ARAHAN TETAP PENGARAH JABATAN AGAMA ISLAM JOHOR (PERATURAN PENGURUSAN KEWANGAN DAN ASET MASJID DAN SURAU NEGERI JOHOR 2019)
2 1. TUJUAN 1.1 Arahan Tetap ini bertujuan untuk memberikan garis panduan pengurusan kewangan dan aset masjid dan surau negeri Johor kepada Jawatankuasa Pengurusan Masjid dan Surau negeri Johor serta mana- mana orang yang terlibat dalam mentadbir masjid dan surau dalam negeri Johor. 1.2 Menyediakan dokumen rasmi berkaitan dengan pengurusan kewangan dan aset Masjid dan Surau yang selaras, lengkap dan jelas untuk dijadikan rujukan kepada semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan dan aset Masjid dan Surau di negeri Johor. 1.3 Memastikan pengurusan kewangan Masjid dan Surau memiliki sistem rekod dan perakaunan yang lengkap, betul dan kemaskini serta kebolehan untuk diaudit bagi mengawal selia segala bentuk terimaan wang, pembayaran dan pelupusan aset Masjid dan Surau. 2. PEMAKAIAN DAN TARIKH KUATKUASA 2.1 Arahan tetap ini terpakai kepada masjid dan surau yang berdaftar dengan Majlis Agama Islam Negeri Johor. 2.2 Arahan tetap ini mula berkuatkuasa pada tarikh ia dikeluarkan. 3. TAFSIRAN 3.1. Dalam Arahan Tetap ini, melainkan jika konteksnya menghendaki makna yang lain - “Aset” ertinya setiap harta alih, harta tak alih dan harta hidup yang dimiliki oleh Masjid dan Surau; “Bahagian Pengurusan Masjid” ertinya satu bahagian dalam Jabatan Agama Islam Negeri Johor yang berfungsi menguruskan hal ehwal Masjid dan Surau dalam Negeri Johor; “Baucer Bayaran” ertinya merupakan dokumen pengesahan perbelanjaan yang telah dibuat secara tunai atau cek; “Biro” ertinya satu bahagian dalam Jawatankuasa Kariah Masjid dan Surau yang ditubuhkan sebagaimana Seksyen 104 Enakmen dan Peraturan 13 Peraturan-Peraturan; Ënakmen” ertinya Enakmen Pentadbiran Agama Islam (Negeri Johor) 2003;
3 “Jawatankuasa” ertinya Jawatankuasa Pengurusan Kariah Masjid dan Surau yang ditubuhkan melalui peraturan-peraturan yang dibuat di bawah seksyen 104 Enakmen Pentadbiran Agama Islam (Negeri Johor) 2003 dan Peraturan 13 Peraturan-Peraturan; “Laporan Kewangan” ertinya penyata penerimaan, pembayaran dan lain-lain laporan berkaitan dengan kewangan Masjid dan Surau; “Majlis” ertinya Majlis Agama Islam Negeri Johor yang ditubuhkan di bawah Subseksyen 4(1) Enakmen Pentadbiran Agama Islam (Negeri Johor) 2003; “Masjid dan Surau” ertinya suatu bangunan – (a) yang digunakan bagi Sembahyang Jumaat dan sembahyang lain dan kegiatankegiatan yang disuruh, disyorkan, atau dibenarkan oleh agama Islam; dan (b) yang penggunaannya sebagai yang sedemikian dibenarkan oleh Majlis di bawah seksyen 98 Enakmen Pentadbiran Agama Islam (Negeri Johor) 2003; dan termasuklah mana-mana surau, madrasah atau bangunan lain yang ditetapkan oleh Majlis sebagai Masjid dan Surau di bawah seksyen itu; “Pegawai Masjid dan Surau” ertinya Imam, Bilal dan Noja atau apa-apa nama, stail atau gelaran tertentu sebagaimana yang diberikan dari semasa ke semasa oleh Majlis berhubung dengan pengurusan sesuatu Masjid dan Surau; “Pegawai Pembayar” ertinya mana-mana orang yang pada tahun semasa menyandang jawatan sebagai Bendahari Jawatankuasa Pengurusan dan kariah Masjid dan Surau, atau manamana orang yang diberikan kebenaran rasmi oleh pengerusi bagi memangku atau menanggung kerja Bendahari ketika ketiadaannya; “Pegawai Pengawal” ertinya mana-mana orang yang pada tahun semasa menyandang jawatan sebagai Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan dan kariah Masjid dan Surau, atau manamana orang yang diberikan kebenaran rasmi oleh Majlis atau wakilnya bagi memangku atau menanggung kerja Pengerusi ketika ketiadaannya; “Peraturan-Peraturan” ertinya Peraturan-Peraturan Jawatankuasa Pengurusan Kariah Masjid dan Surau Negeri Johor 2019; “Perolehan” ertinya mendapatkan sesuatu bekalan, kerja atau perkhidmatan dengan mengikut tatacara yang telah ditetapkan oleh Majlis dan Jabatan; “Tabung Kebajikan Masjid dan Surau” ertinya tabung khas berakaun yang disediakan di mana-mana Masjid dan Surau bagi tujuan mengumpulkan dana pembangunan, pengimarahan dan apa-apa aktiviti yang dibolehkan dan berkaitan dengan Masjid dan Surau dan kariahnya; “Panjar Wang Runcit” ertinya sejumlah wang tunai yang diberi kepada Bendahari untuk membolehkannya membuat pembayaran kecil yang segera dan pembayaran runcit yang mana nilai pegangannya bagi sesuatu masa tidak melebihi daripada yang dipersetujui oleh Mesyuarat
