คู่มือการใช้งานระบบ Scan เอกสาร
โดยใช้โปรแกรม Docwork v.7.2 ร่วมกับ
เครื่องพิมพ์ Canon รุ่น Image CLASS MF643Cdw
นายนิพัทธ์ เงินศรี
งานทะเบียนประวัติและสารสนเทศบุคลากร
สำนักงานมหาวิทยาลัย มหาวิทยาลัยเชียงใหม ่
คำนำ
ในการจัดเก็บข้อมูลเอกสารกระดาษที่งานทะเบียนประวัติและสารสนเทศบุคลากร กองบริหารงาน
บุคคล เป็นรับผิดชอบในการจัดเก็บ ได้แก่ คำสั่งบรรจุ คำสั่งลาศึกษา คำสั่งลาออก หนังสือแสดงเจตนาระบุตัว
ผู้รับบำเหน็จตกทอด ฯลฯ ซึ่งเอกสารดังกล่าวมีเป็นจำนวนมาก ทำให้การจัดการทำได้ยาก เนื่องจากใช้พื้นที่
จัดเก็บเอกสารเยอะ เสี่ยงต่อการสูญหาย ค้นหาไม่เจอและใช้เวลานานในการสืบค้นเอกสารเหล่านั้น
การเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ จึงเป็นการตอบโจทย์ในการแก้ปัญหาการจัดเก็บเอกสารข้างต้น
ทำให้การจัดเก็บข้อมูลเอกสารเป็นระบบมากขึ้น โดยการจัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์ ดังนี้
แก้ปัญหาเอกสารกองเต็มออฟฟศ สูญหาย หรือหาไม่เจอ
ิ
ิ
ลดค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้แก่ การเก็บเอกสารที่มีการสำเนาซ้ำซ้อน พื้นที่จัดเก็บเอกสาร การพมพและ
์
การใช้กระดาษ
มีความรวดเร็วและทำให้กระบวนการทำงานลดลง โดยทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลเอกสารได้
อย่างรวดเร็ว สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา
มีความปลอดภัยเนื่องจากมีการเข้าถึงขอมูลได้ตามสิทธิ์ที่ได้รับเท่านั้น
้
เป็นพื้นฐานในการต่อยอดหรือพัฒนากระบวนการทำงานแบบดิจิตอล หรือ paperless ต่อไป
ทางผู้จัดทำได้ทำการทดลองการใช้งานการจัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยโปรแกรม
Docwork v.7.2 ร่วมกับเครื่องพิมพ์ Canon รุ่น Image CLASS MF643Cdw จนเกิดความชำนาญ และได้
จัดทำเป็นคู่มือฉบับนี้ขึ้นมา เพื่อให้ผู้ที่สนใจได้ศึกษาวิธีและขั้นตอน นอกจากนี้ยังสามารถนำไปเป็นตัวอย่าง
หรือนำไปประยุกต์ใช้งานต่อไปได้ ผู้จัดทำหวังว่าคู่มือนี้จะเป็นประโยชน์แก่ผู้สนใจในการเก็บเอกสารแบบ
อิเล็กทรอนิกส์ต่อไป
นายนิพัทธ์ เงินศรี
ผู้จัดทำ
1
สารบัญ
หน้า
เริ่มใช้งานโปรแกรม DocuWorks 3
การสร้างลิงค์โฟลเดอร์ 4
การเลือกแหล่งข้อมูล 6
การสแกนเอกสาร 7
การทำ OCR เอกสารที่สแกน 9
