บทท่ี 2
แนวคดิ และทฤษฎเี กี่ยวกับการบรหิ ารงานเอกสารและการจดั เกบ็ เอกสาร
การบริหารงานเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร สำนักงานทั้งในภาคเอกชนและรัฐบาลมักจะมีเอกสารเขา้
– ออกหลายประเภทเป็นจำนวนมาก ซึ่งมีความสำคัญมากน้อยแตกต่างกัน เอกสารบางชิ้นมีประโยชน์ในการนำ
ข้อมูลไปใช้ในโอกาสต่อไป นอกจากนั้นยังใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ฉะนั้นถ้าหน่วยงานแห่งใดต้องการ
ดำเนินการดา้ นเอกสารอยา่ งมปี ระสทิ ธิภาพจำเป็นต้องใช้หลกั การบริหาร และการจัดเก็บเอกสารทีด่ ีมีระบบเพ่ือให้
นำข้อมูลมาใชไ้ ด้อยา่ งรวดเร็ว
ความหมายของคำตา่ ง ๆ ที่เกยี่ วข้องกับการบริหารงานเอกสาร
เอกสาร (Records) หมายถึง กระดาษท่ใี ช้ในธุรกจิ หนงั สือ แบบฟอรม์ แผนที่ และวัตถอุ ื่นๆ ท่ีบรรจุ
ข้อความท้ังยังอาจรวมถึงสื่อกลางท่ีใช้ในการจัดทำข้อมลู ตา่ งๆ ของธรุ กจิ ดว้ ย เช่น จดหมายโตต้ อบ บตั ร เทป หรือ
ไมโครฟิลม์ เปน็ ตน้
การจัดเก็บเอกสาร (Filling) หมายถึง กระบวนการจัดระบบจำแนกและเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ
สะดวกในการนำมาใช้เมื่อต้องการ ซึ่งถือว่าเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการบริหารงานเอกสาร (Records
management) เทา่ น้นั
การบริการงานเอกสาร (Records management) หมายถึง การดำเนินงานเอกสารให้บรรลุ
วัตถุประสงค์ตามลำดับขั้นตอนคือ การวางแผน การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร การกำหนด
ระบบการจัดเก็บเอกสารการเก็บรักษา การควบคุมงานเอกสารและการทำลายเอกสารจึงมีความสัมพันธ์กับ
เอกสารทุกขั้นตอนตามวงจรเอกสาร (Records cycle) โดยเริ่มจากการสร้างเอกสาร (Created) การจำแนก
เอกสารและการนำไปใช้ (Classified and utilization) การจัดเก็บเอกสาร (Stored) การนำกลับมาอ้างอิงเมื่อ
จำเป็น (Retrieved when necessary) ตลอดจนการเก็บเอกสารกลับคืนหรือ ทำลายเอกสาร (Returned to
storage or destroyed) จึงจำเป็นทีจ่ ะตอ้ งหามาตรการทีเ่ หมาะสมมาใชก้ บั ข้ันตอนท้ัง 5 ข้ันตอน
องคป์ ระกอบของการบรหิ ารงานเอกสาร
การบริหารงานเอกสารในที่นี้ได้แบ่งงานหรือหน้าที่ในความรับผิดชอบของผู้บริการงานเอกสารได้
ดังตอ่ ไปนี้
1. การวางแผน
2. การกำหนดหนา้ ทแ่ี ละโครงสรา้ งของงานเอกสาร
3. การออกแบบระบบการจัดเกบ็ เอกสาร
4. การเกบ็ รักษา
5. การควบคมุ งานเอกสาร
6. การทำลายเอกสาร โดยมีรายละเอยี ดในแต่ละขน้ั ตอนดังนี้
1. การวางแผน เป็นการเตรียมงานและเตรียมการปฏิบัติงานเอกสาร เตรียมวัสดุ อุปกรณ์ และสถานที่
ในการจดั เก็บเอกสาร เตรยี มกำลงั คนท่มี คี วามรู้ในการจัดเกบ็ เอกสาร รวมท้งั กำหนดนโยบายปฏบิ ัตงิ านตา่ งๆ ดังน้ี
1.1 นโยบายของแผน โดยกำหนดลงไปว่าจะบริหารงานเอกสาร โดยให้มีศูนย์กลางของเอกสารหรือ
จะแยกควบคมุ ตามหนว่ ยงานยอ่ ย หรืออาจใช้ท้งั 2 ระบบ
1.1.1 การฝกึ อบรมพนักงาน เพอื่ ให้การควบคุมงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธภิ าพ พนักงานคน
ใดที่ได้รับมอบอำนาจให้รับผิดชอบเกี่ยวกับงานเอกสารจะต้องมีความรู้ความชำนาญอย่างถูกต้องเกี่ยวกับการ
ดำเนินการดา้ นเอกสาร ถา้ พนักงานไม่มคี วามร้ตู อ้ งจัดให้มกี ารฝึกอบรมก่อนเขา้ มารับหนา้ ที่
1.1.2 มาตรฐานระบบงาน การบริหารงานเอกสาร จะต้องมีการกำหนดมาตรฐานอันเดียวกันทง้ั
