NOTA

BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN VOKASIONAL,
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,
ARAS 5&6, BLOK E14, PARCEL E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN,
62604 PUTRAJAYA.

KOD DAN NAMA KERTAS PENERANGAN
PROGRAM /
PROGRAM’S CODE & ( INFORMATION SHEET )
NAME FB-024-3:2012 OFFICE ADMINISTRATION SUPERVISION

TAHAP / LEVEL L3

NO. DAN TAJUK UNIT FB-024-3:2012 C03 PROCUREMENT ADMINISTRATION
KOMPETENSI /

COMPETENCY UNIT
NO. AND TITLE

NO. DAN PENYATAAN 1. PREPARE PROCUREMENT DOCUMENTATION
AKTIVITI KERJA / 2. ADMINISTER PROCUREMENT DOCUMENTATION
WORK ACTIVITIES NO. 3. HANDLE RECEIVING OF PURCHASED ITEMS
AND STATEMENT 4. RECORD RECEIVING OF PURCHASED GOODS

NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P(1/4) Muka / Page : 1
Drpd / of
: 13

TAJUK/TITLE :
PENYEDIAAN DOKUMEN PEROLEHAN

TUJUAN/PURPOSE :
Kertas Penerangan adalah bertujuan untuk menerangkan penyediaan dokumentasi
perolehan mengikut format dan SOP sesebuah organisasi. Disamping dapat
mendefinisikan istilah perolehan, menyenaraikan kaedah-kaedah perolehan dan
mengenalpasti jenis-jenis dokumen perolehan, pelajar yang kompeten akan dapat
menyediakan dokumentasi perolehan mengikut format yang betul kepada kakitangan
yang berkaitan mengikut SOP organisasi.

NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P (1/4) Muka Surat / Page : 2
Drpd / of
: 13

1. 0 PENGENALAN
Tatacara perlaksanaan setiap perolehan perlu menunjukkan akauntabiliti awam,
diuruskan secara telus, memberi nilai faedah yang terbaik kepada semua pihak serta
memberi saingan terbuka dan diproses secara adil dan saksama. Adalah menjadi
tanggungjawab setiap pegawai yang menguruskan perolehan supaya membuat kajian
pasaran yang berpatutan bahawa barang yang akan dibeli itu adalah yang paling
sesuai dan menguntungkan. Andaian ini dibuat setelah mengambil kira kualiti, harga,
kegunaan barang itu dan faktor-faktor lain yang berkaitan. Oleh itu, setiap individu yang
menguruskan perolehan perlulah menguruskannya dengan cekap dan berkesan
manakala pihak atasan pula perlu mewujudkan satu mekanisme pengawalan untuk
memantau perolehan yang telah dilaksanakan.

2.0 TAFSIRAN

Perolehan adalah suatu perbuatan mendapatkan atau membeli barangan dan
perkhidmatan yang merangkumi penyediaan dan pemprosesan permintaan daripada
individu sehingga penerimaan akhir barang dan perkhidmatan berkenaan. Proses
perolehan akan berakhir setelah memperoleh kelulusan pembayaran.

3.0 KAEDAH PEROLEHAN
Perolehan boleh dikelaskan kepada lima kaedah iaitu :

i. Panjar Wang Runcit
ii. Pembelian Terus
iii. Melalui Sebutharga
iv. Melalui Tender
v. Perolehan Kerajaan iaitu melalui Kontrak Pusat dan Pembelian Darurat

3.1 Panjar Wang Runcit
● Panjar Wang Runcit adalah bagi belian perbelanjaan kecil-kecilan yang kerap
berlaku yang nilainya kecil di antara RM100 hingga RM200 bergantung
kepada SOP organisasi.
● Kebiasaannya kerani kewangan akan mengeluarkan sejumlah wang daripada
Bank untuk kegunaan Panjar Wang Runcit.

NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P (1/4) Muka Surat / Page : 3
Drpd / of
: 13

● Sistem Panjar atau Impres ini merujuk kepada wang yang telah dibelanjakan

untuk Panjar Wang Runcit akan digantikan semula untuk menjadikan kembali

seperti jumlah asal.

3.2 Pembelian Terus
 Pembelian Terus adalah bagi belian yang nilainya kurang dari RM 20,000.00
dan dipesan dari syarikat yang menawarkan harga yang setimpal serta
berpatutan dengan kualitinya.
 Jika nilai Pembelian Terus tersebut melebihi RM 10,000.00 tetapi kurang
daripada RM20,000.00 dalam satu borang maka bakal pembekal barang dan
perkhidmatan berkenaan mestilah berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
 Kebiasaanya bagi Pembelian Terus yang melebihi nilai RM1,000.00 tetapi
kurang daripada RM20,000.00. sekurang-kurangnya tiga Sebut Harga biasa
perlu diperoleh daripada bakal pembekal-pembekal bertujuan untuk
memperoleh Sebut Harga yang paling baik
 Pembelian Terus ini dilakukan oleh kerani kewangan dengan mengeluarkan
borang Pesanan Tempatan (Local Order (LO) / Local Purchase Order (LPO)
kepada pembekal yang membekalkan barang atau perkhidmatan tersebut.
Pengetua akan mengesahkan LO / LPO tersebut sebelum ianya diserahkan
kepada pembekal.
 LO atau LPO digunakan bagi urus niaga kredit.
 Setelah pembekal menerima peanan barang atau perkhidmatan melalui
borang Pesanan Belian atau Pesanan Tempatan ( LO) yang telah
ditandatangani kelulusannya oleh pengetua, pembekal akan menyediakan
dan menghantar barangan tersebut berserta dengan Invois. Pada invois satu
pengesahan akan dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab menerima
barangan tersebut.. Invois berkenaan bersama dengan dokumen Pesanan
Belian atau Pesanan Tempatan (LO) tadi akan diserahkan kepada kerani
kewangan untuk tujuan proses pembayaran.

3.3 Melalui Sebutharga
 Pembelian barang dan perkhidmatan yang melebihi RM20,000.00 tetapi tidak
melebihi RM50,000.00 memerlukan masa yang agak panjang kerana
prosesnya yang rumit seperti mengeluarkan notis sebutharga, menghantar
Lampiran Q kepada pembekal ( tidak kurang dari 5 pembekal), sediakan peti
sebutharga, dibuka oleh Jawatankuasa Sebutharga yang terdiri sekurang-

NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P (1/4) Muka Surat / Page : 4
Drpd / of
: 13

kurangnya 2 orang, diluluskan oleh Jawatankuasa Sebutharga sekurang-

kurangnya 3 orang (salah seorang adalah pengetua), memaklumkan setuju

terima kepada pembekal yang telah dipilih / berjaya.

 Pembelian melalui sebutharga dilakukan terhadap barangan atau

perkhidmatan yang melebihi RM10,000 tetapi kurang daripada RM50,000.

Biasanya perolehan ini dilakukan berhubung pembaikan asrama atau

bangunan, penyelenggaraan kawasan dan sebagainya.

3.4 Melalui Tender
 Pembelian perolehan melalui Tender nilainya melebihi RM 50,000.00.
Prosesnya juga rumit seperti mengeluarkan iklan dalam akhbar, diterima
dalam bentuk sampul, dimasukkan ke dalam peti tender, dibuka oleh
Jawatankuasa Pembuka Tender, diluluskan oleh Jawatankuasa Tender dan
memaklumkan dan menandatangani setuju terima tender oleh syarikat /
pembekal yang berjaya.
 Contohnya ialah seperti tender membina bangunan tambahan sekolah.
Sekolah tidak menjalankan pembelian jenis ini kerana nilai perolehan jenis ini
melebihi RM50,000.

3.5 Kontrak Pusat
 Pembelian Melalui Kontrak Pusat iaitu kontrak yang diuruskan oleh
Perbendaharaan dengan rasional pembelian secara banyak mendapat harga
yang murah. Ini kerana barangan atau perkhidmatan ini akan digunakan oleh
semua agensi, mengurangkan waktu menguruskan sebutharga atau tender
dan keseragaman atau gunasama.
 Pembelian melalui kontrak pusat biasanya melibatkan perolehan yang banyak
bilangan unitnya seperti perabot dan komputer desktop. Kontrak pusat
dilakukan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia atau Jabatan Pendidikan
Negeri berdasarkan sebut harga yang telah dipersetujui antara pembekal
dengan kerajaan.

3.6 Pembelian Darurat
 Pembelian yang dilakukan semasa kecemasan dengan andaian kelewatan
akan menjejaskan kepentingan awam. Prosedur biasa pembelian diketepikan
dan tiada had sekatan nilai.

NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P (1/4) Muka Surat / Page : 5
Drpd / of
: 13

 Pengetua perlu menghantar laporan kepada Pegawai Pengawal dalam

tempoh sebulan untuk dimajukan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan.