การตั้งชื่อไฟล์ เพื่อการสืบค้น 11
การสืบค้น 12
การแปลงไฟล์ .xdw ไปเป็นไฟล์ .pdf 14
ภาคผนวก 17
การติดตั้งโปรแกรม DocuWorks v.7.2 18
การติดตั้ง Printer Canon รุ่น Image CLASS MF643Cdw 24
2
คู่มือการใช้งานระบบ Scan เอกสาร
โดยใช้โปรแกรม Docwork v.7.2 ร่วมกับเครื่องพิมพ์ Canon
รุ่น Image CLASS MF643Cdw
เริ่มใช้งานโปรแกรม DocuWorks
ื่
ไปที่ Desktop หาโปรแกรมที่ชื่อ DocuWorks Desk แล้วดับเบิ้ลคลิกที่โปรแกรมเพอเข้าสู่หน้าต่างการทำงาน
ของโปรแกรมนี้
ดับเบิ้ลคลิกเพื่อเข้า
หน้าต่างการทำงาน
ในส่วนของหน้าต่างการทำงานของ DocuWorks Desk จะมีส่วนที่สำคัญอยู่ 4 ส่วนคือ
1. ส่วนของ โฟลเดอร์ผู้ใช้ ส่วนนี้จะเป็นที่ที่ทำงานใน Drive C ซึ่งเป็นค่าทถูกกำหนดไว้ตอนที่ติดตั้งโปรแกรม
ี่
2. ส่วนของลิงค์โฟลเดอร์ เป็นส่วนที่จะเชื่อมต่อไปยัง Drive อื่น ซึ่งเราจะให้ส่วนตรงนี้ในการทำงาน
3. ถังรีไซเคิล เป็นส่วนที่เก็บไฟล์เอกสารที่ถูกลบไปแล้ว
4. กล่องจดหมาย เป็นส่วนที่เชื่อมโยงกับเครื่องสแกนเอกสารที่จัดเก็บไว้ใน Mail box
3
ในเบื้องต้นนี้จะกล่าวถึงเฉพาะส่วนที่ 2 ซึ่งเป็นส่วนที่จะกำหนดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารไว้ในส่วนนี้ โดย
เริ่มต้นใช้งาน ดังนี้
การสร้างลิงค์โฟลเดอร์
ื่
เอาเม้าส์มาชี้ที่ แล้วคลิกขวาที่เม้าเพอทำการสร้างลิงค์
เอาเมาส์ไปคลิกท ี่ แล้วไปที่ตำแหน่งที่ตั้งคลิกที่ปุ่ม แล้วไปที่ Drive E แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่ชื่อ หนังสือแสดง
เจตนา แล้วคลิกปุ่ม
4
้
ก็จะได้ตำแหน่งที่ตั้งที่จัดเก็บขอมูลเอกสารที่ E:\หนังสือแสดงเจตนา แล้วคลิกปุ่ม
เมื่อสร้างลิงค์เสร็จจะปรากฏจาก จะเปลี่ยนเป็น แทน
5
ในส่วนที่จะเก็บข้อมูลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เราจะสร้างโฟลเดอร์เพื่อแยกเก็บเอกสารในแต่ละเรื่องที่จะจัดเก็บ
ข้อมูลโดยจะสร้างเป็นโฟลเดอร์ออกเป็น 3 โฟลเดอร์ ดังนี้
1. โฟลเดอร์ชื่อ เพื่อใช้ในการจัดเก็บเอกสารในเรื่องของการแสดงเจตนาระบุตัวผู้รับ
บำเหน็จตกทอดแก่ทายาท
2. โฟลเดอร์ชื่อ เพื่อใช้ในการจัดเก็บเอกสารในเรื่องของการนำบำเหน็จตกทอดแก่ทายาท
เอาไปค้ำประกันเงินกู้กับสถาบันการเงิน
3. โฟลเดอร์ชื่อ เพื่อใช้ในการจัดเก็บเอกสารในเรื่องของการที่เจ้าของสิทธิที่เป็น
