บทที่ 3 บุคลกิภาพและกจินิสัยที่พงึประสงค์ในการปฏิบัติงาน แนวคิดส าคัญ (Main Idea) ในสังคมซึ่งอยู่รวมกันด้วยบุคคลจ ำนวนมำก แต่ละบุคคลก็มีอุปนิสัยใจคอที่แตกต่ำงกัน ซึ่งกำรที่มีลักษณะกิจนิสัยที่ แตกต่ำงกนัเกิดจำกปัจจยัหลำยดำ้น ไดแ้ก่พนัธุกรรม สิ่งแวดลอ้ม ประสบกำรณ์และวฒันธรรม ทุกคนมีท้งัลกัษณะกิจนิสัยที่ดีงำม และไม่ดีกำรไดเ้รียนรู้ถึงลกัษณะกิจนิสัยที่ดียอ่มทำ ใหม้ีกิจนิสัยที่ดีท้งัในดำ้นกำรทำ งำน กำรอยู่ร่วมกนั ในสังคม กิจนิสัยที่ดีเป็ น สิ่งที่ช่วยเสริมสร้ำงบุคลิกภำพภำยนอกของบุคคลทำ ใหเ้กิดกำรแสดงออกทำงพฤติกรรมต่ำง ๆ ที่ดีงำม เช่น ทำ ใหเ้กิดควำมมนั่ใจ ในตนเองกำรฝึกฝนตนเองใหเ้ป็นผทู้ี่มีกิจนิสัยที่ดีตอ้งมีควำมต้งัใจที่จะฝึกฝนประพฤติปฏิบตัิจนกลำยเป็นนิสัยที่ติดตวัทำ ใหก้ำร ปรำกฏกำยของบุคคลผนู้้นัเป็นที่ประทบั ใจและชื่นชมยินดีแก่ผทู้ี่ไดพ้บเห็น หัวข้อเรื่อง (Topics) 1. ควำมหมำยของกิจนิสัย 2. ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อกำรฝึ กกิจนิสัย 3. กิจนิสัยที่พึงประสงค์ในกำรท ำงำน 4. กิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้ำนควำมสัมพันธ์ 5. กิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้ำนนิสัย 6. กิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้ำนสติปัญญำ 7. กิจนิสัยที่พึงประสงค์ต่อกำรใช้เครื่องมือสื่อสำร 8. กิจนิสัยที่พึงประสงค์ต่อสภำพแวดล้อมในส ำนักงำน เนื้อหา ลักษณะนิสัยเป็ นคุณลักษณะที่มีอยู่ภำยในตัวของแต่ละบุคคล แต่ละคนมีควำมแตกต่ำงกัน ท ำให้กำรแสดงออกของ บุคคลแตกต่ำงกนัไปดว้ย ซ่ึงลกัษณะนิสยัน้ีจะเป็นเครื่องเสริมบุคลิกภำพภำยนอกของบุคคล ทำ ใหเ้กิดกำรแสดงออกทำง พฤติกรรมต่ำง ๆ เช่น ทำ ใหเ้กิดควำมมนั่ใจในตนเอง ควำมกระตือรือร้น ควำมคิดริเริ่ม ควำมจริงใจ ควำมซื่อสัตย์ควำมร่ำเริง แจ่มใส ควำมเมตตำกรุณำ กำรมีมนุษยสัมพันธ์ดี เป็ นต้น ในกำรฝึกกิจนิสัยน้นัก็เพื่อใหบุ้คคลมีควำมประเพณีที่ดีงำมสม่ำ เสมอ เป็นที่นิยมและยอมรับในสังคม ซ่ึงกำรฝึกกิจนิสัย ตอ้งมีกำรศึกษำคน้ควำ้และนำ ผลที่ไดจ้ำกกำรศึกษำคน้ควำ้มำปรับปรุง หรือเสริมแต่งใหม้ีควำมประพฤติที่ดีข้ึนกวำ่เดิม ความหมายของกิจนิสัย กิจ หมำยถึง กำรงำนหรือสิ่งที่ควรทำ นิสัย หมำยถึง ควำมประพฤติที่เคยชิน
