คู่มือปฏิบัติงานการยืมเงินราชการ (นางณที สุขไชยะ)

คูมือการยืมเงินราชการ กลุมบริหารงานการเงินและสินทรัพย สํานักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาตรัง เขต ๒ นางณที สุขไชยะ นักวิชาการเงินและบัญชีชํานาญการพิเศษ

การยืมเงิน การปฏิบัตเิกี่ยวกับการยมืเงนิ 1. ต้องเป็นข้าราชการ/ลูกจ้างประจ า 2. ผู้ยืมต้องเป็นผู้รับผิดชอบงาน/โครงการ หรือเป็นคณะกรรมการ/คณะท างานในโครงการ หรือ ต้องเป็นผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ไปราชการในแต่ละครั้ง 3. ห้ามมิให้ยืมเงินครั้งใหม่ หากยังไม่ส่งใช้เงินยืมรายเดิม 4. การรับเงิน วงเงินที่ยืมไม่เกิน 500,000 บาท ผู้ยืม 1 คน เป็นผู้รับเงิน วงเงินที่ยืมเกิน 500,000 บาท ไม่เกิน 1,000,000 บาท ให้มีผู้ยืม 2 คน รับเงินร่วมกัน วงเงินที่ยืมเกิน 1,000,000 บาท ให้มีผู้ยืม 3 คน รับเงินร่วมกัน 5. การส่งหลักฐานเพื่อชดใช้เงินยืม ส านักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาตรัง เขต 2 จะแจ้งเตือน 1 ครั้ง หากผู้ยืมเงินยังไม่ส่งหลักฐานจะด าเนินการหักเงินเดือนเพื่อชดใช้ตาม จ านวนในสัญญายืมเงิน เอกสารประกอบการขอยืมเงิน กรณีที่ 1 การยืมเงินไปราชการ 1. บันทึกเสนอขอยืมเงิน ซึ่งได้รับความเห็นชอบจาก ผู้อ านวยการกลุ่มและรองผู้อ านวยการ สพป.ตรัง เขต 2 ผู้รับผิดชอบกลุ่มนั้น ๆ 2. สัญญายืมเงิน จ านวน 2 ฉบับ 3. ประมาณการค่าใช้จ่าย จ านวน 1 ฉบับ 4. หนังสืออนุญาตให้ไปราชการของผู้บังคับบัญชา 5. เอกสารหนังสือสั่งการทุกฉบับที่เกี่ยวข้อง กรณีที่ 2 การยืมเงินจัดประชุม/ฝึกอบรมและศึกษาดูงาน 1. บันทึกเสนอขอยืมเงิน ซึ่งได้รับความเห็นชอบจากผู้อ านวยการกลุ่มและรองผู้อ านวยการ สพป.ตรัง เขต 2 ผู้รับผิดชอบกลุ่ม นั้น ๆ 2. สัญญายืมเงิน จ านวน 2 ฉบับ 3. ประมาณการค่าใช้จ่าย จ านวน 1 ฉบับ 4. โครงการซึ่งได้รับอนุมัติแล้ว พร้อมตาราง/ก าหนดการประชุม / อบรม 5. บันทึกเสนอขออนุมัติจัดการประชุม/อบรม ค่าใช้จ่าย/สถานที่อบรม/วันที่ฝึกอบรม 6. หนังสือเชิญผู้เกี่ยวข้องเข้าร่วมประชุม