ระบบ เพอื่ ให้การบริการและการควบคุมทำไดง้ า่ ยและสะดวก
1.1.3 กำหนดสถานทเี่ กบ็ เอกสาร สถานทเ่ี ก็บเอกสารต้องจัดให้เป็นสัดสว่ นแบ่งให้ชดั เจนลงไปว่า
ส่วนใดเก็บเอกสารรอทำลาย ส่วนใดเก็บเอกสารสำคัญ ส่วนใดเป็นงานระหว่างปฏิบัติ โดยให้มีพื้นที่มี่เหมาะสม
เพียงพอและใหค้ วามปลอดภัยแกเ่ อกสาร
1.1.4 กำหนดอายุของเอกสาร โดยแจ้งให้พนักงานจัดเก็บเอกสารทราบว่า เอกสารประเภทใด
จะตอ้ งเก็บไวเ้ ป็นเวลานานเท่าใดจึงจะทำลาย เอกสารใดจะต้องเกบ็ รักษาตลอดไปเอกสารสำคัญมีอะไรบา้ ง
1.1.5 กำหนดวิธีโอนเอกสาร เพื่อให้มีที่เก็บเอกสารระหว่างปฏิบัติงานอย่างเพียงพอเมือ่ เอกสาร
ใดใช้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว ควรโอนไปยังที่เก็บเอกสารเฉพาะซึ่งจัดไว้โดยอาจโอนเป็นงวดๆ หรือโอนต่อเนื่อง
เรื่อยๆ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปริมาณของเอกสาร ลักษณะของงานจำนวนพนักงานที่ดูแล ตลอดจนนโยบายของผู้บริหาร
และวธิ ีการปฏิบัตงิ าน
1.1.6 การกำหนดเอกสารสำคัญ องค์การทุกแห่งย่อมจะมีเอกสารสำคัญเฉพาะของตนเองและ
เอกสารบางฉบับถือเป็นความลับสุดยอดของบริษัทไม่เปิดเผยให้บุคคลภายนอกรู้ ดังนั้นจึงต้องป้องกันความไม่
ปลอดภัยต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นกับเอกสาร นอกจากนั้นเอกสารอื่นๆ ก็อาจจำเป็นต้องเก็บไว้ เพื่อให้อ้างอิงตลอดไป
เช่นกัน
1.1.7 กำหนดวธิ ีการประเมนิ ผลเพื่อหาข้อบกพร่องของแผนการบริการงานเอกสาร อาจทำได้ทั้ง
ขณะวางแผน กำลังปฏิบัติการตามแผน และเมื่อสิ้นระยะเวลาของแผนแล้ว ซึ่งถ้าประเมินดูแล้วพบว่าไม่เป็นท่ี
พอใจก็จะปรับปรงุ ใหด้ ีขึน้
1.2 การกำหนดหน้าท่แี ละโครงสร้างของงานเอกสาร เปน็ การกำหนดหนา้ ที่และความรับผิดชอบของ
ผู้ปฏิบัติงานเอกสารและกำหนดโครงสร้างของงานเอกสารว่าจะให้งานเอกสารเก็บไว้ที่ศูนย์กลางแห่งเดียวกัน
(Centralization filing) เก็บไว้ที่หน่วยงานต่างๆ (Decentralization filing) หรือเก็บไว้ทั้งที่ศูนย์กลางและ
หน่วยงานตา่ งๆ โดยพิจารณาถึงขอ้ ดขี องแตล่ ะกรณดี งั นี้
1.2.1 การเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง มขี ้อดีคือปรมิ าณงานและอุปกรณ์ในการทำงานน้อย บคุ ลากรมีความ
ชำนาญเฉพาะด้านและทำงานมีประสิทธภิ าพ ประหยัดคา่ ใช้จา่ ยดา้ นบุคลากรและอุปกรณ์ สว่ นข้อเสยี ก็คอื หนว่ ยงาน
ต่างๆ เม่อื ตอ้ งการใชข้ ้อมลู จะขาดความคล่องตวั ในการทำงาน
1.2.2 การเก็บไว้ที่หน่วยงานตา่ งๆ มีข้อดี คือ เหมาะกับข้อมูลที่มีลักษณะเป็นความลับ การเก็บ
และการนำออกมาใช้สะดวกและรวดเร็ว แต่มีข้อเสียก็คือ วัสดุ อุปกรณ์และพนักงานต้องกระจายตามหน่วยงาน
ตา่ งๆ ทำให้ไม่ประหยดั และวธิ ีปฏิบัตงิ านอาจแตกต่างกัน
1.2.3 การเก็บไว้ทั้งที่ศูนย์และหน่วยงานต่างๆ (Centralization and decentalization filing) การ
จดั เก็บวธิ นี ี้มีวตั ถุประสงคจ์ ะขจดั ขอ้ เสยี ของท้งั 2 วธิ ี การจัดแบบนอี้ าจทำได้ดังน้ี
1.2.3.1 ให้หน่วยงานต่างๆ เก็บเอกสารของตน และเพื่อให้เกิดการประสานงานกัน และถือ
ปฏบิ ัตเิ ป็นระบบเดียวกนั ก็จะจัดให้มีศูนย์กลางการควบคุมทำหน้าทีร่ ับผิดชอบในการบรหิ ารงานเอกสารขององค์การ
1.2.3.2 แบ่งเอกสารส่วนหนึ่งเก็บแบบผสม ส่วนหนึ่งเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง และอีกส่วนหน่ึง
