คู่มือการจัดทำ กระบวนการซื้อ และขาย ผ่านโปรแกรมสําเร็จรูปทางบัญชี และการออกใบกำ กับภาษี ใบเสร็จรับเงิน อิเล็กทรอนิกส์ (E-TAX INVOICE & RECEIPT) ผ่าน ORACLE NETSUITE ระบบภาษีเจริญ จัดทำ โดย : นาย นิซอบัร สุไลมาน
คู่มือการจัดทำกระบวณการซื้อ - ขาย โดยใช้โปรแกรมสําเร็จรูปทางบัญชี Oracle NetSuite และการออกใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & Receipt) ผ่านระบบภาษีเจริญ A manual to Procurement Processes Utilizing purchases and sales using the accounting software Oracle NetSuite and issuing tax invoices & receipts through Phasi Charoen System. บริษัท ศาลาแดง จำกัด โดย นายนิซอบัร สุไลมาน รหัสนักศึกษา 165205100050 สาขาการบัญชี คณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย วิทยาเขตสงขลา ปีการศึกษา 2566
คำนำ คู่มือการจัดทำกระบวณการซื้อ - ขาย โดยใช้โปรแกรมสําเร็จรูปทางบัญชี Oracle NetSuite และการ ออกใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & Receipt) ผ่านระบบภาษีเจริญ ฉบับนี้ จัดทำขึ้นเพื่อให้นักศึกษาฝึกงานที่เข้าฝึกประสบการณ์ในบริษัท ศาลาแดง จำกัด เท่านั้น เพื่อใช้เป็นเครื่องมือช่วยเสริมสร้างความรู้ความเข้าใจในการปฏิบัติงานโดยได้จัดทำรายละเอียดของการเข้าใช้’ านการจัดทำกระบวณการซื้อ - ขาย โดยใช้โปรแกรมสําเร็จรูปทางบัญชี Oracle NetSuite และการออก ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & Receipt) ผ่านระบบภาษีเจริญ โดยแสดงถึงขั้นตอนจัดทำกระบวณการซื้อ - ขาย โดยใช้โปรแกรมสําเร็จรูปทางบัญชี Oracle NetSuite และ การออกใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & Receipt) ผ่านระบบภาษีเจริญ เพื่อให้นักศึกฝึกงานได้ทราบถึงขั้นตอนการใช้งาน ซึ่งเข้าใจง่ายและใช้เป็นมาตรฐานในการปฏิบัติงานเบื้องต้น ผู้จัดทำคาดหวังเป็นอย่างยิ่งว่าการจัดทำคู่มือฉบับนี้จะมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ที่ได้เข้าฝึกงานในบริษัท ศาลาแดง จำกัด ได้ดี ผู้จัดทำ นายนิซอบัร สุไลมาน
สารบัญ หน้า คำนำ รายละเอียดทั่วไป 1 ขั้นตอนการทำงาน 7 1. การตั้งค่าข้อมูลหลัก 7 การสร้างฐานข้อมูลผังบัญชี (Chart of Accounts) 7 การสร้างฐานข้อมูลลูกค้าที่ยังไม่ตัดสินใจซื้อ (Lead) 8 การสร้างฐานข้อมูลลูกค้ารายใหม่ (Customer) 10 การสร้างฐานข้อมูลผู้ขาย (Vendor) 13 การสร้างฐานข้อมูลหลักสินค้า (Create Item) 15 การสร้างฐานข้อมูลคลังสินค้า (Create Location) 16 การสร้างฐานข้อมูลหน่วยนับ (Create Unit of Measure) 17 2. การสร้างใบขอซื้อ (Purchase Requisitions) 19 การเข้าสู่หน้าจอการสร้างใบขอซื้อ (Purchase Requisitions) 19 กรอกข้อมูลรายละเอียดใบขอซื้อ 19 การบันทึกข้อมูลที่หน้าจอใบขอซื้อ 21 การยืนยันการันทึกข้อมูลของใบขอซื้อ 21 3. การตั้งค่า Reminders 22 การเข้าสู่หน้าจอการตั้งค่า Reminders 22 4. การสร้างเอกสารใบสั่งซื้อจากใบขอซื้อสินค้า 23 การเข้าสู่หน้าจอใบสั่งซื้อจากใบขอซื้อสินค้า 23 5. การรับสินค้าเข้าคลังสินค้า (Item Receipts & Fulfillment) 26 การเข้าสู่หน้าจอการรับสินค้าเข้าคลังสินค้า (Item Receipts & Fulfillment) 26 การกดรับสินค้าเข้าคลังสินค้า 27 การพิมพ์เอกสารใบรับสินค้า 28 6. การส่งคืนสินค้าให้ผู้ขาย (Vendor Return Authorizations) 28 การเข้าสู่หน้าจอการส่งคืนสินค้า (Vendor Return Authorizations) 28 7. สร้างใบแจ้งยอดการชำระเงิน (Vendor Bill) 31 การเข้าสู่หน้าจอใบแจ้งยอดการชำระเงิน (Vendor Bill) 31
สารบัญ หน้า 8. สร้างใบลดหนี้จากการส่งคืนสินค้า (Vendor Credit) 32 การเข้าสู่หน้าจอใบลดหนี้จากการส่งคืนสินค้า (Vendor Credit) 32 9. การจ่ายชำระหนี้ให้กับเจ้าหนี้การค้า 35 การเข้าสู่หน้าจอการจ่ายชำระหนี้ให้กับเจ้าหนี้การค้า 35 10. การสร้างใบเสนอราคาขาย (Sale Quotations) 37 การเข้าสู่หน้าจอการสร้างใบเสนอราคาขาย (Sale Quotations) 37 11. สร้างใบสั่งขาย (Sales Order) 40 การเข้าสู่หน้าจอกาสร้างใบสั่งขาย (Sales Order) 40 12. การสร้างใบส่งสินค้า (Fulfillment) 45 การเข้าสู่หน้าจอใบส่งสินค้า (Fulfillment) 45 13. สร้างใบแจ้งหนี้ (Invoice) 48 การเข้าสู่หน้าจอการสร้างใบแจ้งหนี้ (Invoice) 48 14. สร้างใบรับคืนสินค้าจากลูกค้า (Return Authorizations) 53 การเข้าสู่หน้าจอสร้างใบรับคืนสินค้าจากลูกค้า (Return Authorizations) 53 15. สร้างใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) 59 การเข้าสู่หน้าจอการสร้างใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) 59 16. สร้างใบลดหนี้ (Credit Memo) 63 การเข้าสู่หน้าจอสร้างใบลดหนี้ (Credit Memo) 63 17. การรับชำระหนี้จากลูกค้า (Customer Payment) 67 การเข้าสู่หน้าจอการรับชำระหนี้จากลูกค้า (Customer Payment) 67 18. การขายสินค้าเป็นเงินสด (Cash Sale) 73 การเข้าสู่หน้าจอการขายสินค้าเป็นเงินสด (Cash Sale) 73 19. การคืนเงินลูกค้า (Refund Cash Sale) 79 การเข้าสู่หน้าจอการคืนเงินลูกค้า (Refund Cash Sale) 79
สารบัญภาพ หน้า ภาพที่ 1.1 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอสร้างฐานข้อมูลผังบัญชี 8 ภาพที่ 1.2 หน้าจอแสดงรายการฐานข้อมูลผังบัญชี 8 ภาพที่ 1.3 หน้าจอแสดงการสร้างฐานข้อมูลผังบัญชี 9 ภาพที่ 1.4 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอสร้างฐานข้อมูลลูกค้าที่ยังไม่ตัดสินใจซื้อ 9 ภาพที่ 1.5 หน้าจอแสดงรายการลูกค้าที่ยังไม่ตัดสินใจซื้อ 9 ภาพที่ 1.6 หน้าจอแสดงการสร้างฐานข้อมูลลูกค้าที่ยังไม่ตัดสินใจซื้อ 10 ภาพที่ 1.7 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลลูกค้า 10 ภาพที่ 1.8 หน้าจอแสดงรายการลูกค้า 11 ภาพที่ 1.9 หน้าจอแสดงการสร้างฐานส่วนของข้อมูลทั่วไปของลูกค้ารายใหม่ 11 ภาพที่ 1.10 หน้าจอแสดงส่วนของข้อมูลติดต่อลูกค้าของการสร้างฐานข้อมูลลูกค้ารายใหม่ 12 ภาพที่ 1.11 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอส่วนของข้อมูลที่อยู่ของลูกค้ารายใหม่ 12 ภาพที่ 1.12 หน้าจอแสดงการสร้างฐานข้อมูลส่วนของที่อยู่ของลูกค้ารายใหม่ 12 ภาพที่ 1.13 หน้าจอแสดงการสร้างฐานข้อมูลส่วนข้อมูลทางการเงินของลูกค้ารายใหม่ 13 ภาพที่ 1.14 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอข้อมูลผู้ขาย 13 ภาพที่ 1.15 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอจากรายการผู้ขาย 13 ภาพที่ 1.16 หน้าจอแสดงการสร้างฐานส่วนของข้อมูลทั่วไปของผู้ขาย 14 ภาพที่ 1.17 หน้าจอแสดงการสร้างฐานส่วนของข้อมูลที่อยู่ของผู้ขาย 14 ภาพที่ 1.18 หน้าจอแสดงการสร้างฐานข้อมูลเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร และผูกรหัสบัญชีของผู้ขาย 15 ภาพที่ 1.19 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอของการสร้างฐานข้อมูลหลักสินค้า 15 ภาพที่ 1.20 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอสร้างฐานข้อมูลหลักสินค้าจากรายการหลักสินค้า 15 ภาพที่ 1.21 หน้าจอแสดงประเภทข้อมูลรายการหลักสินค้า 16 ภาพที่ 1.22 หน้าจอแสดงการสร้างฐานข้อมูลส่วนของข้อมูลทั่วไปของหลักสินค้า 16 ภาพที่ 1.23 หน้าจอแสดงการสร้างฐานข้อมูลส่วนของบัญชีที่รับรู้ของหลักสินค้า 16 ภาพที่ 1.24 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอการสร้างฐานข้อมูลคลังสินค้า 17 ภาพที่ 1.25 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอการสร้างฐานข้อมูลคลังสินค้าจากหน้าจอรายการสินค้า 17 ภาพที่ 1.26 หน้าจอแสดงการสร้างฐานข้อมูลคลังสินค้า 17 ภาพที่ 1.27 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอการสร้างฐานข้อมูลหน่วยนับ 18