ข้าราชการ ลูกจ้างประจำ ผู้รับบำเหน็จรายเดือน ผู้รับบำนาญ เสียชีวิตทายาทได้มาติดต่อขอรับบำเหน็จตก
ทอด
เมื่อจัดเตรียมโครงสร้างเรียบร้อยแล้วต่อไปจะเป็นการ Scan เอกสารมาเก็บไว้จะต้องทำการเลือกเครื่องสแกน
ก่อน โดยดำเนินการดังนี้
้
การเลือกแหล่งขอมูล
ี่
เริ่มกระบวนการสแกนเอกสารโดยเอาเมาส์ไปคลิกทเมนู แล้วเลื่อนลงไปที่เลือก
6
จะปรากฏรายชื่อเครื่อง Scan ที่รองรับกับโปรแกรม DocuWork ในที่นี้เราได้เลือก Printer Canon รุ่น
Image CLASS MF643Cdw มาเป็นตัวสแกนเอกสาร ให้เลือก แล้วกดปุ่ม
ต่อไปก็เตรียมเอกสารไปใส่ในช่องสแกนของเครื่องพิมพ์ Canon รุ่น Image CLASS MF643Cdw
การสแกนเอกสาร
ช่องใส่เอกสารที่จะสแกน
เอาเมาส์ไปคลิกที่โฟลเดอร์ เพื่อที่เราจะทำการสแกนเอกสารมาเก็บไว้ที่นี่แล้วกดที่ปุ่ม จะ
เป็นเปิดหน้าต่างของการตั้งคาการสแกนเอกสาร แล้วกดปุ่ม จะเข้าสู่กระบวนการสแกนเอกสาร
่
7
ระบบกำลังทำการสแกนเอกสาร
เมื่อสแกนเสร็จแล้วจะปรากฏรูปเอกสารขึ้นมาในช่องว่างสีเทาและชื่อไฟล์เอกสารจะชื่อ scan
ื่
ี่
ดับเบิ้ลคลิกทไฟล์ scan จะเป็นการเปิดหน้าต่างโปรแกรม DocuWorks Viewer เพอดูข้อมูลจากการสแกนว่า
มีความคมชัดและสามารถปรับแก้ไขความคมชัด หรือปรับแก้ความบิดเบี้ยวของเอกสารได้
8
การทำ OCR เอกสารที่สแกน
ในที่นี้เราจะทำการ OCR เอกสาร ก่อนจะ OCR เอกสารเราจะมาทำความรู้จักกับ OCR ก่อน
OCR (โอซีอาร์) คืออะไร
Optical character recognition หรือที่เรียกกันสั้นๆว่า OCR (โอซีอาร์) : คือ การแปลงไฟล์ภาพเอกสาร ให้
์
เป็นไฟล์ข้อความโดยอัตโนมัติ ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาพิมพงาน
ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้โปรแกรม OCR
ี
1 ประหยัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูล เนื่องจากไฟล์ข้อความมขนาดเล็กกว่าไฟล์ภาพมาก
้
2 สะดวกในการปรับแต่งและแก้ไขเอกสาร เนื่องจากไฟล์ข้อความสามารถปรับแต่งและแกไขได้ง่ายกว่าไฟล์
ภาพ
3 ทำให้เอกสารสามารถที่จะสืบค้นด้วย ประโยคใดๆ คำ หรือวลี ก็ได้ตามที่ผู้เป็นเจ้าของเอกสารจะให้สืบค้น
ได้ในรูปแบบใหน
ื่
เราไม่จำเป็นที่จะทำ OCR เอกสารทุกหน้าก็ได้อยู่ที่จุดประสงค์ของผู้สแกนว่าต้องการให้ทำ OCR เพออะไรเป็น
หลัก ในที่นี้ผู้สแกนเอกสารต้องการจะทำ OCR เพื่อต้องการให้เอกสารสามารถสืบค้นได้ตามชื่อของเอกสาร ชื่อ