 Contoh pembelian ini seperti semasa kecemasan seperti banjir. Sekolah ini

belum pernah menjalankan pembelian dharurat setakat ini walaupun terdapat

kuasa untuk berbuat demikian.

4.0 JENIS-JENIS PEROLEHAN
Perolehan terbahagi kepada 3 jenis, iaitu :
a) Bekalan

 Barangan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuati aktiviti, program atau
projek

 Sebagai input kepada proses kerja atau perkhidmatan
 Contoh bekalan seperti peralatan makmal, makanan, pakaian, kenderaan,

kelengkapan pejabat dan lain-lain.

b) Perkhidmatan
 Ditakrifkan sebagai khidmat tenaga manusia atau kepakaran/kemahiran yang
diperolehi untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu yang mana terbahagi
kepada 2 iaitu :
i. Perkhidmatan perundingan ( contoh : perunding perkahwinan)
ii Perkhidmatan bukan perundingan (contoh : pembaikan,pencucian,
pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan.

c) Kerja
 Perolehan kerja melibatkan kerja-kerja pembinaan, tapak kawasan dan
empangan air kerja perparitan, kerja mekanikal dan elektrikal.
 contoh : Membina, membaiki, membaik pulih, mengubahsuai dan menaiktaraf
bangunan, jalan raya, empangan, pendawaian elektrik, pemasangan penghawa
dingin dan lain-lain.

5.0 JENIS-JENIS DOKUMEN PEROLEHAN PEMBELIAN BARANG DAN
PERKHIDMATAN MENGIKUT KAEDAH PEMBELIAN TERUS

Antara dokumen yang diperlukan dalam proses perolehan pembelian barang dan
perkhidmatan melalui kaedah Pembelian Terus ialah Sebut Harga (Quotation),

NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P (1/4) Muka Surat / Page : 6
Drpd / of
: 13

borang Nota Minta (Requisition Form) dan Pesanan Belian (Purchase Order) atau

PesananTempatan (Local Order)

5.1 Sebut Harga
 bagi pembelian barang dan perkhidmatan yang nilainya kurang daripada
RM20,000.00 dalam satu Nota Minta
 Sebut harga ialah senarai harga barang yang diminta oleh pembeli sebagai
jawapan kepada surat tanya.
 Dokumen yang menyenaraikan harga barang yang ditanya sahaja oleh
pembeli.
 Butiran yang terdapat dalam sebut harga ialah maklumat dan harga barang
yang hendak dibeli, syarat serahan (Ang. Dibayar), syarat bayaran (tunai
waktu pesanan, tunai bersih, tunai segera), syarat diskaun (diskaun tunai,
diskaun niaga).
 Sebut harga boleh disediakan dalam pelbagai bentuk. Kadangkala sebut
harga juga mencerminkan imej syarikat terhadap pelanggan.
 Antara elemen-elemen yang terdapat dalam sesebuah sebut harga.
i. Logo, alamat, nombor telefon dan faks penjual (pembekal)
ii. Maklumat penerima iaitu pembeli ( nama dan alamat perniagaan)
iii. Maklumat produk/perkhidmatan (senarai produk dan perkhidmatan
secara lengkap seperti jenama dan model atau sebarang ciri-ciri
istimewa yang ada
iv. Harga dan kuantiti : merujuk kepada harga seunit produk, kuantiti
yang diperlukan dan jumlah harga)
v. Syarat dan terma : syarat-syarat lain yang tidak termasuk dalam
barang,produk atau perkhidmatan.
vi. Nama dan tandatangan penyedia sebut harga . Juga boleh
selitkan jawatan sekiranya perlu.

 Had perolehan sebutharga ialah :
i. Bernilai tidak melebihi RM 50,000 setahun
 Perolehan runcit yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan tidak
melebihi RM 50,000 bagi mana-mana jenis item yang berkaitan boleh
dibuat oelh dengan mendapatkan sekurang-kurangnya 3 sebutharga
bertulis daripada mana-mana pembekal berdaftar atau tidak dengan

NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P (1/4) Muka Surat / Page : 7
Drpd / of
: 13

Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan

Bumiputera. Sebutharga yang menepati keperluan PTJ dengan

tawaran harga yang menguntungkan boleh dilakukan secara

perlohena terus tanpa tertumpu kepada pembekal yang sama untuk

setiap perolehan.