ดงัน้นั “กิจนิสัย”จึงหมำยถึง สิ่งที่ควรปฏิบตัิใหเ้กิดควำมเคยชิน ซ่ึงสิ่งที่ควรปฏิบตัิใหเ้กิดควำมเคยชินน้นัตอ้งประพฤติ ปฏิบัติที่ดีงำม ถูกต้อง ไม่ผิดศีลธรรมจรรยำ ขนมธรรมเนียม และประเพณีนิยม ปัจจัยที่มีอิทธิผลต่อการฝึ กกิจนิสัย ในกำรฝึกกิจนิสัยของบุคคล มีปัจจยัที่มีอิทธิพลต่อกำรฝึก ดงัน้ี 1. พันธุกรรม (Heredity) เป็นสิ่งที่กำ หนดลกัษณะทำงกำยและลกัษณะนิสัยของบุคคลมำต้งัแต่กำ เนิดซ่ึงเป็นสิ่งที่เปลี่ยนแปลง ไดย้ำกแต่หำกไดร้ับกำรอบรมเล้ียงดูที่ถูกตอ้งก็จะมีลกัษณะนิสัยที่ดีงำมตำมลกัษณะกำรเล้ียงดูไดบ้ำ้ง 2. ประสบการณ์(Experience) เป็นสิ่งที่ไดร้ับรู้และสัมผสัดว้ยตนเอง ต้งัแต่ช่วงแรกของชีวิต ส่วนใหญ่จะเกิดจำกกำร อบรมเล้ียงดูปลูกฝังในวยัเด็ก อนัเป็นวยัที่สำ คญัและจดจำ ไดง้่ำย ถำ้ผอู้บรมเล้ียงดูปลูกฝังลกัษณะนิสัยอยำ่งไรก็จะติดตวับุคคล น้นัจนถึงวยัผใู้หญ่ 3. วัฒนธรรม (Culture) เป็นสิ่งที่นิยมปฏิบตัิกนั ในสังคมจนเกิดเป็นค่ำนิยม อนัมีผลใหเ้กิดพฤติกรรมเลียนแบบ ดงัน้นั บุคคลจึงควรเลียนแบบแต่พฤติกรรมที่ดีงำมจนเป็ นกิจนิสัยเพื่อท ำให้เป็ นพลเมืองที่ดีของสังคม กิจนิสัยที่พึงประสงค์ในการท างาน “คน” นับเป็ นทรัพยำกรที่ส ำคัญที่สุดในกำรท ำงำน ประเทศใดที่มีทรัพยำกรมนุษย์ที่ได้รับกำรพัฒนำในด้ำนกิจนิสัยกำร ทำ งำนที่ดียอ่มทำ ใหป้ระเทศน้นัมีกำรพฒันำไปในทำงที่ดีที่กำ้วหนำ้ไปอยำ่งรวดเร็ว ดงัจะเห็นไดว้ำ่ ประเทศญี่ปุ่นหลงัจำก สงครำมโลกคร้ังที่2 ญี่ปุ่นไดน้ำ ประเทศออกมำจำกกำรทำ สงครำมและไดห้นักลบัมำท ำกำรพัฒนำประเทศทำงด้ำนเศรษฐกิจ กำรค้ำ ญี่ปุ่ นได้พัฒนำศักยภำพ ในกำรท ำงำนของคนอย่ำงจริงจัง คนญี่ปุ่ นมีกิจนิสัยที่ขยัน มีระเบียบวินัย และมีควำมรับผิดชอบสูง ประเทศไทยก็ได้น ำแนวทำงในกำรพัฒนำกิจนิสัยในกำรท ำงำนของคน ซึ่งเป็ นแนวทำงของประเทศญี่ปุ่ นมำใช้ในกำร พฒันำคนในองคก์ำรต่ำง ๆ ท้งัภำครัฐ ภำคเอกชน กิจนิสัยในกำรทำ งำน อนัพึงประสงคม์ ีมำกมำย หลำยดำ้น ในที่น้ีไดก้ล่ำวถึง กิจนิสัยในกำรทำ งำนในสำ นกังำน ซ่ึงมีรำยละเอียดดงัน้ี 1. มาท างานทันเวลาผู้ที่มีกิจนิสัยมำท ำงำนทันเวลำ แม้บ้ำนอยู่ไกลก็ไม่มำสำย เพรำะรู้จักวำงแผนในกำรท ำงำน เช่น มีกำร เตรียมเครื่องแต่งกำยไว้ให้พร้อม ตื่นนอนเช้ำ จัดกำรแต่งตัว รับประทำนอำหำร และวำงแผนกำรเดินทำง โดยกะเวลำที่ออกจำก บ้ำนให้มำท ำงำนทันเวลำ จะต้องมี กำรเตรียมกำรเผื่อกำรเดินทำง โดยเฉพำะผู้ที่อยู่ในเมืองหลวง หรือในจังหวัดต่ำง ๆ ที่ กำรจรำจรติดขัด ด้วย กำรมำท ำงำนทันเวลำย่อมเป็ นที่พอใจของผู้บังคับบัญชำ 2. มีความเป็ นระเบียบเรียบร้อย ระมัดระวังเกี่ยวกับเครื่องมือ เครื่องใช้กำรปฏิบตัิงำนควรมีระเบียบเริ่มต้งัแต่กำรจดัโต๊ะ ท ำงำนให้เป็ นระเบียบ สะอำด เป็ นสัดส่วนว่ำอะไรควรจะวำงอยู่ตรงส่วนไหน เช่น คอมพิวเตอร์ วัสดุอุปกรณ์ต่ำง ๆ ควรวำงให้ เป็ นระเบียบ สำมำรถหยิบใช้งำนได้สะดวกรวดเร็วเครื่องมืออุปกรณ์ในส ำนักงำนมีรำคำแพง กำรท ำควำมสะอำด บ ำรุงรักษำให้อยู่ ในสภำพที่ดีควรมีผำ้คลุมอุปกรณ์ไดแ้ก่คอมพิวเตอร์เครื่องพิมพด์ีด พริ้นเตอร์ให้เรียบร้อยเมื่อเสร็จจำกกำรใชง้ำน เพื่อป้องกนั ฝุ่ นละอองเป็ นกำรยืดอำยุกำรใช้งำนของอุปกรณ์ด้วย
ภาพ การจัดโต๊ะท างานให้เป็ นระเบียบเรียบร้อย เพื่อสะดวกในการปฏิบัติงาน (ที่มา: http://coop.sut.ac.th) 3. มีความแม่นย าในการท างาน งำนส ำนักงำนทุกประเภท เช่น กำรท ำบัญชี กำรพิมพ์งำน กำรค ำนวณเลข กำรเขียน จดหมำยโต้ตอบ ต้องกำรควำมแม่นย ำถูกต้อง ไม่ว่ำจะเป็ นตัวเลข หรือข้อควำม ในจดหมำย กำรท ำรำยงำนกำรประชุม ฯลฯ ต้อง มีควำมแม่นยำ เมื่อตรวจสอบจนแน่ใจจึงจะเสนองำนน้นั ใหผ้บู้งับญัชำ หรือถำ้เป็นจดหมำยก็ส่งออกไป ผปู้ฏิบตัิงำนสำ นกังำน จะตอ้งมีกิจนิสัยกำรทำ งำนใหถู้กตอ้งละเอียด รอบคอบ เพรำะหำกมีควำมผิดพลำดต่ำง ๆ เกิดข้ึน ก็จะท ำให้เกิดควำมเสียหำยอำจ เป็ นคดีฟ้องร้องกันได้ 4. ตรวจสอบงานก่อนที่จะผ่านไป กำรตรวจงำนที่ไดท้ำ ข้ึนก่อนจะนำ ส่งเสนอก็เพื่อป้องกนัควำมผิดพลำดซ่ึงอำจแกไ้ข ไม่ไดน้นั่เอง เพรำะมีบุคคลจำ นวนไม่นอ้ยที่อ่ำนงำนที่พิมพแ์ลว้เพรำะควำมผิดพลำดน้นับำงคร้ังก็เสียหำยมำกโดยเหตุน้ีอะไรที่ เป็นหนำ้ที่ของตนควรไดต้รวจสอบดูควำมถูกตอ้งเรียบร้อยถำ้พบใหแ้กไ้ขเสียก่อน 5. ท างานให้เสร็จทันเวลากำรมีกิจนิสัยผลัดวันประกันพรุ่ง เพิกเฉย ขำดควำมกระตือรือร้นท ำให้กำรปฏิบัติงำนล่ำช้ำ บำงคร้ังอำจลืมไปและทำ ไม่ทนัเวลำเป็นผลเสีย ทำ ใหห้น่วยงำนพลำดโอกำส อนัดีไม่ไดป้ระโยชน์เพิ่มเท่ำที่ควรและบำงคร้ังอำจ ท ำให้เป็ นผลเสียต่อผู้ที่มำติดต่อ
6. ล าดับงานที่ควรท าต้องท าก่อน-หลังกำรปฏิบตัิงำนแต่ละวนัท้งังำนด่วน และงำนไม่ด่วน ผู้ปฏิบัติควรตรวจดูเมื่อ มำถึงที่ท ำงำน หรือทำงที่ดีอำจตรวจก่อนกลบับำ้น วำ่พรุ่งน้ีมีงำนอะไรด่วนที่ตอ้งรีบทำ บำ้งจะไดร้ีบมำทำ แต่เชำ้งำนอำจแบ่งเป็น 3 ประเภท เช่น งำนที่ต้องท ำทันที งำนที่จะต้องท ำเมื่องำนด่วนเสร็จแล้ว และงำนที่ต้องท ำเมื่อมีเวลำว่ำง เช่น งำนเก็บเอกสำร อำจ ทำ ทีหลงัไดโ้ดยรวบรวมไวก้่อน กำรรู้จกัแบ่งประเภทของงำนและทำ ตำมลำ ดบัควำมสำ คญัจะทำ ใหง้ำนมีคุณภำพมำกข้ึน 7. ประหยัดเวลาและวัสดุกำรประหยัดเวลำ หมำยถึง กำรปฏิบัติงำนให้รวดเร็วไม่เสียเวลำโดยไม่จ ำเป็ น ผู้ปฏิบัติจะต้อง เป็ นผู้ที่มีควำมสำมำรถในกำรปฏิบัติงำน เช่น ในกำรพิมพ์จดหมำย ถ้ำผู้พิมพ์มีควำมช ำนำญก็พิมพ์ได้รวดเร็ว ถูกต้อง เป็ นกำร ประหยดัท้งัเวลำและไม่สิ้นเปลืองวสัดุ ภาพ การประหยัดวัสดุโดยการใช้กระดาษให้ครบ 2 หน้า (ที่มา: http://www.klongdigital.com) 8. มีความรู้พื้นฐานและประสบการณ์ที่ดีเกยี่วกบัวิชาชีพ มีเทคนิควิธีกำรและทักษะในกำรท ำงำนสำมำรถปฏิบัติได้ถูกต้อง มีควำมจำ ที่ดีรู้หนำ้ที่ของตน มีกำรจดบนัทึกขอ้มูล บำงคร้ังกำรทำ งำนมำกใชก้ำรจำ อยำ่งเดียว ไม่สำมำรถจะจดจำ ไดท้ ้งัหมด ควร มีกำรจดบันทึกไว้ เพรำะงำนต่ำง ๆ ผู้บังคับบัญชำอำจถำมได้ หรือต้องกำรทรำบข้อมูล จะได้ตอบได้ทันทีหรือสำมำรถค้นหำจำก กำร จดบันทึกไว้ เพรำะกำรบันทึกไว้จะได้ไม่เสียเวลำในกำรค้นหำ กำรที่สำมำรถตอบค ำถำมเกี่ยวกับงำน ในหน้ำที่ได้ถูกต้อง ก็จะต้องประกอบด้วยกำรฝึ กตนให้เป็ นคนช่ำงจด ช่ำงจ ำ และรู้จักสังเกต ซึ่งเป็ นกิจนิสัยที่ดีในกำรท ำงำน 9. รายงานแก้ไขข้อผิดพลาด แทนที่จะปิ ดบังอ ำพรำงในกำรปฏิบัติงำน ถ้ำมีอะไรที่ผิดจ ำเป็ นจะต้องรำยงำนผู้บังคับบัญชำ เพื่อหำทำงแก้ไข ไม่ควรปกปิดไวเ้พรำะเกรงควำมผิด นอกจำกน้ีขอ้บกพร่องบำงอยำ่ง อำจจะเกิดจำกเครื่องมือและอุปกรณ์ที่ ช ำรุดหรือไม่ทันสมัย ก็ต้องรำยงำนให้ผู้บังคับบัญชำทรำบเพื่อหำทำงแก้ไข เพรำะบำงเรื่องไม่สำมำรถแก้ไขได้ด้วยตัวเอง แต่ต้อง ให้ผู้บังคับบัญชำเป็ นผู้แก้ไขจึงไม่ควรปิ ดบังควำมเสียหำยที่เกิดข้ึนจำกกำรทำ งำน 10. การยึดศีล 5 เป็นหลกัเพรำะกำรที่คนเรำถือศีล5ก็ทำ ใหเ้รำไม่ทำ ในสิ่งต่ำง ๆ ในกำรดำ เนินชีวิตประจำ วนัที่ขำดสติเช่น ไม่ฆ่ำสัตว์ไม่ประพฤติผิดในกำม ไม่นินทำวำ่ร้ำยและไม่ดื่มสุรำจนขำดสติถำ้หำกทำ ไดใ้น 5ขอ้น้ีก็ท ำให้เรำรอดพ้นจำกควำมผิด อื่น ๆ ที่จะตำมมำได้
กิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้านความสัมพันธ์ 1. มีควำมรับผิดชอบในหน้ำที่กำรงำน สำมำรถท ำงำนร่วมกับเพื่อนได้ดี 2. มีควำมเป็นมิตรยมิ้แยม้แจ่มใส รู้จกัทกัทำยพูดคุยกบัผอู้ื่น 3. มีน้ำ ใจรู้จกัแบ่งปันไม่ตระหนี่ถี่เหนียว 4. มีจิตใจเอ้ือเฟ้ือเผื่อแผ่ชอบช่วยเหลือคนอื่นโดยที่เขำไม่ตอ้งขอร้อง 5. มีควำมอ่อนน้อมถ่อมตน 6. มีควำมเกรงใจผูอ้ื่น ไม่ล่วงล้ำ สิทธิของผอู้ื่นไม่เอำเปรียบเพื่อน 7. ให้ควำมร่วมมือในกำรท ำประโยชน์เพื่อส่วนรวม 8. พูดคุยกับเพื่อนร่วมงำนทุกคน โดยไม่เลือกคบคนใดคนหนึ่ง 9. หลีกเลี่ยงกำรโต้เถียง ขัดแย้ง 10. เป็นคนคิดก่อนกำรพูด ก่อนกำรกระทำ เสมอ 11. ตรงต่อเวลำในกำรนัดหมำย 12. มีควำมจริงใจ มีควำมซื่อสัตย์ต่อเพื่อนและมิตรสหำย 13. เป็นท้งัผูร้ับและผใู้ห้ไม่รับของเพื่อนฝ่ำยเดียว 14. ไม่นินทำผู้อื่น ให้ร้ำยป้ำยสีผู้อื่น 15. สละเวลำเพื่อเพื่อนบ้ำงตำมสมควร ภาพที่8.3การวางตัวในที่ท างานเพื่อให้เข้ากบัเพื่อนร่วมงานได้ทุกคน (ที่มา: http://women.sanook.com)
กิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้านนิสัย 1.ฝึกหดักำรเดิน นงั่ยนืรับประทำนอำหำรใหถู้กตอ้งสง่ำงำม 2. เป็ นคนสะอำด ปรำศจำกกลิ่นที่น่ำรังเกียจถำ้เป็นผชู้ำยควรโกนหนวด เครำใหเ้รียบร้อย 3. เส้ือผำ้สะอำด รีดเรียบ ประณีต รองเทำ้ขดัใหส้ะอำด 4. ระมัดระวังในกำรไอ จำม ต้องปิ ดปำกด้วยผ้ำเช็ดหน้ำ 5.ลำ้งมือใหส้ะอำดก่อนรับประทำนอำหำร มีมำรยำทในกำรรับประทำนอำหำร 6. ท ำควำมสะอำดผิวหนังและเล็บให้สะอำด 7. พักผ่อน ออกก ำลังกำย รักษำสุขภำพให้แข็งแรงและมีรูปร่ำงดีอยู่เสมอ 8. แต่งกำยสุภำพเรียบร้อย เหมำะสมตำมหลักสำกลนิยม ขนบธรรมเนียม ประเพณี 9. เลือกรับประทำนอำหำรทีมีคุณค่ำต่อร่ำงกำย 10. พูดจำดว้ยน้ำ เสียงสุภำพ นุ่มนวล กิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้านสติปัญญา 1. ฝึ กกำรอ่ำนหนังสือที่ให้ควำมรู้ให้มำก ฟังรำยกำรทำงวิทยุ โทรทัศน์ เพื่อหำควำมรู้ใช้ให้เกิดประโยชน์กับ ชีวิตประจ ำวัน 2. ตัดสินใจจำกเหตุผลไม่ใช่อำรมณ์ 3. แสวงหำควำมรู้เพื่อเสริมสร้ำงสมองและสติปัญญำของตนอยู่เสมอ 4. คิดท้งัผลกระทบและผลบ้นั ปลำยที่จะเกิดข้ึนจำกกำรกระทำ ของเรำ 5.ศึกษำหำควำมรู้อยตู่ลอดเวลำไม่หยดุนิ่ง ภาพ เข้าร่วมอบรมเพื่อพฒันาตนเองให้พร้อมกบัการท างานอยู่เสมอ (ที่มา: http://www.happy-workplace.com)
กิจนิสัยที่พึงประสงค์ต่อการใช้เครื่องมือสื่อสาร โทรศพัทเ์ป็นเครื่องมือสื่อสำรที่มีควำมจำ เป็นในยุคปัจจุบนัทำ ใหก้ำรติดต่อให้ขอ้มูลข่ำวสำรกนัมีควำมสะดวกรวดเร็ว ท้งั ในกำรใช้ชีวิตประจ ำวันและในกำรท ำงำน โดยเฉพำะในวงกำรธุรกิจ ส ำนักงำนต่ำง ๆ มีควำมจ ำเป็ นจะต้องใช้โทรศัพท์ในกำร ติดต่องำนตลอดเวลำ จำกควำมส ำคัญดังกล่ำว ทุกคนจึงควรทรำบมำรยำทในกำรใช้โทรศัพท์ทุกประเภทเพื่อจะได้ปฏิบัติตนได้ ถูกต้อง 1. โทรศัพท์ประจ าส านักงาน 1.1กำรโทรออกตอ้งแนะนำ ตวัเองก่อน เช่น “ดิฉัน เอมอรค่ะ” เมื่ออีกฝ่ำยตอบรับ ก็ให้สอบถำมว่ำผู้รับสะดวกที่จะ พูดสำยด้วยหรือไม่ 1.2 กำรรับสำย ให้ใช้ค ำว่ำ “สวัสดีครับ/ค่ะ และให้บอกชื่อของส ำนักงำน” 1.3กำรวำงสำยควรใชน้ ิ้วกดตรงที่วำงสำยกำรวำงหูโทรศพัท์เพรำอำจเกิดเสียงดงั 1.4 เตรียมปำกกำ และกระดำษส ำหรับจดข้อควำมไว้ข้ำง ๆ โทรศัพท์ พร้อมใช้งำนเสมอ 1.5 ดูแลทำ ควำมสะอำดโทรศพัท์ไม่ใหม้ีกลิ่นติดที่หูโทรศพัทท์ุกวนั 2. โทรศัพท์มือถือ 2.1 ไม่ใช้โทรศัพท์มือถือในขณะที่ก ำลังขับรถยนต์ 2.2 ปิ ดโทรศัพท์มือถือขณะโดยสำรเครื่องบิน 2.3 ปิ ดโทรศัพท์มือถือขณะชมภำพยนตร์ในโรงภำพยนตร์ 2.4 กำรโทรออกควรหำสถำนที่ที่ไม่มีเสียงดังรบกวน 2.5 กำรรับสำยถ้ำไม่สะดวกที่จะคุย ให้เอ่ยค ำขอโทษ และแจ้งว่ำจะโทรกลับไป 2.6 ในระหว่ำงกำรเจรจำทำงธุรกิจ หรืออยู่กับแขกส ำคัญควรปิ ดโทรศัพท์หรือปิ ดเสียง ภาพ การใช้โทรศัพท์มือถือให้ถูกกาลเทศะ (ที่มา: http://hilight.kapook.com)
3. การใช้คอมพิวเตอร์ในส านักงาน 3.1อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทุกชิ้นควรมีผำ้คลุมป้องกนัฝ่นุ 3.2ก่อนเริ่มตน้กำรใชง้ำนเปิดผำ้คลุม พบัเก็บใหเ้รียบร้อยในลิ้นชกั 3.3 เปิ ดสวิทซ์เตรียมอุปกรณ์ในกำรใช้งำนให้พร้อมที่จะท ำงำน 3.4 ไม่ใช้คอมพิวเตอร์ในกำรเล่นเกมส์ หรือค้นหำข้อมูลอื่น ๆ ในเวลำท ำงำน 3.5 ไม่ใช้คอมพิวเตอร์ในกำรสร้ำงหลักฐำนที่เป็ นเท็จ 3.6 ไม่รบกวนกำรท ำงำนของผู้อื่น 3.7 ไม่สอดแนม เปิ ดดู หรือแก้ไขข้อมูลของผู้อื่น 3.8 ใช้คอมพิวเตอร์โดยเคำรพกฎระเบียบ กติกำ และมีมำรยำท 3.9 เลิกกำรใชง้ำน ปิดสวิทซ์เครื่องถอดปลกั๊ไฟ ใชผ้ำ้คลุมใหเ้รียบร้อย ภาพการใช้คอมพิวเตอร์ในการปฏิบัติงาน (ที่มา: www.toptenthailand.net) 4. การใช้เครื่องโทรสาร(Facsimile) หรือนิยมเรียกกนัส้ัน ๆ วำ่แฟกซ์หมำยถึงอุปกรณ์ถ่ำยเอกสำร ภำพ และวสัดุกรำฟิก ด้วยคลื่นอำกำศควำมถี่สูง ผ่ำนระบบโทรศัพท์ท ำให้ผู้ส่งและผู้รับแม้อยู่ห่ำงกันแค่ไหนก็ตำม สำมำรถรับส่งเอกสำรข้อมูลต่ำง ๆ กันได้ กำรรับส่งแฟกซ์ควรจะมีกิจนิสัยที่ดีดงัน้ี 4.1ไม่ว่ำจะส่งหรือรับแฟกซ์ควรโทรไปตรวจสอบควำมถูกต้อง 4.2กำรส่งแฟกซ์ทุกคร้ังควรมีใบประหนำ้ซ่ึงประกอบดว้ยวนัที่ชื่อผรู้ับ เรื่องจำ นวนแผน่เอกสำร ชื่อ ที่อยู่และเบอร์ โทรศัพท์ของผู้ส่ง 4.3 ถ้ำมีเอกสำรหลำยแผน ให้เขียนเลขหน้ำก ำกับไว้ เพื่อจะได้รู้ว่ำมีเอกสำรตกหล่นหรือไม่ 4.4 ตรวจสอบควำมถูกต้องของเบอร์แฟกซ์ที่ต้องกำรส่งข้อควำมไปด้วยควำมแม่นย ำ