ตัว และชื่อสกุลของเจ้าของเอกสารเป็นหลัก โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้
ดับเบิ้ลคลิกทไฟล์ scan จะเป็นการเปิดหน้าต่างโปรแกรม DocuWorks Viewer
ี่
9
แล้วเปิดหน้าเอกสารที่จะทำการสแกนเอกสาร ไปที่เมนู แล้วเลือก
ในหน้า OCR หน้าที่กำลังประมวลผลให้เลือก หน้าปัจจุบัน หัวข้อลดความไม่คมชัดของรูปภาพ คลิกถูกที่
ลดความไม่คมชัดของรูปภาพ(N) เลือก สูง(I) การประมวลผลรูปภาพสีล่วงหน้า เลือก จัดลำดับตามการ
รู้จำ(R) และคลิกถูกที่ ยืนยันผลลัพธ์ OCR(C) เสร็จแล้ว คลิก
เมื่อทำการ OCR จะปรากฏข้อความในช่องด้านซ้ายมือแล้วทำการตรวจสอบว่ามีคำที่จะใช้ในการค้นหาหรือไม่
ื่
ในนี้นี้คือ เลขที่บัตรประชาชน ชื่อตัว และชื่อสกุล เพอที่จะใช้เป็นคำในการสืบค้นเอกสารเป็นหลัก
10
้
เมื่อทำเสร็จทุกขั้นตอนแล้วก็คลิกบันทึกขอมูล ซื่อไฟล์ที่ได้จะมีรูปแบบเป็น ชื่อไฟล์.xdw แล้วปิดหน้าต่าง
โปรแกรม DocuWorks Viewer
การตั้งชื่อไฟล์ เพื่อการสืบค้น
วิธีการตั้งชื่อไฟล์เพื่อให้สื่อกับการสืบค้นได้ ในที่นี้จะตั้งชื่อไฟล์เป็น รูปแบบดังนี้ (เลขบัตรประชาชน-ชื่อ-สกุล)
ก็ดับเบิ้ลคลิกที่ชื่อไฟล์ scan แล้วทำการเปลี่ยนเป็นชื่อไฟล์ใหม่
จะได้ชื่อไฟล์ใหม่
11
การสืบค้น
การสืบค้นหาตามที่ได้ทำการ OCR ไว้ โดยการเลือกค้นหาจากโฟลเดอร์ แล้วไปคลิกที่ปุ่ม ถ้า
เลือกหัวข้อ ชื่อ & ตำแหน่ง จะเป็นการค้นหาจากชื่อไฟล์เอกสาร โดยจะพิมพ์ส่วนใดส่วนหนึ่งของชื่อไฟล์ก็ได้
แล้วคลิก
โปรแกรมจะทำการค้นหาจาก โฟลเดอร์ ลงไปยังโฟลเดอร์ย่อยเรื่อยๆ จนครบทุกโฟลเดอร์ เมื่อ
ค้นหาเสร็จสิ้นแล้วถ้าค้นหาพบจะปรากฎชื่อไฟล์ที่ค้นหาภายในช่องหัวข้อ ผลลัพธ์ของการค้นหา
12
แสดงผลการค้นหาที่พบ
ให้ดับเบิ้ลคลิกที่ชื่อไฟล์ที่ค้นหาพบก็จะเป็นการเปิดหน้าต่างของเอกสารขึ้นมาให้เราดู
หรือเราจะค้นหาจากข้อความที่ได้ OCR ไว้ก็ได้ โดยจะค้นหาจากส่วนใดๆ ของเลขบัตรประชาชน ไปคลิกที่
หัวข้อ ข้อความ แล้วพิมพ์เลขบัตรลงในช่องลายอักษร แล้วคลิกที่ปุ่ม
13
แสดงผลการค้นหาที่พบ
ให้ดับเบิ้ลคลิกที่ชื่อไฟล์ที่ค้นหาพบก็จะเป็นการเปิดหน้าต่างของเอกสารขึ้นมาให้เราดู
แสดงผลการจุดที่ค้นหาที่พบโดย
ข้อความนั้นจะถูกไฮไลท์เป็นสีดำ