เก็บไว้ทหี่ น่วยงานตา่ งๆ ทั้งนี้ตอ้ งพิจารณาถงึ ลักษณะของงานและประเภทของเอกสารทจี่ ัดเกบ็
2. การออกแบบระบบจัดเก็บเอกสาร เป็นการกำหนดว่าจะจำแนกเอกสารตามระบบใดระบบหนึ่ง และ
กำหนดกระบวนการจัดเก็บเอกสารในแต่ละระบบนั้น ซึ่งรายละเอียดได้กล่าวไว้ในหัวข้อระบบการจัดเก็บเอกสาร
และกระบวนการจดั เกบ็ เอกสาร
3. การเก็บรักษา การเก็บรักษาหนังสือแบ่งออกเป็นการเก็บในระหว่างปฏิบัติ และเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จ
เรยี บรอ้ ยแลว้ วธิ ีเกบ็ รักษา มีดังน้ี
3.1 การเก็บในระหว่างปฏิบัติ เป็นการเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จก็ถือว่าอยู่ในความ
รบั ผิดชอบของผู้ปฏิบตั ิหรอื ของผูท้ ี่รบั เรอ่ื งไว้
3.2 เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว ผู้เก็บต้องทำหลักฐานการเก็บหรืออาจโอนเอกสารไปแยกเก็บไว้
ต่างหาก เพอ่ื ประหยัดต้นทุนในการเกบ็ รกั ษา
4. การควบคุมงานเอกสาร เป็นการตรวจสอบการปฏิบัติงานเอกสารตั้งแต่เริ่มผลิตเอกสารไม่ว่าจะเป็น
การคิด ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ ทำสำเนา ก่อนจะผลิตเอกสารขึ้นมาแต่ละชิ้น ผู้ผลิตจะต้องมีการควบคุมอย่าง
รอบคอบและเมอื่ ผลติ แลว้ กต็ ้องควบคุมวิธกี ารใชเ้ อกสารตง้ั แต่การเสนอ การรับ การอา้ งองิ แล้วจงึ นำไปเกบ็ รักษา
เพราะมปี ัญหาท่ีเกิดข้นึ ในการใช้เอกสารมาก เนอ่ื งจากมกี ารใชเ้ กนิ ความจำเป็นหรือมีเอกสารมากจนไม่มีเวลาอ่าน
อีกปัญหาหนึ่งก็คือ การขอยืมเอกสารอันจะนำมาซึ่งการคอย การทวงถามและการสูญหายเกิดขึ้น ทำให้ผู้เป็น
เจา้ ของเอกสารไม่ปรารถนาจะให้หน่วยงานอ่ืนๆ ขอยืมเอกสารของตน และไดใ้ ชว้ ิธีการการควบคุมการยืมเอกสาร
โดยใช้บัตรยืม กำหนดเวลายืมจดบันทึกการขอยืมและติดตามเอกสารที่ถูกยืมไป เพื่อป้องกันการลืม การสูญหาย
เป็นต้น นอกจากหน้าที่ดังกล่าวข้างต้นการควบคุมงานเอกสารยังมีการแก้ไขปรับปรุงการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น เช่น
การกำหนดศนู ย์กลางการควบคุม การใหค้ ำแนะนำ การดั ระบบ การจดั ทำคู่มือการปฏิบตั ิงานเอกสาร โดยอธิบาย
ถึงนโยบายการบรหิ าร การจดั ระบบและวธิ กี ารดั เกบ็ เอกสารแกพ่ นักงาน เป็นต้น
5. การทำลายเอกสาร เอกสารที่ไม่มีประโยชน์แล้วอาจทำลายเสียโดยใช้เครื่องมือหรือโดยวิธีอื่นๆ ก่อน
ทำลายเสนอรายการชอ่ื หนงั สือทีส่ มควรทำลายแกผ่ บู้ งั คบั บัญชาพิจารณาใหท้ ำลาย มีขอ้ พิจารณาดังน้ี
5.1 เอกสารที่จะต้องเก็บรักษาไว้ มีเอกสารอะไรบ้างที่สำคัญและจะต้องเก็บไว้นานเท่าใด หาก
ไม่มีหลกั เกณฑ์ท่ีรัดกมุ แล้ว อาจเปน็ เหตุใหส้ ญู เสยี เอกสารที่สำคัญไป และอาจกอ่ ใหเ้ กิดความเสียหายตามมา
5.2 เอกสารท่ีตอ้ งทำลายควรมวี ิธีจัดการอย่างไร ความลับจงึ จะไม่รวั่ ไหลไปสู่บคุ คลภายนอก
5.3 แนวทางการกำหนดอายุการเกบ็ รกั ษาเอกสาร
ดังนั้นปัญหาสำคัญจึงอยู่ที่ว่าจะตัดสินใจอย่างไรว่าเอกสารใดควรเก็บ เอกสารใดควรทำลายทิ้ง สิ่งที่ต้อง
คำนึงถงึ กค็ อื ความสำคญั ของเอกสารน้ันๆ จึงได้กำหนดคุณคา่ ของเอกสารลบั เป็น 5 ประการ คอื
1. คุณค่าทางกฎหมาย ถือว่าเป็นจุดสำคัญที่ตอ้ งมีการเก็บรกั ษาเอกสาร เพราะเอกสารทุกชิ้นล้วนมี
คุณค่าในการใชเ้ ปน็ หลกั บานทางกฎหมายทัง้ สน้ิ ซ่งึ จะนำไปแสดงต่อศาลไดเ้ ม่ือมคี ดีความเกดิ ขน้ึ
2. คุณค่าทางด้านการบริหาร เอกสารประเภทนี้มักได้แก่ ระบบคำสั่งคู่มือ การปฏิบัติงานด้านต่างๆ