สารบัญภาพ หน้า ภาพที่ 1.28 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอการสร้างฐานข้อมูลหน่วยนับจากรายการหน่วยนับ 18 ภาพที่ 1.29 หน้าจอแสดงการสร้างฐานข้อมูลหน่วยนับ 18 ภาพที่ 1.30 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอใบขอซื้อ 19 ภาพที่ 1.31 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอใบขอซื้อจากหน้าจอรายการใบขอซื้อ 19 ภาพที่ 1.32 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลทั่วไปของใบขอซื้อ 20 ภาพที่ 1.33 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของสินค้าในใบขอซื้อ 20 ภาพที่ 1.34 หน้าจอแสดงรายละเอียด Relationships ในใบขอซื้อ 21 ภาพที่ 1.35 หน้าจอแสดงรายละเอียดการบันทึกข้อมูลที่หน้าจอใบขอซื้อ 21 ภาพที่ 1.36 หน้าจอแสดงยืนยันการันทึกข้อมูลของใบขอซื้อ 21 ภาพที่ 1.37 หน้าจอแสดง Dashboard 22 ภาพที่ 1.38 หน้าจอแสดงรายการเลือก Reminder 22 ภาพที่ 1.39 หน้าจอแสดง Reminders ของผู้มีอํานาจอนุมัติ ในการอนุมัติใบขอซื้อ 22 ภาพที่ 1.40 หน้าจอแสดงการอนุมัติใบขอซื้อของผู้มีอํานาจอนุมัติ 23 ภาพที่ 1.41 หน้าจอแสดงรายละเอียดผู้อนุมัติต้องการดูรายละเอียดใบขอซื้อ 23 ภาพที่ 1.42 หน้าจอแสดงรายละเอียดการอนุมัติหรือการไม่อนุมัติของใบขอซื้อ 23 ภาพที่ 1.43 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอใบสั่งซื้อจากหน้าจอใบขอซื้อ 23 ภาพที่ 1.44 หน้าจอแสดงสถานะ Pending Order ของรายการใบขอซื้อสินค้า 24 ภาพที่ 1.45 หน้าจอแสดงสถานะ Pending Order ของใบขอซื้อสินค้า 24 ภาพที่ 1.46 หน้าจอแสดงหน้า Order Requisition 25 ภาพที่ 1.47 หน้าจอแสดงหน้า Processed Purchase Orders 25 ภาพที่ 1.48 หน้าจอแสดงหน้าจอใบสั่งซื้อ 25 ภาพที่ 1.49 หน้าจอแสดงหน้าเอกสารใบสั่งซื้อ 26 ภาพที่ 1.51 หน้าจอแสดงรายการใบสั่งซื้อ 26 ภาพที่ 1.52 หน้าจอแสดงหน้าใบสั่งซื้อ 26 ภาพที่ 1.53 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอการรับสินค้าเข้าคลังสินค้า 27 ภาพที่ 1.54 หน้าจอแสดงรายละเอียดรายการรับสินค้าเข้าคลังสินค้า 27 ภาพที่ 1.55 หน้าจอแสดงสถานะรายการรับสินค้าเข้าคลังสินค้า 27
สารบัญภาพ หน้า ภาพที่ 1.56 หน้าจอแสดงสถานะหลังจากนำเข้าข้อมูลรายการรับสินค้าเข้าคลังสินค้า 28 ภาพที่ 1.57 หน้าจอแสดงข้อมูลหลังจากนำเข้าข้อมูลรายการรับสินค้าเข้าคลังสินค้า 28 ภาพที่ 1.58 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอการส่งคืนสินค้าจากหน้าจอใบสั่งซื้อ 28 ภาพที่ 1.59 หน้าจอแสดงรายการใบสั่งซื้อที่มี Pending Bill/Fully Billed เพื่อทําการกดรับสินค้า 28 ภาพที่ 1.60 หน้าจอแสดงหน้าใบสั่งซื้อ (Purchase Orders) 29 ภาพที่ 1.61 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอการส่งคืนสินค้า 29 ภาพที่ 1.62 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลทั่วไปในการส่งคืนสินค้า 29 ภาพที่ 1.63 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของสินค้าในการส่งคืนสินค้า 30 ภาพที่ 1.64 หน้าจอแสดงการยืนยันในการกรอกข้อมูลการส่งคืนสินค้า 30 ภาพที่ 1.65 หน้าจอแสดงรายการส่งคืนสินค้า 30 ภาพที่ 1.66 หน้าจอแสดงหน้าการส่งคืนสินค้า 30 ภาพที่ 1.67 หน้าจอแสดงหน้าส่งคืนสินค้า ให้กับผู้ขาย 31 ภาพที่ 1.68 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอใบแจ้งยอดการชำระเงิน 31 ภาพที่ 1.69 หน้าจอแสดงรายการใบสั่งซื้อ 31 ภาพที่ 1.70 หน้าจอแสดงหน้าใบสั่งซื้อ 31 ภาพที่ 1.71 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลทั่วไปในใบแจ้งยอดการชำระเงิน 32 ภาพที่ 1.72 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลสินค้าในใบแจ้งยอดการชำระเงิน 32 ภาพที่ 1.73 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอใบลดหนี้จากการส่งคืนสินค้า 33 ภาพที่ 1.74 หน้าจอแสดงรายละเอียดรายการส่งคืนสินค้าที่มีสถานะ Pending Bill/Fully Billed 33 ภาพที่ 1.75 หน้าจอแสดงรายละเอียดหน้าจอใบลดหนี้จากหน้าส่งคืนสินค้าให้กับผู้ขาย 33 ภาพที่ 1.76 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอใบลดหนี้ 34 ภาพที่ 1.77 หน้าจอแสดงรายการใบลดหนี้ 34 ภาพที่ 1.78 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลทั่วไปในใบลดหนี้จากการส่งคืนสินค้า 35 ภาพที่ 1.79 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของสินค้าในใบลดหนี้จากการส่งคืนสินค้า 35 ภาพที่ 1.80 หน้าจอแสดงการยืนยันในการออกใบลดหนี้จากส่งคืนสินค้า 35 ภาพที่ 1.81 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอการจ่ายชำระหนี้การค้า 36 ภาพที่ 1.82 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลทั่วไปในการจ่ายชำระหนี้การค้า 36
สารบัญภาพ หน้า ภาพที่ 1.83 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูสินค้าในการจ่ายชำระหนี้ 37 ภาพที่ 1.84 หน้าจอแสดงยืนยันการลงข้อมูลในการจ่ายชำระหนี้ 37 ภาพที่ 1.85 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอใบเสนอราคา 37 ภาพที่ 1.86 หน้าจอแสดงรายการใบเสนอราคา 37 ภาพที่ 1.87 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลทั่วไปในหน้าจอใบเสนอราคา 38 ภาพที่ 1.88 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของสินค้าในหน้าจอใบเสนอราคา 39 ภาพที่ 1.89 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของการอัพเดทคลังสินค้าในหน้าจอใบเสนอราคา 39 ภาพที่ 1.90 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของความสัมพันธ์ทางการค้าในหน้าจอใบเสนอราคา 40 ภาพที่ 1.91 หน้าจอแสดงรายละเอียดการกดบันทึกในหน้าจอใบเสนอราคา 40 ภาพที่ 1.92 หน้าจอแสดงรายละเอียดการยืนยันและการส่งอนุมัติในหน้าจอใบเสนอราคา 40 ภาพที่ 1.93 หน้าจอแสดงรายการใบสั่งซื้อ 41 ภาพที่ 1.94 หน้าจอแสดงรายการใบเสนอราคาขายที่มีสถานะ Open/Processed เพื่อทําการออกใบสั่ง ขาย 41 ภาพที่ 1.95 หน้าจอแสดงรายละเอียดหน้าจอใบเสนอราคาเพื่อเข้าสู่หน้าจอใบสั่งขาย 41 ภาพที่ 1.96 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอใบสั่งขาย 42 ภาพที่ 1.97 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอรายการใบสั่งขาย 42 ภาพที่ 1.98 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลทั่วไปในหน้าจอใบสั่งขาย 43 ภาพที่ 1.99 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของคลังสินค้าในหน้าจอใบสั่งขาย 43 ภาพที่ 1.100 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลสินค้าในหน้าจอใบสั่งขาย 44 ภาพที่ 1.101 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูล Inventory Detailในหน้าจอใบสั่งขาย 44 ภาพที่ 1.102 หน้าจอแสดงรายละเอียดหน้าจอส่วนของการกดบันทึกข้อมูลในหน้าจอใบสั่งขาย 45 ภาพที่ 1.103 หน้าจอแสดงรายละเอียดหน้าจอส่วนของการอนุมัติใบสั่งขายในหน้าจอใบสั่งขาย 45 ภาพที่ 1.104 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอรายการใบสั่งขายทั้งหมด 46 ภาพที่ 1.105 หน้าจอแสดงรายละเอียดหน้าจอรายการใบสั่งขายทั้งหมด 46 ภาพที่ 1.106 หน้าจอแสดงรายละเอียดหน้าจอใบสั่งขายเพื่อทำการออกใบส่งสินค้า 46 ภาพที่ 1.107 หน้าจอแสดงรายละเอียดหน้าจอส่วนของข้อมูลทั่วไปในใบส่งสินค้า 47 ภาพที่ 1.108 หน้าจอแสดงรายละเอียดหน้าจอส่วนของข้อมูล Inventory Detail ในใบสั่งขาย 47
สารบัญภาพ หน้า ภาพที่ 1.109 หน้าจอแสดงรายละเอียดหน้าจอกระบวณการกดบันทึกในใบส่งสินค้า 48 ภาพที่ 1.110 หน้าจอแสดงรายละเอียดหน้าจอการยืนยันลงข้อมูลในใบส่งสินค้า 48 ภาพที่ 1.111 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอใบแจ้งหนี้จากใบสั่งขาย 48 ภาพที่ 1.112 หน้าจอแสดงรายการใบสั่งขาย ที่อยู่ในสถานะ Pending Billing 49 ภาพที่ 1.113 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอใบแจ้งหนี้ในหน้าจอใบสั่งขาย 49 ภาพที่ 1.114 หหน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอรายการใบแจ้งหนี้ 49 ภาพที่ 1.115 หน้าจอแสดงรายละเอียดรายการใบแจ้งหนี้ 50 ภาพที่ 1.116 หน้าจอแสดงรายละเอียดหน้าจอส่วนของข้อมูลทั่วไปในใบแจ้งหนี้ 50 ภาพที่ 1.117 หน้าจอแสดงรายละเอียดหน้าจอส่วนของข้อมูลสินค้าของใบแจ้งหนี้ 51 ภาพที่ 1.118 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูล Inventory Detail ของใบแจ้งหนี้ 52 ภาพที่ 1.119 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของการเชื่อมไปยังโปรแกรม ภาษีเจริญ จากหน้าจอใบแจ้ง หนี้ 52 ภาพที่ 1.120 หน้าจอแสดงรายการใบกำกับภาษเต็มรูปในโปรแกรม ภาษีเจริญ 53 ภาพที่ 1.121 หน้าจอแสดงรายละเอียดการกดบันทึกหน้าจอของใบแจ้งหนี้ 53 ภาพที่ 1.122 หน้าจอแสดงรายละเอียดยืนยันการลงข้อมูลหน้าจอของใบแจ้งหนี้ 53 ภาพที่ 1.123 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอใบสั่งขาย 54 ภาพที่ 1.124 หน้าจอแสดงรายการใบสั่งขาย ที่อยู่ในสถานะ Pending Billing 54 ภาพที่ 1.125 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอใบรับคืนสินค้าจากลูกค้าจากหน้าจอใบสั่งขาย 54 ภาพที่ 1.126 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอรายการใบแจ้งหนี้ 55 ภาพที่ 1.127 หน้าจอแสดงรายการใบสั่งขาย ที่อยู่ในสถานะ Open/Paid In Full 55 ภาพที่ 1.128 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอใบรับคืนสินค้าจากลูกค้าจากหน้าจอใบแจ้งหนี้ 56 ภาพที่ 1.129 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอรายการใบรับคืนสินค้าจากลูกค้า 56 ภาพที่ 1.130 หน้าจอแสดงรายละเอียดรายการใบขอรับคืนสินค้าจากลูกค้า 56 ภาพที่ 1.131 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลทั่วไปในหน้าใบขอรับคืนสินค้าจากลูกค้า 57 ภาพที่ 1.132 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลสินค้าในหน้าใบขอรับคืนสินค้าจากลูกค้า 58 ภาพที่ 1.133 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของอัพเดทคลังสินค้า หน้าจอใบขอรับคืนสินค้า 58 ภาพที่ 1.134 หน้าจอแสดงรายละเอียดการกดบันทึกข้อมูลหน้าจอใบขอรับคืนสินค้าจากลูกค้า 59
สารบัญภาพ หน้า ภาพที่ 1.135 หน้าจอแสดงการยืนยันลงข้อมูลหน้าจอใบขอรับคืนสินค้าจากลูกค้า 59 ภาพที่ 1.136 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอรายการใบแจ้งหนี้ 60 ภาพที่ 1.137 หน้าจอแสดงหน้าจอรายการใบแจ้งหนี้ 60 ภาพที่ 1.138 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอใบเพิ่มหนี้จากหน้าจอใบแจ้งหนี้ 60 ภาพที่ 1.139 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลทั่วไปในหน้าจอใบเพิ่มหนี้ 61 ภาพที่ 1.140 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลสินค้าในหน้าจอใบเพิ่มหนี้ 61 ภาพที่ 1.141 หน้าจอแสดงส่วนของการเชื่อมไปยังโปรแกรม ภาษีเจริญ หน้าจอใบเพิ่มหนี้ 62 ภาพที่ 1.142 หน้าจอแสดงรายการใบเพิ่มหนี้ในโปรแกรม ภาษีเจริญ 62 ภาพที่ 1.143 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอใบขอรับสินค้าจากลูกค้า 63 ภาพที่ 1.144 หน้าจอแสดงรายการใบขอรับสินค้าจากลูกค้าที่อนุมัติเรียบร้อยแล้ว 63 ภาพที่ 1.145 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอใบลดหนี้จากรายการใบรับคืนสินค้าจากลูกค้า 63 ภาพที่ 1.146 หน้าจอแสดงรายการใบรับคืนสินค้าจากลูกค้า ที่อยู่ในสถานะ Pending Refund 64 ภาพที่ 1.147 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอใบลดหนี้จากใบรับคืนสินค้าจากลูกค้า 64 ภาพที่ 1.148 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลทั่วไปในหน้าจอใบลดหนี้ 64 ภาพที่ 1.149 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลสินค้าในหน้าจอใบลดหนี้ 65 ภาพที่ 1.150 หน้าจอแสดงรายละเอียดเชื่อมโยงไปยังโปรแกรม ภาษีเจริญ ในหน้าจอใบลดหนี้ 65 ภาพที่ 1.151 หน้าจอแสดงรายการใบลดหนี้ในโปรแกรม ภาษีเจริญ 66 ภาพที่ 1.152 หน้าจอแสดงรายละเอียดการบันทึกข้อมูลหน้าจอใบลดหนี้ 66 ภาพที่ 1.153 หน้าจอแสดงรายละเอียดยืนยันการลงข้อมูลหน้าจอใบลดหนี้ 66 ภาพที่ 1.154 หหน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอรายการรับชำระหนี้จากลูกค้า 67 ภาพที่ 1.155 หน้าจอแสดงรายละเอียดรายการการรับชำระหนี้า 67 ภาพที่ 1.156 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอรายการใบแจ้งหนี้ 68 ภาพที่ 1.157 หน้าจอแสดงรายละเอียดรายการใบแจ้งหนี้ 68 ภาพที่ 1.158 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอรับชำระหนี้จากลูกค้าจากหน้าจอใบแจ้งหนี้ 68 ภาพที่ 1.159 หน้าจอแสดงรายละเอียดหน้าจอรับชำระหนี้จากลูกค้า 69 ภาพที่ 1.160 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของการเชื่อมไปยังโปรแกรม ภาษีเจริญ จากหน้าจอรับชำระ หนี้ 69
สารบัญภาพ หน้า ภาพที่ 1.163 หน้าจอแสดงรายละเอียดกรณีนำฝากธนาคารบนหน้าจอรายการรับชำระหนี้ 71 ภาพที่ 1.164 หน้าจอแสดงการยืนยันกรณีนำฝากธนาคารบนหน้าจอรายการรับชำระหนี้ 71 ภาพที่ 1.165 หน้าจอแสดงรายละเอียดกรณีไม่นำฝากธนาคารบนหน้าจอรายการรับชำระหนี้ 71 ภาพที่ 1.166 หน้าจอแสดงการยืนยันกรณีไม่นำฝากธนาคารบนหน้าจอรายการรับชำระหนี้ 72 ภาพที่ 1.167 หน้าจอแสดงการอัพเดตสถานะการนำส่งเงินเข้าบัญชีธนาคาร (Deposit) 72 ภาพที่ 1.168 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลทั่วไปของการนำส่งเงินเข้าบัญชีธนาคาร 72 ภาพที่ 1.169 หน้าจอแสดงรายการที่อัพเดตสถานะการนำส่งเงินเข้าธนาคาร 73 ภาพที่ 1.170 หน้าจอแสดงการยืนยันของการอัพเดตสถานะการนำส่งเงินเข้าธนาคาร 73 ภาพที่ 1.171 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอการขายสินค้าเป็นเงินสด (Cash Sale) 73 ภาพที่ 1.172 หน้าจอแสดงรายละเอียดหน้าจอการขายสินค้าเป็นเงินสด (Cash Sale) 74 ภาพที่ 1.173 หน้าจอแสดงรายละเอียดหน้าจอการขายสินค้าเป็นเงินสด (Cash Sale) 75 ภาพที่ 1.174 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของอัพเดทคลังสินค้า ของการขายสินค้าเป็นเงินสด 75 ภาพที่ 1.175 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของการเชื่อมไปยังโปรแกรม ภาษีเจริญ จากหน้าจอรับชำระ หนี้ 76 ภาพที่ 1.176 หน้าจอแสดงรายการใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี (RT) ในโปรแกรม ภาษีเจริญ 76 ภาพที่ 1.177 หน้าจอแสดงรายละเอียดกรณีนำฝากธนาคารบนหน้าจอรายการรับชำระหนี้ 76 ภาพที่ 1.178 หน้าจอแสดงการยืนยันกรณีนำฝากธนาคารบนหน้าจอรายการรับชำระหนี้ 77 ภาพที่ 1.179 หน้าจอแสดงรายละเอียดกรณีไม่นำฝากธนาคารบนหน้าจอรายการรับชำระหนี้ 77 ภาพที่ 1.180 หน้าจอแสดงการยืนยันกรณีไม่นำฝากธนาคารบนหน้าจอรายการรับชำระหนี้ 77 ภาพที่ 1.181 หน้าจอแสดงการอัพเดตสถานะการนำส่งเงินเข้าบัญชีธนาคาร (Deposit) 77 ภาพที่ 1.182 หน้าจอแสดงรายละเอียดหน้าจอส่วนของข้อมูลทั่วไปของการนำส่งเงินเข้าธนาคาร (Deposit) 78 ภาพที่ 1.183 หน้าจอแสดงรายการที่อัพเดตสถานะการนำส่งเงินเข้าธนาคาร (Deposit) 78 ภาพที่ 1.184 หน้าจอแสดงการยืนยันของการอัพเดตสถานะการนำส่งเงินเข้าธนาคาร (Deposit) 78 ภาพที่ 1.185 หน้าจอแสดงรายละเอียดการเข้าสู่หน้าจอรายการคืนเงินลูกค้า 79 ภาพที่ 1.186 หน้าจอแสดงรายการการคืนเงินลูกค้า 79 ภาพที่ 1.187 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอรายการขายสินค้าเป็นเงินสด 80
สารบัญภาพ หน้า ภาพที่ 1.188 หน้าจอแสดงรายการขายสินค้าเป็นเงินสด 80 ภาพที่ 1.189 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอการคืนเงินลูกค้าจากหน้าจอการขายสินค้าเป็นเงินสด 80 ภาพที่ 1.190 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลทั่วไปหน้าจอการคืนเงินลูกค้า 81 ภาพที่ 1.191 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลสินค้าของหน้าการคืนเงินลูกค้า 81 ภาพที่ 1.192 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของการเชื่อมไปยังโปรแกรม ภาษีเจริญ หน้าจอใบลดหนี้ 82 ภาพที่ 1.193 หน้าจอแสดงรายการใบดหนี้ในโปรแกรม ภาษีเจริญ 82 ภาพที่ 1.194 หน้าจอแสดงรายละเอียดการบันทึกข้อมูลหน้าจอการคืนเงินลูกค้า 83 ภาพที่ 1.195 หน้าจอแสดงรายละเอียดยืนยันการลงข้อมูลหน้าจอการคืนเงินลูกค้า 83
1 รายละเอียดทั่วไป ใบกำกับภาษี ใบกำกับภาษีคืออะไร ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คือ เอกสารหลักฐานสำคัญ ซึ่งผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม มีหน้าที่จะต้องจัดทำ และออกใบกำกับภาษีให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ ทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือ ให้บริการ และต้องจัดทำในทันทีที่ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น เพื่อแสดงมูลค่าของสินค้าหรือ บริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน เรียกเก็บหรือพึ่งเรียกเก็บจากผู้ซื้อสินค้าหรือ ผู้รับบริการในแต่ละครั้ง เว้นแต่ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ขายสินค้าชนิดและประเภทเดียวกันให้แก่ผู้ซื้อสินค้า รายหนึ่งราย ใดเป็นจำนวนหลายครั้งในหนึ่งวันทำการ ผู้ประกอบการจดทะเบียนดังกล่าว สามารถจัดทำใบกำกับภาษีรวม เพียงครั้งเดียวในหนึ่งวันทำการสำหรับผู้ซื้อสินค้ารายนั้นก็ได การออกใบกำกับภาษี กรณีการขายสินค้า ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มมีหน้าที่ต้องจัดทำใบกำกับภาษี พร้อมทั้งส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อ สินค้าในทันทีที่มีการส่งมอบสินค้า หรือเมื่อได้มีการโอนกรรมสิทธิ์ในสินค้าให้กับผู้ซื้อก่อนส่งมอบสินค้า หรือ เมื่อได้รับชำระราคาสินค้าก่อนส่งมอบสินค้าให้แก่ผู้ซื้อ แล้วแต่กรณี กรณีการให้บริการ ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มมีหน้าที่ต้องจัดทำใบกำกับภาษี พร้อมทั้งส่งมอบให้แก่ ผู้รับบริการในทันทีที่ได้รับชำระค่าบริการ หรือเมื่อได้มีการใช้บริการนั้นไม่ว่าโดยตนเองหรือบุคคลอื่นก่อน ได้รับชำระค่าบริการ แล้วแต่กรณี นอกจากนี้ ผู้ประกอบการจดทะเบียนจะต้องจัดทำสำเนาใบกำกับภาษี และเก็บรักษาสำเนาใบกำกับ ภาษีไว้ ณ สถานประกอบการ หรือสถานที่อื่นที่อธิบดีกำหนดเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี ผู้มีหน้าที่ออกใบกำกับภาษี 1. ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยคำนวณจากภาษีขายหักด้วยภาษีซื้อ 2. ผู้ขายทอดตลาดที่มิใช่ส่วนราชการ ซึ่งขายทอดตลาดทรัพย์สินของผู้ประกอบการจดทะเบียนโดยให้ ผู้ขายทอดตลาดออกใบกำกับภาษีในนามของผู้ประกอบการจดทะเบียนเจ้าของทรัพย์สิน (มาตรา 86/3 และค าสั่งกรมสรรพากรที่ ป.87/2542) 3. ตัวแทนในราชอาณาจักรของผู้ประกอบการจดทะเบียนในราชอาณาจักร โดยมีการตั้งตัวแทนเพื่อขาย และได้ส่งมอบสินค้าให้ตัวแทนแล้ว ทั้งนี้เฉพาะสัญญาการแต่งตั้งตัวแทนเพื่อขายตามประเภทของ สินค้า (มาตรา 86 วรรคสี่)