ซึ่งการค้นหาแบบ ข้อความ นี้จะให้เวลาค้นหานานกว่าการค้นหาด้วย ชื่อ & ตำแหน่ง
การแปลงไฟล์ .xdw ไปเป็นไฟล์ .pdf
เนื่องจากไฟล์ .xdw ไม่สามารถเปิดดูได้จากโปรแกรมอื่นๆ เพราะฉะนั้นจึงจำเป็นต้องแปลงไฟล์ .xdw ให้เป็น
ไฟล์ .pdf เสียก่อนแล้วค่อยทำการส่งไฟล์นี้ไปยังที่อื่นๆ ได้
14
นำเม้าส์ไปคลิกที่โฟลเดอร์ เพื่อที่เราจะทำการนำไฟล์จากโฟลเดอร์นี้แปลงเป็นไฟล์ .pdf ดับเบิ้ล
คลิกที่เอกสาร
ดับเบิ้ล
คลิก
ไปที่ และเลื่อนลงไปที่คลิกเลือกรายการ
ในหน้าต่าง [ตัวแปลงรูป] เลือกรูปแบบไฟล์ให้เลือกเป็นไฟล์ PDF และระบุโฟล์คือการเลือกที่เก็บไฟล์ที่เรา
แปลง ในส่วนนี้ไฟล์จะเก็บที่โฟเดอร์ ชื่อไฟล์จะเปลี่ยนเป็นชื่อใหม่ก็ได้ เมื่อเลือกครบถ้วนแล้วกด
ปุ่ม
15
ระบบจะทำการแปลงไฟล์ไปเก็บยังโฟลเดอร์ที่เราเลือก สังเกตที่ไฟล์จะปรากฏสัญลักษณ์ pdf
ไฟล์ที่ได้
นำไฟล์ที่แปลงเสร็จแล้วส่งไปให้บุคคลคนอื่นใช้งานต่อได้
16
ภาคผนวก
17
การติดตั้งโปรแกรม DocuWorks v.7.2
เอาแผ่น CD ใส่ช่องอ่านแผ่น CD จะ Run Auto
ให้เลือกติดตั้งเป็นภาษาไทย
คลิกที่ปุ่ม [การติดตั้ง DocuWorks 7.2]
คลิกปุ่ม [ถัดไป]
18
อ่านเงื่อนไขที่แสดงข้อตกลงในการใช้งาน DocuWorks ให้เลือก [ข้าพเจ้ายอมรับเงื่อนไขในข้อตกลง
ใบอนุญาต] แล้วคลิกปุ่ม [ถัดไป]
ใส่ชื่อผู้ใช้ หน่วยงาน และหมายเลขผลิตภัณฑ์ ให้ครบถ้วนแล้วคลิกปุ่ม [ถัดไป]
เลือกประเภทการติดตั้งให้เลือกติดตั้งแบบ [มาตรฐาน] แล้วคลิกปุ่ม [ถัดไป]
19
ระบบจะเลือกโฟลเดอร์ปลายทางให้โดยอัตโนมัติ คลิกปุ่ม [ติดตั้ง]
รอจนติดตั้งโปรแกรมเสร็จ
เมื่อติดตั้งโปรแกรมเสร็จแล้ว กดปุ่ม [สิ้นสุด]
20
เมื่อสิ้นสุดการติดตั้งแล้ว โปรแกรมจะแจ้งเตือน [ต้องการดำเนินการติดตั้ง Update Service ต่อไปหรือไม่] แต่
เนื่องจากในส่วนติดตั้งนี้รองรับการติดตั้งแบบ 32บิท เท่านั้น เนื่องจากเครื่องคอมพิวเตอร์ชุดนี้ได้ติดตั้ง
ระบบปฏิบัติการ Windows 10 แบบ 64บิท จึงยังไม่สามารถรองรับการติดตั้งแบบ 64บิท ได้ ให้กดปุ่ม [No]
ต่อไปเป็นการติดตั้งแอพพลิเคชั่นสำหรับการใช้ในการเรียกดู คลิกที่ปุ่ม [DocuWorks Viewer Light 7.2] (ซึ่ง
เป็นโปรแกรมที่ใช้เรียกดูและสั่งพิมพ์ไฟล์ DocuWorks ได้)
คลิกปุ่ม [ถัดไป]
21
ในหน้าติดตั้งโปรแกรมนี้ ให้เลือก [ปรับแต่ง] แล้วกดปุ่ม [ถัดไป]
ตรงนี้เลือกจะใช้ DocuWorks Viewer Light Control หรือไม่ ให้เลือก [ใช่] แล้วคลิกปุ่ม [ถัดไป]