ii. Bernilai melebihi RM 50,000 sehingga RM 100,000
 Perolehan bernlai lebih RM 50,000 sehingga RM 100,000 untuk setiap
jenis item dibuat dengan mempelawa sebutharga daripada sekurang-
kurangya 5 pembekal bertaraf bumiputera yang berdaftar dengan
kementerian kewangan dalam bidang berkaitan. Sebutharga dipelawa
secara berulis, lengkap dengan spesifikasi alat. Sebutharga yang
diterima hendaklah dimasukkan kedalam peti sebutharga dan peti ini
akan dibuka oleh jawatnakuasa pembuka sebutharga pada waktu dan
tarikh tutup sebutharga. Sebutharga yang diterima hendkalah
diserahkan kepada Ketua PTJ.

iii. Bernilai melebihi RM 100,000 sehingga RM 500,000
 Perolehan bernilai lebih RM 100,000 sehingga RM 500,000 untuk
setiap jenis item dibuat dengan mempelawa sebutharga daripada
sekurang-kurangnya 5 pembekal yang berdaftar dengan kementerian
kewangan dalam bidang berkaitan. Sebutharga dipelawa secara
bertulis, lengkap dengan spesifikasi alat. Sebutharga yang diterima
hendaklah dimasukkan ke dalam peti sebutharga dan peti akan
dibuka oleh jawatankuasa pembuka sebuthraga pada waktu dan
tarikh tutup sebutharga.

5.2 Nota Minta

 Digunakan sebagai dokumen dalaman sesebuah organisasi.
 Permohonan untuk membeli atau medapatkan jenis-jenis perolehan samada

bekalan, perkhidmatan atau kerja perlu mendapatkan kelulusan daripada
pihak atasan sebelum pesanan pembelian dapat dilaksanakan.
 Antara maklumat yang terkandung dalam nota minta adalah seperti bilangan,
perihal barang, kuantiti, anggaran harga, tandatangan pemohon dan
tandatangan pihak yang meluluskan.

NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P (1/4) Muka Surat / Page : 8
 Nota minta Drpd / of
: 13

yang telah diluluskan oleh ketua Jabatan iaitu

Pengurus/Pengetua/Pengarah akan dibawa oleh pemohon kepada

pembekal yang telah menawarkan harga perolehan berkenaan pada harga

yang berpatutan seperti yang tercatat dalam sebut harga.

5.3 Pesanan Belian / Pesanan Tempatan / Pesanan Sekolah (Local Order)
 Pesanan tempatan merupakan dokumen kewangan berbentuk fizikal yang
dikeluarkan bagi membuat pesanan untuk sesuatu pembelian bekalan atau
perkhidmatan.
 Pesanan tempatan dikeluarkan apabila mendapatkan kelulusan daripada
pihak atasan bagi membuat pesanan peralatan kepada pembekal.
 Borang LO asal tersebut (berwarna kuning) yang telah ditandatangani dan
cap oleh pembekal akan di pulangkan semula oleh pembekal kepada pihak
sekolah ketika pembekal menghantar barang bersama dengan invois.
Penerimaan akan dilakukan oleh Pembantu Tadbir dengan menyemak
butiran dengan borang pesanan dan invois yang dihantar.
 Kecacatan disenaraikan dan diasingkan untuk dikembalikan kepada
pembekal. Pengesahan dilakukan di atas borang pesanan dan invois.
 Sekiranya senarai barang yang dipesan melebihi ruangan dalam borang
pesanan sekolah, lampiran berasingan boleh digunakan dengan
diperakukan oleh pengurus sekolah.

NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P (1/4) Muka Surat / Page : 9
Drpd / of
: 13

CONTOH FORMAT: NOTA MINTA (AGENSI KERAJAAN)

NOTA MINTA

Rujukan
Tarikh
Kepada : Pengetua / Guru Besar/
Sekolah :.....................................................................................................................
Daripada:...................................................................................................................................

Permohonan Mendapatkan Bekalan Peralatan Tahun 2016

Berhubung dengan perkara tersebut di atas, diharap dapat tuan meluluskan permohonan
mendapatkan bekalan seperti berikut :-

Bil Perihal Barang Kuantiti Harga/Unit Anggaran Tarikh Catatan oleh
Pengetua/Guru
Harga Diperlukan Besar

Peruntukan

dikenakan ...........................................................................................................................

Baki Peruntukan

semasa : ....................................................................................................................

Sekian, terima kasih

Permohonan di atas

Yang benar, Diluluskan/tidak diluluskan

.................................... ...........................................