2 4. ตัวแทนในราชอาณาจักร ของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่อยู่นอกราชอาณาจักร ซึ่งได้ยื่นคำขออนุมัติ ต่ออธิบดีกรมสรรพากร ตามมาตรา 86/2 โดยตัวแทนจะต้องออกใบกำกับภาษีในนามของ ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่อยู่นอกราชอาณาจักร ตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขที่อธิบดีกำหนด 5. ผู้ประกอบการที่อยู่นอกราชอาณาจักร และเข้ามาประกอบกิจการขายสินค้าหรือให้บริการใน ราชอาณาจักรเป็นครั้งคราว (มาตรา 85/3 และมาตรา 86 วรรคสอง) 6. ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ถูกขีดชื่อออกจากทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เพราะเลิกประกอบกิจการ หรือ อธิบดีสั่งเพิกถอนการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม อธิบดีกรมสรรพากรจะอนุญาตให้ผู้ประกอบการที่ถูก ขีดชื่อออกจากทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มดังกล่าว ออกใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ต่อไปเป็น การชั่วคราวจนกว่าจะหยุดประกอบกิจการ (มาตรา 86/11) 7. ผู้ประกอบการที่ประกอบกิจการที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่ได้แจ้งขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และได้รับอนุมัติให้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยคำนวณจากภาษีขายหักด้วยภาษีซื้อในแต่ละเดือนภาษี (มาตรา 82/3) ข้อห้ามการออกใบกำกับภาษี 1. ห้ามบุคคลซึ่งมิใช่ผู้ประกอบการจดทะเบียน กล่าวคือ ผู้ประกอบการซึ่งประกอบกิจการขายสินค้าหรือ ให้บริการในทางธุรกิจหรือวิชาชีพแต่มิได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามมาตรา 85 หรือมาตรา 85/1 2. ห้ามผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งมิได้มีการขายสินค้าหรือให้บริการจริง กล่าวคือการออกใบกำกับ ภาษีตามกฎหมายนั้น นอกจากผู้ออกจะต้องมีฐานะเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนแล้วยังต้องปรากฏ ข้อเท็จจริงว่า ผู้ประกอบการจดทะเบียนได้มีการขายสินค้าหรือให้บริการเกิดขึ้น จึงจะถือเป็นเหตุตาม กฎหมายที่จะต้องออกใบกำกับภาษีนั้นได้ ดังนั้น แม้จะเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนหากมิได้ขาย สินค้าหรือให้บริการเกิดขึ้นจริงแล้วออกใบกำกับภาษีแล้ว อาจต้องรับผิดทั้งทางแพ่งและอาญา นอกจากนี้ยังมีผลไปถึงผู้ประกอบการซึ่งนำใบกำกับภาษีดังกล่าวไปใช้ในการเครดิตภาษีด้วย 3. ห้ามผู้ประกอบการจดทะเบียนที่อยู่นอกราชอาณาจักรซึ่งได้ให้ตัวแทนของตนออกใบกำกับภาษีแทน ตน ตามมาตรา 86/2 เนื่องจากประมวลรัษฎากรกำหนดให้ตัวแทนทำหน้าที่ในการออกใบกำกับภาษี ตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขที่อธิบดีกำหนดแทนผู้ประกอบการจดทะเบียนที่อยู่นอก ราชอาณาจักรแล้ว 4. ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ทรัพย์สินถูกนำขายทอดตลาดหรือขายโดยวิธีอื่นโดยบุคคลอื่น ตามมาตรา 83/5 เนื่องจากประมวลรัษฎากรกำหนดให้หน้าที่ในการออกใบกำกับภาษีเป็นของผู้ขายทอดตลาด ประเภทของใบกำกับภาษี ประกอบด้วย 1. ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป (มาตรา 86/4) 2. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ (มาตรา 86/6) 3. ใบเพิ่มหนี้ (มาตรา 86/9) 4. ใบลดหนี้ (มาตรา 86/10) 5. ใบเสร็จรับเงินที่ส่วนราชการออกให้ในการขายทอดตลาดหรือโดยวิธีอื่นตามมาตรา 83/5
3 6. ใบเสร็จรับเงินของกรมสรรพากรที่ออกให้สำหรับการชำระภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 83/6 หรือ มาตรา 83/7 (มาตรา 86/14) 7. ใบเสร็จรับเงินของกรมศุลกากร หรือกรมสรรพสามิต ออกให้ในการเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มเพื่อ กรมสรรพากร (มาตรา 86/14) กรณีที่ไม่ต้องออกใบกำกับภาษี ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ขายสินค้าหรือให้บริการ ต้องออกใบกำกับภาษีทุกครั้งที่มีการขายสินค้ หรือการให้บริการ เว้นแต่ ในกรณีดังต่อไปนี้ มีกฎหมายและแนวทางปฏิบัติของกรมสรรพากรให้สิทธิเลือกไม่ ต้องออกใบกำกับภาษีก็ได้ 1. การขายสินค้าหรือให้บริการรายย่อย กำหนดให้กิจการรายย่อยไม่ต้องออกใบกำกับภาษีสำหรับการขายสินค้าหรือการให้บริการที่มีมูลค่า ครั้งหนึ่งไม่เกิน 1,000 บาท เว้นแต่ ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการจะเรียกร้องใบกำกับภาษี สำหรับกิจการ ดังต่อไปนี้ 1.1. การขายสินค้าหรือให้บริการ ซึ่งผู้ประกอบการจดทะเบียนไม่เคยมีมูลค่าของฐานภาษีในเดือนใด ถึง 300,000 บาท 1.2 การขายสินค้าหรือให้บริการซึ่งผู้ประกอบการจดทะเบียนมีสถานประกอบการ แต่ละแห่งเป็น รถเข็น แผงลอย หรือหน่วยงานที่มีลักษณะท านองเดียวกัน 1.3 การให้บริการการแสดง การเล่น การกีฬา การแข่งขัน การประกวดหรือการกระทำใด ๆ ใน ลักษณะทำนองเดียวกันที่จัดขึ้นเพื่อเก็บเงินจากผู้ดู ผู้ฟัง ผู้เล่น หรือผู้เข้าแข่งขัน 1.4 การประกอบกิจการให้บริการโทรศัพท์สาธารณะ 1.5 การประกอบกิจการให้บริการทางพิเศษหรือทางหลวงสัมปทาน 1.6 การประกอบกิจการให้บริการสนามบิน 1.7 การประกอบกิจการให้บริการสาธารณะที่เกี่ยวเนื่องกับกิจการขนส่งมวลชน เช่น การให้บริการ สถานที่จอดรถหรือให้บริการห้องสุขาแก่ประชาชนผู้มาใช้บริการรถไฟฟ้า 2. การขายน้ำมันเชื้อเพลิงของสถานบริการน้ำมัน การขายน้ำมันเชื้อเพลิงของสถานบริการน้ำมันโดยผ่านมิเตอร์หัวจ่ายอันมีลักษณะเป็นการขายสินค้า หรือให้บริการรายย่อยแก่บุคคลจำนวนมาก มีสิทธิที่จะขายน้ำมันเชื้อเพลิงโดยไม่ต้องออกใบกำกับภาษีส าหรับการขายน้ำมันเชื้อเพลิงที่มีมูลค่าครั้งหนึ่งไม่เกิน 1,000 บาท เว้นแต่ผู้ซื้อสินค้า จะเรียกร้องใบกำกับ ภาษี โดยจะต้องยื่นคำขออนุมัติต่ออธิบดีกรมสรรพากรพร้อมแนบเอกสารหลักฐาน ได้แก่ สำเนา ภ.พ.20 สำเนาใบอนุญาตเป็นผู้ค้าน้ำมัน หรือใบทะเบียนจัดตั้งสถานีบริการน้ำมันตามกฎหมายว่าด้วยการค้าน้ำมัน เชื้อเพลิง และแผนผังแสดงที่ตั้งพร้อมทั้งจ านวนหัวจ่ายน้ ามันเชื้อเพลิงและถังเก็บน้ ามันตามกฎหมาย การเก็บรักษาใบกำกับภาษี ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี ให้เก็บไว้ ณ สถานประกอบการที่จัดทำใบกำกับภาษีหรือสถานที่ อื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่ได้จัดทำใบกำกับภาษี และในกรณีที่
4 ผู้ประกอบการจดทะเบียนเลิกประกอบกิจการให้เก็บรักษาใบกำกับภาษีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่ ต้องเก็บรักษาอยู่ในช่วงระยะเวลาที่เลิกประกอบกิจการต่อไปอีก 2 ปี บทกำหนดโทษ 1. ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ไม่จัดทำใบกำกับภาษี หรือสำเนาใบกำกับภาษี หรือจัดทำแล้วไม่ส่งมอบ ให้ผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ มีความผิดต้องระวางโทษปรับไม่เกิน 5,000 บาท หรือจำคุกไม่เกิน 1 เดือน หรือทั้งจำทั้งปรับ และต้องเสียเบี้ยปรับอีก 2 เท่า ของภาษีมูลค่าเพิ่มตามใบกำกับภาษี 2. ผู้ประกอบการจดทะเบียนออกใบกำกับภาษี ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ โดยมีรายการ ในส่วนที่เป็นสาระสำคัญไม่ครบถ้วนตามกฎหมายต้องระวางโทษปรับไม่เกิน 2,000 บาท 3. ผู้ประกอบการจดทะเบียนไม่ออกใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ หรือใบแทนเอกสารดังกล่าว โดย เจตนาหลีกเลี่ยงหรือพยายามหลีกเลี่ยงภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องระวางโทษจำคุกตั้งแต่ 3 เดือนถึง 7 ปี และปรับตั้งแต่ 2,000 บาท ถึง 200,000 บาท และต้องเสียเบี้ยปรับอีก 2 เท่า ของภาษีมูลค่าเพิ่มตาม ใบกำกับภาษี 4. ผู้ออกใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ โดยไม่มีสิทธิออกเอกสารดังกล่าวตามกฎหมาย ต้อง ระวางโทษจำคุกตั้งแต่ 3 เดือน ถึง 7 ปี และปรับตั้งแต่ 2,000 บาท ถึง 200,000 บาท และต้องเสีย เบี้ยปรับอีก 2 เท่าของจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มตามใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ และเสียเงิน เพิ่มอีกร้อยละ 1.5 