ทีใ่ ชเ้ ปน็ บรรทัดฐานในการดำเนนิ งาน เอกสารเหลา่ นี้ต้องมีการเก็บรกั ษาไวเ้ พื่อใช้เปน็ หลักปฏิบัตติ ่อๆ ไป
3. คณุ ค่าทางวิจัย ได้แก่ ขอ้ มลู ตา่ งๆ ทมี่ กี ารศึกษาค้นควา้ เก็บไว้ ซึง่ สามารถใช้เป็นการประกอบการ
วางแผนงาน หรอื เป็นลู่ทางในการดำเนินการอยา่ งใดอยา่ งหน่ึง
4. คุณค่าทางประวัติศาสตร์ ได้แก่ เอกสารที่เกี่ยวกับการก่อต้ังบริษัท รายชื่อผู้ถือหุ้น ฯลฯ ซึ่งถูก
ส่งไปเก็บไว้ที่ศูนย์เอกสารธุรกิจ กรมทะเบียนการค้ากระทรวงพาณิชย์ เพื่อเป็นหลักฐานในการดำเนินงานของ
บริษัท เอกสารเหล่านจ้ี ะถูกเกบ็ ไวโ้ ดยไม่มกี ารทำลาย ไมว่ า่ บริษัทนั้นๆ จะยงั อยหู่ รือปดิ กิจการไปแลว้
5. คุณค่าทางการแจ้งข่าวสาร ได้แก่ เอกสารเกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ข่าวเกตุการณ์ท่ัวไป รวมท้ัง
คำปราศรัย สุนทรพจน์ ฯลฯ ซง่ึ เป็นสงิ่ ทก่ี ่อใหเ้ กดิ ความเขา้ ใจอันดี
6. อายุการเก็บเอกสาร จะพิจารณาว่าเอกสารใดกฎหมายกำหนดให้เก็บไว้นานเท่าใด และไม่สิ้นเปลือง
เนื้อที่หรือค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ รวมทั้งความจำเป็นในการใช้เอกสาร และอายุความของการฟ้องร้องทาง
กฎหมายเกย่ี วข้องกบั เอกสารน้ัน
แนวทางการกำหนดอายกุ ารเกบ็ รักษาเอกสาร มีดังน้ี
1. ตามพระราชบัญญตั ิการบญั ชี ให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบญั ชีไวไ้ ม่นอ้ ยกว่า 10
ปี นับแตว่ นั ปดิ บญั ชี
2. ตามประกาศกระทรวงพาณิชย์ ให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารการลงบัญชีสำหรับปีนั้นมาแล้วไม่
น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี หรือวันที่ลงรายการครั้งสุดท้ายในบัญชีเงินสด ในกรณีที่ไม่มีการปิดบัญชีต้องมี
หนังสือของกรมสรรพากร แสดงว่าได้ชำระภาษีครบถ้วนแล้ว สำหรับปีนั้นๆ และมีการยื่นคำของอนุญาตต่อ
สำนกั งานบญั ชีกลางก่อนทำลาย
3. ตามกฎหมายแรงงาน ให้นายจา้ งซึ่งมลี กู จา้ งรวมกันตง้ั แต่ 10 คนขึน้ ไปเปน็ ประจำ จดั ทำทะเบียน
ลูกจ้างและเอกสารเกี่ยวกับการคำนวณค่าจ้างเป็นภาษาไทยและเก็บไว้ ณ สถานที่ทำงานพร้อมที่จะให้พนักงาน
ตรวจแรงงานตรวจได้ทะเบียนลูกจ้างน้ัน อย่างน้อยต้องมีรายการตอ่ ไปนี้ ชื่อ – สกุล เพศ สัญชาติ วันเดือนปเี กดิ
อายุ ที่อยู่ปัจจุบัน วันที่เริ่มจ้าง อัตราค่าจ้างและประโยชน์ตอบแทน วันสิ้นสุดของการจ้าง ให้นายจ้างเก็บรักษา
ทะเบยี นลูกจ้างไว้ไมน่ ้อยกว่า 2 ปี นับแตว่ ันส้นิ สดุ ของการจ้างลูกจ้างแต่ละราย เมอ่ื มีการเปลีย่ นแปลงรายการใน
ทะเบียนลูกจ้างให้นายจ้างแก้ไขเพิ่มเติมทะเบียนลูกจ้างให้แล้วเสร็จภายใน 14 วัน นับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลง
นั้น สำหรับเอกสารเกี่ยวกับการคำนวณค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา และค่าทำงานในวันหยุดนั้น อย่างน้อยต้องมีรายการ
ต่อไปนี้ วนั และเวลาทำงาน ผลงานทีท่ ำได้สำหรับลูกจา้ ง ค่าจา้ งตามผลงาน (เปน็ หนว่ ย) คา่ ลว่ งเวลา ค่าทำงานใน
วนั หยดุ ลายมือลกู จา้ งลงชื่อรับเงิน
4. เอกสารที่ต้องเก็บเอาไว้ตลอดไป ได้แก่ เอกสารก่อตั้งบริษัท ทะเบียน หุ้นส่วนทะเบียน และข้อ
ปฏบิ ตั ิตา่ งๆ รวมทัง้ รายงานการประชมุ
5. เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 10 ปี ได้แก่ เอกสารประกอบการลงบัญชี เอกสารการชำระภาษีอากร
ใบเสรจ็ รับเงนิ
