokol Nur Farhanah binti Mohamed - Menyediakan aturcara pentadbiran majlis
Majlis Ibrahim (K) secara terperinci.
Pn Zalia Hezzuin binti Abolah
Zawawi - Menyediakan pelan atur letak meja,
kerusi, rostrum dan papan tulis untuk
bermesyuarat dan serahkan kepada
Jawatan Kuasa Persiapan Dewan.

- Menyusun dan melabel plan kedudukan
untuk VIP, Pentadbir Sekolah danYDP
PIBG.

- Mengumpul bahan, membuat pasca nilai
dan menghantarkannya kepada bahagian
dokumentasi

3 Teknikal En. Mohd. Fattahur Rahman bin - Membantu hal-hal berkaitan teknikal
& Jamali (K) Majlis
Siaraya En Abdul Rasid bin Aziz
Pengawas sekolah - Menyediakan dan memastikan sistem
4 Banner siaraya dewan berfungsi sepanjang majlis
dijalankan .
5 Publisiti
- Menguruskan pinjaman dan pemasangan
LCD.

Pn Nurhartinie binti Jamaludin (K) - Menguruskan tempahan banner setelah
Pn Puteriana Nina Sabrina binti Ab berbincang ayat yang bersesuaian dengan
Kadir Pengetua

- Memasang banner di pagar sekolah dan
kawasan sekitar sebagai makluman awal
kepada ibu bapa.

Pn Sa’diah binti Misran (K) - Mewara-warakan kepada masyarakat
Pn Noriani binti Md Nor setempat tentang program yang akan
Pn Suria binti Haron dijalankan melalui media sosial.
AJK Ibu Bapa
- Memaparkan notis mesyuarat agung
dalam telegram PIBG sekolah

6 Jemputan Pn. Nurul Salehah binti Mohd Yusof - Menyediakan dan menghantar surat
(K) jemputan untuk ibu bapa , surat untuk
perasmi dan AJK PIBG.

- Hubungi semula Perasmi dan AJK PIBG
untuk memastikan kehadiran.

- Mengumpul bahan, membuat pasca nilai
dan menghantarkannya kepada bahagian
dokumentasi

- Membuat edaran kepada setiap kelas

7 Usul atau Pn. Nurul Hidayah binti Miskandar - Menyediakan borang usul dan cadangan
cadangan (K) secara ‘google form’
PIBG Pn Nurul Hidayah binti Zainal
Abidin - Menyemak usul-usul dan cadangan yang
telah diterima

- Menghantar usul yang bercetak kepada
Setiausaha PIBG.

8 Buku Program Pn Nurhidayah binti Abdul Malek - Membuat draf dan menyediakan buku
(K) program.
Pn Masni Hasidah binti Romeli
Pn Maizatulmazliwaty binti Mior - Menyediakan buku program secara anyflip
Ahmad Tarmizi - Mengedarkan buku program kepada

tetamu.
- Bersama dengan Ajk Pendaftaran

untuk menyerahkan kepada tetamu.

9 Buku Laporan Pn Nurul Aziasahida binti Mohd - Menyediakan buku laporan.
- Mengedarkan buku laporan kepada ibu
Mesyuarat Arshad (K)
bapa sebelum mesyuarat berlangsung
Pn. Norulhidayah binti Abdul - Mengumpul bahan, membuat pasca nilai

Rahman dan menghantarkannya kepada bahagian
dokumentasi dan tetamu
Cik Nor Zalina binti Enche Roza

Pn Suliana binti Shahabdeen

Penyelaras Jawatankuasa : Pn. Atiqah binti Kamaruddin

Bil Bidang Tugas Nama ahli Perincian Tugas

10 Penetapan Pn Siti Aminah binti Che Hashim (K) - Mengedarkan surat siaran kepada murid

Target Pn Zaizura binti Ishak Tingkatan 5

Pn Rahayu binti Muhammad - Menguruskan murid Tingkatan 5

Pn Maizatul Akma binti Abdul sepanjang Majlis Bai’ah dan Penetapan

Wahid Target
Pn Norhafizah binti Ahmad - Menyediakan dan mengedar ‘Booklet’

Penetapan Target SPM.

- Menyediakan data studio TOV dan ETR

calon SPM .

11 Program Pn Azlihan binti Mohamed Noor (K) - Menjemput penceramah motivasi untuk

Motivasi SPM Pn Norhayati binti Mohd Yusop murid Tingkatan 5.