4 Jawatankuasa Pengurusan dan kariah Masjid dan Surau yang mana boleh digunakan bagi memberi pembayaran wang tunai segera kepada Ahli Jawatankuasa Masjid dan Surau dan Pegawai Masjid dan Surau yang memerlukan wang untuk membayar belanja perjalanan; “Panjar Khas” ertinya jumlah wang tunai yang didahulukan kepada bendahari untuk program atau aktiviti berkala yang dipersetujui oleh Mesyuarat Jawatankuasa Masjid dan Surau; “Pegawai Pemungut” mana-mana orang yang pada tahun semasa menyandang jawatan sebagai Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan dan kariah Masjid dan Surau, atau mana-mana orang yang diberikan kebenaran rasmi oleh Penghulu Mukim bagi memangku atau menanggung kerja Bendahari ketika ketiadaannya. 4. AKAUN MASJID DAN SURAU 4.1. Segala hasil atau wang yang didapatkan atau diterima dengan apa cara pun oleh Masjid dan Surau mestilah dimasukkan ke dalam akaun masjid dan surau melainkan penerimaannya bagi tujuan yang khusus dan terhad; 4.2. Segala wang adalah dimasukkan dalam Akaun Masjid dan Surau, dengan mengambil kira tujuan penyerahan wang bagi program atau pembangunan atau bagi tujuan yang lain; dan 4.3. Akaun masjid dan surau hak milik Majlis. 5. ANGGARAN KEWANGAN 5.1. Masjid dan Surau hendaklah menyediakan anggaran kewangan bagi Masjid dan Suraunya bagi tahun berikutnya. Pegawai Pengawal adalah bertangungjawab bagi menyediakan anggaran hasil yang dipungut dan perbelanjaan yang perlu dibayar dalam tempoh tahun kewangan tersebut; 5.2. Anggaran Hasil hendaklah disediakan termasuk berasaskan terimaan kasar Akaun Masjid dan Surau daripada pelbagai sumber yang diusahakan atau yang diterima termasuk terimaan daripada kerajaan; 5.3. Anggaran Hasil dikira daripada apa-apa bentuk sumber dan tidak terhad kepada yang berikut:- (a) Kutipan khas; (b) Sewaan; (c) Keuntungan bank; (d) Pemberian Kerajaan;
5 (e) Pemberian tanggungjawab khidmat sosial daripada syarikat; (f) Pelbagai derma; 5.4. Anggaran Perbelanjaan hendaklah disediakan berasaskan kepada perbelanjaan mengurus, penyelenggaraan, melaksanakan program dan aktiviti yang dirancang oleh Masjid dan Surau mengikut pembahagian fungsi Biro-biro Jawatankuasa Pengurusan dan kariah Masjid dan Surau; 5.5. Anggaran Perbelanjaan dikira daripada apa-apa bentuk tanggungan Masjid dan Surau dan tidak terhad kepada yang berikut :- (a) Utiliti (air, elektrik dan telefon); (b) Penyelengaraan bangunan dan peralatan; (c) Program dan aktiviti; (d) Upah, gaji, elaun dan emolument; (e) Caruman Majikan dan Pekerja seperti Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP), Pertubuhan Keselamatan Pekerjaan (PERKESO), Insurans Pekerja dan sebagainya; (b) Imbuhan perkhidmatan seperti rumah, perubatan dan sebagainya. 5.6. Masjid dan Surau hendaklah menyediakan Anggaran Tambahan Peruntukan bagi Masjid dan Suraunya untuk perbelanjaan yang perlu dibayar dalam tempoh tahun kewangan tersebut dan hendaklah dibawa dan diluluskan oleh mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan dan kariah Masjid dan Surau. 6. TERIMAAN 6.1. SURAT KUASA (a) Majlis atau wakilnya hendaklah mengeluarkan Surat Kuasa kepada mana-mana orang untuk dilantik sebagai berikut – (i) Pegawai Pengawal kewangan Masjid dan Surau; (ii) Pegawai Pemungut 6.2. PEGAWAI PENGAWAL
6 (a) Majlis atau wakilnya hendaklah melantik Pengerusi Jawatankuasa atau mana-mana orang bersesuaian bagi bertindak sebagai Pegawai Pengawal kewangan; (b) Surat Kuasa sebagai Pegawai Pengawal Kewangan yang diberikan hendaklah berkuatkuasa sepanjang perkhidmatan dalam Jawatankuasa dan akan terbatal secara serta merta disebabkan tamat tempoh perkhidmatan atau dilucutkan jawatan atau peletakan jawatan atau kematian; (c) Majlis atau wakilnya boleh, memberikan surat kuasa sementara kepada mana-mana orang sebagai Pegawai Pengawal kerana memangku atau menanggung kerja ketika ketiadaannya. 6.3. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL (a) Pegawai Pengawal kewangan hendaklah bertanggungjawab bagi pihak Majlis atas pengurusan yang sepatutnya mengenai kewangan Masjid dan Surau yang dipungut, diterima atau dibelanjakan, disimpan atau dilupuskan oleh atau untuk Masjid dan Surau atau perkhidmatan yang baginya anggaran itu diperuntukkan, dan bertanggungjawab bagi memastikan supaya Kadi Daerah dirujuk mengenai apa-apa perkara yang penting dan luar biasa; 6.4. PEGAWAI PEMUNGUT (a) Majlis atau wakilnya hendaklah melantik Bendahari Jawatankuasa atau mana-mana orang bersesuaian selaku Pegawai Pemungut bagi pihak Masjid dan Surau; (b) Surat Kuasa Penerimaan Wang yang diberikan hendaklah berkuatkuasa tempoh sepanjang perkhidmatan dan akan terbatal secara serta merta disebabkan tamat tempoh perkhidmatan atau dilucutkan jawatan atau perletakan jawatan atau kematian; dan (c) Penerimaan wang atas nama Masjid dan Surau hanya dianggap sah sekiranya penerimaannya melalui Pegawai Penerima Wang atau dikeluarkan resit atau baucer penerimaan jika kaedah penyaluran wang menggunakan sistem pemindahan wang secara terus dari akaun atau melalui tabung-tabung di Masjid dan Surau. 