6. เอกสารทต่ี ้องเกบ็ ไว้ 5 ปี ไดแ้ ก่ สญั ญาเงนิ ก้ทู ่ชี ำระเสรจ็ ส้ินแล้ว หลกั ฐานการจา่ ยค่าจา้ งเงินเดือน
7. เอกสารท่ีตอ้ งเก็บไว้ 1 ปี ได้แก่ เอกสารทว่ั ไปทไ่ี มม่ ีความสำคญั
8. เอกสารทตี่ อ้ งเก็บไว้ 2 ปี ไดแ้ ก่ หลักฐานการจา่ ยค่าแรง บรกิ าร คา่ เช่าต่างๆ และทะเบียนประวัติ
พนกั งานท่อี อกแลว้
หลักการเก็บที่กล่าวมาข้างต้นเป็นหลักเกณฑ์ทั่วๆ ไป แต่สำหรับการประกอบธุรกิจในกิจการแต่ละแห่ง
อาจไม่เหมือนกัน ซึ่งผู้ดูแลรับผิดชอบควรจะได้มีการปรึกษาหารือกับผู้บังคับบัญชา หรือผู้บริหาร เพื่อให้ทราบ
นโยบายการเกบ็ รักษาเอกสารดว้ ยจะสามารถลดความวนุ่ วายตามมาในภายหลงั
มาตรการและข้นั ตอนในการทำลายเอกสาร
เอกสาร เมื่อหมดความจำเป็นที่จะต้องเก็บรักษาไว้ก็ควรจะทำลายไม่ปล่อยทิ้งไว้ แต่การทำลายต้องมี
หลักเกณฑ์ ต้องควบคุมกันอย่างรัดกุม นับตั้งแต่เริ่มขนย้ายไปจนกระทั่งการทำลายเสร็จ มิฉะนั้นอาจเกิดความ
เสยี หายตามมา คอื ความลับร่ัวไหล เอกสารสำคัญถูกทำลายโดยร้เู ท่าไม่ถงึ การณ์และเอกสารอาจถูกทำลายโดยเจตนา
การที่ความลับจะรั่วไหลไปได้อาจมีผู้หยิบเอกสารบางอย่างไปตอนกำลังขนย้ายหรือเอกสารที่หลงเหลือ
จากการทำลายกลายไปเปน็ หลกั ฐานสำคัญของค่แู ข่งขันไป ขอ้ เสนอแนะในการทำลายเอกสารมดี ังนี้
1. เอกสารสำคัญที่ถูกทำลายไปโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์อาจเกิดขึ้นได้ถ้าไม่เอาใจใส่ให้ดี พอ เช่น เวลา
ต้องการทำลายเอกสารจำนวนมากๆ อาจมองแค่ผ่านๆ ไป โดยไม่พิจารณาให้ละเอียด ดังนั้นจงึ มีโอกาสทีเ่ อกสาร
สำคัญๆ จะหลงหูหลงตาถูกทำลายไปด้วย
2. เอกสารถูกทำลายโดยเจตนาอาจมีใครที่แอบเอาหลักฐานสำคัญที่จะทำลายหลักฐานมาให้
ผรู้ ับผิดชอบนำไปทำลายด้วย เพอ่ื ปอ้ งกนั ปญั หาต่างๆ ทจี่ ะเกดิ ขึ้น จงึ ไดก้ ำหนดข้นั ตอนการทำลายไวด้ งั นี้
2.1 ต้องทำเรื่องขออนุมัติจากผู้บริหารว่าจะทำลายเอกสารนั้นๆ แล้ว จะได้ไม่เป็นการทำลาย
เอกสารโดยพลการ นอกจากนี้เวลามีคดีอะไรเกิดข้ึนภายหลังก็สามารถอ้างได้ว่ารบั คำส่งั
2.2 ตั้งคณะกรรมการขึ้นมาพิจารณาเอกสารที่จะทำลายโดยให้ผู้รับผิดชอบและเจ้าของอกสาร
มาร่วมพิจารณาพร้อมๆ กัน ตัวแทนจากส่วนกลางและนักกฎหมายจะช่วยตัดปัญหาการทำลายเอกสารโดย
รเู้ ทา่ ไมถ่ งึ การณ์ได้
2.3 หลังจากที่แน่ใจว่าเอกสารใดทำลายได้ก็จะเป็นขั้นตอนทำลายเอกสาร ซึ่งจะต้องควบคุมการ
ทำลายตั้งต้นจนจบ เพื่อไม่ให้เกิดความเสียหายอย่างอื่นตามา เช่น ไม่ปรากฏข้อความใดๆ หลงเหลือให้ใครนำไปใช้
ประโยชน์ได้อีก ขั้นสุดท้าย เมื่อเอกสารถูกทำลายเรียบร้อยแล้วก็ควรทำรายงานเพื่อเสนอต่อผู้บริหารเก็บไว้เป็น
หลักฐานต่อไป
เคร่อื งทำลายเอกสาร (Shredder)
วธิ ีการกำจดั เอกสารในองค์การท่ีไม่ใช้แล้ว อาจทำโดยขยำทิ้งลงตะกร้าผงหรือเผาทิ้งไปก็ได้ แตส่ ำหรับวิธีแรก
ยอ่ มไม่ใชว่ ธิ ีที่ดี หากเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับความลับของหน่วยงานเพราะความลับอาจรั่วไหลได้ ส่วนวิธีกำจัดด้วย
การเผาทิ้งก็ยุ่งยาก เนื่องจากต้องจัดหาสถานที่เผาให้เหมาะสมซึ่งควันและกลิ่นจะไม่ไปรบกวนใคร ดังนั้นวิธีที่น่าจะ
สะดวกด้วยและปลอดภัยก็คือ ใช้เครื่องทำลายเอกสารนั้นเอง เครื่องทำลายเอกสารสามารถทำลายเอกสารทั่วไปได้
ประมาณครั้งละ 11 แผ่น โดยใช้ความเร็วประมาณนาทีละ 11 เมตร จะเหลือเอกสารที่ถูกทำลายแล้วเพียง 2