ต่อเดือนหรือเศษของเดือนของเงินภาษีที่ต้องเสีย นอกจากนั้นจะต้องรับผิดเสีย ภาษีมูลค่าเพิ่มตามจำนวนที่แสดงในใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ 5. ผู้ประกอบการโดยเจตนานาใบกำกับภาษีปลอม หรือใบกำกับภาษีที่ออกโดยไม่ชอบด้วยกฎหมายไป ใช้ในการเครดิตภาษี ต้องระวางโทษจำคุกตั้งแต่ 3 เดือน ถึง 7 ปี และปรับตั้งแต่ 2,000 บาท ถึง 200,000 บาท และต้องเสียเบี้ยปรับอีก 2 เท่าของจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มตามใบกำกับภาษี และเสีย เบี้ยปรับ 1 เท่า ฐานยื่นภาษีซื้อไว้เกินและเสียภาษีคลาดเคลื่อน และเสียเงินเพิ่มอีกร้อยละ 1.5 ต่อ เดือนหรือเศษของเดือนของเงินภาษีที่ต้องชำระหรือนำส่งโดยไม่รวมเบี้ยปรับ การจัดทำบัญชี รายงาน บัญชีพิเศษ ตามที่กฎหมายกำหนด ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มนอกจากจะมีหน้าที่ ในการออก ใบกำกับภาษีให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการแล้ว กฎหมาย ยังได้ กำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจัดทำรายงานพิเศษเพื่อควบคุมการจัดเก็บ และสอบยันกับ แบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มที่ยื่นเสียภาษีภาษีมูลค่าเพิ่มเพื่อเป็นหลักฐานแสดง รายละเอียดประกอบแบบ แสดงรายการภาษีและต้องจัดทำเป็นรายสถานประกอบการ ประกอบด้วย รายงาน ภาษีขาย รายงานภาษีซื้อ รายงานสินค้าและวัตถุดิบ และใบกำกับภาษีถือเป็นเอกสารหลักฐานสำคัญ ที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน ภาษีมูลค่าเพิ่ม จะต้องนำมาใช้ประกอบการลงบันทึกในรายงานภาษีขาย (Output Tax) รายงานภาษีซื้อ (Input Tax) รายงานสินค้าและวัตถุดิบ ทั้งนี้ รูปแบบรายงานต้องมีรายการ และข้อความตามแบบที่อธิบดี กำหนด และเพื่อประโยชน์ในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ประกอบการจะต้องชำระภาษีหรือขอคืนภาษีในแต่
5 ละเดือนภาษีไม่เพียงแต่เท่านี้ ใบกำกับภาษียังถือว่ามีความสำคัญเกี่ยวเนื่องกับ การจัดทำบัญชีเพราะถือเป็น เอกสารหลักฐานที่ต้องใช้บันทึกเป็นรายจ่ายในทางภาษีอากร เมื่อกล่าวถึงการจัดทำบัญชีแล้ว ธุรกิจไม่ว่ารูปแบบใด ๆ หากได้เริ่มต้นประกอบธุรกิจแล้ว กฎหมาย กำหนดให้มีหน้าที่ต้องจัดทำบัญชีตามมาตรา 8 แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ที่บัญญัติให้ผู้มีหน้าที่ จัดทำบัญชีที่เป็นห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัดที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย นิติ บุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทย และกิจการร่วมค้าตามประมวล รัษฎากร ต้องจัดทำบัญชีให้ครบถ้วนถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชี และตามประกาศ กรมทะเบียนการค้า เรื่อง กำหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการใน บัญชีและเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชี และให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชียกเว้นบุคคลธรรมดาและห้างหุ้นส่วน สามัญที่มิได้จดทะเบียน จัดท างบการเงินให้ถูกต้องตามรายการย่อที่กฎหมายกำหนด และต้องได้รับการ ตรวจสอบและแสดงความเห็นโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาตเว้นแต่งบการเงินของห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนที่มีทุนไม่ เกิน 5 ล้านบาท สินทรัพย์รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท และรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท ได้รับการยกเว้นไม่ต้อง จัดให้งบการเงินได้รับการตรวจสอบและแสดงความเห็น โดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต และต้องนำส่งงบการเงินให้ กรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายในเวลาที่กฎหมายกำหนด ส่วนงบการเงินที่นำส่งกรมสรรพากรยังต้องได้รับการ ตรวจสอบจากผู้สอบบัญชีภาษีอากร (Tax Auditor) แต่อย่างไรก็ตาม ธุรกิจต่าง ๆ ตามที่กล่าวถึงข้างต้นนอกจากมีหน้าที่ต้องจัดทำบัญชีตาม พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 แล้ว เพื่อประโยชน์ในการเสียภาษีอากรตามประมวลรัษฎากร จึง กำหนดให้ผู้ประกอบการไม่ว่าจะประกอบการในรูปนิติบุคคลหรือบุคคลธรรมดาต้องจัดทำบัญชีรายงาน รวมทั้งบัญชีพิเศษ และการแจ้งข้อความเพิ่มเติมตามประเภทให้เป็นไปโดยถูกต้องตามประมวลรัษฎากรหรือ เรียกได้ว่า “บัญชีภาษีอากร” (Tax Accounting) นอกเหนือจากบัญชีที่ต้องจัดทำตามกฎหมายว่าด้วยการ บัญชี ภาษีมูลค้าเพิ่ม (ภ.พ.30 , ภ.พ.36) ภาษีมูลค่าเพิ่มคืออะไร ใครมีหน้าที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีมูลค่าเพิ่ม (Value Added Tax) หรือ VAT เป็นการเก็บภาษีจากการขายสินค้า หรือการ ให้บริการในแต่ละขั้นตอนการผลิต และจําหน่ายสินค้าหรือบริการ ทั้งที่ผลิตภายในประเทศ และนําเข้าจาก ต่างประเทศ ผู้มีหน้าที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ได้แก่ ผู้ประกอบการที่เป็นผู้ผลิตหรือเป็นผู้ที่ขายสินค้าหรือให้บริการ ในทางธุรกิจหรือวิชาชีพ เป็นปกติธุระ ไม่ว่าจะประกอบกิจการในรูป ของบุคคลธรรมดาคณะบุคคล หรือห้าง หุ้น ส่วนสามัญที่มิใช่นิติบุคคลหรือนิติบุคคลใด ๆ หากมีรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการ เกินกว่า 1.8 ล้านบาทต่อปีและมีหน้าที่ต้อง ยื่นคําขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเพื่อเป็น ผู้ประกอบการจดทะเบียน (หากไม่ เกินก็ขอจดทะเบียนได้)
6 มีวิธีการคํานวณภาษีอย่างไร ภาษีที่ต้องเสีย คํานวณจากการนํา ภาษีขายทั้งเดือนภาษีมาหักด้วยภาษีซื้อทั้ง เดือนภาษีหากมีภาษี ขายมากกว่าภาษีซื้อ ให้ชําระภาษีส่วนต่างนั้น หากมีภาษีซื้อมากกว่า ภาษีขาย จะขอคืนภาษี ส่วนต่างเป็นเงินสด หรือยกไปเครดิตภาษีในเดือนถัดไปก็ได้ดังนี้ ภาษีมูลค่าเพิ่ม = ภาษีขาย – ภาษีซื้อ หากภาษีขาย > ภาษีซื้อ = ภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องชําระ หากภาษีขาย < ภาษีซื้อ = ภาษีที่มีสิทธิขอคืน หรือขอเครดิตภาษี แบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม แบบ ภ.พ. 30 ผู้ประกอบการจดทะเบียน (รวมทั้งผู้ประกอบการจดทะเบียนที่เป็นผู้ส่งออกที่เสีย ภาษีมูลค่าเพิ่มอัตราร้อยละ 0) โดยคํานวณจากภาษีขาย หักด้วยภาษีซื้อใน แต่ละเดือนภาษี ผู้ประกอบการจดทะเบียนต้องยื่นแบบ ภ.พ.30 พร้อมชําระภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี) เป็นรายเดือนทุก เดือนภาษีไม่ว่าจะมีการขายสินค้า หรือให้บริการในเดือนภาษีนั้นหรือไม่ก็ตาม โดยให้ยื่นแบบภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป กรณีผู้ประกอบการมีสถานประกอบการ หลายแห่ง ให้แยกยื่นแบบแสดงรายการภาษีและชําระภาษี เป็นรายสถานประกอบการ เว้นแต่ได้ยื่นคําร้องขออนุมัติยื่นแบบแสดงรายการภาษี และชําระภาษีรวมกัน ณ สำนักงานสรรพากร พื้นที่สาขาในท้องที่ที่สถานประกอบการอันเป็น สํานักงานใหญ่ตั้งอยู่ และได้รับอนุมัติจาก อธิบดีกรมสรรพากรแล้วก็สามารถยื่นแบบรวมกันได้ตั้งแต่เดือนภาษีที่อธิบดีกําหนดเป็นต้นไป แบบ ภ.พ. 36 ผู้มีหน้าที่นําส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม 3.1 กรณีเป็นผู้จ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือค่า บริการ มีหน้าที่ต้องยื่นแบบพร้อมชําระภาษีภายใน 7 วัน นับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่จ่าย เงิน ให้แก่ ผู้ประกอบการที่อยู่นอกราชอาณาจักรซึ่งเข้ามาประกอบกิจการขายสินค้าหรือให้บริการใน ราชอาณาจักรเป็นการชั่วคราว และไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นการชั่วคราว หรือ ผู้ประกอบการที่ได้ให้บริการในต่าง ประเทศและได้มีการใช้บริการนั้นในราชอาณาจักร 3.2 กรณีเป็นผู้ทอดตลาดซึ่งขายทอด ตลาดทรัพย์สินของผู้ประกอบการจดทะเบียนหรือ ส่วนราชการ ซึ่งขายทรัพย์สินของผู้ประกอบการ จดทะเบียนที่ถูกยึดมาตามกฎหมายโดยวิธีอื่น นอกจากการขายทอดตลาด มีหน้าที่ต้องยื่นแบบ พร้อมชําระภาษีภายใน 7 วันนับแต่วันสิ้นเดือน ของเดือนที่ขายทอดตลาดฯ 3.3 กรณีเป็นผู้รับโอนสินค้าหรือเป็นผู้รับ โอนสิทธิในบริการที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่มในอัตราร้อยละ 0 มี หน้าที่ต้องยื่นแบบพร้อมชําระภาษีภายใน 7 วัน นับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่ครบกําหนด 30 วัน ที่ความรับ ผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น