Pn. Aya Nur Asyura binti. Zakaria - Menguruskan murid tingkatan 5 dan

Pn. Siti Naziha binti Abdul Latif tingkatan 5 di Dewan Abu Bakar

12 Teks Ucapan Pn Noor Hafiza binti Mohammad (K) - Menyediakan teks ucapan perasmian
Pn Zahirah binti Ibrahim untuk :
- Perasmi
- Pengetua

- Menyediakan kata alu-aluan untuk buku
laporan bagi
- YDP PIBG
- Pengetua

13 Sambutan & Pn Nur Afiqah binti Ariffin (K) - Menyediakan pasukan silat untuk
mengiringi perasmi dari foyer ke Dataran
Persembahan Pn Norni binti Mamat Perdana

murid Pn Nor Arzilina binti Abdul Azize - Menyediakan murid untuk persembahan

14 Juruacara Majlis Baiah dan Perasmian - Menyediakan skrip ucapan
majlis Pn Fazilah binti Awang kechik - Mengacarakan majlis Penetapan Target
- Mengacara semasa penyampaian sijil dan
Mesyuarat Agung PIBG
En Mohamad Zamri bin Mohamad cenderamata kepada AJK PIBG sesi
Yunus 2021/2022

Mempengerusikan majlis untuk mesyuarat
Agung PIBG sesi 2022/2023

15 Bacaan Doa En. Mohd Zaki bin Zakaria (K) - Menyediakan teks doa
- Membacakan doa semasa majlis

berlangsung

16 Pencatat Minit Pn Siti Nuraini binti Osman (K) - Membuat pembahagian tugas dan
Pn. Azma binti Salleh mengadakan mesyuarat.
Pn Rohani binti Sarbini
Pn Norliah binti Abdullah - Mencatat minit Mesyuarat Agung
- Menyerahkan laporan minit mesyuarat

kepada Setiausaha PIBG satu minggu
selepas Mesyuarat Agung.

15 Pendaftaran Pn Siti Suraya binti Mohd Daud (K) - Menyediakan link kehadiran online
Pn Mainiroh binti Khalid guru dan ibu bapa
Pn Azlili bt Mohamad Arof
Pn Juyana binti Ghazak - Menganalisis kehadiran dan
Pn Siti Hawa binti Abdullah menyerahkan kepada SU
Pn Ayatul Syuhada binti. Mohd. Nor
- Menyerahkan senarai kehadiran kepada
pencatat minit.

- Mengumpul bahan, membuat pasca nilai
dan menghantarkannya kepada bahagian
dokumentasi

Penyelaras Jawatankuasa : Pn. Hartini binti Razak

Bil Bidang Tugas Nama ahli Perincian Tugas

16 Persiapan Dewan - Menyusun peralatan/perkakas untuk

Tempat En Bukhri bin Bahari (K) bermesyuarat mengikut pelan atur letak

En. Syeikhadar bin Mohd Yunos yang disediakan oleh jawatan kuasa

En Muhammad Hariz bin Abu Bakar protokol.

Pn Magdelane Anak Stephen Ayot - Menyediakan rostrum, meja mesyuarat,

Pekerja Pembersihan Sekolah meja jamuan untuk ibu bapa dan guru,

5 orang murid pembantu meja pencatat minit, meja pendaftaran,

kerusi, papan tulis, kertas dan alat tulis

untuk bermesyuarat.

Meja Pendaftaran - Menyediakan meja untuk pendaftaran
Pn Masitah binti Anor (K) - Memastikan meja pendaftaran, meja
Pn Norfadilawati binti Mat Sidek
pendaftaran dan meja pencatat minit
dilapik dan dihiasi skirting

Meja Mesyuarat - Menyediakan meja untuk mesyuarat agung
Pn Noor Khairiana binti Abu - Memastikan meja mesyuarat, meja
Kasim(K)
Pn Ain Syahida binti Husaini pencatat minit dilapik dan dihiasi skirting

17 Montaj Pn Nor Illiana binti Bustaman (K) - Menyediakan montaj calon SPM 2022.
Pn Siti Hajar binti Abd Jaleel - Menyediakan montaj aktiviti-aktiviti

sekolah dan PIBG 2021/2022
- Memastikan montaj ditayangkan dengan

lancar pada hari kejadian.

18 Gimik Pn. Tengku Azlin binti Tn. Mohd. - Merancang dan merangka gimik untuk
Perasmian Zain (K) majlis perasmian
Pn Nurul Shahidah binti Suhaime
20 Tayangan Pn Nor Hazwani binti Suhaimi - Mempersembahkan gimik semasa majlis
Slaid berlangsung.
Pn. Azlina binti Jusoh (K)
Cik Siti Shahida binti Abdul Rani - Menyediakan slaid untuk Majlis Bai’ah
dan Penetapan Target serta Mesyuarat
22 Backdrop/ En Zul Asrin bin Kinon @ Agung PIBG Kali Ke 13

Hiasan Pentas/ Maknon(K) - Mengumpul bahan, membuat pasca nilai
dan menghantarkannya kepada bahagian
Pn. Sharifah Mariam binti Saiyed dokumentasi

Husin - Membuat pembahagian tugas dan
mengadakan mesyuarat.
Pn Masturah binti Mazlan
- Berhubung dengan AJK publisiti / banner
untuk backdrop

- Menyediakan backdrop dan hiasan di
pentas.