มิลลิเมตร (ถ้าเป็นระบบธรรมดา) แตถ่ ้าเปน็ ระบบครอสคัทจากเศษกระดาษจึงสามารถกลืนคลปิ กระดาษหรือลวดเย็บ
ซึง่ ติดไปกับเอกสารได้โดยไม่ทำให้ใบมีดสึกหรอ ระบบควบคุมการทำงานของเคร่ืองเป็นระบบไร้เสียงรบกวน มีระบบ
เดินหน้า – ถอยหลัง (แก้ปัญหากรณีที่กระดาษติด) และมีระบบสวิตซ์อัตโนมัติ ซึ่งเพียงเปิดเครื่องทิ้งไว้แล้วป้อน
กระดาษ สวติ ซด์ งั กล่าวจะควบคุมการเปิด – ปดิ เคร่ืองเองโดยอัตโนมัติ (จะทำการตัดไฟให้ทันที่ท่ีหยุดป้อนกระดาษ)
เศษเอกสารที่ถกู ทำลายแล้วจะถูกบรรจุในถุงพลาสติกท่ีติดอยู่กบั ตวั เครอ่ื ง
ระบบการจดั เกบ็ เอกสาร
เอกสารมีความสำคัญต่อกิจการ ในระยะเริ่มแรกของการตั้งหน่วยงานใหม่ ความสำคัญของการเก็บ
เอกสารยงั มไี มม่ ากนกั แต่เม่อื หนว่ ยงานมอี ายมุ ากขึน้ และมขี นาดใหญ่ขึ้น ปริมาณเอกสารจะเพมิ่ ขนึ้ ตามการจัดเก็บ
เอกสารและการบรหิ ารเอกสารจึงมีความสำคัญตอ่ กจิ การเพราะกจิ การต้องนำข้อมูลมาวิเคราะห์และนำผลของการ
วเิ คราะห์มาพิจารณาแก้ไขปรบั ปรุงกิจการ
รูปแบบการจัดการสำนักงาน
มี 3 รปู แบบ คือ สำนกั งานรวม สำนักงานแบบกระจายงาน และสำนกั งานแบบประสม
สำนกั งานเปน็ สถานทีท่ ำการของหนว่ ยงานทง้ั ภาครัฐและภาคเอกชน กิจกรรมทกุ อย่าง ไมว่ ่าจะเปน็ การ
ตดิ ตอ่ งานใด ๆ กจ็ ะตอ้ งติดต่อกับสำนักงานทัง้ ส้ิน ดงั นน้ั สำนกั งานจึงเป็นศูนยร์ วมของงานทกุ ชนดิ โดยเฉพาะงาน
ด้านธุรการ ท่ีสำคญั ย่ิงก็คือ งานด้านเอกสาร และการบรหิ ารสำนักงาน ตามความเหน็ ของ เจ ซี เดน็ เยอร์
(J.C.Denyer) การบรหิ ารสำนกั งานเป็นการใช้ท้งั ศาสตร์และศิลป์ เพื่อนำเอาทรัพยากรบรหิ ารทป่ี ระกอบด้วย คน
เงิน วสั ดุส่งิ ของ และการจัดการมาใชเ้ ป็นกลไกในการปฏิบัติงาน ความสำเรจ็ หรอื ความล้มเหลวของหน่วยงาน
ขึน้ อยู่กับคณุ ภาพในการบรหิ ารงาน ดังนั้นผ้บู รหิ ารจึงตอ้ งคำนึงถงึ ปจั จัยภายในและภายนอกหน่วยงานเพือ่ หา
วธิ ีการทำอยา่ งไรจงึ จะให้การบริหารงานมปี ระสทิ ธิภาพ
หนา้ ทข่ี องสำนักงาน ยอ่ มข้นึ อยู่กับการจดั เตรยี มบริการดา้ นต่าง ๆ ทงั้ ทเ่ี ก่ยี วกับการส่ือสารและการ
บนั ทึกข้อมลู รวมท้งั รายละเอียดต่าง ๆ ต่อไปน้ี
1) เพือ่ ให้ได้มาซึ่งข้อมลู ขา่ วสาร (เช่นวา่ ข้อเสนอ ตารางเวลา คำสง่ั ตา่ ง ๆ เป็นตน้ )
2) เพื่อบนั ทึกข้อมลู ขา่ วสาร (เชน่ วัสดุสำนกั งาน ราคา ข้อมลู บคุ ลากร เป็นตน้ )
3) เพื่อการจัดเตรยี มข้อมูล (เชน่ จดั ทำต้นทนุ บญั ชี สถิติ เปน็ ตน้ )
4) เพือ่ การให้ข้อมูล (เช่น ออกใบสง่ ของ ประมาณการ เป็นตน้ )
5) เพอ่ื ความปลอดภยั ของทรัพย์สนิ (เช่น การรกั ษาเงนิ สด สนิ คา้ เอกสารสำคญั เป็นต้น)
หนา้ ท่ีของสำนกั งานในทางธรุ กิจ
1) โดยปกตแิ ล้วมีความสำคัญรองลงมาจากดา้ นวตั ถุประสงคห์ ลัก (ฐานราก) ของธุรกจิ (เช่นการผลิตในโรงงานมี
ความสำคญั ในลำดับตน้ ก่อนการบรหิ ารสำนกั งาน)
2) เป็นส่วนที่เติมต่อฐานรากให้สมบูรณ์ ดังนั้นจึงมีความสำคัญยิ่งที่จะทำให้โรงงานทำงานได้นานยิ่งกว่าเดิม
ดว้ ยบริการสำนักงานในดา้ นการประเมนิ และจ่ายค่าแรง หรือการจดั การจ่ายคา่ วตั ถุดบิ ตา่ ง ๆ เปน็ ต้น
3) ทำหน้าที่ควบคุมปัจจัยในการผลิต โดยเฉพาะในด้านการบริหารจัดการ บุคลากรและการควบคุม
งบประมาณ
แนวทางการบริหารสำนักงานใหเ้ กดิ ประสทิ ธภิ าพ
1) วัตถปุ ระสงค์ สง่ิ สำคัญประการหน่ึงกค็ ือการกำหนดวตั ถุประสงค์ของสำนักงานหรือส่วนใดสว่ น