6.5. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMUNGUT (a) Pegawai Pemungut hendaklah bertanggungjawab bagi pihak Majlis atas pengurusan yang sepatutnya mengenai kewangan Masjid dan Surau yang berikut :- (i) Mengeluarkan Resit Rasmi bagi setiap penerimaan wang kepada Masjid dan Surau; (ii) Menyimpan dengan selamat dan menggunakan dengan sepatutnya semua Resit Rasmi;
7 (iii) Memastikan supaya Pegawai Pengawal kewangan dirujuk mengenai apa-apa perkara yang penting dan luar biasa; 6.6. RESIT RASMI (a) Jawatankuasa hendaklah menyediakan resit rasmi. Resit Rasmi hendaklah bernombor siri dan menggunakan karbon dalam dua salinan; (b) Meminda sesuatu resit rasmi adalah dilarang atas apa-apa sebab tertentu sama ada rosak dan tidak boleh dikeluarkan ia mestilah jangan dimusnahkan tetapi hendaklah dibatalkan dan disimpan. 6.7. KAWALAN KE ATAS RESIT RASMI (a) Buku-buku resit yang diterima daripada pencetak hendaklah disemak untuk menentukan ketepatan bilangannya sebelum dimasukkan ke dalam Buku Daftar Kawalan Resit. Sebarang kecacatan hendaklah dikembalikan kepada pencetak bersama-sama dengan penerangan mengenainya; (b) Buku-buku resit yang diterima hendaklah disimpan di tempat yang selamat seperti peti besi atau kabinet berkunci. 7. KUTIPAN. 7.1. Wang yang diterima oleh Masjid dan Surau daripada pelbagai sumber dan kaedah penerimaan hendaklah dicatatkan dalam Rekod Wang Tunai seperti Jadual 1; 7.2. Tabung Kutipan Jumaat dan Derma hendaklah dibuka bersama-sama dan dikira sekurangkurangnya oleh tiga (3) orang daripada Jawatankuasa Pengurusan kariah Masjid dan Surau atau Pegawai Masjid dan Surau yang dilantik dan Bendahari atau pembantunya adalah salah seorang dari (3) tiga orang yang diberikan kuasa bagi membuka dan mengira kutipan derma Masjid dan Surau tersebut dan dicatat kutipan tersebut di dalam Buku Daftar. 7.3. KUTIPAN DIMASUKKAN KE DALAM BANK (a) Kutipan yang tidak sempat disimpan di bank pada hari yang sama hendaklah disimpan dalam peti besi; (b) Slip bank wang deposit hendaklah digunakan untuk menyokong deposit wang ke dalam bank dan catatan nombor resit bank hendaklah dibuat di dalam Buku Tunai atau rekod ringkasannya. Manakala slip deposit bank hendaklah disimpan dengan selamat bagi
8 tujuan semakan dan rujukan serta pemeriksaan oleh Juruaudit Dalam dan Luar atau Pegawai Majlis; (c) Setiap urusan kemasukan wang kutipan Masjid dan Surau ke dalam bank hendaklah dibuat dengan menggunakan slip bank yang disediakan oleh pihak bank dan slip tersebut hendaklah diisi dengan lengkap. 8. BAYARAN 8.1. Setiap pembayaran boleh dibuat sama ada secara tunai atau secara cek berpalang pada akaun penerima sahaja, dan hendaklah direkodkan pada Daftar Pembayaran. 8.2. DAFTAR PEMBAYARAN (a) Suatu daftar pembayaran hendaklah diselenggara untuk menunjukkan butir-butir mengenai semua wang tunai dan cek berpalang yang dikeluarkan atau diterima untuk dibahagi-bahagikan. 8.3. CARA BAYARAN (a) Pembayaran boleh dibuat melalui suatu baucer bayaran seperti di Jadual 2 dan disokong dengan butir-butir penuh mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, termasuk nama dan alamat pembekal, invois yang menyatakan bahawa sesuatu kerja telah dibuat atau sesuatu barangan telah dibekalkan. 8.4. DOKUMEN SOKONGAN DAN BAUCER PEMBAYARAN (a) Setiap pembayaran hendaklah disertakan Baucer Pembayaran dan dokumen sokongan yang mengandungi butir-butir penuh mengenai tiap-tiap satu perbelanjaan atau perkhidmatan seperti invois dan dokumen penghantaran atau penyerahan perolehan; 8.5. PERAKUAN DAN KELULUSAN PEMBAYARAN (a) Pegawai Pengawal hendaklah meluluskan setiap baucer bayaran yang dibuat; (b) Pegawai Pengawal bersama-sama dengan Setiausaha dan/atau mana-mana ahli Jawatankuasa yang dilantik menandatangani baucer bayaran adalah bertanggungjawab memastikan perkara-perkara berikut :- i. Perkhidmatan yang dinyatakan telah dilaksanakan dengan sempurna. ii. Jumlah tuntutan bayaran adalah sama dengan sebutharga yang di kemukakan.