7 ขั้นตอนการทำงาน 1. การตั้งค่าข้อมูลหลัก 1.1. การเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลผังบัญชี (Chart of Accounts) 1.1.1. การเข้าสู่หน้าจอการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลผังบัญชี (Accounts) ได้ 2 วิธี คือ 1. การเข้าสู่หน้าจอ : เข้าที่เมนู Lists > Accounts > Accounts > New ภาพที่ 1.1 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอสร้างฐานข้อมูลผังบัญชี 2. เข้าดู List รายการ Accounts ทั้งหมด โดยการเลือก Lists > Accounts > Click Accoount ถัดมา กดที่ปุ่ม New เพื่อสร้างฐานข้อมูลผังบัญชี (Accounts) ใหม่ ภาพที่ 1.2 หน้าจอแสดงรายการฐานข้อมูลผังบัญชี 1.1.2. ระบบจะแสดงหน้าจอ Account จากนั้นทำรายการเพิ่มผังบัญชีดังนี้ 1. Number : เลขที่บัญชี 2. Name : ชื่อบัญชี 3. Subaccount of : บัญชีย่อย 4. Type : ประเภทของรายการบัญชี *เมื่อระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จากนั้นกดที่ปุ่ม Save
8 ภาพที่ 1.3 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลผังบัญชี 1.2 การเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลลูกค้าที่ยังไม่ตัดสินใจซื้อ (Lead) 1.2.1 การเข้าสู่หน้าจอการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูล Lead ได้ 2 วิธี คือ 1. การเข้าสู่หน้าจอ : เข้าที่เมนู Lists > Relationships > Leads > New ภาพที่ 1.4 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอสร้างฐานข้อมูลลูกค้าที่ยังไม่ตัดสินใจซื้อ 2. เข้าดู List รายการ Leads ทั้งหมด โดยการเลือก Lists > Relationships > Click Leads ถัดมา กดที่ปุ่ม New Leads เพื่อสร้างฐานข้อมูลลูกค้า (Lead) ใหม่ ภาพที่ 1.5 หน้าจอแสดงรายยการลูกค้าที่ยังไม่ตัดสินใจซื้อ
9 1.2.2. ระบบจะแสดงหน้าจอลูกค้าที่ยังไม่ตัดสินใจซื้อ จากนั้นทำรายการลงข้อมูลดังนี้ 1. Custom Form : รูปแบบฟอร์มหน้าจอ 2. Leads : สถานะของลูกค้า 3. Email : บัญชีย่อย 4. Phone : ประเภทของรายการบัญชี 5. Fax : โทรสาร 6. Addess : ที่อยู่ *เมื่อระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จากนั้นกดที่ปุ่ม Save ภาพที่ 1.6 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลลูกค้าที่ยังไม่ตัดสินใจซื้อ 1.3. การเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลลูกค้ารายใหม่ (Customer) 1.3.1. การเข้าสู่หน้าจอการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลลูกค้ารายใหม่ (Customer) ได้ 2 วิธี คือ 1. การเข้าสู่หน้าจอ : เข้าที่เมนู Lists > Relationships > Customer > New
10 ภาพที่ 1.7 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลลูกค้า 2. กดเข้าดู List รายการ Customer ทั้งหมด โดยการเลือก Lists > Relationships > Click Customer ถัดมา กดที่ปุ่ม New Customer เพื่อสร้างฐานข้อมูล ลูกค้ารายใหม่ (Customer) ภาพที่ 1.8 หน้าจอแสดงรายการลูกค้า 1.3.2. ระบบจะแสดงข้อมูล จากนั้นทำรายการลงข้อมูลรายละเอียดดังนี้ • ส่วนของข้อมูลทั่วไป 1. Type : ประเภท บริษัท หรือ บุคคลธรรมดา 2. Company Name : ชื่อบริษัท 3. Status : สถานะของลูกค้า หรือ Leads 4. Category : ประเภทของกลุ่มลูกค้า ได้แก่ ลูกหนี้ในประเทศ และลูกหนี้ ต่างประเทศ 5. Email : อีเมล 6. Phone : เบอร์โทร
11 ภาพที่ 1.9 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอฐานส่วนของข้อมูลทั่วไปของลูกค้ารายใหม่ • ส่วนของข้อมูลติดต่อลูกค้า (Relationship) 1. Contact : ชื่อที่สามารถติดต่อ 2. Job Title : ตำแหน่งงาน 3. Email : อีเมล 4. Main Phone : เบอร์โทรหลัก *เมื่อระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จากนั้นกดที่ปุ่ม Add ภาพที่ 1.10 หน้าจอแสดงส่วนของข้อมูลติดต่อลูกค้าของการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลลูกค้ารายใหม่ • ส่วนของข้อมูลที่อยู่ (Address) 1. Default Shipping : กดที่ ☐ ให้เป็น ☑ 2. Edit : แก้ไขที่อยู่ (กดที่เครื่องหมายปากกา ดังภาพที่ 1.11) *เมื่อระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จากนั้นกดที่ปุ่ม Add ภาพที่ 1.11 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอส่วนของข้อมูลที่อยู่ของลูกค้ารายใหม่
12 ภาพที่ 1.12 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลส่วนของที่อยู่ของลูกค้ารายใหม่ • ส่วนของข้อมูลทางการเงิน (Financial) 1. Tax Reg. Number : เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 2. Default Receivables Account : ผูกรหัสบัญชีการค้า *เมื่อระบุข้อมูล และตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จากนั้นกดที่ปุ่ม Save ภาพที่ 1.13 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลส่วนข้อมูลทางการเงินของลูกค้ารายใหม่ 1.4 การเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลผู้ขาย (Vendor) 1.4.1 การเข้าสู่หน้าจอการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลผู้ขาย (Vendor) ได้ 2 วิธี คือ 1. การเข้าสู่หน้าจอ : เข้าที่เมนู Lists > Vendors > Vendors > New
13 ภาพที่ 1.14 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอข้อมูลผู้ขาย 2. กดเข้าดู List รายการ Vendor ทั้งหมด โดยการเลือก Lists > Vendors > Click Vendors ถัดมา กดที่ New Vendor เพื่อสร้างฐานข้อมูลผู้ขาย (Vendor) ใหม่ ภาพที่ 1.15 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอจากรายการผู้ขาย 1.4.2. ระบบจะแสดงหน้าจอผู้ขาย จากนั้นทำรายการลงข้อมูลรายละเอียดดังนี้ • ส่วนของข้อมูลทั่วไป 1. Type : ประเภทของกิจการ 2. Company Name : ชื่อของกิจการ 3. Category : ชนิดของเจ้าหนี้ 4. Email : เมลที่สามารถติดต่อได้ 5. Phone : เบอร์ติดต่อ 6. Address : ที่อยู่ของกิจการ (ดังภาพที่ 17)
14 ภาพที่ 1.16 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอฐานส่วนของข้อมูลทั่วไปของผู้ขาย • ส่วนของข้อมูลที่อยู่ (Address) หรือ Subtab Address ใส่ข้อมูลที่อยู่ผู้จำหน่าย (Vendor) เมื่อระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จากนั้นกดที่ปุ่ม OK ภาพที่ 1.17 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอฐานส่วนของข้อมูลที่อยู่ของผู้ขาย • ส่วนของข้อมูลทางการเงิน (Financial) หรือSubtab Financial ใส่ข้อมูลเลข ประจำตัวผู้เสียภาษีอากร และผูกรหัสบัญชีเจ้าหนี้การค้า เมื่อระบุข้อมูลเรียบร้อย แล้ว จากนั้นกดที่ปุ่ม Save
15 ภาพที่ 1.18 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร และผูกรหัสบัญชีของผู้ขาย 1.5. การเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลหลักสินค้า (Create Item) 1.5.1. การเข้าสู่หน้าจอการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลหลักสินค้า (Create Item) ได้ 2 วิธี คือ 1. การเข้าสู่หน้าจอ : เข้าที่เมนู Lists > Accounting > Items > New ภาพที่ 1.19 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอของการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลหลักสินค้า 2. กดเข้าดู List รายการ Item ทั้งหมด โดยการเลือก Lists > Accounting > Click Items ถัดมา กดที่ New Items เพื่อสร้างฐานข้อมูลหลักสินค้า (Create Item) ใหม่ ภาพที่ 1.20 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอสร้างฐานข้อมูลหลักสินค้าจากรายการหลักสินค้า
16 1.5.2. เลือกประเภทข้อมูลรายการหลักสินค้า ภาพที่ 1.21 หน้าจอแสดงประเภทข้อมูลรายการหลักสินค้า 1.5.3. ใส่ข้อมูลรายการหลักสินค้า (Create Item) เมื่อระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จากนั้น กดที่ปุ่ม Save ภาพที่ 1.22 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลส่วนของข้อมูลทั่วไปของหลักสินค้า
17 ภาพที่ 1.23 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลส่วนของบัญชีที่รับรู้ของหลักสินค้า 1.6. การเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลคลังสินค้า (Create Location) 1.6.1. การเข้าสู่หน้าจอการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลคลังสินค้า ได้ 2 วิธี คือ 1. การเข้าสู่หน้าจอ : เข้าที่เมนู Set up > Company > Locations > New ภาพที่ 1.24 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลคลังสินค้า 2. กดเข้าดู List รายการ Item ทั้งหมด โดยการเลือก Set up > Company > Click Locations ถัดมา กดที่ New Locations เพื่อสร้างฐานข้อมูลคลังสินค้า (Create Location) ใหม่ ภาพที่ 1.25 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลคลังสินค้าจากหน้าจอรายการสินค้า