หนง่ึ ของสำนักงาน
2) องค์กร คือการจดั การในด้านบุคลากร การจำแนกตำแหน่งหน้าทีข่ องบุคลากร
3) วธิ ีการ (ระบบ) คอื ลำดบั ของการปฏบิ ตั งิ านและส่งิ ทีต่ อ้ งจดั ทำ จัดทำท่ีไหน ภายในกรอบเวลาท่ี
กำหนด
4) บคุ ลากร จะเก่ียวข้องกับการจดั จา้ ง การกำหนดตำแหนง่ หน้าท่ี การฝึกอบรม ขวญั และกำลังใจ
การปรับปรงุ ตำแหน่งหนา้ ท่ี และการลดพนักงาน
5) สภาพแวดล้อม รวมไปถงึ ตวั อาคารสำนกั งาน การจดั วางผังอาคาร แผนกต่าง ๆ และสภาพตา่ ง ๆ
ทีส่ ามารถมองเหน็ ได้
6) อปุ กรณ์ รวมถึงเครอื่ งมอื เคร่ืองใช้เพอ่ื ชว่ ยในการปฏบิ ตั ิงานในสำนักงาน
งานของผ้บู ริหารสำนักงาน งานหลัก ๆ ของผบู้ ริหารสำนักงานก็คือการผู้นำและควบคุมสำนักงานเพ่ือให้
บรรลุวัตถุประสงค์ด้วยประสิทธภิ าพสงู สดุ คำว่า “ประสิทธิภาพ” ย่อมเกี่ยวพันกับปริมาณและคุณภาพของงาน
และบรกิ ารตา่ ง ๆ ในเวลาทกี่ ำหนด โดยประหยัดทรพั ยากรและดว้ ยการมีมนุษยสัมพันธ์อันดีต่อบคุ ลากร เป็นต้น
ในหน่วยงานเล็ก ๆ ผู้บริหารสำนักงานยังทำหน้าที่หัวหน้าสำนักงานอีกด้วย ถึงแม้ว่า “หัวหน้า” อาจจะไม่ใช่
ตำแหนง่ ผ้บู รหิ ารกต็ าม
หัวหน้าสำนกั งาน หัวหน้าสำนักงานคือบุคคลผูซ้ ่ึงทำหน้าทีค่ วบคุมดูแลงานสำนักงานทั้งหมด หรือส่วน
หนึ่งส่วนใดของงานสำนักงาน จึงต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถในวิชาชีพการบริหารสำนักงานเป็นอย่างดี
ตำแหนง่ นี้อยูใ่ ตบ้ ังคบั บัญชาของผู้บรหิ ารสำนักงาน
1. งานหลัก
1) ใหค้ ำปรึกษาแนะนำ
2) ชักจงู ฝกึ อบรมและควบคมุ บุคลากร
3) เสรมิ สรา้ งให้เกดิ ใหม้ นุษยสมั พนั ธอ์ ันดกี บั บคุ ลากร
2. งานทีเ่ กีย่ วข้องกับการปฏิบัติงาน
1) วางแผนงานในหนว่ ยงาน
2) การบริหารงานบุคคล
3) บรหิ ารงานเอกสารตา่ ง ๆ
4) ประสานงานกบั หน่วยงานอืน่ ๆ
5) กระจายภาระงานอยา่ งยุตธิ รรม
6) พัฒนาและนำเอาวิธกี ารใหม่ ๆ มาใชเ้ พือ่ ปรบั ปรงุ ประสทิ ธภิ าพของงาน
3. หนา้ ท่ีตอ่ ผูใ้ ตบ้ งั คบั บญั ชา
1) ใหก้ ารฝกึ อบรมบุคลากร
2) พฒั นาตวั แทนบุคลากร (เพอ่ื ทดแทนบคุ ลากรที่ลาหยดุ พกั ผอ่ น ลาป่วย และอน่ื ๆ)
3) มอบหมายความรบั ผดิ ชอบงาน (อยา่ สับสนกับการมอบหมายอำนาจหนา้ ที่)
4) ประนปี ระนอมเพอ่ื ไมใ่ หบ้ ุคลากรเกดิ ความขัดแยง้
5) มีคณุ ธรรมในการบรหิ ารงาน
6) มศี ิลปะในการบริหารบุคคล
7) ควบคุมการทำงานโดยใหม้ คี วามยดื หยุ่นพอควร
4. หนา้ ที่ทม่ี ีตอ่ ผ้บู ังคบั บญั ชา
1) รบั ผิดชอบตอ่ งานในหน่วยงานของตนเองอย่างเต็มความสามารถ
2) ประสานงานกับหัวหนา้ งานอืน่ ๆ
3) มวี ธิ กี ารหรอื หลกั การท่จี ะปรบั ปรุงงาน
4) มคี วามสามารถในการจัดระบบและวธิ กี ารปฏิบตั งิ าน
แนวคดิ เก่ียวกับองคก์ าร การพฒั นาระบบงาน
องค์การ ถือเป็นสิ่งที่มีความเกี่ยวข้องและมีความสำคัญต่อการดำรงชีวิตของมนุษย์ทุกคน ไม่ว่าจะใน
สถานะของสมาชิกในองค์การหน่ึงๆ หรือในสถานะผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการจากองค์การใดๆ ในสังคมการศึกษาถึง
แนวคิด ทฤษฎี และการออกแบบองค์การ จึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบคุ คลทุกคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งบุคคลในระดับ
บริหาร ซึ่งหากมีความรู้ ความเข้าใจถึงแนวคิดและทฤษฎอี งค์การ เชื่อว่าจะสามารถบริหารและจัดการให้องคก์ าร
มผี ลการดำเนินงานตามวัตถปุ ระสงคท์ ีก่ ำหนดไดอ้ ยา่ งมปี ระสิทธภิ าพ