เอกสารส่งใช้คืนเงินยืม 1. กรณียืมเงินไปราชการ ส่งใบส าคัญชดใช้เงินยืม ภายใน 7 วัน หลังจากกลับจากราชการ 1. รายงานการเดินทางไปราชการ (แบบ 8703) ส่วนที่ 1 , 2 และ 3 2. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (แบบ บก.111) 3. ส าเนาหนังสืออนุญาตไปราชการ หรือค าสั่ง 4. เรื่องเดิม 5. บันทึกขออนุญาตใช้รถยนต์ส่วนตัวไปราชการ กรณีเบิกค่าชดเชยน ้ามัน 6. บันทึกขออนุญาตใช้รถยนต์ส่วนราชการ พร้อมใบเสร็จรับเงินค่าวัสดุเชื้อเพลิง ซึ่งระบุหมายเลข ทะเบียนรถยนต์ส่วนกลาง และชื่อผู้ขออนุญาตใช้รถยนต์ส่วนกลาง กรณีเบิกค่าวัสดุเชือ้เพลิง 2. กรณีค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม/ศึกษาดูงาน ส่งใบส าคัญชดใช้เงินยืม ภายใน 15 วัน หลังจากด าเนินการเสร็จสิ้นแล้ว 1. งบหน้ารายละเอียดส่งใช้คืนเงินยืม 2. ส าเนาโครงการ 3. ส าเนาบันทึกขออนุมัติจัดอบรม/ประชุม ค่าใช้จ่าย/สถานที่จัดอบรม/วันที่จัดอบรม 4. บัญชีลงเวลา ฉบับจริง 5. ค าสั่งที่เกี่ยวข้อง 6. ตารางฝึกอบรม/ศึกษาดูงาน 7. หนังสือเชิญวิทยากร (กรณีเบิกค่าตอบแทนวิทยากร) 8. รายงานการเดินทางไปราชการ กรณีเบิกค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าพาหนะและค่าที่พัก 9. ใบส าคัญรับเงินค่าสมนาคุณวิทยากร ตามแบบที่ก าหนด 10. ใบเสร็จรับเงิน/ใบส าคัญรับเงิน ค่าอาหาร,ค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม,ค่าเช่าสถานที่อบรม 11. หลักฐานการขอใช้รถยนต์ราชการ พร้อมใบเสร็จรับเงินค่าวัสดุเชื้อเพลิง ซึ่งระบุหมายเลขทะเบียน รถยนต์ส่วนกลาง และชื่อผู้ขออนุญาตใช้รถยนต์ส่วนกลาง กรณีเบิกค่าวัสดุเชือ้เพลิง ก าหนดการส่งเอกสารขอยืมเงิน - ให้ส่งเอกสารประกอบการขอยืมเงิน ไปยังกลุ่มงานบริหารการเงินและสินทรัพย์ ก่อน ก าหนดเวลาใช้เงิน ไม่น้อยกว่า 5 วันท าการ หากไม่ส่งตามกา หนด ซึ่งกลุ่มงานบริหาร การเงนิฯ อาจเบิกจ่ายให้ไม่ทัน ผู้ยมืจะต้องรับผิดชอบเอง อัตราการเบิกเงินค่าใช้จ่ายในการประชุม / อบรม ส่วนราชการ

ประชุมโรงแรม (ค่าอาหารว่าง – อาหารกลางวัน) 1. ประชุมเต็มวัน อาหารว่าง 2 มื้อ + อาหารกลางวัน คนละ 270 บาท 2. ค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม 1 มื้อ คนละ 50 บาท ประชุมสถานทอี่ื่นไม่ใช่โรงแรม (ค่าอาหารว่าง+อาหารกลางวัน) 1. ประชุมเต็มวัน อาหารว่าง 2 มื้อ + อาหารกลางวัน คนละ 130 บาท 2. ค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม 1 มื้อ คนละ 25 บาท แบบฟอรม์ทใี่ช้ 1. บันทึกขออนุมัติการยืมเงินและแบบประมาณการยืมเงิน 2. สัญญาการยืมเงิน 3. ทะเบียนคุมลูกหนี้เงินยืมราชการ/ทดรองราชการ/นอกงบประมาณ 4. แบบใบรับใบส าคัญรับ 5. ใบเสร็จรับเงิน ขั้นตอนการปฏบิัตงิาน 1. เจ้าหน้าที่การเงินรับเอกสารประกอบการขอยืมเงิน 2. เจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสารประกอบการขอยืมเงิน/ ตรวจสอบงบประมาณ 3. เสนอขออนุมัติ ต่อ ผอ.สพป. ผ่าน ผอ.กลุ่มบริหารงานการเงินและ สินทรัพย์ 4. ออกเลขทะเบียนคุมสัญญายืมเงิน ตามประเภทของสัญญายืมเงิน 5. บันทึกราชการขอเบิกยืมเงินในระบบ GFMIS กรณียืมเงินราชการ 6. จ่ายเงินให้กับผู้ยืมเงินตามสัญญายืมเงิน 7. เมื่อ ลูกหนี้ส่งเอกสารชดใช้เงินยืม ออกใบรับใบส าคัญ และออก ใบเสร็จรับเงิน กรณี มีเงินสดเหลือจ่าย

8. เจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสารชดใช้เงินยืม เสนอขออนุมัติหลักฐานการชดใช้ เงินยืมต่อ ผอ.สพป. ผ่าน ผอ.กลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์ 9. บันทึกรายการชดใช้เงินยืมในระบบ GFMIS 10.รวบรวมเอกสารงบเดือน ส่งเจ้าหน้าที่บัญชี