4.5 เอกสำรลับไม่ควรส่งทำงแฟกซ์ 4.6 หำกเอกสำรที่ไดร้ับไม่ใช่ของตนเองควรมีน้ำ ใจนำ ส่งผทู้ี่มีส่วนเกี่ยวขอ้ง 5. การใช้อีเมล(E-mail)อีเมลย่อมำจำกค ำเต็มว่ำ Electronic-Mailคือจดหมำยอิเล็กทรอนิกส์ ที่ใช้รับส่งกันโดยผ่ำน เครือข่ำยคอมพิวเตอร์ กำรใช้งำนก็เหมือนกับเรำพิมพ์ข้อควำมในโปรแกรม wordจำกน้นัก็คลิกคำ สั่ง เพื่อส่งออกไป โดยจะมีชื่อ ของผู้รับ ซึ่งเรำเรียกว่ำ E-mail Addressกิจนิสัยที่ดีที่ควรปฏิบัติต่อกำรรับส่งอีเมล มีดงัต่อไปน้ี 5.1 เปิ ดดูอีเมลทุกเช้ำ และบ่ำย ของเวลำกำรท ำงำน 5.2 ชื่อและที่อยอู่ ีเมลเป็นขอ้มูลที่มีควำมสำ คญั โดยเฉพำะอีเมลของลูกคำ้ตอ้งไม่ใหร้ั่วไหลออกไป 5.3 ใช้ข้อควำมในอีเมลให้ชัดเจน หลีกเลี่ยงกำรใช้อักษรย่อที่มีควำมหมำยก ำกวม 5.4 ใหต้อบกลบัไปยงัผสู้่งดว้ยควำมรวดเร็ว หำกตอ้งมีกำรพิจำรณำเน้ือหำ ก็ใหต้อบกลบัไปวำ่“ไดร้ับขอ้ควำมแลว้” ไป ก่อน 5.5ถำ้เป็นเรื่องเร่งด่วน จะตอ้งโทรศพัทไ์ปตรวจสอบอีกคร้ัง หลงัจำกที่ส่งอีเมลไปแลว้ ภาพที่ การใช้E-mail (ที่มา:http://share.psu.ac.th) กิจนิสัยที่พึงประสงค์ต่อสภาพแวดล้อมในส านักงาน 1. จัดโต๊ะท างานให้สะอาดเป็ นระเบียบเรียบร้อยโต๊ะทำ งำนควรจะจดัใหม้ีพ้ืนที่วำ่งสำ หรับกำรวำงแฟ้มงำน กำรมีพ้ืนที่สำ หรับ เขียนหรือเซ็นงำน ควรมีปฏิทินสำ หรับต้งัโต๊ะ ตะแกรงใส่เอกสำรวำงไวบ้นโต๊ะทำ งำน 2.การดูแลเครื่องถ่ายเอกสาร(Photocopier) เครื่องถ่ำยเอกสำรเป็ นอุปกรณ์เครื่องใช้ส ำนักงำนชนิดหนึ่งที่มีควำม จำ เป็นตอ้งใชง้ำนตลอดเกือบท้งัวนัดงัน้นัพนกังำนถ่ำยเอกสำรควรจะไดศ้ึกษำและมีกิจนิสัยที่ดีในกำรดูแลกำรใชเ้ครื่องถ่ำย เอกสำร ดงัน้ี
2.1 ใชเ้ครื่องถ่ำยเอกสำรตำมข้นัตอนที่ไดแ้นะนำ ไวใ้นคู่มือกำรใช้ 2.2ไม่ใชป้ลกั๊ไฟร่วมกบักำรใชง้ำนอยำ่งอื่น 2.3 ตรวจดูวัสดุที่ใช้กับเครื่องถ่ำยเอกสำรให้เพียงพอ เช่น ผงหมึก กระดำษ 2.4ระมดัระวงัไม่ให้เครื่องถ่ำยเอกสำรถูกน้ำ หรือมีฝ่นุละอองจบั 2.5 ในกำรถ่ำยเอกสำร หำกมีกระดำษติดที่เครื่องให้สังเกตกำรณ์ท ำงำนของลูกยำงว่ำ หมุนไปทิศทำงใด และให้ดึง กระดำษไปในทิศทำงของลูกยำงที่หมุน 2.6 เมื่อเลิกใชเ้ครื่อง ควรถอดปลกั๊ไฟออก และใชผ้ำ้คลมุเครื่องทุกคร้ังหลงัเลิกใชง้ำนใน แต่ละวัน เพื่อป้องกันฝุ่ น ละอองเข้ำไปในเครื่อง ภาพการใช้เครื่องถ่ายเอกสารด้วยความถูกต้อง (ที่มา:http://www.dojogarden.com) 3. การช่วยกันประหยัดพลังงานในที่ท างาน ดว้ยกำรมีกิจนิสัยที่ดีในดำ้นต่ำง ๆ ดงัน้ี 3.1 ปิดเครื่องทำ น้ำ เยน็ก่อนเวลำเลิกงำน 15-30 นำที 3.2 ปิ ดเครื่องส่งลมเย็น หรือเครื่องปรับอำกำศแบบชุด ในเวลำพักเที่ยง หรือในบริเวณ ที่เลิกใช้งำน 3.3 ปิดพดัลมระบำยอำกำศในหอ้งน้ำ หลงัเลิกงำนและวนัหยดุ 3.4 ปรับอุณหภูมิในห้องท ำงำน 25 องศำเซลเซียส 3.5 ปิ ดอุปกรณ์ทุกชนิดที่ใช้ไฟฟ้ำ เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องถ่ำยเอกสำร ฯลฯ ยกเวน้อุปกรณ์ที่ตอ้งใชง้ำน 24 ชวั่โมง