9 iii. Menyertakan salinan kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan kariah Masjid dan Surau telah diperolehi sebelum pembelian atau pembayaran dibuat. iv. Membuat pengesahan penerimaan perkhidmatan atau barangan diperlukan; v. Bayaran itu tidak melebihi wang yang ada dalam simpanan Masjid dan Surau; dan vi. maklumat mengenai pembayaran itu adalah disahkan benar dan betul; (c) Setiap perbelanjaan yang telah dibuat hendaklah direkodkan di dalam buku tunai; (d) Sekiranya berlaku sesuatu kecemasan atau keadaan yang memerlukan kepada tindakan Pegawai Pengawal Kewangan, Bendahari dan Ketua Biro atau Pegawai di Masjid dan Surau yang dilantik berkaitan boleh membuat keputusan melalui ketetapan beredar untuk membuat pembelian atau mendapatkan apa-apa perkhidmatan dan bekalan yang diperlukan. 9. EMOLUMEN, IMBUHAN DAN CARUMAN 9.1. Jawatankuasa boleh, membayar apa-apa emolumen atau imbuhan atau caruman kepada manamana Pegawai Masjid dan Surau yang dilantik mengikut kehendak Seksyen 100(1) dan (3) Enakmen mengikut kadar yang telah ditetapkan oleh Majlis atau suatu ketetapan daripada mesyuarat Jawatankuasa. 10. BUKU CEK 10.1. Hanya penandatangan cek yang dilantik sahaja dibenarkan untuk memohon buku cek. 10.2. Tiada cek kosong dibenar ditandatangani terlebih dahulu oleh mana-mana pihak yang diberi kuasa untuk menandatangani cek tersebut. 10.3. Bagi sesuatu Masjid dan Surau yang mempunyai akaun semasa, penggunaan cek digalakkan untuk pembayaran; 10.4. Tarikh, nama penerima, tujuan cek dikeluarkan serta jumlah pembayaran hendaklah ditulis dengan jelas pada setiap keratan buku cek; 10.5. Setiap cek yang salah hendaklah ditulis “BATAL” pada cek tersebut dan keratannya. Cek-cek batal hendaklah dikepilkan pada keratannya.
10 10.6. PEMERIKSAAN BUKU CEK (a) Setiap buku cek hendaklah diperiksa oleh pemohon buku cek dengan serta merta sejurus selepas diterima daripada bank yang berkenaan untuk memastikan bahawa kandungan buku cek tersebut adalah lengkap dan tidak mempunyai sebarang kekurangan atau kesalahan pada nombor siri atau helaiannya. Pegawai Pengawal Kewangan hendaklah menurunkan tandatangannya di bahagian belakang helaian terakhir buku cek bagi mengesahkan bahawa pemeriksaan telah dibuat ke atas buku cek tersebut. 10.7. PENYIMPANAN BUKU CEK (a) Semua buku cek hendaklah disimpan di dalam peti besi atau kabinet keluli berkunci atau di tempat lain yang selamat dan berkunci di Masjid dan Surau. 10.8. KEHILANGAN CEK (a) Mana-mana cek yang dilaporkan hilang oleh penerima dan tempoh sah lakunya belum lagi luput maka adalah menjadi tanggungjawab Bendahari atau Pegawai Pengawal Kewangan yang diberi kuasa, untuk melaporkan perkara itu kepada bank berkenaan supaya satu tindakan untuk menghalang pembayaran cek tersebut dibuat serta merta; (b) Cek yang hilang itu boleh digantikan hanya selepas tindakan untuk membatalkan cek bayaran tersebut disahkan secara bertulis oleh pihak bank yang berkaitan. 11. KEBENARAN MEMBUAT PELABURAN 11.1. Mana-mana Masjid dan Surau yang berkemampuan boleh membuat atau memasuki sebarang bentuk pelaburan tertakluk kepada syarat-syarat yang dibenarkan oleh Majlis. 11.2. Pegawai Pengawal Kewangan hendaklah mengenalpasti perkara-perkara berikut sebelum memutuskan cadangan membuat sebarang pelaburan daripada dana Masjid dan Surau iaitu :- (a) Pelaburan tersebut hendaklah menepati kehendak syariah; (b) Mendapatkan maklumat lengkap produk pelaburan dan kajian risiko pelaburan dari sumber dalaman dan luaran; (c) Memastikan wang pelaburan tidak diambil dari bajet kewangan tahunan untuk operasi Masjid dan Surau seperti pembayaran utiliti, emolument, serta lain-lain tanggungan sebelum cadangan pelaburan dikemukakan. (d) Mendapatkan persetujuan Mesyuarat Jawatankuasa bagi mendapatkan kebenaran daripada Majlis.