- Menurunkan backdrop dan mengemas
pentas setelah selesai mesyuarat

21 Pengira Undi En Kamaruzzaman bin Musa (K) - Membuat pembahagian tugas
Pn. Tuan Mardiyat binti. Tuan Yacob - Membuat pengiraan undi semasa
Pn Zainora binti Ramlan
Pn Hazwani binti Ariffin pencalonan AJK PIBG Sesi 2022/2023.
En Mursid Al-Hafiz bin Husaimi - Berhubung dengan JK slaid untuk

mencatatkan jawatan, nama penuh calon,
pencadang dan penyokong serta bilangan
undi di paparan LCD
- Menyerahkan maklumat tersebut kepada
pencatat minit.

Penyelaras Jawatankuasa : Pn. Susmawati binti Susman

Bil Bidang Tugas Nama ahli Perincian Tugas

22 Sumbangan Pn. Siti Mariam binti Enam @ Iman - Menyediakan tabung untuk sumbangan
ikhlas semasa mesyuarat di meja
Ikhlas (K) pendaftaran.

Pn Evrianty Kartika Lubis binti - Mengutip sumbangan ikhlas sebelum
mesyuarat perlantikan AJK PIBG sesi
Irwan Lubis 2022/2022.

- Menyerahkankan jumlah kutipan kepada
Bendahari Kehormat.

23 Jamuan VIP, VIP - Membuat pembahagian tugas
Guru dan Ibu Pn. Nik Nor Asyiekin binti Nik - Menguruskan penyediaan jamuan untuk
bapa Othman
Pn Norizar binti Zakaria tetamu khas dan VIP, di bilik Tun Sri
Lanang.
Ibu Bapa & Murid Pembantu (Dapatkan jumlah tetamu dan jenis
Pn Halimah binti Omar (K) hidangan daripada urusetia/ setiausaha)
Pn Noorul Hidayah binti Mohamad - Menguruskan jamuan untuk diagihkan
Pn NorMazian binti Mohamad kepada ibu bapa, guru-guru, murid-murid,
Nordin pengawal keselamatan dan pekerja
Pn Fadellah binti Yaacob pembersihan.
- Menyediakan air minuman berbotol dan
gelas di meja mesyuarat.

24 Mengemas En Jefrizain bin Nordin (K) - Membuat pembahagian tugas dan
tempat Pn Norhanini binti Md Fadzil mengadakan mesyuarat.
Pn Kamaleswary a/p Sockalingam
8 orang murid pembantu ( pengakap) - Mengemas kawasan dataran perdana
Pekerja Pembersihan Sekolah sebelum dan selepas program.

- Mengemas dewan selepas mesyuarat
tamat.

- Memastikan kerusi, meja dan papan tulis
yang telah diguna semasa mesyuarat
dikembalikan atau disimpan semula.

25 Penunjuk Pn. Kamsiah binti Ahmad (K) - Memastikan keselamatan dan aliran
lalulintas.
Arah, Pn Mahezan
- Memastikan ruang letak kereta untuk
Keselamatan 5 Ahli Kadet Polis tetamu jemputan.

dan lalu lintas 5 Pengawas sekolah

26 Logistik En. Mohd Khairi bin Hussin - Menguruskan urusan peminjaman dan

Pn Kayal Vizhli pemulangan kipas

Pn Nik Shahida Azura binti Mahusin

27 Kebersihan Pn. Azmawati binti Abdul Karim (K) - Menyediakan jadual kerja dan agihan
Pn Nur Hidayah binti Abdul Satar tugas
Cik Voshalini a/p Manisaygaran
Pekerja pembersihan sekolah - Memastikan dewan yang digunakan dalam
keadaan bersih dalam keadaan bersih
sebelum dan selepas majlis.

- Membuat rondaan dari masa ke masa
untuk memastikan kebersihan dewan,
tempat makan dan kawasan yang sering
digunakan.

- Menyediakan karung sampah yang tebal
dan mencukupi semasa majlis.

28 Cenderamata Pn Noor Hazidah binti Che Meh (K) - Membuat pembahagian tugas dan
VIP Pn Fatma Toharani binti Anang mengadakan mesyuarat.
Cenderamata Pn Mimi Syarmila binti Zainon
& Sijil (AJK - Menguruskan meja hadiah dan
PIBG) cenderamata

- Menguruskan acara penyampaian sijil dan
Cenderamata

29 Jurufoto Pn Siti Nor Asiah binti Ahmad (K) - Merakam gambar sepanjang majlis

Pn Nurul Nabila binti Saidin Berlangsung

Unit media sekolah - Menyerahkan gambar kepada jawatan
kuasa dokumentasi
30 Dokumentasi Cik Shukuriah binti Mohd Zin (K)
Pn Suzaini binti Salleh - Menyediakan senarai semak maklum
Pn Ros Faizah binti Alias balas yang perlu diperoleh daripada
semua Jawatankuasa.

- Mengumpulkan dan menyediakan
dokumen dalam bentuk ‘softcopy’.

- Menyediakan dan menyiapkan
dokumentasi program sebanyak 3 set
(2 minggu selepas program)