()( )

Tarikh: Tarikh:

NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P (1/4) Muka Surat / Page : 10
Drpd / of
: 13

CONTOH FORMAT :SEBUT HARGA

XINTEC PERABOT SDN. BHD
LOT 3, JALAN BARRACK,
34000 TAIPING, PERAK

Kepada : SEBUT HARGA
PENGETUA,
SMK TAMAN JANA, No. rujukan : QS/10/02/2015/15
34600 KAMUNTING, Tarikh : 20 Februari 2016
PERAK

Kami menawarkan harga yang terbaik kepada pihak tuan seperti berikut :

BIL PERKARA KUANTITI HARGA/UNIT JUMLAH (RM)

(RM) 1800.00
2100.00
1 Kabinet besi Fail 3 600 2400.00
4000.00
2 Meja mesyuarat 3 700

3 Set Sofa 2 1200

4 Almari hiasan 5 800

Tempoh jaminan setahun
Perkhidmatan lepas jualan selama sebulan
Serahan Segera
Angkutan dibayar

Yang benar,
fatimah
.........................................
Fatimah binti Mansor
Pengurus Pemasaran

NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P (1/4) Muka Surat / Page : 11
Drpd / of
: 13

CONTOH FORMAT : BORANG PESANAN (1)

No. ruj: SYR.BP/19/(01)
Tarikh : 13 Mac 2019

NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P (1/4) Muka Surat / Page : 12
Drpd / of
: 13

CONTOH FORMAT : BORANG PESANAN (2) PESANAN SEKOLAH

PENDUA Pesanan ini akan dibatalkan jika barang- No :
Hendaklah disimpan oleh pembekal atau barang tidak diterima sebelum tarikh yang

kontraktor tersebut.
KEPADA
(Cop Nama &Alamat Sekolah) Sila bekalkan barang-barang yang tersebut di bawah ini kepada
Nama Sekolah :
KEPADA laksanakan kerja

Bil. Perihal ________________________________________________________________

________________________________________________________________

pada atau sebelum_________________________________________________

Harga Seunit dan Harga Bersih

Diskaun

Kuantiti

Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia __________________________________________ JUMLAH

________________________________________________________

Jenis Peruntukan dikenakan :

Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan Tandatangan : _________________

Rujukan Nota Minta : Jawatan:______________________

Tarikh :_______________________

Rujukan Kontrak Perbendaharaan :

PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKA NASKHAH INI TIDAK
DIKEMBALIKAN

PERAKUAN MENGENAI MUTU
(Hendaklah dipenuhkan oleh pembekal)
Saya memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang *atau telah melaksanakan kerja yang tersebut di atas mengikut *surat
saya/tuan ______________________________________________________________bertarikh_________________________________

Tarikh ____________________________ Tandatangan dan Cop Pembekal__________________________________

PERAKUAN
(Hendaklah dipenuhkan oleh sekolah)
Saya memperakui bahawa * (1) barang-barang yang dipesan di atas telah diterima dan dikeluarkan untuk terus digunakan /*disimpan dan
didaftarkan dalam (no.rujukan)_______________________________________________________________
* (2) kerja yang dibutirkan di atas telah dilaksankan dengan memuaskan.

Tarikh : _________________________ Tandatangan penerima :____________________
*potong mana yang tidak berkenaan Jawatan ;________________________________

NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P (1/4) Muka Surat / Page : 13
Drpd / of
: 13

SOALAN/QUESTION :

1. Isi tempat kosong berikut dengan perkataan yang bersesuaian:

Perolehan adalah suatu perbuatan mendapatkan atau membeli
_________________________ yang merangkumi _______________ dan
_____________permintaan daripada individu sehingga penerimaan akhir
barang dan perkhidmatan berkenaan. Proses perolehan akan __________
setelah memperoleh _______________ pembayaran.

2. Perolehan terbahagi kepada ______ kaedah iaitu :
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________

3. Nyatakan 3 jenis perolehan dan berikan contoh setiap satu
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________

4. Senaraikan 3 dokumen perolehan (mengikut urutan) yang diperlukan apabila
hendak membuat permohonan pembelian perolehan (barang atau perkhidmatan)
yang nilainya kurang daripada RM20,000.00.
________________________________________________________________
________________________________________________________________

RUJUKAN/REFERENCE :
1. Kurikulum Standard Kolej Vokasional (KSKV), Diploma Pengurusan Perniagaan
(BPP), Unit Vokasional BPTV, KPM

NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C03/P (1/4) Muka Surat / Page : 14
Drpd / of
: 13