11 (e) Semua jenis pelaburan hendaklah dinyatakan di dalam Penyata Kewangan Masjid dan Surau 12. MEMBUKA AKAUN BANK 12.1. Pegawai Pengawal Kewangan hendaklah memastikan hanya satu akaun bank sahaja di manamana bank di dalam Malaysia yang menjalankan perniagaan perbankan Islam, sebagaimana Peraturan 29 Peraturan-Peraturan, kecuali dengan kebenaran Majlis. 12.2. Mesyuarat Jawatankuasa hendaklah mendapatkan surat pengesahan dan sokongan daripada Bahagian Pengurusan Masid Dan Surau atau Pejabat Kadi Daerah untuk membuka satu akaun semasa atau simpanan dengan menyatakan bank yang berkaitan. 13. MENUTUP AKAUN BANK 13.1. Majlis boleh mengarahkan mana-mana Masjid dan Surau yang mempunyai akaun bank yang tidak patuh syariah untuk menutup akaun tersebut. 13.2. Majlis boleh mengarahkan mana-mana Masjid dan Surau yang mempunyai lebih daripada satu akaun, memilih satu akaun sahaja yang menjalankan perniagaan perbankan Islam dan menutup segera akaun-akaun yang lain. 13.3. Bendahari dan Pemeriksa Kira-Kira hendaklah memastikan semua baki dari akaun bank yang ditutup disahkan terlebih dahulu sebelum dipindahkan ke akaun utama yang dikekalkan dan melaporkan kepada Pegawai Pengawal Kewangan; 13.4. Majlis melalui nasihat dari Mufti, boleh menentukan status baki akaun mana-mana Masjid dan Surau yang ditutup untuk diserahkan kepada Baitulmal. 14. BUKU TUNAI 14.1. Pegawai Pemungut hendaklah menyelenggara buku tunai sebagai rekod transaksi penerimaan dan pengeluaran kewangan. 15. LAPORAN KEWANGAN
12 15.1. Pegawai Pemungut hendaklah menyediakan satu ringkasan penerimaan dan pembayaran bulanan untuk dikemukakan kepada pemeriksa kira-kira yang dilantik sebagai semakan. 16. PENYATA KEWANGAN 16.1. Kewangan Masjid dan Surau hendaklah diurustadbir dan diselenggara dengan baik menggunakan Buku Tunai dan merekodkan maklumat-maklumat berikut: (a) tarikh; (b) butir-butir penerimaan bayaran; (c) tujuan bayaran; (d) amaun atau jumlah yang dibayar; (e) no. Baucer; (f) no. Cek. 16.2. Satu Laporan Kewangan Bulanan yang menunjukkan rekod pungutan atau terimaan dan perbelanjaan hendaklah disediakan setiap bulan. Laporan ini hendaklah disediakan oleh Bendahari. 16.3. Jawatankuasa berhak mendapatkan apa-apa maklumat lanjut atau keterangan yang lengkap mengenai akaun pungutan atau terimaan serta perbelanjaan apabila perlu. 16.4. Pemeriksa Kira-kira bertanggungjawab untuk menyemak dan mengesahkan laporan tersebut dan hendaklah dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa. 16.5. Laporan Kewangan Tahunan Masjid dan Surau hendaklah disediakan bagi tahun kewangan berakhir setiap tahun iaitu pada 31 Disember. 16.6. PENYATA PERBELANJAAN PROGRAM KHAS DAN BIRO-BIRO MASJID DAN SURAU (a) Akaun-akaun Penyata Perbelanjaan aktiviti khas hendaklah dibentangkan kepada mesyuarat Jawatankuasa. 16.7. PENYATA PENYESUAIAN BANK