18 1.6.2. ใส่ข้อมูลคลังสินค้า เมื่อระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จากนั้นกดที่ปุ่ม Save ภาพที่ 1.26 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลคลังสินค้า 1.7. การเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลหน่วยนับ (Create Unit of Measure) 1.7.1 การเข้าสู่หน้าจอการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลหน่วยนับ ได้ 2 วิธี คือ 1. การเข้าสู่หน้าจอ : เข้าที่แถบเมนู Lists > Accounting > Units of Measure > New ภาพที่ 1.27 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลหน่วยนับ 2. กดเข้าดู List รายการ Unit of Measure ทั้งหมด โดยการเลือก Lists > Accounting > Click Unit of Measure ถัดมา กดที่ปุ่ม New เพื่อสร้างฐานข้อมูลหน่วย นับ (Create Unit of Measure) ใหม่
19 ภาพที่ 1.28 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลหน่วยนับจากรายการหน่วยนับ 1.7.2. ระบุข้อมูลหน่วยนับ เมื่อระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จากนั้นกด Save ภาพที่ 1.29 หน้าจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอฐานข้อมูลหน่วยนับ 2. การเข้าสู่หน้าจอใบขอซื้อ (Purchase Requisitions) 2.1. การเข้าสู่หน้าจอการเข้าสู่หน้าจอใบขอซื้อ (Purchase Requisitions) ได้ 2 วิธี คือ 1. การเข้าสู่หน้าจอ : เข้าที่แถบเมนู Vendor > Purchase > Enter Requisition ภาพที่ 1.30 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอใบขอซื้อ 2. กดเข้าดู List รายการ Purchase Requisitions ทั้งหมด โดยการเลือก Vendor > Purchase > Enter Requisition > Click List ถัดมา กดที่ New Transaction เพื่อสร้างใบขอซื้อ (Purchase Requisitions) ใหม่
20 ภาพที่ 1.31 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอใบขอซื้อจากหน้าจอรายการใบขอซื้อ 2.2. ระบุข้อมูลรายละเอียดหน้าจอใบขอซื้อ ดังนี้ • ส่วนของข้อมูลทั่วไป 1. Requestor : ผู้ขอซื้อ 2. Receive By : ระบุวันที่ต้องการ 3. DATE: วันที่ขอซื้อ 4. Memo : ข้อความเพิ่มเติม 5. Department : แผนกที่ขอซื้อ 6. Location : สถานที่ส่งสินค้า 7. Next Approved : ส่งถึงผู้อนุมัติ ภาพที่ 1.32 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลทั่วไปของใบขอซื้อ • ส่วนของ Subtab Item ในหน้าจอใบขอซื้อ 1. Expense or Item : ระบุประเภทสินค้าหรือบริการที่ต้องการขอซื้อ 2. Item : เลือกรายการที่ต้องการขอซื้อ ในเมนู List 3. Quantity : จํานวนที่ต้องการขอซื้อ
21 4. Estimated : ราคาสสินค้า/บริการ ( ก่อน Vat ) >> กดที่ปุ่ม Add รายการที่กรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว หากมากกว่า 1 รายการให้กรอก รายละเอียดตามขั้นตอน 1-4 และกดที่ปุ่ม Add ได้ ภาพที่ 1.33 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของสินค้าในใบขอซื้อ • ส่วนของ Subtab Relationships ในหน้าจอใบขอซื้อ 1. Contract : ระบุชื่อผู้ติดต่อของผู้ขาย 2. Job Title : ตําแหน่ง หรือ ฝ่าย ของผู้ติดต่อ 3. Email : อีเมลของผู้ติดต่อ 4. Mail Phone : เบอร์โทรศัพท์ของผู้ติดต่อ >> กดที่ปุ่ม Add รายการที่กรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว หากมากกว่า 1 รายการให้กรอก รายละเอียดตามขั้นตอน 1-4 และกดที่ปุ่ม Add ได้เลย ภาพที่ 1.34 หน้าจอแสดงรายละเอียด Relationships ในใบขอซื้อ 2.3. หลังจากที่กรอกข้อมูลการขอซื้อครบถ้วนแล้ว ให้กดที่ปุ่ม Save ที่หน้าจอเพื่อบันทึกรายการ ภาพที่ 1.35 หน้าจอแสดงรายละเอียดการบันทึกข้อมูลที่หน้าจอใบขอซื้อ
22 2.4. หลังจากกดที่ปุ่ม Save ระบบจะขึ้น แจ้ง Confirmation ผู้ขอซื้อส่งการขออนุมัติการขอซื้อใน ใบขอซื้อ สามารถกดที่ปุ่ม Sent to Approval ระบบจะส่งให้กับผู้มีอํานาจอนุมัติทำการอนุมัติได้ กดที่ปุ่ม Approved รายการขอซื้อ ได้เลย ภาพที่ 1.36 หน้าจอแสดงยืนยันการันทึกข้อมูลของใบขอซื้อ 3.การตั้งค่า Reminders 3.1. การเข้าสู่หน้าจอ : เข้าที่แถบเมนู Home > Reminder > เลือก Set Up > เลือก Requisition to Approve > กดที่ปุ่ม Save ภาพที่ 1.37 หน้าจอแสดง Dashboard ภาพที่ 1.38 หน้าจอแสดงรายการเลือก Reminder
23 3.2. หลังจากบันทึกใบขอซื้อ และส่งให้กับผู้มีอํานาจอนุมัติ ในการอนุมัติ (Approved) รายการใบขอ ซื้อ > ผู้อนุมัติจะได้รับการแจ้งเตือน Requisition to Approve ผ่าน Reminder ที่หน้า Home > ผู้อนุมัติ สามารถกด ☑ ที่ Approve Requisition เพื่อเลือกใบขอซื้อ > กดที่ปุ่ม Submit เพื่ออนุมัติได้เลย ภาพที่ 1.39 หน้าจอแสดง Reminders ของผู้มีอํานาจอนุมัติ ในการอนุมัติใบขอซื้อ ภาพที่ 1.40 หน้าจอแสดงการอนุมัติใบขอซื้อของผู้มีอํานาจอนุมัติ • กรณีถ้าหากผู้อนุมัติต้องการดูรายละเอียดใบขอซื้อ สามารถ Click เลือกใบขอซื้อ เพื่อเข้า ตรวจสอบรายละเอียดได้ ภาพที่ 1.41 หน้าจอแสดงรายละเอียดผู้อนุมัติต้องการดูรายละเอียดใบขอซื้อ • กรณีผู้ขอซื้อต้องการให้แก้ไขหรือไม่อนุมัติ กดที่ปุ่ม Reject • กรณีผู้ขอซื้อต้องการอนุมัติ กดที่ปุ่ม Approve เพื่อทําการอนุมัติได้เช่นเดียวกัน
24 ภาพที่ 1.42 หน้าจอแสดงรายละเอียดการอนุมัติหรือการไม่อนุมัติของใบขอซื้อ 4. การเข้าสู่หน้าจอเอกสารใบสั่งซื้อจากใบขอซื้อสินค้า 4.1. การเข้าสู่หน้าจอ : เข้าที่แถบเมนู Vendor > Purchase > Enter Requisition > List ภาพที่ 1.43 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอใบสั่งซื้อจากหน้าจอใบขอซื้อ 4.2. เลือกรายการใบขอซื้อ (Purchase Requisition) ในสถานะ Pending Order และเลือก รายการสําหรับจัดทํา เอกสารใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ภาพที่ 1.44 หน้าจอแสดงสถานะ Pending Order ของรายการใบขอซื้อสินค้า
25 4.3. หลังจากเลือกใบขอซื้อ (Purchase Requisition) ให้กดที่ปุ่ม Create Purchase Order > เข้า สู่หน้าจอ Order Requisition เพื่อสร้างใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ภาพที่ 1.45 หน้าจอแสดงสถานะ Pending Order ของใบขอซื้อสินค้า 4.4. ขั้นตอนสร้างใบสั่งซื้อ (Purchase Order) จากหน้าจอ Order Requisition : 1. Vendor : เลือกผู้ขาย 2. Department : แผนกที่ขอซื้อ 3. Location : สถานที่ส่งสินค้า 4. กด ☑ เลือกใบขอซื้อ 5. Quantity : จํานวนที่ต้องการสั่งซื้อ 6. Order Rate : ราคาต่อ Unit ที่จะสั่งซื้อ >> หลังจากใส่ข้อมูลเรียบร้อยกดที่ปุ่ม Submit เพื่อบันทึกใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ภาพที่ 1.46 หน้าจอแสดงหน้า Order Requisition 4.5. หลังจากกดที่ปุ่ม Submit จะแสดงหน้าจอ Processed Purchase Orders > กดที่ปุ่ม Refresh ซึ่งระบบจะแสดงข้อมูล 1. Status : สถานะของเอกสาร 2. Number : เลขที่ใบสั่งซื้อ 3. Approval Status : สถานะการอนุมัติของใบสั่งซื้อ (Purchase Orders) ** กดเลือกเอกสารตรงแถบ Number เพื่อดูใบสั่งซื้อ (Purchase Orders)
26 ภาพที่ 1.47 หน้าจอแสดงหน้า Processed Purchase Orders 4.6. ขั้นตอนการพิมพ์เอกสารใบสั่งซื้อ • สามารถกดที่ปุ่ม Print เพื่อ Print เอกสารใบสั่งซื้อ (Purchase Orders) 4.7. ขั้นตอนการให้ผู้มีอำนาจในการอนุมัติใบสั่งซื้อ • หน้าจอใบสั่งซื้อ (Purchase Orders) > กดปุ่ม Sent to Approval เพื่อให้ผู้มีอํานาจ ทำการอนุมัติใบสั่ง ภาพที่ 1.48 หน้าจอแสดงหน้าจอใบสั่งซื้อ ภาพที่ 1.49 หน้าจอแสดงหน้าเอกสารใบสั่งซื้อ
27 5. การรับสินค้าเข้าคลังสินค้า (Item Receipts & Fulfillment) 5.1. การเข้าสู่หน้าจอการรับสินค้าเข้าคลังสินค้า (Item Receipts & Fulfillment) ได้ 2 วิธี คือ 1. การกดรับสินค้าจากหน้าจอใบสั่งซื้อ • การเข้าสู่หน้าจอ : เข้าที่แถบเมนู Transaction > Purchases > Enter Purchase Orders > List ภาพที่ 1.50 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอรายการใบสั่งซื้อ • เลือกรายการ Purchase Order ที่ขึ้นสถานะ Pending Receipt เพื่อทําการกดรับ สินค้า และกดที่ปุ่ม View ภาพที่ 1.51 หน้าจอแสดงรายการใบสั่งซื้อ • กดที่ปุ่ม Receive ที่ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ภาพที่ 1.52 หน้าจอแสดงหน้าใบสั่งซื้อ 2. การกดรับสินค้าจากแถบหน้าจอ • การเข้าสู่หน้าจอ : เข้าที่แถบเมนู Transaction > Purchases > Receive Orders ภาพที่ 1.53 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอการรับสินค้าเข้าคลังสินค้า
28 5.2. หลังจากกดรับสินค้าที่หน้าจอใบสั่งซื้อ (Purchase Order) รายการจะขึ้นที่หน้าจอรับสินค้า (Receive Order) และทำการเลือกรายการสินค้าที่ต้องการรับสินค้า โดยกดที่ ☐ เป็น ☑ และกดที่ปุ่ม Submit เพื่อให้ระบบทำการ Process Status ภาพที่ 1.54 หน้าจอแสดงรายละเอียดรายการรับสินค้าเข้าคลังสินค้า 5.3. หลังจากกดที่ปุ่ม Submit ระบบจะนำเข้าข้อมูลหน้า Process Status ภาพที่ 1.55 หน้าจอแสดงสถานะรายการรับสินค้าเข้าคลังสินค้า 5.4. เมื่อระบบตรวจสอบข้อมูล 100% กดที่ปุ่ม Refresh โดยรายการที่สำเร็จ ช่อง Line Status จะ ขึ้นสถานะ Complete ระบบจะทำการดึง Item Receipt ที่ Result Record เป็น Success ภาพที่ 1.56 หน้าจอแสดงสถานะหลังจากนำเข้าข้อมูลรายการรับสินค้าเข้าคลังสินค้า 5.5. สามารถพิมพ์เอกสารใบรับสินค้า และเอกสาร Vendor Bill ได้เช่นกัน