ทิพวรรณ หล่อสวุ รรณรัตน์ และ Richard L. Daft ไดก้ ล่าวว่า “องคก์ าร คือ การรวมตวั ของคนต้ังแต่สอง
คนขึ้นไป เพื่อดำเนินกิจกรรมใดๆ ให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้” หรือ “สิ่งที่มีอยู่ในสังคม มีการจัดตั้งขึ้นมา
อย่างมีเป้าหมาย มีการออกแบบระบบโครงสร้างและระบบกิจกรรมที่มีการประสานงานกัน และมีการเชื่อมโยง
สมั พนั ธ์กบั สภาพแวดลอ้ มภายนอก” เป็นต้น
นิตยา เงินประเสริฐศรี ได้กล่าวว่า ทฤษฎีองค์การ “เป็นหลักการศึกษาถึงโครงสร้าง และการออกแบบ
องค์การ โดยอธิบายว่าองค์การถูกจัดต้ังขึ้นมาได้อย่างไร และให้ข้อเสนอแนะการสร้างองค์การในลักษณะใด ที่จะ
ก่อให้เกิดประสิทธิผลแก่องค์การเอง” และเพื่อประโยชน์ต่อการศึกษาทฤษฎีองค์การ จึงจัดแบ่งทฤษฎีองค์การ
ออกเปน็ 3 สำนัก คือ
1. สำนักทฤษฎีองค์การสมยั ด้ังเดิม จะมงุ่ เน้นโครงสรา้ งองค์การที่เป็นทางการ และการบรรลุวัตถุประสงค์
เฉพาะทีก่ ำหนดไว้เป็นหลัก
2. สำนกั ทฤษฎีองค์การเน้นมนุษยสัมพนั ธ์ จะมีลกั ษณะตรงข้ามกับสำนักทฤษฎีองค์การสมยั ดั้งเดิม กล่าวคือ
มีโครงสรา้ งองค์การอย่างไม่เปน็ ทางการ และใหค้ วามสำคญั กับความร้สู กึ ของคนมากขึน้
3. สำนักระบบและสถานการณ์ จะให้ความสำคัญกับการพิจารณาถึงลักษณะของระบบต่างๆ ภายใน
องค์การทีม่ ีความสัมพนั ธ์กนั และสอดคลอ้ งกบั สภาพแวดลอ้ มขององค์การน้นั ๆ
จากทฤษฎอี งคก์ ารข้างตน้ จะพบวา่ ในการศึกษาทฤษฎอี งคก์ ารให้เกิดความเข้าใจข้นึ ได้นั้น จำเป็นจะตอ้ ง
ทำความเข้าใจหรือศึกษาพฤติกรรมองค์การประกอบดว้ ย เพราะการบรรลุผลสำเร็จขององค์การไดห้ รือไมน่ ัน้
ขึ้นอยู่กับคนหรือสมาชกิ ภายในองค์การนัน้ ๆ เปน็ สำคัญ การออกแบบองค์การ โดยทว่ั ไปองค์การจะประกอบดว้ ย
องค์ประกอบ 5 ส่วน คอื ฝา่ ยบรหิ ารระดบั สงู ฝา่ ยบรหิ ารระดับกลาง กล่มุ ผู้ปฏบิ ัตกิ าร ฝ่ายสนับสนุนทางการ
บรหิ าร และฝา่ ยสนบั สนนุ ทางเทคนิค ซึ่งระดบั ของบทบาทหน้าทีแ่ ละความสำคัญขององคป์ ระกอบใดๆ ข้างตน้ จะ
ขนึ้ อยูก่ ับรูปแบบขององค์การ ท่มี ี 5 รูปแบบ (มนิ ซ์เบอร์ก) คอื องค์การแบบโครงสร้างอย่างงา่ ย องค์การแบบ
เคร่ืองจักรกล องคก์ ารทางวชิ าชีพ องค์การแบบโครงสร้างแยกหน่วยงาน และองค์การแบบเฉพาะกิจ
ทงั้ น้ี มีแนวคิดเกย่ี วกบั วิธีการออกแบบองค์การ โดยใช้ยทุ ธศาสตร์ 3Rs (ฐติ ิกร พลู ภทั รชีวนิ ) คอื การปรบั
ความคดิ ความเขา้ ใจ (Rethinking) การปรบั กระบวนการทำงาน (Reengineering) และ การปรบั โครงสรา้ ง
(Restructuring) ซง่ึ เปน็ การพัฒนาองคก์ ารเพ่ือเพ่ิมประสิทธผิ ลในการปฏบิ ัติงาน
นอกจากนี้ ในปัจจุบนั ผู้ออกแบบองค์การควรตระหนกั ถึงลักษณะขององค์การสมัยใหม่ หรือ 5’s Model (เสน่ห์
จุ้ยโต) คือ องคก์ ารจิว๋ แต่แจว๋ คณุ ภาพ (Small) องค์การฉลาดทรงภูมิปัญญา (Smart) องคก์ ารย้มิ แย้มเปยี่ มน้ำใจ
(Smile) องค์การร่วมมือไร้ความขัดแย้ง (Smooth) และ องค์การทำเรอ่ื งยากใหง้ ่ายและเรว็ (Simplify) ซ่งึ จะต้อง
อาศัยความร้คู วามสามารถของผบู้ รหิ าร (Competency) การมวี นิ ยั และความรบั ผดิ ชอบตอ่ ตนเอง ของพนักงาน
(Self-Control) การมีกระบวนการทีด่ มี ปี ระสทิ ธภิ าพ มีความน่าเชือ่ ถือ การมคี วามคิดรเิ ร่มิ สรา้ งสรรค์ ซงึ่ ลกั ษณะ
ขององค์การตาม 5’s Model นี้ จะสามารถเพม่ิ ขดี ความสามารถให้แกอ่ งค์การ สคู่ วามเป็นเลิศได้