13 (a) Mana-mana Masjid dan Surau yang mempunyai akaun semasa adalah dikehendaki mendapatkan penyata bulanan bank. Penyata ini hendaklah disemak dan dibandingkan dengan rekod di Buku Tunai atau Bank setiap bulan. Jika terdapat sebarang perbezaan di antara baki bank dengan baki Buku Tunai atau Bank, maka satu Penyata Penyesuaian Bank hendaklah disediakan untuk menjelaskan perbezaan itu dan dicatat di dalam Buku Daftar; (b) Bendahari adalah dikehendaki menyemak dan menandatangani Penyata penyesuaian Bank yang telah disediakan. 16.8. PEMBENTANGAN DAN PENGESAHAN (a) Rekod kewangan dan dokumen-dokumen berkaitan kewangan hendaklah disediakan dalam bentuk Laporan Kewangan Bulanan pada tiap-tiap bulan dan dibentangkan sekurang-kurangnya 4 bulan sekali dalam mesyuarat Jawatankuasa untuk semakan dan kelulusan. 17. PERUNTUKAN PEROLEHAN 17.1. Apa-apa juga bentuk perolehan hendaklah menggunakan peruntukan yang telah direkod dalam Akaun Masjid dan Surau yang disenaraikan dalam Anggaran Penerimaan Wang. 17.2. Perolehan hanya boleh dilakukan terhadap apa-apa bentuk perolehan yang disenaraikan dalam Anggaran Perbelanjaan yang telah dibentangkan dan diluluskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa. 17.3. Walau bagaimanapun perkara tersebut boleh dilakukan sekiranya terdapat peruntukan khas yang diperolehi atau terdapat perkara-perkara yang mustahak dan mesti dilaksanakan oleh Jawatankuasa Pengurusan dan kariah Masjid dan Surau. 18. SUMBER DANA PEROLEHAN 18.1. Ketetapan bagi mematuhi peraturan bagi tujuan perolehan meliputi kepada semua sumber dana dan tidak terhad kepada sumber berikut :-
14 (a) Peruntukan Kerajaan Persekutuan seperti Perdana Menteri, Timbalan Perdana Menteri, Menteri atau Ahli Dewan Rakyat, Kementerian, Jabatan dan Agensi Persekutuan dan sebagainya; (b) Peruntukan Kerajaan Negeri seperti Menteri Besar, Ahli Dewan Undangan Negeri, Jabatan Agama Islam Negeri Johor, Tabung Pembangunan Masjid Dan Amal Jariah Negeri Johor, Majlis Agama Islam Negeri Johor, Jabatan dan Agensi Kerajaan Negeri dan sebagainya; (c) Peruntukan Tabung Kebajikan Masjid dan Surau; (d) Sumbangan Korporat atau Tanggungjawab Sosial Korporat; dan (e) Orang Awam. 19. LEMBAGA PEROLEHAN 19.1. Bagi tujuan melaksanakan projek perolehan, Jawatankuasa hendaklah mewujudkan Lembaga Perolehan, yang keahliannya adalah sebagaimana berikut: (a) Pengerusi Jawatankuasa; (b) Timbalan Pengerusi Jawatankuasa; (c) Setiausaha Jawatankuasa; (d) Penolong Setiausaha Jawatankuasa; (e) Bendahari Jawatankuasa; (f) Dua orang ahli yang tahu hal-hal berkaitan hukum syarak; dan (g) Dua orang ahli yang memiliki pengetahuan terhadap hal-hal teknikal. 20. SYARAT-SYARAT PEROLEHAN 20.1. Lembaga Perolehan adalah tertakluk kepada syarat-syarat perolehan seperti berikut:- (a) Perolehan hendaklah terlebih dahulu dibentangkan dan diluluskan dalam mesyuarat Jawatankuasa yang dihadiri oleh sekurang-kurangnya separuh dari jumlah korum mesyuarat; (b) Mempunyai peruntukan kewangan yang mencukupi; (c) Mendapatkan kebenaran daripada Majlis untuk melaksanakan kerja; (d) Mematuhi setiap dasar dan peraturan pembangunan Masjid dan Surau yang dikuatkuasakan oleh Majlis; dan (e) Harga yang menguntungkan dinisbahkan kepada kualiti, kuantiti, tempoh perbekalan dan jangka hayat selepas serahan dilakukan.