สัญญาการยืมเงิน เลขที่………… ยื่นต่อ ผู้อ านวยการส านักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาตรัง เขต 2 วันครบก าหนด……………. ข้าพเจ้า ..................................................... ต าแหน่ง ............................................. ........ สังกัด สพป.ตรัง เขต 2 มีความประสงค์ขอยืมเงินจาก ส านักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาตรัง เขต 2 เพื่อเป็น ............................................................................. รายละเอียดดังนี้ รวมเงิน ( ) ข้าพเจ้าสัญญาว่าจะปฏิบัติตามระเบียบของทางราชการ และจะน าใบส าคัญคู่จ่ายที่ถูกต้องพร้อมทั้งเงินเหลือจ่าย (ถ้ามี) ส่งใช้ภายในก าหนดในระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลัง คือ ภายใน วันนับแต่วันที่ได้รับเงินยืมนี้ ถ้าข้าพเจ้าไม่ส่งตามก าหนด ข้าพเจ้ายินยอมให้หักเงินเดือน ค่าจ้าง เบี้ยหวัด บ าเหน็จ บ านาญ หรือเงินอื่นใดที่ ข้าพเจ้าพึงจะได้รับจากทางราชการ ขอใช้จ านวนเงินยืมไปจนครบถ้วนทันที (ลายมือชื่อ)…………………………….……ผู้ยืม วันที่ ................................... เสนอ ผู้อา นวยการสา นักงานเขตพนื้ทกี่ารศึกษาประถมศึกษาตรัง เขต 2 ได้ตรวจสอบแล้ว เห็นสมควรอนุมัติให้ยืมตามใบยืมฉบับนี้ได้ จ านวน ..................... บาท ( .................................................................. ) (ลงชื่อ)………………………………………… วันที่ ……… ……………………….. อนุมัติให้ยืมเงินตามเงื่อนไขข้างต้นได้ เป็นเงิน................................ บาท ( ................................................................................................. ) (ลงชื่อผู้อนุมัติ)………………………………. วันที่ ………………………………………. ใบรับเงิน ได้รับเงินยืมจ านวน ….................. บาท ( ........................................................ .......... ) (ลงชื่อ) ................................... ผู้รับเงิน วันที่…………………………………..

รายการส่งใช้เงินยืม ครั้งที่ วัน เดือน ปี รายการส่งใช้ คงค้าง ลายมือ เงินสด ชื่อผู้รับ ใบรับเลขที่ หรือใบส าคัญ จ านวนเงิน หมายเหตุ (1) ยื่นต่อผู้อ านวยการกองคลัง หัวหน้ากองคลัง หัวหน้าแผนกคลัง หรือต าแหน่งอื่นใด ที่ปฏิบัติงานเช่นเดียวกันแล้วแต่กรณี (2) ให้ระบุชื่อส่วนราชการที่จ่ายเงินยืม (3) ระบุวัตถุประสงค์ที่จะน าเงินยืมไปใช้จ่าย (4) เสนอต่อผู้มีอ านาจอนุมัติ

ประมาณการค่าใช้จ่ายในการ ( ) เดินทางไปราชการ ( ) ฝึกอบรม เรื่อง ......................................................................................... ของ .......................................................... ต าแหน่ง ................................................. ระหว่างวันที่ ..........................ถึงวันที่ ................................ณ ......................................... ที่ รายการ จ านวนเงิน หมายเหตุ 1 2 3 4 5 6 7 ค่าอาหารกลางวัน จ านวน .........คน ๆ ละ .............บาท/มื้อ รวม .........มื้อ ค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม..........คน ๆ ละ .............บาท/มื้อ รวม .........มื้อ ค่าเบี้ยเลี้ยง ประเภท ( ) ก ( ) ข ............................ ตั้งแต่วันที่....................................ถึงวันที่....................................... รวม............วัน ๆ ละ ...................บาท ค่าเช่าที่พัก ตั้งแต่วันที่ .................................ถึงวันที่ ............................ รวม ....................วัน ๆ ละ .......................บาท ค่าพาหนะเดินทางไปราชการ (ระบุประเภทยานพาหนะ) ........................................................................................................ ......................................................................................................... ......................................................................................................... ค่าลงทะเบียน ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ (ระบุ) ........................................................................................................ .......................................................................................................... ……………... …………… …………….. …………….. ……………... ……………. ……………. รวม ตัวอักษร ( ................................................................................) ข้าพเจ้าขอรับรองว่าประมาณการค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ ครั้งนี้ เป็นความจริงทุกประการ ลงชื่อ ....................... ............ผู้ประมาณการ ( .....................................) ต าแหน่ง ...................................................