คลิกปุ่ม [ติดตั้ง] เพอยืนยันการตั้งค่า
ื่
22
คลิกปุ่ม [สิ้นสุด]
เมื่อเสร็จสิ้นการติดตั้งโปรแกรมเรียบร้อยแล้วให้ทำการรีสตาร์ทคอมพิวเตอร์ และเริ่มใช้งานโปรแกรมได้
23
การติดตั้ง Printer Canon รุ่น Image CLASS MF643Cdw
ก่อนอื่นต้องไป Download Driver ของเครื่องพิมพ์รุ่นนี้เสียก่อน
ไปที่ web site เข้าไปค้นหาที่ web site www.google.co.th
ที่ช่องค้นหา พิมพ์ driver Canon รุ่น Image CLASS MF643Cdw แล้วคลิกค้นหา
คลิกเลือกตรงนี้
หา Driver ที่มีความจุ 204 MB แล้วกด Download เลย
คลิก Download
24
ื่
เมื่อ Download ไฟล์เสร็จแล้วจะได้ไฟล์ที่ชื่อ MF642CMFDriverV6403W64.exe ให้ดับเบิ้ลคลิกเพอทำการ
แตกไฟล์และดำเนินการติดตั้งไฟล์
จะเป็นการแตกไฟล์ออกมาไปเก็บยังโฟล์เดอร์ และเข้าสู่การติดตั้ง Printer
ื่
กดปุ่ม [Next] เพอไปยังขั้นตอนต่อไป
25
กดปุ่ม [Yes] เพื่อยอมรับในเงื่อนไขของการติดตั้ง
ื่
เลือก Network Connetion (for Network Models) แล้วกด [Next] เพอไปยังขั้นตอนต่อไป
กดปุ่ม [Search by IP Address] เพื่อค้นหา IP Address ของ Printer
26
เมื่อค้นหาเจอกดเลือก และกดปุ่ม [Next] ไปยังขั้นตอนต่อไป
ตรงหัวข้อ Driver to Install: ให้เลือกติดตั้งทั้ง Printer และ Scanner แล้วกดปุ่ม [Next] เพื่อไปยังขั้นตอน
ต่อไป
ตรงหัวข้อ Printer Driver to Install: ให้เลือกติดตั้งเฉพาะ Generic Plus PCL6 Printer Driver ซึ่งเป็นค่า
มาตรฐานโดยทั่วไป แล้วกดปุ่ม [Next] เพื่อไปยังขั้นตอนต่อไป
27
ตรง Printer Nane: ให้ใช้ชื่อว่า Canon MF643C PCL6 ตามที่เลือกไว้แล้วกดปุ่ม [Next] เพื่อไปยังขั้นตอน
ต่อไป
ส่วน Confirm Settings ให้กด [Start] เพื่อเริ่มดำเนินการติดตั้งต่อไป
กำลังดำเนินการติดตั้ง
28
เลือก Set Default Printer เป็น [Intalled Printer:Cannon MF643C PCL6] แล้วกดคลิกปุ่ม [Next]
ื่
เลือก [Printer:Cannon MF643C PCL6] เพอทำการ Print a test page with… แล้วกดคลิก [Exit]
ทดสอบการ Scan โดยใช้โปรแกรม DocuWorks Desk
ที่แทป Advanced Mode หัวข้อ Input Settings และหัวข้อ Original Input Method: เลือก [Feeder (1-
sided)] ซึ่งคือการเลือกแบบใส่กระดาษที่ถาด แล้วกดปุ่ม [Scan]
29
เอกสารที่ สแกนจะปรากฎดังรูป
30