15 20.2. Jawatankuasa boleh melantik mana-mana orang yang mempunyai kepakaran dan berkelayakan bagi menilai bentuk perolehan yang dicadangkan. 21. KAEDAH PEROLEHAN 21.1. Pembelian terus iaitu pembelian atau pelantikan yang dibuat selepas mendapat kebenaran daripada Jawatankuasa Pengurusan dan kariah Masjid dan Surau dengan kadar had RM10,000 ke bawah dengan mendapatkan dua sebutharga dari dua pembekal. 21.2. Sebut Harga iaitu pembelian dan pelantikan dengan kadar had RM10,000 hingga RM50,000 yang dibuat berasaskan kepada pemilihan daripada sekurang-kurangnya tiga tawaran sebut harga yang diperolehi daripada pihak pembekal atau pihak kontraktor sebagaimana berikut: (a) Bagi memastikan Masjid dan Surau mendapat tawaran yang terbaik, Jawatankuasa Pengurusan dan kariah Masjid dan Surau hendaklah menetapkan spesifikasi bekalan, perkhidmatan atau kerja yang dikehendaki sebelum memanggil sebutharga. Spesifikasi tersebut hendaklah dibincangkan dan dipersetujui di dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan dan kariah Masjid dan Surau; (b) Pegawai Pengawal kewangan atau Bendahari hendaklah memanggil sekurang-kurangnya tiga (3) pembekal yang berlainan; (c) Satu Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah ditubuhkan oleh Jawatankuasa Pengurusan dan kariah Masjid dan Surau bagi memutuskan tawaran yang diterima. Keanggotaan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah sekurang-kurangnya tiga (3) orang yang terdiri daripada seorang wakil Pejabat Kadi Daerah, seorang wakil Jawatankuasa Pengurusan dan kariah Masjid dan Surau dan seorang wakil Pegawai Teknikal; (d) Sekiranya Jawatankuasa Pengurusan dan kariah Masjid dan Surau tidak mempunyai Pegawai Teknikal, pihak Jawatankuasa Masjid dan Surau hendaklah melantik Pegawai Teknikal daripada mana-mana Jabatan yang mempunyai kepakaran sebagai Jawatankuasa Sebut Harga. 21.3. Tender iaitu pembelian dan pelantikan dengan kadar had RM50,000 ke atas yang perlu mendapat persetujuan sekurang-kurangnya 2/3 daripada ahli Jawatankuasa dan perlu diiklankan di papan kenyataan Masjid atau Surau atau media massa sama ada bercetak atau elektronik, selama tempoh 20 hari dari tarikh diiklankan. 22. KELAYAKAN PEMBEKAL
16 22.1. Jawatankuasa hendaklah memilih pembekal yang patuh kepada kelayakan pembekal seperti berikut :- (a) Pembekal yang benar-benar mempunyai keupayaan bagi membekalkan apa-apa perolehan yang diperlukan; (b) Pembekal yang sedia mematuhi kehendak hukum syarak dan peraturan sepanjang kontrak; (c) Bukan daripada Jawatankuasa. 23. DANA WANG RUNCIT 23.1. Jawatankuasa Pengurusan dan kariah Masjid dan Surau boleh membenarkan Bendahari memegang sejumlah wang sebanyak RM 500.00 atau amaun yang difikirkan munasabah, sebagai Dana Wang Runcit, bertujuan untuk perbelanjaan runcit dan keperluan mendesak. Pembelian melalui dana ini tidak memerlukan kebenaran Jawatankuasa Masjid dan Surau tetapi Bendahari perlulah mendapatkan resit pembeliannya sebagai bukti pembayaran dan disimpan untuk tujuan rekod. 24. ASET MASJID DAN SURAU 24.1. Aset yang diusahakan atau diterima oleh Masjid dan Surau daripada pelbagai sumber dan kaedah penerimaan hendaklah dicatatkan dalam Daftar Aset. 24.2. Aset hendaklah disimpan di tempat dan kaedah penyimpanannya yang terjamin keselamatannya dan hendaklah disahkan kebolehfungsi dengan sempurna ketika penerimaannya bagi menjamin keselamatannya dan mengekalkan tempoh jangka hayatnya; 24.3. Dokumen serahan dan penerimaan hendaklah disimpan dengan selamat bagi tujuan semakan dan rujukan serta pemeriksaan. 24.4. JENIS-JENIS ASET MASJID DAN SURAU (a) Aset Tetap ialah yang mempunyai jangka hayat yang melebihi dari satu tempoh perakaunan selama setahun, dan dibahagikan seperti berikut:- i. Bangunan Masjid dan Surau;
17 ii. Bangunan Dewan Serbaguna atau Balai Islam; iii. Bangunan Rumah Pegawai atau Pekerja; iv. Bangunan Lot Niaga; v. Kenderaan; vi. Peralatan Elektrik; vii. Perabot; viii. Khemah atau Kanopi; (b) Aset Semasa ialah yang mempunyai jangka hayat yang pendek iaitu kurang dari tempoh perakaunan selama setahun seperti wang, penghutang, inventori dan sebagainya. Antara kategorinya adalah seperti berikut:- i. Alatulis dan Peralatan Pejabat; ii. Peralatan penyelengaraan dan kebersihan; iii. Barang-barang dan Peralatan Dapur; iv. Bahan Rujukan Bercetak (Al-Quran, Yasiin dan sebagainya). 24.5. REKOD ASET (a) Aset Masjid dan Surau hendaklah ditandakan atau dilabel bagi menunjukkan tanda Hak Milik Masjid atau Surau untuk mudah dikesan dan juga mengelakkan daripada tersalah ambil oleh mana-mana pihak. 24.6. REKOD PERGERAKAN ASET (a) Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada rekod pinjaman dan pergerakan aset. 24.7. PENYELENGGARAAN ASET (a) Aset yang memerlukan penyelenggaraan atau penyelenggaraan berkala perlu dikenalpasti dan disenaraikan dalam senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan dan hendaklah dilaporkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan dan kariah Masjid dan Surau. 25. KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA SERTA PELUPUSAN 25.1. Dokumen Kewangan boleh dilupuskan tujuh (7) tahun selepas penyelesaian akhir segala urusan dan penutupan akaun terakhir dalamnya serta mendapatkan kelulusan Jawatankuasa. Bagi