4. การช่วยกนัขจัดขยะมูลฝอยคนไทยยงัมีนิสัยทิ้งขยะตำมควำมพอใจ แต่ในปัจจุบนัเนื่องจำกมีขยะมำกมำยหลำยชนิด บำงชนิดก็มีพิษ บำงชนิดก็สำมำรถน ำไปรีไซเคิลกลับมำใช้ใหม่ได้ จึงมีควำมจ ำเป็ นต้องสร้ำงกิจนิสัยที่ดีในกำรทิ้งขยะ เพื่อควำม สะอำดเป็นระเบียบเรียบร้อยและควำมปลอดภยัจึงควรฝึกใหม้ีกิจนิสัยที่ดีดงัต่อไปน้ี 4.1 เรียนรู้วิธีกำรแยกขยะให้เข้ำใจ ถังขยะในปัจจุบันมีกำรแบ่งและบอกว่ำเป็ น ถังขยะเปี ยก ขยะแห้ง ขยะรีไซเคิล และ ขยะอันตรำยบำงสถำนที่ก็เขียนไว้ข้ำงถังขยะและแบ่งเป็ นสี เพื่อเป็ นจุดเด่นให้สำมำรถมองเห็นได้ชัดเจน 4.2 ทิ้งขยะลงไปในถงัตำมประเภทใหถู้กตอ้งเป็นกำรช่วยแบ่งเบำภำระงำนใหก้บัพนกังำนเก็บขยะดว้ย 4.3ขยะบำงประเภทเป็นขยะที่มีพิษควรแยกทิ้งใหถู้กตอ้ง สรุปสาระส าคัญ กำรท ำงำนร่วมกับผู้อื่น ต้องปรับปรุงและพัฒนำตนเองเพื่อให้เกิดควำมคล่องตัว เกิดควำมสัมพันธ์ที่ดี สร้ำงควำมสบำยใจ ต่อผู้ที่เรำติดต่อด้วย กำรศึกษำหำควำมรู้เกี่ยวกับกิจนิสัยที่ พึงประสงคใ์นกำรทำ งำน ถือเป็นสิ่งสำ คญัอยำ่งยงิ่เพรำะกำร ทำ งำนของคน หำกมีกิจนิสัยที่ดีก็เป็นสิ่งที่ช่วยดูแลทรัพยำกรดำ้นอื่น ๆ ของส ำนักงำนให้อยู่ในสภำพที่สมบูรณ์ มีควำมพร้อมใน กำรทำ งำน นอกจำกน้นัถำ้บุคลำกรมีกิจนิสัยที่ช่วยกนัรักษำสภำพแวดลอ้มของสำ นกังำน ก็จะทำ ใหภ้ำยในสำ นกังำนน้นัมีควำม สะอำดเป็ นระเบียบเรียบร้อย หำกทุกคนมีจิตส ำนึกในกำรช่วยกันรักษำพลังงำน นอกจำกจะประหยัดพลังงำนแล้ว ยังท ำให้มีควำม ปลอดภัยของทรัพย์สินต่ำง ๆ ในกำรใช้งำน เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องถ่ำยเอกสำร เครื่องโทรสำร และเครื่องปรับอำกำศ เป็ นต้น
ค าถามท้ายบท ค าศัพท์ (Vocabulary) ค าศัพท์ ค าแปล Heredity Experience Culture Facsimile Photocopier 1. จงเขียนปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อกำรฝึ กกิจนิสัย 2. จงอธิบำยกิจนิสัยที่พึงประสงค์ในกำรท ำงำนส ำนักงำนมีกี่ข้อ อะไรบ้ำง 3. จงอธิบำยกิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้ำนนิสัยมีกี่ข้อ อะไรบ้ำง 4. จงอธิบำยกิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้ำนกำรใช้เทคโนโลยีสื่อสำรมีกี่ข้อ อะไรบ้ำง 5. จงอธิบำยกิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้ำนด้ำนสภำพแวดล้อมกำรท ำงำนมีกี่ข้อ อะไรบ้ำง