29 ภาพที่ 1.57 หน้าจอแสดงข้อมูลหลังจากนำเข้าข้อมูลรายการรับสินค้าเข้าคลังสินค้า 6. การส่งคืนสินค้าให้ผู้ขาย (Vendor Return Authorizations) 6.1. การเข้าสู่หน้าจอการส่งคืนสินค้า (Vendor Return Authorizations) ได้ 2 วิธี คือ 1. การส่งคืนสินค้าจากหน้าจอใบสั่งซื้อ • การเข้าสู่หน้าจอด: เข้าที่แถบเมนู Transaction > Purchases > Enter Purchase Orders > List ภาพที่ 1.58 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอการส่งคืนสินค้าจากหน้าจอใบสั่งซื้อ • เลือกรายการ Purchase Order ที่ขึ้นสถานะ Pending Bill/Fully Billed เพื่อทํา การกดรับสินค้า และกดที่ปุ่ม View ภาพที่ 1.59 หน้าจอแสดงรายการใบสั่งซื้อที่มี Pending Bill/Fully Billed เพื่อทําการกดรับสินค้า • กดที่ปุ่ม Authorize Return ภาพที่ 1.60 หน้าจอแสดงหน้าใบสั่งซื้อ (Purchase Orders)
30 2. การส่งคืนสินค้าจากแถบหน้าจอ • การเข้าสู่หน้าจอ: เข้าที่แถบเมนู Transactions > Purchases > Enter Vendor Return Authorizations ภาพที่ 1.61 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอการส่งคืนสินค้า 6.2. ระบบจะแสดงหน้าจอการส่งคืนสินค้าจากนั้นทำรายการลงข้อมูลดังนี้ ซึ่งกรณีเข้าสู่หน้าจอการ ส่งคืนสินค้าจากใบสั่งซื้อ ระบบจะทำการดึงข้อมูลจากใบสั่งซื้อมาอัตโนมัติ • ส่วนของข้อมูลทั่วไป 1. Vendor Name : ชื่อผู้ขาย 2. DATE: วันที่สร้างรายการส่งคืนสินค้า 3. Amount : จำนวนเงิน ภาพที่ 1.62 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลทั่วไปในการส่งคืนสินค้า • ส่วนของข้อมูลสินค้า 1. Item : รายการสินค้าที่ต้องการลดหนี้ 2. Quantity : ปริมาณสินค้า 3. Items Line : รายการที่คุณได้รับคืนจากผู้ขาย 4. Inventory Detail : อัปเดดหมายเลขล็อต 5. Rate : ราคาต่อหน่วย
31 ภาพที่ 1.63 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของสินค้าในการส่งคืนสินค้า 6.3. หลังจากกดที่ปุ่ม Save ระบบจะขึ้นแจ้ง Confirmation ผู้มีอำนาจตรวจสอบความถูกต้องและ อนุมัติการส่งคืนสินค้า โดยกดที่ปุ่ม Approve Return เพื่ออนุมัติได้เลย ภาพที่ 1.64 หน้าจอแสดงการยืนยันในการกรอกข้อมูลการส่งคืนสินค้า 6.4. เมื่อได้รับอนุมัติในการส่งคืนสินค้า จะทำให้รายการส่งคืนสินค้าที่มีสถานะ Pending Return และทำการกดที่ปุ่ม View ภาพที่ 1.65 หน้าจอแสดงรายการส่งคืนสินค้า 6.5. กดที่ปุ่ม Return เพื่อทำการคืนสินค้า ภาพที่ 1.66 หน้าจอแสดงหน้าการส่งคืนสินค้า 6.6. กดเลือกรายการที่ต้องการส่งคืนสินค้า และ UpDATELot Number ที่ช่อง Inventory Detail เมื่อทำการลงข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ทำการกดที่ปุ่ม Save ภาพที่ 1.67 หน้าจอแสดงหน้าส่งคืนสินค้า ให้กับผู้ขาย
32 7. สร้างใบแจ้งยอดการชำระเงิน (Vendor Bill) 7.1. การเข้าสู่หน้าจอใบแจ้งยอดการชำระเงิน (Vendor Bill) • การเข้าสู่หน้าจอ : เข้าที่แถบเมนู Transaction > Purchases > Enter Purchase Orders > List ภาพที่ 1.68 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอใบแจ้งยอดการชำระเงิน • เลือกรายการใบสั่งซื้อ ที่ขึ้นสถานะ Pending Bill/Fully Billed เพื่อทําการกดรับสินค้า และกดที่ปุ่ม View ภาพที่ 1.69 หน้าจอแสดงรายการใบสั่งซื้อ • กดที่ปุ่ม Bill ภาพที่ 1.70 หน้าจอแสดงหน้าใบสั่งซื้อ 7.2. ระบบจะแสดงหน้าจอใบแจ้งยอดการชำระเงินจากนั้นทำรายการลงข้อมูลดังนี้ ซึ่งกรณีเข้าสู่ หน้าจอใบแจ้งยอดการชำระเงินจากใบสั่งซื้อ ระบบจะทำการดึงข้อมูลจากใบสั่งซื้อมาอัตโนมัติ 1. Reference No. : ป้อนข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อระบุธุรกรรมนี้ เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ของผู้ จัดจำหน่าย 2. Account : เลือกหมายเลขบัญชีเจ้าหนี้ 3. Next Approver : ผู้อนุมัติรายการ 4. Rate : ราคาต่อหน่วย * เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วกดที่ปุ่ม Save ระบบจะขึ้นแจ้ง Confirmation
33 ภาพที่ 1.71 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลทั่วไปในใบแจ้งยอดการชำระเงิน ภาพที่ 1.72 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลสินค้าในใบแจ้งยอดการชำระเงิน 8. สร้างใบลดหนี้จากการส่งคืนสินค้า (Vendor Credit) 8.1. การเข้าสู่หน้าจอใบลดหนี้จากการส่งคืนสินค้า (Vendor Credit) ได้ 2 วิธี 1. การออกใบลดหนี้จากหน้าจอใบส่งคืนสินค้า • การเข้าสู่หน้าจอ: เข้าที่แถบเมนู Transactions > Purchases > Enter Vendor Return Authorizations > List ภาพที่ 1.73 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอใบลดหนี้จากการส่งคืนสินค้า
34 • เลือกรายการการส่งคืนสินค้า ที่ขึ้นสถานะ Pending Bill/Fully Billed เพื่อทํา การออกใบลดหนี้ และกดปุ่ม View ภาพที่ 1.74 หน้าจอแสดงรายละเอียดรายการส่งคืนสินค้าที่มีสถานะ Pending Bill/Fully Billed • กดที่ปุ่ม Refund ระบบจะทำการออก ใบลดหนี้ (bill Credit) ภาพที่ 1.75 หน้าจอแสดงรายละเอียดหน้าจอใบลดหนี้จากหน้าส่งคืนสินค้าให้กับผู้ขาย 2. การเข้าสู่หน้าจอใบลดหนี้โดยตรง ได้ 2 วิธี คือ 2.1. การเข้าสู่หน้าจอ : เข้าที่แถบเมนู Transaction > Payable > Enter Vendor Credits ภาพที่ 1.76 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอใบลดหนี้
35 2.2. เข้าดู List รายการใบลดหนี้ ทั้งหมด โดยการเลือก Transaction > Payable > Enter Vendor Credits > Click List ถัดมา กดที่ New Transaction เพื่อสร้างข้อมูล ใบลดหนี้ ภาพที่ 1.77 หน้าจอแสดงรายการใบลดหนี้ 8.2. ระบบจะแสดงหน้าจอใบลดหนี้จากนั้นทำรายการลงข้อมูลดังนี้ ซึ่งกรณีเข้าสู่หน้าจอใบลดหนี้จาก การส่งคืนสินค้า ระบบจะทำการดึงข้อมูลจากการส่งคืนมาอัตโนมัติ 8.2.1 ส่วนของข้อมูลทั่วไป 1. Vendor Name : ชื่อผู้ขาย 2. Account : รหัสบัญชีเจ้าหนี้ 3. Amount : จำนวนเงินจะถูกอัปเดดตามราคา Item/ Expense line 4. Memo : เหตุผลในการออกใบลดหนี้ ภาพที่ 1.78 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลทั่วไปในใบลดหนี้จากการส่งคืนสินค้า 8.2.2. ส่วนแถบ Item มีดังนี้ 1. เลือกรายการ Item/ Expense: • ถ้าเป็นรายการ Item : ระบุรายการสินค้า จำนวน และ คลังสินค้า • ถ้าเป็นรายการ Expense : ระบุรหัสบัญชีรายการรายจ่าย และจำนวนเงิน 2. Quantity : ปริมาณสินค้า 3. Rate : ราคาต่อหน่วย 4. Tax Code : รหัสภาษี
36 ภาพที่ 1.79 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของสินค้าในใบลดหนี้จากการส่งคืนสินค้า 8.3. หลังจากกดที่ปุ่ม Save ระบบจะขึ้นแจ้ง Confirmation ระบบจะทำการออกใบลดหนี้ ภาพที่ 1.80 หน้าจอแสดงการยืนยันในการออกใบลดหนี้จากส่งคืนสินค้า 9. การจ่ายชำระหนี้ให้กับเจ้าหนี้การค้า 9.1. การเข้าสู่หน้าจอ : เข้าที่แถบเมนู Transaction > Payables > Pay Single Vendor ภาพที่ 1.81 หน้อจอแสดงการเข้าสู่หน้าจอการจ่ายชำระหนี้การค้า 9.2. ระบุรายละเอียดข้อมูลในหน้าจอการจ่ายชำระหนี้ให้กับเจ้าหนี้การค้า แบ่งได้ 2 ส่วน คือ 9.2.1 ส่วนของข้อมูลทั่วไป 1. A/P Account : บัญชีเจ้าหนี้ที่บันทึกเมื่อมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น 2. Payee : ชื่อผู้ขาย หลังจากเลือก Payee ระบบจะทำการดึงข้อมูลเพิ่มสกุลเงิน และ อัตราแลกเปลี่ยนให้ 3. Account : บัญชีธนาคารหรือเงินสดที่ชำระ 4. Next Approver : ผู้อนุมัติ
37 ภาพที่ 1.82 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูลทั่วไปในการจ่ายชำระหนี้การค้า 9.2.2. ส่วนของข้อมูสินค้า 1. Apply Line : เลือก ☑ บิลที่คุณต้องการจ่ายและกด Submit 2. Disc Taken : ส่วนลดที่ได้รับ 3. Payment : จำนวนเงินที่ต้องการจ่ายชำระ ภาพที่ 1.83 หน้าจอแสดงรายละเอียดส่วนของข้อมูสินค้าในการจ่ายชำระหนี้ 9.3. หลังจากกดที่ปุ่ม Save ระบบจะขึ้นแจ้ง Confirmation ผู้ขอจ่ายชำระ สามารถกดที่ปุ่ม Sent to Approval ส่งให้กับผู้มีอำนาจอนุมัติ (Approved) ภาพที่ 1.84 หน้าจอแสดงยืนยันการลงข้อมูลในการจ่ายชำระหนี้ 10. การเข้าสู่หน้าจอใบเสนอราคาขาย (Sale Quotations) 10.1. การเข้าสู่หน้าจอใบเสนอราคาขาย เข้าถึงหน้าจอได้ 2 วิธี คือ 10.1.1. การเข้าหน้าจอ : เข้าที่เมนู Transactions > Sales > Prepare Estimates