18 dokumen-dokumen dalam siasatan, pihak Masjid dan Surau perlulah mendapatkan kelulusan Majlis atau Jabatan. 25.2. Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pemulangan hasil hendaklah sentiasa diberi perhatian. Antara kaedah pelupusan yang sesuai dilaksanakan adalah seperti berikut :- a) Jualan Sisa; b) Musnah; c) Tukar beli; d) Hadiah. 26. PELANTIKAN WAKIL 26.1. Majlis boleh melantik mana-mana orang yang ketika itu adalah Pegawai Daerah atau Kadi Daerah atau Penghulu Mukim bagi daerah berkenaan sebagai wakil bagi menjalankan apa-apa kuasa Majlis berdasarkan peraturan ini. 27. PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN 27.1. Jawatankuasa atau mana-mana orang yang terlibat dengan pengurusan Masjid dan Surau adalah tertakluk kepada peraturan ini dalam menguruskan kewangan dan aset Masjid dan Surau. 27.2. Mana-mana pelanggaran terhadap mana-mana peraturan-peraturan yang berkuatkuasa bolehlah diambil tindakan oleh pihak berkuasa yang berkenaan. 27.3. Majlis boleh mengambil tindakan di peringkat mana-mana prosiding siasatan terhadap sesuatu aduan pelanggaran peraturan ini dengan tindakan sebagaimana berikut :- (a) Surcaj ; (b) Gantung Jawatan ; atau (c) Pecat serta-merta. 28. PENGECUALIAN 28.1. Majlis boleh, dengan kelulusan Mesyuarat Majlis melalui notis mengecualikan mana-mana Masjid dan Surau daripada semua atau mana-mana peruntukan peraturan ini.
19 29. PINDAAN 29.1. Majlis boleh dari semasa ke semasa meminda mana-mana peruntukan dalam Arahan Tetap ini dan apa-apa pindaan hendaklah diterimapakai kepada pihak yang terlibat. 30. PEMBATALAN 30.1. Dengan berkuatkuasanya Arahan Tetap ini, maka semua versi panduan dan pekeliling yang berkaitan dengan pentadbiran dan pengurusan kewangan dan aset Masjid dan Surau sebelum ini adalah dibatalkan bermula dari tarikh Arahan Tetap ini dikuatkuasakan. 31. HUKUM SYARAK 31.1. Mana-mana peruntukan atau tafsiran peruntukan di bawah Arahan Tetap ini yang tidak konsisten dengan Hukum Syarak hendaklah terbatal setakat yang tidak konsisten itu ; 31.2. Jika terdapat apa-apa lakuna atau jika apa-apa perkara tidak diperuntukkan dengan nyata oleh Arahan Tetap ini, Majlis hendaklah menggunakan Hukum Syarak yang digunapakai oleh Enakmen.
20 JADUAL 1 PERATURAN-PERATURAN PENGURUSAN KARIAH MASJID DAN SURAU NEGERI JOHOR 2019 ARAHAN TETAP PENGARAH JABATAN AGAMA ISLAM NEGERI JOHOR (PERATURAN PENGURUSAN KEWANGAN DAN ASET MASJID DAN SURAU NEGERI JOHOR 2019) PENYATA BUKU TUNAI JAWATANKUASA PENGURUSAN KARIAH MASJID DAN SURAU NEGERI JOHOR DARUL TA’ZIM SESI ........................... Tarikh Penyata Buku Tunai : Dari ................................... hingga ........................................ Tarikh No. Terimaan / Bayaran No. Resit / Baucer Tujuan Kelulusan Terimaan (RM) Bayaran (RM) Baki (RM) JUMLAH Rumusan Penyata Buku Tunai Baki Terakhir Baki di Tangan Perbezaan Recoup Tunai Baki ke hadapan Disediakan Oleh Disahkan Oleh Disemak oleh: ……………………… ( Bendahari ) Tarikh : ……………… …………………………… ( Pengerusi ) Tarikh : ………………… ............................. (Pemeriksa Kira-Kira 1) Tarikh : ………… ............................. (Pemeriksa Kira-Kira 1) Tarikh : …………
21 JADUAL 2 PERATURAN-PERATURAN PENGURUSAN KARIAH MASJID DAN SURAU NEGERI JOHOR 2019 ARAHAN TETAP PENGARAH JABATAN AGAMA ISLAM NEGERI JOHOR (PERATURAN PENGURUSAN KEWANGAN DAN ASET MASJID DAN SURAU NEGERI JOHOR 2019) BAUCER BAYARAN JAWATANKUASA PENGURUSAN KARIAH MASJID DAN SURAU NEGERI JOHOR DARUL TA’ZIM SESI ........................... Nama Masjid/Surau: ……………………………………………………………………………… No. baucer:………………………………………… Tarikh: ………………………………… Bayar kepada: …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………...... Kaedah bayaran: Tunai Cek Pindahan Akaun BUTIRAN PEMBAYARAN JUMLAH (RM) JUMLAH Disediakan Oleh Disahkan Oleh Diterima oleh: …………………………… ( Bendahari ) Tarikh: ……………………… …………………………… ( Pengerusi ) Tarikh: ……………………… ........................................... (Pembekal) Tarikh: ………………………